5 Bijlage 4 - Directiereactie

Directiereactie Directiereactie bij ambtelijk rapport behorende bij Doeltreffend- en Doelmatigheidsonderzoek Spaarnelanden

Onderwerp: Directiereactie bij ambtelijk rapport behorende bij Doeltreffend- en Doelmatigheidsonderzoek Spaarnelanden Geachte Colleges, In aansluiting op de collegereacties van de beide gemeenten (Haarlem en Zandvoort) deelt de directie van de gezamenlijke ambtelijke organisatie met deze brief hun inzichten op basis van de twee rapporten van onderzoeksbureau Royal Haskoning DHV (RHDHV). Deze hebben vooral betrekking op de (interne) bedrijfsvoering, de interne samenwerking en de invulling van het opdrachtgeverschap richting Spaarnelanden. Verbeteren van de samenwerking en governance In met name het ambtelijke rapport van het onderzoeksbureau worden naast uitspraken over de doeltreffendheid en doelmatigheid van Spaarnelanden ook uitspraken gedaan over de samenwerking met de gemeente. Daarbij is de scope niet beperkt gebleven tot de organisatie van de opdrachtnemer. Ook is de organisatie van de opdrachtgever en in mindere mate die van de ondersteuning van de aandeelhouder (beiden zijnde de ambtelijke organisatie) in de scope meegenomen. Samenwerking: vertrouwen en zakelijkheid in balans brengen De directie ziet net als het onderzoeksbureau mogelijkheden voor verbetering van de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer, waarbij het “hard op de inhoud, zacht op de relatie” meer centraal komt te staan.

Het onderzoeksbureau stelt terecht dat het huidige uitgangspunt van de samenwerking gelijkwaardigheid en vertrouwen is. In lijn met dit uitgangspunt zijn de Dagelijks Beheer Contract (DBC) en de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met Spaarnelanden opgesteld en de bijhorende organisatie van de samenwerking ingericht. Nu wordt de conclusie getrokken dat dit niet (geheel) het gewenste resultaat op heeft geleverd. De directie wil dan ook inzetten op de benodigde actie om op zoek te gaan tot een nieuw werkbaar uitgangspunt voor de samenwerking tussen Spaarnelanden en de opdrachtgevers. De directie vindt het van belang dat de samenwerking gebaseerd op gelijkwaardigheid en vertrouwen in balans zal worden gebracht; de zakelijke kant zal verstevigd worden. Voorbeelden hiervan zijn het nader uitwerken van resultaatbladen, het meetbaar maken van resultaateisen en het opstellen van kostenkengetallen, wat ervoor zorgt dat monitoren en evalueren van kwaliteit-prijs verhouding van dienstverlening beter mogelijk wordt. Onvolkomenheden oplossen en professionaliseren van de samenwerking Het onderzoeksbureau stelt dat er een aantal onvolkomenheden zijn in de samenwerking en governance, zoals de aanhoudende discussies over het concretiseren van kaders voor Groen &

1/3

Spelen, de wens voor transparantie in kostenkengetallen en de transitie naar opgaafgericht beheer die (te)veel vraagt van Spaarnelanden. Om structureel uitvoering te kunnen geven aan de aanbevelingen dient gekeken te worden of de verantwoordelijkheden die bij een goede samenwerking horen goed belegd zijn en ook voldoende gebundeld zijn om effectief te kunnen bijdragen. Gesteld wordt dat er momenteel onvoldoende gemonitord en gestuurd kan worden. Om hier stappen in te zetten, zal er ingezet worden op een aantal zaken de komende periode: beter inbedden van de Living Lab activiteiten in het kader van Groen & Spelen, nader uitwerken van resultaatbladen en kwaliteitseisen, in samenwerking met Spaarnelanden de transitie van opgaafgericht beheer inzetten en het inzichtelijk maken van kostenkengetallen. In de afgelopen periode zijn er al afspraken gemaakt hierover. Gelijktrekken Haarlem en Zandvoort (wanneer mogelijk) De directie ziet op basis van de aanbevelingen ook mogelijkheden om te komen tot het meer gelijktrekken van werkprocessen, administraties en contracten tussen Haarlem en Zandvoort. Uitgangspunt hierbij is verdere vereenvoudiging en professionalisering en het wegwerken van onnodige verschillen. Twee voorbeelden hiervan zijn. 1) Het onderzoeksbureau stelt dat de samenwerking met Zandvoort nu vooral pragmatisch en informeel is ingestoken.

Zo is er geen contractmanager voor Zandvoort, wat de zakelijke aansturing beperkt. 2) Er moeten duidelijke afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gemaakt moeten worden over de uit te voeren werkzaamheden en de bijbehorende kosten. De directie is voornemens om daar waar overlap is zaken gelijk te trekken, daar waar verschillen noodzakelijk zijn, worden deze helder geformuleerd en in stand gehouden. Contractmanagement professionaliseren en escalatieproces formaliseren Het onderzoeksbureau stelt dat het contractmanagement beter ingericht kan worden. De gemeente moet zorgen voor een modern contractmanagementsysteem om de contracten (met Spaarnelanden) te beheren. Dit kan bijdragen aan een betere signalering en naleving van resultaateisen en een soepeler verloop van de samenwerking. Dit traject is inmiddels opgestart. Verder erkent de directie het belang van het in orde brengen van het escalatieproces. Er dient een escalatiestructuur met een helder hiërarchie ingericht te worden, zowel aan de zijde van de gemeente als bij Spaarnelanden, waarbij de wederzijdse gesprekspartners op vergelijkbaar hiërarchisch niveau opereren en regelmatig met elkaar afstemmen.

Opvolging geven aan de aanbevelingen: uitvoeringsprogramma Voor het opstellen van het uitvoeringsprogramma zal een klein team worden ingericht waarin opdrachtgever en aandeelhouder van beide gemeenten vertegenwoordigd zijn. Dit team werkt in opdracht van een stuurgroep waarin ook Spaarnelanden vertegenwoordigd zal zijn. In het uitvoeringsprogramma worden verschillende (deel)projecten uitgewerkt, op het niveau dat dit inzicht geeft in de gehele uitwerking en vervolgens alleen nog geïmplementeerd hoeft te worden.

2/3

De beide gemeenteraden zullen op de gebruikelijke wijze via de rapportages uit de P&C-cyclus op de hoogte worden gehouden van de vorderingen die gemaakt worden met betrekking tot het doorvoeren van de verbeteringen. Met bovenstaande belangrijkste punten van aandacht is de directie van mening dat de rapporten van RHDHV en de bijhorende collegereacties voldoende input geven aan een grondige verbetering van doeltreffendheid en doelmatigheid van Spaarnelanden en de samenwerking met de gemeentelijke organisatie. De directie neemt een proactieve rol in om deze verbeteringen te realiseren en dat zullen we dus ook doen. Door meer te sturen op de samenwerking in vertrouwen en zakelijkheid kan Spaarnelanden als strategisch partner van Haarlem en Zandvoort meer bijdragen aan een leefbare stad en een leefbaar dorp. Met vriendelijke groet,

Catrien Lenstra Algemeen Directeur

3/3