5 Bijlage 4 Begrippenlijst wijzigingen GR NHA

Bijlage 4:

Begrippenlijst

 Analoog (fysiek) en digitaal (e-depot) archief In de Archiefwet 1995 staan onder andere regels voor: de materiële verzorging en toegankelijkheid van archiefbescheiden (hoe makkelijk de informatie is in te zien) het bewaren en vernietigen van informatie. Het vervangen van fysieke archiefbescheiden biedt de praktische voordelen: het is een volgende stap richting volledig digitaal werken wat op termijn opslagkosten bespaart. Voorlopig wordt door het NHA zowel de digitale als fysieke informatie beheerd. Zonder vervanging hebben digitale producties nog niet de waarde van de gescande papieren originelen en moeten zowel de fysieke archiefbescheiden als de digitale scans worden opgeslagen.  Bedrijfvoeringsorganisatie (BVO) De BVO is bestemd voor uitvoerende (wettelijke) en bedrijfsvoeringstaken. De gedachte is dat de taken naar hun aard ’vanwege hun beleidsneutrale karakter’ niet vragen om een zware bestuurlijke aansturing. Dat geldt ook voor uitvoeringstaken die geen of een geringe beleidsmatige component hebben. Wat overigens niet wil zeggen dat de BVO zelf geen beleidsuitvoeringsprogramma heeft. Voor een slagvaardige aansturing van de organisatie is tegelijkertijd wel rechtspersoonlijkheid vereist. Aan een BVO kunnen uitsluitend colleges deelnemen zodat sprake is van een zogenaamde collegeregeling.

De regeling mag alleen worden getroffen ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers.  Cesuur Het Archiefwet schrijft voor dat één keer in de tien jaar (in tijd gezien) in de informatiehuishouding een grens getrokken wordt bij de beoordeling van de staat en kwaliteit van de archieven van overheden. Deze grens wordt ook wel cesuur genoemd. Daarbij is het de vraag waaraan het archief tenminste moet voldoen voor het behalen van een voldoende.  Delegatie uitzondering (overdracht van bevoegdheden) Bij delegatie hoeft een opdracht niet te worden aanbesteed omdat het NHA de bevoegdheid zelfstandig en op eigen verantwoordelijkheid uitoefent en bepaalt en regelt hoe de economische activiteiten die in het kader van de openbare taak aan de orde zijn, worden verricht. Daarmee verwordt het NHA bij het toepassen van delegatie geen contractpartner maar een autonome organisatie. Delegatie wordt in EU-aanbestedingsrechtelijke zin invulling gegeven door ‘overdracht van taken en bevoegdheden’. Bij toepassing van de delegatie-uitzondering blijft de rol van het DB van het NHA hetzelfde. Belangrijk om te onthouden is dat de DB-leden zitting hebben als bestuurder van het NHA en niet als bestuurder van de gemeente. De leden van het AB zitten er namens de gemeente.

Echter, gelet op het Remondis-arrest 1 nemen de sturingsmogelijkheden voor het AB richting het DB af. Doordat het

1

Het Remondis-arrest formuleert dat dit impliceert dat: • “de overheidsinstantie waaraan een bevoegdheid wordt overgedragen (in dit

geval HUA), de macht heeft om het verrichten van de taken waarvoor die bevoegdheid is verleend te organiseren en de voor die taken geldende bepalingen vast te stellen” (rn. 49) • “de overheidsinstantie waaraan een bevoegdheid wordt overgedragen […] over een financiële autonomie beschikt die haar in staat stelt die taken te financieren” (rn. 49) • “elke inmenging in de concrete wijze van uitvoering van de onder de overgedragen bevoegdheid vallende taken” is uitgesloten (rn. 52) Van delegatie in aanbestedingsrechtelijke zin is geen sprake indien “de aanvankelijk bevoegde overheidsinstantie […] zich het financiële toezicht op die taken voorbehoudt of de voorgenomen beslissing […] vooraf moet goedkeuren” (rn. 49)

AB sturingsmogelijkheden verliest, verliezen het college en de raad de mogelijkheid om te sturen, hoewel het wel zo is dat collegeleden in het AB en DB vertegenwoordigd zijn.  Quasi-inbesteding De huidige samenwerking stoelt op de quasi-inbestedingsuitzondering. In dit geval hoeft een opdracht niet te worden aanbesteed omdat de grip van de deelnemers van NHA zo groot is dat het aanbestedingsrecht het behandelt alsof de taak wordt verleend binnen de organisatie van de deelnemers (“quasi” inbesteed). Er wordt voldaan aan het toezichtscriterium (de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling houden toezicht op het NHA als ware het een eigen dienst onderdeel) en het merendeel-criterium (meer dan 80% van de activiteiten binnen het NHA wordt verricht voor de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling).  Openbaar lichaam (OL) Een openbaar lichaam is de zwaarste samenwerkingsvorm op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Kenmerkend voor deze samenwerkingsvorm is dat het rechtspersoonlijkheid heeft. Het bestuur bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.  Overheidsopdracht Een overheidsopdracht is een overeenkomst die wordt afgesloten tussen een aanbestedende overheid en een onderneming met het oog op de uitvoering van werken, leveringen of diensten.  Wettelijke taken en niet wettelijke taken De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet.

Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven zoals Regionale Historische Centra, het NHA. De gemeente heeft de verplichting om archieven na verloop van tijd over te brengen naar ene openbare archiefbewaarplaats waar burgers inzage in de archiefbescheiden kunnen krijgen. Dit is dus een wettelijke taak. Onder de nietwettelijke taken die het NHA uitvoert, vallen educatie en tentoonstellingen.