Document · PDF

4 Ontwerpbegroting 2027 GR NHA, met meerjarenbegroting 2028-2030

commissie Ontwikkeling 4 juni 2026, gemeente HaarlemBij agendapunt: 20:30 uur Zienswijze op de herziene begroting 2026 en de ontwerpbegroting 2027 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (DL)13.233 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Noord-Hollands Archief Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 – 2030

Haarlem, 25 maart 2026

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

1. Inleiding 1.1 Inleiding ontwerpbegroting 2027 Met veel genoegen bieden wij u de ontwerpbegroting 2027 en de meerjarenbegroting 2028-2030 aan, waarin de ambities van Het Noord-Hollands Archief (NHA) zijn vastgelegd. Deze ontwerpbegroting moet op grond van artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regelingen vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, voor een zienswijze aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling worden ingezonden. Het NHA is hét informatiecentrum voor Noord-Hollanders die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik willen maken van onze bijzondere collecties en diensten. Daarmee vervult het NHA een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als van particulieren in het werkgebied. Het NHA staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties. Meerjarenbeleidsplan 2025–2028 In de ontwerpbegroting 2027 is de derde (tevens één na laatste) jaarschijf uit het meerjarenbeleidsplan 2025–2028 nader uitgewerkt. Met dit plan richten we ons op onze positie in de samenleving en hoe we daar vorm en inhoud aan willen geven. Eén van de belangrijke speerpunten hierin is het vergroten van de toegankelijkheid en beveiligen van onze collecties.

We verwerken het beleidsplan in de begroting voor 2027 om de koppeling tussen de voornemens en doelen financieel te vertalen en zichtbaar te maken. Digitalisering We zien de afgelopen jaren een exponentiële toename van de hoeveelheid data waar we mee werken. In ons beleidsplan zetten we in op de beheersbaarheid van de kosten voor het digitaal toegankelijk houden en beveiligen van onze collecties, alsmede het verder digitaliseren van de analoge archieven. In deze beleidsperiode leggen we een datafundament dat voldoet aan de eisen van deze tijd. Naast dit speerpunt blijven de reguliere taken uiteraard onze volle aandacht vragen en streven we een excellente dienstverlening na in zowel onze leeszalen als online. Op het programma voor 2027 staat onder andere het vernieuwen van onze website. 1.2 Financieel De begroting is sluitend, zonder een hogere bijdrage bij de deelnemers en DVO-partners in rekening te brengen. De leidraad voor het opstellen van de ontwerpbegroting 2027 is de kadernota 2027 die op 10 december 2025 door het algemeen bestuur van het NHA is vastgesteld. Daarin is het indexcijfer voor 2027 bepaald op een gewogen gemiddelde van 2,53 procent. Dit cijfer is gebaseerd op de MEV cijfers, die zijn gepubliceerd in de september-circulaire 2025. Dit kengetal is maatgevend voor het begrotingsvolume voor 2027.

De totale lasten bedroegen in de begroting 2026 € 9,648 miljoen (zie boekwerk begroting 2026 van 30 juni 2025). Dit bedrag, verminderd met de mutatie groot onderhoud Kleine Houtweg van € 190 K en de kosten van oneindig Noord-Holland € 114K, vermenigvuldigd met het indexcijfer voor 2027 geeft een uitkomst van € 9,579 miljoen. De werkelijk geraamde lasten voor 2026 zijn € 9,593 miljoen. Het verschil van € 14 K is ontstaan door de wegvallende huurinkomsten van Stichting Hart € 214K versus het achterwege laten van de storting in de voorziening groot onderhoud Kleine Houtweg € 200K. Dit verschil is niet materieel en heeft nauwelijks tot geen invloed op de hoogte van de bijdrage van deelnemers en DVO-partners.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Kostenmodel In 2026 zijn we gestart met het doorberekenen van de kosten aan deelnemers en DVO-partners op basis van het kostenmodel. We erkennen dat de aankondiging hierover bij de DVO-partners beter had gekund en gemoeten, want er was bij hen onduidelijkheid over de werking ervan. Dit heeft tot vragen bij de DVO-partners geleid. Anderzijds krijgen we ook positieve reacties. Voor 2027 gaan we verder met dit model. Wellicht nogmaals ten overvloede. Het kostenmodel is niet ingevoerd om hogere baten voor het NHA te generen, maar om de kosten op een transparante, navolgbare en toerekenbare wijze te verdelen onder de deelnemers en DVO-partners. 1.3 Uitgangspunten ontwerpbegroting 2027 Het NHA hanteert de volgende technische uitgangspunten bij het samenstellen van de begroting 2027 en de meerjarenraming 2028-2030: 1. Het NHA volgt de richtlijnen als vastgelegd in het Besluit Begroting en verantwoording (BBV). 2. Het NHA heeft 1 programma conform de definitie van het BBV. 3. Voor de loonaanpassing 2027 wordt 2,65% gehanteerd en voor prijsaanpassingen 2,4%, dat komt uit op een gewogen gemiddelde van 2,53 procent. 4. In de meerjarenbegroting 2028–2030 wordt gewerkt met constante prijzen, over deze jaren wordt geen indexatie toegepast. 5.

In de begroting is het huidig btw regiem met koepelvrijstelling, zoals bedoeld in artikel 11, lid 1, letter u van de Wet op de omzetbelasting 1968 en btw-transparantiemethode verwerkt. 6. De salariskosten zijn begroot conform in dit document aangegeven indeling van de trede van managers en medewerkers. 7. In de begroting wordt voor investeringen geen rekenrente als kapitaallasten begroot, maar uitsluitend de kosten van de lineaire afschrijving. 8. Bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel gehanteerd. Dit is een vereiste om een meerjarenbegroting te kunnen presenteren. Er doen zich voor de komende jaren enkele specifieke situaties voor, die ieder op hun eigen manier invloed hebben op de begroting 2027 en verder. Dit zijn: - de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling NHA en de mogelijke verwelkoming van nieuwe deelnemers. - de aankoop van het pand aan de Kleine Houtweg 18 door de gemeente Haarlem en de renovatie en verduurzaming van het gebouw. De kosten voor tijdelijke huisvesting ten tijde van de renovatie zijn niet nog niet opgenomen in de meerjarenbegroting. Zo gauw de renovatieplannen en planning verder zijn uitgewerkt, kan er ook een tijdelijk huisvestingsplan, inclusief kostenbegroting opgesteld worden. - het NHA voert gesprekken met de belastinginspecteur over een ander BTW regime. Eind 2026 wordt hierover uitsluitsel gegeven.

De eventuele financiële consequenties zijn niet verwerkt in de begroting 2027 en verder. Wij gaan ervan uit dat de gepresenteerde ontwerpbegroting 2027 met de meerjarenraming 2028-2030 voor de deelnemers als basis kan dienen om tot een zienswijze op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen te komen. Wij wensen u veel leesplezier en zien u graag in één van onze vestigingen aan de Jansstraat of de Kleine Houtweg.

Willeke de Groot, directeur Haarlem, 25 maart 2026 Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

Programmabegroting

2.1

Wat willen we bereiken?

2.2

Wat gaan we daarvoor doen

2.3

Wat mag het kosten?

Paragrafen

3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen

3.3

Financiering

3.4

Bedrijfsvoering

3.5

Verbonden partijen

3.6

Openbaarheid

Overzicht van baten en lasten

Toelichting op het overzicht van baten en lasten

5.1

Toelichting baten

5.2

Toelichting lasten

Geprognosticeerde balans 2027

Toelichting op de geprognosticeerde balans

Overig

8.1

Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld

8.2

Overzicht investeringen 2027

8.3

EMU Saldo

Bijlage 1 Bijdrage deelnemers en overige DVO-partners 2027

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

2. Programmabegroting Programmaplan De richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het NHA heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het NHA vallen onder dit programma, dat hieronder verder wordt toegelicht.

2.1

Wat willen we bereiken?

Het NHA staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties. Het vervult een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als particulieren. Dit strekt zich uit tot heel Noord-Holland. In 2025 is een nieuwe beleidsperiode voor het NHA gestart die loopt tot en met 2028. In deze periode wil het NHA stapsgewijs de toegankelijkheid van de archieven en collecties verder verhogen, waardoor het gebruik ervan met minimaal 10 procent toeneemt. Het NHA is meer dan een (fysieke) opslagplaats; het NHA ondersteunt overheden in het verbeteren van hun informatiehuishouding. Daarmee dient het uiteindelijk het belang van alle inwoners van Noord-Holland. Het appèl in de samenleving op transparantie door overheden is hoog. En hierop anticiperen wij nadrukkelijk. Het NHA positioneert zich de komende jaren verder als hét informatiecentrum voor Noord-Hollanders. Er zit beweging op de lijn, die zich manifesteert in het omarmen van actuele overheidsinformatie, voortkomend uit de Wet open overheid (Woo). Een stap vooraf aan de formele overbrenging. Hierdoor vergroten we de mogelijkheden om een document in een andere context, over collecties heen, te vinden en om informatie te verrijken met openbare en oudere bronnen. Het NHA zorgt dat steeds meer gebruikers het archief weten te vinden en de collecties kunnen raadplegen. Want gebruikers staan centraal.

Maar het NHA wil ook gebruikers bereiken die niet makkelijk de weg naar het (online) archief weten te vinden door gebrek aan voorkennis. Kenniscentrum Overheid (KCO) Het Kenniscentrum Overheid richt zich als front office op tijdige en waar mogelijk vervroegde overbrenging van overheidsinformatie en vroegtijdige advisering bij het ontwerpen van processen en informatiesystemen (archiving by design) om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. De wettelijke toezichtstaak draagt bij aan duurzame toegankelijkheid. Goed contact met onze overheidspartners is hierbij onontbeerlijk. Aan het eind van de komende beleidsperiode wil het Kenniscentrum Overheid hét frontoffice zijn voor de 18 overheidspartners en door eerdere overbrenging van overheidsinformatie bijdragen aan het verder verhogen van toegankelijkheid tot authentieke overheidsinformatie voor alle inwoners van Noord-Holland. In de keten van informatievoorziening schuift het NHA nadrukkelijk op naar het moment van creatie van informatie.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Publiek De bezoekers en gebruikers hebben vaak via onze publiekslocatie de Janskerk, de website en onze social media het eerste contact met onze organisatie. Voor de beleidsperiode 2025-2028 ligt de focus op het verhogen van het gebruik. Onmisbare factoren hiervoor zijn een toegankelijke website met een continu groeiende gedigitaliseerde collectie en een duidelijke klantreis op de publiekslocatie met een uitstekende dienstverlening voor de onderzoeker en een aantrekkelijk aanbod uit onze collectie voor de bezoeker. Archieven en collecties Het NHA beheert archieven en bibliotheek- en beeldcollecties, met een omvang van zo’n 58 strekkende kilometer. Archieven en Collecties zorgt voor het verantwoord beheren en toegankelijk maken van deze archieven en collecties, die aan het NHA zijn toevertrouwd. De focus ligt daarbij op de materiële staat, de fysieke bewaaromstandigheden en de historische context. Het NHA volgt de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en gebruikt Linked Data om zowel eigen erfgoedinformatie als externe databronnen met elkaar te verbinden. IT en Innovatie (I&I) De basis van de digitale transitie ligt voor het NHA op het grootschalig kunnen ontvangen, verwerken, beheren en ontsluiten van informatie. Daarbij gaan we uit van meerdere soorten datastromen die we parallel en geautomatiseerd kunnen verwerken.

We richten ons daarbij op standaardisatie van de werkprocessen met onze partners en leveranciers. De focus ligt op het realiseren van een optimale keten voor zowel ambtenaren, publiek en de medewerkers van het NHA.

2.2

Wat gaan we daarvoor doen

Kenniscentrum Overheid - Vanaf januari 2027 is de nieuwe Archiefwet van kracht. We blijven met de inspectierapporten bijdragen aan duurzame toegankelijkheid (wettelijke toezichtstaak). Naast het toezicht op de nog niet overgebrachte overheidsinformatie richten we ons op advisering op basis van Archiving by Design. De advisering over de informatiehuishouding begint bij ons vanaf het moment van de creatie van de informatie. Met het eerder ontwikkelde Serious Games – spel helpen wij de overheidspartners om kennis en inzichten hierover op een toegankelijke manier binnen hun organisaties over te dragen. -

In het nieuwe publicatiebeleid van het NHA is vastgelegd welke informatie online gepubliceerd kan worden en welke, in verband met bijvoorbeeld persoonsgegevens, alleen op locatie kan worden aangeboden. Digitale overbrengingen vragen ook om bewuste publicatie van de informatie dan wel bewust niet publiceren.

Het is onontkoombaar dat bij het overbrengen van digitale informatie een meer geautomatiseerde overdracht plaatsvindt. Tooling om bijvoorbeeld metadata om te zetten naar de gevraagde standaard MDTO en sidecar structuur komt dankzij innovatie en marktverkenning in gebruik bij overbrengingen. Naast digitale informatie zijn er ook nog honderden meters papieren archieven over te brengen in 2027 en de jaren erna.

De Woo-dienstverlening wordt uitgebreid met minimaal 4 nieuwe overheden. We zorgen voor het publiceren van Woo-informatie via het Woo-platform.

Goede contacten zijn essentieel voor ons als frontoffice. Het accountmanagement richten wij in op het proactief onderhouden van klantrelaties waarbij terugkerende klantcontacten en het monitoren van de klanttevredenheid centraal staan.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Publiek - In 2026 hebben wij met een klantreisonderzoek ervaring opgedaan hoe wij online op onze website de beste dienstverlening voor onze bezoekers en gebruikers kunnen leveren en een wireframe kunnen laten ontwerpen voor een nieuwe website. De focus ligt hier op het logisch en makkelijk vinden van informatie voor onze gebruiker. Deze website gaan wij in 2027 (grafisch) laten ontwerpen en bouwen. - Ondertussen gaan wij door met het continu digitaliseren en toegankelijk maken van onze collectie. Bovenaan de lijst staan het Kadaster en de Handelsregisters. Voor 2028 willen wij de publieksruimte (nog) bezoekersgerichter maken en doorgroeien naar een informatiecentrum voor alle Noord-Hollanders. In 2027 starten wij daarom met een onderzoek naar de fysieke klantreis van onze bezoekers in de Janskerk. - Parallel hieraan wordt er gewerkt aan nieuwe presentatievormen voor onze collectie met inachtneming van de impact die wij hiermee bij onze bezoekers maken. Bovendien staat een grote tentoonstelling over onze glas-in-lood collectie op de planning. - Naast deze specifieke projecten en aandachtspunten zet de afdeling zich dagelijks in voor de dienstverlening op de studiezaal, chat, inlichtingen via de mail, scannen op verzoek, het presenteren en naar buiten brengen van onze collectie, ontvangen van bezoekers op onze publiekslocatie en het begeleiden van schoolklassen.

Archieven en collecties - Vooruitlopend op de depotrenovatie van de locatie Kleine Houtweg brengen we een laatste kilometer rijksarchieven over naar het Rijkshulpdepot in Emmen. Dit doen we omgepakt en waar nodig gedigitaliseerd. We stellen een tijdelijke acquisitiestop in en hebben vooruitlopend op de renovatie een verhuisplan opgesteld. Dit gebeurt in nauwe afstemming met de afdeling Bedrijfsvoering, gelet ook op tijdelijke huisvesting van zowel het personeel als van bepaalde archieven en collecties. - Er wordt een versnelling gerealiseerd in het overbrengen van de laatste analoge archieven van de overheidspartners, met als doel deze alle in 2030 in huis te hebben. Daarnaast neemt het NHA digitale overheidsarchieven in beheer, als uitwerking van de nieuwe Archiefwet. IT en Innovatie - Toegang tot onze archieven en collecties via gebruiksvriendelijke portalen is de basis voor groei van het gebruik. Het NHA vult die behoefte toekomstgericht in door in 2027 een gebruikersvriendelijke digitale archivering oplossing te realiseren voor zowel het e-depot en voor betere zoek- en vindfuncties voor ambtenaren en publiek, passend bij ons Collectie Beheer Systeem. - Het Woo-platform is ontworpen op hergebruik. Om de groei aan te kunnen en optimalisaties te realiseren, vervolgen we in 2027 de automatisering van de Woo-data stroom verwerking met onze partners en in onze interne processen.

- We onderzochten in 2026 de mogelijkheden voor geautomatiseerde overdracht. In 2027 realiseren we op basis hiervan de innovaties voor het gebruik bij overbrengingen. In 2027 integreren we daarvoor innovatieve tooling, ook voor de overheidspartners, met onze interne verwerking- en beheerfuncties om schaalbare processen en controles uit te kunnen voeren. - Om de mogelijkheden van AI te kunnen benutten onderzoeken we samen met sector en leveranciers de mogelijke inzet van AI in onze werkprocessen en bedrijfsvoering. Tot slot bouwen we verder aan het vergroten van dataknooppunten binnen en buiten de eigen organisatie. Dit bereiken we door de inzet van Linked Data technieken en data verrijking in ons nieuwe cloud-base metadata Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

beheersysteem. In 2027 werken we aan innovatieve oplossingen voor het geautomatiseerde creeren van informatie uit ongestructureerde data. We integreren deze oplossingen met onze leveranciers als pijplijnen op onze bestaande datastromen.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

2.3

Wat mag het kosten?

Figuur 1. Baten en lasten Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Omschrijving

x € 1,-

Jaarrekening

Begroting

Gewijzigde

Ontwerp

Begroting

2025

2026

begroting

2028

2029

2030

2026

2027

Programma Beheren en beschikbaar stellen van archieven Baten

9.596.117

9.587.407

9.567.285

9.586.951

9.598.951

9.610.951

9.961.951

Lasten

9.553.224

9.457.464

9.533.342

9.593.017

9.581.565

9.539.809

9.867.764

Baten minus lasten

42.893

129.943

33.943

-6.066

17.385

71.141

94.187

Bijzondere baten en lasten

241.769

Resultaat voor reservemut.

284.662

129.943

33.943

-6.066

17.385

71.141

94.187

37.350

134.555

230.555

75.000

50.000

25.000

Storting

-321.427

-264.498

-65.934

-66.500

Mutaties reserves

-284.077

-129.943

-33.943

9.066

-16.500

-41.500

-66.500

Geraamd Resultaat

585

3.000

885

29.641

27.687

Mutaties reserves Onttrekking

Figuur 2. Investeringen 2027

x € 1,Jaarrekening

Omschrijving

Begroting 2026

2025

Gebouwen en installaties

141.227

158.500

Gewijzigde

Ontwerp

begroting

2026

2027

21.075

18.554

Inrichting gebouwen

Kantoorautomatisering, hardware en software c.a.

196.598

20.000

75.000

Totaal investeringen

337.825

178.500

96.075

18.554

Toelichting overzicht investeringen Gebouwen/ installaties Bij het opstellen van deze ontwerpbegroting staat voor het onderdeel gebouwen en installaties uitsluitend de vervanging van de verlichting in de Commandeurszaal in de Janskerk geprogrammeerd. Voor de overige investeringen van dit onderdeel komt medio 2026 een actualisatie van het meer jaren onderhoudsplan (MJOP) en een asbestonderzoek Kleine Houtweg. Op basis van de bovengenoemde inventarisatie zal een voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd welke kosten eventueel eenmalig uit de bestemmingsreserves achterstallig en groot onderhoud kunnen worden onttrokken. Inrichten gebouwen en kantoorautomatisering Voor 2027 zijn voor de onderdelen inrichting gebouwen en kantoorautomatisering, hardware en software c.a. nog geen investeringen voorgedragen. In 2027 zal een investering plaatsvinden in de ontwikkeling van een nieuwe website. De investeringskosten hiervoor worden nog geïnventariseerd.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 10

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

3. Paragrafen Volgens artikel 24 lid 2 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bestaat het jaarverslag ten minste uit de programmaverantwoording en de paragrafen. De paragrafen zijn geregeld in artikel 9 van het BBV. Voor het NHA zijn de volgende paragrafen van toepassing: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • onderhoud kapitaalgoederen; • financiering; • bedrijfsvoering; • verbonden partijen; • openbaarheid. De paragrafen lokale heffingen en grondbeleid zijn voor het NHA niet van toepassing.

3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het doel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is om inzicht te geven in de ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie van het NHA. Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het NHA in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde haar taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit (risicobedrag) en de beschikbare weerstandscapaciteit en wordt uitgedrukt in de ratio weerstandsvermogen. Beleidskader Het NHA hanteert het uitgangspunt dat de ratio weerstandsvermogen ten minste 1 bedraagt. Omvang weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van het NHA bestaat uit de bestemmingsreserve weerstandsvermogen. Deze reserve dient als weerstandscapaciteit op het moment dat dat nodig is. De hoogte van de bestemmingsreserve weerstandsvermogen bedraagt per ultimo 2025 € 382.000 en is sindsdien niet gewijzigd. Het NHA beschikt niet over een algemene reserve. Op grond van afspraken met de Belastingdienst vanwege de koepelvrijstelling is het voor het NHA onder het huidig regiem niet toegestaan om een algemene reserve aan te houden. Wel beschikt het NHA over een egalisatiereserve.

Deze reserve is eind 2026 uitgeput en de laatste tranche van deze reserve is gebruikt om de begroting 2026 sluitend te maken. Inventarisatie risico’s Een risico is een onzekere gebeurtenis met oorzaken, waarschijnlijkheid van optreden en effecten op het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Het risicoprofiel wordt jaarlijks herzien en waar nodig geactualiseerd. De risico-inventarisatie heeft op 22 januari 2026 plaatsgevonden en is door het management van het NHA uitgevoerd.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 11

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Figuur 3. Risico-inventarisatie ontwerpbegroting 2027

x € 1,-

Thema Calamiteit

Gebeurtenis Brand depots

Gevolg/ actie of maatregelen Beschadigde archieven, waardoor alternatieve opslag plus conservatie en restauratie nodig is. Maatregelen zijn verzekeren, brandmeldinstallaties en preventie.

Kans 4%

Bedrag 500.000

Risico 20.000

Calamiteit

Waterschade

Beschadigde archieven waardoor alternatieve opslag plus conservatie en restauratie nodig is. Maatregelen zijn verzekeren, bouwkundige aanpassingen en preventie.

500.000

20.000

Calamiteit

Internationale ontwikkelingen

Schade, om dit te voorkomen stellen wij op korte termijn een weerbaarheidsplan en implementatieplan op en houden dit actueel.

20%

100.000

20.000

Calamiteit

Diefstal

Verlies van archiefbescheiden, maatregelen hiertegen zijn: wat gestolen is weer in het bezit te krijgen en diefstalpreventie door het beschermen van de collectie.

10%

100.000

10.000

Partners

Veranderende visie Niet sluitende begroting. De zorg voor en de huidige OCW en NA op financiering van analoge Rijkscollectie is blijvend samenwerking toegezegd. Echter de toekomstige SPUK-uitkering staat slechts voor een periode van 4 jaar vast.

2.900.000

116.000

Partners

Lagere bijdragen deelnemers en/of DVO-partners

Niet sluitende begroting. De bijdragen van onze deelnemers en DVO-partners kunnen afnemen, als gevolg van: bezuinigingen, ontevredenheid van de partners over de dienstverlening, of de relevantie van het archief. Maatregelen zijn evaluatie en over de dienstverlening en de deelnemers het gesprek voeren.

2.000.000

80.000

Partners

Renovatie en verduurzaming KHW

De kosten van de renovatie en verduurzaming KHW zijn hoger dan verwacht hetgeen tot een toekomstige hogere huursom gaat leiden. Maatregelen zijn het bewaken van de kredieten en tussentijds bijsturen.

25%

100.000

25.000

Partners

Vertraging renovatie en verduurzaming KHW

Vertraging of annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat uit de huidige locaties en er archief extern moet worden ondergebracht (huur). Maatregelen zijn termijnbewaking en tussentijds bijsturen.

25%

100.000

25.000

Buitenwereld Datalek/ cybercriminaliteit

Impact op onze data en/of systemen, zoals een datlek en/of geen toegang tot het digitaal archief en/of losgeld. Om dit te voorkomen zorgen we voor toereikende informatiebeveiliging en voldoen aan wettelijke voorschriften BIO2 en NIS2-certificering.

25%

100.000

25.000

Buitenwereld Schending auteursrechten

Schadevergoeding als gevolg van onvolledige registratie auteursrechten archiefbank. Maatregelen zijn het treffen van een schikking en registratie archiefbank verbeteren.

10%

35.000

3.500

Intern

Transitievergoeding Toename van transitievergoedingen, door onder andere organisatieverandering met nieuwe functies en actiever sturen op performance. Maatregelen zijn onder andere adequaat personeelsbeleid en managementtrainingen. Totaal

25%

150.000

37.500

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

382.000

| 12

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Figuur 4. Kans klassen Klasse 6 5 4 3 2 1

Kwalitatief bijna zeker Groot waarschijnlijk Mogelijk Weinig Zelden

of periodiciteit zoals een open einde regeling 2 jaar 3 à 4 jaar 5 jaar 10 jaar 25 jaar

Percentage 75% 50% 25% 20% 10% 4%

Ratio weerstandsvermogen De verhouding tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij horende beschikbare weerstandscapaciteit wordt weergegeven door de ratio weerstandsvermogen. De hoogte van de bestemmingsreserve weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2025 € 382.000. De ratio weerstandsvermogen bedraagt: Ratio weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit

€ 382.000 € 382.000

1,0

Uit de berekende ratio van 1 blijkt dat de bestemmingsreserve weerstandsvermogen door de kleine aanvulling in 2025 toereikend is. Deze ratio valt in categorie C, dat staat voor voldoende. Hierbij wordt de normeringssystematiek voor weerstandsvermogen gehanteerd, die ontwikkeld is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (Naris) in samenwerking met de Universiteit Twente. Hieruit is de volgende waarderingstabel ratio weerstandsvermogen opgesteld. Figuur 5. Tabel Kwalificatie ratio weerstandsvermogen Waardering A B C D E F

Ratio > 2,0 1,4 – 2,0 1,0 – 1,4 0,8 – 1,0 0,6 – 0,8 < 0,6

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Kengetallen en beoordeling daarvan Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de voor het NHA relevante, in de BBV voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het NHA geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het NHA, omdat het NHA geen belastingen heft. Figuur 6. Tabel Ratio’s Ratio’s

2027

2026

2025

2024

2023

2022

2021

2020

Liquiditeitsratio

2,9

2,6

2,7

3,0

2,1

2,4

2,1

Solvabiliteitsratio

74,6%

72,7%

72,9%

72,3%

54,4%

55,0%

53,0%

46,4%

Netto schuldquote

-16,4%

-14,1%

-12,6%

-16,4%

-12,5%

-7,8%

-3,4%

1,4%

Structurele exploitatieruimte

-0,8%

0,8%

2,8%

3,3%

-1,5%

2,6%

-4,1%

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 13

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Liquiditeitsratio Betekenis

De liquiditeitsratio geeft de mate aan waarin het NHA op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren.

Hoe berekend

De liquiditeitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van de vlottende activa ten opzichte van de vlottende schulden.

Effect

Hoe hoger de ratio, hoe beter het NHA in staat is om aan de korte termijn verplichtingen te voldoen.

2027

De verhouding vlottende activa versus vlottende passiva is in de prognose voor 2027 verder verbeterd ten opzichte van 2026.

Solvabiliteitsratio Betekenis

Deze solvabiliteitsratio geeft de mate weer waarin het NHA, in geval van opheffing, zijn verplichtingen ten aanzien van verschaffers van vreemd vermogen kan nakomen. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.

Hoe berekend

De solvabiliteitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen x 100%.

Effect

Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.

2027

In de geprognosticeerde balans voor 2027 is de verhouding eigen vermogen versus totaal vermogen verbeterd ten opzichte van 2026, omdat zowel het eigen vermogen als het totale vermogen gering zijn toegenomen. Als gevolg hiervan is de verhouding iets verbeterd.

Netto schuldquote Betekenis

Hoe berekend

De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het NHA ten opzichte van de eigen middelen. (vaste schulden + netto vlottende schulden + overlopende passiva -/- langlopende uitzettingen (exclusief verstrekte leningen) -/- kortlopende uitzettingen -/- liquide middelen -/- overlopende activa totale baten exclusief de mutaties reserves

Effect

Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote.

2027

In de cijfers van de geprognosticeerde balans 2027 zijn de uitzettingen met een looptijd korter dan één jaar toegenomen ten opzichte van de geprognosticeerd balans 2026. Ook de passiva zijn toegenomen, maar relatief minder dan de activa waardoor de schuldquote iets toeneemt.

Structurele exploitatieruimte Betekenis

Hoe berekend

Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Structurele baten -/- structurele lasten + structurele onttrekkingen aan de reserves -/- structurele toevoegingen aan de reserves totale baten exclusief de mutaties reserves

Effect

Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 14

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

2027

In de cijfers 2027 is het geprognosticeerde resultaat voor structurele reserves mutaties negatief, maar wordt positief door de hogere onttrekking dan storting in de bestemmingsreserve risico-opslag DVO-partners. Door het negatief resultaat voor structurele reserves mutaties is de ratio negatief. Uit de realisatie 2027 moet blijken in hoeverre de prognoses juist zijn.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 15

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen

Het doel van de paragraaf kapitaalgoederen is om inzicht te geven in de financiële middelen die nodig zijn om de kapitaalgoederen (lees gebouwen voor het NHA) op het volgens de gebouw gebonden regels of wettelijk voorgeschreven kwaliteitsniveau te houden. Het NHA heeft geen gebouwen in eigendom, maar heeft op grond van de huurovereenkomsten wel onderhoudsverplichtingen. Met de duurzame instandhouding van de gebouwen en bijbehorende inventaris draagt het NHA bij aan haar bestuurlijke ambities en maatschappelijke opgaven. Beleidskader Het NHA heeft op twee locaties gebouwen in gebruik: één aan de Jansstraat en één aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het NHA heeft geen specifiek beleidskader en houdt zich aan gebouw gebonden regels en normen voor onderhoud. In gebruik zijnde gebouwen Jansstraat 40/ Ridderstraat 32 De locatie Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en is 3.038,71 m2 groot. Het bestaat uit een publieksruimte met Archiefcafé (1.018,15 m2) en archiefruimten (1.257,83 m2). Aansluitend aan de Jansstraat, in de Ridderstraat 32 zijn de kantoorruimten (698,73 m2) gevestigd. De Janskerk, waarin de publieksruimten zijn ondergebracht, is een Rijksmonument. Kleine Houtweg 18 De gebouwen aan de Kleine Houtweg worden tot medio april 2026 gehuurd van het RijksvastgoedBedrijf (RVB).

In de loop van 2026 gaat het complex via een ABC constructie over van het RVB naar de gemeente Haarlem. Na de overdracht huurt het NHA het gebouw van de gemeente Haarlem. Voor de overdracht behoorde het voorgebouw aan de Kleine Houtweg ook tot het gehuurde. Omdat dit gebouw niet geschikt is als archiefruimte, werd het door middel van een huurovereenkomst onderverhuurd aan Stichting Hart. Na de overdracht vervalt de onderverhuur en de daarmee gepaard gaande inkomsten. Het gebouw is 6.140 m2 groot en bestaat uit een depot (5.600 m2, een studiezaal (540 m2). Het gebouw wordt in de komende jaren gerenoveerd en verduurzaamd, waarbij de studiezaal verdwijnt en plaatsmaakt voor werkruimten. Uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties Onderhoud Jansstraat Het beleid ten aanzien van onderhoud is in handen van de gemeente Haarlem. De uitvoering van het onderhoud wordt zowel door de gemeente Haarlem als door het NHA uitgevoerd. Om te beoordelen wie waar precies voor verantwoordelijk is, worden gesprekken gevoerd over de actualisatie van de demarcatie. Aan de hand daarvan zal vervolgens het MJOP worden geactualiseerd. Onderhoud Kleine Houtweg Omdat het depotgebouw en overige ruimten de komende jaren worden gerenoveerd en verduurzaamd wordt kritisch gekeken naar de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden.

Voor de werkzaamheden is in 2020 een meerjarenonderhouds- en investeringsplan (MJOP) opgesteld. Dit plan wordt in 2026 geactualiseerd voor de fase tot aan renovatie, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met uit te stellen onderhoudswerkzaamheden. Daarnaast komen er vanaf medio april 2026 meer onderhoudsverplichtingen te liggen bij de verhuurder door het nieuwe ROZ huurcontract met de gemeente Haarlem. Ook hiermee wordt rekening gehouden in het MJOP.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 16

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg Op basis van het MJOP is in de periode 2020 tot en met 2024 jaarlijks een bedrag van € 200.000 in een bestemmingsreserve gestort. In april 2020 heeft het bestuur besloten om bij de resultaatsbestemming over 2019 voorzichtigheidshalve éénmalig additioneel € 100.000 aan de reserve toe te voegen. Uit de reserve zijn, behoudens de kapitaallasten over de investeringen in het gebouw, nog geen gelden onttrokken. Daardoor is het saldo van de reserve eind 2025 opgelopen tot € 1.180.693. Bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het NHA eenmalig een bedrag van € 762.000 van het Rijk ontvangen vanwege achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag is, onder aftrek van het in 2019 uitgevoerde schilderwerk groot € 113.750, gestort in de ingestelde bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg. Het saldo van de bestemmingsreserve is sindsdien onveranderd € 648.250 en staat op de balans. Deze reserve zal, vooruitlopend op de renovatie en verduurzaming, onder andere worden gebruikt om de asbestsanering uit te bekostigen. In de begroting opgenomen uitgaven onderhoud gebouwen Figuur 7. Uitgaven gebouwen 2027 Omschrijving Huur Nutskosten Gebruikerslasten Beheer en onderhoud - beheerskosten - onderhoudskosten - beveiliging - schoonmaakkosten Totaal Investeringen - gebouw - inrichting Totaal

x € 1,Jansstraat 999.279 85.500

107.500 70.000 1.262.279

Kleine Houtweg 336.000 124.625 32.000 32.000 46.442 19.965 45.980 637.012

Totaal

1.899.291

18.554

Gebouwen/ installaties Bij het opstellen van deze ontwerpbegroting staat voor het onderdeel gebouwen en installaties uitsluitend de vervanging van de verlichting in de Commandeurszaal in de Janskerk geprogrammeerd. Voor de overige investeringen van dit onderdeel komt medio 2026 een actualisatie van het meer jaren onderhoudsplan (MJOP) en een asbestonderzoek Kleine Houtweg. Op basis van de bovengenoemde inventarisatie zal een voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd welke kosten eventueel eenmalig uit de bestemmingsreserves achterstallig en groot onderhoud kunnen worden onttrokken.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 17

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

3.3

Financiering

Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille De paragraaf financiering bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van de financieringsportefeuille en geeft inzicht in de rentelasten en -baten en de wijze waarop de rente aan de programma’s is toegerekend. Beleidskader Voor wat betreft de financiering houdt het NHA rekening met onder andere de bepalingen van de relevante (wettelijke) kaders en de aan haar ter beschikking gestelde middelen door de deelnemende partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen, alsmede de DVO-partners. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). Wijze van financieren Het NHA wordt structureel gefinancierd door de deelnemers: het Rijk en de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer en Velsen. Het Rijk zal per 1 januari 2027 uittreden uit de gemeenschappelijke regeling. Na de uittreding blijven het Rijk en het NHA nauw samenwerken, binnen de kaders van de Archiefwet 2027. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). Voor het verder verstevigen van de financiële basis heeft het NHA de DVO-partners benaderd om deel te namen aan de gemeenschappelijke regeling.

Inmiddels worden met enkele kandidaatleden gesprekken gevoerd. De gesprekken zijn nog in een vroeg stadium en daarom is hiermee in de ontwerpbegroting 2027 geen rekening gehouden. Financieringsbehoefte Het NHA heeft één langlopende geldlening. Dit betreft een lening uit 2019 van oorspronkelijk groot € 550.000 en is afgesloten bij de Rabobank tegen een rente van 2,6 %. Op 1 januari 2027 bedraagt het saldo van de lening € 142 113 en op 31 december is de stand € 87.117. De jaarlijkse aflossing is groot € 54.996. De rentelast voor 2027 is begroot op € 3.000. Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het NHA. De financiering van de investeringen in 2027 worden uit de lopende rekening betaald. Overtollige liquiditeiten De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht overheden en daaraan verbonden instellingen zoals het NHA om eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening. Over het aanhouden van de rekening courant wordt rente ontvangen. Over 2027 wordt een gemiddeld saldo verwacht van € 1,35 miljoen tegen een rentepercentage van 2,6%. Dat geeft een verwachte rente van € 35.100.

De rentelasten en -baten zijn opgenomen onder de materiele indirecte kosten, die onderdeel zijn van het programma beheren en beschikbaar stellen van archieven. Renterisiconorm Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000 euro. Het NHA zit met 20% van het begrotingstotaal van ruim € 9,5 miljoen (ruim) onder dit minimumbedrag.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 18

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Kasgeldlimiet Voor het NHA geldt een percentage van 8,2 van het begrotingstotaal. Het NHA maakt geen gebruik van de mogelijkheid om korte geldleningen aan te trekken.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 19

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

3.4

Bedrijfsvoering

De paragraaf geeft informatie over de bedrijfsvoering van het NHA. Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Het betreft zowel beleidsmatige (primaire) processen als ondersteunende (secundaire) processen. Beleidskader Het NHA draagt zorg voor een efficiënte en effectieve uitvoering van het beleidsprogramma binnen de financiële kaders en volgens de geldende wetgeving en conventies. Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens In het meerjarenbeleidsplan 2025–2028 zijn ambitieuze doelstellingen opgenomen die direct aansluiten op onze kernwerkzaamheden. Zo richt de organisatie zich in deze periode onder andere op het werven, ontwikkelen en behouden van gekwalificeerd personeel en de uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg. Daarnaast werken we aan het verder automatiseren van de overbrengingsketen van overheidsinformatie en het digitaliseren, beveiligen en toegankelijk maken van de collecties, het versterken van de rol als informatiecentrum en de ondersteuning van overheden bij hun informatiebeheer. Deze doelen vragen niet alleen om een efficiënte inzet van tijd en middelen, maar ook om intensieve samenwerking en zorgvuldige voorbereiding.

Om onze ambities op een duurzame en effectieve manier te realiseren, ontwikkelen we ons in deze beleidsperiode tot een lerende organisatie. Dit betekent dat we continu verbeteren, kennis delen en flexibel inspelen op uitdagingen en kansen. Zo leggen we de basis voor toekomstbestendige groei en innovatie. Het NHA beschrijft de ontwikkelingen inzake de bedrijfsvoering aan de hand van de klassieke ondersteunende functies. Binnen de overheid, doorgaans aangeduid met PIOFACH (personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, algemene zaken, communicatie en huisvesting). Personeel en organisatie In 2027 blijft P&O een centrale rol spelen in de verdere ontwikkeling van het Noord-Hollands Archief als lerende organisatie, in lijn met de strategische pijlers uit het meerjarenbeleidsplan. Het versterken van menselijk kapitaal, leiderschap en een duurzame, toekomstbestendige organisatie staat hierbij centraal. Door gericht te investeren in ontwikkeling, vitaliteit en aantrekkelijk werkgeverschap draagt P&O bij aan een organisatie die wendbaar is, kennis deelt en continu leert. Een belangrijke mijlpaal in 2026 was de implementatie van de nieuwe digitale gesprekcyclus. In deze cyclus voeren medewerkers en leidinggevenden jaarlijks vier gesprekken met elkaar, waarvan één expliciet in het teken staat van ontwikkeling en groei.

Deze structuur ondersteunt een cultuur van continue reflectie, feedback en professionele ontwikkeling. In 2027 wordt deze werkwijze verder bestendigd en verdiept, zodat zij optimaal bijdraagt aan het versterken van het lerend vermogen van de organisatie. Daarnaast wordt in 2027 het in 2026 gestarte leiderschapsontwikkeltraject “Leiderschap dat het leren versterkt” voortgezet. Dit traject richt zich op het versterken van leiderschap dat ruimte geeft aan professionele groei, samenwerking en kennisdeling. Leidinggevenden worden ondersteund in hun rol als facilitator van leren en ontwikkeling binnen teams, passend bij de ambitie van het NHA om een organisatie te zijn waarin talent zich kan ontplooien en waar medewerkers gezamenlijk werken aan innovatie en kwaliteit.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 20

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Ook de resultaten uit het medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO) worden in 2027 verder vertaald naar concrete verbeteringen in de organisatie. P&O begeleidt de implementatie van acties die bijdragen aan een sterke werkcultuur, duurzame inzetbaarheid en betrokkenheid van medewerkers. Investeren in opleiding en ontwikkeling blijft een belangrijk speerpunt. Het opleidingsbudget wordt actief ingezet om medewerkers te ondersteunen bij het verdiepen en verbreden van hun vakkennis, het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en het inspelen op veranderende eisen in het werkveld van archieven en informatiebeheer. Parallel hieraan blijft aandacht voor vitaliteit en duurzame inzetbaarheid essentieel, zodat medewerkers gezond, gemotiveerd en met plezier hun werk kunnen blijven doen. Tot slot zet het Noord-Hollands Archief in 2027 nadrukkelijk in op het versterken van zijn positie op de arbeidsmarkt. Door gerichte investeringen in arbeidsmarktcommunicatie, employer branding en het aantrekken van nieuw talent wordt gewerkt aan een diverse en toekomstbestendige personeelsopbouw. Hiermee wordt niet alleen ingespeeld op toekomstige personeelsbehoeften, maar wordt ook het profiel van het Noord-Hollands Archief als aantrekkelijke en maatschappelijk relevante werkgever verder versterkt.

Met deze inzet draagt P&O bij aan een organisatie waarin medewerkers zich blijven ontwikkelen, waarin leiderschap het leren stimuleert en waarin het Noord-Hollands Archief zich duurzaam positioneert als een professionele, wendbare en toekomstgerichte erfgoedinstelling. Personeelskosten Figuur 8. De formatie en loonsom van het NHA Omschrijving afdeling Directie en staf Bedrijfsvoering Archieven & collecties Publiek Kenniscentrum Overheid IT & Innovatie Totaal Onderuitputting Salarislasten 2026

x € 1,-

2026 Formatie Loonsom 2,71 342.437 6,00 355.186 14,45 1.248.524 16,03 1.370.817 7,78 736.475 8,56 871.330 55,53 4.924.769 -91.633 4.833.136

2027 Formatie 2,71 3,78 14,56 19,14 7,78 8,56 56,53

Loonsom 336.911 338.011 1.291.634 1.550.996 773.298 882.245 5.173.095 -96.586 5.076.580

Toelichting overzicht formatie en loonsom Op 4 juli 2025 heeft het dagelijks bestuur besloten tot uitbreiding van de formatie naar 55,65 fte. In de vergadering van het dagelijks bestuur van begin maart 2026 is een voorstel tot uitbreiding van de formatie met een hoofd Bedrijfsvoering met 0,89 fte ten bedrage van ca € 117.700 op jaarbasis goedgekeurd. Deze uitbreiding is nodig omdat is gebleken dat afdelingshoofd IT en Innovatie tezamen met afdelingshoofd Bedrijfsvoering in één persoon niet te combineren valt. De kosten van deze formatie-uitbreiding wordt binnen de bestaande begroting opgevangen door geen prijscompensatie toe te kennen aan de materiële directe kosten. In 2025 heeft een formatieve verschuiving plaatsgevonden. Een deel van de formatie van het onderdeel dienstverlening (groot 3,11 fte), welke medewerkers werkzaam zijn in het Archiefcafé en de balie aan de Jansstraat zijn overgegaan van de afdeling Bedrijfsvoering naar Publiek. Daarmee is de dienstverlening van de publieksfunctie op de Jansstraat onder de aansturing van één manager gebracht.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 21

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

De salariskosten worden geraamd op twee periodieken onder het schaalmaximum, behoudens voor directie, management en staf. Voor deze laatste formatie geldt het schaalmaximum. De jaarlijkse onderuitputting is geraamd op schaal 10 trede 9, omdat er altijd gemiddeld één vacature openstaat. Huisvesting/ locatie Kleine Houtweg Het gebouw aan de Kleine Houtweg wordt via een zogenaamde ABC constructie door het NHA gekocht van het RVB en doorverkocht aan de gemeente Haarlem. De gemeente Haarlem verhuurt het depot gebouw vervolgens aan NHA en het voorgebouw (rechtstreeks) aan Stichting Hart. Hiermee vervalt de onderhuurovereenkomst van NHA aan Stichting Hart. Het huidige depotgebouw uit 1982 is toe aan renovatie op bouwkundig en installatietechnisch niveau. Komende jaren wordt gewerkt aan een energieneutraal werkgebouw met ruimtes voor restauratie, conservering, scanning, fotografie, verpakking en toegankelijker maken van archieven. Het doel is om in 2030 te beschikken over een energieneutraal en goed geoutilleerd gebouw. De geplande oplevering van de renovatie is september 2030. Er worden twee huurcontracten met de gemeente Haarlem gesloten één tot aan renovatie en één voor daarna. Dit omdat het gehuurde na renovatie grotendeels verandert en er daarna een nieuw proces verbaal van levering en demarcatie opgesteld moeten worden.

Ook is dit van invloed op de huurkosten en de onderhoudskosten van zowel de huurder als verhuurder. Aan de hand van de gewijzigde demarcatie zal er een nieuw meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld gaan worden. Het NHA verwacht nog een aanwas van analoge archieven van ongeveer 14 strekkende kilometer. Door het gesprek aan te gaan met het Rijk, is het mogelijk geworden om meer archief te gaan plaatsen (in totaal 15 strekkende kilometer) in het Rijkshulpdepot te Emmen. De afgelopen jaren is er al archief getransporteerd naar het Rijkshulpdepot in Emmen, ook in 2027 zal er nog een deel verhuisd worden. Financiën en administratieve organisatie De ontwikkelingen op financieel gebied worden vormgegeven in de P&C cyclus van het NHA. Enkele majeure ontwikkelingen zijn: - de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling NHA. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling wordt vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK); - het NHA voert gesprekken met de belastinginspecteur over een ander BTW regime. Eind 2026 wordt hierover uitsluitsel gegeven; - de aankoop van het pand aan de Kleine Houtweg 18 door de gemeente Haarlem en de renovatie en verduurzaming van het gebouw; - in 2023 is in het kader van de financiering van de gemeenschappelijke regeling een kostenmodel ontwikkeld en gevalideerd door accountant.

Dit model vormt vanaf 2026 de basis voor de verdeling van de kosten tussen de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en voor de partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO) en dit model wordt in 2027 gecontinueerd.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 22

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

3.5

Verbonden partijen

Verbonden partijen zijn de samenwerkingspartners waar het NHA bestuurlijk en financieel mee is verbonden en waarvoor de deelnemers verantwoordelijkheid dragen. Beleidskader Als uitvoerende organisatie van een gemeenschappelijk regeling is het NHA verbonden aan deelnemers van de regeling. Om te zorgen dat de deelnemers hun verantwoordelijkheid voor de gemeenschappelijke regeling NHA kunnen dragen, zorgt het NHA voor tijdige en adequate informatievoorziening en schrijft periodiek vergaderingen uit. De directeur van het NHA is bij deze vergaderingen als secretaris aanwezig. Indien nodig worden medewerkers van het NHA ter vergadering opgeroepen om een toelichtingen op de ingebrachte stukken te geven en/of vragen te beantwoorden.

Het NHA is als gemeenschappelijke regeling (vanaf 1 januari 2027) verbonden aan: - de gemeente Haarlem - de gemeente Haarlemmermeer en - de gemeente Velsen Verder heeft het NHA een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met 14 organisaties: - de provincie Noord-Holland - de gemeente Aalsmeer - de gemeente Beverwijk - de gemeente Bloemendaal - de gemeente Heemskerk - de gemeente Heemstede - de gemeente Uitgeest - de gemeente Uithoorn - de gemeente Zandvoort - de Veiligheidsregio Kennemerland - de Omgevingsdienst NZKG - de Omgevingsdienst IJmond - Cocensus - Recreatie Noord-Holland Het Hoogheemraadschap HNK wordt in de omslag van de kosten meegenomen als ware het een DVOpartner, echter met deze organisatie is geen dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. Onlangs heeft het NHA voor het verder verstevigen van de financiële basis de DVO-partners benaderd om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling. Inmiddels worden met enkele kandidaatleden gesprekken gevoerd. Deze gesprekken verkeren nog in een vroeg stadium. Deelname door het NHA In 2020 heeft het NHA zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, welke organisatie zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie.

Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie. Voor het overige neemt het NHA niet deel in andere regelingen of vennootschappen.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 23

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

3.6

Openbaarheid

Dit is een nieuwe verplicht voorgeschreven paragraaf. De Wet open overheid (Woo) is bedoeld om overheden transparanter te maken. In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens op het gebied van transparantie en informatiehuishouding opgenomen. Daarnaast geeft het NHA een korte reflectie op de uitvoering van de wet. Beleidskader Het NHA houdt zich aan de wettelijke verplichtingen van de Woo en het transparanter maken van de organisatie en de verbetering van de informatiehuishouding. NHA volgt de wet, actieve publicatie conform de categorieën van tranche 1. (Toelichting: tranche 2 is nog niet verplicht voor een gemeenschappelijke regeling als het NHA). Inwoners kunnen een Woo-verzoek doen. Tot nu toe zijn er geen Woo-verzoeken ingediend. Alle informatie voor inwoners over de Woo staat op de website NHA. Er is een Woo-contactpersoon aangewezen binnen de organisatie. Daarnaast biedt het NHA een Woo-publicatieplatform aan voor aangesloten overheidspartners. Aan de verbetering informatiehuishouding wordt aandacht besteed aan de hand van de aanbevelingen van het laatste uitgebrachte inspectierapport.

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 24

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Financiële begroting 2027

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 25

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

4. Overzicht van baten en lasten Noord-Hollands Archief – ontwerpbegroting 2027 Omschrijving Baten Rijksbijdrage Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen DVO-partners Totaal baten overheid

Jaarrekening 2025

Begroting 2026

x € 1,--

Gewijzigde begroting 2026

Ontwerp begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

2.952.462

2.949.759

3.020.198

3.018.545

3.135.545

3.346.046

4.055.231

4.152.101

4.139.101

4.126.101

4.321.101

2.933.472

2.251.339

2.137.339

2.277.505

2.302.505

2.327.505

2.366.505

9.231.980

9.256.329

9.212.768

9.448.151

9.460.151

9.472.151

9.823.151

Overige baten

364.137

331.078

354.517

138.800

Totaal baten

9.596.117

9.587.407

9.567.285

9.586.951

9.598.951

9.610.951

9.961.951

Lasten Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten

5.045.965 1.804.277 2.702.982

5.341.016 1.687.335 2.429.112

5.388.160 1.690.000 2.455.182

5.576.580 1.539.000 2.477.437

5.576.580 1.539.000 2.465.985

5.576.580 1.539.000 2.424.229

5.576.580 1.539.000 2.752.184

Totaal lasten

9.553.224

9.457.464

9.533.342

9.593.017

9.581.565

9.539.809

9.867.764

Baten minus lasten

42.893

129.943

33.943

-6.066

17.385

71.141

94.187

Bijzondere baten en lasten

241.769

Resultaat voor reservemutaties

284.662

129.943

33.943

-6.066

17.385

71.141

94.187

25.237

12.113

-190.682

Mutaties reserve Egalisatiereserve Bestemmingsreserves: - groot onderhoud KHW 1) - nieuw collectiebeheersysteem

96.000

- ontsluiten Rijksarchief

-241.769

- risico-opslag DVO-partners

-76.428

- weerstandsvermogen

-3.230

Totaal mutaties reserves

Totaal

35.502

9.066

-16.500

-41.500

-66.500

-284.077

-129.943

-33.943

9.066

-16.500

-41.500

-66.500

585

3.000

885

29.641

27.687

Legenda: ("-"=nadeel "+"= voordeel ) 1) KHW = Kleine Houtweg

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 26

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Toelichting op het overzicht van baten en lasten

5.1

Toelichting baten

Rijksbijdrage Omschrijving

x € 1,-Jaarrekening 2025

Begroting 2026

Gewijzigde begroting 2026

Ontwerp begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

Rijksbijdrage - huisvesting en analoog archief - e-depot

2.902.462 50.000

2.899.759 50.000

2970.198 50.000

3.018.545 -

3.135.545 -

Totaal Rijksbijdrage

2.952.462

2.949.759

3.020.198

3.018.545

3.135.545

Bijdrage Rijk huisvesting en analoog archief Door de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 zal de bijdrage van 2027 in de vorm van een SPUK worden uitgekeerd. In de ontwerpbegroting 2027 is de Rijksbijdrage voor huisvesting en analoog archief berekend door het bedrag voor exploitatielasten en uit de brief van het ministerie van OCW van 13 augustus 2025 (waarin het ministerie van OCW het NHA informeert over de bijstelling i.v.m. de toekenning loon- & prijsbijstelling 2025) te vermenigvuldigen met 2 x 2,3%. Dit is de verwachte indexatie voor de jaren 2026 en 2027. Bijdrage Rijk digitale taken Rijkscollecties Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het NHA voor de verdere ontwikkeling van het e-depot voor de Rijkscollecties komen te vervallen. Er is een transitieperiode van 5 jaar afgesproken, waarbij het NHA gedurende een periode van 5 jaar nog een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 voor het e-depot ontvangt. Het jaar 2026 was het laatste jaar van deze bijdrage, vanaf 2027 wordt deze vergoeding niet meer in de begroting opgenomen. Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Omschrijving Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Gemeente Haarlem: - huisvesting en analoog archief - digitaal informatiebeheer - bijdrage Oude Boekerij Totaal gemeente Haarlem

Jaarrekening 2025

2.475.981 288.551 117.301 2.881.833

Gemeente Haarlemmermeer - analoog archief - digitaal informatiebeheer Totaal gemeente Haarlemmermeer

Begroting 2026

Gewijzigde begroting 2026

x € 1,-Ontwerp begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

2.063.307 656.302 120.386 2.839.995

2.103.377 686.690 121.586 2.911.653

2.220.377 686.690 121.586 3.028.653

150.950 642.736 793.686

143.970 678.764 822.734

182.970 678.764 861.734

Gemeente Velsen: - analoog archief - digitaal informatiebeheer

344.468 119.744

149.193 272.356

131.699 286.014

118.699 286.014

105.699 286.014

144.699 286.014

Totaal gemeente Velsen

464.213

421.550

417.714

404.714

391.714

430.714

3.346.046

4.055.231

4.152.101

4.139.101

4.126.101

4.321.101

Totaal bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling

Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenbegroting 2028 - 2030

| 27

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Bijdrage gemeentelijke deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Met ingang van 2026 is het NHA overgestapt op een nieuw kostenmodel. Tot 2025 werden de bestaande bijdragen jaarlijks geïndexeerd en om de vier jaar werd de dienstverlening geëvalueerd. De berekeningen volgens het kostenmodel voor de begroting 2027 zijn gebaseerd op objectieve gegevens zoals het aantal m’ meters archief en inwoneraantallen volgens het CBS per 1 januari 2026. Deze objectieve gegevens moeten meer duidelijkheid over de dienstverlening en de daaraan verbonden kosten verstrekken en sluiten aan bij de jaarlijkse facturering. Bijdrage Oude boekerij en Bijzondere collecties gemeente Haarlem Dit betreft een vergoeding voor de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties, afkomstig uit de bibliotheek Zuid-Kennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties. Deze vergoeding is voor 2027 aangepast aan loon- en prijsontwikkeling. Bijdragen DVO-partners Omschrijving Bijdragen DVO-partners Provincie Noord-Holland: - analoog archief - digitaal informatiebeheer - risico-opslag - overige bijdragen

x € 1,--

Jaarrekening 2025

Begroting 2026

Gewijzigde begroting 2026

Ontwerp begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

446.814 238.583 20.562 301.201

256.307 581.851 25.145 188.893

256.307 581.851 25.145 74.893

194.456 611.723 25.685 177.775

213.956 611.723 25.685 177.775

Totaal provincie N-H

1.007.160

1.052.196

938.196

1.009.639

1.029.139

Overige DVO-partners - analoog archief - digitaal informatiebeheer - risico-opslag Totaal overige DVO-partners

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16978175/1