4 Onderzoeksprotocol meldingen vermoedens niet integer handelen politieke ambtsdragers

Protocol vermoeden van integriteitsschending door politieke ambtsdragers gemeent Gemeente Haarlem 2024

Inhoudsopgave

1.

Inleiding

4

1.1

Leeswijzer

4

1.2

Integriteitsschending

4

1.2.1

5

1.3

Toepassingsbereik

6

1.4

Vier basisprincipes

6

1.4.1

Onpartijdige handhaving

6

1.4.2

Terughoudend met publiciteit

6

1.4.3

Zorgvuldigheid tegenover de vermeende schender

6

1.4.4

Bescherming van slachtoffers

7

1.5

1.6

2.

Integriteit en 'integritisme'

Verantwoordelijkheid burgemeester en rol commissaris van de Koning

7

1.5.1

Burgemeester is regisseur

7

1.5.2

Commissaris van de Koning is adviseur en bemiddelaar

7

Het proces in het kort

8

1.6.1

Bespreken

8

1.6.2

Voorkomen van een integriteitsschending

8

1.6.3

Melding doen aan burgemeester van een integriteitsschending

8

1.6.4

Beoordeling en onderzoek

8

1.6.5

Bevindingen en eindoordeel raad

9

Onderzoek van een integriteitsmelding

10

2.1

Inleiding

10

2.2

Melding van een vermeende integriteitsschending

10

2.2.1

Melding doen bij de burgemeester

10

2.2.2

Melding over burgemeester doen bij presidium

11

2.2.3

Anoniem melding doen

11

2.2.4

Melding wordt vertrouwelijk behandeld

11

2.2.5

Ontvangstbevestiging van de melding

11

2.2.6

Melding door de burgemeester op eigen initiatief

11

2.3

Vooronderzoek door de burgemeester

11

2

2.4

2.5

3.

Standpunt burgemeester na het vooronderzoek

13

2.4.1

Standpunt burgemeester op basis van bevindingen vooronderzoek

13

2.4.2

Vermoeden van valse beschuldiging

14

2.4.3

Inhoud standpunt ingeval van verder onderzoek

14

2.4.4

Informatie aan de media

14

2.4.5

Van een vermoedelijk strafbaar feit wordt aangifte gedaan

15

Onderzoek

15

2.5.1

Opdracht tot onderzoek

15

2.5.2

Regievoering en aansturing

15

2.5.3

Aandachtspunten in de voorbereiding van een onderzoek

16

2.5.4

Onderzoeksopdracht

16

2.5.5

Kennisgeving aan betrokkene(n) over onderzoek

16

2.5.6

Eisen aan het onderzoek

17

2.5.7

Vertrouwelijkheid/geheimhouding

18

2.5.8

Onderzoeksmethoden

18

2.5.9

Horen van betrokkene

19

2.5.10

Raadsman

19

2.5.11

Het verkrijgen van informatie van getuigen

19

2.5.12

Duur van het onderzoek

20

2.5.13

Feitenrapportage

20

2.6

Conclusie van de burgemeester na het feitenonderzoek

21

2.7

Behandeling onderzoeksrapport door de raad

21

2.8

Sanctioneren

21

2.9

Evalueren en leren

22

2.9.1

22

Leren van de grote lijn

Samenvatting van rollen en taken

24

3.1

Griffier

24

3.2

Burgemeester

24

3.3

Gemeenteraad

24

3.4

Presidium

25

3.5

Commissaris van de Koning

25

3.6

Gemeentesecretaris

25

Bijlage 1 Melding tegen griffier of medewerker griffie

26

3

1.

Inleiding In de ‘Gedragscode integriteit raadsleden en commissieleden gemeente Haarlem 2023’ is bepaald dat de raad op voorstel van de burgemeester met hem afspraken maakt over de processtappen die worden gevolgd in geval van een vermoeden van een integriteitsschending van een politieke ambtsdrager van de gemeente (artikel 7.2, aanhef en onder d). Onder politieke ambtsdrager wordt begrepen raadsleden, commissieleden, wethouders en de burgemeester. Dit document bevat die procesafspraken. De procesafspraken hebben - in de vorm van een protocol - tot doel om een zorgvuldige handelwijze bij mogelijke integriteitsschendingen door politieke ambtsdragers te volgen.

1.1 Leeswijzer Na deze inleidende tekst wordt in hoofdstuk 1 beschreven wat wordt verstaan onder een integriteitsschending (par. 1.2). Na een korte tekst over het toepassingsbereik van dit protocol (par. 1.3) volgen de vier basisprincipes die aan dit protocol ten grondslag liggen (par. 1.4). De rol en verantwoordelijkheid van de burgemeester en de betrokkenheid van de commissaris van de Koning bij de handhaving van de bestuurlijke integriteit is beschreven in par. 1.5. Het proces van bespreken, melden, beoordelen, onderzoeken en sanctioneren is in het kort opgenomen in par. 1.6. Hoofdstuk 2 is gewijd aan het duiden en onderzoeken van een melding van een vermoedelijke integriteitsschending en vormt het protocol dat in dat geval wordt gevolgd. In hoofdstuk 3 zijn de rollen en taken van alle betrokken personen bij de handhaving van integriteit nader omschreven. Bij dit protocol is een bijlage (1) gevoegd. Daarin wordt beschreven hoe wordt gehandeld als een vermoeden van een integriteitsschending is gericht tegen de griffier of een griffiemedewerker.

1.2 Integriteitsschending Een integriteitsschending is een gedraging van een politieke ambtsdrager die in strijd is met het handelen als ‘goed bestuurder’ of ‘goed volksvertegenwoordiger’. Het kan gaan om feiten die wettelijk strafbaar zijn, maar ook om handelingen die in strijd zijn met geschreven of ongeschreven normen die gelden voor politieke ambtsdragers, waaronder regels in de Gemeentewet, het Burgerlijk Wetboek, de Algemene wet bestuursrecht en gedragscodes (i.c. de 'Gedragscode integriteit raads- en commissieleden gemeente Haarlem 2023' en de 'Gedragscode burgemeester en wethouders gemeente Haarlem 2023'). Mogelijke integriteitsschendingen zijn te categoriseren in financiële schendingen, misbruik van positie en belangenverstrengeling, lekken en misbruik van informatie, misbruik van bevoegdheden, misbruik van bedrijfsmiddelen en ongewenste omgangsvormen. Een overzicht van mogelijke integriteitsschendingen ( dit is geen uitputtende opsomming):

4

Financiële schendingen diefstal verduistering fraude onrechtmatige declaraties Misbruik van positie en belangenverstrengeling ongeoorloofde nevenactiviteiten ongeoorloofde financiële belangen omkoping aannemen of vragen van giften, geschenken, uitnodigingen e.d. ongewenste contacten meestemmen en beraadslagen over een onderwerp uit persoonlijk belang cliëntelisme Lekken en misbruik van informatie politieke of bestuurlijke informatie lekken persoonsgebonden gegevens lekken informatie lekken over aanbestedingen, offertes e.d. diefstal of verduistering van informatiedragers bewust achterhouden van informatie aan de raad verspreiden van desinformatie Misbruik van bevoegdheden misbruik van dwangmiddelen meineed valsheid in geschrifte vergunningen, subsidies, e.d. Misbruik van bedrijfsmiddelen ongewenst gebruik van e-mail of internet misbruik van (mobiele) telefoon privégebruik van bedrijfsmiddelen Ongewenste omgangsvormen discriminatie agressie en geweld (seksueel) intimiderend gedrag of (fysieke) bedreiging/geweld pesten, treiteren. 1.2.1 Integriteit en 'integritisme' Een beschuldiging van niet-integer gedrag raakt aan de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van een persoon. Om daar verweer tegen te voeren is geen eenvoudige opgave. Een beschuldiging is makkelijker gedaan dan rechtgezet en kan een reputatie blijvend beschadigen.

Zeker politieke ambtsdragers kunnen hierdoor (doelbewust) worden geraakt in hun functioneren. Maar ook de politiek of de organisatie kan langdurig last ondervinden van beschuldigingen van niet-integer handelen. Het oprekken van het begrip integriteit tot zaken die niets te maken hebben met integriteit of het ten onrechte uiten van beschuldigingen van niet-integer gedrag wordt ook wel ‘integritisme’ genoemd. Hierdoor verwatert integriteit en zorgt het voor verwarring over wat integer handelen is. Dit vraagt om scherpte en zorgvuldigheid bij de beoordeling van een melding en de communicatie hierover.

5

1.3 Toepassingsbereik Het protocol geldt voor leden van de raad, commissieleden, burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem.

1.4 Vier basisprincipes Iedere politieke ambtsdrager committeert zich aan de onderstaande basisprincipes en de afspraken die in dit document zijn vastgelegd (en wordt geacht het te melden als dit niet het geval is). Zij doen dit omwille van de bescherming van de individuele politieke ambtsdrager en de geloofwaardigheid van de politiek. Een politieke ambtsdrager ontvangt bij aanvang van zijn termijn een exemplaar van dit document. 1.4.1 Onpartijdige handhaving De Haarlemse gedragscodes voor raadsleden, commissieleden, wethouders en de burgemeester (en de wetten waarop ze gebaseerd zijn) definiëren integriteitsschendingen en leggen zo de morele minima vast waaraan hun handelen moet voldoen. Over deze ondergrens zijn alle politieke ambtsdragers het eens; de kern is dat de zuiverheid van de besluitvorming erdoor wordt gewaarborgd. Gegeven de brede overeenstemming over de morele minima uit de gedragscodes, is er geen enkele reden om de handhaving ervan inzet te maken van partijpolitiek. Ook het verschil tussen oppositie en coalitie mag in de handhaving geen rol spelen. Gebeurt dat toch, dan is de kans groot dat er onrecht geschiedt. Uit het beginsel van onpartijdige handhaving volgt dat alle volksvertegenwoordigers en bestuurders de discipline moeten opbrengen om bij de beoordeling van integriteitskwesties boven de partijen te staan.

1.4.2 Terughoudend met publiciteit In Nederland wordt de politiek kritisch gevolgd door de media. Dat is een groot goed. Bij vermeende integriteitsschendingen door politici kan het echter voorkomen dat er in de media al een veroordeling plaatsvindt voordat er onderzoek is gedaan – met als gevolg willekeur, schade aan (onschuldige?) individuele ambtsdragers en aantasting van de geloofwaardigheid van de politiek. Daarom is het zaak dat alle betrokkenen bij een integriteitskwestie de grootst mogelijke terughoudendheid betrachten en de kwestie niet in een te vroeg stadium in de publiciteit brengen. Hieruit volgt ook dat in alle stadia van de afhandeling van een kwestie de groep die erbij betrokken wordt zo klein mogelijk moet zijn. Er wordt geen informatie aan de media verstrekt tijdens de behandeling van een kwestie, tenzij het echt niet anders kan (overmacht) en ook dan is informatie beperkt tot het doen mededelingen van procedurele aard. Als er na afronding van een onderzoek sprake blijkt te zijn van een integriteitsschending en er een oordeel is gevormd over de ernst daarvan en over een passende sanctie, mag en moet de kwestie naar buiten worden gebracht. 1.4.3 Zorgvuldigheid tegenover de vermeende schender Iedereen die mogelijk een integriteitsschending heeft begaan, heeft er recht op dat er uiterste zorgvuldigheid wordt betracht in alle fasen van de handhaving.

Dat begint al voordat de betreffende handeling is uitgevoerd. Als iemand er weet van heeft dat een politieke ambtsdrager van plan is om iets te doen wat een integriteitsschending kan opleveren, dan wordt degene geacht hem of haar daarvoor te waarschuwen en de weg te wijzen naar advies. Iedere politieke ambtsdrager die twijfelt, heeft recht op vertrouwelijk advies. Komt iemand onder de verdenking te staan van het plegen van een integriteitsschending, dan dient via een vooronderzoek vastgesteld te worden of er überhaupt grond is voor de verdenking. Zijn er gronden, dan moet er een integriteitsonderzoek volgen waarin ook de context wordt meegenomen en waarin de mate van

6

verwijtbaarheid apart wordt beoordeeld. Een eventuele sanctie moet passend zijn en in verhouding staan tot de schending. 1.4.4 Bescherming van slachtoffers Iedereen die mogelijk het slachtoffer is geworden van een interpersoonlijke schending – zoals discriminatie, pesten, seksuele intimidatie of seksueel geweld – heeft het recht om gehoord te worden, recht op een interventie om de schending stop te zetten als deze nog gaande is en recht op hulp, voor zover nodig.

1.5 Verantwoordelijkheid burgemeester en rol commissaris van de Koning 1.5.1 Burgemeester is regisseur De burgemeester heeft de wettelijke taak gekregen om de bestuurlijke integriteit van het gemeentebestuur te bevorderen (artikel 170, tweede lid van de Gemeentewet). Hij is dan ook bij uitstek de eerst aangewezene om bij (gerede vermoedens van) integriteitsschendingen door het bestuur handelend op te treden. De burgemeester is regisseur en aanspreekpunt bij integriteitskwesties. Om deze taak goed uit te kunnen voeren moet de burgemeester de beschikking hebben over de daarbij behorende instrumenten, zoals menskracht en budget. De raad zal de burgemeester daarin tegemoet moeten komen door de benodigde middelen beschikbaar te stellen. Door middel van dit protocol krijgt de burgemeester bepaalde welomschreven taken toebedeeld, op grond waarvan hij in geval van vermeende integriteitsschendingen zodanig kan optreden dat de zorgvuldigheid wordt gediend. Presidium Als een integriteitsmelding is gericht tegen de zittende burgemeester, vervult een lid van het presidium de rol van regisseur en treedt deze persoon in de verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden als opgenomen in dit protocol.

1.5.2 Commissaris van de Koning is adviseur en bemiddelaar De commissaris van de Koning heeft naast de rol van coördinator en aanspreekpunt bij integriteitskwesties binnen de provincie ook de wettelijke opdracht te adviseren en te bemiddelen als de gemeentelijke integriteit in het geding is of als er sprake is van verstoorde bestuurlijke verhoudingen (artikel 182 van de Provinciewet). Die zorgplicht is aan hem toebedeeld in het kader van diens hoedanigheid als rijksorgaan. De burgemeester kan de commissaris van de Koning inschakelen bij een lokale integriteitskwestie. Als een gemeente niet of onvoldoende handelt, kan de commissaris van de Koning deze taak ook uit eigen initiatief oppakken. Als een commissaris van de Koning wil overleggen, kan deze contact opnemen met het ministerie van BZK. Met ingang van 1 januari 2023 is de wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Daarmee heeft de commissaris van de Koning een betere informatiepositie gekregen in het geval van bestuurlijke problemen of gemeentelijke integriteitskwesties.

Concreet houdt de wijziging in dat de commissaris van de Koning de mogelijkheid krijgt alle vergaderingen van het gemeentebestuur bij te wonen - dus ook de besloten vergaderingen - en alle documenten in te zien waarvan hij kennisneming redelijkerwijs nodig acht om zijn specifiek adviserende en bemiddelende taak te vervullen.

7

1.6 Het proces in het kort Het proces van bespreken, melden, beoordelen, onderzoeken en opvolgen van een vermeende integriteitsschending ziet er in het kort als volgt uit. 1.6.1 Bespreken Iedere politieke ambtsdrager kan voor de vraag komen te staan of een bepaalde handeling geoorloofd is. De weg naar deskundig advies is nodig, want het kunnen bespreken van twijfels en vragen is van belang. Voor alle politieke ambtsdragers moet dan ook een vraagbaak c.q. vertrouwenspersoon beschikbaar zijn. Een raadslid dat twijfelt over een handeling (van zichzelf of van een ander) of overweegt een melding te doen omdat hij een integriteitsschending vermoedt, overlegt hierover als eerste met de griffier. Een wethouder overlegt in zo’n geval met de gemeentesecretaris. Indien nodig wordt de burgemeester geraadpleegd. Uiteraard kan naar eigen inzicht ook een andere (vertrouwens)persoon worden benaderd voor overleg en advies. Een politieke ambtsdrager die twijfelt over een voorgenomen handeling van een andere politieke ambtsdrager kan deze waarschuwen en zijn twijfels verwoorden en verwijzen naar de griffier (als de ambtsdrager een raads- of commissielid betreft) of naar de gemeentesecretaris (als de ambtsdrager een collegelid betreft) om de uitgesproken twijfels over de voorgenomen handeling te bespreken.

Indien de griffier (als de politieke ambtsdrager een raads- of commissielid betreft), de gemeentesecretaris (als de politieke ambtsdrager een collegelid betreft) of de burgemeester weet dat een handeling mogelijk een integriteitsschending tot gevolg heeft, waarschuwen zij de betrokken politieke ambtsdrager hierover. 1.6.2 Voorkomen van een integriteitsschending Is de betreffende handeling nog niet uitgevoerd? Dan is het zaak dat een integriteitsschending wordt voorkomen. Een belangrijke vraag in dit stadium is of de voorgenomen handeling een schending is. De (externe) vertrouwenspersoon staat de twijfelende politieke ambtsdrager terzijde met advies. Een raads- of commissielid kan zich bijvoorbeeld wenden tot de griffier, een collegelid tot de gemeentesecretaris, maar ook tot een persoon naar eigen keuze. Gesprekken die worden gevoerd en eventuele adviezen die worden gegeven zijn en blijven vertrouwelijk. 1.6.3 Melding doen aan burgemeester van een integriteitsschending Is de betreffende handeling reeds uitgevoerd? Ook dan is de vraag of er sprake is van een schending. Als uit overleg met de vertrouwenspersoon blijkt dat het mogelijk om een integriteitsschending gaat, wordt dit vermoeden bij de burgemeester gemeld, die besluit of de zaak een vervolg krijgt.

1.6.4 Beoordeling en onderzoek De burgemeester is verantwoordelijk voor het beoordelen van meldingen (via vooronderzoek) en eventuele opdrachtverstrekking voor integriteitsonderzoek. Zie verder hoofdstuk 2.

8

1.6.5 Bevindingen en eindoordeel raad Na een integriteitsonderzoek rapporteert de burgemeester over de bevindingen aan de raad en presenteert daarbij een eigen oordeel over de ernst van de schending, indien er een is vastgesteld. De raad velt het eindoordeel. De uitkomst van het politieke debat over het onderzoeksrapport kan verschillende uitkomsten hebben, afhankelijk van de persoon die de integriteit geschonden zou hebben. Bij een wethouder heeft de raad de mogelijkheid om het vertrouwen in deze wethouder op te zeggen via een motie van wantrouwen. Gaat het om een raadslid, dan kan dit raadslid alleen op grond van artikel 15 Gemeentewet en artikel X8 Kieswet worden geschorst door de voorzitter van de raad. De raad heeft in dit geval de mogelijkheid om het raadslidmaatschap vervallen te verklaren. Veel integriteitsschendingen zullen buiten het kader van artikel 15 Gemeentewet vallen. In die gevallen kan de raad zich slechts uitspreken over de situatie en eventueel een motie aannemen, tenzij er sprake is van strafbare feiten. Van strafbare feiten kan altijd aangifte worden gedaan. Is de burgemeester onderwerp van discussie, kan de raad via een motie oproepen om met de commissaris van de Koning in gesprek te gaan over het eventuele vertrek van de burgemeester. en kan een sanctie opleggen.

9

2.

Onderzoek van een integriteitsmelding 2.1 Inleiding Het kan voorkomen dat iemand een vermoeden van een integriteitsschending heeft. Het is belangrijk dat zorgvuldig met zo'n vermoeden wordt omgegaan als deze wordt gemeld en dat onderzoek op een juiste manier plaatsvindt. Ook moeten melder en degene(n) op wie de melding betrekking heeft, weten waar zij terecht kunnen en waar zij recht op hebben. Daarnaast is het essentieel dat communicatie helder en zorgvuldig is, richting betrokken partijen en daarbuiten. Hieronder wordt beschreven welke stappen worden gezet, indien is gebleken dat er sprake is van een vermoeden van een integriteitsschending dat mogelijk moet worden onderzocht. Voor een gedegen, respectvol en bruikbaar integriteitsonderzoek is een aantal zaken van belang: • een juiste beoordeling van de melding • een realistische en heldere onderzoeksopdracht • afspraken over tussentijdse terugkoppeling • een inschatting van de benodigde werkzaamheden en samenhangende kosten • afspraken over vertrouwelijkheid en publiciteit • er is een geldend protocol dat kan worden gevolgd • toepassing van hoor en wederhoor op gespreksverslagen en rapportages • streven naar onbevooroordeeldheid in het gehele onderzoek • verantwoording afleggen over de methode en de beoordeling van de melding.

2.2 Melding van een vermeende integriteitsschending 2.2.1 Melding doen bij de burgemeester Een raadslid, commissielid, een wethouder of een griffiefunctionaris kan een melding van een mogelijke integriteitsschending bij de burgemeester doen. Een griffiemedewerker die een melding over een politieke ambtsdrager overweegt, informeert bij voorkeur de griffier voordat hij zich tot de burgemeester wendt. Ook burgers, bedrijven of instanties kunnen twijfelen over het handelen van een politieke ambtsdrager. Zij kunnen daarvan melding doen via de gemeentelijke klachtenprocedure, bij het gemeentelijk Meldpunt Integriteit of rechtstreeks bij de burgemeester. Als een melding aan een andere persoon dan de burgemeester is gedaan, wordt de melding ter kennis gebracht aan de burgemeester. Ambtenaren die een melding over een politieke ambtsdrager overwegen, informeren bij voorkeur de gemeentesecretaris voordat zij zich tot de burgemeester wenden. Als de melder een werknemer is van de gemeente Haarlem, dan ondervindt de werknemer als gevolg van de melding geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie, als bedoeld in de 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'.

10

Een melding kan zowel mondeling (via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem), schriftelijk als persoonlijk worden gedaan door middel van een gesprek op locatie. Van een mondelinge of persoonlijke melding wordt een schriftelijk weergave gemaakt. 2.2.2 Melding over burgemeester doen bij presidium Als een melding is gericht tegen de burgemeester kan deze bij het presidium, via de griffier, worden gedaan. Een lid van het presidium voert in dat geval alle taken uit zoals hieronder zijn beschreven. 2.2.3 Anoniem melding doen De melder van een mogelijke integriteitsschending kan verzoeken om anonimiteit. Dat dit kan volgt uit de Wet bescherming klokkenluiders. Het anoniem melden van een integriteitsschending is mogelijk bij de burgemeester. De burgemeester is dan de enige die weet wie de melding heeft gedaan. Echter wanneer de melding daadwerkelijk tot een onderzoek leidt geeft dit beperkingen. Zo is het bijvoorbeeld voor onderzoekers niet mogelijk om nadere vragen te stellen aan de melder. Aan anonieme verklaringen wordt over het algemeen slechts aanvullende bewijskracht toegekend. Een anonieme verklaring is alleen toelaatbaar in combinatie met ander verifieerbaar bewijsmateriaal. De feiten in het onderzoeksrapport mogen niet alleen bestaan uit anonieme afgelegde verklaringen.

Wanneer een strafrechtelijk onderzoek wordt ingesteld, bestaat de mogelijkheid dat de identiteit van de melder alsnog bekend wordt. Het is raadzaam om een anonieme melder hier vooraf op te wijzen. 2.2.4 Melding wordt vertrouwelijk behandeld Een melding wordt zoveel als mogelijk vertrouwelijk behandeld. Dit betekent dat de identiteit van de melder niet bekend wordt gemaakt zonder zijn uitdrukkelijke schriftelijke toestemming (een vereiste van de Wet bescherming klokkenluiders). Voor de gevallen dat onderzoek zonder het prijsgeven van de identiteit van de melder niet mogelijk is en een andere ingang voor het onderzoek ontbreekt, kan de melding als 'niet onderzoekswaardig' worden aangemerkt. 2.2.5 Ontvangstbevestiging van de melding De ontvangst van een melding wordt binnen vijf werkdagen schriftelijk bevestigd. Aan de melder wordt verzocht om, in afwachting van de uitkomsten van een onderzoek, niet de publiciteit te zoeken met betrekking tot de melding. Dit, om de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager(s) te beschermen. 2.2.6 Melding door de burgemeester op eigen initiatief De burgemeester kan door eigen waarneming of door berichtgeving van buitenaf kennisnemen van een vermeende integriteitsschending. In die gevallen kan hij op eigen initiatief een melding opstellen, gebaseerd op zijn waarneming of op de berichtgeving van buitenaf.

2.3 Vooronderzoek door de burgemeester De burgemeester voert een vooronderzoek uit naar aanleiding van de melding. Dit vooronderzoek heeft tot doel om de burgemeester in staat te stellen om een afweging te maken of de melding voldoende aanleiding is om een nader feitenonderzoek te verrichten. Om een melding te (laten) onderzoeken, moet het om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan, dat is gebaseerd op eigen kennis of waarneming van de melder en niet op basis

11

van 'horen zeggen' of (vooral) ingegeven door de eigen (politieke) opvatting van de melder. Een goede en volledige integriteitstoetsing is noodzakelijk, alvorens een melding daadwerkelijk in behandeling wordt genomen. Om de onderzoekswaardigheid te kunnen bepalen vindt als eerste altijd een gesprek met de melder plaats. Ook een gesprek met degene op wie de melding betrekking heeft kan onderdeel uitmaken van het vooronderzoek. Een dergelijk gesprek vindt niet plaats indien de vermoedelijke schending ernstig is en eventueel vervolgonderzoek in gevaar kan komen als de betrokkene in dit stadium op de hoogte wordt gesteld. Van de gesprekken in het vooronderzoek wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt voor akkoord (of gezien) voorgelegd aan de gesproken personen. De gespreksverslagen worden opgenomen in het dossier van vooronderzoek. De burgemeester kan zich in het vooronderzoek laten ondersteunen door adviseurs. Dit kunnen zijn: de ambtelijk coördinator integriteit, een senior jurist, een adviseur bestuurlijke zaken of een externe deskundige. De objectiviteit en het draagvlak van de beoordeling door de burgemeester zijn erbij gebaat als bijvoorbeeld de gemeentesecretaris (bij bestuurders), of de griffier (raads- en commissieleden en griffiefunctionarissen) hierbij ondersteunt. Adviezen van ondersteuners aan de burgemeester worden bij voorkeur op schrift gesteld.

De burgemeester beoordeelt de melding aan de hand van de volgende toetsingscriteria/vragen: • de aard van het feit: welk vermoeden van een misstand wordt gemeld; is er sprake van een nietinteger handelen; is er (eveneens) sprake van een strafbaar feit; is een geschonden norm aan te wijzen, en is het signaal voldoende concreet; • de ontvankelijkheid van de melding: valt de gedraging binnen de (invloeds)sfeer van de gemeente; is de gemeente in staat om hier een oordeel te geven of onderzoek naar uit te voeren; zijn er procedures voor; • de ernst van de zaak: hoe ernstig is het gemelde handelen, gelet op het feit zelf, de omstandigheden, de (functie van de) persoon op wie de melding betrekking heeft en eventueel gevaar of de maatschappelijke/politieke gevoeligheid; weegt een onderzoek op tegen de eventuele gevolgen ervan; is het op een andere manier op te lossen om daarmee de schade zoveel mogelijk te beperken; • de valideerbaarheid van feiten en omstandigheden: zijn de relevante feiten en omstandigheden goed controleerbaar; zijn er voldoende aanknopingspunten en is de informatie voldoende gedetailleerd; zijn er goede onderzoeksmogelijkheden; zijn er bijvoorbeeld nog interne mogelijkheden om meer zicht te krijgen op de relevante feiten; • de positie van de melder, de persoon van de bron: hoe betrouwbaar is (de persoon van) de bron; heeft die voldoende kennis; staat het signaal of

zichzelf of zijn er uit meerdere bronnen signalen gekomen; spelen er politieke belangen mee; • de positie of de persoon van de ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft: kan het eventuele niet-integer handelen zijn verricht door de ambtsdrager in kwestie; was de ambtsdrager bijvoorbeeld wel op een plausibele positie op het moment van het niet-integer handelen; • de geloofwaardigheid / waarschijnlijkheid van de melding: is er een logisch verband tussen de feiten uit het signaal en de andere bekende feiten; • de actualiteit: hoe spoedeisend is de melding; hoe actueel is het signaal; betreft het een zittende politieke ambtsdrager of één uit het verleden; zijn de media er al bij betrokken.

12

2.4 Standpunt burgemeester na het vooronderzoek 2.4.1 Standpunt burgemeester op basis van bevindingen vooronderzoek Op basis van de bevindingen uit het vooronderzoek neemt de burgemeester een standpunt in naar aanleiding van de melding. Zijn standpunt neemt hij op in een verslag van vooronderzoek. Het standpunt van de burgemeester omtrent het gemelde vermoeden van een integriteitsschending is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en staat ook niet open voor bezwaar en beroep. De volgende uitkomsten zijn mogelijk: Geen feitenonderzoek 1. De burgemeester concludeert dat er geen grond is voor de verdenking dan wel dat de melding een kleinigheid betreft, onvoldoende betrouwbaar en concreet is en/of niet in redelijkheid onderzoekbaar is. Ook is het mogelijk dat er een ander traject van toepassing is, bijvoorbeeld een klachtenprocedure of een bezwaar- of beroepsprocedure. De uitkomst van het vooronderzoek kan daarnaast zijn dat het gemelde vermoeden van een integriteitsschending al eerder door de gemeente in behandeling is genomen en is afgedaan. Ook kan blijken dat er al bij onherroepelijke uitspraak over het niet integer handelen is geoordeeld. In dit geval volgt geen verder onderzoek. De burgemeester informeert de melder hierover en degene op wie de melding betrekking had door middel van toezending van zijn verslag van vooronderzoek.

Degene tegen wie de melding zich richt krijgt geen inzage in de identiteit van de melder, tenzij de melder hiervoor schriftelijk en uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. De melder en de betrokken politieke ambtsdrager kunnen binnen vier weken na ontvangst van het verslag van vooronderzoek, via de griffier, het presidium verzoeken te besluiten dat wel een feitenonderzoek noodzakelijk is. Het presidium besluit binnen vier weken na ontvangst van het verzoek over dit verzoek en kan het besluit eenmaal met twee weken verdagen. 2. Degene die onder verdenking is komen te staan erkent een schending te hebben begaan, de feiten zijn voldoende bekend en er is geen verder onderzoek nodig. In dit geval volgt geen verder onderzoek. De burgemeester informeert de melder hierover en degene op wie de melding betrekking had door middel van toezending van zijn verslag van vooronderzoek. Degene tegen wie de melding zich richt krijgt geen inzage in de identiteit van de melder, tenzij de melder hiervoor schriftelijk en uitdrukkelijk toestemming heeft verleend Feitenonderzoek 3. De burgemeester concludeert dat er grond is voor de verdenking en dat de melding ook anderszins onderzoekswaardig is, maar er is geen sprake van erkenning door de betrokkene. In dat geval stelt hij een verslag van vooronderzoek op, dat hij gezamenlijk met een concept onderzoeksopdracht voorlegt aan het presidium.

Het presidium treedt op als klankbord voor de burgemeester ten aanzien van het onderzoek, tenzij het presidium op grond van het verslag van vooronderzoek tot het oordeel komt dat er geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden en er geen feitenonderzoek nodig is. In dat geval vindt geen feitenonderzoek plaats.

13

De melder en de betrokken politieke ambtsdrager worden zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Het verslag van vooronderzoek wordt ingeval een feitenonderzoek volgt (nog) niet verstrekt. Als na het besluit van het presidium alsnog geen feitenonderzoek plaatsvindt, wordt het verslag van vooronderzoek aan beide partijen verstrekt. Degene tegen wie de melding zich richt krijgt geen inzage in de identiteit van de melder, tenzij de melder hiervoor schriftelijk en uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. 4. De burgemeester concludeert dat er grond is voor de verdenking, het vermoeden betreft een ernstige schending en het risico bestaat dat het informeren van de betrokkene het onderzoeksbelang zou schaden. In dit geval stelt de burgemeester een verslag van vooronderzoek op, dat hij gezamenlijk met een concept onderzoeksopdracht voorlegt aan het presidium. Het presidium treedt op als klankbord voor de burgemeester ten aanzien van het onderzoek, tenzij het presidium op grond van het verslag van vooronderzoek tot het oordeel komt dat er geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden en er geen feitenonderzoek nodig is. In dat geval vindt geen feitenonderzoek plaats. De melder wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Het verslag van vooronderzoek wordt ingeval een feitenonderzoek volgt (nog) niet verstrekt. De betrokken politieke ambtsdrager wordt (nog) niet op de hoogte gesteld.

Als na het besluit van het presidium alsnog geen feitenonderzoek plaatsvindt, wordt het verslag van vooronderzoek aan beide partijen verstrekt. Degene tegen wie de melding zich richt krijgt in dit laatste geval geen inzage in de identiteit van de melder, tenzij de melder hiervoor schriftelijk en uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. (Dit volgt uit de verplichtingen die de Wet bescherming klokkenluiders op dit punt stelt.) 2.4.2 Vermoeden van valse beschuldiging Bij het vermoeden van een opzettelijk valse beschuldiging onderneemt de burgemeester actie tegen de melder in de vorm van een feitenonderzoek. De persoon tegen wie opzettelijk valse beschuldigingen zijn gedaan, kan daarvan aangifte doen bij de politie. 2.4.3 Inhoud standpunt ingeval van verder onderzoek Indien het standpunt van de burgemeester inhoudt dat er een feitenonderzoek volgt, bevat het standpunt de volgende zaken: • de omschrijving van het handelen dat aanleiding is voor het onderzoek; • een opsomming van wat er tot nu toe is gebleken; • de mogelijkheid om betrokkene(n) en eventuele getuige(n) te horen; • over welke feiten en omstandigheden het onderzoek zich uitstrekt, alsmede dat het onderzoek zich gaandeweg tot andere feiten en omstandigheden kan uitstrekken; • het van toepassing zijnde onderzoeksprotocol, zijnde het onderhavige protocol.

2.4.4 Informatie aan de media Uitgangspunt is dat tijdens de afhandeling van een integriteitskwestie geen mededelingen worden gedaan aan media. Als het echt niet anders kan (overmacht), kan hangende een onderzoek informatie van procedurele aard worden gedeeld met de media en via de gemeentelijke kanalen. Dat kan informatie zijn over de stand en de voortgang van een onderzoek, alsmede wanneer de resultaten ervan kunnen worden verwacht. Pas als is gebleken dat een integriteitsschending is begaan, wordt over de kwestie verder naar buiten toe gecommuniceerd. De aard en inhoud van die communicatie is afhankelijk van het concrete geval. De privacy van betrokkene moet worden

14

gewaarborgd. Tegelijkertijd wegen transparantie en openbaarheid zwaar. Het is raadzaam om over de naar buiten te brengen informatie vooraf overleg te plegen met een communicatieadviseur van de raad. 2.4.5 Van een vermoedelijk strafbaar feit wordt aangifte gedaan Indien uit het vooronderzoek blijkt dat er sprake kan zijn van een strafbaar feit, dan kan de burgemeester hiervan aangifte doen bij de politie. Als het gaat om een vermoedelijk ambtsmisdrijf, dan is de burgemeester hiertoe verplicht. Vanaf dat moment wordt alle beschikbare informatie voorgelegd aan de politie, eventueel na overleg met de officier van justitie. Als sprake is van aangifte doet de burgemeester, na zorgvuldige afweging van belangen, al dan niet melding van het feit dat aangifte is gedaan aan de raad. Over de inhoud van de aangifte doet de burgemeester geen mededelingen; communicatie over de aangifte en het vervolg verloopt via politie en/of justitie. Het bestaan van een strafrechtelijk onderzoek naar een strafbaar feit laat onverlet dat de burgemeester een onderzoek als bedoeld in paragraaf 2.5 kan instellen.

2.5 Onderzoek Als een onderzoek naar aanleiding van de melding wordt uitgevoerd, vindt de uitvoering plaats van het onderzoek plaats met inachtneming van dit protocol. 2.5.1 Opdracht tot onderzoek De burgemeester geeft opdracht tot een feitenonderzoek. Aan de hand van de onderzoeksopdracht wordt bepaald welke expertise nodig is. Er kan worden gekozen voor een intern vervolgonderzoek of een extern vervolgonderzoek. De keuze voor het soort onderzoek is afhankelijk van diverse factoren, en is gebaseerd op de onderzoeksopdracht die wordt geformuleerd. Een extern onderzoeker moet in ieder geval over kennis van en feeling met de politiek-bestuurlijke context beschikken. Er wordt zoveel mogelijk gekozen voor een deskundige, professionele en onafhankelijke partij. Indien gewenst, worden meerdere offertes opgevraagd. Als het onderzoek door een externe onderzoeker wordt uitgevoerd, gaat de burgemeester schriftelijk een onderzoeksopdracht aan met de gekozen onderzoeker. De onderzoeker doet opgaaf van de te verwachten kosten/benodigde inzet van het onderzoek. Dit protocol is leidend, ook als procedures omtrent de wijze van onderzoek van de externe onderzoeker afwijken. De burgemeester blijft immers verantwoordelijk voor de manier waarop het onderzoek plaatsvindt, de informatievoorziening aan en de zorg voor alle betrokken partijen.

2.5.2 Regievoering en aansturing De burgemeester is de aangewezen persoon om ten aanzien van het onderzoek de regie te voeren. De regievoering en aansturing van een onderzoek vraagt om kennis en ervaring op het gebied van integriteitsonderzoek en enige juridische kennis. Ook moet voldoende kritisch en met voldoende tegenwicht worden gestuurd ten aanzien van de kwaliteit en het resultaat van het onderzoek. De

15

burgemeester kan zich - net als in het vooronderzoek - ook in het onderzoek laten ondersteunen door adviseurs. 2.5.3 Aandachtspunten in de voorbereiding van een onderzoek Bij het treffen van de voorbereidingen voor een onderzoek zijn de volgende aspecten van belang: • Het is belangrijk om te kunnen uitleggen waarom in het ene geval wel en in het andere geval geen onderzoek is ingesteld. • Er moet zorgvuldig worden omgegaan met de media zolang de ruimte bestaat om feiten te onderzoeken. De druk van de media kan ertoe leiden dat vroegtijdig politieke posities worden ingenomen. Zie voor de communicatie naar buiten toe het hiervoor gestelde in paragraaf 2.4.4. • Er wordt rekening gehouden met schade aan de reputatie van de politieke ambtsdrager bij de inrichting van het onderzoek en het vaststellen van de reikwijdte van het onderzoek. Er wordt de nodige zorgvuldigheid betracht tegenover zowel de eventuele schender als het slachtoffer.

2.5.4 Onderzoeksopdracht De onderzoeksopdracht bevat ten minste de volgende zaken: • de aanleiding van het onderzoek; • een duidelijk omschreven doel of opdracht; • de onderzoeksvragen; • afspraken over het gebruik van de in te zetten onderzoeksmethoden en/of eventueel de vermelding dat de burgemeester vooraf goedkeuring moet verlenen aan het gebruik van onderzoeksmethoden die door onderzoekers worden voorgesteld; • het onderzoeksprotocol dat van toepassing is; • het normenkader dat zal worden gehanteerd; • de bevoegdheden waarvan gebruik kan worden gemaakt; • de afbakening van het onderzoek (welke werkzaamheden worden wel van de onderzoekers verwacht en welke niet); • de (verwachte) duur/doorlooptijd van het onderzoek; • het beschikbare budget; • de feiten en omstandigheden die aanleiding kunnen zijn om het onderzoek tussentijds te beëindigen of uit te breiden; • de wijze van informatie-uitwisseling tussen de burgemeester en de onderzoeker over de voortgang en de vervolgstappen in het onderzoek; • afspraken over de openbaarheid/vertrouwelijkheid van informatie tijdens het onderzoek; • de eisen aan de vastlegging van onderzoekactiviteiten, gesprekken, beraadslagingen en andere activiteiten die van belang zijn voor het naderhand kunnen aantonen van de deugdelijkheid van het onderzoek; en • de wijze van rapportage aan de burgemeester en het eigenaarschap van de

onderzoeksgegevens. De onderzoeksopdracht geeft een heldere afbakening en biedt duidelijkheid aan zowel de onderzoekers als aan betrokkene. De onderzoeksopdracht wordt opgenomen in het uiteindelijke feitenrapport. Als er tijdens het onderzoek redenen zijn om de onderzoeksopdracht uit te breiden (de integriteitsschending kan bijvoorbeeld ingewikkelder of omvangrijker blijken), dan wordt dit nader schriftelijk vastgelegd. De burgemeester is verantwoordelijk voor de sturing op het onderzoek. 2.5.5 Kennisgeving aan betrokkene(n) over onderzoek Indien naar aanleiding van een melding een onderzoek wordt ingesteld, bevat de kennisgeving aan de betrokkene(n) op wie de melding betrekking heeft, in ieder de geval de volgende zaken:

16

• Een omschrijving van het handelen of het nalaten dat aanleiding is tot het instellen van een onderzoek (of welke vermoedens er richting de betrokkene zijn). • De mededeling dat het gerede vermoeden bestaat dat de betrokkene zich schuldig heeft gemaakt aan een integriteitsschending. • De mededeling dat betrokkene en eventuele getuige(n) kunnen worden gehoord. • De mededeling dat de betrokkene zich (op eigen kosten) kan laten bijstaan door een raadsman. • De naam van een contactpersoon gedurende het onderzoek. • Dat het onderzoek plaatsvindt volgens het protocol (als bijlage toegevoegd). • De namen van de onderzoeker(s) en contactgegevens. • De verwachte duur van het onderzoek. • De melding dat als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang zijn voor het bepalen van de omvang, aard en ernst van de integriteitsschending, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden. • De mededeling dat een uitnodiging voor een hoorgesprek met de onderzoeker(s) zal volgen. Hierover ontvangt betrokkene van de onderzoeker(s) een apart bericht. • De wijze waarop de betrokkene op de hoogte zal worden gehouden van de voortgang alsmede van de uitkomsten van het onderzoek. • Het belang van vertrouwelijkheid/geheimhouding gedurende het onderzoek.

2.5.6 Eisen aan het onderzoek Aan het onderzoek en de daarvoor in te zetten onderzoekers worden de volgende eisen gesteld: Zorgvuldigheid Het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden, inhoudende dat alle rechten en belangen (de belangen van de betrokkene, het belang van het onderzoek, het belang van de gemeentelijke organisatie, het college en de raad, de belangen van getuigen, melder en eventuele benadeelde(n)) worden gewogen; afwegingen worden zonder willekeur gemaakt. Subsidiariteit Bij iedere onderzoeksmethode wordt gekozen voor de minst ingrijpende variant. Proportionaliteit De keuze voor een onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang worden tegen elkaar afgewogen; de lasten voor betrokkene van de onderzoeksmethode moeten in verhouding staan tot de te dienen belangen (het onderzoeks- of organisatiebelang). Rechtmatigheid Het onderzoek wordt uitgevoerd binnen de mogelijkheden van de toepasselijke wet- en regelgeving; bewijs wordt niet onrechtmatig vergaard en de rechten en plichten van betrokken personen worden in acht genomen. Hoor en wederhoor Zowel de melder, degene tegen wie de melding zich richt als andere betrokkenen worden in staat gesteld te worden gehoord en in de gelegenheid gesteld hun eigen verhaal te vertellen.

Deskundigheid en professionaliteit De onderzoeker beschikt over de benodigde ervaring en expertise om de betreffende kwestie te kunnen onderzoeken, mede gelet op de complexiteit en/of gevoeligheid van de zaak; de onderzoeker heeft kennis van en voeling met de bestuurlijk-politieke context; in het onderzoek wordt zorgvuldig omgegaan met de media en het politieke krachtenveld.

17

Onafhankelijkheid De onafhankelijkheid en objectiviteit van de onderzoeker zijn gewaarborgd. Kostenefficiëntie Een onderzoek wordt kostenefficiënt opgezet en uitgevoerd; de burgemeester en de onderzoeker kunnen tot een tussentijdse beëindiging van een onderzoek besluiten als de kosten ervan niet (langer) opwegen tegen de te dienen doelen. De burgemeester kan besluiten een onderzoek niet voort te zetten, als de melder naar zijn oordeel een zorgvuig verloop van het onderzoek of het bewaren van de vertrouwelijkheid van de uitkomsten van het onderzoek bemoeilijkt of verhindert, of een nieuw feit of nieuwe omstandigheid bekend wordt, op grond waarvan de burgemeester alsnog tot het oordeel komt dat de melding kennelijk ongegrond is. 2.5.7 Vertrouwelijkheid/geheimhouding Er wordt met zeer vertrouwelijke informatie omgegaan en er worden zeer vertrouwelijke documenten vervaardigd. In het kader van de privacybescherming en vertrouwelijkheid van informatie is het dan ook van belang dat alleen informatie wordt verstrekt die noodzakelijk is of waar de betreffende persoon of personen recht op hebben.

Alle betrokkenen bij een onderzoek (betrokkene, getuige, melder, raadsman, vertrouwenspersoon etc.) wordt een geheimhoudingsverplichting opgelegd waarmee wordt vastgelegd dat zij vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de informatie die hen bekend is over de melding, de melder en betrokkene, het onderzoek of feiten uit het onderzoek. De vertrouwelijke informatie wordt verstrekt met behulp van communicatiemiddelen die voldoen aan de beveiligingseisen die gelden voor vertrouwelijke stukken. De burgemeester kan besluiten om op grond van de Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van stukken die hij aanbiedt aan het college, de raadscommissies en/of de raad. 2.5.8 Onderzoeksmethoden Bij het onderzoek kan gebruik worden gemaakt van de bevoegdheden die de resp. bestuursorganen van de gemeente Haarlem heeft. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, waaronder bijvoorbeeld de privacywetgeving. In het geval er sprake is van een externe onderzoeker die voor of namens de gemeente Haarlem optreedt, gelden dezelfde bevoegdheden, voor zover dat niet in strijd is met de wet- en regelgeving. Onderzoeksbevoegdheden kunnen per onderzoek verschillen en worden - zoveel mogelijk - van tevoren vastgelegd in de opdrachtverstrekking aan de onderzoeker.

De volgende onderzoeksmethoden zijn mogelijk: • het voeren van gesprekken met de melder en betrokkene (in het kader van hoor en wederhoor); • het voeren van gesprekken met getuigen of andere personen;  gesprekken worden gehouden door minimaal twee personen; • het raadplegen van diverse openbare bronnen (internet, sociale media, Kamer van Koophandel, Kadaster, etc.); • het raadplegen van gesloten, vertrouwelijke bronnen; • het doen van onderzoek in de (digitale) werkomgeving, zoals de computer, smartphone, tablet, en het bureau en/of de kast; dit vindt zoveel als mogelijk plaats in aanwezigheid van betrokkene, maar kan in het belang van het onderzoek ook buiten aanwezigheid van betrokkene en plaatsvinden;

18

• het onderzoeken van declaraties; • het onderzoeken van toegangsregistraties; • het onderzoeken van telecommunicatiegegevens (met uitzondering van afluisteren); • het observeren van locaties en/of de betrokkene, al dan niet met behulp van een camera; deze onderzoeksmethode kan worden gebruikt als gedragingen van iemand of de benodigde informatie niet rechtstreeks aan betrokkene of een derde kan worden gevraagd in het belang van het onderzoek; • het raadplegen van dossiers; waaronder ook dossiers op het gebied van interne administratie en bedrijfsvoering; • het raadplegen van geautomatiseerde (betalings)systemen om informatie veilig te stellen en te verstrekken; • het raadplegen van beveiligingscameraregistraties; • het raadplegen van e-mail, internetgebruik en communicatiemiddelen; zoals aard, volume en inhoud van het mailverkeer en de frequentie ervan, tijdsduur en soort websites bij internetgebruik op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming; zo nodig vindt overleg plaats met de Chief Information Security Officer Informatiebeveiliging van de gemeente Haarlem. 2.5.9 Horen van betrokkene Betrokkene wordt minimaal vijf werkdagen van te voren schriftelijk uitgenodigd voor een gesprek. In de uitnodiging wordt betrokkene op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het gesprek.

Hij wordt ook gewezen op zijn rechten en plichten. Bovendien wordt betrokkene geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Indien het onderzoek door externen wordt uitgevoerd, kan een functionaris in opdracht van de burgemeester aanwezig zijn bij het gesprek. Van het gesprek wordt een gespreksverslag opgemaakt. De betrokkene krijgt de gelegenheid zijn inbreng ten aanzien van het verslag te leveren, waarna het door beide partijen wordt ondertekend (voor akkoord dan wel voor gezien). Betrokkene krijgt na ondertekening van zijn verklaring een afschrift tot zijn beschikking. In uitzonderlijke gevallen kan - met instemming van beide partijen besloten worden om een gesprek op te nemen. De betrokkene wordt geïnformeerd dat de audioopname zo spoedig mogelijk en in ieder geval na de afronding van de zaak zal worden vernietigd. De opnamen blijven bewaard zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna worden de opnamen vernietigd. 2.5.10 Raadsman Betrokkene heeft het recht om een raadsman aanwezig te laten zijn als toehoorder bij het gesprek. In de uitnodiging voor het gesprek wordt betrokkene over deze mogelijkheid geïnformeerd. Het is aan de betrokkene hiertoe te besluiten. De raadsman kan betrokkene aanvullen bij het gesprek, maar betrokkene blijft gesprekspartner.

Een ander persoon (zoals bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of familielid) kan op verzoek ook bij het gesprek aanwezig zijn. De bijstand van een specifieke raadsman, vertrouwenspersoon of familielid kan geweigerd worden, wanneer er ernstige bezwaren tegen deze persoon rijzen, bijvoorbeeld door betrokkenheid bij de kwestie of belangenverstrengeling. Met deze mogelijkheid wordt uitermate terughoudend omgegaan. 2.5.11 Het verkrijgen van informatie van getuigen De onderzoeker heeft de bevoegdheid getuigen te (laten) verzoeken om informatie te verstrekken. Informatie die (mondeling of schriftelijk) aan de onderzoeker wordt verstrekt, kan worden gebruikt voor het feitenonderzoek. Het verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in: • verzoek tot het verstrekken van informatie m.b.t. feiten en/of omstandigheden;

19

• verzoek tot het ter beschikking stellen van en inzage geven in schriftelijke stukken en/of goederen. Een onderzoeker onthoudt zich te allen tijde van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van psychische en/of fysieke druk/dwang. Voor aanvang van het gesprek wordt de betreffende getuige zoveel mogelijk op de hoogte gesteld van de procedure, de aard en het doel van het gesprek. Verder wordt deze persoon geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Getuigen mogen een raadsman of vertrouwenspersoon (van binnen of buiten de organisatie) meenemen naar het gesprek. Van gevoerde gesprekken wordt een gespreksverslag opgemaakt. De geïnterviewde wordt in de gelegenheid gesteld om het verslag aan te vullen met het oog op een juiste weergave van het gesprek en krijgt het verslag ter ondertekening aangeboden. 2.5.12 Duur van het onderzoek De duur van het onderzoek is afhankelijk van verschillende factoren, zoals wederzijdse beschikbaarheid voor het voeren van gesprekken, beschikbaarheid van informatie enz. Uitgangspunt is om het onderzoek zo kort mogelijk te laten duren.

De termijnen die de Wet bescherming klokkenluiders aan het behandelen en afdoen van een melding van een vermoedelijke misstand stelt zijn in principe leidend: drie maanden met ingang van de dag waarop de ontvangstvestiging van de melding aan melder is verzonden, met de mogelijkheid van verlenging van drie maanden (mits hiervoor goede redenen zijn). In deze drie maanden zijn de acht weken van vooronderzoek inbegrepen. 2.5.13 Feitenrapportage Het is de taak van de onderzoeker het feitencomplex objectief vast te stellen en hierover te rapporteren. Na afronding van het feitenonderzoek wordt door de onderzoeker alle onderzoeksbevindingen en (een samenvatting van de) gespreksverslagen vastgelegd in een feitenrapport. Het feitencomplex en het onderzoek daarnaar dient zorgvuldig en objectief te worden vastgelegd. Schriftelijke vastleggingen zijn onder andere van belang voor de transparantie van het onderzoek en het zo nodig achteraf afleggen van verantwoording over (de wijze van) het onderzoek en genomen beslissingen. In het feitenrapport wordt tevens verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard en wordt getoetst aan relevante wet- en regelgeving. De onderzoeker legt het onderzoek objectief vast en onthoudt zich van persoonlijke meningen of oordelen.

De feitenrapportage bevat in ieder geval de volgende zaken: • de onderzoeksopdracht met eventuele uitbreidingen; • de begrenzingen en beperkingen van de onderzoeksopdracht; • de relevante wet- en regelgeving; • een beschrijving van ingezette onderzoeksmiddelen en de wijze waarop deze zijn ingezet; • een weergave van alle feiten en omstandigheden die betrekking hebben op het vermoedelijke niet-integer handelen; • alle schriftelijke (achterliggende) stukken; • de bevindingen op grond van het onderzoek; • de reactie van degenen die in het onderzoek zijn betrokken. Het feitenrapport wordt altijd geanonimiseerd (zonder gebruik van namen) en er worden geen integrale gespreksverslagen bijgevoegd (alleen de relevante delen daarvan worden gebruikt). De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke

20

toestemming van de melder. De melding wordt alleen openbaar gemaakt dan wel verstrekt aan derden indien de wetgeving dit verplicht. Voordat de onderzoeker de rapportage aanbiedt aan de burgemeester, stelt hij degene tegen wie de melding zich richt in de gelegenheid kennis te nemen van het rapport inclusief de bijlagen en daarop zijn reactie te geven. De onderzoeksrapportage wordt, inclusief de reactie van de betrokkene tegen wie de melding zich richt, aan de burgemeester aangeboden.

2.6 Conclusie van de burgemeester na het feitenonderzoek De burgemeester toetst of de conclusie van de feitenrapportage redelijkerwijs kan worden gedragen door de inhoud van het onderzoek. De burgemeester verbindt aan de bevindingen uit het onderzoek een conclusie, inhoudende of een integriteitsschending door degene(n) tegen wie de melding zich richt is vastgesteld. De burgemeester stelt betrokkene binnen twee weken na ontvangst van de onderzoeksrapportage schriftelijk op hoogte. De burgemeester informeert ook de melder schriftelijk. Getuigen worden in principe niet op de hoogte gehouden van afronding van het onderzoek. Mocht de burgemeester hier toch voor kiezen, dan worden zij in beperkte mate, globaal op de hoogte gesteld.

De door de burgemeester ingenomen eindconclusie omtrent het gemelde vermoeden van nietinteger handelen is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en staat derhalve niet open voor bezwaar en beroep.

2.7 Behandeling onderzoeksrapport door de raad De burgemeester informeert de raad, en in voorkomende gevallen de commissaris van de Koning, over de eindconclusie. Indien het onderzoeksrapport daartoe aanleiding geeft, wordt het door de burgemeester onder de oplegging van een verplichting tot geheimhouding conform de Gemeentewet aangeboden aan de raad. De raad behandelt het onderzoeksrapport in een - eventueel besloten - vergadering. De raad bepaalt of de geheimhoudingsverplichting wordt gehandhaafd of dat deze - geheel of gedeeltelijk kan worden opgeheven. De rad vormt zich op basis van het onderzoeksrapport een oordeel over (de gevolgen van) de bevindingen die daarin zijn opgenomen. De raad bepaalt of en zo ja, op welk moment wordt gecommuniceerd over het oordeel dat is gevormd.

2.8 Sanctioneren Als is vastgesteld dat een politieke ambtsdrager een integriteitsregel heeft overtreden kan dit tot een sanctie leiden. Deze sanctie moet proportioneel zijn. Een te lichte sanctie bij een ernstige

21

schending kweekt onbegrip en tast de geloofwaardigheid aan van zowel individuele ambtsdragers als bestuursorganen. Hetzelfde geldt voor een te zware sanctie op een lichte schending. In ons democratisch bestel is het aantal formele sanctiemogelijkheden voor volksvertegenwoordigers beperkt. Echter, ook een publiekelijk geuit blijk van afkeuring door (een meerderheid binnen) de raad over het feit dat een van de leden een regel heeft overtreden zal als een sanctie worden ervaren. Tegelijkertijd levert dit informatie op voor de burger, die bij volgende verkiezingen zijn stem moet bepalen. Bij het bepalen van een passende sanctie spelen de aard van de schending en de context waarbinnen die heeft plaatsgevonden een belangrijke rol. Schendingen die de zuiverheid van de besluitvorming– zoals daadwerkelijke belangenverstrengeling, corruptie en sommige kwesties rond het gebruik van informatie – raken aan de kerntaak van de politieke ambtsdrager en zijn dus een vorm van machtsmisbruik. Bij dergelijke schendingen passen in de regel zwaardere sancties. Het onvoldoende voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling of corruptie levert ook een integriteitsschending op, maar een veel lichtere. De zuiverheid van de besluitvorming is hier niet in het geding en machtsmisbruik is niet aan de orde; wel wordt het vertrouwen in de politiek geschaad.

Ook interpersoonlijke integriteitsschendingen zijn er in soorten en maten – van incidentele onheuse bejegening tot intimidatie en geweld. Nadat de aard van de schending is vastgesteld, moeten zowel verzwarende als verzachtende omstandigheden in kaart worden gebracht. Erkent de betrokkene dat hij/zij een schending heeft gepleegd? Was er sprake van naïviteit, van opzet of recidive? Is de politieke ambtsdrager onder druk gezet door partijgenoten of anderen? Hoe ernstiger de schending en hoe duidelijker de regel die is overtreden, hoe minder snel een bepaalde omstandigheid als verzachtend kan worden aangenomen. Blijkt uit het integriteitsonderzoek dat er sprake kan zijn van een strafbaar feit, dan kan de burgemeester hiervan aangifte doen bij de politie. Gaat het om een redelijk vermoeden van een ambtsmisdrijf, dan is de burgemeester hiertoe verplicht.

2.9 Evalueren en leren Raadsleden of wethouders maken gedurende hun politieke loopbaan hoogstens een beperkt aantal integriteitstrajecten mee, meestal zijdelings. De burgemeester en de griffier zullen meer ervaring opdoen, maar ook voor hen geldt: een integriteitstraject wordt nooit routine. Daarom is in de regel na afronding van een integriteitsvraagstuk een korte reflectie geboden – of de zaak nu al wordt afgerond na de beoordeling van een melding, nadat er vooronderzoek is verricht of pas na een integriteitsonderzoek dat al dan niet tot sanctionering heeft geleid. Bij complexere en/of ernstige zaken krijgt deze terugblik het karakter van een meer formele (schriftelijke) evaluatie. Dan is doorgaans ook een vorm van nazorg geboden. Na een raadsvergadering waarin de uitkomsten van een integriteitsonderzoek naar het handelen van een raads- of commissielid of wethouder zijn besproken, kan de burgemeester een evaluatiegesprek met betrokkene inplannen. 2.9.1 Leren van de grote lijn Eens per jaar maken de griffier en de gemeentesecretaris, eventueel met hulp van interne of externe deskundigen, ter bespreking in de raad en het college een geanonimiseerd overzicht van de lessen die getrokken kunnen worden uit adviezen die zijn gegeven en uit de resultaten van

22

integriteitsonderzoeken. Dat gebeurt op een manier die geen link naar specifieke personen mogelijk maakt. De afspraken in dit protocol alsmede de geldende gedragscodes worden eens per vier jaar door de fractievoorzitters, de griffier, de gemeentesecretaris, de burgemeester en de wethouders geëvalueerd, eventueel met hulp van deskundigen. Desgewenst worden de afspraken bijgesteld.

23

3.

Samenvatting van rollen en taken 3.1 Griffier • Is adviseur van de melder (als deze raadslid of commissielid is). • Is adviseur van het raadslid of commissielid waartegen de melding is gedaan. • De melder en degene tegen wie de melding gericht is melden zich allebei bij de griffier, • Is adviseur van de burgemeester als onderzoeker. • Is adviseur van de burgemeester als raadsvoorzitter. • Is verstrekker van bij de griffie aanwezige informatie ten behoeve van het onderzoek. • Is informant met betrekking tot een gebeurtenis die in de melding wordt genoemd (omdat hij erbij aanwezig was). • Is adviseur van het presidium of leden van het presidium. • Is adviseur van ambtenaren die het onderzoek uitvoeren. • Is informant over de strekking en doelstelling van het stappenplan. • De griffier signaleert zelf een integriteitsschending.

3.2 Burgemeester • Geeft, bij twijfel over een voorgenomen handeling van een raadslid, wethouder of de griffier, gevraagd en ongevraagd advies over de vraag of die handeling een schending zou opleveren. • Doet (c.q. laat doen), in geval van een vermoeden van een schending, vooronderzoek om vast te stellen of die verdenking grond heeft. • Geeft indien nodig opdracht voor een integriteitsonderzoek. • Bij een integriteitsonderzoek dat het handelen van een raadslid betreft: neemt als eerste kennis van de resultaten van het onderzoek. • Vormt een zwaarte-oordeel over een schending die is vastgesteld. • Informeert de raad over de onderzoeksresultaten en zijn zwaarte-oordeel. • Legt de onderzoeksresultaten en zijn zwaarte-oordeel voor aan de raad. • Bij een integriteitsonderzoek dat het handelen van een wethouder betreft: neemt als eerste kennis van de resultaten van het onderzoek. • Legt de onderzoeksresultaten voor aan de raad. • Neemt als eerste kennis van de resultaten van het onderzoek. • Legt de onderzoeksresultaten voor aan de griffier. • Doet zo nodig aangifte bij de politie. Bij alle bovenstaande stappen kan de burgemeester, indien hij/zij dat wenst, een beroep doen op interne of externe deskundigen.