4 CONCEPT onderzoeksprotocol RK 2024

ONDERZOEKSPROTOCOL Rekenkamer Haarlem 2024

1. Inleiding De Rekenkamer Haarlem doet onafhankelijk onderzoek naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur en beleid. Het doel hiervan is inzicht te geven in de resultaten van het gevoerde bestuur en beleid en waar zinvol hiervoor verbeterpunten/aandachtspunten te formuleren. De Rekenkamer ondersteunt hiermee de gemeenteraad in zijn kaderstellende en controlerende taak. Onderzoek door de Rekenkamer is feitenonderzoek, gericht op het geven van een evenwichtig en compleet beeld van het object van onderzoek. De Rekenkamer heeft niet als doel het onderzoeken van (signalen van) fraude of het functioneren van personen. De instelling en de taken van de Rekenkamer zijn geregeld de ‘Verordening gemeentelijke Rekenkamer Haarlem 2024’ en het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Rekenkamer van de gemeente Haarlem 2024’. 2. Onderwerpselectie De Rekenkamer selecteert nieuwe onderwerpen voor onderzoek in principe vanuit een groslijst.

De groslijst is niet statisch en wordt regelmatig geactualiseerd met de inbreng van de leden en van de klankbordgroep van gemeenteraadsleden De onderwerpen worden beoordeeld op de onderstaande selectiecriteria: - passendheid: het onderwerp past binnen de taakopdracht en bevoegdheden van de Rekenkamer; - relevantie: het onderwerp is van substantieel maatschappelijk, financieel of bestuurlijk belang; - opbrengst: het onderzoek is toekomst- en verbetergericht; van het resultaat worden leereffecten verwacht. Daarnaast worden ook de volgende criteria gehanteerd: - Het onderwerp is niet gepland of recent onderzocht door het college (zogenoemd 213aonderzoek). - Bij de afbakening van het onderzoeksonderwerp wordt de reikwijdte van het onderzoek afgestemd op het beschikbare budget, zodat voldoende diepgang kan worden bereikt. De secretaris doet vooronderzoek naar geselecteerde onderwerpen en toetst op de criteria, om de leden te ondersteunen bij hun keuze. Het vooronderzoek kan ook leiden tot besluit het onderzoek niet uit te voeren. 3. Uitvoering van het onderzoek Eisen De Rekenkamer hanteert onderstaande eisen bij het uitvoeren van onderzoek: - Zorgvuldigheid: nauwgezette gegevensverzameling en inzet van effectieve onderzoeksmethoden; - Objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van verifieerbare gegevens, neutrale toonzetting en rapportage;

-

Transparante oordeelsvorming: de beoordeling wordt gebaseerd op feitelijke bevindingen.

Rol van de Rekenkamerleden en de secretaris De Rekenkamer is samen met de secretaris en eventueel een extern onderzoeksteam verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderzoek. De voornaamste taken van de secretaris van de Rekenkamer, daarbij op inhoud begeleid door de leden, zijn: - begeleiden van het vooronderzoek en opstellen van de onderzoeksopzet en het plan van aanpak; - inhuur van externe ondersteuning en het beoordelen van de offertes van externe bureaus; - periodiek inhoudelijk overleg met de onderzoekers; - contact tussen onderzoekers en organisatie leggen en begeleiden - bewaking van de planning en het budget; actief sturen op tijd, geld en doelgerichtheid; - becommentariëren van concepten alvorens deze worden voorgelegd aan de Rekenkamer. Start van het onderzoek Nadat de Rekenkamer een onderzoeksonderwerp heeft vastgesteld, wordt door de secretaris een onderzoeksopzet gemaakt met daarin tenminste: - inleiding, aanleiding en afbakening; - doelstelling van het onderzoek, centrale vraagstelling en deelvragen; - planning, budget en wijze van uitvoering van het onderzoek. Deze opzet dient als basis voor de uitvraag bij één of meer onderzoeksbureaus Buro inhuren De bureaus met de meest aansprekende offerte worden uitgenodigd voor een toelichting.

Bij de selectie neemt de Rekenkamer het volgende mee: - de kwaliteit van het voorstel en de kosten/kwaliteit verhouding; - inhoudelijke expertise over het onderwerp en de deskundigheid van de onderzoeker(s); - ervaring met Rekenkameronderzoek; - uitvoering in lijn met de planning van de Rekenkamer, - geen recente opdrachten voor het college of de ambtelijke organisatie. Bij (externe) uitvoering van het onderzoek gelden de volgende uitgangspunten: - Het inkoopbeleid van de gemeente Haarlem vormt de leidraad bij de inkoop van expertise door de Rekenkamer. - Bij de verwerking van persoonsgegevens werkt de Rekenkamer in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). De werkwijze is beschreven in de een privacyverklaring die op de website staat. - De eindverantwoordelijkheid en de regie van het onderzoek blijven bij de Rekenkamer - Belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek worden door de Rekenkamer genomen - De secretaris is verantwoordelijk voor aansturing van de voortgang van het onderzoek en vormt voor alle betrokkenen het eerste aanspreekpunt. De gekozen offerte van het onderzoeksbureau dient vervolgens plan van aanpak, op basis waarvan het onderzoek van start gaat.

Medewerking organisatie Ambtenaren, leden van het gemeentebestuur en externen die onder verantwoordelijkheid vallen van het gemeentebestuur zijn gehouden aan het onderzoek hun medewerking te verlenen. Ook is de

Rekenkamer bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. De secretaris voert een startgesprek met de voor het te onderzoeken domein verantwoordelijke ambtenaren en informeert de verantwoordelijk wethouder. In het startgesprek worden in ieder geval de aanpak van het onderzoek, de werkwijze van de Rekenkamer en voor zover reeds beschikbaar de lijst van relevante documenten en de lijst van te interviewen personen besproken. De gemeentelijke organisatie wordt gevraagd een contactpersoon voor de Rekenkamer te benoemen. 4. Rapportage en wederhoor De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een nota van bevindingen. De nota van bevindingen van een extern bureau omvat geen conclusies en aanbevelingen; die schrijft de Rekenkamer. Het bureau kan wel een aanzet geven. Ambtelijke wederhoor De nota van bevindingen wordt voor ambtelijke wederhoor voorgelegd aan de gemeentelijke organisatie. De organisatie wordt zo in de gelegenheid gesteld de weergave van de verstrekte feitelijke informatie te beoordelen. De reactietermijn gaat in overleg en bedraagt min. drie weken. Indien de ambtelijke wederhoor naar de mening van de Rekenkamer daartoe aanleiding geeft wordt nota van bevindingen gewijzigd.

Na afronding van de ambtelijke wederhoor formuleert de Rekenkamer conclusies en aanbevelingen, die worden opgenomen in het concept-rapport. Bestuurlijke wederhoor Het concept-rapport wordt na vaststelling in de Rekenkamer aan het college voorgelegd voor bestuurlijke wederhoor. Indien mogelijk en gewenst worden de rapportage en de conclusies en aanbevelingen mondeling aan het college toegelicht. De reactietermijn voor de bestuurlijke wederhoor wordt vastgesteld in overleg, maar zo spoedig als mogelijk. Rapport Na ontvangst van de bestuurlijke reactie formuleert de Rekenkamer als daar aanleiding toe is een nawoord en kan het rapport worden afgerond. Het rapport bestaat uit de nota van bevindingen, de integrale bestuurlijke reactie en het nawoord. Na vaststelling van het rapport door de Rekenkamer wordt het aangeboden aan de raad voor behandeling. De stukken worden daarmee ook openbaar. De behandelwijze door de raad van een document afkomstig van de Rekenkamer hangt af van de inhoud: Bij rapporten met aanbevelingen bereidt de secretaris het raadsbesluit voor door het opstellen van een raadsstuk en zal het rapport als adviesstuk, aan de desbetreffende vakinhoudelijke raadscommissie worden aangeboden. De vakcommissie besluit of en hoe het rapport in de raad wordt behandeld. Adviesbrieven worden als bespreekpunt aangeboden bij de desbetreffende vakcommissie.

Rapporten zonder aanbevelingen, informatiebrieven, jaarverslag/jaarplan en overige producten worden ter kennisname aangeboden. Bij het verschijnen van een rapport met aanbevelingen zal de voorzitter van de Rekenkamer of een daartoe aangewezen lid de gelegenheid krijgen om het bij behandeling in de vakinhoudelijke

raadscommissie(s) en de raad kort toe te lichten. Na die toelichting kunnen raadsleden vragen stellen. 5. Aanbevelingen Alle door de raad overgenomen aanbevelingen uit een onderzoek worden door de secretaris geregistreerd en moeten door de raad -overeenkomstig de werkwijze bij afdoening van moties en toezeggingen- worden afgedaan. De schriftelijke afdoeningen van het college worden aan de Rekenkamer voorgelegd voor een beoordeling van de afdoening. Deze beoordeling wordt samen met de afdoening van het college aangeboden aan de vakinhoudelijke raadscommissie. De raad beslist of zij akkoord gaat met de wijze van afdoening gelezen de beoordeling. 6. Externe Communicatie De Rekenkamer heeft een pagina op de website van het gemeentebestuur van Haarlem. Op deze website publiceert de Rekenkamer rapporten, brieven en overige publieke informatie. Bij publicatie van een rapport kan een persbericht worden uitgestuurd en/of een persconferentie worden georganiseerd. 7. Evaluatie Na afloop van elk onderzoek vindt een interne evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de Rekenkamer en eventueel de betrokken onderzoekers teruggeblikt en bezien welke lessen kunnen worden getrokken voor toekomstige onderzoeken. De Rekenkamer evalueert ook jaarlijks tijdens een strategische sessie in december haar eigen functioneren in het algemeen.