4 Bijlage C Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
Tekst van het document
Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
(O.b.v. Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten versie 2.52 d.d. 06-01 2025)
1.
Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
Gemeente Haarlem, waarvan het college van Burgemeester en Wethouders de verwerkingsverantwoordelijke is, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw A. Bodaar, Afdelingsmanager Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen, en KG Parkmanagement, gevestigd te Haarlem, KVK-nummer 34235732 verder te noemen Verwerker, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer E.A. van Dijk, Directeur, hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen” Overwegen het volgende: a) Partijen hebben op 14 oktober 2025 de ‘Overeenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031’, hierna Hoofdovereenkomst, afgesloten, op grond waarvan Verwerker de volgende dienst(en) levert aan de Verwerkingsverantwoordelijke: het uitvoeren van alle noodzakelijke werkzaamheden t.b.v. de uitvoering van de draagvlakmeting BIZ-Waarderpolder 2027-2031; NB. De ‘Verwerkersovereenkomst Uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031’ en ‘het Reglement Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031’ zijn beide onderdeel van de nota Overeenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031’ die op 14 oktober 2025 vastgesteld is door het College van B&W’.
b) Verwerker verwerkt voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst Persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke; c) Op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing; d) Partijen willen in aanvulling op de AVG en de UAVG de volgende afspraken over de verwerking van Persoonsgegevens vastleggen in deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst); En komen het volgende overeen: Artikel 1 Definities 1.1 Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis. 1.2 Bijlagen: aanhangsels bij deze Verwerkersovereenkomst, die onlosmakelijk deel uitmaken van deze Verwerkersovereenkomst. Artikel 2 Ingangsdatum en duur 2.1 Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat de Hoofdovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij Partijen anders overeenkomen. 2.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat Verwerker de verwerking van Persoonsgegevens op grond van de Hoofdovereenkomst heeft beëindigd en de afspraken over het teruggeven en/of wissen van Persoonsgegevens zijn nagekomen. 2.3 Wanneer Partijen een (nieuwe) Verwerkersovereenkomst overeenkomen, betekent dat dat de oude Verwerkersovereenkomst komt te vervallen.
Artikel 3 Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst 3.1 Verwerker verwerkt de door of via Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst en uitsluitend overeenkomstig schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of
Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
2
3.2
lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis stellen, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. De door Verwerker uit te voeren verwerkingen staan beschreven in tabel 1 van Bijlage 1.
Artikel 4 Inhoudelijke afspraken 4.1 Beveiligingsmaatregelen Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De wijze waarop Verwerker de passende technische en organisatorische maatregelen aantoont, staat in Bijlage 2. 4.2 Audits Verwerker verleent alle benodigde medewerking aan audits uitgevoerd door een gecertificeerde auditor over de nakoming van de afspraken binnen deze Verwerkersovereenkomst en Bijlagen, tenzij Verwerker door middel van een geldige certificering, die periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst, heeft aangetoond dat Verwerker de gemaakte afspraken nakomt. De kosten van deze audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke (zowel eigen kosten als kosten van Verwerker), tenzij de auditor één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Verwerker constateert die ten nadele zijn van Verwerkingsverantwoordelijke. 4.3 Verwerking buiten de EER Verwerker mag Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (laten) verwerken wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 45 of 46 AVG. Wanneer er sprake is van een verwerking buiten de EER, dan stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf op de hoogte.
4.4 Geheimhouding Personen die werken voor (sub)Verwerker en (sub)Verwerker zelf, moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Verwerker en subverwerkers hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding. 4.5 Subverwerkers De ten tijde van het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst bekende subverwerkers vermeldt Verwerker in tabel 3 van Bijlage 1. Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij algemene toestemming voor de inschakeling van subverwerkers. Verwerker houdt na de start van de werkzaamheden Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de beoogde inschakeling van nieuwe subverwerkers. Bij de inschakeling van subverwerkers blijven de artikelen 28.2 en 28.4 AVG onverkort van kracht. 4.6 Rechten van betrokkenen Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen. 4.7 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke werkt Verwerker altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.
Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
3
Artikel 5 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens 5.1 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker vermeldt hierbij voor zover bekend de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen. 5.2 In geval van een Inbreuk neemt Verwerker zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen en houdt de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan voortdurend op de hoogte. 5.3 Verwerker heeft een gedetailleerd logboek van de Inbreuken en de maatregelen die op Inbreuken zijn genomen. Verwerkingsverantwoordelijke mag dat inzien, wanneer deze daarom vraagt. 5.4 Verwerkingsverantwoordelijke beslist of de Inbreuk moet worden gemeld bij de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Artikel 6 Aansprakelijkheid 6.1 Eventuele in de Hoofdovereenkomst overeengekomen beperkingen van de aansprakelijkheid hebben ook betrekking op de Verwerkersovereenkomst.
Artikel 7 Beëindigen verwerkersovereenkomst 7.1 Partijen moeten in de Hoofdovereenkomst afspraken maken over de beëindiging van de Hoofdovereenkomst en de daaruit voortvloeiende teruggave en wissing van Persoonsgegevens. 7.2 De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst. Artikel 8 Overige bepalingen 8.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één Partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan dezelfde bevoegde rechter als genoemd in de Hoofdovereenkomst. Ondertekening Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Ingangsdatum 14 oktober 2025 Gemeente Haarlem De burgemeester van Haarlem namens deze:
KG Parkmanagement
A. Bodaar Afdelingsmanager Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen
E.A. van Dijk Directeur
plaats: Haarlem datum:
plaats: Haarlem Datum:
namens deze:
Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
4
Bijlage 1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens, contactgegevens partijen en overzicht ingeschakelde sub-verwerkers 1.
Naam verwerking, doeleinden categorieën van betrokkenen, categorieën persoonsgegevens en eventuele doorgifte naar derde landen.
Naam verwerking/Welke dienst en/of product
Verwerkingsdoeleinden
Categorieën van Betrokkenen
Uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
Alle werkzaamheden die nodig zijn voor het uitvoeren van de draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
Bijdrageplichtigen / gebruikers/ eigenaren van de objecten (panden) in de Waarderpolder
2.
(Bijzondere) Persoonsgegevens
•
Objectnummer
•
Adres WOZ-object
•
Subjectnummer eigenaar
•
NAW-gegevens eigenaar object
•
Subjectnummer gebruiker
•
NAW-gegevens Gebruiker Object
•
WOZ-waarde object
•
OZBG-waarde
Verwerkings -locatie
EER
Contactgegevens
Contactpersoon Verwerkingsverantwoordelijke Naam: Functionaris Gegevensbescherming Contactgegevens: fg@haarlem.nl (NB: Ook buiten kantooruren)
Contactpersoon Verwerker (NB: Ook buiten kantooruren)
Contactgegevens IBD
Namens afdeling ECDW/ gemeente Haarlem: Ruud Meijer: 06-46215099/ r.meijer@haarlem.nl, Linda Schouten: 06- 46215248/ schouten@haarlem.nl Naam: E.A van Dijk Contactgegevens: 023-5257826 0653342177 BertvanDijk@parkmanagement.nl of 0641120140 (Kees Goedknegt) keesgoedknegt@parkmanagement.nl Telefoonnummer: 070-204 55 11 e-mailadres : privacy@vng.nl
NB: Substantiële wijzigingen in bovenstaande tabel geven partijen op korte termijn aan elkaar door.
Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
5
Bijlage 2: Aantonen passend niveau van beveiliging Normenstelsel KG Parkmanagement BV verwerkt de gegevens als volgt: •
•
• •
KG Parkmanagement BV heeft adequate organisatorische maatregelen genomen om de gegevens te beveiligen en kan dat aantonen. Er zijn maatregelen genomen voor de inrichting van de organisatie en voor het verwerken van persoonsgegevens, zoals toekenning en deling van de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, instructies, trainingen en geheimhoudingsplichten. De gegevens die KG Parkmanagement BV van Gemeente Haarlem ontvangt ten behoeve van het project uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031 zijn alleen toegankelijk voor de medewerkers van KG Parkmanagement BV die werkzaam zijn aan dit project. De gegevens worden door Gemeente Haarlem via veilige mail (Zorgmail) toegestuurd naar de mailbox van de projectleider van KG Parkmanagement BV. Deze mailbox is alleen toegankelijk voor de projectleider. Vervolgens worden de gegevens op een server opgeslagen in een vergrendeld gedeelte. Dit gedeelte van de server is alleen toegankelijk voor de medewerkers van KG Parkmanagement BV die werkzaam zijn aan de uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031. De gegevens worden na afloop van het project vernietigd door KG Parkmanagement BV. Datalekken worden conform wetgeving AVG gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Toereikendheid De toereikendheid van de informatiebeveiliging blijkt uit het volgende: •
• •
De toereikendheid van de informatiebeveiliging blijkt uit eigen controles en eigen mededelingen. Personen die werken voor KG Parkmanagement BV moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor KG Parkmanagement BV hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend. NB: Uit de certificering/periodieke externe controles/audits of uit de eigen controles/beschrijvingen blijkt of kan worden afgeleid dat de beveiliging passend is bij de verwerking(en) genoemd in Bijlage 1. NB2: Substantiële wijzigingen in het bovenstaande en achteruitgang van de voorwaarden geven partijen op korte termijn aan elkaar door.
Verwerkersovereenkomst uitvoering Draagvlakmeting BIZ Waarderpolder 2027-2031
6