4 Bijlage 3 Vereenvoudiging vergunningprocedure foto en filmopname (201071685)

Oplegvel Collegebesluit Onderwerp

Portefeuille mr. B. B. Schneiders Auteur Mevr. J.H.L.M. de Dood Telefoon 5113788 E-mail: j.d.dood@haarlem.nl VVH/OV Reg.nr. 2010/71685 Te kopiëren: B & W-vergadering van 15 juni 2010

Vereenvoudiging vergunningprocedure foto- en filmopnamen

DOEL: Besluiten Artikel 14 APV luidt: Het is verboden zonder vergunning van het college de weg of een weggedeelte anders te gebruiken dan overeenkomstig de publieke functie daarvan. Het maken van foto- of film-opnamen op de weg is op grond van dit artikel onder bepaalde omstandigheden vergunningplichtig. Het doel van deze nota is het beleid voor de vergunningverlening vast te leggen. Het college is bevoegd tot vergunningverlening en daarom ook tot het vaststellen van beleidslijnen.

B&W Het college besluit: 1. Foto- of filmopnamen onder te verdelen op grond van de omvang, aard en duur van de foto- of filmopnamen en benodigde ruimte op de weg conform bijlage 1. 2. Algemene regels vast te stellen voor de categorieën 0 en A zoals genoemd in bijlage 2. Categorie 0 wordt daarbij vergunningsvrij en categorie meldingsplichtig. 3. Het mogelijk te maken dat voor de categorie A indien nodig aanvullende regels te stellen voor een ordelijk verloop van de opnamen. 4. Op grond van artikel 2 lid 2 APV de indieningtermijn voor (middel)grote opnames (categorie B) op 4 weken en voor omvangrijk opnames (categorie C) op 8 weken van tevoren te zetten. Meldingen (categorie A) kunnen tot 2 weken van tevoren ingediend worden. 5. Het besluit heeft beperkt positieve financiële consequenties 6. Het besluit van het college wordt ter informatie gestuurd aan de commissie Ontwikkeling

Collegebesluit Onderwerp: Vereenvoudiging vergunningprocedure foto- en filmopnamen Reg. Nummer: 2010/71685 1. Inleiding De gemeente Haarlem vindt het belangrijk voor de promotie van de stad om mee te werken aan het maken van filmopnamen in de stad. Tot nu toe zijn hier geen beleidsregels voor opgesteld. In het kader van terugdringen van administratieve lasten wil het College het maken van filmopnamen vereenvoudigen. Het college van B&W is bevoegd om algemene regels te stellen voor bepaalde categorieën van activiteiten zodat deze vergunningsvrij worden of meldingsplichtig, zodat deze sneller en eenvoudiger afgehandeld kunnen worden. Deze nota is bedoeld voor: 1. het vastleggen van bepaalde categorieën foto- en filmopname; 2. het vaststellen van algemene regels voor niet vergunningplichtige opnamen; 3. het vaststellen van de indieningstermijnen. 2. Besluitpunten college Het college besluit: 1. Foto- of filmopnamen onder te verdelen op grond van de omvang, aard en duur van de foto- of filmopnamen en benodigde ruimte op de weg conform bijlage 1. 2. Algemene regels vast te stellen voor de categorieën 0 en A zoals genoemd in bijlage 2. Categorie 0 wordt daarbij vergunningsvrij en categorie meldingsplichtig. 3. Het mogelijk te maken voor de categorie A indien nodig aanvullende regels te stellen voor een ordelijk verloop van de opnamen. 4.

Op grond van artikel 2 lid 2 APV de indieningtermijn voor (middel)grote opnames (categorie B) op 4 weken en voor omvangrijk opnames (categorie C) op 8 weken van tevoren te zetten. Meldingen (categorie A) kunnen tot 2 weken van tevoren ingediend worden. 5. Het besluit heeft beperkt positieve financiële consequenties 6. Het besluit van het college wordt ter informatie gestuurd aan de commissie Ontwikkeling 3. Beoogd resultaat Lastenverlichting voor ondernemingen, die foto of filmopnamen in Haarlem willen maken en heldere vergunningprocedures voor foto en filmopnamen. 4. Argumenten 1.1. Het onderverdelen van filmopnamen in categorieën betekent snellere afhandeling van kleinere opnames. Het verdelen van foto- of filmopnamen in vier categorieën biedt de mogelijkheid om procedures daarop af te stemmen. Kleinere opnames kunnen sneller afgehandeld worden dan de grootschalige opnames. 2.1 Voor kleinschalige activiteiten wordt de vergunningplicht afgeschaft, dit levert lastenverlichting op. In principe moet er voor elke activiteit op de openbare weg een vergunning worden afgegeven als het niet in overeenstemming is met de publieke functie daarvan. 1

Het maken van foto- of filmopnamen valt daar ook onder. De activiteit is vaak dusdanig beperkt dat de publieke functie van de weg er niet door wordt belemmerd. Ondernemers hoeven dan geen vergunning aan te vragen, zolang de opnames voldoen aan de criteria en zij zich aan de algemene regels houden. Dat betekent lastenverlichting voor het bedrijfsleven. 2.2 Voor reguliere opnames is een meldingsplicht voldoende, dit levert lastenverlichting op. Veel opnames bijvoorbeeld voor enkele scènes of commercials zijn vrij eenvoudig af te handelen. Ook hierbij kan gebruik worden gemaakt van de algemene regels. Toch is het wel goed om zicht te houden op deze opnames, omdat ze bijvoorbeeld niet samen kunnen gaan met andere geplande activiteiten zoals evenementen of markt e.d. Daarom is het voorstel hier een meldingsplicht voor in te voeren. Mocht er na toetsing blijken dat de opnames op de betreffende locatie op dat tijdstip niet mogelijk zijn of alleen onder bepaalde voorwaarden, dan kan dat tijdig doorgegeven worden aan het bedrijf. Er hoeft echter geen vergunning voor afgegeven te worden. Ook dit betekent lastenverlichting voor het bedrijfsleven. De APV biedt de mogelijkheid algemene regels te maken voor de vergunningsvrije en meldingsplichtige activiteiten.

De algemene regels hebben tot doel er voor te zorgen dat overlast door foto- en filmopnames beperkt blijft, de openbare orde niet wordt verstoord en de verkeersveiligheid gewaarborgd blijft. 3.1. Uit oogpunt van veiligheid kunnen aanvullende voorwaarden nodig zijn. Voor de meldingsplichtige activiteiten kan het soms nodig zijn om uit oogpunt van veiligheid of openbare orde extra voorwaarden bovenop de algemene regels te stellen. Hier zal terughoudend mee omgegaan worden. 4.1. Voor grootschalige filmopnames kan het nodig zijn tijdig op de hoogte te zijn, zodat benodigde maatregelen (ter voorkoming van overlast) kunnen worden genomen. De standaardtermijn voor het indienen van aanvragen op grond van de APV is vier weken. Het college kan daar van afwijken. De termijn kan verlengd worden tot maximaal 8 weken. Voor grootschalige filmopnames, waarbij veel komt kijken en veel geregeld moet worden uit oogpunt van openbare orde en veiligheid, maar ook om overlast te beperken en om de opnames fysiek mogelijk te maken, is een termijn van 4 weken dan tekort. Daarbij speelt ook mee dat de vergunning op tijd verleend moet worden om burgers nog de mogelijkheid te bieden in bezwaar te gaan ofwel de juiste voorlichting te geven. Voor meldingen is het voldoende als deze 2 weken van tevoren in gediend worden.

Dan kan er indien nodig nog overleg gepleegd worden met de indiener van de melding mochten er problemen te verwachten zijn. 5.1. Het invoeren van een legesplicht draagt bij aan de kostendekkendheid van het produkt. Na inwerktreding van de beleidsregels kunnen leges geïnd worden, de opbrengst hiervan zal naar verwachting beperkt zijn. De mogelijkheid leges te heffen is in de laatste aanpassing van de legesverordening al meegenomen. De opbrengsten in relatie tot de kostendekkendheid zal nader geëvalueerd worden. 5. Kanttekeningen 2

2.1. Afschaffen van vergunningplicht voor kleinschalige activiteiten betekent dat deze niet getoetst worden en burgers hier niet vooraf informatie over krijgen. Het loslaten van de vergunningplicht voor deze activiteiten betekent dat er geen toets meer plaatsvindt op de activiteiten. Ook is er geen mogelijkheid voor burgers en andere bedrijven om via de vergunning te vernemen wat er wanneer en waar gebeurt. De betreffende activiteiten zijn echter dusdanig kleinschalig en zo weinig ingrijpend dat dat ook niet nodig is. Het verschuiven van de activiteiten in tijd en/of plaats zal als dat nodig is (bijvoorbeeld bij overlap met andere activiteiten) meestal vrij eenvoudig kunnen geschieden. Door het stellen van de algemene regels wordt overlast al (tot een minimum) beperkt. 2.2. De grens tussen meldingsplichtige activiteiten en vergunningvrije voor reguliere opnames is moeilijk te leggen. De grens tussen meldingsplichtige en vergunningplichtige opnames zal soms niet heel duidelijk liggen. De criteria zijn echter van dien aard dat ze wel goed te hanteren zijn. Bij twijfelgevallen zal in overleg met de aanvrager of indiener worden getreden om te kunnen bepalen of er sprake is van een melding of een vergunningsplicht.

Indien bepaalde onderdelen vaker aanleiding geven tot vragen of iets al dan niet onder de meldingsplicht valt, zal daar een toelichting over gegeven worden op de website van de gemeente Haarlem, zodat bedrijven hierop kunnen anticiperen en het ook voor derden zoveel mogelijk duidelijk is. 4.1. Het vaststellen van termijnen voor aanvragen levert beperkingen op voor de aanvragers. Filmopnames worden soms op het laatste moment gepland. Dan is het niet altijd mogelijk om binnen de termijn de aanvraag of melding in te dienen. Dat betekent echter niet dat de aanvraag of melding niet in behandeling genomen wordt. Het is echter ook niet te garanderen dat de aanvraag of melding tijdig afgehandeld kan worden. Daar zal wel naar gestreefd worden als er een goede reden is waarom de aanvraag of melding niet eerder ingediend kan worden. Dit zal naarmate de opname grootschaliger is echter minder voorkomen omdat daar door de aanvrager dusdanig veel voor geregeld moet worden dat men de termijn van 4 respectievelijk 8 weken van te voren wel kan halen. 6. Uitvoering De categorie-indeling, de procedures en de algemene regels worden op de website van de gemeente Haarlem bekendgemaakt. Bekende aanvragers krijgen per brief bericht van de wijzigingen. Voor de meldingen van de categorie A-opnames wordt een formulier gemaakt. De locatie wordt dan geregistreerd. 7.

Bijlagen Bijlage 1: Categorie-indeling van de foto- en filmopnames Bijlage 2: Algemene regels voor vergunningvrije en meldingsplichtige opnames

Het college van burgemeester en wethouders de secretaris

de burgemeester

3

Bijlage 1 Onderverdeling voor foto- en filmopnames Categorie 0 (geheel vrij): Kleinschalige foto- of filmopnames  tussen 0.6.00 uur ‘s ochtends en 22.00 uur ’s avonds  met een kleine ploeg, maximaal 8 personen en drie camera’s vanaf de schouder of op statief en  geen objecten op de rijweg of fietspad en  maximaal 4 objecten op de stoep of in het voetgangersgebied of in het openbaar groen,  waarbij geen omleidingen of afzettingen nodig zijn,  geen parkeerplaatsen worden afgezet (gereserveerd) en  geen geweldsscènes of scènes met speciale effecten. Categorie A (meldingsplichtig): Reguliere foto- of filmopnames  tussen 0.6.00 uur ‘s ochtends en 23.00 uur ’s avonds  met een kleine ploeg, maximaal 8 personen en drie camera’s vanaf de schouder of op statief en  geen objecten op de rijweg of fietspad en  maximaal 6 objecten op de stoep of in het voetgangersgebied of in het openbaar groen,  waarbij geen omleidingen of afzettingen nodig zijn,  er mogen maximaal 5 reguliere parkeerplaatsen worden afgezet (gereserveerd), waarbij niet meer dan 50% van de parkeerplaatsen in een straat worden gebruikt en  geen geweldsscènes of scènes met speciale effecten.

Categorie B (vergunningsplichtig): Middelgrote foto- of filmopnames  met een ploeg van maximaal 20 personen,  waarbij niet meer dan 1 straat en  ten hoogste 10 parkeerplaatsen worden afgezet (gereserveerd), waarbij niet meer dan 50% van de parkeerplaatsen in een straat worden gebruikt en  geen geweldsscènes of scènes met speciale effecten worden opgenomen Categorie C (vergunningsplichtig): Omvangrijke foto- of filmopname: alles wat omvangrijker dan wel ingrijpender is dan hiervoor vermeld onder categorie B.

Onder scenes met speciale effecten wordt in ieder geval verstaan: elke scene waarin gebruik wordt gemaakt van slag-, steek-, en/of vuurwapens (ook dummy’s) en /of explosieven en vuurwerk, speciale effecten, zoals kunstmatige regen en sneeuw en/of officiële of daarop gelijkende uniformen of voertuigen zoals politie-, brandweer, ambulance, gemeentelijke of militaire uniformen of voertuigen.

4

Bijlage 2. ALGEMENE REGELS voor vergunningvrije en meldingsplichtige foto- en filmopnames ALGEMEEN 1. De gemeente Haarlem moet genoemd worden op de aftiteling. Een kopie van de foto- of film wordt op prijs gesteld. 2. Foto- of filmploegen op locatie zijn gasten en dienen zich respectvol op te stellen in de buurt. Van alle medewerkers van de foto- of filmproductie wordt correct gedrag geëist, ook tijdens het op- en afbouwen. 3. Informatie aan bewoners en gebruikers van omliggende panden is verplicht. In de bewonersbrief moet staan de data, tijdstippen van opnamen en de consequenties, waar men terecht kan met vragen of klachten. De brief dient huis aan huis verspreid te worden door de producent. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de producent. Tegelijk met het verspreiden van de brief huis aan huis dient een kopie aan de gemeente te worden gestuurd. Bewonersbrief moet uiterlijk 5 dagen voor eerste draaidag worden rondgestuurd. 4. Handhaving van deze regels vindt plaats door afdeling HOO, afdeling HBO en zo nodig de politie of de brandweer. Bij niet-nakoming van de regels kan de gemeente, dan wel de politie op last van een hulpofficier van justitie, de filmopnames onverwijld doen beëindigen. 5. De producent is te allen tijde verantwoordelijk. De producent moet gedurende de opnameperiode bereikbaar zijn voor bewoners en ondernemers.

In de voorlichtingsbrief dient het tel.nr. van de producent en contactpersoon te staan. 6. Producent is aansprakelijk voor alle schade en letsel als gevolg van de foto- of filmopnames. Schade aan gemeente-eigendommen wordt verhaald op de producent. 7. Er mag geen gebruik worden gemaakt van slag-, steek-, en/of vuurwapens (ook dummy’s) en /of explosieven en vuurwerk, speciale effecten, zoals kunstmatige regen en sneeuw en/of officiële of daarop gelijkende uniformen of voertuigen zoals politie-, brandweer, ambulance, gemeentelijke of militaire uniformen of voertuigen.

VEILIGHEID EN VOORZIENINGEN 8. De producent moet nood- en hulpdiensten (politie, brandweer en ambulancediensten) onbeperkte doorgang verlenen in geval van calamiteit. De doorgang voor hulpdiensten dient minimaal 3,5 meter breed te zijn en 4,5 meter hoog tenzij door politie en brandweer anders wordt geoordeeld. 9. Materialen die over de straat worden gespannen moeten op een hoogte van tenminste 4,5 meter hangen; 10. In- en (nood)uitgangen van woningen en winkels moeten vrijgehouden worden en etalages worden niet aan het oog onttrokken; 11. Op of boven brandkranen mogen geen materialen opgesteld worden; 12. Verkeer mag slechts tegengehouden worden gedurende de daadwerkelijke opnames. Buiten de opnames moet het verkeer vrije doorgang hebben. Als voetgangers moeten oversteken als gevolg van de opname, dient dat veilig te kunnen gebeuren. 13. Medewerkers die een taak hebben om het verkeer te regelen dienen te voldoen aan de eisen, die daarvoor gesteld zijn in de wettelijke regeling voor verkeersregelaars. Zij dienen duidelijk herkenbaar te zijn. Reflecterende kleding is vereist. 5

14. Het is de verantwoordelijkheid van de productiemaatschappij om te verzekeren dat werknemers binnen de gangbare gezondheidsvoorschriften en veiligheidsreglementen werken. Er dient altijd een persoon met EHBO-diploma op de set aanwezig te zijn en er dienen EHBO-voorzieningen aanwezig te zijn. 15. Objecten op de openbare weg dienen duidelijk zichtbaar te zijn. Het verkeer mag hierdoor niet belemmerd worden. 16. Belichting en andere uitrusting mogen geen gevaar vormen voor passanten. Lampen mogen niet verblinden en geen gevaar of ergernis opleveren. Verkeersdeelnemers mogen niet verblind worden, dit geldt ook voor de scheepvaart. Na zonsondergang dient de producent de objecten op de openbare weg voldoende te verlichten. 17. Elektriciteit kan betrokken worden van een fluisteraggregaat, het geluidsniveau dient beperkt te blijven, maximaal is 40dBA toegestaan laag gemeten aan de gevel van woningen. Bekabeling op de openbare weg dient te worden afgeschermd door rubberen matten of andere voorzieningen. Bekabeling mag niet bevestigd worden aan straatmeubilair.

VOORKOMING VAN OVERLAST 18. De toegang tot woningen en bedrijven moeten altijd vrij worden gehouden tenzij met de gebruiker van het pand andere afspraken zijn gemaakt. 19. Benodigd geluid dient tot een minimum beperkt te worden. Gebruik van portofoons of ander telecommunicatieapparatuur is toegestaan met een laag geluidsniveau. Bij voorkeur gebruik maken van head sets. 20. Als er met kunstlicht wordt gewerkt, moet van tevoren met bewoners en ondernemers overlegd worden over de te verwachten overlast. Schijnwerpers mogen niet gericht worden op woningen, tenzij hiervoor toestemming is verleend. De producent overlegt vooraf met bewoners en zal zonnodig ramen blinderen als er kunstlicht in de woningen kan binnendringen.

(NA)ZORG VOOR DE LOCATIE 21. De locatie dient na afloop van de opnamen in zijn geheel in de oorspronkelijke staat te worden opgeleverd en alle verwijzingen naar of restanten van de foto- of filmactiviteiten moeten zijn verwijderd. De productiemaatschappij is verantwoordelijk voor alle schade veroorzaakt door foto- of filmactiviteiten, zij dient ter plekke met compensatie tegemoet te komen. 22. De productiemaatschappij dient voldoende vuilniszakken te plaatsen in de omgeving of vergelijkbare voorzieningen te treffen. Bij vertrek moet alle vuilnis worden meegenomen. De producent is verantwoordelijk voor het opleveren van de set. Mocht de set vervuild worden achtergelaten dan worden de reinigingskosten bij de producent in rekening gebracht.

RESERVEREN PARKEERPLAATSEN 23. Voor opnamen in categorie A (melding) mogen maximaal 5 parkeerplaatsen gereserveerd worden mits dat er niet meer dan de helft van het aantal parkeerplaatsen in de straat zijn. Er mogen alleen reguliere parkeerplaatsen gereserveerd worden dus geen invalidenparkeerplaatsen, autodateparkeerplaatsen of andere speciaal gereserveerde parkeerplaatsen. 6

24. Parkeerplaatsen reserveren is alleen mogelijk voor voertuigen, die om opnametechnische redenen niet elders in de buurt van de locatie kunnen worden geparkeerd. Reserveren van parkeerplaatsen voor voertuigen van medewerkers (cast en crew) en catering is niet mogelijk. 25. Voor opnamen in categorieën B en C kunnen meer parkeerplaatsen worden gereserveerd. Bij de vergunningaanvraag zullen de belangen van de aanvrager worden afgewogen tegen de belangen van de reguliere parkeerders om te bepalen of en hoeveel parkeerplaatsen gereserveerd mogen worden. Ook hier geldt in principe alleen reguliere parkeerplaatsen en niet meer dan de helft van de parkeerplaatsen in de straat. 26. In de melding of vergunningaanvraag moet op een plattegrond duidelijk aangegeven worden hoeveel parkeerplaatsen nodig zijn voor de opnamen, waarvoor ze nodig zijn en wat de locatie is van de te reserveren parkeerplaatsen. 27. Minimaal 48 uur van tevoren moet door de organisatie zelf middels informatieborden en huis-aan-huis verspreiding van brieven in de betreffende straat aangegeven worden dat de parkeerplaatsen niet beschikbaar zijn voor andere gebruikers. Op de informatieborden moet staan: “Gelieve niet te parkeren in verband met filmopnamen” of een tekst van gelijke strekking. 28. De gemeente garandeert niet dat de parkeerplaatsen vrij zullen zijn.

Indien gereserveerde plaatsen door andere gebruikers worden gebruikt en de auto’s verplaatst moeten worden, dan is dat voor eigen rekening en risico van de organisatie, die parkeerplaatsen heeft gereserveerd. 29. Bij hoge uitzondering kunnen parkeerplaatsen gegarandeerd vrij gemaakt worden. Hiervoor moet minimaal 2 maanden van te voren een aanvraag worden gedaan voor het nemen van een verkeersbesluit. Bebording moet 3 weken van tevoren worden geplaatst door de organisatie zelf. 30. Voor het plaatsen van voertuigen op plaatsen waar volgens het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990) niet geparkeerd mag worden, dient een ontheffing op grond van artikel 87 RVV 1990 te worden aangevraagd. Verder zijn hierbij van overeenkomstige toepassing de regels zoals gesteld onder 24 tot en met 28.

7