4. Bijlage 3: Controlememo 2022 - Cocensus tbv Haarlem

Controlememorandum Gemeenschappelijke Regeling

Modelverantwoording 2022 Cocensus en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de gemeente Haarlem

Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Algemeen Uitkomsten van onze controlewerkzaamheden Reikwijdte van onze controle Uitkomsten van onze risicoanalyse Gehanteerde controletoleranties voor fouten, onzekerheden en de rapporteringstoleranties Teamsamenstelling en bevestiging van onze onafhankelijkheid Bevindingen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing Bevindingen inzake de geautomatiseerde controleomgeving Uitkomsten en conclusies van de uitgevoerde werkzaamheden Fraude risico’s Gebeurtenissen na balansdatum Bevestiging bij Modelverantwoording 2022 Cocensus en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de deelnemers (door het bestuur)

2

1

Algemeen

Op 1 september 2020 is Astrium Overheidsaccountants B.V. benoemd als accountant van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus te Heemskerk. Onderdeel van deze opdracht is de controle en de afgifte van een controleverklaring van de onafhankelijke externe accountant bij de modelverantwoording 2022 Cocensus en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de gemeente Haarlem (hierna: modelverantwoording 2022). De controlewerkzaamheden ten aanzien van de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem hebben wij vastgelegd in een elektronisch dossier (FDS, van Unit 4). In dit controlememorandum hebben wij een samenvatting opgenomen van de door ons uitgevoerde werkzaamheden en geconstateerde bevindingen.

2

Uitkomsten van onze controlewerkzaamheden

Wij hebben op 17 februari 2023 een goedkeurende controleverklaring ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven bij het gewaarmerkt document Modelverantwoording 2022 Cocensus en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de gemeente Haarlem. De controleverklaring en de door ons gewaarmerkte Modelverantwoording 2022 Cocensus en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de gemeente Haarlem zijn door Cocensus aan de gemeente verstrekt.

3

Reikwijdte van onze controle

Op grond van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus voert Cocensus de heffing en inning uit van de volgende belastingsoorten. In het controleprotocol van 30 november 2022 is bepaald voor welke belastingsoorten Cocensus verantwoordelijk is voor de volledigheid van de oplegging van aanslagen.

3

* Op basis van de uitvoeringsovereenkomst is Cocensus verantwoordelijk voor de juist- en volledigheid van de opleggingen, echter is Cocensus voor deze opleggingen afhankelijk van de aanlevering van brongegevens van de deelnemende gemeente. Op basis van deze brongegevens worden de belastingen opgelegd. Voor de volgende specifieke belastingen worden de brongegevens aangeleverd door de gemeente. Cocensus verzorgt hiervoor de oplegging van de aanslag en heffing en inning op basis van de door de gemeente aangeleverde brondocumentatie. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van deze brondocumentatie ligt bij de deelnemende gemeente. Dit betreft de onderstaande belastingen.

4

Uitkomsten van onze risicoanalyse

Tijdens de controle en de verschillende teambijeenkomsten (pre-audit meeting, post interim event en audit closure event) hebben wij stilgestaan bij mogelijke inherente en/of significante risico’s. Bij deze discussie hebben wij ook de aandachtspunten vanuit de ontvangen auditinstructies betrokken. Wij hebben een risico-inschatting gemaakt ten aanzien van de interne beheersing van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus, voor zover deze relevant is voor het opstellen van modelverantwoording 2022, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die gezien de omstandigheden passend zijn. De door ons onderkende risico’s (inclusief de frauderisico’s) zijn als volgt: •

•

Het risico op onvolledige opbrengsten als gevolg van onjuiste of onvolledige brongegevens, waaronder ontbrekende maatstaven, onterechte leegstand, onjuiste WOZ-waarden of niet tijdig verwerkte mutaties. Dit risico ziet tevens toe op de inschatting van de per 31-12-2022 nog op te leggen aanslagen. Het risico op onjuiste verwerking en/of berekening van de opgelegde aanslagen, bijvoorbeeld als gevolg van onjuiste tarieven of rekenregels. 4

• •

•

•

5

Het risico op onrechtmatige toekenning van kwijtscheldingen, verminderingen, vernietigingen en ontheffingen door onterechte of onjuiste invoer. Het risico op onjuiste/onvolledige verantwoording van de afdrachten aan de deelnemers door onjuiste verwerking van de belastingontvangsten in de administratie. De Modelverantwoording 2022 is niet juist of onvolledig vanwege het risico op doorbreking van de AO/IB door het management (management override of controls). Het risico dat belastingdebiteuren onjuist zijn opgenomen in de Modelverantwoording 2022.

Gehanteerde controletoleranties voor fouten, onzekerheden en rapporteringstoleranties

De gehanteerde toleranties ten aanzien van de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem zijn als volgt: Uitvoeringsmaterialiteit

Rapporteringstolerantie (grens voor afwijkingen van triviaal belang)

€ 4.500.000

€ 225.000

Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) geconstateerd ten aanzien van de getrouwheid van de modelverantwoording 2022 van gemeente Haarlem. Wij hebben geen correcties laten verwerken die effect hebben gehad op de verantwoording. Wij hebben tevens geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) geconstateerd ten aanzien van de rechtmatigheid van de modelverantwoording 2022 van gemeente Haarlem.

6

Teamsamenstelling en bevestiging van onze onafhankelijkheid

Binnen het controleteam voor de modelverantwoordingen van Cocensus is sprake van voldoende senioriteit en ervaring met de controle van belastingkantoren, alsmede betrokkenheid van collega’s met specifieke kennis. Alle teamleden van de controle van de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem zijn onafhankelijk en hebben dit persoonlijk bevestigd. Deze bevestiging is opgenomen in ons elektronisch dossier. Daarnaast hebben deze teamleden de onafhankelijkheidsverklaring, die elke professional jaarlijks dient te tekenen, ondertekend. Alle teamleden hebben de verordening inzake onafhankelijkheid (ViO) nageleefd. Het controleteam bestond uit de volgende personen: 5

Functie Partner Jr Manager Assistent

7

Naam S. Hof MSc RA T. van der Woude MSc C. Cairo

Bevindingen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing

Als onderdeel van de controle van de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem hebben wij in het najaar van 2022 een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de opzet en het bestaan van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem opgenomen gegevens. Wij hebben geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd.

8

Bevindingen inzake de geautomatiseerde controleomgeving

Wij hebben de algemene beheersingsmaatregelen rondom de applicaties rond de belastingprocessen gegevensbeheer, heffen en innen beoordeeld. Hierbij hebben wij ten aanzien van de geautomatiseerde controleomgeving geconstateerd dat de ITGC’s op orde zijn. Een belangrijk deel van de processen changemanagement en systeembeheer zijn uitbesteed aan NorthBridge. Met NorthBridge is een SLA overeengekomen. De applicatiebeheerders van Cocensus zijn wel verantwoordelijk voor de inrichting van de applicatie. Wij hebben vastgesteld dat de rechten en rollen aan de juiste medewerkers (teams) zijn toegekend. Ook hebben wij tussentijds mutaties beoordeeld dat mutaties (andere functie, vertrek, nieuw personeel) juist en tijdig hebben plaatsgevonden.

9

Uitkomsten en conclusies van de uitgevoerde werkzaamheden

9.1

Werkzaamheden

Onze werkzaamheden bestonden onder andere uit het identificeren en inschatten van risico’s dat de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude en/of fouten. Daarnaast bestonden onze werkzaamheden uit het uitvoeren van systeemgerichte werkzaamheden, het uitvoeren van cijferanalyses en het uitvoeren van aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden.

6

De werkzaamheden zijn verricht conform de door u aan ons verstrekte Audit instructies accountantscontrole verantwoording gemeentelijke belastingen 2022 en het bijbehorende Controleprotocol belastingverantwoording deelnemende gemeenten 2022 zoals vastgesteld d.d. 30 november 2022 door de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus. Voor de vastleggingen van onze controlewerkzaamheden hebben wij gebruik gemaakt van een elektronisch dossier dat is opgebouwd in Financial Data Suite (FDS) van Unit4. Wij hebben hiermee de controle gestructureerd en reproduceerbaar uitgevoerd en vastgelegd.

9.1.1

Aansluitingen

Wij hebben de eindafrekeningen aangesloten op de financiële administratie (debiteurenverloop) en de belastingapplicatie (GouwIT) middels een dump van alle aanslagen, verminderingen, kwijtscheldingen en oninbaar verklaarde vorderingen in 2022. Tevens hebben wij de verantwoorde ontvangsten aangesloten op de bankmutaties. Hierbij zijn bij de controle enkele afwijkingen geconstateerd die tijdig door Cocensus zijn gecorrigeerd. Na deze correcties resteren geen aansluitingsverschillen.

7

9.1.2

Volledigheid van de bestanden in de belastingapplicatie

Wij hebben vastgesteld dat de koppelingen tussen de externe bronnen juist zijn aangebracht. Het gaat hier om de landelijke voorziening WOZ, de Basis Administratie Gebouwen (BAG), Basisregistratie Kadaster, de Basisregistratie Personen (BRP) en de Gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens (GBA). Daarnaast hebben wij vastgesteld dat alle belastingtarieven volgens de verordeningen, inclusief tussentijdse wijzigingen door de gemeenteraad, juist, tijdig en volledig in GouwIT zijn ingelezen / ingevoerd. 9.1.3

Controle juistheid tarieven

Wij hebben vastgesteld dat de tarieven in de belastingapplicatie, zoals deze zijn ingevoerd aan het begin van het jaar, juist zijn. Wij hebben de tarieven integraal gecontroleerd met de verordeningen van de deelnemers. De procedures inzake wijziging van tarieven is zodanig ingericht dat deze altijd volgens een 4-ogen principe worden doorgevoerd. Daarnaast wordt bij het draaien van het kohier volgens het ‘protocol grote kohierrun’ nog een check gedaan op de tarieven. Per jaareinde hebben wij de tarieven zoals deze in Gouw zijn ingevoerd gecontroleerd op wijzigingen. Hier komen geen bijzonderheden uit naar voren. Deze werkzaamheden zijn door ons als toereikend geclassificeerd. 9.1.4

Onderzoek en rapport Waarderingskamer

Jaarlijks worden er door de waarderingskamer onderzoeken uitgevoerd op de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). De waarderingskamer controleert of Cocensus de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ), voor de deelnemende gemeenten, goed uitvoert. Verder houden zij toezicht op de uitvoering van de Basisregistratie waarde onroerende zaken. Het oordeel over de uitvoering van de Wet WOZ ten aanzien van de deelnemende gemeenten door de gemeenschappelijke regeling Cocensus is door de Waarderingskamer voor 2022 beoordeeld met een voldoende. 9.1.5

Gegevensgerichte cijferanalyse

Wij hebben een gegevensgerichte cijferanalyse uitgevoerd conform COS 520.5 op de ‘netto’ belastingopbrengsten over 2022. Hierbij is een verwachting opgebouwd op basis van de ‘netto’ opbrengsten over 2021 (inclusief nog over dat jaar opgelegd en geprognosticeerd in 2022) rekening houdend met de tariefontwikkelingen (conform verordeningen) en indien van toepassing ontwikkelingen in aantallen huishoudens, inwoners, aantal (niet-)woningen en WOZ-waarden. Ten aanzien van deze laatste ontwikkelingen hebben wij de informatie vanuit StatLine (CBS) betrokken. Wij hebben een Threshold bepaald op basis van de materialiteit en risico-inschatting (conform SRA-methodiek). Voor alle opbrengsten geldt dat de verschillen tussen de realisatie en de verwachting lager zijn dan de toegestane afwijking (threshold) ofwel de verschillen afdoende zijn verklaard. 9.1.6 Steekproef (juistheid en volledigheid) op verminderingen, kwijtscheldingen en oninbaar verklaringen Voor de volledigheid van de opgelegde aanslagen steunen wij op de interne beheersingsmaatregelen die zijn opgenomen in de bedrijfsprocessen. In aanvulling op de door ons beschreven gegevensgerichte cijferanalyses, zoals beschreven in paragraaf 7.1.5 van dit 8

memorandum, hebben wij een aantal steekproeven uitgevoerd conform het steekproefmodel van de SRA. De selectie heeft als volgt plaatsgevonden: • • • •

Gebruik van extern gedownloade bronbestanden uit de BAG Selectie op bouwjaar 2021 en 2022 (hoogste risico zien wij met name in nieuwe items) Selectie van aantal items volgens steekproefmodel per gemeente Aanvulling van het aantal items met de reeds vastgelegde lijncontrole heffen per gemeente

Wij hebben een aanvullende steekproef uitgevoerd op de verminderingen, kwijtscheldingen en oninbaar verklaarde vorderingen. Hierbij hebben wij het steekproefmodel van de SRA gehanteerd, waarbij op basis van de materialiteit, risico-inschatting en totaal van de populatie de aantallen zijn bepaald. Hierbij hebben wij de juiste verwerking in de belastingapplicatie, de juistheid van de grondslagen (aan de hand van de brondocumentatie), de juistheid van correspondentie met de belanghebbende en de juistheid van de tarieven gecontroleerd. De selectie heeft plaatsgevonden middels een selectie van items vanuit de databestanden van Cocensus. Wij hebben hierbij geen fouten geconstateerd. 9.1.7

Prognoses in de eindafrekening

Jaarlijks wordt door het Cocensus een inschatting gemaakt van de nog op te leggen belastingen, nog kwijt te schelden aanslagen, nog te verminderen aanslagen en nog oninbaar te verklaren vorderingen. Hierbij hebben wij conform COS 540.8 vastgesteld dat de juiste methodiek wordt toegepast, deze methodiek consistent wordt toegepast en dat de veronderstellingen die aan de schattingen ten grondslag liggen aanvaardbaar zijn. Daarnaast hebben wij de kwaliteit van de prognoses met behulp van ‘backtesting’ als toereikend beoordeeld. 9.1.8 Juistheid van aanslagen voor belastingen waarvoor de gemeenten verantwoordelijk zijn voor de juistheid en volledigheid van brongegevens Voor een aantal specifieke belastingen worden de brongegevens aangeleverd door de gemeente. Cocensus verzorgt hiervoor de oplegging van de aanslag en heffing en inning op basis van de door de gemeente aangeleverde brondocumentatie. Voor deze belastingsoorten hebben wij vastgesteld dat de grondslagen voor de verwerkte belastingopbrengsten aansluiten op de brongegevens zoals aangeleverd door de gemeenten en tevens hebben wij de juistheid van de gehanteerde tarieven vastgesteld. De controle van de juistheid en volledigheid van de aangeleverde brongegevens maken, conform het controleprotocol, geen onderdeel uit van onze werkzaamheden.

9.1.9 Juistheid en volledigheid belastingheffing materiële aanslagen Voor een aantal objecten en belastingsoorten is sprake van individueel materiële aanslagen. Dit betreft onder andere een aantal specifieke objecten. Wij hebben vastgesteld dat de grondslag voor deze aanslagen juist en volledig is op basis van onderliggende documentatie. Wij hebben de betrouwbaarheid en relevantie van deze brondocumentatie bij de uitvoering van onze 9

controlewerkzaamheden getoetst en akkoord bevonden. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de belastingheffing is opgelegd op basis van de in de verordeningen vastgelegde tarieven. 9.1.10 Juistheid, volledigheid en waardering van de debiteuren De controle van de juistheid en volledigheid van de debiteuren maakt onderdeel uit van onze werkzaamheden en hiervoor verwijzen wij naar de vastleggingen in dit controlememorandum. Wij hebben aanvullend een rondrekening opgesteld op basis van beginstand debiteurenpositie + opgelegde aanslagen -/- ontvangsten -/- verminderingen en afboekingen = eindstand debiteurenpositie. Wij hebben hierbij geen verschillen geconstateerd. De controle van de waardering van de debiteuren maakt geen onderdeel uit van onze werkzaamheden en derhalve trekken wij dan ook geen conclusie ten aanzien van de waardering van de debiteuren. 9.1.11 Verleende kwijtscheldingen en terugbetalingen inzake belastingvorderingen op gedupeerden toeslagenaffaire In de Modelverantwoording zijn door Cocensus de aantallen gedupeerden en de kwijtgescholden of terugbetaalde bedragen als gevolg van de Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen verantwoord. Wij hebben vastgesteld dat Cocensus hierbij heeft voldaan aan de voorschriften uit de regeling.

9.1.12 Betrouwbaarheid lijstwerk Tijdens onze controle hebben wij gebruik gemaakt van door Cocensus gegenereerd lijstwerk. Wij hebben werkzaamheden verricht om vast te stellen dat de gegevens betrouwbaar zijn en daardoor voldoende geschikt zijn om onze werkzaamheden op te baseren.

9.2

Controleverschillen

Naar aanleiding van onze controle van de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen. Gedurende de controle zijn beperkte correcties doorgevoerd die betrekking hebben op aanpassingen van foutieve en/of dubbele data in de modelverantwoording. Cocensus heeft geen correcties moeten verwerken ten aanzien van de juistheid en/of volledigheid van aanslagen. Aard van de fouten

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Fouten geconstateerd tijdens de accountantscontrole

€ nihil

€ nihil

Totaal fouten

€ nihil

€ nihil

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Onzekerheden geconstateerd tijdens de accountantscontrole

€ nihil

€ nihil

Totaal onzekerheden

€ nihil

€ nihil

Aard van de onzekerheden

10

Het management van Cocensus heeft bevestigd dat de invloeden van niet-gecorrigeerde afwijkingen, afzonderlijk of geaggregeerd, niet van materieel belang zijn voor de belastingverantwoording als geheel.

9.3

Bevindingen inzake rechtmatigheid en naleving SLA

Naar aanleiding van onze controle van de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem hebben wij geen bevindingen inzake rechtmatigheid geconstateerd.

10

Mogelijke frauderisico’s

Tijdens onze teambijeenkomsten hebben wij gediscussieerd over mogelijke frauderisico’s ten aanzien van modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem. Op basis deze bespreking hebben wij geen andere frauderisico’s onderkend, anders dan de door u in de audit instructies opgenomen risico’s. Dit betreffen de volgende risico’s: 

Risico op het door het management doorbreken van interne beheersingsmaatregelen (management override of controls). Risico inzake de opbrengstverantwoording als gevolg van fraude; dit risico betreft drie aspecten: o het te hoog verantwoorden van opbrengsten door deze te vroeg te verantwoorden en/of door fictieve opbrengsten te boeken; o het te laag verantwoorden van de opbrengsten door verschuiving naar latere een verslaggevingsperiode (revenue recognition); o Het onrechtmatig verminderen of kwijtschelden van de aanslagen van eigen medewerkers.



Conform NV COS 240 ‘De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot fraude en corruptie in het kader van een controle van financiële overzichten hebben wij onder meer de volgende werkzaamheden verricht:  



Bij het plannen en uitvoeren van de de controle nagaan of er aanwijzingen zijn voor fraude en/of corruptie; Gedurende de gehele controle een professioneel-kritische instelling hanteren, met name ten aanzien van mogelijke aanwijzingen voor fraude of onregelmatigheden, alsmede inspelen (aanvullende werkzaamheden uitvoeren) op eventueel geconstateerde mogelijke aanwijzingen voor fraude en/of corruptie; Met het bestuur van de entiteit de kwetsbaarheid voor fraude en/of corruptie bespreken alsmede risico’s op een afwijking van materieel belang in modelverantwoording 2022 als gevolg van fraude en/of corruptie.

Voorafgaand, gedurende en na afloop van de controlewerkzaamheden hebben wij geen aanwijzingen voor mogelijke fraude en/of corruptie gevonden. Wij hebben het onderwerp fraude besproken met het bestuur alsmede met de senior medewerker belastingen en de managers van de afdeling heffen en bezwaar, afdeling invordering en afdeling waarderen. Wij hebben tijdens de controle geen (vermoedens van) fraude geconstateerd. Dit is door het bestuur bevestigd in de schriftelijke bevestiging bij de modelverantwoording 2022. 11

11

Gebeurtenissen na balansdatum

Met de directeur van Cocensus hebben wij gesproken over gebeurtenissen na balansdatum. Er is ons bevestigd dar er geen sprake van gebeurtenissen na balansdatum welke impact kunnen hebben op de modelverantwoording 2022 van de gemeente Haarlem.

12

Bevestiging bij Modelverantwoording 2022 Cocensus en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de deelnemers (door het bestuur)

Op 14 februari 2023 hebben wij de bevestiging van het bestuur ontvangen bij de eindafrekeningen heffingen en inningen van belastingen ten behoeve van de deelnemers 2022.

12