4 Bijlage 3 Accountantsverslag Noord-Hollands Archief ontwerpjaarrekening 2024

Noord-Hollands Archief Accountantsverslag 2024

2 Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Aan het bestuur en directie van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief t.a.v. de mevrouw Willeke de Groot Jansstraat 40 2011 RX HAARLEM Haarlem, 16 april 2025

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle

Interne beheersing

Bijlagen

Geachte bestuur, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van het Noord-Hollands Archief voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2024. In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen die zijn voortgekomen uit onze werkzaamheden tijdens de jaarrekeningcontrole. Het accountantsverslag begint met een korte samenvatting van onze belangrijkste boodschappen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle, de diepgang waarmee wij gecontroleerd hebben en tot welke oordeel wij gekomen zijn. Verder gaan wij verder in op de informatiewaarde van de jaarrekening mede in relatie tot de (relevante) paragrafen en bespreken wij de belangrijkste bevindingen uit onze controlewerkzaamheden alsmede geven wij een beeld van de interne beheersing zoals ingericht bij het NoordHollands Archief. We sluiten het accountantsverslag af met bijlagen waarin we bevindingen hebben opgenomen over een aantal wettelijk verplichte onderwerpen, zoals de WNT en onze onafhankelijkheid. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen opgenomen die voor u van belang kunnen zijn.

Dit accountantsverslag is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Wij vragen u terughoudend te zijn met het printen van het accountantsverslag. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden bij u op de locatie in Haarlem. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.

mr. drs. John Olij RA

3 Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle

Interne beheersing

Bijlagen

Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. De goedkeuringstolerantie is afhankelijk van de werkelijke lasten inclusief de toevoeging aan de reserves. De tolerantie voor fouten die wij bij de controle hebben gehanteerd bedraagt € 88.000. Controleverschillen en onzekerheden Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn tijdens onze controle. Gedurende controlewerkzaamheden zijn volgende controleverschillen geconstateerd: • Reparatie uitkering WW-premie (voorgaande jaren): In de jaarrekening is onder de overlopende passiva een bedrag van 11.640 EUR opgenomen voor de reservering van de uitkering WWpremie. Dit bedrag zou normaliter als voorziening geclassificeerd moeten worden. De regeling is per 1 januari 2024 vervallen en er ontbreekt een onderbouwing voor deze post. Het bedrag is in de jaarrekening 2024 niet gecorrigeerd (afgeboekt). • Presentatie waarborgsom.

In de jaarrekening is een waarborgsom van 9.935 EURO niet juist presenteert in de jaarrekening 2024. Dit zal in de eerstvolgende jaarrekening worden aangepast.

Onrechtmatigheden blijven binnen de verantwoordingsgrens Het bestuur is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door het bestuur gestelde verantwoordingsgrens. Wij hebben geoordeeld dat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Informatiewaarde van de programmaverantwoording is voldoende De leesbaarheid van de programmaverantwoording is ten opzichte van andere vergelijkbare gemeenschappelijke regelingen van uw omvang voldoende. De verantwoording is goed leesbaar en voldoet aan de vereisten van het BBV Ons samenvattend beeld van de paragrafen Voor de paragrafen, voor zover deze relevant zijn voor het NoordHollands Archief, geldt dat de leesbaarheid en informatiewaarde voldoende is passend bij de aard en omvang van de organisatie. De paragrafen bevatten over het algemeen voldoende informatie over het onderwerp van de betreffende paragraaf.

4 Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen Toepassing Koepelvrijstelling BTW In 2008 heeft het Noord-Hollands Archief met de belastinginspecteur van kantoor Amsterdam een regeling getroffen inzake de BTW. Het Noord-Hollands Archief heeft de Belastingdienst verzocht om de gemaakte afspraken in 2008 te mogen continueren. Met zijn brief d.d. 5 juli 2022 is de Belastingdienst akkoord gegaan met de voortzetting van de in 2008 gemaakte afspraken dat de koepelvrijstelling van toepassing is op de prestaties aan het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen alsmede dat de bijdragen van de deelnemers wordt bepaald op basis van de begrotingen van de deelnemers met betrekking tot hun archief. Recentelijk is er wel een uitspraak geweest door het gerechtshof Den Haag ten aanzien van toepassing (reikwijdte) van de koepelvrijstelling. Dit vraagt mogelijk nog wel om enige aandacht.

Bevindingen controle

Interne beheersing

Financiële verordening en controleverordening Het Noord-Hollands Archief is een gemeenschappelijke regeling gebaseerd op de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeentewet. Op basis van artikel 212 respectievelijk 213 van de Gemeentewet dient een financiële verordening en een controleverordening door het bestuur worden vastgesteld. Uw bestuur heeft op 20 oktober 2023 deze documenten vastgesteld. Ontwikkel- en verbeterpunten organisatie Wij hebben uit onze gesprekken gesignaleerd dat er enkele ontwikkel – en verbetermaatregelen ‘op de planning’ staan. Hieraan wordt gewerkt. Onder meer over het vervolg van het Eurorpese aanbestedingsproject

Bijlagen

voor de dienstverlening van het Noord-Hollands Archief, maar ook het meer data-gedreven werken en het verbeteren van de informatievoorziening heeft een hoge prioriteit. Uw organisatie is eveneens bezig met het verder optimaliseren en structureren van de administratieve organisatie om efficiëntie en transparantie te bevorderen. Verbeteringen of aanpassingen in de organisatie doorvoeren vergt aandacht van de directie en uw bestuur. Diverse externe factoren zoals de krappe arbeidsmarkt alsmede de onzekerheid over de ontwikkeling van de financiële positie bij de gemeenten vanaf 2026 (het ravijnjaar) maken dit wellicht wat lastiger. Geen indicaties voor fraude Tijdens onze controle hebben wij aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Uit onze werkzaamheden zijn geen indicaties voortgekomen voor fraude. Interne beheersing voldoende Naar onze mening is de interne beheersing binnen uw organisatie als geheel voldoende passend bij de omvang van uw organisatie. Schattingen door de directie zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie diverse schattingen ten aanzien van balans- en/of resultaatposten. Schattingen zijn in de voorliggende jaarrekening zeer beperkt en hebben wij als evenwichtig aangemerkt.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel

5

De reikwijdte van onze controle Het bestuur heeft ons verzocht om de jaarrekening 2024 van het Noord-Hollands Archief te controleren. Het jaarverslag bestaat uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan.

Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle hebben betrokken.

Rechtmatigheidsverantwoording Jaarstukken GR Noord-Hollands Archief

Informatiewaarde jaarverslag

Jaarverslag

Jaarrekening

Bevindingen controle Interne beheersing

Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening

Bijlagen

Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording

WNT-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Rechtmatigheidsverantwoording

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing

Bijlagen

6

Dit zijn de toleranties die wij hebben gebruikt tijdens onze controle U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt deze tolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons accountantsoordeel staat in de tabel hieronder aangegeven. Omdat de goedkeuringstolerantie afhankelijk is van de werkelijke lasten en werkelijke toevoegingen aan de reserves, hebben wij de tolerantie geactualiseerd op basis van de definitieve concept jaarrekening 2024.

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie voor de controle van de jaarrekening is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen in dit accountantsverslag aan u rapporteren. U heeft geen rapporteringstolerantie voorgeschreven. Wij hanteren op basis van de goedkeuringstolerantie voor de jaarrekening een rapporteringstolerantie van 4.400 EUR.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Rechtmatigheidsverantwoording

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing

Bijlagen

7

Ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening Ons oordeel bij uw jaarrekening 2024 Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2024. Derhalve is ons oordeel dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. Bevindingen blijven binnen de tolerantie Ons goedkeurend oordeel betekent niet dat er helemaal geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wel houdt het in dat deze fouten en onzekerheden onder de goedkeuringstolerantie blijven die uw bestuur heeft vastgesteld. Dit hebben wij in onderstaande tabel samengevat. Op de volgende pagina kunt u lezen om welke specifieke fouten en onzekerheden het gaat.. Fouten en onzekerheden Wij hebben geen materiële fouten aangetroffen. Er zijn ook geen nietgecorrigeerde fouten vastgesteld. Tevens zijn er geen (resterende) onzekerheden vastgesteld.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie

8

U geeft de rechtmatigheidsverantwoording af Achtergrond Met ingang van de jaarrekening 2023 moet de directie verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. Daarom valt deze verantwoording binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening.

Ons getrouwheidsoordeel Rechtmatigheidsverantwoording

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing

Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur gaat dus primair om de financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het bestuur verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt de directie (secretaris) binnen de door uw bestuur beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Bijlagen

Afwijkingen In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert de directie over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording worden opgenomen (de verantwoordingsgrens) is door het bestuur bepaald op het maximaal toegestane percentage van 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Hieronder hebben wij samengevat welke gebeurtenissen wel en welke niet in de verantwoording moeten worden opgenomen.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Rechtmatigheidsverantwoording

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing

Bijlagen

9

U geeft de rechtmatigheidsverantwoording af Begrotingsonrechtmatigheid Als de directie meer geld besteed dan het bestuur heeft goedgekeurd, dan is er sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Het bestuur kan wel vooraf regels vaststellen die aangeven wanneer een overschrijding in vooraf bepaalde situaties wel of niet acceptabel is. Overschrijdingen die niet binnen de afspraken passen, worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierover kan dan een debat in het bestuur plaatsvinden, waarbij het bestuur beslist of de onrechtmatigheden alsnog worden goedgekeurd. Ook begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen die binnen de beleidskaders passen (acceptabel zijn), moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Wanneer het de directie minder geld besteed dan goedgekeurd door het bestuur, bijvoorbeeld omdat activiteiten niet worden uitgevoerd, en dit niet tijdig aan het bestuur wordt gemeld, dan is dit ook een begrotingsonrechtmatigheid. Hetzelfde geldt als sprake is van meer of minder inkomsten voor het Noord-Hollands Archief dan begroot, zonder dat dit tijdig wordt gemeld.

Deze begrotingsonrechtmatigheden worden eveneens toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Derhalve is het cruciaal dat het bestuur en de directie met elkaar afspreken wat wordt verstaan onder ‘tijdig melden’. Hiervoor zijn geen vastomlijnde regels. De vigerende Kadernota Rechtmatigheid legt deze verantwoordelijkheid bij het bestuur en de directie zelf. Het is daarom

belangrijk er goede afspraken worden gemaakt over hoe ze met overschrijdingen in bepaalde situaties omgaan en wat onder tijdig melden wordt verstaan. In de regel is de planning & controlcyclus hierbij het uitgangspunt. De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat de directie en het bestuur in de financiële verordening vastleggen op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd moeten worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het bestuur. Financiële verordening en de Controleverordening Wij hebben geconstateerd dat het Noord-Hollands Archief beschikt over een financiële verordening en een controleverordening. In deze verordeningen stelt het Noord-Hollands Archief onder meer de kaders voor het financieel beheer en de accountantscontrole. In de financiële verordening kunnen tevens nadere spelregels worden vastgelegd voor het begrotingscriterium, relevant voor de rechtmatigheidsverantwoording. In de basis wordt thans iedere afwijking van de (gewijzigde) begroting als onrechtmatig beschouwd. Tenzij in de verordening wordt geregeld dat afwijkingen onder voorwaarden ‘acceptabel’ zijn. Advies We geven u in overweging om de vigerende financiële verordening op dit aspect aan te vullen.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening Reikwijdte van de controle Goedkeuringstolerantie Ons getrouwheidsoordeel Rechtmatigheidsverantwoording

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing

Bijlagen

10

U geeft de rechtmatigheidsverantwoording af Controleprotocol en normenkader 2024 Het Noord-Hollands Archief beschikt over een controleprotocol inclusief een normenkader (2023). Een controleprotocol (inclusief normenkader) heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de controlerend accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening Advies We adviseren om een controleprotocol (voor meerdere jaren) inclusief een normenkader te actualiseren. M&O beleid In de Kadernota Rechtmatigheid adviseert de Commissie BBV om een beleidsstuk M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) te maken. Deze bevat naast de filosofie, algemene uitgangspunten en een risicoanalyse ook interne beheersmaatregelen ter voorkoming en afdoening. Het Noord-Hollands Archief beschikt niet over een M&O beleid. Laatste berichtgeving wijziging Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) naar 2025 In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moest nog een deel van de wet- en regelgeving aangepast worden. Over de aanpassingen in het Bado en BBV heeft de Raad van State eind vorig jaar advies uitgebracht.

De vervolgstap is dat de opmerkingen van de Raad van State verwerkt worden in de toelichting

van de wijzigingswet. Daarna volgt - naar verwachting ergens in 2025 - publicatie in het Staatsblad. Dit betekent ook dat sommige onduidelijkheden nog blijven bestaan aangezien bijvoorbeeld verschillende notities zijn opgehangen aan deze nieuwe wetgeving. De wijzigingen gaan dan ook pas in voor verantwoordingen over het begrotingsjaar 2025. Voor de verantwoording over het begrotingsjaar 2024 hebben de wijzigingen derhalve geen effect

11 Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording

Jaarrekening

In dit deel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van de leesbaarheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording. Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit het perspectief van het bestuur.

Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording

Daarnaast beoordelen wij of de programmaverantwoording in overeenstemming is met de jaarrekening en voldoet aan alle eisen die het BBV aan de programmaverantwoording stelt. Hieronder is een samenvatting opgenomen in tabelvorm.

Paragrafen Aspect verantwoording

Bevindingen controle Interne beheersing

Bijlagen

2024

Leesbaarheid



Informatiewaarde



In overeenstemming met het BBV



Legenda

Betekenis



Voldoet niet of beperkt aan de norm



Voldoet aan de norm, maar verbetering is mogelijk om het bestuur beter in positie te brengen



Voldoet aan de norm en brengt het bestuur goed in positie

De leesbaarheid van de programmaverantwoording is naar onze mening voldoende. De teksten zijn in begrijpelijke taal geschreven en lezen daarom makkelijk weg. De opbouw en dit stramien is in lijn met de begroting 2024, waardoor er een gevoel van herkenbaarheid ontstaat. We gaan in de volgende pagina kort in op de relevante paragrafen.

12 Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag Programmaverantwoording Paragrafen

Bevindingen controle Interne beheersing

Bijlagen

Informatiewaarde paragrafen Algemeen In onze visie vormen de paragrafen een belangrijk onderdeel voor het bestuur om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. In de basis zijn alleen de paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing, financiering en bedrijfsvoering relevant. We gaan hierna kort in op de twee belangrijkste paragrafen. Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing is naar onze mening in voldoende mate uitgewerkt. Er wordt een actueel inzicht gegeven in de wijze waarop de risico's in de paragraaf tot stand zijn gekomen, hoe deze worden gewogen en wat de mogelijke financiële impact zou kunnen zijn op de financiële positie. Paragraaf Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering dient ten minste inzicht te geven in de stand van zaken en het gevoerde beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het BBV definieert echter niet wat onder bedrijfsvoering moet worden verstaan. De invulling van de paragraaf is in uw jaarrekening beperkt van omvang en toelichting. Een toelichting inzake de opzet en uitkomsten van de rechtmatigheidsverantwoording is hierin opgenomen. Openbaarheid De paragraaf over de toepassing van de Wet open overheid (Woo) is dit jaar nieuw.

Dat er een aparte paragraaf ‘Openbaarheid’ in de jaarstukken moet worden opgenomen, is al geregeld in de Woo; en de commissie BBV geeft weer dat dit ook in de eerstvolgende wijziging van de BBV nog zal worden verwerkt.

Advies Wij adviseren om voor komend jaar kennis te nemen van het artikel 16a dat in de (voorgenomen) wijziging van het BBV is opgenomen. Hierin zijn in meer detail de eisen opgenomen waaraan de paragraaf betreffende openbaarheid zou moeten voldoen.

13 Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Onze belangrijkste controlebevindingen Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar De directie van het Noord-Hollands Archief heeft de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld. Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die zijn gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2024 aanvaardbaar zijn.

Bevindingen controle Bedrijfsvoering

Interne beheersing

Bijlagen

Koepelvrijstelling BTW Op dit moment maakt Noord-Hollands Archief gebruik van de koepelvrijstelling voor de omzetbelasting. Dit houdt in dat de bijdragen van de gemeenten niet zijn belast met omzetbelasting. Tegelijkertijd betekent dit dat de door leveranciers in rekening gebrachte omzetbelasting niet direct kan worden teruggevorderd, maar dat de terugvordering indirect via de gemeenten plaatsvindt. De afgelopen jaren zijn er wijzigingen doorgevoerd in de voorwaarden voor de toepassing van de koepelvrijstelling. Op dit moment is het meer geheel duidelijk of Noord-Hollands Archief nog steeds aan de gestelde eisen voldoet. Indien dit niet het geval is, bestaat het risico dat de omzetbelasting onjuist wordt verwerkt. Daarnaast brengt de toepassing van de koepelvrijstelling extra administratieve lasten met zich mee, aangezien de omzetbelasting extracomptabel moet worden bijgehouden.

Advies Gezien de beëindiging van de koepelvrijstelling per 1 januari 2026 en de mogelijke wijziging in de verdeelsleutel van de gemeentelijke bijdragen, adviseren wij Noord-Hollands Archief om tijdig (juridisch en fiscaal) advies in te winnen. Dit onderzoek zou moeten vaststellen welke fiscale en administratieve gevolgen deze wijzigingen met zich meebrengen en of en in hoeverre nog maatregelen nodig zijn om een correcte en efficiënte verwerking van de omzetbelasting te waarborgen.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen Risicomanagement en fraude IT-omgeving

Bijlagen

14

Ons beeld van het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening In dit onderdeel van ons accountantsverslag geven wij ons beeld van (de kwaliteit van) het afsluitproces en de totstandkoming van de jaarrekening. Aanlevering concept jaarrekening en documenten Op 24 februari 2025 zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening van het Noord-Hollands Archief. Het aanleverdossier vindt plaats via een specifieke applicatie die wij voor de organisatie beschikbaar hebben gesteld. De aanlevering heeft tijdig plaatsgevonden. In de loop van de week van 24 februari zijn de laatste documenten ter controle bij ons aangeleverd. Correcties en aanvullingen naar aanleiding controle jaarrekening Wij hebben geen materiële fouten in de jaarrekening 2024 van het Noord-Hollands Archief aangetroffen. Wij hebben bij het doorlopen van de eerste versie van de jaarrekening 2024 enkele kleine (tekstuele) onjuistheden geconstateerd in de toelichtingen. Deze zijn gecorrigeerd in de definitieve concept jaarrekening.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

15

Interne beheersing en processen Naar onze mening is de kwaliteit van de interne beheersing binnen de organisatie als geheel voldoende om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen dit. In de onderstaande tabel geven wij kort ons oordeel over de verschillende processen. Proces Administratie / debiteuren

Bevindingen controle

Factuurverwerking en prestatieverklaring

Belangrijkste reden classificatie niet-groen 

Geen bijzonderheden te melden.



Er is geen concreet beleid rondom de controle en het zichtbaar aantonen van prestatielevering. Proces factuurverwerking beoordelen wij als toereikend. Onderdeel ‘prestatielevering’ is nog niet geheel gewaarborgd en niet altijd aantoonbaar. Het achteraf ‘najagen’ van onderbouwingen kost dan extra inzet.

Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen

EU-aanbestedingen



Salarisverwerking (via BCS)



Risicomanagement en fraude

We hebben vanuit de organisatie een zogenaamde spend-analyse met uitgaven per crediteur van tenminste 50.000 EURO op jaarbasis (over de periode jaren 2021-2024). Het doel is vast te stellen of opdrachten rechtmatig zijn aanbesteed conform de Europese aanbestedingsregels. De spend-analyse is door een externe partij uitgevoerd. Wij hebben de spend-analyse gecontroleerd. Uit de analyse komen geen materiële tekortkomingen. Aangezien het proces aanbestedingen een lastig beheersbaar proces is, adviseren wij blijvend aandacht te hebben voor dit proces.

IT-omgeving Er wordt geen zichtbare interne controle uitgevoerd op het brutoloon en de proefloonstroken van de salarisadministratie, welke is uitbesteed aan een extern salarisverwerkingsbureau.

Legenda

Bijlagen

Betekenis



Urgente bevindingen in het proces; materiële bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid



Er zijn bevindingen in het proces; geen bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid



Geen belangrijke bevindingen in het proces

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

16

Interne beheersing en processen Proces

Informatiewaarde jaarverslag Memoriaalboekingen

Bevindingen controle Betalingsorganisatie RABO-bank





Afsluitproces Overzicht processen

IT-omgeving

Bijlagen

Crediteurstamgegevens

RABO-bank: het reguliere betalingsproces via RABO-bank (4ogen) voldoende geborgd. Uit onze (integrale) data-analyse van betalingen in 2024 zijn geen ‘niet te verklaren’ afwijkingen gebleken. In het procuratieoverzicht van de RABO constateren wij dat de directeur zelfstandig bevoegd is tot het doen van betalingen met een standaardlimiet van 500.000 EUR.

Interne beheersing

Risicomanagement en fraude

Belangrijkste reden classificatie niet-groen Interne beheersing rondom memoboekingen is beperkt. De memoriaalboekingen worden intern niet zichtbaar gecontroleerd en goedgekeurd. Wij hebben de memoriaalboekingen aanvullend gegevensgericht gecontroleerd en geen bijzonderheden geconstateerd.



De wijzigingen in de crediteurstamgegevens worden door de boekhouder in Exact Online verwerkt. De boekhouder is niet betrokken bij het betaalproces. Na verwerking in Exact Online ontvangt de manager bedrijfsvoering per e-mail een notificatie over de doorgevoerde wijziging door de boekhouder. Deze mutaties worden door de manager bedrijfsvoering gecontroleerd, geprint, ondertekend en fysiek gearchiveerd.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen Risicomanagement en fraude IT-omgeving

Bijlagen

17

Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Risicomanagement Op dit moment worden risico’s uit de organisatie opgehaald en geëvalueerd mede als gevolg van de door het BBV afgedwongen actualisatie bij de begroting en jaarrekening. De risico’s bij de organisatie zijn met name rondom het personeel en de IT en in algemene zin de kwetsbaarheid vanwege de omvang van de organisatie. Aan de beheersing van risico’s vragen wij nog wel uw aandacht. Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij directie en het bestuur De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij de directie en het bestuur. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten).

Frauderisico’s in onze controle Wij voeren op basis van onze beroepsregels aanvullende werkzaamheden uit in het kader van fraude: • Het uitvoeren van een eigen risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid worden afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico’s bespreken met het bestuur en de directie; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten

en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoopen aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden uitvoeren van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Uit bovenstaande werkzaamheden bijzonderheden voortgekomen.

zijn

tot

op

heden

geen

Geen belangrijke signalen voor integriteitschendingen Op basis van de informatie verkregen uit openbare bronnen en onze gesprekken hebben wij geen belangrijke signalen ontvangen met betrekking tot Integriteitschendingen van medewerkers of bestuurders.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing Afsluitproces Overzicht processen Risicomanagement en fraude IT-omgeving

Bijlagen

18

Ons beeld van uw IT-omgeving en innovatie in de interne beheersing Algemeen Dit jaar hebben wij de controle van de jaarrekening gegevensgericht uitgevoerd. Hierbij hebben wij onder meer gebruik gemaakt van steekproeven. Deze nog ‘traditionele’ controleaanpak is arbeidsintensief en minder risicogericht. In navolging daarop hebben wij daarop ook een gegevensgerichte controles uitgevoerd. Voor komende jaren is ons streven om deze controle, daar waar mogelijk, innovatiever en daarmee risicogerichter in te steken, bijvoorbeeld door meer gebruik te maken van data-analyse. Tijdens onze werkzaamheden hebben wij geen indicatie gekregen dat er in het kader van de jaarrekening een acute bedreiging bestaat voor de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking bij het Noord-Hollands Archief. De IT-processen zijn daarbij voldoende robuust om onze controles uit te voeren.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing

Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid

19

Actuele ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor u Notities BBV Vorig jaar hebben wij u geïnformeerd over de wijzigingen in drie notities van de commissie BBV. Dit betreft voor zover voor uw organisatie relevant: • Notitie Rente 2023 • Notitie Overhead 2023 De wijzigingen die in deze notities zijn opgenomen golden nog niet voor de jaarrekening 2023, maar zijn van toepassing vanaf de begroting 2025. Eerdere toepassing in de jaarrekening 2024 is echter toegestaan. De notities zijn te vinden op de website van de Commissie BBV. Wetgeving duurzaamheid Steeds meer organisaties zijn verplicht om transparantie te bieden op het gebied van duurzaamheid, conform de richtlijn "Corporate Sustainability Reporting Directive" (CSRD). Hoewel duurzaamheidsverslaggeving voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen op dit moment niet verplicht is, groeit ook binnen uw sector de aandacht voor duurzaamheid en de bijbehorende verslaggeving. Zoals gezegd vereist de wetgeving niet dat er al gerapporteeerd dient te worden over duurzaamheid. Desalniettemin raden wij u aan om u voor te bereiden om inzicht te (kunnen) geven over uw ESGdoelstellingen (Environmental, Social, Governance). Dit kan niet alleen bijdragen aan een positieve maatschappelijke impact, maar ook aan de reputatie en transparantie van de gemeente.

Verandering in de arbeidsrelaties (DBA) De wet DBA heeft de manier waarop arbeidsrelaties worden beoordeeld veranderd. Het is belangrijk dat de organisaties de werkrelaties met zelfstandigen opnieuw evalueert en vastlegt. Dit helpt om te voorkomen dat er onterecht gebruik wordt gemaakt van zelfstandigen in situaties die meer kenmerken hebben van een dienstverband. Risico’s en verantwoordelijkheden De organisatie loopt risico's bij het niet naleven van de wet DBA, waaronder de mogelijkheid van naheffingen van belasting en premies. Als opdrachtgever is het essentieel om te voldoen aan de wettelijke eisen en om zorgvuldigheid te betrachten bij het inhuurproces van zelfstandigen. Advies Wij adviseren om in voorkomende gevallen duidelijke en transparante contracten op te stellen met zelfstandigen. Deze contracten dienen te voldoen aan de eisen van de wet DBA, waarbij de arbeidsrelatie correct wordt vastgelegd. Dit voorkomt juridische complicaties en mogelijke financiële gevolgen.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid

20

De belangrijkste bevindingen uit de controle van de WNT-verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet is de directeur– secretaris gekwalificeerd als topfunctionaris, alsmede kwalificeren de bestuursleden. De bezoldiging is juist en volledig verantwoord in de WNT-verantwoording in uw jaarstukken. Advies We adviseren om volgend jaar gebruik te maken van de formats WNT zoals gepubliceerd door het Ministerie van BZK. Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl Controleverklaring bevat paragraaf inzake overige aangelegenheden anticumulatiebepaling WNT Met ingang van 2018 geldt een WNT-regel voor de samenloop van topfuncties bij verschillende WNT-instellingen. Deze anticumulatiebepaling regelt dat de som van de bezoldigingen van iemand die uitvoerende topfuncties uitoefent bij meerdere rechtspersonen of instellingen, niet hoger mag zijn dan het van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum. In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2024 hebben wij geen controle uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatiebepaling. Dit hebben wij in onze controleverklaring bij uw jaarrekening in een paragraaf inzake overige aangelegenheden tot uitdrukking gebracht.

Bijlage Wet Normering Topinkomens (WNT)

Aantal topfunctionarissen

U heeft een topfunctionaris verantwoord in de jaarrekening.

Aard dienstverband

De huidige directeur heeft een full-time dienstverband.

Betaling ontslagvergoeding

U heeft in 2024 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd aan beide topfunctionarissen. Er zijn ook geen ontslagvergoedingen aan overige medewerkers uitbetaald hoger dan de WNT-grens.

Belangrijkste boodschappen

Jaarrekening

Informatiewaarde jaarverslag

Bevindingen controle Interne beheersing Speerpunten van de gemeenteraad Bijlagen Actuele ontwikkelingen WNT Onafhankelijkheid

21

Onafhankelijkheid Een belangrijke kernwaarde van onze beroepsgroep is dat wij onafhankelijk zijn van het orgaan dat de jaarrekening opstelt. Bij het Noord-Hollands Archief is dit gewaarborgd omdat het bestuur onze opdrachtgever is en de directie verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening. Wij hebben de naleving bewaakt van externe standaarden, het onafhankelijkheidsbeleid van ETL Assurance & Overheidsaccountants en de onafhankelijkheidsafspraken met uw organisatie. Wij bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen. Om onze onafhankelijkheid bij de controle van de jaarrekening te waarborgen hebben wij geen werkzaamheden uitgevoerd die buiten de kaders van onze overeenkomst vallen. Een andere maatregel die wij genomen hebben is dat alle teamleden die betrokken zijn bij de controle persoonlijk hebben verklaard dat ze onafhankelijk zijn van het Noord-Hollands Archief. Deze verklaring is in ons controledossier opgenomen.

Bedankt voor de fijne samenwerking