3 CONCEPT reglement van orde RK 2024

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamer van de gemeente Haarlem 2024 De rekenkamer van de gemeente Haarlem, Gelet op artikel 81i van de Gemeentewet en de ‘Verordening gemeentelijke rekenkamer Haarlem 2024’ Besluit vast te stellen het: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamer van de gemeente Haarlem 2024

Artikel 1. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. rekenkamer gemeentelijke rekenkamer als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet; b. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer Haarlem; c. leden: de leden van de rekenkamer Haarlem; d. secretaris: de secretaris van de rekenkamer; e. raad: de raad van Haarlem; f. klankbordgroep: groep van vier raadsleden zoals bedoeld in Verordening rekenkamer Haarlem 2024; g. presidium: het presidium van de raad als bedoeld in het ‘Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2022’; en h. college: het college van burgemeester en wethouders van Haarlem. Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging 1. De rekenkamer regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. 2. De rekenkamer regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter of een van de andere leden. 3. Een lid van de rekenkamer dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris Artikel 3. Vergaderingen 1. De rekenkamer vergadert zo vaak als zij voor de uitvoering van haar taken noodzakelijk acht. 2. De rekenkamer besluit in gezamenlijkheid over data en tijden. 3. De vergaderingen zijn niet openbaar. Artikel 4.

Verhindering Wanneer een lid verhinderd is een vergadering heel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter. Artikel 5. Agenda 1. De secretaris stelt de conceptagenda op en verstuurt deze zoveel als mogelijk een week voorafgaand aan de vergadering naar de leden van de rekenkamer. 2. Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamer de agenda vast. Op verzoek van een lid kan de rekenkamer een agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van de punten wijzigen.

Artikel 6. Voorzitter 1. De voorzitter zit de vergaderingen voor 2. De voorzitter is verantwoordelijk voor zorgvuldige naleving va het reglement van orde en het onderzoeksprotocol. 3. De voorzitter draag tezamen met de secretaris zorg voor een goede voorbereiding van de agenda en is aanspreekpunt voor de secretaris. 4. Bij de presentatie van onderzoeksrapporten aan de raadscommissie voert de voorzitter het woord, tenzij hij/zij dit overlaat aan een ander lid van de rekenkamer. 5. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt zijn/haar plaats ingenomen door een lid van de rekenkamer. De leden van de rekenkamer beslissen onderling wie bij ontstentenis optreedt als plaatsvervangend voorzitter. Artikel 7. Secretaris 1. De secretaris onderhoudt de contacten met de raad, de klankbordgroep, het presidium, het college en zijn ambtenaren, alsmede met externen die zijn betrokken bij de werkzaamheden van de rekenkamer. 2. De secretaris draagt zorg voor de naleving en uitvoering van het onderzoeksprotocol en bewaakt zorgvuldige besluitvorming. 3. De secretaris beheert het budget van de rekenkamer. Artikel 9. Verslaglegging 1. Van vergaderingen van de rekenkamer wordt een verslag opgesteld. 2. De secretaris maakt het conceptverslag. Dit verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Artikel 10. Besluitvorming 1.

De rekenkamer besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij wordt gestreefd naar unanimiteit. 2. Genomen besluiten worden vermeld in het schriftelijk verslag van de vergadering. Artikel 11. Aanbevelingen 1. Alle door de raad overgenomen aanbevelingen van de Rekenkamer worden door de secretaris geregistreerd en moeten na opvolging door de raad worden afgedaan. 2. De rekenkamer informeert de raad minimaal eenmaal per jaar per brief over de stand van zaken met betrekking van de op dat moment openstaande aanbevelingen. Artikel 12. Gedragscode 1. De rekenkamer zal geen onderzoeken (doen) uitvoeren, indien er sprake is van (schijn van) belangenverstrengeling dan wel vrees hiervoor tussen een lid van de rekenkamer en de bij een uit te voeren onderzoek betrokken derde(n). 2. Een lid doet direct melding van (de schijn van) belangenverstrengeling dan wel vrees hiervoor aan de andere leden van de rekenkamer, voor zover dit lid daarvan op de hoogte is of hiervan had kunnen zijn. 3. Ondernemingen en/of organisaties waarbij een lid werkzaam is en/of een functie uitoefent, kunnen geen onderzoeken uitvoeren voor de rekenkamer. Artikel 13. Onderzoeksprotocol Onderzoeken van de rekenkamer worden uitgevoerd met inachtneming van het ‘Onderzoeksprotocol Rekenkamer Haarlem 2024’.

Artikel 14. Jaarverslag en -plan 1. De rekenkamer stelt jaarlijks in het eerste kwartaal een document vast met daarin het verslag van het jaar ervoor en een plan voor het komend jaar. 2. Het jaarverslag en -plan gaat in ieder geval in op de overzicht van de afgeronde en voorgenomen onderzoeken, de financiële verantwoording, de samenstelling van de kamer, de werkwijze en de verantwoording van de baten en lasten. 3. Het jaarverslag en -plan wordt afgestemd met de klankbordgroep en ter kennisname naar de raad en het college gestuurd. Artikel 15. Geheimhouding 1. De verslagen en rapporten van de rekenkamer zijn openbaar, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn. 2. Mededelingen aan de raad, die gegevens of bevindingen bevatten die naar hun aard vertrouwelijk zijn, kan de rekenkamer ter vertrouwelijke kennisneming verstrekken. 3. Leden van de rekenkamer of personen die de rekenkamer ondersteunen zijn gehouden tot geheimhouding over de informatie die bij de uitoefening van hun taken tot hun beschikking komt, behoudens voor zover zij een (wettelijke) verplichting hebben tot het openbaren hiervan. Artikel 16. Vergoedingen/declaraties De secretaris is verantwoordelijk voor de afhandeling en administratie van vergoedingen en declaraties van derden.

De secretaris bewaakt daarbij het beschikbare budget en voorkomt overschrijding hiervan. Artikel 17. Overige bepalingen 1. Dit reglement van orde heeft onmiddellijke werking na te zijn vastgesteld in de vergadering van de rekenkamer. 2. Op dit reglement van orde zijn naast de bepalingen van artikel 81a e.v. van de Gemeentewet en de Verordening gemeentelijke rekenkamer Haarlem 2024 van toepassing. 3. In gevallen waarin dit reglement van orde van de rekenkamer Haarlem niet voorziet of bij onduidelijkheid over een van de bepalingen beslist de voorzitter.