3. Concept accountantsverslag Deloitte 2021
Tekst van het document
CONCEPT Accountantsverslag 2021 Gemeente Haarlem 13 mei 2022
Deloitte Accountants B.V. Robonbonsweg 5 Postbus 270 1816 AG Alkmaar Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Haarlem Postbus 511 2003 PB Haarlem Datum
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Haarlem. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2021 van de gemeente Haarlem.
13 mei 2022
Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Haarlem hebben wij een XX controleverklaring verstrekt
Ons kenmerk
De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem. Bij deze jaarrekening hebben wij op XX 2022 een XX controleverklaring voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid verstrekt.
## Behandeld door
B. Leeuwenkamp Msc RA 06-12011643 BLeeuwenkamp@deloitte.nl drs. A.J. Schutgens RA 06-12011605 ASchutgens@deloitte.nl
Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 22 november 2021 en met ons auditplan, dat op 14 september 2021 is besproken in uw auditcommissie. Wij bespreken onze bevindingen met de auditcommissie Wij hebben onze concept rapportage op 31 mei 2022 besproken tijdens de bijeenkomst met uw auditcommissie, en hebben daarbij ook uw vragen beantwoord. De inhoud van dit accountantsverslag is door ons afgestemd met uw portefeuillehouder financiën, met de directie, en met de betrokken medewerkers van de afdeling Financiën. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. A.J. Schutgens RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Inhoudsopgave
Bestuurlijke samenvatting
4
•
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
5
•
Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
11
Bevindingen jaarrekening
13
•
De financiële positie van uw gemeente
14
•
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
19
Interne beheersing
29
•
30
Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing
Overige aangelegenheden
32
•
33
Overige aangelegenheden
Bijlagen
34
•
Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen
35
•
Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle
36
•
Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen
37
•
Bijlage B1 - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2021
38
•
Bijlage B2 - Bevindingen controle SiSa-bijlage Tozo 2021
41
•
Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
42
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 3
Bestuurlijke samenvatting
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Getrouwheid en rechtmatigheid
•
Wij hebben een XX controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld en rechtmatigheid.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 6,53 miljoen respectievelijk € 19,59 miljoen.
Welke verbeteringen zien wij?
Wij zien dat uw gemeente de volgende verbeteringen heeft gerealiseerd:
•
Uw frauderisicoscan is verder verbeterd ten opzichte van vorig boekjaar. U besteedt op een goede manier aandacht aan de thema’s fraude en integriteit.
•
U heeft naar aanleiding van onze controle over 2020 de belangrijkste vijf adviespunten benoemd (willekeurige volgorde) en hierop verbeteracties ingezet: •
Interne beheersing: verschuiving van derde lijn naar tweede en eerste lijn;
•
Europese aanbesteding: verminderen aanbestedingsfout t.a.v. EU-aanbestedingen;
•
Sociaal domein: reduceren onzekerheid PGB-bestedingen;
•
Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving;
•
Verbeteren verschillenanalyses.
Uw verbeteracties voor Europese aanbestedingen en PGB’s dragen bij om respectievelijk afwijkingen en onzekerheden te verminderen. Tevens stellen wij vast dat verschillenanalyses dit boekjaar verder zijn verbeterd. Wij verwachten dat deze en overige verbeteracties tot een zichtbare verbetering leiden in uw interne beheersing. Wij rapporteren hierover in onze managementletter 2022. • Belangrijke aandachtspunten
Bestuurlijke samenvatting
De paragraaf 1.3 ‘Gevolgen van de coronacrisis’ in de jaarstukken geeft op een transparante wijze de financiële impact weer van het coronavirus, inclusief de weerslag hiervan op de cijfers in de jaarrekening.
Daarnaast onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •
Voorspellende waarde van uw begroting: De realiteit is niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren.
•
Belangrijke afwijkingen tussen begroting en realisatie (resultaat en kengetallen). In 2021 zijn deze voor een belangrijk deel te herleiden tot: - Voordeel € 3,2 miljoen: Ontvangen rijksmiddelen voor de regionale arbeidsmarkt (€ 2,3 miljoen) met inzet meerdere jaren. Extra rijksmiddelen Wsw (€ 290.000) en re-integratie (€ 633.000) die in 2021 niet hoefden te worden ingezet door beperkte groei van het aantal uitkeringsgerechtigden; - Voordeel € 2,5 miljoen: verkoop Slachthuisbuurt Zuidstrook Blok II; - Voordeel € 1,2 miljoen: lagere coronakosten voor afvalinzameling en hogere inkomsten op afval; - Voordeel € 5,8 miljoen: extra baten uit de Septembercirculaire en Decembercirculaire 2021 konden niet meer worden geraamd (10,9 miljoen voordeel), coronacompensatie 2021 kan nog niet worden verwerkt in de jaarrekening 2021 omdat deze nog niet definitief is vastgesteld door het Rijk (€ 5,4 miljoen nadeel) en voordeel uit actualisaties (€ 312.000) Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 5
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Belangrijke aandachtspunten (vervolg)
Financiële positie
•
Naast de genoemde verbeterpunten ten aanzien van de onderwerpen Europese aanbestedingen en PGB’s, onderkennen wij een aandachtspunt op basis van de geconstateerde afwijkingen bij de jaarrekeningcontrole.
•
Jaarlijks ontvangt u een controleverklaring over de financiële verantwoording Domein parkeren van uw parkeerservice-organisatie Spaarnelanden. Dit jaar constateert u dat parkeerautomaten niet tijdig zijn geüpdatet, waardoor u dit jaar een verklaring van oordeelonthouding ontvangt en in het kader van verantwoording en controle aanvullende controlewerkzaamheden noodzakelijk zijn. Op dit moment zijn de problemen nog niet verholpen en daarmee verwacht u dat deze problemen zich ook volgend jaar voordoen. Naar aanleiding hiervan voeren wij alternatieve (volledig gegevensgerichte) controlewerkzaamheden uit en heeft deze problematiek geen impact op ons oordeel.
•
Ten aanzien van de betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving hebben wij bevindingen geconstateerd ten aanzien van het logische toegangsbeheerproces en daarbij risico’s onderkend. Naast de benoemde verbeterpunten geeft uw organisatie aan dat onze bevindingen kernpunten bevatten die u voor boekjaar 2022 geprioriteerd zijn.
•
De financiële positie ultimo 2021 is verbeterd ten opzichte van 2020.
•
De beschikbare weerstandscapaciteit ultimo 2021 bedraagt € 34,2 miljoen (2020: € 30,5 miljoen). Deze weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente Haarlem onderkende en aanwezige risico’s van € 15 miljoen (2020: € 16,2 miljoen).
•
Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen de begroting en realisatie, en kent een relatief hoog voordelig rekeningresultaat 2021 ad € 32 miljoen (2020: voordelig € 6 miljoen).
Opstel- en controleproces Medio 2021 hebben wij met de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2020 geëvalueerd. Naar aanleiding hiervan zijn waar nodig aanscherpingen doorgevoerd zodat onze werk- en planningsafspraken voor de jaarrekeningcontrole goed op elkaar aansluiten. Met deze aanpassingen is het proces geoptimaliseerd en is de jaarrekeningcontrole binnen de afgesproken planning afgerond. Ook komend jaar evalueren wij het proces om te bepalen op welke terreinen/aspecten verdere verbeteringen mogelijk zijn. In 2021 hebben wij samen met u een aantal belangrijke verbeteringen doorgevoerd: •
De controle verrichten wij zoveel als mogelijk op locatie, in nauw contact met uw Audit Team. Hiermee borgen wij een transparante controle en tijdige communicatie van knelpunten.
•
Voorafgaand aan de controlewerkzaamheden stemmen we concreet de aard en omvang van controlewerkzaamheden af (welke populaties, welke selecties en welke werkzaamheden).
•
Te verwachten knelpunten/bijzonderheden worden tijdig afgestemd.
Als aandachtspunt constateren wij de tijdige controle op belangrijke thema’s, zoals EU aanbestedingen en sociaal domein. Een deel van uw werkzaamheden in de derde lijn en onze werkzaamheden op deze onderwerpen kunnen medio mei worden uitgevoerd, terwijl de jaarrekeningcontrole eind maart start.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 6
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Interne beheersing
Kwaliteit verslaggeving
•
Op basis van de interim-controle 2021 hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de interne beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met u (gemeenteraad) gedeeld, en zijn besproken in de auditcommissie van 14 december 2021. In het voorliggende accountantsverslag vindt u onze bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.
•
Wij hanteren jaarlijks een primair gegevensgerichte controle-aanpak uit, waarbij wij geen gebruik maken van beheersmaatregelen in de ITomgeving. Uw ambitie is om in de toekomst gebruik te kunnen maken van (beheersmaatregelen in) IT-omgeving ter vervanging van gegevensgerichte controles. Wij voeren hiertoe in 2021 een IT-audit uit, waarover wij in onze managementletter hebben gerapporteerd. Onze conclusie is dat er tekortkomingen zijn die in potentie van invloed kunnen zijn op de jaarrekening, de compliance en/of de operationele prestaties (zoals het logische toegangsbeveiligingsproces). Door deze conclusie konden wij tijdens onze controle 2021 niet zonder meer steunen op de IT-omgeving en (informatie uit) de applicaties. Wij hebben daarom in lijn met vorig jaar (extra) gegevensgerichte controlewerkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles. Hierbij zijn geen afwijkingen geconstateerd.
•
Wij trekken samen met uw gemeente op in het proces van het digitaliseren van de interim- en jaarrekeningcontrole. Tijdens onze controle zetten wij hiertoe diverse tools in, waaronder, tijdens onze controle over 2021, data-analyse voor de controle van de memoriaalboekingen en een tool voor confirmaties van verbonden partijen.
Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces om tot schattingen te komen, zoals bij de grondexploitatie en de voorzieningen. Bij processen waarbij wij dat nodig achtten, hebben wij specialisten betrokken. Dit betrof de grondexploitatie Zwemmerslaan.
Effecten coronacrisis • (exclusief sociaal domein)
Grondexploitatie
Bestuurlijke samenvatting
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren bestaat een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van de vorderingen gecontroleerd en wij merken op dat als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (door het rijk dan wel de gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen.
•
Subsidieverstrekkingen: uw gemeente heeft in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule opgenomen. Hierin staat dat het college in bijzondere gevallen kan afwijken. Dit houdt in dat - ondanks het feit dat gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd - de subsidies op basis van de hardheidsclausule kunnen worden vastgesteld en hiermee als rechtmatig worden beschouwd.
•
Voor de grondexploitatie hebben wij het proces, de dossiervorming en de onderbouwingen beoordeeld waarop het management de geactualiseerde schattingen heeft gebaseerd. Wij hebben onder andere de realisatie en de geactualiseerde schattingen ultimo 2021 versus de schattingen in de jaarrekening 2020 geanalyseerd (‘backtesting’). Wij hebben onze werkzaamheden op de waardering van de grondexploitaties ultimo 2021 uitgevoerd met behulp van de inzet van onze specialisten van Deloitte Real Estate.
•
Wij zijn van mening dat de waardering van de grondexploitatie op basis van de hiervoor beschreven werkzaamheden en bevindingen juist is en consistent is met voorgaand jaar.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 7
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Sociaal domein | gevolgen corona
Sociaal domein
Realiteitsgehalte begroting
Bestuurlijke samenvatting
•
De financiële impact van het coronavirus op het sociaal domein is beperkt. De gemeente heeft tijdig en voldoende beheersmaatregelen getroffen waarmee het de financiële effecten van corona voor het sociaal domein over 2021 tot een minimum heeft beperkt.
•
Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Wij hebben hierbij vastgesteld dat de Tozo uitkeringen (circa € 10,2 miljoen) juist en rechtmatig zijn verstrekt. Tevens hebben wij vastgesteld dat uw gemeente een M&O-beleid heeft vastgesteld, geïmplementeerd en zichtbaar naleeft, waarmee ook is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.
•
In 2021 is in tegenstelling tot 2020 geen specifieke steun (in de vorm van omzetgaranties) meer geboden. Uitzondering hierop betreffen de aanbieders voor het doelgroepenvervoer die nog gedeeltelijk voor omzetverliezen zijn gecompenseerd.
•
De PGB-bestedingen over 2021 bedragen circa € 8,7 miljoen (2020: circa € 8,1 miljoen). U heeft ten aanzien van de PGB’s in 2021 een onderzoek laten uitvoeren door een extern bureau, waarbij in de vorm van o.a. huisbezoeken voor de Wmo nader inzicht verkregen wordt in de rechtmatige besteding van PGB-bestedingen en de kwaliteit van de geleverde zorg. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek bent u dit jaar in staat om (getrouw- en rechtmatigheids-)afwijkingen beter in beeld te brengen en merkt u niet de gehele stroom PGB-bestedingen als onzeker aan. Tevens bent u in staat om verbetervoorstellen te formuleren voor de interne beheersing van de PGB-bestedingen bij uw gemeente en service-organisatie SVB.
•
Uit het overzicht van baten en lasten over 2021 blijken (forse) afwijkingen c.q. volumeverschillen in zowel de lasten, baten als saldi. Deze afwijkingen in combinatie met de absolute omvang en de oorzaken van het voordelig resultaat van circa € 27 miljoen ten opzichte van de begroting na wijziging 2021, geven ons de indruk dat de ramingen in de begroting en tussentijdse informatievoorziening wat betreft (investerings)projecten en activiteiten mogelijk te ambitieus zijn, dan wel andere prioritering plaatsvond (bijvoorbeeld als gevolg van corona) en daarmee niet in lijn zijn met de beschikbare (personele) capaciteit om alle geplande (investerings)projecten en activiteiten daadwerkelijk in het boekjaar te realiseren. Belangrijke kanttekening hierbij is dat dit jaar geen decemberrapportage is opgesteld, waardoor besluitvorming ten aanzien van bijvoorbeeld reserves bij de jaarrekening gebeurt. Ook zijn andere oorzaken aan te wijzen, naast het capaciteitsvraagstuk. Dit blijkt onder andere uit het collegevoorstel (paragraaf ‘Bestemming rekening resultaat’, zoals opgenomen in Hoofdstuk 1.2 ‘Financiële resultaten op hoofdlijnen’ van de jaarstukken 2021) om voor € 12,4 miljoen (2020: € 3,2 miljoen) aan niet uitgenutte budgetten over te hevelen naar 2022 en de bij diverse programma’s achterblijvende uitgaven en kapitaallasten voor projecten en investeringen.
Tevens is over de overheveling van TONK- en ICT-middelen (totaal € 2,9 miljoen) reeds besloten.
•
Wij adviseren in 2022 nader onderzoek te doen naar de (structurele) oorzaken van het rekeningsaldo 2021 en te bezien hoe het realiteitsgehalte en de voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening is te verbeteren.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 8
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Naleving van de Europese aanbestedingsregels
Wij constateren dat de fout is afgenomen ten opzichte van vorig jaar, maar als gevolg van het aantal en de omvang van onrechtmatigheden een blijvend aandachtspunt vormt voor uw interne beheersing. Uit de controle 2021 is een rechtmatigheidsfout gebleken van in totaal circa € 2,1 miljoen (2020: circa € 3,5 miljoen). U heeft in 2021 diverse verbeteracties ingezet gericht op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en controlewerkzaamheden uitgevoerd op de vanuit het boekjaar 2020 doorwerkende onrechtmatigheden. Verder zijn door u een spendanalyse en detailcontroles verricht. Op basis van deze combinatie van interne beheersmaatregelen en controles zien wij een afname van het aantal fouten. Wij hebben in aanvulling hierop zelfstandig controlewerkzaamheden verricht op de Europese aanbestedingsregels, en komen tot dezelfde conclusie. Vorig jaar heeft u een directienota opgesteld waarin de bevindingen extra onder de aandacht zijn gebracht. De nota bevat acties waar beïnvloeding en bijsturing mogelijk is. Tevens heeft u in 2021 een aantal verbeteracties doorgevoerd, waaronder investering in kennis en bewustwording, evaluatie van bevindingen door afdelingsmanagers en afdeling Juridische Zaken, inhuur via raamcontracten en investering in contractbeheer, contractmanagement en contractenbank.
Wij hebben in het najaar van 2021 een deep-dive sessie georganiseerd, waarbij aandacht is geweest voor ieders rol in het proces, knelpunten en mogelijkheden om begrip en AO/IB verder te verbeteren.
Begrotingsrechtmatigheid
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van de overschrijding(en) naar de analyse van de begrotingsrechtmatigheid, zoals opgenomen in het hoofdstuk ‘Begrotingsrechtmatigheid’ van de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2021. De geconstateerde lastenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig zijn aangemerkt, wegen mede op basis van de analyse van het college niet mee in ons rechtmatigheidsoordeel.
Speerpunten auditcommissie Uw auditcommissie heeft ons de volgende aandachtspunten meegegeven: • Three lines of defence model: onze adviespunten gerelateerd aan de conclusies uit het 213a onderzoek en rapport Berenschot. • Kredietramingen en realisatie: wij stellen van een kredietraming vast hoe deze tot stand komt en welke informatie de organisatie hanteert om de raming te maken. In het kader van het begrotingscriterium stellen wij per jaareinde vast in hoeverre investeringen passen binnen de door de raad vastgestelde kredieten. • Aanbesteding Jeugdzorg en aandacht voor verantwoordingsinformatie: wij stellen op basis van het bestek vast welke criteria ten aanzien van verantwoordingsinformatie zijn opgenomen. In dit accountantsverslag rapporteren wij over de opvolging van deze speerpunten en verwijzen hiervoor naar Speerpunten auditcommissie.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 9
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
Frauderisicoanalyse
Uw gemeente heeft in 2020 voor het eerst een interne frauderisicoscan opgesteld. Deze interne frauderisico-scan wordt jaarlijks besproken en vastgesteld in de directie. U heeft opvolging gegeven aan onze adviespunten van vorig jaar en bespreekt de frauderisicoscan met de portefeuillehouder financiën en agendeert deze in de auditcommissie. Hieruit blijkt dat op bestuurlijk niveau aandacht wordt besteed aan het onderwerp ‘fraude’. U heeft dit jaar opvolging gegeven aan onze adviespunten door frauderisico’s nadrukkelijk te ‘pinpointen’. Daarnaast heeft u in uw actualisatie dit jaar ook (fraude)risico’s ten aanzien van het oneigenlijk toe-eigenen van activa, frauduleuze verslaggeving, management override of controls, omkoping & corruptie en cybersecurityrisico’s meegenomen. Wij hebben dit jaar tijdens onze frauderisicoanalyse gebruikgemaakt van interne forensisch specialisten van Deloitte. Dit draagt bij aan een robuuste (fraude)risicoanalyse en ondersteunt ons in de advisering over uw interne frauderisicoscan. Wij betrekken onze specialist onder andere in het gesprek over de jaarlijkse integriteitsmeldingen en opvolging daarvan in uw organisatie. Tijdens onze controle over 2021 zijn door ons geen fraudegevallen geconstateerd.
Pilot rechtmatigheidsverantwoording
Bestuurlijke samenvatting
Volgt na beoordeling van ontvangen tekst
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 10
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
Het normenkader financiële rechtmatigheid 2021 en 2022 gemeente Haarlem, dat op 14 oktober 2021 is vastgesteld door de gemeenteraad.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Haarlem hebben wij een XX controleverklaring verstrekt
Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Haarlem uitgevoerd en hebben een XX controleverklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat
Wij hebben controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels
De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2021, zijn in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader 2021.
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van uw gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn.
Op basis van onze controlewerkzaamheden en de toelichting in de jaarrekening (hoofdstuk: ‘Begrotingsrechtmatigheid’) constateren wij dat de begrotingsoverschrijdingen niet meewegen in ons rechtmatigheidsoordeel. Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2021 geconstateerd. Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting op de jaarrekening 2021, onder ‘Grondslagen voor de waardering’. Wij hebben het door het college en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevings-vraagstukken en de toegepaste inschattingen goed onderbouwd en redelijk zijn, en consistent zijn gebruikt.
Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel, die van invloed zijn op de WNT.
Wij hebben tijdens onze controle niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze minimumdrempel, die van invloed zijn op het vermogen en/of het resultaat van de gemeente. Wij hebben deze niet-gecorrigeerde controleverschillen opgenomen in Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 11
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Bestuurlijke samenvatting Onze belangrijkste conclusies als basis voor de controleverklaring
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Haarlem Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zusteren/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over onder andere weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering en verbonden partijen) het jaarverslag.
Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging.
Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar
•
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening 2020.
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het college van burgemeester en wethouders in het jaarverslag, en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken, verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.
De grondslagen zijn toegepast met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De grondslagen zijn aanvaardbaar.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. De jaarstukken 2021 van uw gemeente bestaan uit: •
Het jaarverslag 2021 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2021 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten met toelichting en de SiSa-bijlage).
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 12
Bevindingen jaarrekening
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2021 bedraagt € 38 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 6 miljoen aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 circa € 32 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
Eigen vermogen (x € 1 miljoen)
2021
2020
2019
Eigen vermogen per 1 januari
158
132
131
Tussentijdse resultaatbestemming
6
20
-/- 1
Gerealiseerd resultaat
32
6
2
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
38
26
1
Eigen vermogen per 31 december
196
158
132
In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 circa 26% van het balanstotaal (ultimo 2020: 21% van het balanstotaal) en is verbeterd ten opzichte van 2020. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming.
Exploitatieresultaat (x € 1 miljoen)
Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.
Bij: onttrekkingen aan reserves
36
Saldo mutaties reserves
6
Gerealiseerd resultaat
32
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Totale baten
649
Totale lasten
-/- 611
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
38
Af: stortingen in reserves
Overige aangelegenheden
-/- 42
Bijlagen
Blz. 14
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2021 laat een voordelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 38 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 5 miljoen (begroting na wijziging).
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen)
De jaarrekening 2021 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een voordelig gerealiseerd resultaat van circa € 32 miljoen.
20
In de programmaverantwoording geeft het college per programma op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging.
-
De gemeente heeft de belangrijkste verschillen toegelicht en heeft de financiële impact ervan in kaart gebracht. In de paragraaf Begrotingsrechtmatigheid van onze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid.
40 30
10 2019
2020
2021
Mutaties in reserves (x € 1 miljoen) 40 30 20 10 (10) 2019
2020
2021
Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen) 40 30 20 10 2019
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
2020
2021
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 15
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor gemeente Haarlem (begroot en werkelijk over de periode 2019-2021) Solvabiliteit
Grondexploitatiequote
Solvabiliteit
30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%
5% 3% 1% -1% 2019 Begroot
2020
2021
2019
2020
2021
Grondexploitatiequote
-3% Begroot
Werkelijk
Netto schuldquote
De grondexploitatiequote geeft aan hoe groot de grondpositie (waarde van de grond) is ten opzichte van de totale baten van de gemeente. In de regel geldt: hoe hoger de grondexploitatiequote, hoe groter het risico dat de gemeente loopt.
Werkelijk
Structurele exploitatieruimte
100%
4% 3% 2% 1% 0% -1% -2%
80% 60% 40% 20%
0% 2019 Begroot
Bestuurlijke samenvatting
2020
2021
Werkelijk
2019
2020
Begroot
Bevindingen jaarrekening
De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Als sprake is van een forse schuld en veel eigen vermogen (totaal van algemene en bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de gemeente.
Interne beheersing
2021
Werkelijk
Netto schuldquote Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de ‘druk’ van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van de financiële positie is ook van belang te kijken naar de structurele baten en lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit de onroerende zaakbelasting. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van leningen) te dekken.
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 16
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
Voorspellende waarde van uw begroting De jaarrekening 2021 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 32 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college haar beleid en doelen kan realiseren.
De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren. Uw organisatie is zich bewust van deze problematiek. In dit licht adviseren wij u dit nader te onderzoeken en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen.
Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen) 45 25 5 (15) Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 650 640 630 620 610 600 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 650 640
630 620 610 600 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 17
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
De financiële positie van uw gemeente Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente
Het weerstandsvermogen is toegenomen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente geschatte risico’s. Beiden zijn gemuteerd in 2021; de ratio weerstandsvermogen is met 0,4 toegenomen.
Uw weerstandscapaciteit van € 34,2 miljoen is toereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 15 miljoen. Dit heeft het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag.
Beschikbare weerstandscapaciteit De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 34,2 miljoen (2020: € 30,5 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is toegenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Benodigde weerstandscapaciteit De inventarisatie van risico’s – die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen – geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij geeft het college een doorlopend inzicht in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en is vermeld welke risico’s zijn vervallen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook is een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de belangrijkste risico’s. Uw gemeente heeft op basis van deze risicoinventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 15 miljoen (2020: € 16,2 miljoen). Ten opzichte van 2020 is hiermee sprake van een afname van de gekwantificeerde risico’s met € 1,2 miljoen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen) 40 35 30 25 20 15 10 2019
2020
2021
Benodigde weerstandscapaciteit Beschikbare weerstandscapaciteit
Ratio weerstandsvermogen 3,00 2,00 1,00 2019
Interne beheersing
2020
2021
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 18
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Speerpunten auditcommissie
Speerpunt: Three lines of defence model: onze adviespunten gerelateerd aan de conclusies uit het 213a onderzoek en rapport Berenschot. Over dit speerpunt hebben wij gerapporteerd in onze managementletter die op 14 december 2021 is besproken met de auditcommissie. Een van de adviespunten is om naar aanleiding van de werkzaamheden van de derde lijn, waaruit bevindingen en tekortkomingen blijken, een zogenaamde deep dive-sessies te houden met de betrokkenen uit de eerste, tweede en derde lijn. Hierbij gaan we na wat de reden is van de tekortkoming en welke beheersmaatregelen noodzakelijk zijn om dit structureel op te lossen. In december heeft een deep-dive sessie plaatsgevonden ten aanzien van het sociaal domein en de Europese aanbestedingen. Hierbij zijn diverse functionarissen van 1e tot en met 3e lijn aanwezig, waaronder een betrokkene vanuit uw directieteam.
Europese aanbestedingen Uit de deep-dive sessie komen de volgende knelpunten naar voren: -
Moeite om vanuit 2e en 3e lijn de organisatie te stimuleren om offertes en (totstandkoming van de) opdrachtraming traceerbaar te maken;
-
Inhuur derden laat zich niet in alle gevallen vóóraf, bij eerste inschatting van de opdracht, ramen waardoor in een later stadium overschrijdingen ontstaan;
-
Complexiteit van de materie: welke verleningsopties moeten worden meegenomen in de opdrachtraming, hoe om te gaan met afwijkingen als gevolg van onvoorziene omstandigheden en hoe past dit binnen de aanbestedingswet;
- Onderbouwing van afwijkingen, zoals onvoorziene omstandigheden, overbrugging(sovereenkomst) tot een nieuwe aanbesteding, specialistische functies (bijvoorbeeld specifieke projecten) die niet Europees kunnen worden aanbesteed. Sociaal domein - prestatielevering Tijdens deze deep-dive sessie is aandacht geweest voor de lopende aanbesteding van Jeugdzorg voor boekjaar 2023 en verder. De sessie is benut om een beeld te krijgen van het begrip prestatielevering in het sociaal domein, welke werkzaamheden de gemeente uitvoert en waar onzekerheden bestaan. Aandachtspunten uit de deep-dive sessie: -
Er is sprake van relatief veel aanbieders. Van kleinere aanbieders wordt geen productieverantwoording (inclusief controleverklaring) gevraagd, spanningsveld bij toename van bijvoorbeeld acute Jeugd GGZ;
-
Aandacht voor waar tijd en middelen op worden ingezet om voldoende zekerheid te verkrijgen over prestatielevering, kosten-baten analyse maken;
-
Bekostigingssystematiek, onder andere bij de nieuwe aanbesteding Jeugdzorg, moet primair aansluiten bij de maatschappelijke doelstellingen (wat vragen de inwoners van Haarlem);
-
Aandacht voor de tijdige motivatie bij niet opnieuw aanbesteden als gevolg van uitzonderingssituaties;
Uit uw interne notitie Herstructurering IC is het volgende opgenomen over de rollen waaraan wij aandacht hebben besteed in onze deep-dive:
-
Diverse systemen moeten worden geraadpleegd: inkoopkalender, Verseon (contracten), financiële administratie (bestedingen. Daarbij geconstateerd dat bijvoorbeeld de inkoopkalender niet volledig is.
-
1e lijn: lijnmanagement: verantwoordelijk voor haar eigen processen
-
Decentrale inkoopfunctie, waarbij geen centrale monitoring plaatsvindt.
-
2e lijn: functie die de 1e lijn ondersteunt, adviseert, coördineert en bewaakt of het management zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt.
Tevens zijn oplossingsrichtingen besproken, waarbij aandacht voor ieders rol in het proces, zoals:
Mogelijke oplossingsrichtingen:
-
Gerichte acties en workshops om bewustwording te versterken binnen de 1e lijn;
-
3e lijn: controleert of het samenspel tussen de eerste en tweede lijn soepel functioneert en daarover een objectief, onafhankelijk oordeel velt met mogelijkheden tot verbetering.
-
Verdere digitalisering en integratie van systemen waarin volledigheid en juistheid van de primaire registratie van opdrachtraming en contracten zijn geborgd;
Mogelijkheden onderzoeken om het aantal zorgaanbieders terug te dringen, zonder oog te verliezen voor de maatschappelijke doelstelling;
-
Gebruik maken van benchmarks en informatie (dataanalyse) van zorgtrajecten bij aanbieders, periodiek contact en evaluatie met zorgaanbieders;
Procesontwerp opstellen;
-
Aandacht voor kostenbeheersing en vervolgens verantwoording en controle;
-
-
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 19
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Speerpunten auditcommissie
-
Verbeteren van inzicht in de populatie: grote versus kleine aanbieders, vrijgevestigden en vervolgens nagaan hoe deze stromen te beheersen;
-
Gebruik maken van beschikbare informatie, zoals budgetplafonds, productieverantwoordingen, berichtenverkeer als input voor Qlickview (rapportagetool) voor beheersing van de bestedingen Jeugdzorg en Wmo;
In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij controle uitgevoerd op het begrotingscriterium. Daarbij stellen wij vast in hoeverre budgetten (lasten) en kredieten (investeringen) binnen de kaders van de begroting blijven. Overschrijdingen zijn in onrechtmatig, maar wegen niet altijd mee in het accountantsoordeel. In ons hoofdstuk Begrotingsrechtmatigheid concluderen wij over het begrotingscriterium en de toelichting in de jaarrekening.
-
Ten aanzien van (onder andere) de prestatielevering van PGB’s heeft u in 2021 nader onderzoek laten verrichten door een extern bureau. Hierover leest u in de paragraaf ‘overige bevindingen’.
Speerpunt: Aanbesteding Jeugdzorg en aandacht voor verantwoordingsinformatie: wij stellen op basis van het bestek vast welke criteria ten aanzien van verantwoordingsinformatie zijn opgenomen.
Een aantal van deze verbeterpunten maken al onderdeel uit van uw eigen voorstellen. Hierover hebben wij in onze managementletter 2021 gerapporteerd.
U bent in regionaal verband bezig met de aanbesteding van Jeugdzorg voor het boekjaar 2023 en verder. Wij hebben in het kader van onze controle op dit moment nog geen kennis kunnen nemen van het bestek, aangezien dit in voorbereiding is.
Speerpunt: Kredietramingen en realisatie: wij stellen van een kredietraming vast hoe deze tot stand komt en welke informatie de organisatie hanteert om de raming te maken. In het kader van het begrotingscriterium stellen wij per jaareinde vast in hoeverre investeringen passen binnen de door de raad vastgestelde kredieten. Wij hebben in het kader van onze jaarrekeningcontrole kennis opgedaan van het proces van investeringen. Daarbij hebben wij informatie verkregen ten aanzien van de kredietraming, de procesopdracht, projectbeheersing, voortgangsrapportage investeringen, uitputting van kredieten, voortgangsrapportage, gereed melden van investeringen en verbijzonderde interne controle. Hierbij hebben wij informatie verkregen ten aanzien van een investeringsopdracht. Uit de procesopdracht valt op te maken dat de kredietraming tot stand komt op basis van kengetallen. Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd ten aanzien van de wijze van totstandkoming van het krediet en de wijze waarop het investeringsproject wordt beheerst.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 20
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) •
De voorraad onderhanden werk De balanspost met de belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie). Deze balanspost is door het saldo ultimo 2021 ad € 11,7 miljoen, waarop een voorziening in mindering is gebracht van € 12,1 miljoen, relevant voor de accountantscontrole, maar ook door de schattingen die een rol spelen bij het ramen van de in 2022 e.v. nog te realiseren baten ad € 39,0 miljoen en lasten ad € 28,3 miljoen. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het verwachte resultaat bij afsluiting van de projecten. Dit leidt tot een voorziening indien het college verwacht dat het project verlieslatend is en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. Voor de waardering van grondexploitatie dient de gemeente per individueel project te bepalen of de gemeente de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar beste schatting, terugverdient. Ultimo 2021 gaat het om 18 individuele projecten. De gemeente Haarlem schat ultimo 2021 in dat de totale omvang van de niet terug te verdienen kosten op de gehele grondexploitatie circa € 12,1 miljoen bedraagt (2020: € 12,9 miljoen). Hiervoor is een voorziening getroffen.
Deze voorziening is voor een bedrag van € 10,4 miljoen in mindering gebracht op de bouwgronden in exploitatie. Het resterende deel van deze verliesvoorzienig ad € 1,8 miljoen is aan de passivazijde van de balans gepresenteerd. Dit is in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording.
Het controleproces van de waardering van de voorraad onderhanden werk De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot vijf P’s:
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
•
•
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen?
•
Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?
•
Parameters: zijn de parameters voor kosten en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en de best mogelijke inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?
Totale boekwaarde bouwgronden in exploitatie (x € 1 miljoen) 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 2019
2020
2021
Ontwikkeling boekwaarde
Uit bovenstaand figuur blijkt dat de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie in 2021 is afgenomen ten opzichte van voorgaande jaren. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn de verkoop van gronden bij de grondexploitaties Poort van Boerhave ad € 5,9 miljoen, Koningstein ad € 3,3 miljoen en Schalkstad Florida ad € 2 miljoen.
De 5 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 21
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties – vooral de uitgangspunten voor planning (fasering), programmering en prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (rente-omslagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen: •
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
Tussentijdse winstneming In juli 2019 heeft de commissie BBV de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat gemeente voor tussentijdse winstneming de ‘Percentage Of Completion methode’ (POC-methode) moeten toepassen. Hierbij geldt dat gemeenten, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, tussentijds winst moeten nemen. Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat uw gemeente het resultaat betrouwbaar kan schatten. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten.
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
Op grond van de POC-methode heeft uw gemeente in het boekjaar 2021 voor € 3,6 miljoen aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitatie (2020: € 3,2 miljoen).
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat, en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier bijvoorbeeld al contracten of overeenkomsten aan ten grondslag of niet).
•
De grondexploitaties zijn door het college voor de jaarrekening 2021 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening noodzakelijk is.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Belangrijkste bevindingen inzake waardering grondexploitaties
Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Zo zorgt binnenstedelijke herstructurering normaliter voor een grotere complexiteit, doordat de gemeente de bestaande ruimte herontwikkelt en dit type projecten hierdoor (financieel gezien) gevoeliger is voor risico’s dan volledig nieuw uit te leggen locaties. Een langere doorlooptijd van de projecten zorgt voor een hoger risicoprofiel, doordat de schatting van kosten en opbrengsten van de projecten subjectiever is naarmate de doorlooptijd toeneemt.
Op grond van onze risicoanalyse hebben wij geconcludeerd dat de grondexploitaties Waarderpolder Laan van Decima en Schalkwijk Zwemmerslaan de belangrijkste projecten binnen uw gemeente zijn, waarbij wij de grondexploitatie Zwemmerslaan voor bij controle 2021 hebben geanalyseerd en – waar wij dat noodzakelijk achten op grond van onze professionele oordeelsvorming – geselecteerd voor nadere controle. Van dit project hebben wij de aannemelijkheid van de nog te realiseren kosten en opbrengsten getoetst en is tevens de getroffen verliesvoorziening of de verantwoorde (tussentijdse) winstneming gecontroleerd. Tevens hebben wij voor deze grondexploitatie specialisten ingeschakeld bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen, specifiek ten aanzien van de planning, programmering en prijs. De gemeente Haarlem heeft aangegeven dat het plan dat is opgenomen in de grondexploitatie verouderd is en naar alle waarschijnlijkheid niet op de manier, zoals nu voorzien wordt, zal worden uitgevoerd. Het bestemmingsplan dient te worden gewijzigd om deze of een vergelijkbare ontwikkeling mogelijk te maken.
Bijlagen
Blz. 22
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente: •
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties
•
Externe deskundigheid heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten
•
Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2021 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt.
Verder merken wij volledigheidshalve op dat wij voor de waardering van de grondexploitatie per 31 december 2021 de per die datum vastgestelde projectkaders en genomen besluiten betrokken hebben bij de controle van de waardering. Er is geen rekening gehouden met de effecten van eventuele toekomstige, nog vast te stellen, ambities van uw gemeente.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 23
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Begrotingsrechtmatigheid
Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn rechtmatigheidsoordeel. De kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen en zijn in te delen in de categorieën als genoemd in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV.
4
Kredietoverschrijdingen Kredietoverschrijdingen vereisen conform de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV – vergelijkbaar met kostenoverschrijdingen in het overzicht van baten en lasten – autorisatie van de gemeenteraad. Indien een overschrijding niet door de raad is geautoriseerd, is deze strikt genomen onrechtmatig. Afspraken hierover tussen de gemeenteraad en het college kunnen zij nader vastleggen in de financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet. Uit onze controle volgen geen kredietoverschrijdingen die meewegen in het accountantsoordeel. Dit is adequaat toegelicht in de jaarrekening.
(4) (8) (12)
Programma 7
Programma 6
(16)
Programma 5
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de lasten binnen de begroting blijven en het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat zij hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de gemeenteraad.
Lastenoverschrijdingen (x € 1 miljoen)
Programma 4
Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij een controle uitgevoerd op de begrotingsrechtmatigheid. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet de gemeenteraad zelf nader invullen en concretiseren. Dit gebeurt met het vaststellen van de begroting en via de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.
Voor de begrotingsrechtmatigheid moeten wij kijken naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de figuur hieronder hebben wij per programma de lastenoverschrijding opgenomen. Hieruit blijkt een onrechtmatige lastenoverschrijding op programma 6.
Programma 3
Begrotingsoverschrijdingen zijn adequaat toegelicht in de jaarrekening
Programma 2
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van en toelichting op deze overschrijdingen naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in het hoofdstuk ‘Begrotingsrechtmatigheid’ in de jaarrekening. Hiermee legt het college aan de gemeenteraad verantwoording af over de begrotingsrechtmatigheid van de lasten over 2021. Van de geconstateerde kostenoverschrijdingen weegt geen bedrag mee in ons rechtmatigheidsoordeel.
In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moeten wij kijken naar de lastenoverschrijdingen per programma. Wij hebben in de figuur hieronder de programma’s met lastenoverschrijdingen opgenomen.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Blz. 24
Accountantsverslag jaarrekening 2021 Gemeente Haarlem
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. In onze managementletter hebben wij uitgebreid gerapporteerd over fraude en integriteit, en de stappen die uw gemeente hierin heeft gezet. Wij hebben bij onze frauderisicoanalyse gebruikgemaakt van de inzet van interne forensisch specialisten. Dit draagt bij aan een robuuste (fraude)risicoanalyse en ondersteunt ons in de advisering over uw interne frauderisicoscan, die uw directie in 2021 heeft opgemaakt en vastgesteld. De interne frauderisicoscan wordt vanaf dit jaar besproken met de portefeuillehouder financiën en aangeboden ter bespreking in de auditcommissie.