3 Bijlage Projectplanning DIG

Projectplanning diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid (DIG) 2024-2027 5 oktober 2024 Sanna Sutter en Amber Roegiers-Terlingen HRM

Inhoudsopgave 1.

Projectplanning

3

1.1

Instroom

3

1.1.1

Beschreven en geïmplementeerd werkproces objectieve beoordeling

3

1.1.2

Meten

4

1.1.3

DIG onderdeel van werkgeversmerk

4

1.2

Inclusie 1.2.1

4 NIM laat zien dat collega's een inclusievere organisatiecultuur ervaren

4

1.2.2 NIM laat zien dat medewerkers met een arbeidsbeperking zich net zo inclusief voelen als medewerkers zonder arbeidsbeperking 5

1.3

1.4

1.2.3 Meten

5

Doorstroom

6

1.3.1

Beschreven en geïmplementeerd doorstroombeleid o.b.v. gelijke kansen

6

1.3.2

Meten

6

Uitstroom 1.4.1 reden

1.5

6

Exit-enquête laat zien dat niemand de organisatie verlaat met een DIG-gerelateerde 6

Algemeen

7

1.5.1

7

Integreren DIG-beleid

2

1.

Projectplanning We gaan van een organisatie die diverse, inclusieve en gelijkwaardige dingen doet, naar een DIG organisatie.

1.1 Instroom Doel: over twee jaar zijn medewerkers en selectiecommissies zich bewuster van vooroordelen en van hun diversiteitsrepresentatie en beoordelen we objectiever. 1.1.1

Product: Beschreven en geïmplementeerd werkproces objectieve beoordeling

Onderwerp Het streven is dat alle leden van een selectiecommissie de training selecteren zonder vooroordelen volgen voordat ze de selectieprocedure starten. De vacaturehouder moet in ieder geval de training vooraf hebben gevolgd.

Actie • Eisen inhoud training • Selectiecommissieleden • Uitvraag opstellen training (aanbesteden) • Partij keuze • Training uitrollen • Borgen training

Toelichting/ opmerking Timing hangt samen met alle andere trainingen voor leidinggevenden. Willen het graag opnemen in het onbaordingsprogramma voor leidinggevenden.

Objectief en inclusief werving en selectieproces

• Eisen inhoud training voor W&S adviseurs • Uitvraag opstellen training • Partij keuze • Training inplannen en volgen

Start met training W&S adviseurs. Vervolg is vacaturehouders trainen. O.a. onderdeel van de training: methodieken voor objectievere en inclusievere selectieprocedure, aandachtspunten m.b.t. (diverse) samenstelling selectiecomissieleden.

• Deskresearch methodieken • Sparren met externen • Universele methodiek uitrollen • Methodiek monitoren

Timing na training adviseurs W&S. Passend maken bij onze organisatie. Methodiek vormt ook de basis voor doorstroombeleid. Diversiteitsrepresentatie selectiecommissie en teams meenemen in methodiek onderzoek. Niet gericht op doelgroepenbeleid, maar op bewustwording onzichtbare diversiteitskenmerken.

3

1.1.2

Product: Meten

Onderwerp Instroomenquête DIG

Actie • Instroom rapportage op DIG analyseren • Verbeteracties formuleren en beleggen

Toelichting/ opmerking

1.1.3 Product: DIG onderdeel van werkgeversmerk Onderwerp DIG opnemen in werkgeversmerk/ arbeidsmarktcommunicatie. De werkenbijwebsite is in lijn met nieuwe DIG visie.

Actie • DIG integreren in werkgeversmerk

Toelichting/ opmerking DIG is meegenomen in de arbeidsmarktcampagne

1.2 Inclusie Doel: Over twee jaar ervaren alle medewerkers een inclusievere organisatiecultuur. Medewerkers met een arbeidsbeperking voelen zich net zo inclusief als medewerkers zonder arbeidsbeperking. 1.2.1

Product: NIM laat zien dat collega's een inclusievere organisatiecultuur ervaren

Onderwerp Herinrichting gebouwen (toegankelijkheid en DIG visie)

Diversity Day

Film & Food

Trainingen, workshops (afwisselend generieke en specialistische onderwerpen)

Actie • Inventarisatie stavaza • Memo afwegingen inclusieve toiletten • Memo inclusieve toiletten • Opstellen wensenlijst • Opstellen besluitpunten • Bespreken wensenlijst • Implementatie wensenlijst • Inventariseren data • Werkgroep opzetten • Activiteiten inventariseren • Activiteiten implementeren • Documentaire keuze

• Trainingsaanbod behoeften in kaart brengen • Eisen inhoud training • Uitzoeken training • Implementatie training • Afstemming training generatieleren

Toelichting/ opmerking Memo afweging inclusieve toiletten afgerond.

Lunchlezing op Diversity Day 1 oktober 2024. Spreker over taboe's doorbreken: https://filipdegroeve.be/ Vervolg Diversity Day thema taboe's doorbreken. Documentaire 'brieven uit de kast'. Training generatieleren en deep democracy reeds geïmplementeerd. Training 'Voorbij de labels' is onderdeel van de onboarding nieuwe medewerkers. Evaluatie training 2024 reeds uitgevoerd. Deelnemers beoordelen de training zeer positief. Contract loopt tot

4

Inclusief leiderschap

• Interviews inplannen (incl. ambassadeurs) • Gespreksleidraad opstellen • Notuleren • Gesprekken analyseren • Acties formuleren en implementeren

Feestdagenbeleid

• Knelpunten benoemen • Richtlijnen opstellen en afstemmen • Borgen • Aanvragen doorlopend

Maatwerk vragen afdelingen 1.2.2

eind 2024. Daarna vervolg opnieuw evalueren. Toolbox met huidig aanbod uitgerold. Uitdiepen wat verstaan we onder inclusief leiderschap, wat verwachten wij van leidinggevenden hierin, wat hebben leidinggevenden nodig. Inclusief leiderschap is één van de onderdelen uit het leiderschapsprofiel binnen het leiderschapstraject waaraan het volledig leidinggevend kader deelneemt.

Sessie MT MO afgerond

Product: NIM laat zien dat medewerkers met een arbeidsbeperking zich net zo inclusief voelen als medewerkers zonder arbeidsbeperking

Onderwerp Focusgroepen andersvoelenden & arbeidsbeperking

Actie • Opdracht formuleren • Gespreksleider zoeken • Focusgroepen organiseren • Analyseren • Verbeteracties implementeren

Toelichting/ opmerking Veranderingen worden opgenomen in uitrol hybride werken (incl. herinrichting panden) en uitrol teamcanvasgesprekken van programma organisatieontwikkeling. Nieuw meetmoment is het werkbelevingsonderzoek 2025. Hierna deze actie opnieuw herijken.

Actie • Rapportage analyseren • Verbeteracties formuleren en beleggen • Aanvraag NIM • Medewerkersgegevens • Beleidsonderzoek invoeren • NIM rapport analyse

Toelichting/ opmerking In 2023 en 2025

1.2.3 Product: Meten Onderwerp Werkbelevingsonderzoek NIM

In 2027

5

1.3 Doorstroom Doel: Over twee jaar hebben we een doorstroombeleid op basis van gelijke kansen. 1.3.1

Product: Beschreven en geïmplementeerd doorstroombeleid o.b.v. gelijke kansen

Onderwerp Toekomstig doorstroombeleid

Interne vacatures Objectieve selectiecriteria Pilot persoonlijk leiderschap evalueren

1.3.2

Actie • Vaststellen: hoe ziet ons (ideaal) doorstroomproces o.v.b. gelijke kansen eruit? • Benoem DIGuitgangspunten in doorstroombeleid • DIG-uitgangspunten voor doorstroombeleid laten vaststellen. • Interne vacatures zichtbaarder maken • Selectiecriteria instroom en doorstroom linken • Pilot persoonlijk leiderschap voor jonge professionals evalueren m.b.t. doorstroombeleid

Toelichting/ opmerking

Actie • DIG-elementen van doorstroom meten en monitoren

Toelichting/ opmerking Te koppelen aan gehele doorstroombeleid. T.z.t. kijken of meer data gewenst is.

Product: Meten

Onderwerp Meetinstrument doorstroming

1.4 Uitstroom Doel: Over twee jaar verlaat niemand de organisatie met een DIG-gerelateerde reden. 1.4.1

Product: Exit-enquête laat zien dat niemand de organisatie verlaat met een DIGgerelateerde reden

Onderwerp Exit-enquête

Actie • Uitstroom rapportage • Verbeteracties formuleren en beleggen

Exit DIG redenen per afdeling

• Jaarlijks onderzoek welke afdelingen het meest te maken hebben met vertrek om DIG-redenen.

Toelichting/ opmerking Update 2024: nu geen medewerkers die de organisatie verlaten vanwege een DIG- gerelateerde reden. I.v.m. anonimiteit van medewerkers die de organisatie verlaten kan het waarschijnlijk niet worden

6

Huidig uitstroomproces

• DIG-verbeteracties formuleren • Automatische exit mail check op DIG

uitgesplitst naar afdelingen. Nader uit te zoeken. Koppelen aan implementatie van nieuwe e-hrm systeem. Bijv. toon exit mail in lijn met goed werkgeverschap

1.5 Algemeen 1.5.1

Product: Integreren DIG-beleid

Onderwerp Vitaliteit

DIG-Ambassadeurs Arbobeleid

Banenafspraak

Integriteit

Leer- en ontwikkelbeleid

Symbool

Actie • Beleid vitaliteit en DIGbeleid de linkjes zoeken Kijken waarin samen optrekken en beleid versterken • Acties benoemen • Inplannen • Voorbereiden • Uitwerken • Link zoeken tussen arbobeleid en DIG-beleid • Kijken waarin samen optrekken en beleid versterken • Acties benoemen • Link zoeken tussen banenafspraak en DIGbeleid • Kijken waarin samen optrekken en beleid versterken • Acties benoemen • Dilemmatraining DIG casus • Link zoeken tussen integriteitsbeleid en DIGbeleid • Kijken waarin samen optrekken en beleid versterken • Acties benoemen • Link zoeken tussen beleid en visie L&O en DIG-beleid. • Kijken waarin samen optrekken en beleid versterken • Acties benoemen • Brainstorm Offerte goedkeuring Opdracht formulering Opdracht

Toelichting/ opmerking O.a. Thema's taboes doorbreken tijdens Diversity Day 2024 en Vitaliteitsweek 2024. O.a. stand van zaken en casuïstiek bespreken

Integriteitsworkshop met dilemma's DIG.

Afgerond

7

Feestcommissie Communicatie ambassadeurs

uitzetten en goedkeuren Lancering symbool • Feesten en partijen van de organisatie zijn in lijn met DIG • Profiel ambassadeurs • Profielen DIG kernteam

Communicatie bewustwording DIG

• Foto's ambassadeurs • Postercampagne ambassadeurs • Testimonials

Communicatie bewustwording DIG-visie

• Presentatie Memo aankondiging pitch Inplannen ambassadeurs Opgehaalde informatie analyseren Toolkit • Deskresarch • Uitgangspunten formuleren • Toetsen en aanscherpen • Laten vaststellen • Stakeholder analyse • Strategie • Middelen • Kalender • Kennisdeling

DIG-uitgangspunten voor inclusieve in- en externe communicatie Communicatieaanpak 20242026 Sparring externen m.b.t. DIGbeleid

DIG heeft een actuele insitepagina met relevante informatie voor de medewerkers. DIG persoonlijke verhalen/ ervaringsverhalen/ dilemma's ter bevordering van bewustwording. Foto's ambassadeurs afgerond Afgerond: Concern Control, begraafplaatsen, DIA, ID. Gepland: HRM, PG, WI.

8

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 5 oktober 2024

Tekst: Sanna Sutter en Amber Roegiers-Terlingen, Fotografie: Beeldbank, Ontwerp: Huisstijl, Drukwerk: n.v.t. ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 9