3 Bijlage B tweede evaluatierapport referendumcommissie

23

-

-

24 maart 2023: E-mail referendumcommissie Haarlem inzake beantwoording vragen mogelijkheid splitsing raadsvergadering 30 maart 2023: raadsvergadering besluit inzake inleidend verzoek tot het houden van een referendum over de Nota Uitwerking Parkeerregulering Haarlem (gewijzigd besluit) met als dictum: "Na kennisneming van de bevindingen van de voorzitter van de raad en het advies van de referendumcommissie, besluit de raad de indieners van het inleidend verzoek niet in de gelegenheid te stellen tot het houden van een referendum." 12 juni 2023: brief referendumcommissie Haarlem inzake: Verzoek uitstel Evaluatie referendumcommissie Haarlem (kenmerk 2023/874418) 21 september 2023: brief referendumcommissie Haarlem inzake: Evaluatie referenduminitiatief over de Nota Uitwerking parkeerregulering Uitbreiding betaald parkeren (kenmerk 2033/1614958)

24

Bijlage 2. Voorstel toelichting uitzonderingsgronden artikel 2, tweede lid, van de Referendumverordening. In de eerste evaluatie heeft de referendumcommissie voorgesteld om een toelichting in de verordening op te nemen bij artikel 2, tweede lid, de uitzonderingsgronden. In de commissie bestuur van 12 oktober 2023 is over dit aanbod gesproken.

Artikel 2 Referendum, initiatief, onderwerpen Tweede lid Een aantal onderwerpen, waarover de raad een besluit kan nemen, lenen zich minder goed voor een referendum. In deze verordening is een lijst met uitzonderingen opgenomen, gebaseerd op de ervaringen van onder meer de ‘Tijdelijke referendumwet’ en autonome gemeentelijke referendumverordeningen. Enerzijds dient voorkomen te worden dat de verordening een leeg instrument wordt waarbij het praktisch onmogelijk wordt een referendum te organiseren. Anderzijds is het voor de burger belangrijk dat duidelijk is over welke besluiten geen referendum kan worden gehouden. De uitgezonderde onderwerpen worden hierna toegelicht. a. over individuele kwesties, zoals benoemingen, ontslagen, schorsingen, kwijtscheldingen, schenkingen; Een referendum gaat niet over (individuele) personen maar over een beleidsmatig of inhoudelijk onderwerp. Ook zaken die nauw samenhangen met een persoon, zoals een kwijtschelding of schenking, zijn uitgezonderd. b. over de hoogte van geldelijke voorzieningen voor ambtsdragers, gewezen ambtsdragers, en hun nabestaanden; Zoals de rechtspositionele besluiten van de griffier en griffiemedewerkers geen onderwerp van een referendum kunnen zijn, zijn de rechtspositionele regelingen van raadsleden (politieke ambtsdragers) uitgezonderd van het referenduminstrument. c.

over de vaststelling, wijziging of intrekking van de arbeidsvoorwaardenregeling en daaruit voortvloeiende besluiten met betrekking tot de griffier en de medewerkers van de griffie; De raad is de werkgever van de griffier en de griffiemedewerkers. Een referendum kan niet gaan over een persoon. Ook de rechtspositionele besluiten die de raad neemt met betrekking tot de griffier en de medewerkers van de griffie kunnen geen onderwerp zijn van een referendum. Het referendum treedt niet in dergelijke arbeidsrechtelijke verhoudingen. d. over het voor kennisgeving aannemen van notities en rapporten; Voor kennisgeving aannemen betekent dat de raad deze stukken niet inhoudelijk bespreekt. Er wordt wel een soort besluit over genomen (namelijk dat het niet besproken wordt). Het is ongewenst om over een dergelijk procesbesluit een referendum te houden.

25

e. in het kader van deze verordening Er worden een aantal besluiten genomen tijdens het referendumproces. Bijvoorbeeld een besluit over het inleidend verzoek, het definitieve verzoek, over de datum en over de vraagstelling. Als een dergelijk besluit referendabel zou zijn zou het referendumproces verstoord worden. f. over de vaststelling van de gemeentelijke begroting en de rekening; Aan het eind van elk jaar moet de raad een begroting vaststellen (artikel 212 Gemeentewet). Zonder deze begroting kan een gemeente in het komende kalenderjaar geen uitgaven doen. Een referendum over het raadsbesluit om een begroting vast te stellen kost tijd en zorgt er daardoor voor r dat de gemeente de wet niet kan naleven (immers de gemeente is verplicht een begroting te hebben aan het begin van een nieuw kalenderjaar) en het bemoeilijkt het functioneren van de gemeente (er kunnen geen uitgaven worden gedaan zonder een vastgestelde begroting). Het referenduminstrument is mede niet van toepassing op deze besluiten omdat het deze grote ongewenste gevolgen heeft. In het geval er in een nota of beleid gesproken wordt over een wijziging van de begroting betekend dit niet dat dit raadsvoorstel niet referendabel is. Het is gebruikelijk dat in een beleidsvoorstel aangegeven wordt wat de financiële consequenties zijn. Dit is echter niet de essentie van het voorstel. g.

over de vaststelling van gemeentelijke tarieven en belastingen; De raad besluit jaarlijks over de tarieven en belastingen (Gemeentewet artikel 216 en 229).Net als bij het vaststellen van de begroting wordt de gemeentelijke uitvoeringsorganisatie ernstig belemmerd als dit besluit niet op tijd wordt genomen als gevolg van een referenduminitiatief. Daarnaast is het denkbaar dat het besluit over tarieven en belastingen met enige regelmaat onderwerp van een referenduminitiatief wordt enkel om te protesteren tegen de hoogte van de gemeentelijke tarieven en belastingen. Het referenduminstrument is hier niet voor bedoeld. In het geval er in een nota of beleid gesproken wordt over invoering of verhoging van tarieven betekend dit niet dat dit raadsvoorstel niet referendabel is. h. ter uitvoering van een besluit van een hoger bestuursorgaan of de wetgever waaromtrent de raad geen beleidsvrijheid heeft; Als de raad slechts kan instemmen met beleid dat vastgesteld is door een hogere regelgever dan is een referendum niet mogelijk. De raad heeft immers niet de mogelijkheid of bevoegdheid om het besluit te veranderen. i. die naar het oordeel van de raad hun grondslag vinden in een eerder genomen besluit waarover een referendum is gehouden of kon worden gehouden; Bij complexe onderwerpen worden door de raad vaak verschillende opeenvolgende besluiten genomen (vaak gedurende enkele jaren).

Het betreft dan nauw aan het oorspronkelijke besluit gerelateerde vervolgbesluiten die direct voortvloeien uit het eerder genomen besluit. Het is aan de inwoners om alert te zijn en bij het eerste, oorspronkelijke besluit waarbij mogelijk ingestemd wordt met het project een referenduminitiatief te starten. Daarna is het niet meer mogelijk. Het is niet de bedoeling dat de specifieke uitvoering van een omvangrijk project, dat in essentie is goedgekeurd, op een later moment nog ter discussie wordt gesteld middels een referendum. j. waarvan de raad van mening is dat dringende redenen aanleiding zijn om geen referendum te houden. Welke redenen dringend zijn is uiteindelijk aan de raad. Het is wel van belang dat deze dringende redenen bijzonder goed gemotiveerd worden. Deze uitzonderingsgrond is in het verleden door meerdere gemeenteraden gebruikt om een inleidend referendumverzoek af te wijzen. Tegen dit raadsbesluit bestaat bezwaar en beroep open. De rechter heeft in die gevallen meerdere keren een gemeenteraad in het ongelijk gesteld, vanwege een te lichtzinnig en onvoldoende gemotiveerd gebruik 26

van deze uitsluitingsgrond. Als voorbeeld verwijzen wij naar een tweetal uitspraken: https://uitspraken.rechtspraak.nl/#!/details?id=ECLI:NL:RBZUT:2011:BQ8971 en https://uitspraken.rechtspraak.nl/#!/details?id=ECLI:NL:RBNHO:2017:11154.

27

Bijlage 3. Overzicht besluit- en adviesmomenten in het referendumproces Besluitvormingsproces gemeenteraad 3. Raadscommissie Beheer d.d. 23 maart 2023 o.a. inzake de Nota uitwerking parkeerregulering 4. Raadsvergadering d.d. 30 maart 2023. Besluit inzake inleidend verzoek tot het houden van een referendum over de Nota Uitwerking Parkeerregulering Haarlem (gewijzigd besluit) met als dictum: "Na kennisneming van de bevindingen van de voorzitter van de raad en het advies van de referendumcommissie, besluit de raad de indieners van het inleidend verzoek niet in de gelegenheid te stellen tot het houden van een referendum." 5. Raadscommissie Bestuur d.d. 14 september 2023: Raadsvoorstel Besluiten op bezwaren inzake het Referendum over de Nota uitwerking parkeerregulering met als dictum: a. 1. “De twee bezwaarschriften van mevrouw M. en de heer M. niet-ontvankelijk te verklaren; b. 2. Het bezwaarschrift van de heren G. en K. ontvankelijk te verklaren; c. 3. Het advies van de Adviescommissie voor bezwaarschriften van 28 juli 2023 ten aanzien van het bezwaarschrift genoemd onder beslispunt 2. over te nemen en het bestreden besluit van 30 maart 2023 tot afwijzing van een inleidend verzoek tot het houden van een referendum over de nota Uitwerking parkeerregulering te herroepen; d. 4. Het inleidend verzoek toe te kennen; e. 5.

Aan de bezwaarden genoemd onder punt 2 een proceskostenvergoeding te verstrekken van € 1.194,00; f. 6. De indieners van het inleidend verzoek de gelegenheid te bieden een definitief verzoek tot het houden van een referendum in te dienen bij de voorzitter van de raad; g. 7. De griffier te mandateren om dit raadsbesluit bekend te maken aan bezwaarmakers; h. 8. Alle nadere uitvoerende besluitvorming, die zijn grondslag vindt in de nota Uitwerking parkeerregulering aan te houden tot na het besluit van de raad over een definitief verzoek tot het houden van een referendum, en ook het college op te dragen de uitvoering tot dan aan te houden. 6. Raadsvergadering d.d. 28 september 2023: Raadsvoorstel Besluiten op bezwaren inzake het Referendum over de Nota uitwerking parkeerregulering. 7. Raadscommissie Bestuur d.d. 12 oktober 2023: Evaluatie door de referendumcommissie van referenduminitiatief Nota uitwerking parkeerregulering tot en met 30 maart 2023 8. Raadscommissie Bestuur d.d. 23 november 2023: Raadsvoorstel Definitief verzoek om een referendum over de nota Uitwerking parkeerregulering met als dictum: a. 1. Het definitieve verzoek om het houden van een referendum over de nota Uitwerking parkeerregulering toe te wijzen; b. 2.

Het raadsbesluit van 30 maart 2023 tot vaststelling van de nota Uitwerking parkeerregulering te behandelen als onderwerp van een referendum conform artikel 2, tweede lid, van de Referendumverordening en de uitvoering van dit raadsbesluit aan te houden tot na het besluit van de raad naar aanleiding van de uitslag van het referendum; c. 3. De datum van het referendum vast te stellen op 6 maart 2024; d. 4. De vraagstelling van het referendum vast te stellen op: Bent u voor of tegen de ‘Nota Uitwerking parkeerregulering: Uitbreiding betaald parkeren in Haarlem’? met de antwoordcategorieën ‘Voor’ en ‘Tegen’; e. 5. Een budget van € 105.000 ter beschikking te stellen voor activiteiten ter ondersteuning van het publieke debat en de meningsvorming over het onderwerp van het referendum 28

en dit budget onder te verdelen in drie gelijke deelplafonds voor activiteiten die gericht zijn op een stem 'voor', een stem 'tegen’ en een neutrale bevordering van het debat, en dit ten laste te brengen van de algemene middelen; f. 6. Een budget van € 650.000 ter beschikking te stellen voor de organisatie van en de voorlichting over het referendum en dit ten laste te brengen van de algemene middelen. 9. Raadsvergadering d.d. 30 november 2023: Raadsvoorstel Definitief verzoek om een referendum over de nota Uitwerking parkeerregulering met als dictum: a. 1. Het definitieve verzoek om het houden van een referendum over de nota Uitwerking parkeerregulering toe te wijzen; b. 2. Het raadsbesluit van 30 maart 2023 tot vaststelling van de nota Uitwerking parkeerregulering te behandelen als onderwerp van een referendum conform artikel 2, tweede lid, van de Referendumverordening en de uitvoering van dit raadsbesluit aan te houden tot na het besluit van de raad naar aanleiding van de uitslag van het referendum; c. 3. De datum van het referendum vast te stellen op 6 maart 2024; d. 4. De vraagstelling van het referendum vast te stellen op: Bent u voor of tegen de ‘Nota Uitwerking parkeerregulering: Uitbreiding betaald parkeren in Haarlem’? met de antwoordcategorieën ‘Voor’ en ‘Tegen’; e. 5.

Een budget van € 105.000 ter beschikking te stellen voor activiteiten ter ondersteuning van het publieke debat en de meningsvorming over het onderwerp van het referendum en dit budget onder te verdelen in drie gelijke deelplafonds voor activiteiten die gericht zijn op een stem 'voor', een stem 'tegen’ en een neutrale bevordering van het debat, en dit ten laste te brengen van de algemene middelen; f. 6. Een budget van € 650.000 ter beschikking te stellen voor de organisatie van en de voorlichting over het referendum en dit ten laste te brengen van de algemene middelen. 10. Raadscommissie Bestuur d.d. 21 maart 2024: Raadsvoorstel Besluit over stemming referendum Nota uitwerking parkeerregulering met als dictum: a. 1. Uit te spreken dat de stemming op 6 maart 2024 over het referendum over de nota Uitwerking parkeerregulering op wettige wijze heeft plaatsgevonden. 11. Raadscommissie Bestuur d.d. 21 maart 2024: Raadsvoorstel Besluit naar aanleiding van uitslag referendum nota Uitwerking parkeerregulering met als dictum: a. 1. Het raadsbesluit Vaststellen nota Uitwerking parkeerregulering van 30 maart 2023 in te trekken. 12. Raadsvergadering d.d. 28 maart 2024: Raadsvoorstel Besluit over stemming referendum Nota uitwerking parkeerregulering met als dictum: a. 1.

Uit te spreken dat de stemming op 6 maart 2024 over het referendum over de nota Uitwerking parkeerregulering op wettige wijze heeft plaatsgevonden. 13. Raadsvergadering d.d. 28 maart 2024: Raadsvoorstel Besluit naar aanleiding van uitslag referendum nota Uitwerking parkeerregulering met als dictum: a. 1. Het raadsbesluit Vaststellen nota Uitwerking parkeerregulering van 30 maart 2023 in te trekken. Brieven geschreven door de Referendumcommissie 5. Beantwoording technische vragen SP, OPH, HvH over ingediende ondersteuningsverklaringen inleidend verzoek referendum d.d. 10 maart 2023 6. Brief referendumcommissie Haarlem d.d. 22 maart 2023 inzake: Advies inleidend referendumverzoek over de Nota uitwerking parkeerregulering 7. E-mail referendumcommissie Haarlem d.d. 24 maart 2023 inzake beantwoording vragen mogelijkheid splitsing raadsvergadering 8. Brief referendumcommissie Haarlem d.d. 12 juni 2023 inzake: Verzoek uitstel Evaluatie referendumcommissie Haarlem (kenmerk 2023/874418) 9. Brief Referendumcommissie aan gemeenteraad Haarlem inzake Evaluatie referenduminitiatief d.d. 21 september 2023 29

10. 20231747874 Brief referendumcommissie aan gemeenteraad en college Haarlem d.d. 11 oktober 2023 inzake advies raadsbesluit op definitief verzoek 11. Brief referendumcommissie aan gemeenteraad en college Haarlem d.d. 20 november 2023 inzake advies t.b.v. raadsstuk Definitief verzoek referendum 12. Brief referendumcommissie aan gemeenteraad en portefeuillehouder d.d. 5 december 2023 inzake geamendeerd raadsbesluit van 30 november 2023 13. Brief referendumcommissie aan college inzake Advies m.b.t. subsidieaanvragen voor campagneactiviteiten ter ondersteuning van het publieke debat en de meningsvorming van 14 januari 2024 14. Brief referendumcommissie aan college inzake Advies m.b.t. begeleidende brief burgemeester lijst stembureaus informatiefolder stembiljet stempas van 17 januari 2024 15. Brief referendumcommissie aan college inzake aanvullende vragen van het college van 18 januari 2024 16. Brief referendumcommissie aan college inzake advies ten behoeve van subsidieaanvraag collectief geanonimiseerd van 26 januari 2024 Brief geschreven door college 2. Brief burgemeester inzake Toetsing van de het inleidend verzoek en de steunbetuigingen d.d. 23 maart 2023 (kenmerk 2023/405967) 3. Brief college inzake Reactie op uw advies van de referendumcommissie op subsidieaanvragen referendum (kenmerk 2023/2023845) van 17 januari 2024 (Beantwoording) technische vragen 1.

7 maart 2023 (beantwoord op 10 maart 2023) Beantwoording technische vragen SP, OPH, HvH over ingediende ondersteuningsverklaringen inleidend verzoek referendum 2. (beantwoord op 20 maart 2023): Beantwoording technische vragen GroenLinks over referendum 3. 31 augustus 2023 (beantwoord op 20 september 2023): Beantwoording technische vragen SP over aantal kiesgerechtigden voor referendum 4. 9 oktober 2023 (beantwoord op 10 oktober 2023): Beantwoording technische vragen GroenLinks over evaluatie referendumcommissie 5. 16 oktober 2023 (beantwoord op 26 oktober 2023 en 13 november 2023): Beantwoording technische vragen SP over kosten referendum 6. 16 oktober 2023 (beantwoord op 13 november 2023): Beantwoording technische vragen Jouw Haarlem over referendum 7. 21 november 2023 (beantwoord op 23 november 2023): Beantwoording technische vragen CU over referendum 8. 27 november 2023 (beantwoord op 28 november 2023): Beantwoording technische vraag CU over de subsidieregeling voor het referendum 9. 29 november 2023 (beantwoord op 30 november 2023): Beantwoording technische vragen CU m.b.t. amendementen referendum 10. 15 december 2023 (beantwoord op 21 december 2023): Beantwoording technische vragen Jouw Haarlem over subsidie parkeerreferendum 11. 15 december 2023 (beantwoord op 8 januari 2024): Beantwoording technische vragen Jouw Haarlem over subsidie parkeerreferendum (aanvulling) 12.

31 januari 2024 (beantwoord op 31 januari 2024): Beantwoording technische vragen Actiepartij over parkeerreferendum 13. 22 maart 2024 (beantwoord op 27 maart 2024): Beantwoording Technische vragen SP over Referendumuitslag

30

(Beantwoording) schriftelijke vragen 1. 25 januari 2024 (beantwoord op 13 februari 2024): Schriftelijke vragen ex art. 32 van BVNL inzake subsidie referendum betaald parkeren Referendumproces -

-

-

-

-

-

28 februari 2023: bij de griffie zijn ondersteuningsformulieren voor een referenduminitiatief opgevraagd. 2 maart 2023: twee formulieren voor het inleidend verzoek, te weten: 1. Formulier ‘Inleidend verzoek tot het houden van een referendum’ en 2. Formulier met Ondersteuningsverklaring zijn gereed. 3 maart tot en met 22 maart 2023: (ten minste 400) steunbetuigingen konden gegeven worden 7 maart 2023: technische vragen SP, OPH, HvH over ingediende ondersteuningsverklaringen inleidend verzoek referendum 10 maart 2023: beantwoording technische vragen SP, OPH, HvH over ingediende ondersteuningsverklaringen inleidend verzoek referendum 22 maart 2023: ontvangen inleidend verzoek tot het houden van een referendum over de Nota ‘Uitwerking parkeerregulering: Uitbreiding betaald parkeren in Haarlem’ inclusief ingediende ondersteuningsverklaringen 22 maart 2023: Brief referendumcommissie Haarlem inzake: Advies inleidend referendumverzoek over de Nota uitwerking parkeerregulering 23 maart 2023: brief burgemeester inzake Toetsing van de het inleidend verzoek en de steunbetuigingen (kenmerk 2023/405967) 24 maart 2023: E-mail referendumcommissie Haarlem inzake beantwoording vragen mogelijkheid splitsing raadsvergadering 30 maart 2023: raadsvergadering besluit inzake inleidend verzoek tot het houden van een referendum over de Nota Uitwerking Parkeerregulering Haarlem (gewijzigd besluit) met

als dictum: "Na kennisneming van de bevindingen van de voorzitter van de raad en het advies van de referendumcommissie, besluit de raad de indieners van het inleidend verzoek niet in de gelegenheid te stellen tot het houden van een referendum." 12 juni 2023: brief referendumcommissie Haarlem inzake: Verzoek uitstel Evaluatie referendumcommissie Haarlem (kenmerk 2023/874418) 22 juni 2023: Uitspraak rechter kortgeding 21 september 2023: brief referendumcommissie Haarlem inzake: Evaluatie referenduminitiatief over de Nota Uitwerking parkeerregulering Uitbreiding betaald parkeren tot en met 30 maart 2023 (kenmerk 2023/1614958) 28 september 2023: gemeenteraad staat inleidend verzoek referendum toe 30 november 2023: gemeenteraad staat referendum toe op 6 maart 2024 6 maart 2024: dag van het referendum 21 maart 2024: commissievergadering Bestuur vergadert over raadsvoorstel Besluit over stemming referendum nota Uitwerking parkeerregulering en raadsvoorstel Besluit naar aanleiding van uitslag referendum nota Uitwerking parkeerregulering. 28 maart 2024: de gemeenteraad, met het aannemen van het raadsvoorstel Besluit over stemming referendum nota Uitwerking parkeerregulering het raadsvoorstel Besluit naar aanleiding van uitslag referendum nota Uitwerking parkeerregulering, besluit om het raadsbesluit Vaststellen nota Uitwerking parkeerregulering van 30 maart 2023 in te trekken.

Diverse moties worden aangenomen over het vervolg.

31

Bijlage 4. Uitwerking regels AVG ten aanzien van de schriftelijke ondersteuningsverklaringen De vraag draait om de Algemene verordening gegevensbescherming (de AVG). Op grond van de AVG moet iedereen die persoonsgegevens verwerkt, of dat nu de overheid, een ondernemer of een particulier is, zich aan de regels uit die AVG houden. De AVG geldt dus ook voor degenen die op straat de mogelijkheid bieden om een ondersteuningsverklaring af te leggen. Het doel van de AVG is dat persoonsgegevens zoveel mogelijk worden beschermd. Om dit doel te bereiken zijn in de AVG verschillende voorschriften opgenomen, maar al deze voorschriften zijn gebaseerd op de zes beginselen die in de AVG zijn vastgelegd. Die beginselen vormen dus de kern van de regelgeving. Het gaat om de volgende beginselen: 1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie (artikel 5, eerste lid, aanhef en onderdeel a) Persoonsgegevens moeten op grond van dit beginsel worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is.

Daarbij staat volgens de overwegingen voorop dat voor natuurlijke personen transparant dient te zijn dat hun persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, geraadpleegd of anderszins verwerkt en in hoeverre dit het geval is, dat helder moet zijn wie de verwerkingsverantwoordelijke is en wat het doel van de verwerking is en dat natuurlijke personen bewust moeten worden gemaakt van de risico’s, regels, waarborgen en rechten bij de verwerking en de wijze waarop zij hun rechten kunnen uitoefenen. 2. Doelbinding (artikel 5, eerste lid, aanhef en onderdeel b) Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen zij vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt. 3. Minimale gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, aanhef en onderdeel c) Persoonsgegevens moeten op grond van dit beginsel toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. 4. Juistheid (artikel 5, eerste lid, aanhef en onderdeel d) Volgens de AVG dienen persoonsgegevens juist te zijn en moeten de gegevens zo nodig worden geactualiseerd. Alle redelijke maatregelen moeten volgens de AVG worden genomen om ervoor te zorgen dat onjuiste persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist. 5.

Opslagbeperking (artikel 5, eerste lid, aanhef en onderdeel e) Het beginsel van minimale gegevensverwerking vereist met name dat de opslagperiode van de persoonsgegevens tot een strikt minimum wordt beperkt. Om ervoor te zorgen dat deze gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is, dient de verwerkingsverantwoordelijke termijnen vast te stellen voor het wissen van gegevens of voor een periodieke toetsing ervan. 6. Integriteit en vertrouwelijkheid (artikel 5, eerste lid, aanhef en onderdeel f) Persoonsgegevens moeten worden verwerkt op een manier die een passende beveiliging en vertrouwelijkheid van die gegevens waarborgt, ook ter voorkoming van ongeoorloofde toegang tot of het ongeoorloofde gebruik van persoonsgegevens en de apparatuur die voor de verwerking wordt gebruikt. De regels ten aanzien van de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens zijn nader uitgewerkt in de artikelen 32 tot en met 34 van de AVG 32

Voor het inzamelen van de ondersteuningsverklaringen geldt per beginsel het volgende: Ad 1. Aan het beginsel van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie kan invulling worden gegeven door de ondersteuners om toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens te vragen en hen dus bij het afleggen van de verklaringen een vinkje te laten zetten dat zij met het verwerken van hun persoonsgegevens in het kader van de ondersteuning instemmen. Ad 2. Voor het beginsel inzake doelbinding geldt dat degenen die de ondersteuningsverklaringen verzamelen ervoor moeten zorgen dat de persoonsgegevens alleen voor dat doel worden gebruikt en dus niet bijvoorbeeld ook om ondersteuners te informeren of uit te nodigen voor een debatavond. Tenzij dat ook expliciet aangekondigd is en er daarvoor een opt-out-mogelijkheid is, zoals je bijvoorbeeld ook ziet bij nieuwsbrieven als je een online aankoop doet. Ad 3. Het beginsel van minimale gegevensverwerking brengt met zich mee dat aan de ondersteuners niet meer informatie mag worden gevraagd dan voor het afleggen van de ondersteuningsverklaring nodig is. Dus alleen die gegevens mogen worden gevraagd die op grond van de verordening voor het afleggen van de ondersteuningsverklaring worden gevraagd. Ad 4.

Aan het beginsel van juistheid kan invulling worden gegeven door de ondersteuners te laten weten waar zij terecht kunnen als zij onjuiste gegevens hebben opgegeven. Dat kan bijvoorbeeld een e-mailadres zijn van degenen die de ondersteuningsverklaringen verzamelen. Ad 5. Voor het beginsel inzake opslagbeperking geldt dat degenen die de ondersteuningsverklaringen verzamelen de persoonsgegevens alleen mogen verwerken zolang dit nodig is. Als daar geen noodzaak meer voor is, bijvoorbeeld als de ondersteuningsverklaringen zijn ingeleverd en daarover een besluit genomen is, dan moeten zij de persoonsgegevens vernietigen. Overigens zijn de persoonsgegevens in dat geval verstrekt aan het college en ook het college is gebonden aan de beginselen. Daarbij geldt echter voor het college dat die op grond van de Archiefwet 1995 een verplichting heeft dit soort bescheiden te bewaren en dus ook de ondersteuningsverklaringen met de persoonsgegevens. Vernietiging is dan dus pas aan de orde als er op grond van de Archiefwet 1995 geen verplichting meer is die gegevens te bewaren (en dat in selectielijsten is vastgelegd). Ad 6. Voor het verzamelen van de ondersteuningsverklaringen vormt het beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid de grootste uitdaging. De ondersteuningsverklaringen moeten op grond van dit beginsel passend worden beveiligd en zijn vertrouwelijk.

Dat punt is dus terecht aangevoerd. De vraag is echter of daar geen oplossing voor te vinden is. Bij het werven van donateurs krijgt dit bijvoorbeeld vorm doordat degenen die donateurs werven over een ipad beschikken waarin de persoonsgegevens beveiligd worden opgeslagen en nieuwe donateurs niet de gegevens van andere nieuwe donateurs kunnen inzien. In lijn hiermee zijn ook oplossingen voor het afleggen van een ondersteuningsverklaring denkbaar.

33

Bijlage 5. Totaal overzicht van de aanbevelingen van de referendumcommissie 1. Zorg ervoor dat conceptformulieren voor ondersteuningsverklaringen permanent gereed zijn, zowel de papieren als de digitale variant, zowel voor het inleidend als het definitieve verzoek. 2. Borg de toegankelijkheid voor ondersteuningsverklaringen met behulp van papieren handtekeningenlijsten binnen de mogelijkheden van de AVG. 3. Plaats (ook) op de website van de gemeente (haarlem.nl) de relevante informatie over het referenduminstrument voor burgers. 4. Blijf kiesgerechtigden de mogelijkheid bieden om ondersteuningsverklaringen op papier af te leggen, naast de digitale mogelijkheid. 5. Neem in de verordening op dat het besluit van de raad over het inleidend verzoek en de inhoudelijke bespreking van het ontwerp raadsbesluit in dezelfde raadsvergadering dient plaats te vinden. Voorstel aanpassing artikel 5, zevende lid: Als het verzoek wordt ingewilligd, behandelt de raad in dezelfde raadsvergadering het ontwerpraadsbesluit waarop het verzoek zich richt. Het ontwerp-raadsbesluit zoals dat luidt na verwerking van eventuele aangenomen amendementen, wordt vervolgens aangehouden tot de eerstvolgende vergadering na de dag waarop de uitslag van het referendum wordt bekendgemaakt. 6.

De referendumcommissie acht een nadere toelichting op de uitzonderingsgronden van artikel 2 uit de Referendumverordening verhelderend. De referendumcommissie is bereid een dergelijke toelichting (in concept) op te stellen. 7. Vul artikel 6, zesde lid, van de Referendumverordening “De voorzitter van de raad maakt wekelijks bekend hoeveel geldige ondersteuningsverklaringen zijn ingediend” aan met: “Als het benodigde aantal geldige ondersteuningsverklaringen is behaald hoeven de overige verzoeken niet gecontroleerd te worden op geldigheid. Het totaal aantal verzoeken wordt wel bekend gemaakt.” 8. De gemeente onderzoekt welke mogelijkheden er zijn om papieren ondersteuningsverklaringen te blijven gebruiken op een voor de inwoners zo laagdrempelig mogelijke manier en zonder schending van de regels uit de AVG, aangaande privacybescherming, naast de nu gehanteerde methode dat een ingevuld formulier afgegeven kan worden op het gemeentehuis.. 9. Neem in het proces-verbaal ook op hoeveel ondersteuningsverklaringen op papier en digitaal zijn afgelegd. En geef aan waarom ondersteuningsverklaringen niet geldig zijn. 10. Bij het bepalen van de referendumdatum dient rekening gehouden te worden met: 1. de verschillende onderdelen van het referendumproces; a. het organiseren van de dag van stemming, b. het proces van subsidieverlening.

34

2. de verschillende recesperiodes, waardoor enkele uitvoeringsprocessen – om legitieme redenen – stil komen te liggen. 11. Verduidelijk artikel 5, zevende lid, van de Referendumverordening. (…) De stemming over het ontwerp-raadsbesluit zoals dat luidt na verwerking van eventuele aangenomen amendementen, wordt vervolgens aangehouden tot de eerstvolgende vergadering na de dag waarop de uitslag van het referendum wordt bekendgemaakt. 12. Neem in de Referendumverordening op a) dat de aanvraagtermijn voor subsidies niet eerder kan starten dan twee weken na de bekendmaking van de subsidiemogelijkheid en b) dat voldoende rekening wordt gehouden met recesperiodes. 13. Verduidelijk de formulieren voor de subsidieaanvraag op de volgende punten: - Er kan geen subsidie worden aangevraagd voor meer dan het vastgestelde maximumbedrag. - Als er meer dan het vastgestelde maximum wordt aangevraagd, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. - Er kan meer dan één keer subsidie worden aangevraagd door een aanvrager. Elke separate subsidie aanvraag dient een zelfstandige activiteit te betreffen. 14. Verduidelijk de verantwoordingsverplichting van de subsidieontvanger met betrekking tot de gekozen categorie.

Artikel 13, derde lid, tweede volzin, van de Referendumverordening wordt daartoe aangevuld met (…zijn verricht) en aansloten bij het doel van de oorspronkelijke aanvraag als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder a, b, of c. 15. Vul artikel 10, tweede lid, onder c van de Referendumverordening aan met (…het debat over het ontwerp raadsbesluit op neutrale wijze te bevorderen), hierbij komen zowel de standpunten van voorals tegenstander naar voren. 16. Alle klachten die over het referendumproces gaan moeten doorgestuurd worden naar de referendumcommissie conform artikel 4, eerste lid, onder d, van de Referendumverordening. Het is van belang dat alle bij het referendumproces betrokkenen hiervan op de hoogte zijn.

35