3 Bijlage 2 Reactie college op rapporten Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant

Collegebesluit

Onderwerp Reactie college op rapporten Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant Nummer 2024/1899618 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur M. de Lie/Hout, V.L.C. van Telefoonnummer 06-38561998 Email mdelie@haarlem.nl, vhout@haarlem.nl, Kernboodschap In 2024 is binnen twee beleidsvelden naar de jaarstukken 2023 voor de vijfde keer onderzoek met behulp van de Duisenberg Light methode uitgevoerd. De rapporteurs hebben gekozen voor de beleidsvelden 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving en 2.2 Voorzieningen jeugd. Parallel hieraan heeft Deloitte in haar rol als adviseur van de raad een adviesrapport uitgebracht aan de raad (die een samenvatting beoogt te zijn van alle openstaande structuur aanbevelingen uit eerdere Duisenbergrapporten tot de Jaarstukken 2023).

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit college d.d. 22 oktober 2024

Het college zegt toe alle inhoudelijke aanbevelingen op te volgen. Voor de structuur aanbevelingen voortvloeiende uit het recentelijke rapport van de Duisenberg light rapporteurs alsook de aanbevelingen uit het Deloitte rapport gaat het college aan de hand van voorliggende collegereactie (advies) graag het gesprek met de raad aan. Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de Audit- en Duisenbergcommissie - Duisenberg-light onderzoeken jaarstukken en begroting 2023 gemeente Haarlem (2024/841535) - Advies rapporteurs opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling ontwerpbegroting 2024-2028 (2023/1790756) Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De collegereactie aanbevelingen Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant’ vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2024/1899618

de burgemeester,

1/5

1. Inleiding In 2024 is voor de vijfde keer onderzoek naar twee beleidsvelden uitgevoerd met behulp van de Duisenberg Light methode, namelijk naar de Jaarstukken 2023. De raad heeft besloten dat in 2024 de rapportages per commissie zich toespitsen op één van de beleidsvelden van de programma’s waar de commissies Beheer en Samenleving verantwoordelijk voor zijn. Voor de commissie Beheer hebben de rapporteurs gekozen beleidsveld 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving, met specifiek als doel ‘Haarlem is groen en biodivers’ te onderzoeken. Voor de commissie Samenleving hebben de rapporteurs gekozen voor beleidsveld 2.2 Voorzieningen jeugd, waarbij zij zich specifiek gericht hebben op het doel ‘Tijdige jeugdhulp op maat aanbieden’. Parallel hieraan heeft Deloitte in haar rol als adviseur van de raad een adviesrapport uitgebracht aan de raad (die een samenvatting beoogt te zijn van alle openstaande structuur aanbevelingen uit eerdere Duisenbergrapporten tot de Jaarstukken 2023). Het college geeft haar reactie op de inhoudelijke aanbevelingen uit rapporten van de Duisenberg Light rapporteurs jaarverslag 2023 alsook op de structuur aanbevelingen uit het Deloitte rapport aangevuld met de structuur aanbevelingen die voortkomen uit de rapporten van de Duisenberg light rapporteurs Jaarstukken 2023. 2.

Besluitpunten college Het college besluit de collegereactie aanbevelingen Duisenberg jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant vast te stellen. 3. Beoogd resultaat In bijgevoegde collegereactie zijn reactie en advies op zowel de inhoudelijke als de structuur aanbevelingen uiteengezet en toegelicht. Het college zegt toe alle inhoudelijke aanbevelingen op te volgen. Het college zegt toe de volgende structuur aanbevelingen op te volgen; •

•

Structuur aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023: o Aanbeveling Aanpassing in streefwaarden vermelden o Maak de verklaring voor verschillen tussen primaire begroting en begroting na wijziging inzichtelijker in het programmaverslag zelf Structuur adviezen rapport Deloitte: o Advies in de doelenboom de lasten en baten afzonderlijk vermelden in plaats van gesaldeerd (in plaats van een aparte bijlage)

Kenmerk: 2024/1899618

2/5

Het college is voornemers de volgende structuur aanbevelingen op te volgen, maar heeft hier langer de tijd voor nodig: •

•

Structuur aanbevelingen uit rapporten Duisenberg rapporteurs Jaarstukken 2023: o Aanbeveling Presentatie en lay-out tabellen verbeteren ter ondersteuning van leesbaarheid en trendinformatie – Aangaande financiële informatie wel opvolgen o Aanbeveling Indicatoren formuleren in traject nieuwe formats raadsnota’s Structuur adviezen rapport Deloitte: o Advies Een grafiek met het meerjarig verloop (afgelopen vier jaar) en de trend vanuit de begroting (komende vier jaar) van de baten en lasten van het betreffende beleidsveld.

Het college raadt de overige structuur aanbevelingen af. 4. Argumenten In de hoofdstukken drie en vier als onderdeel van de collegereactie wordt beargumenteerd waarom het college een deel van de structuur aanbevelingen afraad. Hieronder vindt u een samenvatting van de argumenten. Vasthouden aan P&C producten op hoofdlijnen Het college adviseert de raad sterk om de P&C producten op hoofdlijnen te houden. De raad stuurt op beleidsveldniveau en de P&C producten zijn hier op ingericht. Het vasthouden aan P&C producten op hoofdlijnen helpt de raad bij het lezen en interpreteren er van. De scheiding tussen hoofdlijnen en detailinformatie wordt nu gemaakt door hoofdlijnen in het hoofddocument op te nemen en detailinformatie in de bijlagen. Het college adviseert de raad dit zo te houden, met het oog op de leesbaarheid. De P&C producten bieden aanbodgestuurd de informatie op hoofdlijnen. Hiernaast is ook veel aanvullende (detail)informatie opgenomen in andere raads- en beleidsnota’s zoals bijvoorbeeld de jaarverslagen van verbonden partijen. Alle detailinformatie die de raad extra wil is vraaggestuurd te leveren, bijvoorbeeld middels het indienen van technische vragen. Het college adviseert de raad om de eerder door de raad bij de conferentie ‘de begroting ontkleed’ ingeslagen weg naar compacte P&C producten vast te houden.

Ondanks de destijds ingezette maatregelen om de P&C producten in te korten bestaan de Jaarstukken 2023 al uit ruim 400 pagina’s. Het college heeft een schatting gedaan van het aantal pagina’s wat hier bij zou komen als alle aanbevelingen en adviezen opgevolgd zouden worden. Dit zijn ruim 80 extra pagina’s. Het gevaar bestaat dat u hierdoor door de bomen het bos niet meer ziet. Input/Output vs outcome verantwoording Onze Haarlemse begroting is een zogenaamde outcome begroting. Resultaten van beleid en activiteiten worden soms later in de tijd pas zichtbaar, hangen af van meerdere factoren en de directe relatie tussen input en output, zoals in een productiebedrijf, is er niet altijd. Om deze reden wordt er in de publieke sector vaker gekeken naar outcome verantwoording. Bij outcome gaat het niet over de eerste directe resultaten, maar om het uiteindelijke effect. Oftewel, worden doelen behaald. Levert de organisatie de toegevoegde waarde die zij beoogt. In het verleden werkte de

Kenmerk: 2024/1899618

3/5

gemeente Haarlem (cf. landelijke voorschriften) met een inputbegroting. Dit is veranderd met de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Output verantwoording gaat over tastbare resultaten, datgene wat de productie oplevert. Over het algemeen wordt dit gedaan door cijfermatige overzichten en andere indicatoren. Deze vorm van verantwoording leent zich uitstekend voor een productiebedrijf. In de publieke sector is dit lastiger. Waar outputverantwoording een kwantitatieve nadruk heeft ligt deze bij outcomeverantwoording meer kwalitatief. Het college vraagt de raad dit in ogenschouw te nemen bij het lezen van de P&C producten en bij onderzoeken en aanbevelingen naar de P&C producten. Capaciteit Voor een aantal aanbevelingen geldt dat deze door het college worden ondersteund maar leiden tot extra inzet die nu niet opgevangen kan worden binnen de huidige capaciteit van de financiële kolom zonder dat dit tot kwaliteitsverlies en langere doorlooptijden leidt. Dit is o.a. het gevolg van de huidige onderbezetting (en de grote afhankelijkheid van inhuur derden) bij de afdeling Interne Dienstverlening (ID), de huidige piek in werkzaamheden bij de afdeling Financiën als gevolg van vervanging (aanbesteding) van ons financiële systeem alsook de afhankelijkheid bij de werkzaamheden van schaarse IV capaciteit.

Gelet op die context heeft het naar mening van het college slechts beperkt marginaal nut om de capaciteit uit te breiden en is zij niet voornemens hiervoor een capaciteitsclaim in te brengen. Bij een aantal aanbevelingen is het college van mening dat de gevraagde detailinformatie een minimale (aan de voorkant niet te voorspellen) behoefte vervult, welke niet opweegt tegen de benodigde capaciteit om deze te gaan vervullen door deze informatie standaard in elk P&C product op te nemen. Het college kiest, vanuit doelmatigheidsperspectief er voor om detailinformatie vraaggestuurd i.p.v. aanbodgestuurd te leveren. Tot slot vraagt het college aandacht dat bij het doen van aanbevelingen op basis van een best practice (Utrecht in dit geval) de omstandigheden ook in ogenschouw genomen moeten worden, zoals de omvang van gemeente (en de daarbij horende financiële omvang en het daarbij behorende apparaat), de staat van de IV en de mogelijkheden om vacatures (tijdig) ingevuld te krijgen. 5. Risico’s en kanttekeningen Het besluit heeft geen financiële consequenties. 6. Uitvoering De aanbevelingen waarvan het college voorstelt die op te volgen worden opgevolgd als beschreven in de bijlage collegereactie.

Kenmerk: 2024/1899618

4/5

7. Bijlagen 1. Collegereactie aanbevelingen Duisenberg jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant 2. Duisenberg aanbevelingen beleidsveld 4.3 Aantrekkelijke leefomgeving 3. Duisenberg aanbevelingen beleidsveld 2.2 Voorzieningen jeugd 4. Deloitterapport structuur aanbevelingen P&C documenten

Kenmerk: 2024/1899618

5/5