3 Bijlage 2 Reactie college B en W op 213a onderzoek Onderwijshuisvesting

Bijlage 2 Reactie College van B&W op rapportage 213a Onderzoek Onderwijshuisvesting Het college heeft kennisgenomen van het rapport 213a-Onderwijshuisvesting. Hierin zijn conclusies en aanbevelingen opgenomen waarop met deze collegereactie een antwoord wordt geformuleerd1. 1. Inleiding Het college van B&W voert op basis van artikel 213a Gemeentewet onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van haar bestuur. Het college vindt het belangrijk om voortdurend in de uitvoering van haar beleid zichzelf ook een spiegel voor te houden en voortdurend op zoek te zijn naar optimaliseringskansen en -mogelijkheden niet als doel op zich maar als middel om de gemeente Haarlem “verder te brengen”. Zo is in de Programmabegroting 2023 - 2026 hiertoe een onderzoek opgenomen naar de uitvoering van de zorgplicht onderwijshuisvesting met de volgende vragen: 1. Hoe geeft de gemeente invulling aan de wettelijke taken onderwijshuisvesting? 2. Is deze invulling sober, doelmatig en toekomstgericht? 3. Hoe verhouden de investeringskosten voor onderwijshuisvesting zich tot o.a. de normbedragen? 4. Welke factoren en ontwikkelingen zijn van invloed op de uitvoering van de zorgplicht? 5. Welke aanbevelingen zijn er eerder gedaan? 6. Hoe geven vergelijkbare gemeenten invulling aan de wettelijke taken? 7. En ervaren de vergelijkbare gemeenten dezelfde uitdagingen en/of problemen? 8.

Wat kunnen we leren van vergelijkbare gemeenten? 9. Zijn er vernieuwende organisatievormen of aanpakken denkbaar? 10. Welke aanbevelingen voor het (versneld) realiseren van projecten kunnen we formuleren? Het onderzoek is in 2024 uitgevoerd door het onderzoeksbureau Penta Rho, dat informatie heeft onderzocht en interviews heeft gehouden met betrokkenen binnen de gemeente en de schoolbesturen. Tevens is een benchmark uitgevoerd onder een viertal vergelijkbare gemeenten. Onderzocht is op welke wijze zij uitvoering geven aan de wettelijke zorgplicht onderwijshuisvesting. In deze reactie gaat het college in op de conclusies (2) en de aanbevelingen uit het onderzoek (3). Bij de conclusies en aanbevelingen geeft het college aan hoe zij verder wil gaan met de diverse signaleringen en aanbevelingen in de uitvoering van de wettelijke zorgplicht onderwijshuisvesting. 2. Conclusies onderzoeksrapport Door Penta Rho is geconcludeerd dat de gemeente de juiste documenten heeft om de zorgplicht uit te voeren. Het taakveld onderwijshuisvesting wordt uitgevoerd door het team onderwijshuisvesting, dat onderdeel uitmaakt van de afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS). De beleidsadviseurs zijn in hun rol van accounthouder verantwoordelijk voor de uitvoering van huisvestingsprojecten uit het SHO in samenwerking met de schoolbesturen en interne collega’s.

Het onderzoeksbureau constateert dat beleid en uitvoering sterk met elkaar verweven zijn. Het college ziet dit ook als een kracht in het onderwijshuisvestingsbeleid en de hieruit voortkomende fasegewijze vernieuwing van het scholenbestand in Haarlem. Voor de uitvoering van de wettelijke zorgplicht onderwijshuisvesting zijn taakstellende budgetten beschikbaar voor het realiseren van projecten volgens het principe van sober en doelmatig bouwen. 1 Ten behoeve van de opstelling van de collegereactie heeft ook een overleg van de wethouders Roduner en Van Leeuwen

plaatsgevonden met een vertegenwoordiging uit de ambtelijke organisatie. Deze vertegenwoordiging bestond uit medewerkers uit diverse bij de onderwijshuisvesting betrokken afdelingen.

1

Hierbij wordt uitgegaan van de eisen die het actuele Bouwbesluit en overige wet- en regelgeving stellen aan de realisering van o.a. schoolgebouwen. Penta Rho constateert dat de gemeente Haarlem soms verder gaat dan alleen de vereiste zorgplicht onderwijshuisvesting vanwege gemeentelijke doelstellingen inzake duurzaamheid, het behoud van erfgoed, de vorming van integrale kindcentra (IKC’s), de multifunctionele inzet van maatschappelijk vastgoed en het combineren van functies als onderdeel van een bredere stedenbouwkundige ontwikkeling. Het verder gaan dan sober en doelmatig is dan ook niet altijd een keuze, maar vaak ook onoverkomelijk, noodzakelijk en voortkomend uit bovengenoemde doelstellingen. De bredere scope op onderwijshuisvesting leidt tot een toenemende complexiteit (mede) als gevolg van ook ontoereikende middelen voor de onderwijshuisvesting. Deze toenemende complexiteit geldt niet alleen voor de gemeente Haarlem. Zo concludeert Penta Rho dat (bijna) alle gemeenten en schoolbesturen in Nederland onvoldoende middelen hebben om de onderwijshuisvestingsprojecten te bekostigen. Dit geldt ook voor de in het onderzoek onderzochte vier vergelijkbare gemeenten. Deze kampen met vergelijkbare problematiek als Haarlem van hoge ambities én vaak ook een noodzaak voor vernieuwing en/of uitbreiding van de onderwijshuisvesting en ontoereikende middelen.

Dit heeft negatieve gevolgen voor de door het onderzoeksbureau geconstateerde (landelijke) achterstand in het vernieuwen van onderwijsgebouwen; de vernieuwing kan niet zo snel plaatsvinden als wenselijk en/of noodzakelijk zou zijn2. Dit wordt de laatste jaren aanzienlijk versterkt door de sterke kostenstijging in de bouwmarkt. In het onderzoek is door Penta Rho in dit verband ook onderzoek gedaan naar de kosten van de onderwijshuisvesting. Een viertal projecten is geanalyseerd. Zichtbaar is dat voor al deze projecten de gerealiseerde kosten (werkelijke investering) hoger lagen dan hetgeen oorspronkelijk begroot was. Deze kostenverhoging is verklaarbaar door de stijgende bouwkosten, extra (onvoorziene) kosten en/of een uitgebreidere scope van het project. Overschrijdingen worden niet zozeer veroorzaakt door onjuiste ramingen aan de voorkant, maar komen veelal voort uit veranderingen in de scope van een project of zaken die op voorhand niet in beeld waren of konden worden gebracht. Dit is bijvoorbeeld aan de orde geweest bij de renovatie van het Stedelijk Gymnasium en de Haarlemse Montessorischool (HMS) waar pas bij de uitwerking van de planontwikkeling én de daadwerkelijke realisatie knelpunten naar voren kwamen die op voorhand niet in beeld waren of konden gebracht.

De benodigde aanvullende middelen zijn steeds conform de gemeentelijke procedures bestuurlijk voorgelegd en geaccordeerd door het college. Algemene reactie van het College Het college heeft met interesse kennisgenomen van de onderzoeksresultaten en staat open voor de aanbevelingen van het onderzoeksbureau zodat verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Het college ziet de aanbevelingen niet als doel op zich, maar als instrumenten om te komen tot een goede fasegewijze vernieuwing van de scholen in de gemeente zodat leerlingen en medewerkers zich kunnen ontwikkelen in toekomstbestendige schoolgebouwen. Het college herkent daarbij het door het onderzoeksbureau uitgelichte aandachtspunt dat de capaciteit nog niet op volledige sterkte is. Door vertrek van een tweetal medewerkers en de afwezigheid door ziekte van een medewerker was het team in 2024 onderbezet. Inmiddels (2025) is de formatie weer aangevuld. Het college herkent ook dat beleid en uitvoering binnen de gemeente sterk met elkaar verweven zijn. Dit is een bewuste 2 De brancheorganisaties voor het PO en Vo en de VNG geven aan dat er structureel € 1,2 miljard nodig is (toegevoegd dient

te worden aan het Gemeentefonds) voor de inhaalslag in de vernieuwing van de onderwijshuisvesting in Nederland. 2

organisatorische keuze om een sterke verbinding te behouden tussen onderwijshuisvesting en onderwijs- en jeugdbeleid, alsmede aanpalend beleid. Voor een volledig overzicht van de conclusies wordt in deze reactie kortheidshalve verwezen naar de samenvatting van het onderzoek (bladzijde 3 tot en met 8) en paragraaf 6.1 van het onderzoek (bladzijde 36 tot en met 44). Het rapport richt zich op tien onderzoeksvragen. De resultaten hiervan leiden tot de aanbevelingen. In het vervolg van deze reactie wordt eerst ingegaan op de eerder gedane aanbevelingen uit onderzoeken van 2013 en 2014, vervolgens wordt verder ingegaan op de aanbevelingen verdeeld over drie categorieën: organisatiestructuur, strategie & beleid, uitvoering van het SHO & samenwerking, en duurzaamheidsambities. 3. Aanbevelingen en collegereactie 3.1 Aanbevelingen 213a onderzoek 2013 en onderzoek 2014 In 2013 is ook een 213a onderzoek Gemeentewet uitgevoerd naar de uitvoering van het beleid met betrekking tot de onderwijshuisvesting. Daarnaast is in 2014 aanvullend onderzoek gedaan naar een aantal aspecten inzake onderwijshuisvesting. Dit heeft geresulteerd in de volgende aanbevelingen die in 2014 zijn opgevolgd: a. Aanpassing verordening onderwijshuisvesting: de verordening onderwijshuisvesting is aangepast zodat de procedures en randvoorwaarden voor alle betrokkenen helder zijn belegd.

De verordening wordt momenteel wederom aangepast vanwege wijzigende wet- en regelgeving. b. Opstellen Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs (SHO): de opstelling van het SHO is meer dan in het verleden een verantwoordelijkheid van alle betrokkenen; het SHO wordt nu door meerdere beleidsadviseurs opgesteld en uitgevoerd zodat sprake is van een interne controlemechaniek. Vanwege het besluitvormingsproces, waarbij er wettelijk met het onderwijsveld ‘op overeenstemmingsgericht overleg’ (OOGO) moet worden gevoerd, vindt de opstelling van het SHO plaats in en na overleg met het Haarlemse onderwijsveld voor funderend onderwijs3. c. Aanpassen normbedragen: de normbedragen in het huidige (en vorige) SHO zijn gebaseerd op ontwikkelingen in de bouwmarkt en worden periodiek geïndexeerd. d. Ruimtebehoefte en capaciteit: de ruimtebehoefte en capaciteit van alle scholen is in beeld gebracht, de data hierover zijn compleet en worden periodiek getoetst (ook als onderdeel van de opstelling en actualisatie van het SHO). e. Op- en vaststelling 4-jarig SHO: de gemeente Haarlem stelde toen vierjaarlijks het SHO vast en werkte met het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan (JOP) waarin alle investeringen voor het betreffende jaar worden bepaald. Inmiddels kent de gemeente een SHO met een langere doorlooptijd (2023 – 2038).

Deze langere doorlooptijd van het SHO is inmiddels ook vertaald in een 10-jarig investeringsprogramma (IP). Periodiek vindt tevens actualisering van de in het SHO opgenomen huisvestingsagenda plaats. f. Invoering P&C-cyclus: De P&C-cyclus is sinds 2014 geïmplementeerd binnen het taakgebied onderwijshuisvesting. De aanbeveling om ouders en leerlingen te betrekken bij het onderwijshuisvestingsbeleid is niet opgevolgd. Het onderwijshuisvestingsbeleid is conform wet- en regelgeving een verantwoordelijkheid van de gemeenten en schoolbesturen, waarbij de schoolbesturen als bouwheer optreden als ook belanghebbende van alle gebruikers (medewerkers, leerlingen, ouders) conform de 3 De wettelijke zorgplicht van de gemeente heeft betrekking op het primair onderwijs, voortgezet onderwijs en (voortgezet)

speciaal onderwijs. De gemeenten zijn niet verantwoordelijk voor de onderwijshuisvesting van het MBO, HBO en WO. 3

wettelijke procedures in het primair onderwijs, (voortgezet) speciaal onderwijs en voortgezet onderwijs. 3.2 Aanbevelingen 213a onderzoek 2024 Op basis van het onderzoek doet Penta Rho een aantal aanbevelingen onderscheiden naar een viertal thema’s: a. Organisatiestructuur b. Strategie en beleid c. Uitvoering SH en samenwerking d. Duurzaamheid Hieronder worden de aanbevelingen beschreven, waarna een collegereactie volgt. Ad. a. Organisatiestructuur onderwijshuisvesting De volgende aanbevelingen worden gedaan door het onderzoeksbureau: - Maak afspraken over de taken en verantwoordelijkheden van de bouwheer en de gemeente in de verschillende fasen van elk project. - Onderzoek in hoeverre het wenselijk is om af te spreken dat het bouwheerschap na de definitiefase wordt overgeheveld naar het schoolbestuur. - Onderzoek in hoeverre het wenselijk is om een verdeling te maken naar collega’s met bijvoorbeeld een focus op beleidsontwikkeling, het begeleiden van de bouwheer en het toetsen van plannen. Reactie college van B&W Op grond van de wet- en regelgeving onderwijshuisvesting is het schoolbestuur bouwheer voor het huisvestingsproject. Na besluitvorming door de gemeente over het JOP kan het schoolbestuur met behulp van een voorbereidingskrediet uitvoering geven aan het project.

Deze uitvoering van het project vindt plaats binnen door de gemeente vastgestelde financiële en ruimtelijke kaders. De afspraken hierover zijn belegd in de verordening onderwijshuisvesting. De aanbeveling maakt duidelijk dat de afspraken hierover niet altijd duidelijk zijn alsmede de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. - Afstemming planprocessen onderwijshuisvesting en Haarlems Ruimtelijk Planproces De onduidelijkheid in taken e.d. komt deels voort uit het feit dat de fasering en activiteiten van de vernieuwing van de onderwijshuisvesting niet gelijklopen met het Haarlems Ruimtelijk Planproces. Binnen de organisatie zijn inmiddels reeds stappen gezet om deze processen op elkaar af te stemmen zodat a. er voor schoolbesturen meer zicht is op de fasering van activiteiten en processen en b. er zodoende ook meer grip ontstaat op de uitvoering van projecten. De verduidelijking krijgt o.a. vorm door aan het Haarlems Ruimtelijk Planproces een addendum toe te voegen over het planproces onderwijshuisvesting en de samenhang en afstemming met het Haarlems Ruimtelijk Planproces. Het planproces met de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden wordt met het onderwijsveld besproken en kenbaar gemaakt zodat eventuele onduidelijkheid weggenomen wordt en helder is wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is voor alle betrokkenen – gemeente en schoolbestuur/bouwheer.

In overleg met overige gemeentelijke disciplines stelt onderwijshuisvesting een bouwprotocol op wie welke taken per fase dient uit te voeren bij welke rol – bouwheer versus gemeente - en welke bevoegdheden daarbij horen. Ook het moment van overdracht van verantwoordelijkheden wordt hierin gemarkeerd. 4

- Toetsing plan- en besluitvormingsproces In het verder uitwerken van het planproces wordt ook invulling gegeven aan het versterken van toetsing in het plan- en besluitvormingsproces van huisvestingsprojecten. Dit krijgt vorm door een extra toetsingsmomenten in de planvorming. De accounthouders onderwijshuisvesting (medewerkers team onderwijshuisvesting) zijn veelal betrokken bij de planvorming van de schoolbesturen, hebben ook eerste toetsende rol van de betreffende planontwikkeling. Echter, het is van belang dat er ook sprake is van een aanvullende toetsing, waarbij een niet bij het project betrokken medewerker een tweede toetsing doet dan wel dat de toetsing van de planvorming extern plaatsvindt door middel van het uitvoeren van een second opinion. Deze second opinion heeft primair betrekking op het toetsen van de (componenten-)begroting van de planvorming aan het beschikbaar gestelde stichtingskostenbudget. Deze toetsing vindt veelal extern plaats door een gecertificeerd bouwkostenadviseur/-bureau. Belangrijk in het plan- en besluitvormingsproces is dat er sprake is van functiescheiding in het begeleidings- en beoordelingsproces.

- Bouwheerschap en definitiefase De hoofdlijn van de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden blijft dat, conform de wetgeving onderwijs, het schoolbestuur bouwheer is tenzij anders wordt overeengekomen tussen het schoolbestuur en de gemeente. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn indien sprake is van een voorziening waarin meerdere functies zijn ondergebracht en er soms ook sprake is van commerciële en maatschappelijke functies. Centrale vraag is of deze formele verantwoordelijkheid eerst plaatsvindt voor of na de definiëring van het project i.c. voor of na afronding van de zogenaamde definitiefase. Conform wetgeving vindt dit veelal plaats na de initiatieffase en er geconcludeerd is dat er sprake lijkt of is van een haalbaar project. Op basis hiervan kan dan het schoolbestuur conform de wetgeving als bouwheer binnen door de gemeente vastgestelde ruimtelijke en financiële kaders het project gaan definiëren. Hierover kan het volgende worden gesteld. In een definitiefase gaat het om het opstellen van een compleet en concreet functioneel, ruimtelijk en technisch programma van eisen i.c. eisenpakket, alsmede de randvoorwaarden voor de realisatie van de voorziening.

In de onderwijswetgeving is het opstellen van dit eisenpakket belegd bij de schoolbesturen vanuit de overweging dat de voorziening nodig is voor het primaire proces van de betreffende school van het schoolbestuur; het wordt ‘hun’ schoolgebouw. Het gebouw moet het onderwijsproces optimaal faciliteren i.c. accommoderen. Deze fase kan belegd blijven bij de schoolbesturen, waarbij het echter – ook conform onderwijswetgeving – van groot belang is en blijft dat de gemeente de ruimtelijke en financiële kaders aangeeft en bewaakt door de hiervoor benoemde en vorm te geven toetsing van de planvorming van de schoolbesturen. Het verleggen van de definitiefase naar de gemeente wordt vanwege bovenstaande overweging niet gevolgd. Omdat het verleggen van de definitiefase i.c. de opstelling van het gehele eisenpakket naar de gemeente leidt tot een toenemende uitvoeringsdruk binnen de ambtelijke organisatie door het nemen van de regie en verantwoordelijkheid voor deze definitiefase (naast de reeds formele verantwoordelijkheden die de lokale overheid heeft met betrekking tot o.a. stedenbouwkundige kaders, verkeer e.d.), waarbij nog steeds nadrukkelijke betrokkenheid van het onderwijsveld nodig is omdat zij de gemeente moeten voeden in de opstelling van het eisenpakket.

In die zin is en blijft het van belang dat de gemeente conform wet- en regelgeving de ruimtelijke en financiële kaders vaststelt, de schoolbesturen binnen deze kaders het eisenpakket opstellen en dat de gemeente in dit proces haar toetsende rol door een tweede toetsingsmoment al dan niet intern of extern vervult. 5

Voor het vervullen van deze toetsende rol is het wenselijk dat er jaarlijkse middelen zijn om second opinions uit te voeren op aangeleverde plannen en kostenramingen. Versnelling van processen vindt niet plaats door verschuiving van verantwoordelijkheden van schoolbesturen naar de gemeente dan wel vice versa. In die zin maakt het geen onderscheid wie het programma van eisen opstelt in de definitiefase voor wat betreft de snelheid van uitvoering. De snelheid van uitvoering wordt veelal bepaald door externe factoren waaronder procedures met betrekking tot vergunningen, de uitvoering van diverse onderzoeken (o.a. flora en fauna) en het wel of niet kunnen aansluiten op het net (netcongestie). - Pre-initiatieffase Realistischer plannen, waardoor er een efficiënter proces ontstaat, kan wel plaatsvinden door bij de start van een huisvestingsproject een pre-initiatieffase in te voeren (gelijk opgaand met het Haarlems Ruimtelijk Planproces), waarin, na het indienen van een principeaanvraag, door accounthouders/ beleidsadviseurs onderwijshuisvesting geïnventariseerd gaat worden welke gemeentelijke afdelingen betrokken moeten worden, welke aanvullende onderzoeken moeten worden gedaan, voordat een definitieve aanvraag kan worden ingediend en met het daadwerkelijke ontwerp begonnen kan worden.

Het is immers van belang dat de stappen die gezet moeten worden in de gemeentelijke procedures (bepalen stedenbouwkundige kaders, aanvragen vergunningen) in een zo vroeg mogelijk stadium gesynchroniseerd worden met de gemeentelijke verordening onderwijshuisvesting. Activiteiten en processtappen die nodig zijn voor het specifieke project (stedenbouw, verkeer, tijdelijke huisvesting, verplaatsing, bouwrijp maken, de vele noodzakelijke onderzoeken op het gebied van flora en fauna, bomen, archeologie, explosieven, stikstof, water e.d., planning) moeten vooraf worden bepaald en beschreven. Met deze extra fase worden de opgave, de uit te voeren activiteiten, de eventuele knelpunten, de afspraken e.d. in beeld gebracht alsmede afspraken over de projectorganisatie, de verdeling van taken, de voortgang e.d. tussen de gemeente en de bouwheer. De uitvoeringskracht kan hierdoor worden vergroot, dit is immers ook afhankelijk van de interne samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie. Deze extra fase beoogt dan ook het tijdig aanhaken van de diverse gemeentelijke afdelingen. De invoering van een pre-initiatieffase voorkomt wellicht ook ‘verrassingen’ in de planontwikkeling en -uitvoering; het beoogt aan de voorkant een zo goed en compleet mogelijk beeld te hebben van het betreffende huisvestingsproject. Dit zal echter niet alles kunnen voorkomen. Gedurende de definitiefase i.c.

de verdere planuitwerking kan de scope van een project immers ook wijzigen. Zo kan uit onderzoek blijken dat aanvullende maatregelen nodig zijn die vooraf niet in beeld waren of konden worden gebracht. Dit betreffen echter geen eenzijdige keuzes van de bouwheer, maar zijn keuzes die in gezamenlijkheid worden genomen op basis van integrale technische en financiële afwegingen met inachtneming van hetgeen hiervoor is benoemd over toetsing en second opinions. Toetsing van de voorstellen vindt voortdurend plaats vanuit de vooraf gestelde ruimtelijke en financiële kaders. Toch moet in de uitwerking van projecten soms geconcludeerd worden dat maatregelen onoverkomelijk en onvermijdbaar zijn en er aanvullende middelen nodig zijn. Hiervoor vindt dan aanvullende besluitvorming plaats. Onderdeel van de pre-initiatieffase is het overleg met het schoolbestuur over het wel of niet op zich nemen van het bouwheerschap door het schoolbestuur. Gezien de formele verantwoordelijkheden van een bouwheer voor de planontwikkeling en -uitvoering van ‘haar’ huisvestingsproject is het wenselijk dat vooraf ook de ervaring en mogelijkheden van het schoolbestuur besproken worden in het uitoefenen van het bouwheerschap. Met een op te stellen afwegingskader dient in overleg 6

bepaald te worden of het betreffende schoolbestuur zelf in staat is het project succesvol en binnen afzienbare tijd te realiseren en dit ook wil, dan wel dat zij gebruik wil maken van de wettelijke mogelijkheid de gemeente te vragen het bouwheerschap op zich te nemen. Indien de gemeente deze bereidheid heeft, leidt dit wel tot een capaciteitsvraagstuk. De uitvoeringskracht/-snelheid zijn ook in grote mate afhankelijk van de beschikbaarheid van voldoende proces-/projectmanagers, die uitvoering kunnen geven aan de diverse onderzoeken en/of vraagstukken die onderdeel zijn van de vernieuwing van de onderwijshuisvesting. Dit betreft o.a. locatiestudies, verwerven van locaties, verplaatsingen van functies, het realiseren van tijdelijke huisvesting, e.d. Ambtelijk wordt onderzocht op welke manier gemeentelijk procesmanagement ingezet kan worden, om daarmee de (pre)initiatief- en definitiefase van een project onderwijshuisvesting te coördineren. - Scheiding beleid en uitvoering Binnen de gemeente Haarlem is een bewuste keuze gemaakt om beleid en uitvoering van onderwijs en onderwijshuisvestingsbeleid bij elkaar te houden. Het in één organisatieonderdeel houden van ontwikkelen en uitvoeren van het huisvestingsbeleid als voordeel dat op deze wijze sprake kan zijn van een cyclisch proces waarbij beleid en uitvoering voortdurend aan elkaar worden getoetst en indien aan de orde verbeterd.

Binnen het team onderwijshuisvesting zelf is echter reeds een nadere verdeling al aan de orde van beleidsadviseurs die vanuit hun accounthouderschap een sterke relatie hebben met het onderwijsveld. Met de nieuwe samenstelling en uitbreiding van het team (in 2025 is het team weer op formatieve sterkte) wordt hier verder inhoud aan gegeven. Het accounthouderschap cq de relatie met het onderwijsveld, en de beleidsmatige vraagstukken zijn belegd bij verschillende ambtenaren. Ad. b. Strategie en beleid De volgende aanbevelingen worden gedaan door het onderzoeksbureau: - Ga samen met schoolbesturen én collega-afdelingen binnen de gemeente aan de slag met de herijking van het SHO en werk de verschillende ambities en uitgangspunten concreet uit. - Zorg tijdig voor bestuurlijke betrokkenheid wanneer de ontwikkeling van onderwijshuisvesting binnen een ontwikkelzone of gebiedsontwikkeling stagneert en de zorgplicht mogelijk in het gedrang komt. Reactie college van B&W De herijking van het SHO 2023 – 2038 vindt plaats in 2025. Belangrijk onderdeel van de herijking is de actualisering van de leerlingenprognoses en de diverse beleidsambities van de gemeente alsmede de beleidsvoornemens van de betrokken schoolbesturen.

De leerlingenprognoses worden momenteel geactualiseerd op basis van de leerlingentellingen van 1 oktober 2024 en de actuele demografische gegevens van de gemeente Haarlem (juli 2024, DIA). De actualisering van het SHO vindt in nauw overleg plaats met het onderwijsveld. Het college geeft met deze acties invulling aan de eerste aanbeveling. Zoals reeds aangegeven is de vernieuwing van de onderwijshuisvesting steeds vaker onderdeel van een grootschalige(re) stedenbouwkundige ontwikkeling (o.a. ontwikkelzones) waardoor de complexiteit van de vernieuwing toeneemt en er sprake kan zijn van tegenstrijdige belangen. Dit vraagt veel interne en externe afstemming van processen met mogelijk vertragingen en kostenverhogingen tot gevolg. De aanbeveling om tijdig bestuurlijke betrokkenheid te organiseren is hierin van belang.

7

Het college erkent het belang van deze aanbeveling, en is van mening dat deze bestuurlijke betrokkenheid niet alleen in beeld moet komen wanneer een ontwikkeling in het gedrang komt, maar dat reeds aan het begin van ontwikkelingen zij geïnformeerd moet worden over de diverse trajecten, de mijlpalen hierin alsmede de mogelijke obstakels gedurende de uitvoering. Door periodieke informatievoorziening vanuit de ambtelijke organisatie zal hieraan meer dan in het verleden aandacht worden gegeven. Ad. c. Uitvoering SHO en samenwerking De volgende aanbevelingen worden gedaan door het onderzoeksbureau: - Breng gezamenlijk de actuele huisvestingsopgaven in beeld en maak hierbij onderscheid naar: - Enkelvoudige projecten (bijvoorbeeld nieuwbouw op een bestaande locatie); - Meervoudige/complexe projecten (bijvoorbeeld renovatie van een monumentaal pand); - Projecten binnen een gebiedsontwikkeling. - Inventariseer per project welke brede beleidsambities van invloed zijn op het project en wat de (financiële) consequenties zijn van het bouwen in overeenstemming met deze ambities. - Bepaal voor alle projecten welke inzet van welke afdeling benodigd is en wanneer, en leg de gemaakte afspraken vast. Dit geldt ook voor taken en verantwoordelijkheden van gemeente en schoolbesturen als het gaat om beleidsontwikkeling.

- Organiseer ook een multidisciplinair en structureel overleg bij het opstellen van het Jaarlijks Onderwijshuisvestingsplan (JOP) en maak afspraken voor de inzet van afdelingen voor de korte termijn. Reactie college van B&W Het college onderschrijft de aanbevelingen om de onderwijshuisvestingsprojecten goed in beeld te brengen (ook naar soort projecten: eenvoudig versus complex en solitaire ontwikkeling versus integrale stedenbouwkundige ontwikkeling) waarbij eveneens het effect van diverse beleidsambities (financieel) in beeld wordt gebracht. Op basis van een eenduidige en volledige projectscope, in een pre-initiatieffase vast te stellen, is het ook gemakkelijker te bepalen welke ambtelijke inzet noodzakelijk is vanuit de afdeling JOS maar ook vanuit de andere afdelingen die noodzakelijk zijn voor de vernieuwing van de onderwijshuisvesting i.c. de stad Haarlem (afdelingen verkeer, RO, vergunningen etc.). Tevens biedt het een goed handvat voor het overleg met de schoolbesturen over het wel of niet in staat zijn het bouwheerschap uit te oefenen. De invoering van de zogenaamde Omgevingstafels moeten hierin ook gaan voorzien en kan gezien worden als de invulling van een multidisciplinair en structureel overleg van alle betrokkenen die noodzakelijk zijn voor de vernieuwingsopgave. Het college geeft hiermee invulling aan punt 2, 3 en 4 van de aanbevelingen.

Het team Onderwijshuisvesting zal dit instrument van de omgevingstafels structureel gaan inzetten om de scope van alle huisvestingsopgaven volledig in beeld te brengen. Daarbij dient ook opgemerkt te worden dat diverse afdelingen een ook een belangrijke rol hebben in de gemeentelijke vernieuwingsopgave. Het college kiest er niet voor om onderscheid te maken tussen projecten, maar vindt het primair van belang dat alle projecten ‘aan de voorkant’ goed in beeld worden gebracht. Het onderscheid in typologieën projecten acht ze daarbij van ondergeschikt belang. Ad. d. Duurzaamheidambities gelet op de ‘split incentives’ De volgende aanbevelingen worden gedaan door het onderzoeksbureau: - Inventariseer bij nieuwe projecten de totale kosten (investering en exploitatie) en het financiële verschil tussen BENG en ENG. 8

-

Bespreek met het schoolbestuur in hoeverre en op welke wijze het verschil bekostigd kan worden. Inventariseer bij de herijking van het SHO in hoeverre het wenselijk en noodzakelijk is om afspraken rondom TCO beleidsmatig en project-overstijgend vast te leggen.

Reactie college van B&W Zoals reeds aangegeven wordt het SHO in 2025 geactualiseerd. Belangrijk onderdeel van deze actualisering is het in beeld brengen van de stichtingskosten. Zoals in het SHO 2023 – 2038 reeds is aangekondigd, zullen de huisvestingsprojecten op basis de total costs of ownership (TCO) worden benaderd, hetgeen betekent dat niet alleen gekeken worden naar de eenmalige stichtingskosten van de renovatie of nieuwbouw maar ook naar de exploitatiekosten. De totale levensduurkosten van de huisvestingsprojecten worden in beeld gebracht waarbij het gaat om de gezamenlijke investering van de gemeente en de schoolbesturen. Concreet gaat het hierbij om de vraag in hoeverre extra investeringen ‘aan de voorkant’ leiden tot een optimalisering van of gunstiger exploitatie voor de schoolbesturen (die verantwoordelijk zijn voor de exploitatie en het onderhoud gedurende de levensduur van een school). M.a.w., wat is het beide partijen – gemeente en schoolbesturen – waard om extra investeringen te doen voor gunstige(re) levensduurkosten. In de actualisering van het SHO worden de afspraken over deze TCO-benadering ook belegd. Het overleg met de schoolbesturen over deze TCO-benadering vindt reeds plaats.

Onderdeel hiervan is ook het vraagstuk in hoeverre met extra investeringen aan de voorkant de stap van bijna energieneutraal (BENG) naar energieneutraal kan worden gezet en in hoeverre de schoolbesturen bereid zijn tot deze extra investeringen die moeten leiden tot een gunstiger exploitatie. De TCObenadering maakt deze keuzes helder, waarbij indien mogelijk en financieel haalbaar de aanbeveling verdient een keuze te maken voor energieneutrale investeringen. Hierbij dient echter opgemerkt te worden dat o.a. door de netcongestie en het beëindigen van de salderingsregeling het complexer wordt exploitatievoordelen te behalen. De TCO-benadering maakt investeringskeuzes helder wat betreft de effecten op de meerjarige exploitatie. In de besluitvorming over de diverse projecten worden deze keuzes weergegeven zodat afwegingen gemaakt kunnen worden welke maatregelen wel of niet worden meegenomen. Resumé aanbevelingen Het college van B&W onderschrijft de aanbevelingen uit het onderzoek 213a Gemeentewet naar de onderwijshuisvesting. Diverse aanbevelingen worden inmiddels al overgenomen in de dagelijkse uitvoering van de onderwijshuisvesting en het beleid hierover.

Tevens vindt verdere uitvoering van een aantal zaken plaats waaronder de afstemming van planprocessen onderwijshuisvesting en Haarlems Ruimtelijk Planproces, de versterking van de toetsing, het uitvoeren van second opinions en de invoering van een pre-initiatieffase. Het college deelt daarbij ook de conclusies dat de uitvoering van de onderwijshuisvesting complex is (maar dat geldt evenzeer voor andere vernieuwing in het maatschappelijke en fysieke domein) en beïnvloed wordt door diverse niet of minder beïnvloedbare factoren. Dit vraagt een continue afstemming tussen de verschillende gemeentelijke afdelingen en het ambtelijke en bestuurlijke niveau binnen de gemeente Haarlem.

9