3. Bijlage 2: Rapport 213a benchmark overhead
Tekst van het document
213a-onderzoek Benchmark overhead [Ondertitel] 6 oktober 2022 Afdeling Concerncontrol [Afdeling]
Inhoudsopgave 1.
Samenvatting in één oogopslag
3
2.
Inleiding
4
3.
Ontwikkeling overhead
7
3.1
Inleiding
7
3.2
Financiële meerjarige ontwikkeling overhead
7
3.3
Uitkomsten overhead-benchmark Berenschot
10
4.
Uitkomsten interviews
15
5.
Conclusies en aanbevelingen
19
6.
Bijlage: overzicht bronnen
21
2
1.
Samenvatting in één oogopslag BENCHMARK OVERHEAD 213-a onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid
•
De overhead ondersteunt het primaire proces in de uitvoering van haar taak ten behoeve van de inwoners en ondernemers van Haarlem en Zandvoort. Het omvat alle kosten van de sturing en ondersteuning van het primaire proces, dus inclusief de hiërarchisch leidinggevenden van het primaire proces. De ontwikkeling van de overhead wordt gedreven door externe ontwikkelingen zoals digitalisering alsmede ontwikkelingen in het primair proces. Benchmarks zoals Vensters voor Bedrijfsvoering en Berenschot geven inzicht in hoe de overhead van de gemeente zich verhoudt tot andere gemeenten. Met het onderzoek is antwoord verkregen op de centrale vraag: “Hoe verhoudt de overhead van Haarlem zich ten opzichte van benchmark (referentie gemeenten) en welke leerpunten zijn er op basis van de verdiepende analyse bij andere gemeenten?” Het onderzoek heeft veel informatie en inzichten opgeleverd. Deze worden hieronder opgesomd.
• • • •
FINANCIEEL De overhead (baten en lasten) in Haarlem neemt in de periode 2017-2021 met € 15 miljoen toe naar € 58 miljoen. De investeringen zitten vooral in digitalisering, personeel (cao-ontwikkeling en inhuur) en de administratieve aanpassingen als gevolg van de organisatiewijziging en de BBV in 2018. Het aandeel overhead ten opzichte van de totale lasten is voor Haarlem 9,1% en dit is in lijn of lager dan bij de andere gemeenten. Uit de benchmark van Berenschot blijkt dat Haarlem (afgezet tegen de werklast) gemiddeld 3% lagere kosten heeft dan gemiddeld (€ 1,3 miljoen). Haarlem geeft minder uit aan informatisering en automatisering en bestuurszaken en bestuursondersteuning dan gemiddeld. En geeft relatief meer uit aan het beheer en onderhoud van de eigen gebouwen.
•
•
•
•
•
•
• •
Daarnaast is sprake van gemiddeld lagere formatieve inzet voor secretariaten primair proces (5,6 fte), Financiën en control (4,4 fte), Facilitair (3,6 fte) en Communicatie (1,8 fte).
•
• •
• •
•
BELANGRIJKSTE CONCLUSIES Haarlem geeft relatief minder uit aan de overhead dan de andere gemeenten. Dit geldt zowel vanuit het perspectief van de kosten als vanuit het perspectief van formatie. De benchmark geeft een stabiel en herkenbaar beeld en geeft geen aanleiding tot directe actie. Wel is het de aanbeveling om met de verkregen inzichten het huidige formatieplan van bestuurszaken en bestuursondersteuning opnieuw te beoordelen (takenpakket, niveau van ondersteuning, benodigde formatie). Tijdens de uitvoering van de benchmark van Berenschot is geconstateerd dat in een aantal gevallen de administratieve inrichting binnen Haarlem afwijkt van de toedeling zoals gedaan met de benchmark. De aanbeveling is om op basis van de uitkomsten van de benchmark van Berenschot de administratieve inrichting van de overhead op een aantal onderdelen te evalueren.
FORMATIE Uit de benchmark van Berenschot blijkt dat Haarlem (afgezet tegen de werklast) gemiddeld 1% minder overheadformatie heeft dan gemiddeld (-6,1 fte). Geringe afwijking op totaalniveau. Op kwaliteitszorg en juridische zaken heeft Haarlem meer formatieve inzet (samen circa 4 fte) dan gemiddeld. Voor de categorie informatisering en automatisering heeft Haarlem ook een hogere formatieve inzet dan gemiddeld (circa 12 fte), Haarlem doet meer in eigen beheer dan andere gemeenten. De formatieve inzet op bestuurszaken en bestuursondersteuning ligt circa 6 fte lager dan gemiddeld.
• •
•
INTERVIEWS Uit de interviews met een viertal gemeenten komt naar voren dat overal sprake is van een samenwerkingsmechanisme tussen de bedrijfsvoeringafdelingen, maar wel in wisselende organisatiestructuren. De vier gemeenten stellen periodiek diverse themarapportages op, maar nog in beperkte mate integrale rapportages voor bedrijfsvoering als geheel (thema's, projecten, financieel, personeel). Alle gemeenten werken net als Haarlem met het toerekenen van overhead aan investeringen en grondexploitaties. Het mee-ademen van de overhead met het primair proces wordt wisselend gedaan.
ALGEMENE AANBEVELINGEN Actualiseren van de uitgangspunten voor de berekening van het bedrag voor het mee-ademprincipe.
3
2.
Inleiding Conform artikel 213a van de Gemeentewet voert het college van de gemeente Haarlem periodiek onderzoeken uit naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde bestuur. Deze twee begrippen worden als volgt gedefinieerd: Doelmatigheid: De mate waarin de te realiseren prestaties en beoogde maatschappelijke effecten en doelen worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. Doeltreffendheid: De mate waarin de te realiseren prestaties en beoogde maatschappelijke effecten en doelen van het beleid daadwerkelijk worden behaald. Het uitgangspunt van dit type onderzoek is leren en verbeteren door (beleids)keuzes en aannames die in het verleden gemaakt zijn tegen het licht te houden. Het onderzoek dient de vraag te beantwoorden of de juiste keuzes gemaakt zijn en geeft op basis van dit antwoord een toekomstgericht advies. Eén van de twee onderzoeken die in dit kader opgenomen zijn in de Programmabegroting 20212025 (blz. 47) is een 213a-onderzoek naar de overhead van de gemeente.
Aanleiding en aanpak van het onderzoek Haarlem neemt jaarlijks deel aan Vensters voor Bedrijfsvoering. Vensters voor Bedrijfsvoering benchmarkt publieke organisaties en brengt daardoor de cijfers van deze publieke organisaties bij elkaar en biedt zo een platform voor kwaliteitsmeting, kennisdeling, inzicht en groei. Vensters geeft ook inzichten op het thema overhead. De Vensters-benchmark was initieel dan ook de basis voor de verdiepende benchmark in dit 213a-onderzoek. Gaandeweg het 213a-onderzoek bleek de onderlinge vergelijkbaarheid (eenduidigheid) op basis van de gegevens uit Vensters voor Bedrijfsvoering echter lastig. De gegevens voor Vensters voor Bedrijfsvoering worden door de gemeenten zelf aangeleverd en er vindt op totaalniveau door Vensters voor Bedrijfsvoering geen inhoudelijke controle plaats of dezelfde definities worden gehanteerd en hoe onderdelen zijn opgebouwd. Hierdoor bestaat het risico dat appels met peren worden vergeleken. Om die reden is tijdens het onderzoek besloten om nog een gerichte benchmark voor Haarlem te laten uitvoeren door Berenschot. Berenschot heeft ruime ervaring met het uitvoeren van benchmarking binnen gemeenten. De aanpak van Berenschot is om middels gesprekken met de overheadafdelingen de overhead (formatie en geld) op uniforme wijze te definiëren.
Zodoende ontstaat een gedetailleerde foto die bij elke gemeente op eenduidige wijze is opgebouwd. Dit bevordert de vergelijkbaarheid en maakt het mogelijk verschillen beter te duiden.
4
Afbakening Als initiële basis voor de verdiepende benchmark dienden de gegevens vanuit Vensters voor Bedrijfsvoering alsmede openbare, financiële informatie over het taakveld overhead1. Dit is gedurende het onderzoek uitgebreid met de uitkomsten van de benchmark van Berenschot. Aan het begin van het onderzoek is op basis van opvallendheden uit de Vensters-benchmark gekozen om met een viertal gemeenten (Zwolle, Breda, Apeldoorn en Zaanstad) een interview te houden om meer inzicht te krijgen in de inrichting, ontwikkeling en aandachtsgebieden van hun bedrijfsvoering. Dit is gebruikt voor het kwalitatieve deel van het onderzoek en de benchmark Berenschot is gebruikt voor het kwantitatieve deel van het onderzoek. Haarlem is de gemeenten Zwolle, Breda, Apeldoorn en Zaanstad zeer dankbaar voor hun enthousiaste en open medewerking aan het onderzoek. De benchmark van Berenschot vergelijkt Haarlem met een referentiegroep2. Bij de selectie van referentiegemeenten is gekeken naar het aantal inwoners van de gemeente, het totaal aantal formatieplaatsen van de organisatie en naar de verhouding van het aantal fte werkzaam in de organisatie per 1.000 inwoners. Dit heeft invloed op het aantal overheadformatie benodigd om de organisatie aan te sturen en te ondersteunen.
Belangrijke kanttekening Voor de overhead binnen gemeenten geldt dat vanuit het Besluit Begroten en Verantwoorden (hierna: BBV) definities zijn vastgesteld wat tot de overhead en bedrijfsvoering gerekend moet worden. Dit is een belangrijke basis voor een goede cijfermatige vergelijking. Echter een benchmark is geen beleidsevaluatie vanuit doelstellingen. De wereld achter de cijfers; de doelstellingen, prioriteiten, gemaakte keuzes en dillema's zijn niet zichtbaar, maar vertalen zich wel in de cijfers. Onderzoeksvragen De centrale vraag van dit 213a-onderzoek is: • Hoe verhoudt de overhead van Haarlem zich ten opzichte van benchmark (referentie gemeenten) en welke leerpunten zijn er op basis van de verdiepende analyse bij andere gemeenten? Onderliggende vragen hierbij zijn: • Hoe verhoudt de financiële ontwikkeling van de overhead van Haarlem zich ten opzichte van benchmark (referentie gemeenten) en welke leerpunten zijn er op basis van de verdiepende analyse bij andere gemeenten? • Hoe verhoudt de personele inzet (fte) van de Haarlemse overhead zich tot de andere (referentie)gemeenten? • Welke onderdelen binnen de overhead vallen op in de vergelijking met (referentie)gemeenten (kijkend naar formatieve inzet )? Hoe verhoudt de gemeente zich ten opzichte van deze gemeenten, rekening houdend met de ambities/doelstellingen/positionering/relatie dienstverleningsniveau/ prioriteiten
bij Haarlem en de andere gemeenten?
1 IV3-data Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie (benaderd op 18-10-2021 via
https://www.financiengemeenten.nl). 2
Referentiegroep Berenschot: Almere, Alphen aan den Rijn, Amersfoort, Ede, Eindhoven, Haarlem (inclusief Zandvoort), Haarlemmermeer en Nijmegen
5
Onderzoeksmethoden Ter beantwoording van de onderzoeksvragen is gebruik gemaakt van de volgende onderzoeksmethoden: • Documentenstudie (m.n. relevante P&C-documenten van de gemeente Haarlem en de vier andere gemeenten); • Analyse van kwantitatieve gegevens vanuit Vensters voor Bedrijfsvoering, de benchmark van Berenschot en IV3-data Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie; • Interviews met sleutelpersonen uit de vier geselecteerde gemeenten. Het onderzoek is gestart in september 2021 met de documentenstudie en analyse van beschikbare gegevens. De interviews zijn gehouden in oktober en november 2021, verslaglegging heeft plaatsgevonden vanaf november 2021 tot en met januari 2022. De hierop volgende verdiepende benchmark door Berenschot heeft plaatsgevonden in de periode mei en juni 2022 en is opgeleverd in juli 2022. Opzet van het rapport In dit rapport worden de diverse onderzoeksvragen in de volgende hoofdstukken behandeld en beantwoord: • Hoofdstuk 3: analyse van de ontwikkeling overhead en de uitkomsten benchmark Berenschot • Hoofdstuk 4: kwalitatieve verdieping bij de vier geselecteerde gemeenten op gebied van de inrichting, ontwikkeling en aandachtsgebieden van bedrijfsvoering • Hoofdstuk 5: conclusies en aanbevelingen
6
3.
Ontwikkeling overhead 3.1 Inleiding In paragraaf 3.2 wordt inzicht gegeven in de meerjarige ontwikkeling van de overhead vanuit het financiële perspectief. Dit bevat zowel de personele als materiële budgetten zoals ondergebracht binnen de overhead. Hierbij wordt tevens de vergelijking gemaakt met de vier gemeenten waar de verdiepende interviews mee zijn gehouden. Vervolgens wordt in paragraaf 3.3 nader ingezoomd op de uitkomsten van de benchmark van Berenschot waarin zowel financieel als formatief de vergelijking wordt gemaakt met de grotere referentiegroep.
3.2 Financiële meerjarige ontwikkeling overhead Vanaf 2018 wordt overhead (baten en lasten) centraal begroot en verantwoord door de gemeenten. Op basis van de regelgeving (BBV) wordt tot de overhead gerekend: • Ondersteunende taken, die niet direct dienstbaar zijn aan de externe klant of het externe product behoren tot de overhead. • Sturende taken vervuld door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de overhead. Dit betekent dat leidinggevende functies die deels ook productieve taken verrichten voor de vervaardiging van de gemeentelijke producten toch voor 100% tot de overhead worden gerekend. • Verder worden directe kosten zoveel mogelijk direct toegerekend aan de producten. Dit betekent dat alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan producten en gericht zijn op de externe klant, worden verantwoord bij dat betreffende product. Het is mogelijk dat voor kosten dekking aanwezig is via externe partijen. Zo geldt dit voor Haarlem bijvoorbeeld voor de ambtelijke samenwerking met Zandvoort. Medewerkers zijn in dienst van Haarlem en maken integraal onderdeel uit van de formatie, bezetting en loonkosten. De verantwoording vindt plaats op de verschillende producten waar ze werkzaam voor zijn, zo ook op de overhead.
De overheadvergoeding die Zandvoort hiervoor betaalt, wordt ook verantwoord binnen de overhead; per saldo heeft de ambtelijke samenwerking met Zandvoort dus feitelijk geen effect op de financiële omvang van de overhead van Haarlem. De hierna opgenomen cijfers betreffen derhalve alleen de benodigde overhead voor de ondersteuning van de activiteiten van Haarlem. Om die reden wordt in opgenomen vergelijkingen ook enkel gekeken naar bijvoorbeeld de totale lasten (exclusief reservemutaties) of inwoners van Haarlem.
7
De meerjarige financiële ontwikkeling van de totale overhead (baten en lasten)3 ziet er als volgt uit voor de gemeente Haarlem4 en de vier gemeenten:
Haarlem, Apeldoorn en Zaanstad hebben circa 160.000 inwoners, Breda circa 185.000 en
Overhead financieel (€ 1.000) 80.000 70.000
50.000
55.049
51.852
46.365
43.496
Zwolle circa + 46%
+ 3%
130.000
62.670
60.834
56.230
60.000
+ 14%
+ 31%
+ 29%
53.505 45.432
40.000
31.020
30.000 20.000 10.000 Haarlem
Apeldoorn 2017
2018
Breda 2019
2020
Zaanstad
Zwolle
2021 begroting (primair)
NB. De jaren 2017-2020 betreft de werkelijke gerealiseerde resultaten volgens de aangeleverde iv3 data van de jaarrekening. De cijfers jaarrekening 2021 waren ten tijde van het onderzoek nog niet beschikbaar in de database van IV3-data Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie, derhalve voor 2021 begroting opgenomen. De cijfers 2020 en 2021 kunnen beïnvloed zijn door de gevolgen van de coronacrisis en de keuzes die de gemeentes hierin hebben gemaakt.
De daadwerkelijke realisatie over 2021 is voor Haarlem uitgekomen op € 58,6 miljoen. De overhead in Haarlem neemt in de periode 2017-2021 derhalve met € 15 miljoen toe. De belangrijkste verklaringen op hoofdlijnen zijn: • Stijging personeelskosten met circa € 9,2 miljoen: deels door de cao stijging over de periode 2017-2021 van ruim 10% (impact circa € 3,1 miljoen) en deels door een toename in het aantal overhead fte (impact circa € 6,1 miljoen). De toename van fte valt uiteen in: • In 2018 heeft er een wijziging plaatsgevonden van de definitie overhead volgens het BBV alsmede een organisatiewijziging (inclusief uitbreiding overhead Zandvoort), impact circa € 5,3 miljoen hogere overheadkosten. • Uitbreiding aantal fte overhead bedraagt 10 fte, impact circa € 0,7 miljoen. • Stijging kosten inhuur met circa € 2,4 miljoen: met name voor extra inzet bij de afdelingen Bestuur en Communicatie, ID en Juridische Zaken. • Stijging materiële uitgaven (circa € 3,9 miljoen): zit met name in de verhoogde digitalisering (circa € 2,7 miljoen) en hogere huisvestinglasten als gevolg van de ingebruikname van 2 extra vleugels in de Zijlpoort door de samenwerking met Zandvoort en hogere beveiligingskosten (circa € 1,4 miljoen). • Daling van het aantal activeerbare uren waardoor dekking overhead daalt.
Dit leidt per saldo tot hogere overhead (circa € 0,5 miljoen): voor een groot deel veroorzaakt omdat volgens de BBV administratief geen overhead toegerekend mag worden aan anterieure overeenkomsten.
3
IV3-data Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie (benaderd op 18-10-2021 via https://www.financiengemeenten.nl 4 Het betreft hier de totale overhead (baten en lasten) bezien vanuit de administratie van Haarlem (dus inclusief de loonkosten van overheadpersoneel dat ook voor Zandvoort werkt en inclusief de vergoeding die Zandvoort hiervoor betaald via de DVO). De opgenomen cijfers betreffen alleen de benodigde overhead voor de ondersteuning van de activiteiten van Haarlem.
8
Samengevat in een tabel:
De stijging van de overheadkosten Haarlem ligt wat hoger dan bij de andere vier gemeenten. De gemeente Breda en Zaanstad hebben procentueel de kleinste toename van de overheadkosten. Beide gemeenten werken niet met een mee-ademprincipe5, waarbij uitbreiding in het primair proces ook automatisch leidt tot een uitbreiding in de overhead. Verzoeken tot uitbreiding binnen de overhead worden opgenomen in de reguliere P&C-cyclus en de gemeenten geven aan dat moeizaam extra middelen voor bedrijfsvoering ter beschikking komen. Bovenstaand schema toont de absolute bedragen voor de overhead. Voor een goede vergelijking is het echter nodig om de overhead te zien in relatie tot de totale lasten van de gemeente. De totale lasten weerspiegelen de gemeentelijke activiteiten op basis van onder andere de gemaakte beleidskeuzes (zowel landelijk als lokaal), de omvang en complexiteit van de gemeente alsmede de mate van uitbesteding. Bijvoorbeeld een sterke groei in inwonersaantallen, benodigde investeringen in stedelijke projecten of een hogere zorgbehoefte binnen de gemeente zal leiden tot hogere lasten. Om die reden wordt voor dit onderzoek de overhead in relatie tot de totale lasten van de gemeente als meest zuivere indicator gezien ten opzichte van bijvoorbeeld een vergelijking van de overhead in relatie tot het aantal inwoners of aantal fte.
De jaarrekeningen 2021 geven het volgende beeld van de werkelijk gerealiseerde overhead over boekjaar 2021 gerelateerd aan de totale gemeentelijke lasten: Realisatie boekjaar 2021 Overhead taakveld (lasten en baten) (x € 1.000) Overhead in % totale lasten gemeente (exclusief reservemutaties)
Haarlem € 58.590
Apeldoorn € 58.989
Breda € 67.095
Zaanstad € 54.866
Zwolle € 41.484
9,1
9,6
9,1
9,4
7,0
Bron: jaarrekeningen 2021 (realisatiecijfers)
Het aandeel overhead is voor Haarlem 9,1% en dit is in lijn of lager dan bij de andere gemeenten met uitzondering van Zwolle. Zwolle heeft een lager aandeel overhead (7,0%). Uit de interviews blijkt dat Zwolle werkt met een extern shared service center waar gestandaardiseerde overheadtaken worden uitgevoerd voor de salarisadministratie, ICT hardware en inkoop advisering maar in het kader van dit onderzoek is niet nader onderzocht of dit van invloed is op het lagere aandeel overhead. 5
Een mechanisme dat de groei of krimp van de overheadfunctie koppelt aan de groei of krimp van het primaire proces. Het mee-ademprincipe heeft als doel gelijktijdig met de uitbreiding van het primair proces te regelen dat er voldoende middelen zijn voor de bedrijfsvoering om in samenhang primair proces en bedrijfsvoering de kwaliteit en adequate omvang van de processen te borgen.
9
De deelconclusie naar aanleiding van deze paragraaf is dat gemiddeld genomen het aandeel overhead 2021 (personeel en materieel budget) van Haarlem lager is dan bij de andere gemeenten.
3.3 Uitkomsten overhead-benchmark Berenschot In deze paragraaf wordt ingegaan op de uitkomsten van de benchmark van Berenschot. De benchmark biedt inzicht in de relatieve kosten en formatie, alsmede specifiek in de materiële kosten van informatisering/automatisering en huisvestingskosten gemeentekantoren in vergelijking tot een aantal vergelijkbare gemeenten. Bij de selectie van referentiegemeenten heeft Berenschot gekeken naar het aantal inwoners van de gemeente, het aantal formatieplaatsen van de organisatie en naar de verhouding van het aantal fte werkzaam in de organisatie per 1.000 inwoners. Dit heeft geleid tot de volgende referentiegroep voor Haarlem: Almere, Alphen aan den Rijn, Amersfoort, Ede, Eindhoven, Haarlemmermeer en Nijmegen. Enkele relevante achtergrondinformatie benchmark: • De benchmark is uitgevoerd op basis van de vastgestelde formatie per 1 januari 2022 en de primaire begroting 2022 van Haarlem én Zandvoort. • In de benchmark worden alle gemeenten onafhankelijk van hun organisatiestructuur op uniforme wijze ingedeeld, uitgaande van in totaal 11 categorieën aan taken en werkzaamheden. In de uitwerking hieronder gaat het dan ook niet om de afdeling zoals Haarlem deze kent binnen haar organisatiestructuur, maar om de categorie (en die kan meerdere afdelingen bevatten).
• Met alle afdelingsmanagers en hun adviseurs bedrijfsvoering van onze overheadafdelingen zijn gesprekken gevoerd. Tevens is een zorgvuldig validatieproces doorlopen. • De kosten staan centraal, hierdoor wordt rekening gehouden met verschillen in uitbesteding. Berenschot heeft de uitkomsten van de benchmark aan Haarlem gepresenteerd op de verschillende onderdelen die ze hebben onderzocht. Zo is in de benchmark gekeken naar totale overheadkosten per fte, gemiddelde loonkosten, verhoudingspercentage overhead en is specifiek gekeken naar de kosten van informatie en automatisering en huisvesting. Hieronder is de samenvatting opgenomen vanuit de gepresenteerde uitkomsten van de benchmark:
10
Haarlem geeft zoals blijkt uit bovenstaande samenvatting relatief minder uit aan de overhead dan de andere gemeenten. Dit geldt zowel vanuit het perspectief van de kosten6 (circa 3% minder overheadkosten per fte, zijnde - € 1,3 miljoen) als vanuit het perspectief van formatie (circa 1% minder fte overhead, zijnde - 6,1 fte). Hieronder is een verdere uitsplitsing per categorie opgenomen en worden de opvallende afwijkingen nader toegelicht. De benchmark toont verder aan dat onze kosten informatisering en automatisering circa 3% lager zijn dan gemiddeld en de huisvestingskosten 15% hoger. • Kosten informatisering en automatisering; per saldo 3% minder kosten (-€ 0,5 miljoen), maar wel 14% meer formatieve inzet (12 fte). Haarlem doet in vergelijking tot andere gemeenten veel in eigen beheer. Haarlem heeft hierdoor gemiddeld hogere kosten voor ICT projecten/applicatie ontwikkeling, systeem- en netwerkbeheer en materiele kosten inventaris en servers. Maar lagere kosten voor data/telefonie, licenties en contracten. Verder is het belangrijk om op te merken dat jaarlijks een ICT-benchmark voor gemeenten wordt uitgevoerd door M&I/Partners. Haarlem neemt hier ook deel aan. Deze benchmark heeft een bredere invalshoek dan de benchmark van Berenschot. Deze ICT-benchmark van M&I/Partners schetst overigens een zelfde beeld als de benchmark van Berenschot.
• Huisvestingskosten; per saldo 15% meer huisvestingskosten per fte (€ 1,3 miljoen). Haarlem heeft gemiddeld meer gemeentelijke huisvesting in eigen bezit dan huur, andere gemeenten huren gemiddeld 10% van hun gemeentelijke huisvesting. Dit resulteert in hogere kapitaallasten, maar daartegenover lagere huurkosten dan gemiddeld (per saldo neutraal). De hogere huisvestingskosten komen door hogere kosten van beheer en onderhoud gebouwen en inventaris (€ 0,7 miljoen) alsmede het niet hebben van opbrengsten (bijvoorbeeld vanuit verhuur) (€ 0,6 miljoen). De onderverdeling over de verschillende overhead categorieën ziet er als volgt uit.
6
De overhead van een organisatie dient in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid is het daarom het beste de overheadkosten en -formatie af te zetten tegen de totale formatie.
11
De overheadkosten per categorie (€ per fte)7:
Het aantal fte overhead per categorie (als % van totale formatie):
Het is belangrijk te benadrukken dat de benchmark een eerste indruk geeft. Voor het verklaren van verschillen en de inventarisatie van mogelijke bijstellingen is verdieping nodig. Op basis van de uitkomsten van de benchmark is voor de goede interpretatie per categorie gekeken naar: • Snappen we dit? • Willen we dit? • Zo niet, wat dan?
7
De positie van Haarlem is in de tabel weergegeven met een blauwe driehoek en het gemiddelde van de referentiegroep waarmee vergeleken wordt met een paarse vierkant.
12
Voor de categorieën Facilitaire dienst en Informatisering en automatisering is op pagina 10 reeds een nadere toelichting opgenomen. Voor de categorieën Inkoop, Personeel en organisatie, Directie en management, Financiën en control en Communicatie geeft de benchmark (vanuit financieel én formatief perspectief) geen aanleiding tot nadere toelichting of aanvullende actie. Hieronder volgt voor de overige categorieën een nadere verdieping: Kwaliteitszorg Dit betreft onder andere medewerkers die zich bezig houden met procesoptimalisatie en lean die organisatiebreed ingezet worden. Ook de centrale klachtencoördinator valt hieronder. De kosten per fte zijn 33% hoger dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen) en de formatieve inzet is 1,7 fte hoger dan gemiddeld. Procentueel is het een grote afwijking, echter zoals blijkt uit bovenstaande overzichten is de formatieve inzet relatief beperkt (totaal Haarlem 7,48 fte). De gemeente ziet de toegevoegde waarde van inzet op procesoptimalisatie en efficiënte processen. Medewerkers kwaliteitszorg zorgen in nauwe samenwerking met het primair proces voor de adequate beschrijving van processen en zijn onderdeel van de inzet op verdere digitalisering en automatisering en de hiervoor benodigde aanpassing van processen. Juridische zaken De kosten per fte zijn 18% hoger dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen) en de formatieve inzet is 2,2 fte hoger dan gemiddeld.
Procentueel is het een grote afwijking, echter in absolute zin relatief beperkt. In deze categorie is alleen opgenomen de inzet op gebied van generieke juridische ondersteuning en advisering (afdeling JZ) en juridische control (afdeling CC). Specifieke dienstverlening en inzet voor bezwaar en beroepen wordt in de benchmark toegerekend aan het primair proces. Deze splitsing is niet altijd eenvoudig te maken, dus dit kan ook verschillen tussen gemeenten veroorzaken. De beperkt hogere formatieve inzet komt onder andere doordat ervoor gekozen is de juridische functie te centraliseren en er geen tot eindige kennis is achtergebleven in de lijn. Op basis van de uitkomsten van het lopende onderzoek door Rijnconsult naar een duidelijke organisatie-inrichting (waaronder de rol van de integraal manager) alsmede de benchmark van Berenschot zal afgewogen worden of vervolgstappen nodig zijn voor de inrichting en kwaliteit van de juridische functie. Secretariaten primair proces De kosten per fte zijn 18% lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen) en de formatieve inzet op secretariaat primair proces is 5,6 fte lager dan gemiddeld. Hierbij dient opgemerkt te worden dat alle secretariële medewerkers van de primaire afdelingen (behalve PG en PCM) zijn toebedeeld op basis van een uniforme verdeelsleutel: 70% secretarieel en 30% inhoudelijk/ administratief primair proces.
Dit betreft een inschatting en kan verschillen per afdeling en afwijken van de werkelijkheid. Aangezien de toebedeling op basis van een procentuele inschatting is gedaan en de afwijking absoluut gezien relatief beperkt is, is de constatering niet vertaald naar een aanbeveling. Communicatie De kosten per fte zijn 11% lager dan gemiddeld (-€ 0,3 miljoen) en de formatieve inzet op communicatie is 1,8 fte lager dan gemiddeld. De lagere formatieve inzet zit met name op de functies voor beleid en advies.
13
Bestuurszaken en bestuursondersteuning De kosten per fte zijn 19% lager dan gemiddeld (-€ 0,6 miljoen) en de formatieve inzet is 6,1 fte lager dan gemiddeld. Op basis van de reguliere taken en werkzaamheden die bij de afdeling liggen, wordt door de afdeling ook ervaren dat onvoldoende formatie beschikbaar is, waardoor de afdeling in 2022 bovenop de formatie extra capaciteit inzet om ondersteuning te blijven bieden. De afdeling heeft namelijk een belangrijke rol in de ambitie om de samenwerking als één geheel en de strategische samenhang in de gehele organisatie te versterken, alsmede om de vertaalslag te maken van de Haarlemse en Zandvoortse opgaven naar de (werking van) de organisatie. De afdeling fungeert als verbindingsofficier tussen directie, bestuur en de andere afdelingen en heeft de ambitie zo integraal mogelijk te adviseren, waarbij vanuit een politiek-bestuurlijke bril goed zicht is op trends en ontwikkelingen in de samenleving. Deze ambities en ontwikkelingen vragen verandering en professionalisering van de afdeling, zowel aan de ‘harde’ kant (inrichting), als de ‘zachte’ kant (doorontwikkeling visie en ontwikkeling van de medewerkers). De inzichten vanuit de benchmark kunnen de afdeling helpen om het huidige formatieplan opnieuw te beoordelen (takenpakket, niveau van ondersteuning, benodigde formatie).
Inmiddels is bij de Bestuursrapportage 2022 de formatie uitgebreid met 6 fte: teammanager (2 fte), netwerksecretaris (3 fte) en directieadviseur (1 fte). Tot slot enkele opvallendheden bij categorieën die geen grote afwijkingen vertonen: • Directie en management primair proces; Haarlem heeft drie managementlagen (directie, afdelingsmanager en teamleider), veel andere gemeenten hebben nog een vierde managementlaag. Momenteel wordt door Rijnconsult reeds onderzoek gedaan naar de organisatie-inrichting, hierin wordt ook het sturingsvraagstuk meegenomen over de huidige span of control. • Personeel en organisatie8; de kosten per fte zijn 3% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen), maar de formatieve inzet is 1,0 fte hoger dan gemiddeld. Dit komt vooral doordat de gemiddelde loonkosten per fte van beleid en advies 8% lager is dan gemiddeld. Tot slot wordt opgemerkt dat tijdens de uitvoering van de Berenschot benchmark is geconstateerd dat in een aantal gevallen de administratieve inrichting binnen Haarlem afwijkt van de toedeling zoals gedaan met de benchmark. De belangrijkste verschillen worden veroorzaakt door: • Berenschot doet een nauwkeurige verdeling van formatie op basis van werkzaamheden. Dit betekent dat formatie (procentueel) verdeeld wordt over meerdere categorieën, terwijl Haarlem ervoor heeft gekozen om formatie aan één categorie/afdeling toe te rekenen.
Deze werkwijze zal Haarlem ook handhaven. • Een aantal functies (zoals bijvoorbeeld adviseurs bedrijfsvoering werkzaam voor het fysiek en sociaal domein en het subsidiebureau) is in de benchmark toegerekend aan het primair proces en niet aan de overhead. Dit is mogelijk binnen de BBV. De aanbeveling is om op basis van de uitkomsten van de benchmark van Berenschot de administratieve inrichting van de overhead op een aantal onderdelen te evalueren. Hierbij zal de afweging gemaakt moeten worden tussen een administratieve inrichting meer op hoofdlijnen of meer precies versus de beheerslast die beide opties met zich meebrengen.
8
Dit heeft betrekking op de formatie en de kosten dat gekoppeld is aan deze categorie. In de praktijk voor Haarlem voornamelijk de afdeling HRM.
14
4.
Uitkomsten interviews In dit hoofdstuk zijn de uitkomsten opgenomen van de kwalitatieve verdieping uit de interviews met de vier geselecteerde gemeenten. Onze belangrijkste waarnemingen vanuit de interviews over de positionering van bedrijfsvoering binnen de vier geselecteerde gemeenten zijn: • Er zijn wisselende organisatiestructuren, maar overal is sprake van een samenwerkingsmechanisme tussen de bedrijfsvoeringafdelingen. De positionering van bedrijfsvoering als geheel (gezamenlijke doelen, onderlinge samenwerking) en de verbinding met de primaire afdelingen (tijdig betrokken) is bij meerdere gemeenten in ontwikkeling. • De doelstellingen van bedrijfsvoering zijn primair opgenomen in de begroting, rode draad van deze doelstellingen is de optimale ondersteuning voor de organisatie bij de realisatie van doelen. In een enkel geval wordt een jaarplan opgesteld specifiek voor bedrijfsvoering als geheel, maar veelal wordt gewerkt met jaarplannen per afdeling. • Rapportering over doelstellingen (en financiën) van bedrijfsvoering als geheel geschiedt via tussentijdse P&C producten en bij de jaarrekening. Er worden tevens periodiek diverse rapportages opgesteld, maar nog in beperkte mate een integrale rapportage voor bedrijfsvoering als geheel (thema's, projecten, financieel, personeel). • Alle gemeenten werken met het toerekenen van overhead aan investeringen en grondexploitaties.
Dit is een keuze die de BBV biedt, maar is geen verplichting. De hiervoor gehanteerde tarieven lopen wel sterk uiteen. In de interviews is geen uitvraag gedaan naar de grondslag voor de berekening van het uurtarief en het aantal activeerbare uren, waardoor het niet mogelijk is om te bepalen wat de financiële impact is van de verschillen in uurtarieven. • Het mee-ademen van de overhead met het primair proces wordt wisselend gedaan. Haarlem rekent per uitbreiding fte in het primaire proces een bedrag van € 37K. De gemeente Apeldoorn en Zwolle hanteren een lager bedrag waarbij niet alle overheadkosten zijn opgenomen in het mee-adem budget. Zwolle hanteert een bedrag van € 15K en dit betreft vooral opleidingskosten en ICT en Apeldoorn hanteert een bedrag van € 20K. Gemeente Zaanstad en Breda werken niet met een mee-ademprincipe. • De mate van uitbesteding binnen de overhead is bij Zaanstad en Apeldoorn vergelijkbaar met het niveau in Haarlem (vooral schoonmaak, drukwerk, beveiliging, catering). De gemeente Zwolle werkt met een shared service center waar gestandaardiseerde taken worden uitgevoerd voor de salarisadministratie, ICT hardware en inkoop advisering. Gemeente Breda heeft weinig uitbesteed. • Zwolle en Apeldoorn hebben binnen het eigen vermogen een bedrijfsvoeringsreserve ingesteld.
De bedrijfsvoeringsreserve wordt gebruikt om knelpunten in de bedrijfsvoering op te lossen (incidenteel karakter). De reserve wordt gevoed door de bedrijfsvoeringsonderdelen zelf, bijvoorbeeld wanneer sprake is van onderbesteding van het personele budget. Geen voeding buiten bedrijfsvoering om, derhalve heeft de reserve geen directe relatie met het meeademprincipe. • Alle gemeenten werken met portfoliomanagement (hierna: PPM) voor de i-projecten, in samenwerking met het primair proces. PPM-proces is nog in ontwikkeling, met name de prioritering en juiste inzet van schaarse capaciteit van zowel bedrijfsvoering als het primair proces is overal een aandachtspunt. • Digitalisering is een belangrijk thema binnen bedrijfsvoering. Bij meerdere gemeenten wordt de i-strategie herijkt en worden extra budgetten verwacht voor de komende jaren. Digitalisering
15
wordt als belangrijke succes bepalende factor gezien bij de realisatie van de organisatie brede doelstellingen en ontwikkelopgaves. In het navolgende schema is dit nader uitgewerkt.
Doelstellingen
Haarlem
Apeldoorn
Breda
Zaanstad
Zwolle
Optimale ondersteuning en
Ondersteunt effectief de
•
•
•
aansturing van het primaire
realisatie van de doelen
proces
van de gemeente
toekomstbestendige organisatie
•
ontwikkelt zich om opgaven stad integraal te kunnen
solide financiën
samenlevingsgerichte
adresseren •
zoekt actief contact met de
organisatie •
stad •
stuurt op betrouwbaarheid handelen
•
wendbare,
bouwen aan moderne informatievoorziening
•
ondersteunt de realisatie van gestelde doelen
heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering
•
werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie
•
benut mogelijkheden van data gestuurd werken
Structuur
Netwerkteam
Thema directeur
Domein Bedrijfsvoering
Dienstverlening en
7-8 afdelingen binnen
dienstverlening en
bedrijfsvoering, daaronder
en publiekszaken,
bedrijfsvoering bestaat uit 2
bedrijfsvoering, daarboven
bedrijfsvoering. Voorzitter is
circa 7 afdelingen met
bestaat uit 4 afdelingen
sectoren met ieder hoofd.
directeur bedrijfsvoering (is ook
directeur bedrijfsvoering.
eigen afdelingshoofd
met eigen
Daarboven directie. per sector 5-
directeur Financiën).
NT bestaat uit 9 afdelingen
afdelingshoofd.
6 afdelingen met eigen
met eigen afdelingshoofd
Daarboven een directie
afdelingshoofd.
met ieder aandachtsgebied. Positie
Programma: algemene
Programma:
Programma: organisatie
Programma: Bestuur en
Domein: bestuur, dienstverlening
dekkingsmiddelen en
Bedrijfsvoering
en financiën
Financiën
en bedrijfsvoering. programma
overhead Rapportage
bedrijfsvoering.
Rapportering voortgang
Rapportering vooral op
Maandelijkse
Rapportering over
Per kwartaal integrale
doelen via bestuurs-
niveau van de afdeling
afdelingsrapportages
bedrijfsvoering via reguliere P&C
bedrijfsvoeringsrapportage aan
rapportage en jaarrekening.
(thema, financieel,
(financieel en personeel)
cyclus. Daarnaast per afdeling
wethouder over voortgang doelen
Tussentijds
personeel). Rapportering
rapportages, rapportage op
en financieel.
overheadrapportage aan
op niveau van thema en
niveau sector nog in
directie (3x per jaar)
bedrijfsvoering als geheel
ontwikkeling.
financiële ontwikkeling.
is opgezet en in
Daarnaast
ontwikkeling.
concernrapportages op gebied van HRM, informatievoorziening. Mee-adem
Doorbelasting overhead
Bedrag van € 37K per
Bedrag van € 20K per
Geen mee- adem
uitbreiding lijn. Verdeling
uitbreiding lijn. Verdeling
principe.
stelpost mee-adem op basis
stelpost mee-adem op
van uitvraag.
basis van uitvraag.
Ja, middels uurtarief (€ 53)
Ja, middels uurtarief (€ 35)
Geen mee- adem principe.
€ 14.500 per uitbreiding lijn, € 9K wordt standaard verdeeld, € 5K flexibel te verdelen
Ja, middels opslag van
Ja, middels uurtarief (€ 30)
Ja, middels uurtarief (€ 49)
62,8% op uurtarief. Wordt gewerkt met gedifferentieerd uurtarief per cluster functieschaal.
16
Uitbesteding
Schoonmaak, drukwerk,
Schoonmaak, drukwerk,
Minimaal uitbesteding
Schoonmaak, drukwerk,
Gemeente werkt met een SSC (PSA,
overheadtaken
beveiliging, catering
beveiliging, catering
(afval, parkeren,
beveiliging, catering
inkoop adviseurs, ICT hardware),
catering, schoonmaak
verder uitbesteed: schoonmaak,
allemaal zelf). Bedrijfsvoeringsreserve
Nee
Ja (max. € 2 miljoen). Doel
Nee
drukwerk, beveiliging, catering Nee
Ja (max € 2,6 miljoen). Doel is
is knelpunten oplossen.
egalisatie.
Voeding en aanwending:
Voeding en aanwending: via P&C
verantwoordelijkheid
cyclus
directie
Op basis van bovenstaande wordt geconcludeerd dat bij de meeste gemeenten steeds meer wordt gestuurd vanuit bedrijfsvoering als geheel en minder vanuit de individuele afdelingen. Overlegstructuren zijn ingericht en de doorontwikkeling zit vooral in de gezamenlijke agenda: wat zijn de gezamenlijke doelen voor bedrijfsvoering, wat zijn de uitgangspunten van de dienstverlening en hoe blijven we in goede verbinding met de primaire afdelingen. Dit is ook herkenbaar voor Haarlem. Wat opvalt is dat het mee-ademprincipe verschillend wordt ingevuld en dit kan van invloed zijn op de omvang en ontwikkeling van de overhead. Een vergelijking met de andere gemeenten laat zien:
Overhead per fte (totale formatie) 2020 Bedrag mee-adem: • variabele kosten • personeel
Haarlem € 41.500
Apeldoorn € 50.500
Zwolle € 29.500
€ 15.000 € 22.000
€ 20.0009 -
€ 16.500 -
NB. Haarlem neemt alle soorten overheadkosten (huisvesting, ict, personeel) mee in de berekening van het bedrag voor het mee-ademprincipe. In het bedrag mee-ademprincipe wordt gerekend met een verhouding overhead/primair proces van 30% voor het personele budget terwijl dit in werkelijkheid hoger is.
In de handleiding overheidstarieven 2022 van het ministerie van BZK is een opslag voor overhead bepaald van € 24.400 per fte voor de variabele kosten (met name kosten huisvesting, kantoorautomatisering, facilitair en reis- en opleidingskosten). Bovenstaande tabel maakt duidelijk dat Haarlem zich niet met de andere gemeenten kan vergelijken voor wat betreft het bedrag dat toegerekend wordt voor personeel. Haarlem neemt vanwege de integrale benadering in het mee-adembedrag ook de personele component mee, dat doen andere gemeenten en BZK niet. Op basis van de vastgestelde uitgangspunten uit 201810 rekent Haarlem met een verhoudingscijfer 30% voor overhead/primair proces. Deze 30% kon toentertijd goed onderbouwd worden aan de hand van een dissertatie waarin het gemiddelde percentage van de publieke sector (van 32%) over het verslagjaar 2016 (dus voor de invoering van de nieuwe definitie van overhead in de BBV 2018) als gebruikelijk is benoemd. Omdat het inmiddels 2022 is en de omvang van de overhead en verhoudingsgetallen inmiddels zijn gewijzigd, is het nodig om dit verhoudingscijfer te herijken.
9
Apeldoorn werkt met een vast bedrag, hierin is geen expliciete verdeling voor variabele kosten (huisvesting, facilitair, ICT, opleiding) en personeel 10 Bron: notitie 'overhead 2019-2023 mee-ademprincipe' opgesteld door afdeling Financiën
17
Aangezien in het mee-ademprincipe wordt gekeken naar de impact op de overhead van formatie uitbreiding in het primair proces, wordt hier uitgegaan van de fte verhouding tussen overhead en het primair proces. In 2021 bedraagt de verhouding overhead/primair proces voor Haarlem 49% (Berenschot: referentiegemeenten gemiddeld 45% 11). Op basis van bovenstaande blijkt dat het verhoudingscijfer 30% voor overhead/primair proces heroverwogen moet worden. Het advies is om de uitgangspunten voor het mee-ademprincipe te actualiseren en het verhoudingscijfer mogelijk aan te passen.
11
Uit de benchmark van Berenschot blijkt een gemiddelde fte verhouding tussen overhead en totaal van 31%. Een fte verhouding van 31% tussen overhead/totaal is omgerekend een verhouding van 44,9% tussen overhead/primair proces.
18
5.
Conclusies en aanbevelingen Het onderzoek heeft veel informatie en inzichten opgeleverd. De beantwoording van de hoofd- en deelvragen is hieronder opgenomen. De centrale vraag van dit 213a-onderzoek is: • Hoe verhoudt de overhead van Haarlem zich ten opzichte van benchmark (referentie gemeenten) en welke leerpunten zijn er op basis van de verdiepende analyse bij andere gemeenten?
Dit is uitgewerkt in de beantwoording van de volgende deelvragen: Hoe verhoudt de financiële ontwikkeling van de overhead van Haarlem zich ten opzichte van benchmark (referentie gemeenten) en welke leerpunten zijn er op basis van de verdiepende analyse bij andere gemeenten? De overhead (baten en lasten) in Haarlem neemt in de periode 2017-2021 met € 15 miljoen toe naar € 58 miljoen. Bij meerdere gemeenten is een stijging te zien, onder andere door de wijziging van de BBV waarbij vanaf 2018 ook alle leidinggevenden tot de overhead worden gerekend. Voor een goede vergelijking moet gekeken worden naar de overhead in relatie tot de totale lasten van de gemeente. De totale lasten weerspiegelen de gemeentelijke activiteiten op basis van onder andere de gemaakte beleidskeuzes (zowel landelijk als lokaal), de omvang en complexiteit van de gemeente alsmede de mate van uitbesteding. Bijvoorbeeld een sterke groei in inwonersaantallen, benodigde investeringen in stedelijke projecten of een hogere zorgbehoefte binnen de gemeente zal leiden tot hogere lasten. Het aandeel overhead ten opzichte van de totale lasten is voor Haarlem 9,1% en dit is in lijn of lager dan bij de andere gemeenten.
Hoe verhoudt de personele inzet (fte) van de Haarlemse overhead zich tot de andere (referentie)gemeenten? Uit de benchmark van Berenschot blijkt dat Haarlem (afgezet tegen de werklast) gemiddeld 1% minder overheadformatie heeft dan gemiddeld (-6,1 fte). Welke afdelingen binnen de overhead vallen op in de vergelijking met (referentie)gemeenten (kijkend naar formatieve inzet )? Hoe verhoudt de gemeente zich ten opzichte van deze gemeenten, rekening houdend met de ambities/doelstellingen/positionering/relatie dienstverleningsniveau/ prioriteiten bij Haarlem en de andere gemeenten? In de benchmark van Berenschot is geen vergelijking gedaan op basis van afdelingen, maar op basis van 11 categorieën binnen de overhead. Overall is de formatieve inzet voor de overhead in Haarlem lager dan het gemiddelde. Kijkend naar een verdere verdieping per categorie vallen de volgende categorieën op: • Kwaliteitszorg (procesoptimalisatie, lean, etc); de kosten per fte zijn 33% hoger dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen) en de formatieve inzet is 1,7 fte hoger dan gemiddeld. Procentueel is het een grote afwijking, echter de formatieve inzet relatief beperkt (7,48 fte). De gemeente ziet de toegevoegde waarde van inzet op procesoptimalisatie en efficiënte processen.
Medewerkers kwaliteitszorg zorgen in nauwe samenwerking met het primair proces voor de adequate beschrijving van processen en zijn onderdeel van de inzet op verdere digitalisering en
19
automatisering en de hiervoor benodigde aanpassing van processen. Alles samengenomen is geen verdere actie of bijsturing nodig. • Juridische zaken (alleen deel bedrijfsvoering); de kosten per fte zijn 18% hoger dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen) en de formatieve inzet is 2,2 fte hoger dan gemiddeld. Procentueel is het een grote afwijking, echter in absolute zin ook hier relatief beperkt. De beperkt hogere inzet komt onder andere doordat ervoor gekozen is de juridische functie te centraliseren en er geen tot eindige kennis is achtergebleven in de lijn. Op basis van de uitkomsten van het lopende onderzoek door Rijnconsult naar een duidelijke organisatie-inrichting (waaronder de rol van de integraal manager) alsmede de benchmark van Berenschot zal afgewogen worden of vervolgstappen nodig zijn voor de inrichting en kwaliteit van de juridische functie. • Bestuurszaken en bestuursondersteuning; de kosten per fte zijn 19% lager dan gemiddeld (-€ 0,6 miljoen) en de formatieve inzet is 6,1 fte lager dan gemiddeld. Op basis van de reguliere taken en de aanwezige ambities en ontwikkelingen, wordt door de organisatie ook ervaren dat onvoldoende formatie beschikbaar is, waardoor in 2022 bovenop de formatie extra capaciteit wordt ingezet om ondersteuning te blijven bieden.
Inmiddels is bij de Bestuursrapportage 2022 de formatie uitgebreid met 6 fte: teammanager (2 fte), netwerksecretaris (3 fte) en directieadviseur (1 fte). De aanbeveling is om met de inzichten vanuit de benchmark het huidige formatieplan van bestuurszaken en bestuursondersteuning opnieuw te beoordelen (takenpakket, niveau van ondersteuning, benodigde formatie). Tijdens de uitvoering van de benchmark van Berenschot is geconstateerd dat in een aantal gevallen de administratieve inrichting binnen Haarlem afwijkt van de toedeling zoals gedaan met de benchmark. Een aantal functies (zoals bijvoorbeeld adviseurs bedrijfsvoering werkzaam voor het fysiek en sociaal domein en het subsidiebureau) is in de benchmark toegerekend aan het primair proces en niet aan de overhead. De aanbeveling is om op basis van de uitkomsten van de benchmark van Berenschot de administratieve inrichting van de overhead op een aantal onderdelen te evalueren. Algemene aanbevelingen Ter afsluiting is nog de volgende algemene aanbeveling opgenomen: 1. Actualiseren van de uitgangspunten voor de berekening van het bedrag voor het meeademprincipe (Concerncontrol); op basis van de vergelijking met andere gemeenten vraagt het huidige verhoudingscijfer van 30% voor overhead/primair proces om een herijking.
20
6.
Bijlage: overzicht bronnen Geïnterviewde medewerkers Naam Joost Veuger Alex Konings Clemens Garritsen Marc van Gompel
Functie Afdelingshoofd Financiën, Inkoop en Juridische zaken Adviseur Organisatie & Projecten Teamleider ICT Services Adviseur HR Analytics
Gemeente Breda Breda Breda Breda
Annemieke van Dijken Marcel van Winsen Bert Oosterhof
Adviseur bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling Adviseur bedrijfsvoering HR Business controller bedrijfsvoering
Zwolle Zwolle Zwolle
Merijn Nelissen
Strategisch business controller dienstverlening en bedrijfsvoering Strategisch adviseur Finance & control
Apeldoorn
Sectorhoofd Strategie en Control
Zaanstad
Sectorhoofd Advisering en Interne Dienstverlening Afdelingshoofd Inkoop en subsidies Afdelingshoofd Juridische Zaken Afdelingshoofd Facilitaire Zaken
Zaanstad Zaanstad Zaanstad Zaanstad
Magda Jochems Debora van TwiskLankhoorn Robert de Vries Anne Leijnse-Hoogenberg Nelleke Zeef Elma Jager
Apeldoorn
Externe bronnen documenten • Gegevens Vensters voor Bedrijfsvoering, ingezien d.d. 18 oktober 2021 • Samenvatting Benchmark formatie en kosten overhead gemeente Haarlem (Berenschot, 12 juli 2022) • IV3-data Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie 2020 (benaderd op 18 oktober 2021 via https://www.financiengemeenten.nl) • Begrotingen en jaarrekeningen van de betreffende gemeenten (openbaar beschikbaar) • ICT Benchmark Gemeenten 2021 Haarlem • Hanleiding overheidstarieven 2022 van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
21
22
Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, [Kies datum]
________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 23