3 Bijlage 2 Nota Activabeleid 2025

De gewijzigde afschrijvingstermijnen zijn in termen van het BBV een 'schattingswijziging' wat inhoudt dat ook de resterende afschrijftermijn van reeds geactiveerde investeringen wordt aangepast. Omdat deze nota Activabeleid met de gewijzigde afschrijvingstermijn per 1 januari 2025 in gaat, leidt de wijziging al in 2025 tot een herberekening van de kapitaallasten. De gewijzigde afschrijvingstermijn voor rioleringen is in de Kadernota 2026 verwerkt. De gewijzigde afschrijvingstermijnen voor ICT apparatuur wordt financieel verwerkt in de Bestuursrapportage 2025. Beleidslijn 7:

Voor het bepalen van de afschrijvingstermijn wordt gebruik gemaakt van de afschrijvingstabel, die als bijlage bij deze nota Activabeleid is opgenomen, tenzij de raad gemotiveerd expliciet besluit tot een andere termijn.

6.3 Niet afschrijven op grond Onder de duurzame productiemiddelen wordt in de bedrijfseconomie aan grond een bijzondere plaats toegekend. Grond is namelijk niet aan slijtage onderhevig en ondergaat als gevolg daarvan

25

geen waardevermindering. Er bestaat dus ook geen noodzaak tot afschrijving. De gedragslijn is dan ook om op grond niet af te schrijven. Bij investeringen in de openbare ruimte (bijvoorbeeld een weg) wordt grond gezien als onlosmakelijk onderdeel van de investering en dus samen met de investering afgeschreven. In de praktijk zal dit alleen spelen bij nieuw aan te leggen openbare ruimte waarvoor de gemeente grond aankoopt. Bij bestaande openbare ruimte is al geen sprake van grond als apart activum.

6.4 Afschrijvingstermijnen immateriële vaste activa Op grond van het BBV (artikel 64 lid 4, 5 en 6) gelden voor de immateriële vaste activa de volgende afschrijvingstermijnen: • Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief: afschrijvingsduur is ten hoogste vijf jaar; • Bijdragen aan activa in eigendom van derden: afschrijvingsduur is maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

6.5 Afschrijvingstermijn bijdragen in activa in eigendom van derden Bij bijdragen in activa van derden is in artikel 64 lid 6 van het BBV bepaald dat de afschrijvingstermijn voor de gemeente maximaal gelijk mag zijn aan de afschrijvingstermijn die de derde partij hanteert voor haar investering. Om zichtbaar te voldoen aan deze regel, wordt met derden in deze gevallen de afspraak gemaakt dat zij zowel de investering als de gemeentelijke bijdrage in de eigen (activa) administratie opnemen en deze over dezelfde periode afschrijven. Dit moet kenbaar gemaakt worden aan de derde partij in de toekenningsbeschikking. De afschrijving van de bijdrage op de gemeentelijke balans volgt dan de afschrijvingsperiode van de derde partij. Gedragslijn 6:

Als voorwaarde voor een bijdrage in een investering door derden, wordt aan deze partijen de verplichting opgelegd om de investering en de gemeentelijke bijdrage gedurende de activeringsperiode zichtbaar te maken in de eigen (activa) administratie. Ook dient de derde partij tijdens de activeringsperiode te voldoen aan de regels waar de gemeente aan is gehouden en mee te werken aan bestaanscontroles.

6.6 Moment van starten met afschrijven Investering waarvan is voorgeschreven dat deze worden geactiveerd dienen uiterlijk op het moment van ingebruikname te zijn geactiveerd als activa in bedrijf. In de Financiële verordening is vastgelegd dat het moment van starten met afschrijven in de nota Activabeleid wordt vastgelegd.

26

Met de afschrijving wordt begonnen in het jaar volgend op de ingebruikname. Als de investering in jaar t in gebruik is genomen zal vanaf jaar t+1 de afschrijving per 1 januari starten. Het feit dat er in sommige gevallen nog projectkosten gemaakt moeten worden, is geen beletsel voor de activering. Gedragslijn 7:

De afschrijvingen starten in het jaar na ingebruikname van de investering.

6.7 Afwaardering van (resterende) boekwaarde Een activum vertegenwoordigt een waarde op de balans. Wanneer de werkelijke waarde lager is dan de waarde op de balans, kan de waarde op de balans worden aangepast via een tussentijdse afschrijving. Wanneer een activum wordt verwijderd of vervangen of niet langer in bezit is van de gemeente, moet de resterende boekwaarde van het activum worden afgeschreven ten laste van de exploitatie. Bij zaken die in bulk zijn geactiveerd (zie 2.4; zaken beschouwen als één investering) moet in principe de waarde van het activum naar beneden worden bijgesteld als één van de zaken buiten gebruik wordt gesteld of niet langer in eigendom is. In het voorbeeld van de laptops, tablets en telefoons die als één activum zijn geactiveerd, zou bij verlies of diefstal van één telefoon de boekwaarde van het activum moeten worden aangepast. Het gaat te ver om dit voor enkelvoudige gevallen bij te houden en te administreren. Afwaardering zal alleen plaatsvinden als de financiële impact significant is en in verhouding staat tot de administratieve handeling van de aanpassing. Gedragslijn 8:

Van activa die worden verwijderd, vervangen, vernietigd of niet langer gemeentelijk eigendom zijn, wordt een eventuele resterende boekwaarde direct afgewaardeerd ten laste van de exploitatie. Bij zaken die in bulk zijn geactiveerd gebeurt dit alleen als hiervan sprake is bij een significant deel van (de waarde van) het activum.

6.8 Waardervermindering Artikel 65 lid 1 van het BBV schrijft voor dat naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking worden genomen. In welke situaties er door een gemeente op het vastgoed moet worden afgewaardeerd, is afhankelijk van drie factoren: 1. De huidige functie; 2. De bestuurlijke intentie; 3. De directe opbrengstwaarde. Of sprake is van afwaardering als gevolg van duurzame waardevermindering, volgt uit het schema ‘duurzame waardevermindering’ dat als bijlage bij deze nota is opgenomen.

6.9 Restwaarden De restwaarde is de waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn tegen het huidige prijspeil. Als eventuele restwaarde wordt vooraf en tegen het huidige prijspeil ingeschat, welke

27

opbrengstwaarde na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het activum. Er wordt bij de bepaling van de restwaarde dus geen rekening gehouden met mogelijke waardeveranderingen vanwege inflatie of deflatie, veranderende marktomstandigheden en dergelijke. Wanneer de verwachte gebruikstermijn korter is dan de verwachte economische levensduur van het activum, zal er altijd sprake zijn van een restwaarde. Aan het einde van de economische levensduur zal er slechts sprake zijn van sloopwaarde. De mogelijkheid bestaat om op voorhand een inschatting te maken van de restwaarde van een bepaald actief. Het actief wordt dan tijdens de gebruiksduur niet geheel afgeschreven, maar slechts tot het bedrag van de geschatte restwaarde. Het budgettair effect hiervan is dat de jaarlijkse afschrijvingslasten lager zullen zijn, hetgeen een positief resultaat heeft op het begrotings- en rekeningresultaat. Indien besloten wordt tot het hanteren van een restwaarde dan is het van belang dat: - De restwaarde per object onderbouwd wordt. - Periodiek getoetst wordt of de gehanteerde restwaarde nog reëel is.

Uit hoofde van het voorzichtigheidsprincipe en het feit dat een goede prognose van de restwaarde moeilijk te maken is, wordt de lijn voortgezet uit de vorige nota Activabeleid dat voor het bepalen van de afschrijving niet wordt gerekend met restwaarden. Activa, met uitzondering van grond, worden afgeschreven tot nul (nihil). Beleidslijn 8:

Voor het bepalen van de omvang van de afschrijvingslast wordt niet gerekend met restwaarden aan het eind van de verwachte levensduur.

28

7.

Rente Uitgangspunten van de rentetoerekening zijn gebaseerd op de BBV notitie rente 2023.

7.1 Omslagrente Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend op basis van de (totale) boekwaarde per 1 januari. Voor de rentetoerekening wordt de omslagrente gehanteerd zoals voorgeschreven in het BBV. De omslagrente wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld. De omslagrente wordt bij de begroting berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa + voorraad gronden die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente wordt op consistente en eenduidige wijze toegerekend aan de individuele activa en voorraad gronden. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting gecalculeerde omslagrentepercentage wordt binnen een marge van 0,5% afgerond. Indien de werkelijke rentelasten (in Euro’s) die over een jaar aan taakvelden hadden moeten worden doorbelast meer dan 25% afwijken van de rentelasten (in Euro’s) die op basis van de voorgecalculeerde renteomslag aan de taakvelden zijn toegerekend, dan vindt correctie plaats bij de jaarrekening. De in de begroting te hanteren omslagrente wordt jaarlijks bij de Kadernota ingeschat en in de begrotingsuitgangspunten vermeld.

De omslagrente wordt bij de begroting getoetst en aangepast indien deze meer dan 0,5% afwijkt van het ingeschatte percentage bij de kadernota. Aan kosten die in de loop van het jaar als investering worden geboekt, wordt geen rente toegerekend. Rente wordt toegeschreven op basis van de boekwaarde per 1 januari van het jaar, ongeacht of de investering volledig gerealiseerd is.

29

8.

Aanvragen, uitvoeren en verantwoorden van investeringen Investeringen worden in de regel eerst opgenomen in het gemeentelijk Investeringsplan. Na kredietverlening starten de voorbereiding en uitvoering, waarna kredieten en uitgaven worden verantwoord in de jaarrekening. De bestuurlijke werkwijze van dit proces is wordt dit hoofdstuk beschreven. Het achterliggende ambtelijke proces is als bijlage bij deze nota opgenomen.

8.1 Aanmelden nieuwe investeringen De wijze van aanmelden van nieuwe investeringen is vastgelegd in artikel 5, lid 7 van de Financiële Verordening 2024: "Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringen die nog niet zijn opgenomen in het Investeringsplan worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten (kadernota, begroting en tussenrapportages). Daarbij informeert het college de raad over de ruimte binnen de financiële kaders voor het al dan niet opnemen van investeringsbedragen in het Investeringsplan. Op deze manier kunnen investeringen worden afgewogen tegen alle andere nieuwe (en bestaande) investeringen." Aangezien de Kadernota de start vormt van een nieuwe planning- en control cyclus dienen de investeringsvoorstellen zoveel mogelijk bij de Kadernota te worden ingediend. De gehonoreerde investeringen worden vervolgens verwerkt in het Investeringsplan bij de Programmabegroting. Bij uitzondering kan de raad besluiten tot (kredietverlening voor) een investering die nog niet in het Investeringsplan is opgenomen. Deze investering wordt dan bij de eerstvolgende actualisatie als onvermijdelijk of ‘reeds besloten’ in het Investeringsplan opgenomen, nog voor de afweging van eventuele andere nieuwe investeringen.

Ook dit is beschreven in artikel 5, lid 7 van de Financiële Verordening: "Bij voorstellen buiten de financiële afwegingsmomenten voor autorisatie van investeringskredieten voor investeringen, die niet of niet geheel zijn opgenomen in het investeringsplan, motiveert het college in het voorstel waarom besluitvorming niet kan wachten op het eerstvolgende integrale financiële afwegingsmoment. Bij dergelijke voorstellen, groter dan € 1 miljoen, informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op het geldende financiële kader van de gemeente. Tussentijdse spoedeisende zaken worden, voorafgaand aan de besteding, door het college ter goedkeuring voorgelegd aan de inhoudelijke raadscommissie en/of de commissie Bestuur."

8.2 Budgetrecht en kredietverlening Ook het budgetrecht en de wijze van kredietverlening zijn vastgelegd in artikel 5 van de Financiële Verordening 2024. Daarbij stelt artikel 13 van de Financiële verordening dat de nota Activabeleid in

30

ieder geval 'de wijze waarop voorstellen voor investeringen worden aangeboden en geautoriseerd door de raad, in aanvulling op wat in deze verordening is vastgelegd' behandelt. De bevoegdheid tot het toekennen of vrijgeven van investeringskredieten berust bij de gemeenteraad. Buiten de toegekende of verleende investeringskredieten mogen geen investeringsuitgaven worden gedaan. Op grond van artikel 5, lid 3 van de Financiële Verordening vindt de vaststelling of het vrijgeven van de investeringskredieten plaats bij de begrotingsbehandeling, Kadernota of bij een Bestuursrapportage, of via separate raadsvoorstellen. Artikel 5, lid 2 van de Financiële Verordening stelt: Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringsbedragen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige investeringsbedragen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie als investeringskrediet geautoriseerd. Hierbij worden jaarlijkse of meerjarige stelposten geautoriseerd voor het bedrag van het begrotingsjaar, specifieke investeringen worden voor het volledige investeringsbedrag geautoriseerd Investeringsposten waarvan het krediet met het vaststellen van de Programmabegroting worden vrijgegeven, zijn op te delen in jaarlijkse stelposten en in specifieke investeringen.

Van jaarlijkse stelposten zoals de vervanging van sportvelden wordt alleen het investeringsbedrag in het begrotingsjaar vrijgegeven. Voor hogere uitgaven, waarmee in feite een deel van de stelpost van een later jaar alvast wordt ingezet, is alsnog een raadsbesluit nodig. Van specifieke investeringen, ook al beslaan deze meerdere jaren, wordt bij vaststelling van de begroting het volledige investeringsbedrag als krediet vrijgegeven. Voor een besteding die sneller is dan de jaarsnedes in het Investeringsplan staan geraamd is geen aanvullend raadsbesluit nodig, voor hogere uitgaven uiteraard wel. De wijze van kredietvrijgave wordt in het Investeringsplan bij de Programmabegroting per investering met een lettercode aangegeven. Investeringen waarvan het krediet wordt vrijgegeven bij begrotingsbehandeling worden aangeduid met de letter (A), investeringen waarvoor op een later moment een kredietbesluit aan de raad moet worden voorgelegd krijgen de letter (C). De combinatie A/C bij een investering geeft aan dat voor die investering het krediet gedeeltelijk is vrijgegeven en dat op een later moment nog een voorstel aan de raad moet worden voorgelegd voor vrijgave van de rest van het krediet. In de vorige nota Activabeleid was nog sprake van een categorie B, die aangaf dat de kredietbevoegdheid bij het college lag. De toelichting in de Financiële Verordening stelt hierover het volgende.

"Vanuit het budgetrecht van de raad geeft de ‘oude’ categorie B feitelijk geen extra sturing of controle; met het vaststellen van de begroting en het delegeren van het besluit tot autorisatie naar het college heeft de raad effectief al een krediet geautoriseerd, net als voor categorie A. Indien het college bepaalde investeringen niet direct via de programmabegroting wil vrijgegeven aan het ambtelijk apparaat zonder collegebesluit, biedt de nota activabeleid de ruimte om aanvullend op de regels uit deze verordening een ‘categorie B‘ in te stellen." Met ingang van deze nota Activabeleid komt de categorie B te vervallen (of wordt niet ingesteld). In de praktijk zijn investeringsposten van categorie A met name jaarlijkse stelposten zoals voor de vervanging van meubilair of sportvelden. Specifieke investeringen zijn vaak al door college en/of

31

raad expliciet benoemd in de Kadernota of Programmabegroting, of per motie aan het Investeringsplan toegevoegd. In deze gevallen kan een inhoudelijk collegebesluit over de invulling van de investering nog wel gewenst zijn maar is geen financieel besluit of kredietvrijgave door het college nodig.

8.3 Wijze van kredietverlening Vanuit het budgetrecht van de raad is het belangrijk dat in een bestuurlijke nota een duidelijk geformuleerd besluitpunt wordt opgenomen waarin krediet wordt verleend, ofwel toestemming wordt verleend om te investeren. Een nota waarin bijvoorbeeld een plan van aanpak wordt vastgesteld waarin is opgenomen dat de gemeente geld uitgeeft, is op dit punt onvoldoende. Naast het vaststellen van het plan dient dan ook een expliciet besluitpunt te worden opgenomen waarin krediet wordt verleend. Dit besluitpunt wordt in de regel geformuleerd als besluit om een krediet te verlenen (of vrij te geven) van bedrag X, voor investering Y, ten laste van een bepaalde post of stelpost in het Investeringsplan. Gedragslijn 9:

Kredietverlening gebeurt met een duidelijk geformuleerd expliciet besluitpunt in een bestuurlijke nota. Daarin wordt aangegeven voor welk bedrag krediet wordt verleend, voor welk doel en ten laste van welk budget.

Bij het aanvragen en verlenen van een raadskrediet is belangrijk dat de raad een krediet verleent voor het volledige uit te geven bedrag, ongeacht of dat gedeeltelijk wordt gedekt door bijdragen van derden. Een investering van vier ton, waarvan drie ton wordt gedekt door subsidies, vraagt evengoed om een krediet van vier ton. Gedragslijn 10:

Bij investeringen vallen alle uitgaven onder het budgetrecht van de raad, ongeacht eventuele bijdragen van derden of dekking vanuit eigen reserves. Er dient dan ook krediet te worden aangevraagd en verleend voor de volledige (bruto) uitgaven, niet alleen voor het netto te activeren bedrag.

8.4 Stelposten Het gemeentelijk Investeringsplan is opgebouwd uit concreet benoemde investeringen en stelposten. Met stelposten worden in het Investeringsplan door de raad investeringsbudgetten gereserveerd voor een goed meerjarig beeld op aankomende (vervangings-) investeringen. Dit kan gaan om jaarlijkse stelposten voor vervangingsinvesteringen (zoals interieur en meubilair) of stelposten die nog moeten worden gespecificeerd of ingevuld met concrete investeringen middels een beleidsnota of een apart kredietbesluit. Zoals beschreven in paragraaf 8.2 van deze nota Activabeleid geeft de raad in het Investeringsplan aan voor welke stelposten zij krediet vrijgeeft bij vaststelling van de Programmabegroting; alleen

32

ten laste van deze stelposten mogen uitgaven worden gedaan. Dit zal met name het geval zijn bij stelposten voor vervangingsinvesteringen. Op deze onderdelen vinden doorlopend investeringen plaats. Vervanging vindt veelal plaats op basis van technische noodzaak, waardoor besluitvorming over de invulling van de stelpost een formaliteit zou zijn. Ook is niet altijd ver van tevoren aan te geven welke projecten precies in een jaar worden uitgevoerd, waardoor een gespecificeerde kredietverlening voor een bepaald jaar niet mogelijk is. De concrete investeringen worden wel per individuele investering geadministreerd en geactiveerd. Bij de Jaarrekening wordt de raad geïnformeerd welke investeringen zijn gedaan ten laste van de stelposten. De stelposten ten laste waarvan niet direct uitgaven mogen worden gedaan, hebben in het Investeringsplan categorie C (invulling mogelijk met besluitvorming door de raad). Voor deze stelposten wordt, voordat tot realisatie wordt overgegaan, een investeringskrediet aangevraagd. Daarbij wordt dekking van de investering gerealiseerd door het afsplitsen van de betreffende investeringsstelposten. Gedragslijn 11:

De raad verleent bij het vaststellen van de Programmabegroting krediet voor de bedragen in het begrotingsjaar van de stelposten waarvan ze aangeeft dat hierover geen apart kredietbesluit nodig is. Deze stelposten mogen gedurende het begrotingsjaar worden ingevuld zonder nadere besluitvorming, waarna de raad bij de Jaarrekening wordt geïnformeerd over de invulling van de stelposten. Overige stelposten uit het Investeringsplan worden met nadere besluitvorming door de raad verbijzonderd in concrete investeringen, voordat tot investering wordt overgegaan.

8.5 Uitvoering investeringen Na kredietverlening wordt de investering uitgevoerd. In de begrotingscyclus wordt de raad geïnformeerd over de besteding van verleende kredieten, zoals in de Financiële Verordening is vastgelegd (zie hoofdstuk 9). In de Financiële verordening is in artikel 5, lid 5 vastgelegd dat de raad vooraf wordt geïnformeerd over dreigende krediet overschrijdingen. "Het college informeert de raad als een investeringskrediet met minimaal 5% van het krediet, met een minimum van € 50.000, dreigt te worden overschreden of wanneer bijdragen door derden ter dekking van het krediet niet of in mindere mate dreigen te worden ontvangen, met minimaal van 5% van de verwachte baten met een minimum van € 50.000, in de eerstvolgende tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad. De raad wordt altijd geïnformeerd als een overschrijding van € 250.000 of meer wordt voorzien, of wanneer meer dan € 250.000 aan geraamde bijdragen van derden naar verwachting niet worden ontvangen, ook al is dit minder dan 5% van het investeringskrediet of minder dan 5% van de verwachte bijdragen door derden in een krediet.

Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het krediet en de (meerjaren)begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid." Wanneer sprake is van een lager dan verwachte subsidie of bijdrage van derden heeft dit gevolgen voor het netto investeringsbedrag dat de gemeente zelf activeert, wat leidt tot hogere kapitaallasten dan eerder was begroot. De raad kan besluiten dat een lagere subsidie ook moet

33

leiden tot lagere bruto uitgaven, waardoor de netto investeringen en kapitaallasten gelijk blijven. Dit zal niet vaak voorkomen, omdat de volledige uitgaven evengoed nodig of gewenst zijn. Meestal zal het besluit bij een lagere bijdrage van derden inhouden dat de raad kennis neemt van de lagere bijdrage en daardoor hogere kapitaallasten, waarna de hogere kapitaallasten worden verwerkt in de eerstvolgende Kadernota of Programmabegroting. Het is niet nodig een aanvullend krediet vrij te geven of te besluiten tot een andere dekking, er was immers al voor de totale bruto uitgaven krediet vrijgegeven zoals beschreven in paragraaf 8.3 van deze nota Activabeleid. Gedragslijn 12:

- vervallen, inmiddels opgenomen in Financiële verordening-

8.6 Tussentijdse wijziging van inzicht: verplicht wel of niet activeren Investeringen worden in de gemeente veelal ruim van te voren aangekondigd en na besluitvorming van de raad opgenomen in het Investeringsplan. Vervolgens mogen na kredietverlening door de raad kosten worden gemaakt. Het kan gebeuren dat uitgaven vooraf worden voorzien als kosten ten laste van de exploitatie, waarbij blijkt dat de uitgaven toch de aard hebben van een investering. Het kan gebeuren dat bij uitgaven waarvan de verwachte kosten net onder de activeringsgrens liggen, door een toename van de kosten de uitgaven toch als investering moeten worden gezien. Ook bij onderhoud in en aan gebouwen is het mogelijk dat de aard van een werk verschuift van onderhoud naar een investering. Het kan gebeuren dat werk dat was gestart als onderhoud, in de praktijk de omvang blijkt te krijgen van een renovatie. Ook kan tijdens onderhoud aan een installatie blijken dat dermate veel of grote delen van de installatie moeten worden vervangen, dat dit de aard krijgt van een levensduur verlengende investering. Wanneer onderhoud of delen daarvan tijdens de uitvoering de omvang krijgt van een investering, worden deze kosten niet alsnog geactiveerd.

Deze kosten zijn vaak al betaald vanuit een jaarlijkse onderhoudsvergoeding aan een contractpartner waarbij de gemeente pas na sluiting van het boekjaar een rapportage ontvangt over de uitgevoerde werkzaamheden. Het alsnog als investering administreren van de kosten is dan vaak niet meer mogelijk. Als vooraf op basis van inspecties of plannen duidelijk is dat een renovatie moet worden uitgevoerd of een omvangrijke vervanging waarvan de kosten moeten worden geactiveerd, worden deze kosten uiteraard wel als investering aangemerkt en geadministreerd. Wanneer uitgaven niet ten laste van de exploitatie komen maar als investering worden geboekt, verschuift het budgetrecht van het college naar de raad. Uitgaven ten laste van de exploitatie mogen door het college worden gedaan, maar investeringen mogen niet eerder worden gedaan dan na kredietverlening door de raad. Wanneer tijdens het doen van uitgaven blijkt dat deze toch als investering moeten worden verantwoord, is strikt gezien sprake van uitgaven die nog niet door de raad zijn geautoriseerd. Omdat de beoogde dekking van deze kosten al was voorzien in de (door de raad goedgekeurde) begroting, volstaat in dergelijke gevallen een melding aan de raad in een van de documenten van de P&C cyclus.

Daarbij wordt een besluitpunt opgenomen voor kredietverlening door de raad en wordt voorgesteld de begroting met een zelfde bedrag te verlagen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening in een P&C document niet meer mogelijk is, wordt de

34

uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad. In dit geval gaan een juiste verslaglegging (de kosten moeten verplicht worden geactiveerd) vóór begrotingsrechtmatigheid (investeringen mogen pas worden gedaan na goedkeuring van de raad). Financieel en administratief worden de beoogde uitgaven verschoven van de begroting naar het Investeringsplan. De begroting op het product of beleidsveld waar de uitgaven oorspronkelijk gedekt waren, wordt eenmalig verlaagd met het bedrag van de investering. Vervolgens wordt de investering bij de eerstvolgende actualisatie opgenomen in het Investeringsplan en worden de kapitaallasten begroot. Voor het saldo begroting geeft dit een eenmalig voordeel van wegvallende lasten, waar verspreid over de afschrijvingstermijn in latere jaren een nadeel van jaarlijkse kapitaallasten tegenover staat. Gedragslijn 13:

Wanneer blijkt dat uitgaven die ten laste van de exploitatie waren voorzien, als investeringen moeten worden aangemerkt wordt dit in een P&C document gemeld waarbij een besluitpunt wordt opgenomen voor kredietverlening door de raad. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad.

Een wijziging van inzicht is ook andersom mogelijk. Van uitgaven, die als investering waren beoogd of waarvoor in het Investeringsplan middelen zijn gereserveerd, kan blijken dat deze (deels) niet als investering zijn aan te merken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren in projecten waar naast een vervanging of renovatie ook meteen onderhoud wordt uitgevoerd. Het kan ook gebeuren dat bij een relatief kleine investering de kosten lager blijken te zijn dan vooraf was ingeschat waarna deze onder de activeringsgrens komt. In deze gevallen moeten kosten direct ten laste van de exploitatie worden verantwoord. Dit kan leiden tot een nadeel ten opzichte van de vastgestelde begroting, omdat de uitgaven direct als last in de exploitatie worden geboekt in plaats van meerjarig verspreid in de vorm van kapitaallasten. Als begrotingswijziging niet meer mogelijk is, leidt de omzetting tot een begrotingsoverschrijding in het lopende jaar. Hoewel tegenover het nadeel van de hogere last inééns een voordeel staat van een lager te investeren bedrag en dus lagere lasten van rente en afschrijving in de toekomst, is dit geen wenselijke situatie. Dit wordt daarom zo veel als mogelijk voorkomen door hier voorafgaand aan de opname van een investering in het Investeringsplan en nogmaals voorafgaand aan kredietverlening op te toetsen. Gedragslijn 14:

Wanneer blijkt dat uitgaven die als investering waren voorzien, direct ten laste van de exploitatie moeten worden verantwoord, wordt dit in een P&C document gemeld waarbij een voorstel tot begrotingswijziging wordt opgenomen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat begrotingswijziging door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed ten laste van de exploitatie verantwoord. Een eventuele begrotingsoverschrijding wordt dan vermeld in de Jaarrekening.

35

9.

Informatieverstrekking De informatieverstrekking over investeringen en kredieten is vastgelegd in de Financiële Verordening. Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting en bij de jaarstukken wordt (…)inzicht gegeven in (…)de investeringen 2. (…) 3. In de begroting wordt van alle voorgenomen investeringen het benodigd jaarbedrag voor het begrotingsjaar opgenomen. 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de resterende bedragen van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven. Artikel 4 Kaders begroting 1. (…) 2. (…) 3. Het college informeert de raad bij de kadernota door middel van een Investeringsplan op hoofdlijnen over de financiële meerjarenprognose van de totale gemeentelijke investeringen en de gevolgen voor de (meerjaren)begroting. Definitieve vaststelling van de voorgenomen investeringen vindt plaats op de wijze zoals is voorzien in artikel 5, lid 2 van deze verordening. Artikel 5 Autorisatie van begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten 1. (…) 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringsbedragen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

De overige investeringsbedragen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie als investeringskrediet geautoriseerd. Hierbij worden jaarlijkse of meerjarige stelposten geautoriseerd voor het bedrag van het begrotingsjaar, specifieke investeringen worden voor het volledige investeringsbedrag geautoriseerd. 3. In elk geval bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten (op beleidsveldniveau), de autorisatie van investeringskredieten en bijstelling van het beleid. Artikel 6 Tussentijdse rapportage 1. (…) 2. (…) 3. De tussentijdse rapportage die na de kadernota en voor de begrotingsbehandeling wordt uitgebracht, bevat tevens een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. Artikel 13 Waardering en afschrijving vaste activa 1. Het college biedt de raad periodiek een nota activabeleid aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt in ieder geval: a. de wijze waarop voorstellen voor investeringen worden aangeboden en geautoriseerd door de raad, in aanvulling op wat in deze verordening is vastgelegd; b. de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie; c. het moment van starten met afschrijven; d. de componentenbenadering;

36

e. restwaarde; 2. Het college biedt de raad jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode

37

10. Overzicht voorgestelde gedragslijnen en beleidslijnen De in deze nota opgenomen beleidslijnen en gedragslijnen met betrekking tot de aanvraag, activering, uitvoering en afsluiting van investeringen zijn als volgt. Beleidslijn 1:

Beleidslijn 2:

Beleidslijn 3:

Beleidslijn 4:

Beleidslijn 5: Beleidslijn 6: Beleidslijn 7:

Beleidslijn 8:

Gedragslijn 1:

Gedragslijn 2: Gedragslijn 3:

De gemeente kiest ervoor om de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen, het saldo van agio niet te activeren. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden niet geactiveerd, met uitzondering van de kosten voor de voorbereiding van grondexploitaties. Bij bijdragen aan investeringen van derden in bijvoorbeeld schoolgebouwen of sportaccommodaties worden kosten voor zogeheten ‘eerste inrichting’ zoals meubilair en sporttoestellen, niet geactiveerd. Investeringen tot een bedrag van € 100.000 en/of een gebruiksduur korter dan 3 jaar worden niet geactiveerd op de balans, maar rechtstreeks als exploitatielast verantwoord. Indien een actief uit meerdere onderdelen bestaat, wordt geactiveerd volgens de componentenmethode. Daarbij gelden de volgende criteria: De componenten moeten zinvol en eenduidig te onderscheiden zijn. De afzonderlijke componenten moeten een verkrijgings- of vervaardigingsprijs hebben van minimaal € 100.000; Indien componenten niet aan deze ondergrens voldoen, worden componenten waar mogelijk gebundeld om zo veel als mogelijk te worden afgeschreven volgens hun verwachte levensduur. Rente over het tijdvak van de vervaardiging van een actief wordt niet gerekend tot de vervaardigingsprijs en dus niet geactiveerd. Voor afschrijving hanteert de gemeente de lineaire afschrijvingsmethode.

Voor het bepalen van de afschrijvingstermijn wordt gebruik gemaakt van de afschrijvingstabel, die als bijlage bij deze nota Activabeleid is opgenomen, tenzij de raad gemotiveerd expliciet besluit tot een andere termijn. Voor het bepalen van de omvang van de afschrijvingslast wordt niet gerekend met restwaarden aan het eind van de verwachte levensduur.

Zaken waarvan wordt besloten om deze in bulk aan te schaffen of een besluit tot een aantal (kleine) investeringen die samen een logisch geheel vormen, worden als één investering gezien. Op basis van dit geheel wordt beoordeeld of deze kosten wel of niet dienen te worden geactiveerd. Kosten die als doel hebben te besparen op toekomstige kosten en/of te voldoen aan veranderende regelgeving, worden geactiveerd. Kosten van participatie en inspraak om te komen tot een investering, en daaraan gerelateerde kosten, alsook de kosten die horen bij de eigen (project)organisatie behoren tot de ‘bijkomende kosten’ die als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden geactiveerd.

38

Gedragslijn 4:

Gedragslijn 5:

Gedragslijn 6:

Gedragslijn 7: Gedragslijn 8:

Gedragslijn 9:

Gedragslijn 10:

Gedragslijn 11:

Gedragslijn 12: Gedragslijn 13:

Gedragslijn 14:

Kosten van (zelf ontwikkelde) software die gemeentelijk eigendom wordt, kunnen worden geactiveerd mits duidelijk kan worden vastgesteld welke kosten aan de ontwikkeling van het activum zijn toe te rekenen. Een van derden verkregen specifieke investeringsbijdrage wordt eerst via de rekening van baten en lasten (exploitatie) verwerkt en vervolgens zichtbaar als vermindering op de betreffende investering verantwoord. Als voorwaarde voor een bijdrage in een investering door derden, wordt aan deze partijen de verplichting opgelegd om de investering en de gemeentelijke bijdrage gedurende de activeringsperiode zichtbaar te maken in de eigen (activa) administratie. Ook dient de derde partij tijdens de activeringsperiode te voldoen aan de regels waar de gemeente aan is gehouden en mee te werken aan bestaanscontroles. De afschrijvingen starten in het jaar na ingebruikname van de investering. Van activa die worden verwijderd, vervangen, vernietigd of niet langer gemeentelijk eigendom zijn, wordt een eventuele resterende boekwaarde direct afgewaardeerd ten laste van de exploitatie. Bij zaken die in bulk zijn geactiveerd gebeurt dit alleen als hiervan sprake is bij een significant deel van (de waarde van) het activum. Kredietverlening gebeurt met een duidelijk geformuleerd expliciet besluitpunt in een bestuurlijke nota.

Daarin wordt aangegeven voor welk bedrag krediet wordt verleend, ten laste van welk budget. Bij investeringen vallen alle uitgaven onder het budgetrecht van de raad, ongeacht eventuele bijdragen van derden of dekking vanuit eigen reserves. Er dient dan ook krediet te worden aangevraagd en verleend voor de volledige (bruto) uitgaven, niet alleen voor het netto te activeren bedrag. De raad verleent bij het vaststellen van de Programmabegroting krediet voor de bedragen in het begrotingsjaar van de stelposten waarvan ze aangeeft dat hierover geen apart kredietbesluit nodig is. Deze stelposten mogen gedurende het begrotingsjaar worden ingevuld zonder nadere besluitvorming, waarna de raad bij de Jaarrekening wordt geïnformeerd over de invulling van de stelposten. Overige stelposten uit het Investeringsplan worden met nadere besluitvorming door de raad verbijzonderd in concrete investeringen, voordat tot investering wordt overgegaan. - vervallen, inmiddels opgenomen in Financiële verordeningWanneer blijkt dat uitgaven die ten laste van de exploitatie waren voorzien, als investeringen moeten worden aangemerkt wordt dit in een P&C document gemeld waarbij een besluitpunt wordt opgenomen voor kredietverlening door de raad.

Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad. Wanneer blijkt dat uitgaven die als investering waren voorzien, direct ten laste van de exploitatie moeten worden verantwoord, wordt dit in een P&C document gemeld waarbij een voorstel tot begrotingswijziging wordt opgenomen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat begrotingswijziging door de raad procedureel niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed ten laste van de exploitatie verantwoord. Een eventuele begrotingsoverschrijding wordt dan vermeld in de Jaarrekening.

39

Bijlage: tabel afschrijvingstermijnen Algemeen Activa Investeringen < 100.000 Onderzoek en ontwikkeling Voorbereiding grondexploitatie

Afschrijvingstermijn Direct tlv exploitatie Direct tlv exploitatie 5

Categorie Nvt Nvt IMVA

Afschrijvingstermijn 40 geen 20 40 20 20

Categorie EN EN EN EN EN EN

10 10

EN EN

Afschrijvingstermijn 40

Categorie EN

geen 20 40 20 20

EN EN EN EN EN

10 10

EN EN

Sport (complexen / buitensport) Activa Aanleg gras / sportpark Aanleg kunstgras: onderlaag Aanleg kunstgras: toplaag Veldverlichting / armaturen (LED) Lichtmasten Kleedlokaal, tribune (steen)

Afschrijvingstermijn 30 30 10 30 30 40

Categorie EN EN EN EN EN EN

Cultuur Activa Gebouw

Afschrijvingstermijn 40

Categorie EN

Onderwijshuisvesting Activa Gebouw Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Lift Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Stoffering Buitenzonwering Sport (accommodaties) Activa Gebouw van steen / beton (sporthal, gymzaal, zwembad e.d.) Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Lift Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Buitenzonwering Stoffering

40

Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Lift Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Theater installaties (licht, geluid) Stoffering, meubilair Buitenzonwering Carillon, kerkorgel Renovatie carillon, kerkorgel

geen 20 40 20 20

EN EN EN EN EN

10 10 10 40 20

EN EN EN EN EN

Afschrijvingstermijn 30 Zie ‘bruggen’ 40 30 30

Categorie MN nvt MN MN MN

30 10 30 30 5

MN MN MN MN MN

Afschrijvingstermijn 30 20 30

Categorie MN MN MN

30 10

MN MN

5

MN

Bruggen Activa Brug, viaduct (beton) Brug voor fietsers / voetgangers (hout) De val (klep) van een brug Machine / installatie (beweegbare brug) Renovatie brug Remmingwerk bij een brug

Afschrijvingstermijn 40 20 30 15 20 10

Categorie MN MN MN MN MN MN

Water, oevers en Havendienst Activa Watergang (aanleg) Walmuur (beton, staal) Oever beschoeiing (hout)

Afschrijvingstermijn 30 40 30

Categorie MN MN MN

Openbare ruimte Activa Aanleg, vervanging of reconstructie weg Brug, viaduct Tunnel Aanleg bos of park Grootschalige renovatie bos of park (herinrichting, opnieuw aanleggen) Voorzieningen recreatiegebied Verkeersregelinstallaties Openbare verlichting (LED) Straatnaamborden Straatmeubilair Openbare ruimte: groen en recreatie Activa Aanleg bos of park Brug voor fietsers / voetgangers (hout) Grootschalige renovatie bos of park (herinrichting, opnieuw aanleggen) Voorzieningen recreatiegebied Speelvoorzieningen, openbare speelplaatsen Straatmeubilair

41

Dukdalf Remmingwerk bij een brug Houten steiger Boot Aandrijflijn / motor van een boot

10 10 20 30 10

MN MN EN EN EN

Riolering Activa Riolering Relining (kunststof mantel) Drainage Rioolgemaal: gebouw Rioolgemaal: pompen / machines

Afschrijvingstermijn 60 60 40 40 10

Categorie MNH MNH MNH MNH MNH

Parkeren Activa Parkeergarage Fietsenstalling (steen / beton) Grond Installaties parkeergarages Parkeerautomaten, parkeersystemen Automatisering Aanleg parkeerterrein

Afschrijvingstermijn 40 40 geen 10 7 5 30

Categorie EN EN EN EN EN EN EN

Afschrijvingstermijn 40 geen 20 40 40 20 40

Categorie EN EN EN EN EN EN EN

20

EN

10 20

EN EN

40 10 10

EN EN EN

Afschrijvingstermijn 20

Categorie EN

10 10 10

EN EN EN

Gebouwen Activa Gebouw Grond Renovatie Grote renovatie / vernieuwbouw Dakvernieuwing (constructie) Lift Verduurzaming: isolatie (gevel, dak, vloer, glas) Verduurzaming: installaties (pv panelen, warmtepomp, radiatoren, vloerverwarming, warmte terugwin) Verduurzaming: verlichting (LED) Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen) Installaties: WKO bronsystemen Stoffering, meubilair Buitenzonwering Kantoorinrichting Activa Eerste inrichting (gemeentelijk eigendom) Vervanging inrichting, meubilair Stoffering, meubilair Buitenzonwering

42

Installaties, telefooncentrale enz. Lift, roltrap Automatisering Activa Datacenter (gebouw) Datacenter (hardware) ICT infrastructuur (PC, wifi, netwerk e.d.) Communicatie apparatuur (telefoon, tablet) Laptops Software, applicaties, website etc. Dataverbinding (glasvezel) Toelichting op categorieën Afkorting IMVA

MN

EN

ENH

10 20

EN EN

Afschrijvingstermijn 40 5 5

Categorie EN EN EN

3

EN

4 5 20

EN EN EN

Toelichting Immateriële vaste activa; dit zijn niet-tastbare bedrijfsmiddelen, in de gemeente zijn dit de kosten voor voorbereiding en onderzoek van een uiteindelijke investering of grondexploitatie. Investeringen met een maatschappelijk nut: deze zijn niet verhandelbaar en leveren geen inkomsten op, maar vervullen een publiek nut. Dit zijn met name investeringen in de openbare ruimte. Investeringen met een economisch nut: investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven: in de gemeente zijn dit investeringen in bijvoorbeeld riolering en afvalinzameling, welke kunnen worden gedekt uit de riool- en afvalstoffenheffing.

43

Bijlage: Schema duurzame waardevermindering

Duurzame waardevermindering toepassen JA Maatschappelijke functie?

NEE

Directe opbrengstwaarde < boekwaarde? NEE

Geen duurzame waardevermindering toepassen

JA

JA Intentie duurzaam exploiteren?

NEE

Duurzame waardevermindering toepassen

Directe opbrengstwaarde < boekwaarde? NEE

Geen duurzame waardevermindering toepassen

JA

Duurzame waardevermindering speelt geen rol

44