3 Bijlage 2 FHM Plan van Aanpak verhuizing collecties naar nieuw depot

MEMO ‘Onderwerp: Datum: Van: Aan:

Hoofdlijnen plan van aanpak verhuizing collecties naar nieuw depot 8 april 2024 Marrigje Rikken, Paul Stork, Lidewij de Koekkoek Gemeente Haarlem, Barbara Böhne

Fasering: 1. Plan van aanpak met kostenberekening en planning 2. Voorbereidende werkzaamheden 3. Inrichting depot (rekken, stellingen, kasten) 4. Conditiechecks en inpakwerkzaamheden (per depot, gefaseerd) 5. Transport (per depot, gefaseerd) 6. Uitpakken, plaatsing objecten, standplaatsregistratie 7. Ingebruikname, definitieve inrichting, aanpassingen waar nodig 8. Verhuizing en inrichting restauratieatelier en werkplekken Planning: 2024: - Besluitvorming gemeente - Voorbereidingen intern - Offertes aanvragen en contracten rond met externe adviseurs en uitvoerders - Gedetailleerd programma van eisen, plan van aanpak en inrichtingsplan gereed - Projectorganisatie FHM in werking (incl. tijdelijke inhuur), uren eigen medewerkers in kaart en geregeld voor 2025 en 2026 - Data en duur mogelijke (gedeeltelijke) sluiting museum vastgesteld, ‘going concern’ planning en programma's museum aangepast voor uitvoering, communicatie intern en extern gestart. - Start voorbereidende werkzaamheden externe projectorganisatie (Helicon).

2025: - Vervolg voorbereidende werkzaamheden richting verhuizing (Helicon) - Bouwkundige aanpassingen extern depot (indeling alle functies) - Inrichting (stellingen, rekken etc) depot fase 1 - Uitvoering verhuizing depots Baars (inclusief inventarisatie, triage, etc) - Uitvoering verhuizing depot foto/frames Hizkia - Voorbereiden bouwkundige aanpassingen intern museumdepot en uitgang Groot Heiligland (om uithuizing mogelijk te maken) 2026: - Uitvoering bouwkundige aanpassingen intern museumdepot en uitgang Groot Heiligland (om uithuizing mogelijk te maken) - Januari – maart: Uitvoering uithuizing intern depot Groot Heiligland / (gedeeltelijke) sluiting museum - Vanaf april: inrichting en ingebruikname depot fase 2 en overige ruimtes, kinderziektes oplossen, etc. - Verwijderen oude depotinrichting Groot Heiligland, inrichten klein transitodepot in museum. 2027 of later: - Mogelijke uitloop inrichting en ingebruikname extern depot.

1

Organisatie: Projectorganisatie en benodigde menskracht en expertise binnen museum - Bestuurlijk opdrachtgever: directeur FHM - Gedelegeerd opdrachtgever: hoofd collectie & presentatie FHM - Projectcoördinator intern FHM: inhuur/tijdelijk contract - Projectmedewerker intern FHM: inhuur/tijdelijk contract - Betrokken medewerkers FHM: zakelijk directeur, coördinator collectiebeheer, collectie-registrars, restauratoren, depotbeheerder, hoofd facilitair, technische dienst. Externe adviseurs en uitvoerders - Opstellen gedetailleerd plan van aanpak (inventarisatie, voorbereidingen, coördinatie verhuisbeweging van A tot Z), programma van eisen, projectmanagement (aansturen partijen, logistiek, budget, kostenbewaking, planning, afstemming, etc.) - Transport (inpakken, vervoer, uitpakken en plaatsing) door gespecialiseerde vervoerder(s) Kosten: Projectorganisatie FHM - Interne uren en externe inhuur - Projectduur: 2 jaar - Interne uren per jaar: 150.000 euro - Externe projectcoördinator per jaar: 75.000 euro - Advieskosten: 30-50.000 euro Voorbereidingskosten: Indicatie op basis van aanbieding externe partij: 566.000 euro (excl. onvoorzien) Inrichtingskosten: - Stellingen, rekken, kasten, etc. (bijv.

Bruynzeel), 2.630 m2, 150-250 euro/m2 = 395-650.000 - Restauratieatelier (3 werkplekken met afzuiging, zuurkast, lab, etc.); 30-50.000 euro - Kantoorinrichting (werkplekken, vergader/lunch ruimte, pantry): 20-30.000 euro - Totaal: 445.000-730.000 euro Uitvoeringskosten: Aan drie partijen is gevraagd een kostenindicatie te geven voor de gehele uitvoering van de verhuizing. Deze indicaties bevatten niet dezelfde inhoud. Twee van de driep partijen kunnen de verhuizing uitvoeren exclusief conditiechecks en eventuele behandelingen om verpakking en transport mogelijk te maken. Een derde partij heeft deze werkzaamheden wel opgenomen in de kostenindicatie plus de uitvoeringskosten voor standplaatsregistratie. Die partij biedt in feite aan het hele traject te coördineren en uit te voeren, exclusief het daadwerkelijke verpakken en transport. Deze partijen hebben drie huidige depots meegenomen in de indicatie: Groot Heiligland, Baars, fotodepot Hizkia - Partij 1) : 330.015 euro (inventarisatie incl. conditiechecks niet inbegrepen) - Partij 2) : 323.515 euro - Partij 3) : p.m. post + 45.000 euro projectmanagement + 196.000 euro plaatsten objecten + 66.500 euro standplaatsregistratie Restauratie en behandelkosten: - Net als in plan Baars zullen er kosten gemaakt worden voor behandelen en herstellen van objecten door een restaurator, hiervoor is een stelpost van 50-100.000 euro opgenomen.

2

Kosten sluiting museum (begin 2026): Voor 2024 hebben we 1,2 mln. euro publieksinkomsten en 110.000 bezoekers begroot. Gemiddeld per week 23.000 euro publieksinkomsten. In de maanden januari en februari zijn deze wekelijkse inkomsten iets lager met uitzondering van de eerste week van januari en de voorjaarsvakantie. Als het museum acht weken dicht is resulteert dat in een inkomstensderving van 160-185.000 euro. Bouwkundige aanpassingen Groot Heiligland: Om de collectie uit te huizen zijn extra bouwkundige voorzieningen nodig, denk aan grotere toegangen, afschermmaatregelen (o.a. klimaat), emballageruimte, etc. Hiervoor wordt een stelpost van 100.000 euro voorgesteld. Kostenbesparing: Bij sluiting zou de bezetting bij onze front office beperkt kunnen worden. Echter bij veel externen en transporten is een reguliere bezetting nodig uit oogpunt van veiligheid. Er is bij sluiting dus geen kostenbesparing mogelijk. Verzekering: - Transportverzekering 30-50.00 euro - Verzekering collectie is al voorzien bij Aon Onvoorzien: - Aanname 50.000 euro Totale kostenindicatie: Bovenstaande inschatting zijn hieronder opgeteld.

Onderdeel Interne personeelskosten (2 jaar) Projectmanagement overall (extern) Advieskosten Voorbereidingskosten Inrichtingskosten (oa Bruynzeel) Projectmanagement (Helicon) Bouwkundige aanpassingen Groot Heiligland Handling en transport Plaatsen objecten en conditiecontrole Bijwerken standplaatsregistratie Restauratie en behandelkosten Inkomstenderving sluiting museum Verzekering transport Onvoorzien Totaal

Minimaal 300.000 150.000 30.000 236.000 445.000 45.000 100.000 330.000 196.000 66.500 50.000 160.000 30.000 50.000 2.188.500

Maximaal 300.000 150.000 50.000 236.000 730.000 45.000 100.000 330.000 196.000 66.500 100.000 185.000 50.000 50.000 2.588.500

Dekking uit bestaande middelen FHM: 250.000 euro is reeds gefinancierd door Gemeente Haarlem t.b.v. project Baars. Interne personeelskosten van 300.000 euro worden opgevangen uit de reguliere exploitatie. Een deel van de reguliere werkzaamheden worden hiervoor tijdelijk stopgezet en/of vertraagd. Bij elkaar een dekking uit museummiddelen van € 550.000 euro.

3