3 Bijlage 2 Collegereactie 213a onderzoek 2025 Inhuur derden

Bijlage 2 bij 2025/385025 Collegereactie op de eindrapportage 213a onderzoek “toekomstgericht onderzoek naar de inhuur van derden”. Inleiding Medio 2024 heeft de Belastingdienst aangekondigd het handhavingsmoratorium op de wet DBA op te heffen. Dit heeft tot gevolg dat er per 1 januari 2025 gehandhaafd wordt op de wet DBA. Deze wet geeft kaders voor de beoordeling van de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (ZZP’er). De handhaving op de wet DBA heeft het inhuurlandschap in beweging gebracht. Dit is ook voelbaar voor de gemeente Haarlem. De uitgevoerde inventarisatie van de externe inhuur, met als doel het toetsen van de ZZP’ers aan de kaders van de DBA, heeft daarbij ook aanvullende risico’s in kaart gebracht. De afgelopen jaren is er veel inzet gepleegd om meer grip te krijgen op de inhuur in de ambtelijke organisatie. Er zijn meerdere initiatieven, onderzoeken en rapporten op dit onderwerp langs gekomen. Het effect hiervan was vaak tijdelijk van aard. De krappe arbeidsmarkt gecombineerd met een hoog ambitieniveau met gewenste slagkracht schuurt met een strakker gekaderd inhuurproces. Het ontbreken van een eenduidige werkwijze rondom (bijvoorbeeld) de vastlegging van en de keuze voor de inhuurvorm, maakte dat er onvoldoende grip is op de inzet van de externe inhuur in de organisatie. Dit bemoeilijkte de sturing, onder andere op rechtmatigheid en doelmatigheid.

Sinds de aankondiging van de Belastingdienst dat er per 1 januari 2025 gehandhaafd wordt op de wet DBA zijn verschillende acties in de organisatie ingezet om risico’s in kaart te brengen en grip te krijgen op het proces. Voorbeelden hiervan zijn aanvullende ondersteuning van HRM aan de afdelingsmanagers, het inzetten van monitoringsinstrumenten en meer werken met mantelcontracten. Als gemeente streven we naar de juiste toetsing op het volledige inhuur spectrum (de wet DBA, tarifering, rechtmatigheid) en de juiste vastlegging. Op die manier ontstaat meer inzicht en kan er gericht worden gestuurd. De huidige inrichting biedt onvoldoende instrumentarium om dit te bewerkstelligen. Om die reden wordt geadviseerd de inhuur te centraliseren. Wanneer de inrichting van het inhuurproces wordt gecentraliseerd, komt er een centraal kennispunt die de inhurend manager ontlast als het gaat om de wettelijke kaders en de administratieve afhandeling. Organisatiebreed ontstaat er meer inzicht op de motivatie om in te huren, de wijze waarop er wordt ingehuurd en kan er centraal getoetst en geregistreerd worden. Dit geeft grip, meer mogelijkheden tot sturing en inzicht in de risico’s die de organisatie loopt op het gebied van inhuur. Een mogelijk risico is dat voldoen aan de wet DBA leidt tot vertraging in het inhuurproces en daarmee uitvoeringskracht van de organisatie.

Het niet voldoen aan de wet DBA heeft als risico (grote) geldboetes, naheffingen en het opschorten van het horizontaaltoezicht van de Belastingdienst. Het vinden van een balans tussen deze risico’s moet de komende periode onderzocht worden.

1/5

Aanbevelingen uit het rapport Hieronder zijn de aanbevelingen uit het rapport overgenomen met daarbij de reactie van het college. 1. Managers verantwoordelijk voor inhuur, kaderstelling en ondersteuning centraal Reactie van het college: Eerder is besloten om de inhuur decentraal in de organisatie te beleggen. Belangrijk argument was dat er op deze manier efficiënt kon worden ingehuurd, passend bij de vraag die speelt in een team. Het college stelde zich op het standpunt dat deze werkwijze past bij de wendbare en toekomstgerichte organisatie die de gemeente Haarlem nastreeft. Tegelijkertijd dient de inhuur plaats te vinden binnen de kaders van gemeentebreed beleid, waarin rechtmatigheid, doelmatigheid en beheersbaarheid centraal staan. Afdelings- en teammanagers werken hard om binnen de al bestaande kaders naar een oplossing voor bemensing te zoeken. Dat neemt niet weg dat inhuren conform de geldende uitgangspunten specialistische kennis van de geldende wet- en regelgeving vraagt. Medio 2024 heeft de Belastingdienst aangekondigd het handhavingsmoratorium op de wet DBA op te heffen. Dit heeft tot gevolg dat er per 1 januari 2025 gehandhaafd wordt op de wet DBA. Deze wet geeft kaders voor de beoordeling van de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (ZZP’er).

Het college is dan ook van mening dat het centraliseren van de inhuur nu noodzakelijk is om te voldoen aan de kaders van het gemeentebrede beleid. Het inrichten van een centraal inhuurpunt, draagt bij aan het administratief ondersteunen en ontlasten van de inhurend manager, het volgen van de juiste juridische procedures en tegelijkertijd wordt geborgd dat de organisatie rechtmatig en doelmatig kan inhuren. 2. Neem doelstellingen over omvang en tarieven op in het beleid Reactie van het college: Voor vaste medewerkers biedt de Cao gemeenten en het HR21 functiehuis duidelijke kaders op basis waarvan (o.a.) de hoogte van het salaris wordt bepaald. Voor de externen die worden ingehuurd middels detachering en uitzendovereenkomsten, worden deze kaders geboden in ABU CAO en de daarin vastgelegde inlenersbeloning. Het college acht het dan ook reëel om, bij de inhuur van ZZP’ers, gebruik te maken van standaardtarieven. Tarieven die zijn vastgesteld op basis van de markt en afgezet tegen de functiegroepen in het functiehuis. Dit is wenselijk omdat het ontbreken van een helder tariefkader, zoals nu het geval is, sturing op doelmatigheid belemmert. Door te gaan werken met een inhuurdesk, zal er meer inzicht ontstaan in cijfers rondom inhuur, wat resulteert in betere sturingsmogelijkheden, om te voldoen aan wet- en regelgeving en wordt inhuur verzakelijkt. 3.

Richt een inhuurdesk in Reactie van het college: Om op centraal niveau de brede ondersteuning (tarieven, inhuren conform wet- en regelgeving, gebruik juiste documenten, administratie) te bieden, acht het college het wenselijk dat de inhuur wordt gecentraliseerd. Het centraliseren van de inhuur kent verschillende vormen, waaronder een Managed Service Provider (MSP) of een broker. Ook

Collegereactie 213a onderzoek “toekomstgericht onderzoek naar de inhuur van derden”

2/5

bestaat de mogelijkheid de inhuurdesk intern te organiseren. De komende periode zal de organisatie nader onderzoek doen naar de verschillende mogelijkheden en deze zorgvuldig vergelijken op effectiviteit, kosten, beheersbaarheid en aansluiting bij de gemeentelijke organisatie. Primaire doel is dat er een centrale plek beschikbaar komt, waar de benodigde kennis en expertise rondom inhuur belegd is en waar managers hun inhuurvraagstukken neer kunnen leggen. Dit heeft verschillende positieve effecten, zoals kostenbeheersing, transparantie, administratieve ontlasting en risicocontrole op rechtmatigheid. Tegelijk wordt er ingeboet aan flexibiliteit. 4. Zorg voor een goede ondersteuning met ICT-systemen Reactie van het college: Verantwoording over de rechtmatigheid van inhuur jegens onder andere de Belastingdienst en de accountant, vraagt om een juiste vastlegging van inhuur in de organisatie. Een goed ICT-systeem waarin dit gefaciliteerd wordt is een voorwaarde om de centrale ondersteuning van de inhuur te laten slagen. Wanneer er wordt overgegaan tot centralisering, is de digitale ondersteuning hier onderdeel van. 5. Sluit de geitensnelweg af Reactie van het college: De verantwoordelijkheid voor rechtmatige en doelmatige inhuur ligt primair bij de inhurend manager, waarbij op dit moment ondersteuning wordt geboden vanuit de afdeling HRM en de afdeling Juridische Zaken/ Inkoop.

Door de inhuur te centraliseren, ontstaat meer grip op de inhuurvraagstukken in de organisatie, waardoor er een betere afweging gemaakt kan worden en er maatwerk kan worden geboden. Ook wordt ondersteuning geboden bij het vinden van een geschikte externe kandidaat, passend bij het type opdracht die wordt uitgezet. Door het centraliseren van het inhuurproces is de directie beter geëquipeerd om te sturen op de inhuur, omdat zij beter inzicht heeft in de benodigde afwegingen en risico’s, zowel financieel als juridisch, bij het inhuren en kunnen zij het aantal afwijkingsgevallen fors doen verminderen. Dat neemt niet weg dat inhuren binnen de geldende kaders tot knelpunten kan leiden. Wanneer inhuren, volgens de vastgestelde kaders, een dermate druk of risico geeft op de bedrijfsvoering, is het aan de organisatie voorbehouden hier een afweging in te maken. In deze gevallen is goedkeuring van de directie vereist. Een mogelijk risico is dat voldoen aan de wet DBA leidt tot vertraging in het inhuurproces en daarmee uitvoeringskracht van de organisatie. Het niet voldoen aan de wet DBA heeft als risico (grote) geldboetes, naheffingen en het opschorten van het horizontaaltoezicht van de Belastingdienst. Het vinden van een balans tussen deze risico’s moet de komende periode onderzocht worden. 6.

Versterk de sturingsmogelijkheden van managers Reactie van het college: In 2025 is gestart met een arbeidsmarktcampagne onder de slogan “Herken jij je in de mensen van Haarlem en Zandvoort”, waarmee wordt ingezet op het versterken van het werkgeversmerk. Deze campagne draagt bij aan het aantrekken van schaars talent en het vergroten van de zichtbaarheid van de gemeente als aantrekkelijke werkgever. Daarnaast wordt intern onderzocht hoe om te gaan met moeilijk vervulbare functies. Dit heeft recent

Collegereactie 213a onderzoek “toekomstgericht onderzoek naar de inhuur van derden”

3/5

geleid tot de toevoeging van de functies Medewerker ontwikkeling 0 en Programmamanager I. Dit geeft managers meer ruimte om externen te overtuigen om bij de gemeente Haarlem in dienst te treden. Deze aanbeveling sluit aan bij de reeds ingezette koers en wordt daarmee in belangrijke mate al opgevolgd. 7. Kom tot een gezamenlijke visie in de top Reactie van het college: Het management, inclusief de directie, draagt gezamenlijk de verantwoordelijkheid om de koers te bepalen en deze stevig te verankeren. Deze koers zal in ieder geval de ambities van het Strategisch Personeelsbeleid Gemeente Haarlem 2022–2027 omvatten. De organisatie zal deze ambities de komende periode omzetten in een gewijzigd inhuurproces. 8. Leidinggevenden geven het voorbeeld en 9. Communiceer helder naar medewerkers Reactie college: Leidinggevenden vervullen een belangrijke bijdrage aan organisatieontwikkeling. Om die reden is er de afgelopen jaren door de organisatie volop geïnvesteerd in leiderschap. Het stimuleren van gewenst gedrag en het begrenzen op ongewenst gedrag, zijn hier ook onderwerpen die ruimschoots aandacht hebben gekregen. Als het gaat om de ambities en de visie rondom externe inhuur, zijn managers degene die de vertaling maken richting de medewerkers. Het college verwacht hierin dat leidinggevenden het goede voorbeeld geven, en heeft er vertrouwen in dat dit in de praktijk ook gebeurt. 10.

Accepteer ongemak en gedoe Reactie college: In lijn met het Strategisch Personeelsbeleid (SPB) zet het college in op een lerende organisatie, waarin medewerkers en leidinggevenden actief worden ondersteund in hun ontwikkeling. Dit zal niet anders gelden voor dit proces, waarbij waar nodig de juiste ondersteuning wordt gefaciliteerd. Het is goed dat eenieder zich bewust is van het feit dat verandering soms ongemak met zich meebrengt. Een nieuwe situatie vraagt een ‘wenperiode’, en waar nodig kan er met het team Organisatieontwikkeling advies worden ingewonnen over de begeleiding van deze verandering. 11. Investeer in (interne) organisatie Reactie college: In het SSP is dit onderwerp reeds opgenomen. De arbeidsmarktcampagne onder de slogan “Herken jij je in de mensen van Haarlem en Zandvoort” is hier een voorbeeld van. Ook wordt geïnvesteerd in de doorgroei/doorstroom van medewerkers. Daarnaast blijft er behoefte aan een flexibele schil en daarmee aan inhuur. De inhuurdesk geeft meer inzicht in de structurele tekorten in de organisatie en waar eventueel extra inzet nodig is. 12. Maak een plan van aanpak voor lopende, al bestaande arbeidsrelaties met zzp’ers Reactie college: Op 20 november 2024 is in de directie een plan van aanpak over de aangekondigde handhaving van de wet DBA vastgesteld. Dit plan van aanpak richt zich op de inventarisatie

Collegereactie 213a onderzoek “toekomstgericht onderzoek naar de inhuur van derden”

4/5

en toetsing van de externe inhuur in de organisatie (lopende 2025) in het kader van de wet DBA. Op basis van de uitkomsten van de inventarisatie, worden er vervolgafspraken gemaakt over de inzet van de inhuur, specifiek de ZZP’ers. Op dit punt voldoet de organisatie aan de aanbeveling uit het rapport. Omdat op dit moment de centrale vastlegging en een systeem wat dit faciliteert ontbreekt, is dit een intensief project. Het belang om de inhuur op een eenduidige wijze in te richten en vast te leggen, wordt hierbij direct onderstreept. Het college geeft dit onderwerp prioriteit. 13. Toets actief nieuwe, toekomstige arbeidsrelaties met zzp’ers op basis van een vast kader/beleid Reactie college: De afgelopen jaren is er veel inzet gepleegd om meer grip te krijgen op de inhuur in de ambtelijke organisatie. Er zijn meerdere initiatieven, onderzoeken en rapporten op dit onderwerp langs gekomen. Het effect hiervan was vaak tijdelijk van aard. De krappe arbeidsmarkt gecombineerd met een hoog ambitieniveau met gewenste slagkracht schuurt met een strakker gekaderd inhuurproces. Het ontbreken van een eenduidige werkwijze rondom (bijvoorbeeld) de vastlegging van en de keuze voor de inhuurvorm, maakte dat er onvoldoende grip is op de inzet van de externe inhuur in de organisatie. Dit bemoeilijkte de sturing, onder andere op rechtmatigheid en doelmatigheid.

Er zijn in de organisatie procesafspraken gemaakt over de instroom van nieuwe inhuurkrachten. Er is een toetsingskader geschetst die in eerste instantie door de inhurend manager doorlopen wordt. HRM biedt vervolgens de ondersteuning. Om deze werkwijze goed te bestendigen en in te bedden in de organisatie, is een centraal inhuurpunt noodzakelijk.

Collegereactie 213a onderzoek “toekomstgericht onderzoek naar de inhuur van derden”

5/5