20231130494 2 Bijlage 1 College reactie 213a onderzoek

Bijlage 1: Reactie College 213a eindrapportage ‘Onderzoek naar de doorlooptijden van vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte’

Het college heeft kennis genomen van het rapport 213a-‘Onderzoek naar de doorlooptijden van vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte’. In het rapport zijn conclusies en aanbevelingen opgenomen waarop met deze collegereactie een antwoord wordt geformuleerd. Conclusies De conclusie van het 213a-onderzoek is dat de doorlooptijden van de Haarlemse vervangings- en herinrichtingsprojecten in de Openbare Ruimte vergelijkbaar zijn met soortgelijke projecten uitgevoerd door andere gemeentes. Wanneer nader wordt ingezoomd op de separate fases binnen projecten, is zichtbaar dat doorlooptijden van enkele fasen (voorlopig ontwerp en definitief ontwerp) sneller gaan, terwijl andere fasen (initiatief en realisatie) langere doorlooptijden laat zien ten opzichte van andere gemeentes. De interne analyse laat zien dat de werkelijke doorlooptijd langer is dan de geplande doorlooptijd. Dit kan verklaard worden doordat de projectplanningen gemaakt werden op het moment van bepalen/omschrijven van de opdracht. De werkelijke start van het project lag veelal veel later waardoor de oorspronkelijke planning niet meer realistisch was.

Inmiddels is de huidige werkwijze dat er bij de werkelijke start van de opdracht wordt afgestemd of de benodigde capaciteit beschikbaar is bij alle betrokken afdelingen, ook is er meer aandacht voor de planning zodat hierop gestuurd kan worden en in de opdracht wordt een doorloopplanning opgenomen maar geen specifieke data. Een realistische en specifieke planning wordt nu opgesteld in de eerste fase van het project, als deze daadwerkelijk gestart is. Algemene reactie Het College heeft reeds eerder een aantal maatregelen ingezet om de uitvoeringskracht voor de investeringen in het beheer en onderhoud te vergroten. In de begroting 2023 was het volgende opgenomen. In lijn met de afspraken in de Kadernota 2023 zijn de lopende en nog op te starten investeringsprojecten van het programma 5 Beheer en Onderhoud (in het bijzonder de projecten voor de Openbare Ruimte) geactualiseerd. Bijzondere aandachtspunten hierbij zijn: - de gehanteerde doorlooptijden per project (realistisch plannen van onder andere participatie en besluitvorming); - de beschikbare voorbereidings- en begeleidingscapaciteit van de organisatie; - verwachte onzekerheid t.a.v. levering en beschikbaarheid van personeel en materiaal; - versterking strategische beheerfunctie en databeheer in lijn met de Strategische Beheervisie Openbare Ruimte 2022-2030 (SBOR 2022).

Ten aanzien van de doorlooptijden is per project de doorlooptijd beoordeeld en waar nodig aangepast. Daarbij is rekening gehouden met de complexiteit van de projecten. De toegepaste doorlooptijd varieert van circa twee jaar voor eenvoudige onderhoudsprojecten tot vijf jaar voor complexe herinrichtingsprojecten. Het onderzoek 213a is gestart om te bezien of, los van de verbeteringen die al zijn ingezet in onze processen, nog winst te behalen valt en te leren is van de werkwijze bij andere gemeenten.

Het onderzoek is uitgevoerd op basis van reeds afgeronde projecten, welke gestart zijn voor het invoeren van het Haarlems Civiel Plan Proces (HCPP). Het HCPP is echter wel gebruikt als basis voor het onderzoek: de hierin opgenomen fases van het planproces worden gehanteerd, terminologie wordt gehanteerd en het onderzoeksbureau heeft het advies gecontroleerd aan de hand van het HCPP. Belangrijk om verder te vermelden is dat voor dit onderzoek een beperkt aantal projecten geanalyseerd zijn, dit heeft consequenties voor de representativiteit van de onderzoeksresultaten. Zo is er voor het type locatie ‘centrum’ slechts één project geanalyseerd. Op basis van de beschikbare projectdocumentatie/-dossiers is de benodigde data geïnventariseerd. Sinds enkele jaren wordt reeds projectmatig gewerkt op basis van het HCPP, vanaf 2023 is er gestart met een nieuwe manier van werken, het opgave gericht werken in lijn met de vastgestelde Omgevingsvisie en de vast gestelde Strategische Beheervisie Openbare Ruimte 2022, waarbij beoogd wordt de uitvoeringskracht te vergroten. Tevens zijn de afgelopen jaren meer beleidsstukken vastgesteld, waardoor de kaders ook steeds duidelijker zijn bij aanvang van de projecten, denk aan het mobiliteitsplan, het groenbeleidsplan en dus de Strategische Beheervisie Openbare Ruimte.

Ondertussen wordt ook het voorbereidingskrediet bij begroting en kadernota vrijgegeven om de snelheid bij de start van projecten te verbeteren. De reactie op de in het rapport opgenomen zes aanbevelingen is onderstaand opgenomen. Aanbevelingen • Meer maatwerk toepassen op het type ingreep dan wel type locatie en daarbij de best passende contractvorm kiezen. Reactie Het college is van mening dat het een goede suggestie is om bij het opstellen van de gedetailleerde planningen aandacht te hebben voor het type locatie van het project. Daarentegen is er al wel aandacht voor het kiezen van een passende contractvorm per project. Inmiddels is in het HCPP de inkoopstrategie als vast onderdeel van een project opgenomen. In de inkoopstrategie wordt gekeken wat de best passende contactvorm is voor het betreffende project. • Mogelijke verbetering van de digitalisering van gegevens, hierdoor is er meer duidelijkheid aan de voorkant waardoor er tijdens de uitvoering minder onverwachte risico’s optreden. Reactie Er wordt reeds invulling gegeven aan het verbeteren van de digitalisering van gegevens. Bij BBOR zijn twee dataeigenaren aangetrokken om dit proces te verbeteren. • Opstellen van stroomschema’s aan de hand van contractvorm in plaats van de mate van impact. De keuze voor de contractvorm komt deels uit de omvang van het project.

Reactie De stroomschema’s die Haarlem in het HCPP heeft opgenomen zijn bedoeld voor de interne voorbereiding (producten en verantwoordelijkheden) en bestuurlijke besluitvorming, het HCPP richt zich niet op de contractvormen. Dit betekent echter niet dat hier geen aandacht voor is. In de inkoopstrategie, welke een vast onderdeel is van een project, wordt bekeken wat de best passende contractvorm is voor het project. • Gezien er vaak middels aanbesteding projecten worden uitgevoerd is het van belang dat voor externen de planprocessen duidelijk doorlopen zijn. Hierbij kan ook gedacht worden aan de verduidelijking van de betrokken rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden.

Reactie Het gewijzigd HCPP is bij de vaste partners bekend, ook zijn intern alle afdelingen meegenomen in deze werkwijze van het HCPP. Aan deze aanbeveling is dus reeds invulling gegeven. Gezien het feit dat we langdurige contracten hebben met vaste aannemers en vaste ingenieursbureau’s (na aanbesteding), is het aanbestedingstraject per project duidelijk vorm gegeven en minder complex. • Door het eerder betrekken van marktpartijen in de gunningsfase, kan er door vergunningsmanagement en nauwere samenwerking meerdere trajecten parallel uitgevoerd worden. Hierdoor kan er in de gunningsfase versneld worden. Reactie De vaste partners worden eerder in het proces betrokken, daarnaast wordt er meer in een bouwteam gewerkt waardoor alle partijen al in de voorbereidingsfase betrokken zijn. • Zorg ervoor dat het HCPP een dynamisch document is dat regelmatig wordt aangepast op basis van leerpunten en ervaringen. Evalueer elk project, inclusief de planning, en pas het HCPP periodiek aan op basis van deze evaluaties om ervoor te zorgen dat het document up-to-date blijft Reactie Het HCPP wordt regelmatig aangepast waar nodig op verandering in stakeholders, naamgeving etc. binnen het ambtelijke werkproces. Vorig jaar is de bestuurlijke besluitvorming vastgesteld door de raad. Met vaststelling van het HCPP is afgesproken de werkwijze te evalueren.

In de bestuurlijke besluitvorming zou versnelling vormgegeven kunnen worden. In vergelijk met andere gemeenten vergt het proces in Haarlem veel stappen met bestuurlijke besluitvorming, bij de evaluatie zou dit nogmaals tegen het licht kunnen worden gehouden. Verder wordt ieder project na afronding geëvalueerd, dit is een vast onderdeel van het HCPP. Eerder hebben we al gememoreerd aan de programmabegroting waarin realistischer gepland wordt. In 2022 heeft dit uiteindelijk geresulteerd in een omzet van 32 miljoen, een stijging ten opzichte van eerdere jaren. De wens is het investeringsvolume nog verder omhoog te brengen. Om dit te bereiken gaat veel aandacht uit naar de planningen, het realisme in de planningen en het investeringstempo. Tot slot wordt in het onderzoeksrapport benoemd dat het mogelijk is om een vervolgonderzoek, of een aanvulling te doen aan het afgeronde onderzoek, waarin de projectinvesteringen worden meegenomen. Aangezien het onderzoek gericht was op het realisme en de uitvoering van het investeringsprogramma, heeft het toevoegen van projectinvesteringen (per fase) geen meerwaarde voor het onderzoek.

Het zou relevanter zijn om over een aantal jaar, wanneer meerdere projecten op basis van het HCPP zijn afgerond, een vergelijking te maken van doorlooptijden van projecten op basis van het HCPP ten opzichte van doorlooptijden van projecten voor het HCPP (huidige onderzoek).