20230795975 4 Bijlage 3 Rapport Duisenberg Light methode Jaarstukken 2022 commissie Bestuur

Duisenberg Onderzoek Programma 6

Beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Janneke Barten en Nienke Klazinga

De focus van deze analyse Begrotingsjaar

2022

Programma de jaarrekening 6. Burger, bestuur en veiligheid 2022 van de gemeente De focusuitvan deze analyse is de jaarrekening Focus binnen het onderwerp Haarlem.

6.2 Gemeentelijk Bestuur

Redenen voor de keuze

1. Een onderzoek binnen programma 6 was aan de beurt. 2. Andere onderwerpen waren recent betrokken bij andere onderzoeken. 3. Programma 6.2, in het bijzonder Nieuwe Democratie, is in 2022 afgerond en het is opportuun om het College in het kader van nieuw beleid aanbevelingen mee te geven.

Onze aanpak

• • • • • •

Lezen begroting Input gemeenteraad Algemene sessie ter toelichting met wethouder en verantwoordelijke ambtenaar Lezen jaarverslag Q&A met ambtenaren gevolgd door schriftelijke technische vragen Gesprek accountant

Stappenplan: Duisenberg begrotingsvragen 1

Wat is het beeld van het beleidsterrein op hoofdlijnen?

2

Welke doelen zijn behaald?

3

Welke prestaties/ activiteiten zijn geleverd?

4

Wat heeft het gekost?

5

Wat is het oordeel over rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid?

6

Welke conclusies en aanbevelingen heb ik?

1. Participatie: beeld op hoofdlijnen • Mensen organiseren zich makkelijker, nemen meer initiatief​ • Door bezuinigingen is er groter beroep op zelfredzaamheid • Kloof tussen systeemwereld (regels) en leefwereld • Kloof tussen formeel bestuur en informele maatschappelijke initiatieven in buurten • Individualisering: spanningsveld tussen eigenbelang/deelbelang en algemeen belang • Vertrouwen in politiek is laag. Animo om mee te praten is vooral laag onder inwoners onder 35 en boven 64.

➢ Resultaat: Actieprogramma Nieuwe Democratie

Vertrouwen in de politiek Opkomst verkiezingen gemeenteraad

Vertrouwen in de politiek

Opkomst verkiezingen Tweede Kamer

Betrekken van bewoners

Plannen vanuit de gemeente

Initiatieven vanuit bewoners

2. Welke doelen zijn behaald? Doel: Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad. Wat betekent dit? • Wat is het resultaat van de acties die we hebben ingezet? ​ • Antwoord niet te geven: • effect-indicatoren wijzen twee kanten op. • in jaarverslag acties omschreven maar geen resultaten/lijn

Wat is participatie???

Actieprogramma Nieuwe Democratie 1. Participatie bij projecten en initiatieven van de gemeente “Samen stadmaken”: We ontwikkelen een betere dialoog tussen inwoners en gemeente om samen verantwoordelijkheid te nemen voor het samenleven en de ontwikkeling van Haarlem. → top-down 1. 2. 3. 4.

We verbeteren participatie bij besluitvorming Besteden meer aandacht aan betrekken van alle Haarlemmers Creëren meer mogelijkheden voor digitale participatie Organiseren meer gesprekken met de stad

2. Faciliteren van initiatieven uit de stad “Ondersteunen stadmakers”: We maken nog meer gebruik van de energie uit de stad, om met inwoners, ondernemers, partners en gemeente maatschappelijke doelstellingen en initiatieven te realiseren. → bottom-up 1. 2.

Ondersteunen bewonersinitiatieven Vergroten kennis en kunde van ambtenaren om initiatieven te faciliteren

3. Experimenten met het overdragen van zeggenschap 4. Het fundament: We gaan actief aan de slag met het veranderen van houding en gedrag van ambtenaren, Haarlemmers en partners in de stad om het vertrouwen in elkaar te vergroten.

2. Analyse teksten begroting en jaarverslag • Zijn de doelstellingen helder geformuleerd? Dit gaat over het jaarverslag als spiegel van de begroting. Programma: 6. Burger, bestuur, veiligheid Deelprogramma: 6.2 Gemeentelijk Bestuur

Oordeel rapporteurs

Begroting 2022 Wat wil het college bereiken?

Jaarverslag 2022 Wat heeft het college bereikt?

•

•

Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad.

•

• • •

Participatie en inspraak over verschillende beleidsonderwerpen en herinrichting- en/of ontwikkelprojecten zijn georganiseerd. In 2022 is weer een groot aantal maatschappelijke initiatieven vanuit de stad bedacht en door de gemeente gestimuleerd en gefaciliteerd. Via het Corona Initiatievenbudget zijn 38 initiatieven ingediend. Via het leefbaarheids- en initiatiefbudget zijn 257 aanvragen binnen gekomen, waarvan het merendeel is goedgekeurd en uitbetaald. Ook is de stad op 23 locaties vergroend via het budget voor groene buurtinitiatieven.

Opmerkingen

Er staat in het jaarverslag niet wat er met ‘participeren’ en ‘besturen’ wordt bedoeld. Na toelichting en bekijken van Actieprogramma Nieuwe Democratie hebben we begrepen dat participatie uit verschillende onderdelen bestaat die elk een eigen doelstelling hebben. Het is niet in het jaarverslag te vinden in hoeverre die doelen zijn behaald. Er is van alles gedaan, het is moeilijk om daaruit de conclusie te trekken dat het doel is behaald. Er worden geen vergelijkingen gemaakt met eerdere jaren.

Legenda beoordeling rapporteurs Duidelijk of doelen zijn gehaald Duidelijk na toelichting Niet duidelijk of doelen zijn behaald

Legenda beoordeling rapporteurs Uitvoering volgens plan Uitvoering verdient aandacht Uitvoering niet volgens plan Uitvoering niet te controleren

2. Analyse doelen en indicatoren

• Hoe gaat bepaald worden of doelen gehaald worden? Welke indicatoren en streefwaarden worden gebruikt? Programma: <Invullen> Deelprogramma: <Invullen>

Nulmeting

Realisatie

Streefwaarden

Beoordeling rapporteurs

2019

2021

2022

2022

2023

2024

2025

2026

Opmerkingen

Doel A: Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad Effect indicator

% Haarlemmers dat het (helemaal) eens is met de stelling dat de gemeente inwoners voldoende betrekt.

42%

40%

40%

>42%

>42%

>42%

>42%

>42%

Effect indicator

% Haarlemmers dat het (helemaal) eens is met de stelling dat inwoners en organisaties voldoende ruimte krijgen om ideeën en initiatieven te realiseren.

38%

41%

45%

>38%

>38%

>38%

>38%

>38%

De streefwaarde wordt niet gehaald, maar het is wel stabiel gebleven.

2. Jaarverslag: Wat is bereikt?

• Het jaarverslag omschrijft in dit kader het volgende: • Participaties bij: • Ontwikkelplan Zuid-West • Herinrichting Koningshof • Prins Bernhardlaan • Ontwikkelplan Molenwijk Noord • Initiatieven mbt Nieuwe Democratie • Upgrades speel- en ontmoetingsplekken • Verduurzaming via Groene Kroon in Bos&Vaart • 38 initiatieven via Corona Initiatievenbudget • 257 aanvragen initiatievenbudget • 19 aanvragen initiatievencafe • 23 projecten budget groene buurtinitiatieven • Verschillende initiatieven energietransitie • Bij deze opsomming ontbreekt een vergelijking met voorgaande jaren. Daardoor is moeilijk te concluderen wat er daadwerkelijk bereikt is. Feitelijk wordt een opsomming van prestaties gegeven en niet van resultaten.

3. Welke prestaties zijn geleverd? • Het Actieprogramma ‘ Nieuwe Democratie’ is uitgevoerd. ​ • In het kader van dit actieprogramma zijn diverse activiteiten uitgevoerd die in het jaarverslag worden samengevat.​

• Het jaar 2022 is feitelijk een uitloop geweest van het actieprogramma en een evaluatiejaar. ​ • Wanneer naar de prestatie-indicator wordt gekeken, sluit deze echter niet aan bij de werkelijke prestaties die zijn geleverd.​

3. Analyse teksten begroting en jaarverslag • Is helder geformuleerd wat het college gaat doen? Dit gaat over het jaarverslag als spiegel van de begroting. Programma: 6. Burger, bestuur, veiligheid Deelprogramma: 6.2 Gemeentelijk Bestuur Begroting 2022 Wat gaat het college doen om het doel te realiseren?

Oordeel rapporteurs

Opmerkingen

Jaarverslag 2022 Wat heeft het college gedaan?

Doel: Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad 1.

Uitvoering van het actieprogramma Nieuwe Democratie 20192022

1. 2. 3. 4.

5. 6.

De projecten van het Actieprogramma Nieuwe Democratie zijn uitgevoerd, waar mogelijk afgerond en geëvalueerd. De start en uitvoering van de buurtagenda van het gelote Wijkforum zijn in gang gezet. Er zijn drie initiatievencafé’s gehouden. Cursussen als ‘hoe zet ik een duurzame begroting op voor mijn initiatief’, ‘vrijwilligersmanagement’ en ‘hoe werkt de politiek’ zijn aangeboden in de initiatievenschool. Verschillende initiatieven op het gebied van duurzaamheid, groen en ontmoeten zijn gefaciliteerd. Omdat het een afrondend jaar was, zijn er geen nieuwe projecten opgestart, maar is gewerkt aan de startnotities voor het actualiseren van het participatiebeleid en de wijkplatforms.

De uitvoer van het actieprogramma kent geen jaarplanning. Dus het is moeilijk te controleren of de beoogde prestaties geleverd zijn. Wel is de evaluatie uitgevoerd en daarin staat duidelijk welke activiteiten er zijn uitgevoerd. Dus als je die erbij pakt (link staat in de tekst) kun je wel per subdoel zien wat er is gebeurd.

Legenda beoordeling rapporteurs Duidelijk of doelen zijn gehaald Duidelijk na toelichting Niet duidelijk of doelen zijn behaald

Legenda beoordeling rapporteurs Uitvoering volgens plan Uitvoering verdient aandacht Uitvoering niet volgens plan Uitvoering niet te controleren

3. Analyse prestaties en indicatoren

• Hoe gaat bepaald worden of doelen gehaald worden? Welke indicatoren en streefwaarden worden gebruikt? Programma: <Invullen> Deelprogramma: <Invullen> Doel: <Invullen>

Nulmeting

Realisatie

Streefwaarden

Beoordeling rapporteurs

2019

2021

2022

2022

2023

2024

2025

2026

1

2

0

2

2

2

2

2

Opmerkingen

Doel A: Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad Prestatie A1: Uitvoeren Actieprogramma Nieuwe Democratie 2019-2022 Prestatie indicator

Aantal uitgevoerde pilots waarin is onderzocht hoe zeggenschap aan buurt, wijk of stad wordt overgedragen.

Het was niet geheel duidelijk wat met 'pilots' wordt bedoeld. Na toelichting begrijpen we dat dit experimenten zijn. Voor 2022 was deze indicator niet van toepassing, omdat het programma afliep.

3. Jaarverslag: Wat is gedaan? • Het jaarverslag omschrijft in dit kader het volgende: • Uitdaagrecht om de herbouw van het Posthuis • Schalkwijk aan Zet • Wijkcontract Bosch en Vaart afgerond • Wijkcontract Burgwal en Welgelegen opgestart • Buurtagenda gelote Wijkforum in gang gezet • 3 initiatievencafé's aangeboden • Initiatieven gefaciliteerd

4. Wat heeft het gekost? • Totaal in 2022 uitgegeven (volgens ambtenaren): 125 K​ • ​Middelen komen uit incidentele “Middelen participatie en leefbaarheid”. ​ • Deze reserve is bestemd voor uitvoering van activiteiten omtrent duurzame stedelijke vernieuwing.​

• Wat daadwerkelijk is uitgegeven aan Nieuwe Democratie , is uit het jaarverslag niet op te maken. ​

4. Wat heeft het gekost? 2019 1. Experiment digitale begroting/wijk aan zet

2020 2021 2022 Eindtotaal € 100 € 66.235 € 60.615 € 126.950

2. Experimenten loting/wijkforum 3. Experiment wijkcontracten 4. Uitvoeringscapaciteit/Activiteitenbudget Nieuwe Democratie (initiatievencafé, initiatievenschool, wijkradenconferentie, etc.)

€ 71.782 € 42.032

€ 7.179 € 15.755 € 61.857

€ 13.337 € 20.516 € 5.817 € 21.572 € 45.689 € 221.360

Eindtotaal

€ 71.782 € 42.132

€ 151.026 € 125.458 € 390.399

5. Oordeel doelmatigheid en doeltreffendheid • Actieprogramma Nieuwe Democratie is in 2022 geëvalueerd in document Nieuwe Democratie: Gedaan en Geleerd.​ • Gedaan en Geleerd is inzichtelijk. Wat daarmee bereikt is, is niet inzichtelijk in de stukken. • ​De resultaten van de prestaties/acties zijn dus ook hier niet inzichtelijk. ​ • ​Doelmatigheid en doeltreffendheid kunnen op basis van begroting, jaarverslag en overige gemeentelijke documenten, niet worden vastgesteld.​

6. Conclusies. Beeld op hoofdlijnen.

Er is behoefte aan meer participatie, maar wat is participatie precies?

Welk probleem willen we oplossen?

Welke doelen zijn behaald?

Het gestelde doel is zeer ruim. Meetbare effecten wijzen verschillende kanten op.

Welke prestaties zijn geleverd?

Wat heeft het gekost?

Was het doelmatig en doeltreffend?

Programma Nieuwe Democratie: veel en diverse acties.

Uit jaarverslag niet op te maken. Bekostigd uit reserve die ander doel heeft.

Oordeel op basis van begroting en jaarverslag niet te geven.

1)

Om de raad beter inzicht te geven in wat het college wil bereiken en wat zij daarvoor gaan doen stellen we voor: a) In zowel de formats voor begroting en jaarverslag als in de formats voor alle overige relevante beleidsstukken en kaderstellende nota’s een aanpassing te doen, zodat steeds wordt begonnen met het beantwoorden van de volgende vragen: • Waarom doen we dit? r Aanleiding, bijvoorbeeld het oplossen van een probleem, uitvoeren van een wettelijke taak, aanpassing in wet en regelgeving •Wat willen we bereiken? Doelstelling, met indien nodig subdoelstellingen (met effect-indicatoren)

6. Aanbevelingen

•Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan? Prestaties (met prestatie-indicatoren), met daarbij indien van toepassing aangeven of de gemeente dit zelf uitvoert of dat het (gedeeltelijk) uitgevoerd wordt via een verbonden partij of subsidie •Wat hebben we bereikt? Bij stukken als voortgangsrapportages en het jaarverslag beschrijven of en in welke mate er al dan niet door de prestaties voortgang is geboekt op het behalen van de gestelde doelen. Wanneer er geen concrete cijfermatige indicatoren zijn, geef dan via de verslaglegging weer wat de ervaring/bevinding/observatie van de betrokken ambtenaren is. •Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost? Begroting van middelen bij de doelen en prestaties en verantwoording van bestede middelen, na realisatie. b) De beantwoording van deze vragen kan in begroting en jaarverslag kort en bondig zijn, mits in de tekst verwijzingen (hyperlinks) opgenomen worden naar het relevante document met verdere uitleg.

c) Gebruik eenduidige en voor iedereen begrijpelijke termen. Als een term uitleg behoeft geef die dan, desnoods door een verwijzing. En zorg er voor dat termen in alle relevante stukken gelijk zijn. Bijvoorbeeld wat is voor de gemeente een ‘kwaliteitstoerist’ en wat wordt bedoeld met een ‘stadmaker’.

2) Maak de doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar. Of maak zo nodig gebruik van hoofd- en subdoelen. a. Specifiek voor programma 4.2 Toerisme gaat de jaarrekening en begroting gaan uit van een balans tussen de (kwalitatieve) groei van toerisme en de ervaren overlast. Maak duidelijk waar de balans naartoe mag bewegen zodat de raad kan beoordelen of we op de goede weg zijn. Lukt dat niet? Scheidt dan de doelen zodat er per doelstelling acties ondernomen kunnen worden (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur). b. Specifiek voor programma 6.2 rond ‘Nieuwe Democratie’: Voor dit doel ‘Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad’ zijn in het actieprogramma ‘Nieuwe Democratie’ zowel doelen geformuleerd rond participatie initiatieven vanuit de gemeente, top-down, als doelen rond participatie initiatieven vanuit de stad, bottom-up. Wanneer dit in het nieuwe actieprogramma ook het geval is, breng deze scheiding dan ook aan in het doel in de begroting door deze te splitsen of gebruik te maken van hoofd- en subdoelen.

duidelijk hoe gesubsidieerde partijen zich verhouden tot de doelen in het beleidsveld. En 6. Aanbevelingen 3) Wees maak inzichtelijk welke middelen worden besteed aan verbonden partijen in de tekst van het

beleidsveld. Het is onduidelijk hoe gesubsidieerde partijen zich verhouden tot de doelen in het beleidsveld. Wanneer er in een programma voor het bereiken van de doelen uitbesteed wordt, door gebruik te maken van bijvoorbeeld verbonden partijen of subsidies, maak dan concreet op welke manier zij met hun doelstellingen een bijdrage leveren aan onze doelstellingen. Dit kan kort en bondig in begroting en jaarverslag door in ieder geval aan te geven welke partij aan welk doel met welke prestatie een bijdrage levert en in de tekst verwijzingen (hyperlinks) op te nemen naar het relevante document met verdere uitleg. Bijvoorbeeld voor het programma Toerisme, wordt zowel uitbesteed aan Haarlem Marketing als aan Spaarnwoude Park. Voor Haarlem Marketing zien we nog enige overeenkomst, maar wat zij precies voor ons doen om onze doelstellingen rond toerisme te halen is lastiger te vinden. Voor Spaarnwoude Park is de overeenkomst met onze doelstellingen voor het onderdeel toerisme en die van hen uit onze begroting en jaarverslag stukken niet te vinden.

6. Aanbevelingen

4) Zorg dat de financiële onderdelen van begroting en jaarverslag aansluiten op de doelenboom. Maak daarbij inzichtelijk welke middelen geraamd (begroting) worden c.q. besteed zijn (jaarverslag) aan de gestelde doelen uit de doelenboom. Maak – indien van toepassing – in de beleidsvelden naast de doelstellingen ook duidelijk welke going-concern activiteiten en budgetten in betreffende beleidsveld zijn opgenomen. Maak bij de gestelde doelen uit de doelenboom en bijhorende budgetten ook inzichtelijk dat eventueel sprake is van incidentele middelen. Op dit moment rapporteert de gemeente in haar jaarstukken rekening over financiën op het niveau van programma’s, beleidsvelden, taakvelden en producten (= een bijlage). De verantwoording in de programmaverantwoording naar de raad hanteert de lijn programma’s, beleidsvelden en , doelen. Dit sluit niet aan. Het is wenselijk dat dit wel aansluit. 5) Laat bij toevoegingen en onttrekkingen uit reserves in de jaarstukken (bijvoorbeeld paragraaf 4.5 van de jaarrekening) met een korte toelichting concreet zien wat de toevoegingen c.q. onttrekkingen betreffen, hoe die zich verhouden tot de geraamde toevoegingen en onttrekkingen en op welk beleidsveld en doel deze betrekking hebben.

Op dit moment wordt slechts een totaalbedrag aan toevoegingen en onttrekkingen vermeld, maar is niet duidelijk hoe dit bedrag is opgebouwd en waar deze toevoegingen en onttrekkingen betrekking op hebben en voor bedoeld zijn.

Wat betekent dit voor de actualisatie van het participatiebeleid en Versterking Lokale Democratie?

7. Vervolg

1.

Geef in begroting, jaarverslag, beleidsstukken en kaderstellende nota's duidelijk weer wat de aanleiding danwel het probleem is voor het ingezette beleid en welke doelen en bijbehorende subdoelen er geformuleerd zijn.

2.

Geef daarbij een omschrijving bij veelvoorkomende begrippen als 'participatie' of 'stadmaker', zodat iedereen het over hetzelfde heeft.

3.

Maak onderscheid tussen 'wat wordt (of is er) gedaan' (activiteiten) en 'wat wordt (of is) daarmee bereikt' (beoogde of behaalde resultaten)

4.

Geef inzicht in resultaten, ook als die moeilijk meetbaar zijn. Dat inzicht kan ook voortkomen uit een kwalitatieve evaluatie (bijv. dmv interviews), maar ook uit observaties van een projectcoördinator (Bijvoorbeeld: we merken dat we nu beter weten wat er speelt in de wijk, we zien dat bewoners meer contact met elkaar hebben en dat de deelnemers jonger zijn dan normaal bij participatietrajecten.)

5.

Geef inzicht in bestedingen van het programma, ook als die uit financiële reserves komen.