20230767345 Raadsstuk onderzoeken methode Duisenberg-light naar de jaarstukken 2022 gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp Raadsstuk onderzoeken methode Duisenberg-light naar jaarstukken 2022 gemeente Haarlem Nummer 2023/767345 Portefeuillehouder F. Roduner Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling Griffie Auteur Taets van Amerongen-Ingram, D.M. Telefoonnummer 023-5113032 Email dtaets@haarlem.nl Kernboodschap In 2019 heeft de raad besloten in eigen beheer aanvullend onderzoek naar de jaarstukken en begroting te verrichten met behulp van de methode Duisenberg met als werktitel ‘Duisenberg light’. Hiervoor worden ieder jaar door de raad vier rapporteurs benoemd die in koppels onderzoek verrichten voor een tweetal commissies. Dit jaar hebben de onderzoeken zich toegespitst op een beleidsveld van programma’s die zijn ondergebracht bij de raadscommissies Bestuur en Ontwikkeling. Aan de raad wordt gevraagd kennis te nemen van de bevindingen uit de onderzoeken en de daarin opgenomen aanbevelingen over te nemen. De raad wordt daartoe gevraagd het college te verzoeken in de aankomende begroting te rapporteren over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen en waar mogelijk deze al te implementeren in de aankomende begroting. Wettelijke grondslag De Gemeentewet bepaalt in artikel 198 dat het de bevoegdheid van de raad is om het jaarverslag en de jaarrekening vast te stellen en daarmee het college daarmee décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer.

Op grond van artikel 198 Gemeentewet legt het college aan de gemeenteraad over elk begrotingsjaar verantwoording af. Dat gebeurt door de gemeenterekening en het jaarverslag aan de gemeenteraad te overleggen. Advies opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling begroting Relevante eerdere 2023-2027 besluiten Opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling jaarstukken 2021 Benoeming rapporteurs methode Duisenberg light februari 2021 Raadsstuk Opvolging aanbevelingen methode Duisenberg-light jaarstukken 2019 Raadsstuk bij onderzoeken methode Duisenberg-light jaarstukken gemeente Haarlem 2019 Raadsstuk Reactie Duisenberg rapporteurs op opvolging door raad overgenomen aanbevelingen onderzoek jaarstukken 2018 Raadsstuk bij onderzoeken methode Duisenberg light jaarstukken 2018 gemeente Haarlem Raadsbesluit raadsonderzoek jaarrekening (2019/51131)

Kenmerk: 2023/767345

1/7

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van de rapporteurs van de raad, Besluit: De volgende aanbevelingen over te nemen en het college te verzoeken de volgende aanbevelingen op te volgen: 1. Aanbeveling 1: a. In zowel de formats voor begroting en jaarverslag als in de formats voor alle overige relevante beleidsstukken en kaderstellende nota’s een aanpassing te doen, zodat steeds wordt begonnen met het beantwoorden van de volgende vragen:  Waarom doen we dit? Aanleiding, bijvoorbeeld het oplossen van een probleem, uitvoeren van een wettelijke taak, aanpassing in wet en regelgeving;  Wat willen we bereiken? Doelstelling, met indien nodig subdoelstellingen (met effectindicatoren);  Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan? Prestaties (met prestatie-indicatoren), met daarbij indien van toepassing aangeven of de gemeente dit zelf uitvoert of dat het (gedeeltelijk) uitgevoerd wordt via een verbonden partij of subsidie;  Wat hebben we bereikt? Bij stukken als voortgangsrapportages en het jaarverslag beschrijven of en in welke mate er al dan niet door de prestaties voortgang is geboekt op het behalen van de gestelde doelen.

Wanneer er geen concrete cijfermatige indicatoren zijn, geef dan via de verslaglegging weer wat de ervaring/bevinding/gevoel van de betrokken ambtenaren is;  Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost? Begroting van middelen bij de doelen en prestaties en verantwoording van bestede middelen, na realisatie. b. De beantwoording van deze vragen kan in begroting en jaarverslag kort en bondig zijn, mits in de tekst verwijzingen (hyperlinks) opgenomen worden naar het relevante document met verdere uitleg. c. Gebruik eenduidige en voor iedereen begrijpelijke termen. Als een term uitleg behoeft geef die dan, desnoods door een verwijzing. En zorg er voor dat termen in alle relevante stukken gelijk zijn. Bijvoorbeeld wat is voor de gemeente een ‘kwaliteitstoerist’ en wat wordt bedoeld met een ‘stadmaker’.

Kenmerk: 2023/767345

2/7

2. Aanbeveling 2: Maak de doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar. Of maak zo nodig gebruik van hoofd- en subdoelen. a. Specifiek voor programma 4.2 Toerisme gaat de jaarrekening en begroting gaan uit van een balans tussen de (kwalitatieve) groei van toerisme en de ervaren overlast. Maak duidelijk waar de balans naartoe mag bewegen zodat de raad kan beoordelen of we op de goede weg zijn. Lukt dat niet? Scheidt dan de doelen zodat er per doelstelling acties ondernomen kunnen worden (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur). b. Specifiek voor programma 6.2 rond ‘Nieuwe Democratie’: Voor dit doel ‘Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad’ zijn in het actieprogramma ‘Nieuwe Democratie’ zowel doelen geformuleerd rond participatie initiatieven vanuit de gemeente, top-down, als doelen rond participatie initiatieven vanuit de stad, bottom-up. Wanneer dit in het nieuwe actieprogramma ook het geval is, breng deze scheiding dan ook aan in het doel in de begroting door deze te splitsen of gebruik te maken van hoofd- en subdoelen. 3. Aanbeveling 3: Wees duidelijk hoe gesubsidieerde partijen zich verhouden tot de doelen in het beleidsveld (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur). En maak inzichtelijk welke middelen worden besteed aan verbonden partijen in de tekst van het beleidsveld.

Wanneer er in een programma voor het bereiken van de doelen uitbesteed wordt, door gebruik te maken van bijvoorbeeld verbonden partijen of subsidies, maak dan concreet op welke manier zij met hun doelstellingen een bijdrage leveren aan onze doelstellingen. Dit kan kort en bondig in begroting en jaarverslag door in ieder geval aan te geven welke partij aan welk doel met welke prestatie een bijdrage levert en eventueel in de tekst verwijzingen (hyperlinks) op te nemen naar relevante documenten. 4. Aanbeveling 4: Zorg dat de financiële onderdelen van begroting en jaarverslag aansluiten op de doelenboom. Maak daarbij inzichtelijk welke middelen geraamd (begroting) worden c.q. besteed zijn (jaarverslag) aan de gestelde doelen uit de doelenboom. Maak – indien van toepassing – in de beleidsvelden naast de doelstellingen ook duidelijk welke going-concern activiteiten en budgetten in betreffende beleidsveld zijn opgenomen. Maak bij de gestelde doelen uit de doelenboom en bijhorende budgetten ook inzichtelijk dat eventueel sprake is van incidentele middelen.

Kenmerk: 2023/767345

3/7

5. Aanbeveling 5: Kwantificeer en vat samen waar kan en maak specifieke verwijzingen naar beschikbare stukken. Veel indicatoren, prestaties en acties staan erg op zichzelf. Zorg voor een duidelijke verwijzing naar de achterliggende stukken (inclusief vermelding hoofdstuk, paragraaf en bladzijdenummer) en doelen . Wees daarin ook samenvattend in de tekst. Is er in 1 of 2 zinnen mogelijk te zeggen wat een kwaliteitstoerist inhoudt? (beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur) 6. Aanbeveling 6: Laat bij toevoegingen en onttrekkingen uit reserves in de jaarstukken (bijvoorbeeld paragraaf 4.5 van de jaarrekening) met een korte toelichting concreet zien wat de toevoegingen c.q. onttrekkingen betreffen, hoe die zich verhouden tot de geraamde toevoegingen en onttrekkingen en op welk beleidsveld en doel deze betrekking hebben. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Met de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag, legt het college verantwoording af aan de raad. De verantwoording gaat over de besteding van de middelen zoals opgenomen in de gemeentebegroting van het voorgaande jaar en die beschikbaar zijn gesteld door de raad. De jaarstukken geven ook aan of het college de beoogde prestaties heeft geleverd en doelstellingen heeft gerealiseerd. De raad kan op basis van de jaarstukken controleren of het college in overeenstemming met de begroting en kadernota gestelde kaders heeft gehandeld. De raad beoordeelt de rapportage en stelt de jaarstukken vast, waarmee het betreffende boekjaar wordt afgesloten en het college décharge wordt verleend. In 2019 heeft de raad besloten in eigen beheer aanvullend onderzoek naar de jaarstukken en begroting te verrichten met behulp van de methode Duisenberg. Dit dient tot meer “scherpte” bij de voltallige raad te leiden en beoogt hiermee de inhoudelijke kwaliteit van de controlerende taak van de gemeenteraad te versterken . Het beoogt tevens een bijdrage te leveren aan een meer inhoudelijker debat over de grotere lijnen van het beleid bij de behandeling van de jaarstukken.

Daarnaast heeft de raad besloten een aparte raadsvergadering te wijden aan de behandeling van de jaarstukken en zo te komen tot een politiek en inhoudelijk verantwoordingsdebat ”voorbij” de technische vragen, waardoor tevens de betrokkenheid van raadsleden bij het debat wordt vergroot.

Kenmerk: 2023/767345

4/7

Er is besloten voor de duur van drie jaar (de begrotingen en jaarstukken 2018. 2019 en 2020) uitvoering te geven aan de methode met de werktitel "Duisenberg-light" en een tweetal rapporteurs te benoemen die één beleidsveld van hun commissie onderzoeken. 2. Aanpak onderzoeken m.b.v. methode Duisenberg De raad heeft voor dit jaar besloten dat het onderzoek methode Duisenberg-light zich toespitst op één van de beleidsvelden van de programma’s waar de commissie Bestuur en op één van de beleidsvelden van de programma’s waar de commissie Ontwikkeling voor verantwoordelijk is. Voor de commissie Bestuur is gekozen voor beleidsveld 6.2 Burger en bestuur en specifiek de doelstelling “Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad”. Voor de commissie Ontwikkeling is gekozen voor beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur en specifiek de doelstelling “Kwalitatieve groei toerisme met aandacht voor de leefbaarheid bewoners”. Om het onderzoek uit te voeren zijn door de raad uit iedere commissie elk 2 rapporteurs (1 van de oppositie en 1 van de coalitie) benoemd. Voor de commissie Bestuur zijn dat de rapporteurs Nienke Klazinga (VVD) en Janneke Barten (GL). Voor de commissie Ontwikkeling zijn dat de rapporteurs Geert-Jan Procee (OPHaarlem) en Joris Krouwels (D66).

De rapporteurs zijn begeleid door Liesbeth Reekers en Wesley Boer die samen met Pieter Duisenberg aan de wieg van de methode heeft gestaan en de methode inmiddels in meerdere gemeenten heeft uitgerold. Vanuit de griffie heeft Daphne Taets de rapporteurs ondersteund. Voor het onderzoek hebben de rapporteurs zich gebaseerd op de informatie uit de jaarstukken 2022, de (gewijzigde) begroting 2022-2026 en voorgaande jaarstukken en begrotingen, beleidsnota’s en externe bronnen. Nadat de rapporteurs hun keuze hebben gemaakt van het beleidsveld waar zij hun onderzoek naar wilden gaan verrichten, hebben zij bij hun commissieleden ook input opgehaald. Ter voorkoming dat betrokken ambtenaren en portefeuillehouders zich buiten het proces voelen worden gesteld, zijn zij vroeg in het proces betrokken. Dit draagt ook bij aan het wederzijds begrip. In de gesprekken die met hen hebben plaatsgevonden hebben rapporteurs hun gekozen onderzoeksonderwerp toegelicht en portefeuillehouders en afdelingshoofden konden ook hun input geven. Ook zullen er dan afspraken worden gemaakt over de onderlinge afstemming gedurende het onderzoek. Halverwege het onderzoek is een zogenaamde Q & A sessie georganiseerd waar rapporteurs met de betrokken ambtenaren op een meer informele wijze met elkaar in gesprek zijn gegaan.

Dit heeft ertoe bijgedragen dat verantwoordelijke ambtenaren in de gelegenheid zijn gesteld kennis te nemen van het onderzoek (aanpak en eerste bevindingen). Tevens zijn er technische vragen gesteld aan de verantwoordelijke ambtenaren. De directie en college zijn voorafgaand geïnformeerd dat er onderzoeken zullen plaatsvinden en zijn verzocht ambtelijke capaciteit vrij te maken om eventuele vragen van de onderzoekers te beantwoorden. Tot slot heeft er een gesprek plaatsgevonden met de accountant, de heer Van Vught.

Kenmerk: 2023/767345

5/7

Op basis hiervan hebben de rapporteurs een concept rapportage opgesteld; een neutrale analyse gebaseerd op feiten en zonder waardeoordeel van de beleidsmatige keuzes die zijn gemaakt en met technische en inhoudelijke conclusies en aanbevelingen. De rapporteurs hebben vooraf (vertrouwelijk) hun bevindingen met de commissies Beheer en Samenleving besproken, voordat de rapportages in definitieve vorm aan de raad en college zijn aangeboden. De commissievergaderingen hebben plaatsgevonden op 30 mei jl. en de leden van die commissies zijn toen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen input te leveren op de conclusies en aanbevelingen. Voor deze behandeling in de commissies zijn de betrokken afdelingshoofden en de gemeentesecretaris uitgenodigd om zo nodig een nadere technische verduidelijking te geven en eventuele feitelijke onjuistheden te corrigeren. De behandeling in de commissies heeft geleid tot kleine aanpassingen in de rapportages. De rapporteurs zijn enthousiast over de methode en het inzicht dat hiermee wordt geboden. Niet alleen wordt hiermee de controlerende taak van de raad versterkt, maar het draagt ook bij aan de persoonlijke ontwikkeling als raads- en commissielid. Een ander groot voordeel van deze methode vinden zij dat het de samenwerking tussen coalitie en oppositie bevordert en dat de aanbevelingen zo breed worden gedragen vanuit de raad.

Tot slot willen zij ook aangeven dat het deelnemen aan deze onderzoeken hun begrip van de begroting en jaarstukken heeft vergroot. Het zijn nuttige kennis en vaardigheden voor het verder uitvoeren van de taak als raads- en commissielid. 3. Opvolging aanbevelingen door de raad overgenomen aanbevelingen Alle door de raad overgenomen aanbevelingen worden door de griffie geregistreerd in het volgsysteem en worden uitgezet in de organisatie zodat deze kunnen worden opgevolgd. Ten behoeve van de begrotings- en jaarstukkenbehandeling wordt er een (ambtelijk) voorstel aangeboden aan de rapporteurs inzake de opvolging van iedere aanbeveling. De rapporteurs beoordelen deze voorstellen en brengen advies uit aan de raad over de wijze van opvolging. De raad wordt dan gevraagd voor iedere aanbeveling hun advies over te nemen. 4. Voorstel aan de raad Naar aanleiding van de conclusies van de Duisenberg light onderzoeken, zijn door de rapporteurs aanbevelingen geformuleerd. De raad wordt daartoe gevraagd het college te verzoeken in de aankomende begroting te rapporteren over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen die voor hen bestemd zijn en waar mogelijk deze al te implementeren in de aankomende begroting. Voor wat betreft de aanbevelingen die de raad zelf aangaan wordt het seniorenconvent gevraagd deze verder vorm te geven.

Bijlagen Bijlage 1: Duisenberg onderzoek beleidsveld 6.2 Burger en bestuur en specifiek de doelstelling “Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad”.

Kenmerk: 2023/767345

6/7

Bijlage 2: Duisenberg onderzoek beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur en specifiek de doelstelling “Kwalitatieve groei toerisme met aandacht voor de leefbaarheid bewoners”.

Kenmerk: 2023/767345

7/7