20230703784 Bijlage 2 Reactie college maart 2023 openstaande Duisenberg aanbevelingen 2018, 2019, 2020

Reactie college aanbevelingen commissie Duisenberg Light methode Jaarstukken 2018, 2019, jaarstukken 2018 en2020 2019 28 maart 2023 Concerncontrol

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Aanbevelingen 2018 / 2019 / 2020

3

2.1

Aanbevelingen 2018:

3

2.2

Aanbevelingen 2019:

4

2.3

Aanbevelingen 2020:

5

2

1.

Inleiding In 2022 is er, voor het eerst in drie jaar, geen onderzoek naar beleidsvelden van de jaarstukken 2021 uitgevoerd op basis van de Duisenberg Light methode. De methode die in de plaats is gekomen van het jaarlijkse RKC onderzoek naar de jaarstukken. Wel zijn er nog verschillende openstaande aanbevelingen uit eerdere jaren. In algemeenheid is het volgende afgesproken met de RKC en daarmee ook voor de Duisenberg Light methode: - Dat een aanbeveling zo geformuleerd moet zijn dat deze afdoeningsgrond bevat die het mogelijk maakt om en duidelijk maakt hoe een aanbeveling af te doen. - Dat aanbevelingen niet open blijven staan wanneer de context wezenlijk veranderd is. Als in een aanbeveling of stand van zaken gebruik gemaakt wordt van de bewoording ‘heeft permanente aandacht nodig’, voldoet dit niet aan het afdoeningscriterium. Zoals met de RKC en commissie Bestuur op 9 september 2021 afgesproken zijn punten met permanente aandacht onder gebracht bij de auditcommissie. Desondanks staan er nog verschillende aanbevelingen uit eerdere jaren open. In dit document wordt de laatste stand van zaken weergegeven.

2.

Aanbevelingen 2018 / 2019 / 2020 2.1 Aanbevelingen 2018: Toezegging rapporteren in ontwerpbegroting 2020 (2019/560113) 1. Neem indicatoren op bij alle doelen én alle prestaties; 2. Maak financieel inzichtelijk wat de besteding van middelen is op het niveau van doelen en prestaties en niet alleen op beleidsveld- en programmaniveau; 3. Koppel het oordeel van het college over het gevoerde beleid aan de indicatoren en het (al dan niet) behalen van afgesproken streefwaarden; 4. Rapporteer in het jaarverslag over veranderingen in de formulering van beleidsvelden, doelen, prestaties of indicatoren ten opzichte van de begroting; 5. Stuur strakker op de eindredactie van de jaarstukken. 1. Tijdens de raadsbijeenkomst van 21 juni 2022 is toegezegd dat het Conclusie voor afdoening college een voorstel aan de raad zal voorleggen voor het actualiseren van de indicatoren. Op 29 november 2022 is een raadsbijeenkomst gehouden over de indicatoren onder leiding van de accountant. Dit heeft geleid tot het raadsvoorstel voor herindeling van de programma’s 4 en 5, waarmee hier invulling aan is gegeven. Zoals in het raadsvoorstel is opgenomen (vastgesteld op 26 januari 2023) worden de laatste openstaande punten met betrekking tot de indicatoren ingevuld bij de Kadernota 2024. Het college beschouwt de aanbeveling daarmee als afgedaan. 2. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt.

3. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt.

3

4. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt. 5. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt.

2.2 Aanbevelingen 2019: Aanscherpen indicatoren (2020/0609648) Faciliteer opnieuw mogelijkheid voor de raad om indicatoren aan te scherpen. In 2022 en 2023 zijn hiervoor meerdere sessies belegd met de raad (zie ook Conclusie voor afdoening voorgaande aanbeveling). Het college waardeert de input die hierbij door de raad is meegegeven en heeft deze verwerkt. Het college beschouwt de aanbeveling daarmee als afgedaan. Sociaal jaarverslag (2020/0609855) Goed personeel is vitaal voor de gemeente Haarlem. Het zou goed zijn als de gemeente ook een sociaal jaarverslag maakt met betrekking tot het werkapparaat en alle thema’s die daar spelen. Conclusie voor In het verleden heeft de gemeente een dergelijk jaarverslag gehad. Het kost afdoening relatief veel tijd om een sociaal jaarverslag samen te stellen, terwijl de meerwaarde niet groot is gebleken. Het college heeft daarom eerder aangegeven niet opnieuw een sociaal jaarverslag op te willen stellen. Gevraagd is om jaarlijks te rapporteren hoe het ambtelijk apparaat er voor staat, kwantitatief en kwalitatief. In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting wordt reeds op hoofdlijnen inzicht gegeven in de personeelsplannen en - ontwikkelingen. In het jaarverslag wordt in de paragraaf bedrijfsvoering over de realisatie verslag gedaan.

Het college heeft toegezegd de mogelijkheid te onderzoeken om een light-versie van het sociaal jaarverslag op te stellen. Dit is in de jaarstukken 2022 gedaan in de vorm van een infographic. Het college beschouwt de aanbeveling daarmee als afgedaan. Onderverdeling aantallen medewerkers en kostentoerekening (2020/0609885) Breng duidelijker in beeld hoeveel mensen er aan het werk zijn voor de gemeente en tegen welke kosten. Het gaat dan niet alleen om FTE’s in dienst van de gemeente, maar ook FTE’s in dienst van overheids-NV’s en (tijdelijke) inhuur. Conclusie voor Ondanks dat de BBV niet zonder reden geen consolidatieplicht heeft afdoening opgenomen waardoor informatie over het aantal fte’s werkzaam bij overheids-N.V.’s niet opgenomen hoeft te worden, heeft het college het aantal fte’s van de NV’s van het voorafgaand jaar in de jaarstukken 2021 en 2022 van de gemeente Haarlem opgenomen in de bijlage ‘Overzicht personeel’. In de reactie van de rapporteurs op de reactie van het college is aangegeven dat de rapporteurs van mening zijn dat het van belang is voor de budgetverantwoording om per beleidsveld meer inzicht te hebben in welk deel van het budget naar personeel gaat (eigen en ingehuurd), en welk deel naar overige kosten. Deze toevoeging heeft betrekking op personeelsontwikkeling van eigen organisatie, dat hoort niet bij deze aanbeveling.

De commissie Bestuur heeft op 3 november 2022 haar wensen kenbaar gemaakt en naar aanleiding daarvan heeft het college aangegeven meer inzicht in inhuur van medewerkers te bieden in de aankomende P&C producten. Er is besloten de beoordeling van de P&C producten door de nieuwe rapporteurs te laten uitvoeren zodat zij advies kunnen uitbrengen aan de raad. In de jaarstukken 2022 is in de paragraaf bedrijfsvoering de ontwikkeling van de externe inhuur kwalitatief beschreven en is de externe

4

inhuur in FTE’s en kosten per domein weergegeven. Het college beschouwt de aanbeveling daarmee als afgedaan. Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756) Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein. Conclusie voor Het college deelt de mening dat digitalisering een omvangrijke en complexe afdoening opgave is die alle aspecten van de gemeente raakt. Tijdens de raadsbijeenkomst van 10-11-2022 stelt de raad dat de door het college toegezegde digitaliseringsstrategie niet voor de behandeling van de begroting aan de raad is voorgelegd. Ook is er nog geen duidelijkheid over wanneer deze nota en ook de roadmap wordt voorgelegd. Om die reden is besloten deze aanbeveling als nog niet opgevolgd te beschouwen. Het duurt langer om de plannen voor digitalisering concreet te krijgen. De uitwerking van de informatienota Prioritering 2023 speelt hierin mee. Het kost meer tijd en inspanning dan ingeschat om de lopende en geplande projecten op te halen en weer terug te vertalen naar doelstellingen waar de raad zich in kan herkennen en om de prioriteiten vanuit de verschillende domeinen op elkaar af te stemmen. Het college beschouwd de aanbeveling daarom als nog op te volgen.

2.3 Aanbevelingen 2020: Onderbouwing doelstelling en prestaties (2021/0371821) Formuleer in de begroting en het jaarverslag kort en krachtig een onderbouwde missie, een onderbouwde visie, de acties die daaruit volgen en wat dit mag kosten. Conclusie voor De specifieke missie, visie en acties op doelniveau worden beschreven in de afdoening bovenliggende beleidsdocumenten. In de P&C documenten wordt vervolgens naar deze stukken verwezen en gelinked. Het college heeft aangeven dat het abstractieniveau van begroting en jaarrekening hoger ligt dan van specifieke bovenliggende beleidsstukken. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan. Op 23 juni 2021 is door de raad het advies overgenomen van de rapporteurs waarin zij aangeven bij de behandeling van de jaarstukken 2021 aan alle commissies te vragen of de aanbeveling is opgevolgd. Dit heeft er toe geleid dat, na de behandeling in de commissies, de raad heeft besloten tijdens de raadsvergadering van 10-11-2022 de aanbeveling als niet opgevolgd te beschouwen. De recente collegereactie is identiek aan die van vorige keer. De raad heeft besloten de nieuw te benoemen rapporteurs te vragen deze aanbeveling nader te specificeren en hierover in gesprek te gaan met de portefeuillehouder conform de Haarlemse Duisenberg Light werkwijze.

Informatie bij doelen (2021/0371812) Neem informatie over geldende beleidskaders, speerpunten en aandachtspunten op bij doelen Conclusie voor In de begroting wordt reeds verwezen met hyperlinks naar beleidskaders en afdoening de daarbij behorende uitvoeringsprogramma’s. Aangezien er bij de begroting wordt gestuurd op een hoger aggregatieniveau en er druk ligt om de begroting leesbaar te houden, wordt voor specifieke detailinformatie verwezen naar individuele beleidsstukken. In haar eerdere reactie heeft het college aangegeven de aanbeveling als afgedaan te beschouwen. De vorige

5

Duisenbergrapporteurs hebben aangegeven dat de beoordeling hiervan door de nieuwe rapporteurs wordt opgepakt. De nieuwe rapporteurs zullen aan de hand van de volgende programmabegroting advies uitbrengen aan de raad of die programmabegroting wel dit inzicht biedt. Dit advies zal dan beschikbaar zijn ten behoeve van de behandeling van de jaarstukken 2022 (juni 2023). Het college blijft van mening dat de aanbeveling is opgevolgd en beschouwd deze daarmee nog steeds als afgedaan.

6

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 28 maart 2023

Tekst: Concerncontrol, Fotografie: -, Ontwerp: -, Drukwerk: ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 7