20230654153 1 Actualisatie nota risicomanagement

Raadsstuk

Onderwerp Actualisatie nota risicomanagement Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/654153 Roduner, F.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Hout, V.L. van 06-38561998 vhout@haarlem.nl De Gemeente Haarlem heeft ambities en doelstellingen om de stad verder te brengen. Onderweg naar deze ambities krijgt Haarlem voortdurend te maken met nieuwe ontwikkelingen. Door de dynamische omgeving van Haarlem horen risico’s bij het behalen van de doelstellingen. Deze nota risicomanagement heeft twee doelen: 1. Een duidelijke kader voor de toepassing van risicomanagement neerzetten; 2. Risicomanagement inzetten bij strategische besluitvorming. Om risicomanagement nadrukkelijker in te zetten bij strategische besluitvorming worden de volgende drie aanbevelingen gedaan:

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

1. Het koppelen van risico’s aan de doelenbomen uit de P&C producten, wat bijdraagt aan het bewuster kunnen bepalen van de risicobereidheid per doel; 2. Risico’s categoriseren naar incidenteel versus structureel, om het beeld voor de lange termijn inzichtelijk te maken; 3. Het toepassen van een scenarioanalyse voor het weerstandsvermogen, om het effect van besluitvorming op de lange termijn inzichtelijk te maken. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. NVT

Kenmerk: 2023/654153

1/5

Besluit College d.d. 12 juni 2023

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De geactualiseerde nota risicomanagement Haarlem 2023 vast te stellen.

de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De Gemeente Haarlem heeft ambities en doelstellingen om de stad verder te brengen. Onderweg krijgt Haarlem voortdurend te maken met risico’s. Risico’s die het behalen van doelstellingen in de weg kunnen staan. Risicomanagement wordt ingezet om risico’s efficiënter en effectiever te beheersen. Het expliciet op de kaart zetten van risicomanagement draagt bij aan het risicobewustzijn en biedt meer mogelijkheden om proactief te sturen op risico’s. Binnen de publieke sector is er een toenemende aandacht voor de manier waarop risico’s worden beheerst. Een toenemende complexiteit van de samenleving, mondiale ontwikkelingen en macro economische effecten dwingen de gemeente tot een groter risicobewustzijn. In tijden van arbeidsschaarste is prioritering van werkzaamheden juist van belang. Om werkzaamheden te prioriteren is het zaak om strategische keuzes te maken omtrent doelstellingen die de organisatie wil behalen. Bij doelstellingen horen risico’s die de realisatie hiervan kunnen beïnvloeden. Dat vraagt om een raamwerk waarbinnen risico’s worden geïdentificeerd, beoordeeld en beheerst.

Kenmerk: 2023/654153

2/5

Eind 2013 heeft de Rekenkamercommissie (RKC) onderzoek gedaan naar risicomanagement in Haarlem1. Het onderzoek was erop gericht om de kwaliteit van risicomanagement in kaart te brengen en te beoordelen hoe hierover verantwoording wordt afgelegd aan de gemeenteraad. De RKC concludeerde het volgende: "Voor effectieve risicobeheersing die uitgaat van een integrale aanpak, is er meer nodig dan er nu is. Nodig zijn helder gedefinieerd beleid en vastgelegde werkwijzen die recht doen aan de breedte en de diepgang van de aanpak en uitvoering van risicomanagement, ingebed in een risicobewuste en transparante cultuur. Het risicobewustzijn van de afdelingsmanagers is daarvoor een goede basis, mits er ondersteuning en training beschikbaar wordt gesteld". In 2014 is daarom de nota risicomanagement opgesteld. Hierin is het kader geschetst over het begrip risicomanagement, wat het oplevert en welke randvoorwaarden er gelden. Anno 2023 kan gesteld worden dat er een verbetering in de uitvoering van risicomanagement en het risicobewustzijn binnen de organisatie heeft plaatsgevonden, sinds het uitkomen van de nota in 2014. Het kader en proces staan en zijn verder ontwikkeld vanaf 2014. Het moment is nu daar om de volgende stap in de groei naar volwassenheid van risicomanagement te nemen en nieuwe ontwikkelingen op te nemen.

Dit houdt een focus op strategisch risicomanagement in, waarbij risicobewustzijn en risicobereidheid onderdeel zijn van de besluitvorming. Juist nu, wanneer de ambities hoog en de middelen, zoals arbeidskracht, schaars zijn, is adequaat risicomanagement van belang. Het bewustzijn van welke risico’s het behalen van doelstellingen in de weg kunnen staan helpt bij de prioritering in besluitvorming. Om deze reden is er voor gekozen de nota risicomanagement te actualiseren naar de situatie anno 2023. Naast adequate data zijn sturingsinstrumenten met meer aandacht voor de lange termijn van belang. Deze sturingsinstrumenten worden beschreven in deze nota. Ook is deze nota ten opzichte van de vorige nota uit 2014 kernachtiger beschreven en is een heldere rol- en procesbeschrijving toegevoegd.

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De geactualiseerde nota risicomanagement Haarlem 2023 vast te stellen.

3. Beoogd resultaat Deze nota risicomanagement wil het kader stellen voor het inzichtelijk en beheersbaar maken van risico’s, met als doel dat zij gemanaged kunnen worden. Het hoofddoel van het actualiseren van deze nota is uniformiteit creëren bij het definiëren van risico’s en het inzetten van risicomanagement bij

1

Groeien naar Volwaardigheid. Onderzoek van de RKC Haarlem naar het risicomanagement-systeem van de Gemeente Haarlem

Kenmerk: 2023/654153

3/5

strategische besluitvorming. Hiermee wordt de volgende stap in het volwassenheidsniveau van risicomanagement gezet. Dat doet de nota middels de volgende punten: 1. Een duidelijk kader neerzetten voor de toepassing van risicomanagement: - Inzicht geven in wat de doelstellingen en reikwijdte van risicomanagement zijn; - Een eenduidig begrippenkader neerzetten; - De verschillende invalshoeken van risico’s presenteren; - Duidelijk maken van de rollen en verwachtingen in relatie tot risicomanagement; - Laten zien welke instrumenten (systemen, procedures en werkwijzen) worden ingezet. 2. Risicomanagement in te zetten bij strategische besluitvorming: - Inzicht bieden waar risicomanagement strategisch ingezet kan worden bij besluitvorming; - Inzicht bieden in het lange termijn risicoprofiel. Deze punten hebben met elkaar gemeen dat ze voor sturing en transparantie aan de voorkant zorgen en maken alert en adequaat handelen mogelijk op het moment dat zich een risico voordoet.

4. Argumenten In de nota zijn drie aanbevelingen opgenomen, met als doel om het toepassen van risicomanagement op het niveau van strategische besluitvorming te ondersteunen en stimuleren. De drie aanbevelingen zijn: 1. Risico’s koppelen aan de doelenbomen uit de P&C producten Om de raad inzicht te geven in de relatie tussen risico’s en doelstellingen en te faciliteren dat zij de risicobereidheid per doel kan bepalen worden de risico’s voortaan ook gekoppeld aan de doelen uit de doelenbomen in de P&C producten. De doelenboom brengt de samenhang in beeld tussen de programmadoelstellingen, bijbehorende beleidsvelden en de hieraan gekoppelde doelen en prestaties met bijbehorende producten. Het koppelen van risico’s aan doelen bevordert het strategische gesprek over de risicobereidheid en het risicobewustzijn van de organisatie. 2. Risico’s categoriseren naar incidenteel versus structureel Een (incidenteel) risico kan een structureel gevolg hebben. Voor het college en de raad is deze informatie van belang om een juiste risico afweging te maken met betrekking tot de risicobereidheid. Het accepteren van een incidenteel risico is aannemelijker dan een risico met een structureel nadelig effect. Ook geeft het een beter beeld over het risicoprofiel in het meerjarenbeeld. 3.

Scenarioanalyse De ratio van het weerstandsvermogen geeft een momentopname van het risicoprofiel weer, namelijk de peildatum van de risicoactualisatie en de huidige stand van de algemene reserve. De afweging om middelen te onttrekken of te doteren aan de algemene reserve heeft echter een meerjarig effect. Daarnaast zijn de doelen, bijbehorende risico’s en de omgeving van Haarlem

Kenmerk: 2023/654153

4/5

dynamisch. In het verleden zijn grote schommelingen geweest in het risicoprofiel door onvoorziene gebeurtenissen. Om de besluitvorming van deze afweging te faciliteren wordt de ratio van het weerstandvermogen meerjarig geprognotiseerd op basis van scenario’s. Deze scenarioanalyse bestaat uit drie basisscenario’s gebaseerd op uitersten. Dit houdt in dat de werkelijkheid waarschijnlijk tussen de bandbreedte van de scenario’s zal liggen. Deze scenarioanalyse zal opgenomen worden in de risicoparagraaf van de P&C producten.

5. Risico’s en kanttekeningen NVT

6. Uitvoering De eerste resultaten worden verwacht bij de Programmabegroting 2024-2028.

7. Bijlagen Bijlage 1. Nota risicomanagement Haarlem 2023

Kenmerk: 2023/654153

5/5