Document · PDF

20230590864 4 Bijlage 3: Herziene begroting 2023, ontwerpbegroting 2024 NHA (meerjarenplan 2024 tm 2027)

gemeenteraad 29 juni 2023, gemeente HaarlemBij agendapunt: Zienswijze ontwerpbegroting 2024 en herziene begroting 2023, jaarrekening 2022 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief10.715 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Herziene begroting 2023 Meerjarenbegroting 2024 - 2027

Bestuursvergadering 19 april 2023

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Inhoudsopgave

1. Beleidsbegroting 2023 1.1 Programmaplan 2023 1.2 De paragrafen  Weerstandsvermogen en risicobeheersing  Onderhoud kapitaalgoederen  Financiering  Bedrijfsvoering  Verbonden partijen 2. Financiële begroting 2023 2.1 Overzicht van baten en lasten 2.2 Toelichting op overzicht van baten en lasten 2.3 Uiteenzetting en toelichting van de financiële positie

3. Meerjarenraming en toelichting 3.1 Geprognosticeerde raming van baten en lasten 2024 – 2026 3.2 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2024 – 2026

LEZIN G

Beleidsbegroting

Bestuursvergadering 19 april 2023

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2023 De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het Noord-Hollands Archief heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het Noord-Hollands Archief vallen onder dit programma, dat hieronder verder wordt toegelicht.

 Wat willen we bereiken? Het Noord-Hollands Archief (NHA) staat voor optimale toegang in al haar archieven en collecties. Het vervult een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als van particulieren. Dit strekt zich uit tot heel Noord-Holland. Het NHA omarmt de ontwikkeling van technologie die bijdraagt aan een toename in gebruik van data. De keerzijde van de medaille raakt een belangrijk fundament waarop het NHA is gestoeld: de oorspronkelijkheid van data. Het NHA waarborgt de originaliteit van alle aan het archief toevertrouwde informatie. Hiermee geeft de organisatie uiting aan één van haar grootste waarden, namelijk betrouwbaarheid, en draagt ze bij aan de democratische rechtsstaat. Het publiekscentrum en de website zijn de first touchpoint voor alle inwoners van de provincie. Bij het NHA staan openheid en laagdrempeligheid voorop.

 Wat gaan we daarvoor doen? In het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 van het NHA is aan de hand van vier pijlers beschreven welke doelstellingen het zichzelf voor deze periode heeft gesteld. Hieronder wordt toegelicht op welke manier daar in 2023 invulling aan wordt gegeven: Publiek faciliteren en enthousiasmeren De tentoonstellingen, de Janskerk zelf en de website zijn voor de bezoekers vaak de eerste toegang tot het NHA en alle hier bewaarde bronnen. In 2023 wordt een aantal aan de collectie gerelateerde tentoonstellingen getoond, waaronder de publiekstentoonstelling ‘Archief van de toekomst’. Hier wil het NHA op verrassende wijze de kracht van digitaal archief onder de aandacht brengen bij zowel overheidspartners, jongeren, als andere geïnteresseerden. Kennisoverdracht staat centraal, en de inzet van nieuwe technologie belichaamt de overgang van fysiek naar digitaal, één van de belangrijke uitdagingen voor de komende jaren. Dit jaar wordt er ook aandacht besteed aan de Janskerk als historische presentatieruimte, door laagdrempelige toegankelijkheid voor meer doelgroepen, zoals bijvoorbeeld de jongere bezoeker.

Als collectiecentrum zorgt het NHA ervoor dat de collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar is. De focus ligt op het ontsluiten van archief dat waardevol bijdraagt en kan worden gebruikt door vele doelgroepen. Zo ontwikkelt het NHA voor elke doelgroep een gebruikersprofiel en anticipeert het op de toename van gebruikerswaarde.

Bronnen veiligstellen

Als expertisecentrum staat het NHA de overheidspartners terzijde bij het verantwoord inrichten van hun informatiebeheer ten behoeve van de democratische verantwoording en de bedrijfsvoering. Het gaat partnerships met hen aan, brengt versnelling in innovatie en ontwikkelt samen.

In 2023 wordt het laatste analoge archief van de gemeente Haarlem in beheer genomen en onderzoekt het NHA samen met de gemeente Haarlem de mogelijkheden voor een nieuw depotgebouw in de stad. Het Frans Hals Museum en de afdeling Archeologie zijn beoogde partners in het Collectiecentrum Haarlem, waar politieke besluitvorming over wordt voorzien in de loop van het jaar.

Data staat hierin centraal. Voor de interne bedrijfsvoering bij de keuze in ontsluiting van archieven, maar ook voor de gebruiker: het NHA vergroot de bruikbaarheid door consequent de collectie te verrijken met metadata en toe te werken naar een optimale IT-infrastructuur die het NHA in staat stelt om ook met nieuwe standaarden als Linked Open Data te werken, waardoor data aan elkaar gekoppeld kan worden. Hiermee wordt actief het maatschappelijk en wetenschappelijk rendement van de collecties verhoogd.

Het NHA houdt doorlopend toezicht en geeft advies over de archiefvorming, door bij de archiefvormers een (beknopte of uitgebreide) jaarlijkse inspectie uit te voeren.

In 2023 worden enkele overheidsarchieven nader toegankelijk gemaakt (onder meer van het Provinciaal Elektriciteitsbedrijf Noord-Holland) en is de digitalisering van het archief van de abdij van Egmond in uitvoering. Binnen het NHA wordt daarnaast gewerkt aan het optimaliseren van de toegang en zichtbaarheid van de verschillende beeldcollecties.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2023 Meer mogelijk maken met data

Organisatie blijven ontwikkelen

In de dienstverlening van het NHA staat de klant centraal. Het digitaliseren van bronnen en het publiceren van data gebeurt altijd met het publiek voor ogen. Naast het online aanbod van scans en metadata blijft het mogelijk onderzoek te doen op de studiezaal in de historische Janskerk.

Op korte termijn wordt het programma Digitaal Informatiebeheer ingebed in de organisatie. De veranderingen in de maatschappij oefenen een opwaartse druk uit op de expertise van de medewerkers. Het NHA stimuleert ontwikkeling en vergroot vaardigheden om hieraan te kunnen voldoen Dit alles krijgt zijn beslag in een jaarlijks strategisch opleidingsplan en in training on the job.

Er wordt veel gevraagd naar historische persoonsgegevens en daarom staan die centraal in het digitaliseren. Het digitaliseren en online beschikbaar maken van een deel van de archieven van de Burgerlijke Stand gaat in 2023 verder. Online vrijwilligers werken aan de Burgerlijke Stand Overlijdensregisters van Noord-Holland, periode 1961-1970. De registers van de Burgerlijke Stand Geboorten Noord-Holland, periode 1913-1922, worden gedigitaliseerd, zodat deze hierna door vrijwilligers op naam doorzoekbaar kunnen worden gemaakt. De oudste bouwdossiers van Haarlem komen na digitalisering beschikbaar. Ook hiernaar is vanuit het publiek en ambtenaren van de gemeente veel vraag.

Door te kiezen voor vaste werkmethodieken, genereert het NHA een gemeenschappelijke taal en wordt samenwerken veel gemakkelijker. Elkaars kunde en expertise worden gerespecteerd en diversiteit in competenties is het streven. Systemen dienen het werk gemakkelijker te maken, zo biedt E-HRM voor het NHA de oplossing tot een adequaat personeelssysteem en wordt alle informatie vanuit één digitaal personeelsdossier gedocumenteerd.

Een veelgevraagde dienst is het scannen-op-verzoek, waarbij vanuit de scanstraat archiefstukken op aanvraag gedigitaliseerd worden. Deze dienst wordt verder uitgebreid met scannen-op-verzoek voor ambtenaren, zodat het tijdsintensieve proces van het uitlenen van dossiers geminimaliseerd kan worden. Om dit te realiseren wordt geïnvesteerd in additionele scanapparatuur en software en werken (extra) medewerkers via SpaarneWerkt vanuit detachering. Sinds de livegang van het e-depot in 2021 wordt sterk ingezet op overbrenging van digitale archieven. Vanuit het programma Digitaal Informatiebeheer wordt hier een belangrijke bijdrage aan geleverd. Naast advies aan de overheidspartners, ter bevordering van de kwaliteit van de informatievoorziening, worden ook projecten uitgevoerd om de digitale overbrengingen van hun digitale archieven te versnellen. Vanuit de ambitie van de organisatie om meer data driven te werken, wordt er vanuit het programma ook gewerkt aan het verhogen van de kwaliteit van de interne informatievoorziening. Denk hierbij aan harmonisatie van het applicatielandschap, informatiebeveiliging en meer focus op de kwaliteit van de eigen data.

Hierin speelt technische innovatie een grote rol: nieuwe ontwikkelingen en producten in de markt worden gevolgd en hiermee wordt getest om ervoor te zorgen dat het NHA altijd over moderne en betrouwbare middelen beschikt om het digitale archief permanent te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2023  Wat mag het kosten?

Topics programma

In onderstaande tabel zijn de geraamde baten en lasten voor het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven” gespecificeerd, waarbij de overhead apart is benoemd. Algemene dekkingsmiddelen en vennootschapsbelasting zijn niet van toepassing.

Raming van baten en lasten

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

Kaderstellende documenten: - Archiefwet - Wet Open Overheid (WOO) - Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) - Wet Elektronische Bekendmaking Auteurswet

Herziene begroting 2023 Lasten Baten Saldo

6.269.944

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.248.319 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.518.263

8.559.377

2.289.433

-2.248.319 41.114

Verbonden partijen: - READ COOP Taakveld en beleidsindicatoren: - Taakveld 5.4 Musea Investeringen: - Zie investeringsbegroting Risico’s: - Zie paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

Reserves en voorzieningen: - Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg - Bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg - Bestemmingsreserve filmexperience over digitalisering

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen 1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement gaat over de risico’s die uitvoering van het gevoerde beleid met zich meebrengt. Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de relatie tussen benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit (het weerstandsvermogen) en de voor het NHA relevante, voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteits-ratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het Noord-Hollands Archief geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het NoordHollands Archief, omdat het Noord-Hollands Archief geen belastingen heft. Weerstandsvermogen Het Noord-Hollands Archief wil over voldoende middelen beschikken om onvoorziene gebeurtenissen op te vangen, zonder genoodzaakt te zijn om direct in te grijpen in de begroting en het gevoerde beleid. Om deze risico’s in kaart te brengen, doet het MT van het NHA jaarlijks een inventarisatie van potentiële risico’s. Daarbij worden de potentiële risico’s benoemd, met daarbij een inschatting van de potentiële impact.

Ieder risico wordt vervolgens ingedeeld in een risicocategorie (de waarschijnlijkheid dat het risico zich daadwerkelijk voordoet) variërend van zeer klein (10%), klein (25%), gemiddeld (50%), groot (70%) of zeer groot (90%). Door de verwachte impact te vermenigvuldigen met het percentage van de risicocategorie, wordt het totale risicobedrag berekend dat gebruikt wordt voor het bepalen van de weerstandsratio. De weerstandsratio wordt berekend door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het totale risico. Het Noord-Hollands Archief streeft op de korte termijn een weerstandsvermogen na dat tenminste voldoende is. Dit vereist een ratio weerstandsvermogen dat tussen de 1,0 en 1,4 ligt. Daarnaast heeft het NHA de doelstelling om binnen 3 jaar een weerstandsvermogen op te bouwen dat minimaal kwantificeert als ruim voldoende; een ratio tussen de 1,4 en 2,0. Resultaat risico inventarisatie De risico’s van onverwacht hoge uitgaven worden als beperkt aangemerkt. Het Noord-Hollands Archief heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. Toch zijn er een aantal risico’s benoemd in de risico-inventarisatie, die hiernaast zijn weergegeven.

Risico Bij het uittreden van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling moet er wellicht BTW geheven worden over de bijdrage, dat in mindering moet worden gebracht op het totaalbedrag

25%

Bedrag 500.000

Vertraging of annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat uit de huidige locaties en er archief extern moet worden ondergebracht (huur)

25%

250.000

62.500

Er moet een re-organisatie plaatsvinden, door een structureel tekort op de begroting (minder inkomsten en/of hogere kosten). Reservering voor afkoopsommen

10%

500.000

50.000

Ontevredenheid van partners over de dienstverlening, de relevantie van het archief (bijv. bij daling aantal bezoekers) en/of de tarifering, waardoor er bij de evaluatie van de contracten discussie ontstaat over de hoogte van de bijdrage, of zelfs opzegging van contracten waardoor de inkomsten van onze partners terugvallen

10%

500.000

50.000

Medewerkers worden langdurig ziek en/of arbeidsongeschikt, waardoor verzekeringspremies stijgen en er extern moet worden ingehuurd

25%

150.000

37.500

Disfunctioneren of arbeidsconflict medewerker, waardoor een afkoopsom moet worden betaald.

10%

200.000

20.000

Informatiebeveiliging (risico op hacks etc,), waardoor er geen toegang meer is tot het digitaal archief

10%

150.000

15.000

Schending van bijvoorbeeld auteursrechten of AVG, bijvoorbeeld door een datalek of onjuiste inzage op beperkt openbare stukken in e-depot

25%

25.000

6.250

Totaal

Kans

Risico 125.000

366.250

Op basis van de beschikbare weerstandscapaciteit van € 263.770 en een bedrag van € 366.250 aan risico komt de weerstandsratio in de begroting 2023 uit op 0,72. Daarom is het voorstel om vanuit de resultaatsbestemming een bedrag van € 115.000 te doteren aan de weerstandsreserve. De weerstandratio komt daarmee op 1,03 ((€ 263.770+ € 115.000) / € 366.250) waarmee het kwalificeert als “voldoende”.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen Beoordeling van ratio’s

Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio Netto schuldquote Structurele exploitatieruimte

Jaarrekening 2022

Herziene begroting 2023

2,4 55% -7,5% 2,2%

2,2 56% -6,2% -1,2%

Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn kortetermijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de kortlopende activa en de kortlopende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de korte termijnverplichtingen te voldoen. De liquiditeitsratio van de herziene begroting daalt met 0,2 ten opzichte van 2022, maar is met 2,2 nog steeds relatief hoog. Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemdvermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd. In de herziene begroting stijgt de solvabiliteitsratio verder, door de toename van het eigen vermogen. Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken.

De netto schuldquote daalt ten opzichte van 2022, mate name door de hogere baten die in 2023 zullen worden ontvangen. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. In 2023 is deze negatiever ten opzichte van 2022, met name omdat het gerealiseerde saldo van baten en lasten daalt ten opzichte van 2022.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen 2. Onderhoud kapitaalgoederen Het Noord-Hollands Archief heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB).

Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Op deze leningen wordt ieder jaar afgelost en wordt rente betaald. In de begroting en liquiditeitsplanning wordt hiermee rekening gehouden. Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.

Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een rijksmonument. Voor 2023 staat er voor € 172.500 aan investeringen in onderhoud gepland en voor € 22.500 aan investeringen voor inrichting.

4. Bedrijfsvoering

Kleine Houtweg 18 Sinds 1 januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf, het Noord-Hollands Archief, gedaan. Er wordt sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.000 te doteren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen meerjaren onderhoudsplan was voor 2020 tot en met 2029. Voor 2023 is er een bedrag van € 150.000 aan investeringen gepland voor het pand aan de Kleine Houtweg, waarvan een groot deel onderhoud betreft. In november 2020 is het geactualiseerde meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MOIP) ontvangen, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. Verder heeft het Noord-Hollands archief in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve voor achterstallig onderhoud. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.

3. Financiering Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het NoordHollands Archief eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening.

Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het Noord-Hollands Archief voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de rijkscollecties komen te vervallen. Er is echter een transitieperiode van 5 jaar, waarbij het NHA gedurende een periode van 5 jaar nog een vaste overbruggingstoelage voor het e-depot ontvangt van € 50.000 van 2022 tot en met 2026. Daarnaast hebben de Regionale Historische Centra gezamenlijk een kostenmodel vastgesteld voor de aansluiting op het e-Depot. Dit kostenmodel wordt met ingang van 2019 toegepast. In 2019 is als gevolg hiervan met alle gemeenten waarvoor het Noord-Hollands Archief het archief- en informatiebeheer uitvoert een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten, waarbij het aantal inwoners het uitgangspunt is bij de berekening van de kosten. Ook met de provincie Noord-Holland en een aantal overige overheidsorganisaties is een aanvullende dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het digitaal informatiebeheer op basis van het aantal inwoners. Deze nieuwe inkomstenstroom is nodig voor extra personele inzet voor de ontwikkeling en uitvoering van digitaal informatiebeheer. Het programma dat het NHA daarvoor heeft geïnitieerd loopt in de tweede helft van 2023 af. De werkzaamheden worden dan ingebed in de organisatie.

5. Verbonden partijen In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie. Verder heeft het Noord-Hollands Archief niet de intentie om enige vorm van verbintenis aan te gaan met een andere partij.

LEZIN G

Financiële begroting

Bestuursvergadering 19 april 2023

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Overzicht van baten en lasten 2023

Raming van baten en lasten Lasten

Jaarrekening 2022 Baten

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

5.787.767

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.345.048 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.132.815

Mutaties reserves

Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - collectiebeheer Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - tentoonstelling "archief van de toekomst"

8.449.652

Jaarrekening 2022 Toevoeging Onttrekking

200.000

Saldo

Lasten

2.661.885

5.814.314

-2.345.048 -

2.210.727 -

316.837

8.025.041

Saldo

71.385 5.731 28.621 33.375

71.385 -194.269 28.621 33.375

Begroting 2023 Baten

8.115.466

Begroting 2023 Toevoeging Onttrekking

Saldo

Herziene begroting 2023 Lasten Baten Saldo

2.301.152

6.269.944

-2.210.727 -

2.248.319 -

90.425

8.518.263

8.559.377

2.289.433

-2.248.319 41.114

Herziene begroting 2023 Toevoeging Onttrekking Saldo

Saldo

200.000

64.862 44.713

64.862 -155.287 -

200.000

90.099 13.786 15.000 40.000

90.099 -186.214 15.000 40.000

Totaal mutaties reserves

200.000

139.112

-60.888

200.000

109.575

-90.425

200.000

158.886

-41.114

Gerealiseerd resultaat

8.332.815

8.588.763

255.949

8.225.041

8.718.263

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting overzicht van baten en lasten 2023 Noord-Holland Archief

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

GEREALISEERDE BATEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties

5.509.903 2.449.630

5.342.549 2.505.917

5.544.244 2.661.514

5.707.218 2.732.141

5.724.887 2.735.110

5.735.514 2.735.110

5.709.887 2.735.110

Totaal baten overheid

7.959.533

7.848.466

8.205.758

8.439.360

8.459.997

8.470.625

8.444.997

490.118

267.000

353.619

281.650

8.449.652

8.115.466

8.559.377

8.721.010

8.741.647

8.752.275

8.726.647

Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)

4.439.869 1.075.276 2.617.670

4.606.058 867.000 2.551.983

4.721.173 1.060.708 2.736.383

4.972.510 864.000 2.767.723

4.967.749 864.000 2.788.922

4.976.598 864.000 2.810.700

4.923.361 864.000 2.833.072

TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN

8.132.815

8.025.041

8.518.263

8.604.233

8.620.671

8.651.298

8.620.434

Overige baten TOTAAL GEREALISEERDE BATEN GEREALISEERDE LASTEN

Algemene dekkingsmiddelen

GEREALISEERD SALDO VAN BATEN EN LASTEN

316.837

90.425

41.114

116.776

120.976

100.976

106.214

Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - collectiebeheer Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - tentoonstelling "archief van de toekomst"

71.385 -200.000 5.731 28.621 33.375 -

64.862 -200.000 44.713 -

90.099 -200.000 13.786 15.000 40.000

49.437 -200.000 33.786 -

25.237 -200.000 53.786 -

25.237 -200.000 73.786 -

-200.000 93.786 -

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-60.888

-90.425

-41.114

-116.776

-120.976

-100.976

-106.214

GEREALISEERD RESULTAAT

255.949

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten 2023 Baten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie Bijdrage Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Bijdrage provincie Noord-Holland Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer Totaal overige overheidsorganisaties Totaal baten overheid Overige opbrengsten Depotverhuur Overige opbrengsten Opbrengsten dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen Totaal overige baten TOTAAL BATEN

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

2.472.946 159.090 2.151.950 218.069 302.613 91.668 20.000 93.568 5.509.903

2.363.825 50.000 2.174.030 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568 5.342.549

2.472.946 50.000 2.220.435 263.014 313.681 110.600 20.000 93.568 5.544.244

2.547.134 50.000 2.281.130 276.165 323.092 116.129 20.000 93.568 5.707.218

2.547.134 50.000 2.304.328 276.165 323.092 110.600 20.000 93.568 5.724.887

2.547.134 50.000 2.328.106 263.014 323.092 110.600 20.000 93.568 5.735.514

2.547.134 2.352.479 263.014 323.092 110.600 20.000 93.568 5.709.887

1.033.450

1.024.725

1.136.796

1.193.635

515.274

563.973

584.050

587.019

589.988

721.411 179.495 2.449.630

721.411 195.808 2.505.917

724.294 216.374 2.661.514

724.294 227.193 2.732.141

724.294 227.193 2.735.110

7.959.533

7.848.466

8.205.758

8.439.360

8.459.997

8.470.625

8.444.997

69.224 21.886 9.450 219.307 170.251 490.118

20.000 25.000 10.000 212.000 267.000

50.000 20.000 10.000 240.619 33.000 353.619

20.000 20.000 10.000 231.650 281.650

8.449.652

8.115.466

8.559.377

8.721.010

8.741.647

8.752.275

8.726.647

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten 2023 Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling De uitkomsten van de jaarrekening 2022 geven aanleiding om de begroting voor 2023 te herzien. De wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 worden hieronder puntsgewijs toegelicht. Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Bevoorschotting 2023’ van het Nationaal Archief d.d. 19 januari 2023. De verhoging van de bijdrage ten opzichte van het oorspronkelijk begrote bedrag is het gevolg van indexering. Bijdrage Rijk voor digitale taken Rijkscollecties De structurele bijdrage van het Rijk voor digitale taken is per 2022 komen te vervallen. Er is in 2022 nog wel een eenmalige bijdrage uitgekeerd, en daarnaast is er een transitieperiode van 5 jaar, waarbij het NHA een vaste overbruggingstoelage ontvangt van € 50.000 tot en met 2026. Dit bedrag is niet aangepast ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Besluit bijdrage 2023’ d.d.

20 december 2022, deels vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2022 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen en deels met de indexering van de huisvesting aan de Jansstraat. Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Haarlem een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. Met ingang van 2022 is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen. De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 10,0% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2022. Ten opzichte van 2022 is het bedrag daarnaast hoger in verband met een eenmalige terugbetaling in 2022. Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is gebaseerd op de bijdrage voor 2022, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2022 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen. Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal

informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. Met ingang van 2022 is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen. De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 10,0% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2022.

Bijdragen overige overheidsinstanties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 10,0% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2022. Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. Met ingang van 2022 is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 is het bedrag gestegen in verband met een hoger aantal inwoners, en nieuwe afgesloten contracten met Omgevingsdienst IJmond en Recreatieschap Noord-Holland. In 2022 heeft er daarnaast een eenmalige terugbetaling plaatsgevonden.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland omvat een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven, een bedrag voor het beheer van de Provinciale Atlas-Noord-Holland, een bedrag voor de aankoop van beeldmateriaal voor deze historisch-topografische collectie (inclusief een foto-opdracht), een bedrag voor het organiseren van tentoonstellingen met de Provinciale Atlas, een bedrag voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland en een bedrag voor de diensten van de provinciearchivaris. In de herziene begroting valt deze bijdrage iets hoger uit als gevolg van indexering van het bedrag voor de provinciearchivaris (10,0%, CPI 2022). Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal archiefbeheer Sinds 2019 betaalt de provincie Noord-Holland een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. Met ingang van 2022 is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen. De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 10,0% op basis van de 14 Consumenten Prijs Index (CPI) 2022. In 2022 heeft er daarnaast een eenmalige terugbetaling plaatsgevonden.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten 2023 Overige baten Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Het bedrag in de herziene begroting valt ten opzichte van 2022 lager uit door een vermindering van het aantal meters dat de provincie Noord-Holland huurt, maar hoger ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 omdat zij zich pas met ingang van 2024 geheel terugtrekt.

Overige opbrengsten Deze post omvat de opbrengsten uit het archiefcafé en uit de verhuur van de commandeurszaal en doorberekende huisvesting. Deze is licht naar beneden bijgesteld op basis van de resultaten van 2022. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Stichting Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en servicekosten, vermeerderd met de aflossing van een lening door Hart ad € 20.000 per jaar. Het bedrag is hoger ten opzichte van de oorspronkelijke begroting in verband met de indexatie van de huur met een percentage van 10,0%, op basis van CPI 2022. Projectopbrengsten en –bijdragen Op het moment van opstellen van de begroting voor 2022 waren er nog geen projectopbrengsten en –bijdragen bekend. Inmiddels is duidelijk dat er in 2023 nog een restant van de subsidie van het Mondriaanfonds zal zijn, voor kosten die gemaakt worden voor de tentoonstelling “Vrouwen in verzet”.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting lasten 2023

Lasten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" (incl. overhead)

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Personeelskosten Kosten formatie (incl. overhead) Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) Externe inhuur digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Overige personeelskosten (overhead) Totaal personeelskosten

3.525.025 214.171 416.471 4.247 279.955 4.439.869

4.018.482 306.815 12.500 268.261 4.606.058

3.856.698 166.870 385.691 12.500 299.415 4.721.173

4.527.496 123.302

4.527.496 118.541

4.527.496 127.390

4.527.496 74.153

12.875 308.838 4.972.510

12.875 308.838 4.967.749

12.875 308.838 4.976.598

12.875 308.838 4.923.361

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Acquisitie Digitaal zichtbaar maken Dienstverlening Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie Totaal materieel directe kosten

182.616 43.133 545.197 1.840 259.512 42.977 1.075.276

150.000 47.000 450.000 5.000 175.000 40.000 867.000

150.000 47.000 486.658 2.000 287.550 87.500 1.060.708

150.000 47.000 450.000 2.000 175.000 40.000 864.000

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten Organisatiekosten (overhead) Afschrijvingskosten (overhead) Rentekosten (overhead) Facilitaire kosten (overhead) Totaal materieel indirecte kosten

1.676.203 635.059 236.116 25.301 44.992 2.617.670

1.684.397 569.000 238.585 30.000 30.000 2.551.983

1.834.963 594.500 236.920 25.000 45.000 2.736.383

1.877.579 582.975 236.920 23.000 47.250 2.767.723

1.900.777 582.975 236.920 21.000 47.250 2.788.922

1.924.555 582.975 236.920 19.000 47.250 2.810.700

1.948.928 582.975 236.920 17.000 47.250 2.833.072

TOTAAL LASTEN

8.132.815

8.025.041

8.518.263

8.604.233

8.620.671

8.651.298

8.620.434

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting lasten 2023 Personeelskosten Formatieve medewerkers De kosten voor de formatie zijn gebaseerd op de actuele en verwachte bezetting, rekening houdend met (invulling van) vacatures en het generatiepact. Een deel van het budget dat vrijvalt door de aanwezigheid van vacatures wordt ingezet om extern in te huren. Ten slotte wordt er rekening gehouden met een aantal verschuivingen die naar verwachting in de loop van het jaar plaats zullen vinden Extra personele inzet digitaal informatiebeheer Ten behoeve van aansluiting op het e-Depot van de provincie Noord-Holland, gemeenten en overige overheidsorganisaties en ten behoeve van verdere ontwikkeling van beheer en beschikbaar stellen van digitale archieven is in 2023 extra personele inzet vereist. Belangrijkste reden daarvan zijn een aantal vacatures waarvoor geen kandidaten te vinden zijn of waarvoor op dit moment bewust gekozen wordt voor externen.

Bijkomende personeelskosten (overhead) De bijkomende personeelskosten worden gekwalificeerd als overhead. Deze zijn € 31.154 hoger dan de oorspronkelijke begroting en worden verklaard door de volgende oorzaken: • Er is in de CAO met ingang van 2023 een hogere thuiswerkvergoeding en kilometervergoeding overeengekomen. De totale impact daarvan is begroot op € 10.987 • Uitbreiding van het vitaliteitsbudget met € 500,00 per 3 jaar. De totale impact daarvan is voor 2022 begroot op € 15.167. • De kosten voor de salarisadministratie gaan omhoog, verwachte impact is € 5.000

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Het budget voor collectiebeheer is na de eenmalige verhoging van 2022 vanuit de bestemmingsreserve, weer terug op het oorspronkelijke budget van € 150.000.

Publieksactiviteiten en educatie Het budget voor publieksactiviteiten is met € 112.550 verhoogd in verband met een aantal additionele activiteiten en projecten. Deze worden (deels) gefinancierd vanuit de projectopbrengsten en – bijdragen. PR en communicatie Het budget voor PR en communicatie is verhoogd met € 47.500 tot een bedrag van € 87.500. Daarvan heeft € 40.000 betrekking op de reguliere activiteiten, in lijn met eerdere jaren. De overige € 47.500 is onder andere bedoeld voor communicatie-uitingen naar onze partners en input voor de zomertentoonstelling. Dit wordt voor € 15.000 gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve uit de resultaatsbestemming van 2021.

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten Deze post is ten opzichte van het oorspronkelijke budget voor een aantal onderdelen op het niveau gebracht van de reële uitgaven in 2022. Daarnaast zit hierin ook de huurverhoging van het pand aan de Jansstraat en een flinke verhoging van verwachte kosten voor gas en elektra. Organisatiekosten Deze post is in de herziene begroting met € 25.500 verhoogd om de kosten in lijn te brengen met 2022. Verdere verhoging wordt met name verwacht in de automatiseringskosten en de inhuur van externe expertise. Rentekosten Deze post is met € 5.000 naar beneden bijgesteld op basis van de werkelijke rentekosten in 2022. Facilitaire kosten Deze post is met € 15.000 naar boven bijgesteld naar aanleiding van de werkelijke kosten in 2022.

Digitaal zichtbaar maken Het bedrag van de begroting 2023 is verhoogd met € 36.658, in verband met een aantal additionele projecten die gepland staan voor 2023.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting mutatie reserves 2023

Mutaties reserves

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Egalisatiereserve (dotatie/onttrekking) Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking resultaat 2019 Bestemmingsreserve - onttrekking projecten collectiebeheer Bestemmingsreserve - onttrekking film digitalisering NHA Bestemmingsreserve - onttrekking "archief van de toekomst"

71.385 -200.000 5.731 28.621 33.375

64.862 -200.000 44.713 -

90.099 -200.000 13.786 15.000 40.000

49.437 -200.000 33.786

25.237 -200.000 53.786

25.237 -200.000 73.786

-200.000 93.786

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-60.888

-90.425

-41.114

-116.776

-120.976

-100.976

-106.214

Mutaties reserves Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve is € 25.237 hoger dan de oorspronkelijke begroting voor 2023, omdat er in het voorstel voor de resultaatsbestemming van 2022 is voorgesteld om € 100.948 toe te voegen aan de egalisatiereserve. Dit bedrag vloeit in vier jaar terug in het resultaat.

Bestemmingsreserve – archief van de toekomst Vanuit het voorstel voor de resultaatsbestemming van 2022 wordt er een bedrag gereserveerd van € 40.000 voor de tentoonstelling “archief van de toekomst” die in de loop van 2023 plaats zal vinden in de Janskerk. Daarom valt dit bedrag weer vrij in het resultaat van 2023.

Bestemmingsreserve - groot onderhoud De onttrekking aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud is in de herziene begroting lager dan in de oorspronkelijke begroting, omdat er in 2022 minder is geïnvesteerd dan verwacht en de investeringen in 2023 ook iets achterblijven, waardoor ook de afschrijvingen lager uitvallen. Bestemmingsreserve – film digitalisering NHA Dit betreft een onttrekking vanuit de bestemmingsreserve die is ontstaan vanuit de resultaatsbestemming van 2021, voor een film over digitalisering bij het NHA. Deze zal onderdeel zijn van een zomertentoonstelling in 2023, en zal dus ook op dat moment worden onttrokken aan de bestemmingsreserve, in plaats van in 2022.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie Het BBV schrijft voor dat in de begroting een uiteenzetting van de financiële positie wordt gepresenteerd. Deze uiteenzetting bestaat uit de volgende onderdelen: 1. 2. 3. 4. 5.

Geprognosticeerde begin- en eindbalans; Investeringen Reserves; Financiering EMU-saldo;

De jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen worden hier niet toegelicht, maar zijn in de lastenramingen van deze begroting opgenomen

1. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Geprognosticeerde begin- en eindbalans

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa

1.498.725 5.000 1.503.725

1.562.646 5.000 1.567.646

Vorderingen en overlopende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Liquide middelen Totaal vlottende activa

194.256 1.668.834 536.960 2.400.050

194.256 1.150.167 536.960 1.881.382

194.256 1.466.564 536.960 2.197.779

194.256 1.478.037 536.960 2.209.252

194.256 1.493.710 536.960 2.224.925

194.256 1.489.383 536.960 2.220.599

194.256 1.493.597 536.960 2.224.812

TOTAAL ACTIVA

3.903.775

3.385.107

3.765.425

3.776.898

3.792.571

3.788.244

3.792.458

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Weerstandsreserve Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen

89.062 1.556.698 263.770 228.323 2.137.853

24.200 1.696.985 0 1.721.185

109.821 1.727.911 263.770 2.101.502

57.081 1.894.125 263.770 2.214.976

28.540 2.040.339 263.770 2.332.649

2.166.552 263.770 2.430.322

2.272.766 263.770 2.536.536

757.535 757.535

655.535 655.535

553.535 553.535

451.535 451.535

349.535 349.535

247.535 247.535

Totaal vaste passiva

2.895.388

2.376.720

2.757.037

2.768.511

2.784.184

2.779.857

2.784.071

Netto-vlottende schulden met een rentypische looptijd korter dan een jaar Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

939.619 68.768 1.008.387

TOTAAL PASSIVA

3.903.775

3.385.107

3.765.425

3.776.898

3.792.571

3.788.244

3.792.458

Onderhandse leningen van binnenlandse banken Totaal vaste schulden

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 2. Investeringen In onderstaande tabel zijn de geplande investeringen voor 2023 gespecificeerd. Dit betreffen allen investeringen met economisch nut.

Geplande investeringen Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

Herziene begroting 2023 172.500 128.340 300.840

Bedrijfsgebouwen In 2023 is er voor € 22.500 aan onderhoud voor de Jansstraat gepland, waaronder het vervangen van de keuken in de kantoorvleugel, en € 5.000 voor een nieuwe telefooncentrale. Daarnaast is er voor € 150.000 aan investeringen gepland onderhoud en bouwkundige werkzaamheden aan de Kleine Houtweg en een bedrag van € 22.500 voor inrichting. Het grootste deel van de afschrijvingen op deze investeringen zal onttrokken kunnen worden aan de bestemmingsreserve voor onderhoud aan de Kleine Houtweg. Machines, apparaten en installaties In 2023 wordt er voor € 42.000 aan investeringen verwacht in hardware, waaronder laptops, switches een aantal narrowcastings. Daarnaast wordt er een bedrag aan investering verwacht aan software van € 63.840, onder andere voor de uitbreiding van storage.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 3. Reserves De reserves op de balans van het Noord-Hollands Archief kunnen worden onderscheiden in een egalisatiereserve en verschillende bestemmingsreserves. Daarnaast is er vanuit de resultaatsbestemming van 2021 gestart met de opbouw van een weerstandreserve. De huidige stand en het verloop van de verschillende reserves wordt hieronder gespecificeerd.

Jaarrekening 2022

Specificatie egalisatiereserve

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Stand per 1 januari

160.447

89.062

203.223

109.821

Toevoeging resultaat

-6.523 -40.662 -24.200 -

-40.662 -24.200 -

Resultaat 2018 Resultaat 2019 Resultaat 2020 Resultaat 2021 Resultaat 2022 Boeking jaarlaag: Stand per 31 december

26.092 162.648 96.800 114.162

-71.385

-64.862

-40.662 -24.200 -28.540 -93.402

89.062

24.200

109.821

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

57.081

28.540

-24.200 -28.540 -52.740

-28.540 -28.540

57.081

28.540

Egalisatiereserve De egalisatiereserve is gevormd in 2008, na akkoord van de Belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Vanaf 2023 is er geen nieuwe toevoeging aan de egalisatiereserve meer begroot.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie Specificatie bestemmingsreserves Bestemmingsreserve - achterstallig onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - filmpexperience digitalisering Totaal

Jaarrekening 2022 648.250 893.448 15.000 1.556.698

Begroting 2023 648.250 1.048.735 1.696.985

Herziene begroting 2023 648.250 1.079.661 1.727.911

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

648.250 1.245.875

648.250 1.392.089

648.250 1.518.302

648.250 1.624.516

1.894.125

2.040.339

2.166.552

2.272.766

Achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het Noord-Hollands Archief eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het rijk. In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.

Groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud wordt er daarom vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd en daarnaast vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 ook nog eenmalig een additioneel bedrag van € 100.000. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan dat voor de Kleine Houtweg in 2016 is opgesteld en het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan (meerjarig onderhouds- en investeringsplan, MOIP) van november 2020. Hierin wordt bevestigd dat de gemiddelde kostenraming voor groot onderhoud gemiddeld € 200.000 per jaar is. Het onderhoud wordt geactiveerd op de balans, en de (verwachte) afschrijvingen daarop worden onttrokken aan deze reserve. In de grote investeringsbeslissingen voor (achterstallig) groot onderhoud zal de komende jaren in toenemende mate rekening gehouden worden met een eventueel scenario voor een nieuw depot wanneer dat concreter wordt. Wellicht zal dan worden voorgesteld om een deel van bovenstaande reserves daarvoor aan te wenden.

Filmexperience digitalisering Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 is voorgesteld om € 15.000 toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor het realiseren van een filmexperience met gebruik van animaties en uitleg over de digitalisering binnen het NHA. Deze was oorspronkelijk gepland voor 2022, maar zal geproduceerd worden als toevoeging op de zomertentoonstelling in 2023, en op dat moment geheel onttrokken worden aan de reserve.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie

Specificatie weerstandsreserve Weerstandsreserve

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

263.770

378.770

Begroting 2024 378.770

Begroting 2025 378.770

Begroting 2026 378.770

Begroting 2027 378.770

Weerstandsreserve Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 is een bedrag van € 263.770 gereserveerd voor het opbouwen weerstandsvermogen, in verband met de risico’s die ontstaan bij uittreding van het Rijk in 2025. Vanuit de risicoanalyse die inmiddels jaarlijks wordt uitgevoerd door het MT van het NHA, is dit risico nogmaals geëvalueerd en zijn er daarnaast een aantal andere risico’s naar voren gekomen. Deze risico’s worden verder toegelicht in de paragrafen (hoofdstuk 2.2) onder “weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Doelstelling is om de weerstandsreserve verder op te bouwen tot het niveau van minimaal “voldoende”. Daarom is in het voorstel tot resultaatsbestemming van 2022 voorgesteld om nogmaals een bedrag van € 115.000 toe te voegen aan de weerstandsreserve.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 4. Financiering Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. - De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van € 900.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 4,0%. - De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van € 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 5,1%. - De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000. Er wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6% Hieronder is de aflossing van de leningen verder gespecificeerd.

Aflossing langlopende leningen

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Lening Rabo 2006 per 1 januari Aflossing lening Rabo 2006 Saldo per 31 december

327.000 -36.000 291.000

291.000 -36.000 255.000

255.000 -36.000 219.000

219.000 -36.000 183.000

183.000 -36.000 147.000

147.000 -36.000 111.000

Lening Rabo 2007 Aflossing lening Rabo 2007 Saldo per 31 december

115.442 -11.004 104.438

104.438 -11.004 93.434

93.434 -11.004 82.430

82.430 -11.004 71.426

71.426 -11.004 60.422

60.422 -11.004 49.418

Lening Rabo 2019 Aflossing lening Rabo 2019 Saldo per 31 december

417.093 -54.996 362.097

362.097 -54.996 307.101

307.101 -54.996 252.105

252.105 -54.996 197.109

197.109 -54.996 142.113

142.113 -54.996 87.117

Totaal

757.535

655.535

553.535

451.535

349.535

247.535

Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 5. EMU saldo Hieronder is de berekening van het EMU saldo gespecificeerd voor het vorige en huidige begrotingsjaar, en de meerjarenbegroting.

EMU saldo

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Exploitatieresultaat voor mutaties reserves Mutatie (im)materiele vaste activa Mutatie voorzieningen Mutatie voorraden Verwachte boekwinst bij verkoop (im)materiële vaste activa

316.837 -77.623 -

90.425 -0 -

41.114 63.920 -

116.776 -

120.976 -

100.976 -

106.214 -

Berekend EMU saldo

239.214

90.425

105.035

116.776

120.976

100.976

106.214

LEZIN G

Toelichting meerjarenraming

Bestuursvergadering 19 april 2023

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Geprognosticeerde raming van baten en lasten 2024 – 2027

Raming van baten en lasten Lasten

Begroting 2024 Baten

Begroting 2025 Baten

Saldo

Lasten

2.365.443

6.408.831

2.363.243

6.376.204

-2.246.467 -

2.244.467 -

-2.244.467 -

2.242.467 -

116.776

8.620.671

8.741.647

120.976

8.651.298

8.752.275

Toevoeging

Begroting 2025 Onttrekking

Toevoeging

Begroting 2026 Onttrekking

200.000

25.237 53.786

25.237 -146.214

200.000

73.786

200.000

73.786

-126.214

200.000

93.786

-106.214

8.851.298

8.826.061

8.820.434

6.357.767

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.246.467 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.604.233

8.721.010

Toevoeging

Begroting 2024 Onttrekking

200.000

49.437 33.786

49.437 -166.214

200.000

79.024

-120.976

8.820.671

Mutaties reserves

Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - extra inzet personeel digitaal informatiebeheer Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - tentoonstelling vrouwen in verzet Bestemmingsreserve - collectiebeheer Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering

Begroting 2027 Baten

Lasten

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

8.721.010

Begroting 2026 Baten

Saldo

Totaal mutaties reserves

200.000

83.224

-116.776

Gerealiseerd resultaat

8.804.233

8.741.647

Saldo

8.752.275

Saldo

Lasten

2.343.443

7.264.111

-2.242.467 -

1.356.322 -

100.976

8.620.434

8.726.647

Toevoeging

Begroting 2027 Onttrekking

200.000

93.786

Saldo

-126.214

8.726.647

Saldo

1.462.536

-1.356.322 106.214

Saldo

-106.214 -

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde raming van baten en lasten

Noord-Holland Archief

Jaarrekening 2022

Begroting 2023

Herziene begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

GEREALISEERDE BATEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties

5.509.903 2.449.630

5.342.549 2.505.917

5.544.244 2.661.514

5.707.218 2.732.141

5.724.887 2.735.110

5.735.514 2.735.110

5.709.887 2.735.110

Totaal baten overheid

7.959.533

7.848.466

8.205.758

8.439.360

8.459.997

8.470.625

8.444.997

490.118

267.000

353.619

281.650

8.449.652

8.115.466

8.559.377

8.721.010

8.741.647

8.752.275

8.726.647

Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)

4.439.869 1.075.276 2.617.670

4.606.058 867.000 2.551.983

4.721.173 1.060.708 2.736.383

4.972.510 864.000 2.767.723

4.967.749 864.000 2.788.922

4.976.598 864.000 2.810.700

4.923.361 864.000 2.833.072

TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN

8.132.815

8.025.041

8.518.263

8.604.233

8.620.671

8.651.298

8.620.434

Overige baten TOTAAL GEREALISEERDE BATEN GEREALISEERDE LASTEN

Algemene dekkingsmiddelen

GEREALISEERD SALDO VAN BATEN EN LASTEN

316.837

90.425

41.114

116.776

120.976

100.976

106.214

71.385 -200.000 5.731 28.621 33.375 -

64.862 -200.000 44.713 -

90.099 -200.000 13.786 15.000 40.000

49.437 -200.000 33.786 -

25.237 -200.000 53.786 -

25.237 -200.000 73.786 -

-200.000 93.786 -

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-60.888

-90.425

-41.114

-116.776

-120.976

-100.976

-106.214

GEREALISEERD RESULTAAT

255.949

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde raming van baten en lasten Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling De wijzigingen in de meerjarenbegroting 2024 - 2027 ten opzichte van de herziene begroting 2023 worden hieronder puntsgewijs toegelicht. Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie Er is voor de begroting van 2024 gekozen om een indexatie toe te passen op een aantal materiele kostenposten. Deze worden verder toegelicht bij de kosten. Om dit te kunnen financieren moet ook een aanname worden gedaan voor de Rijksinvestering. Daarbij hebben we een conservatieve inschatting gedaan van 3%. Bijdrage Rijk voor Digitale taken Rijkscollecties Vanaf 2027 vervalt de tijdelijke bijdrage van 50k per jaar voor de implementatie van het e-depot. Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Besluit bijdrage 2023’ d.d. 9 december 2022. vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2022 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen en de indexatie van de huisvesting aan de Jansstraat. Voor de jaren 2024-2026 is rekening gehouden met een jaarlijkse hogere huurvergoeding van 2,5% voor de Janskerk (gelijk aan de jaarlijkse huurverhoging) die contractueel is overeengekomen.

Daarnaast is voor 2024 ook een aanname gedaan voor de Rijksindexering die ook voor de Gemeente Haarlem wordt toegepast, namelijk 3%. Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Voor 2024 is de bijdrage verhoogd met de verwachte CPI indexatie. Deze is op basis van de economische ontwikkelingen en vooruitzichten van DNB, december 2022 voor 2023 geprognosticeerd op 5%. Na 2024 is de bijdrage gelijk gehouden. Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie Voor 2024 is uitgegaan van een rijksindexatie van 3%. Na 2024 is deze bijdrage gelijk gehouden aan het bedrag van 2024. Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Voor 2024 is de bijdrage verhoogd met de verwachte CPI indexatie. Deze is op basis van de economische ontwikkelingen en vooruitzichten van DNB, december 2022 voor 2023 geprognosticeerd op 5%. Na 2024 is de bijdrage gelijk gehouden.

Bijdragen deelnemers overige overheidsinstanties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Voor 2024 is de bijdrage verhoogd met de verwachte CPI indexatie. Deze is op basis van de economische ontwikkelingen en vooruitzichten van DNB, december 2022 voor 2023 geprognosticeerd op 5%. Na 2024 is de bijdrage gelijk gehouden. Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Volgens deze contracten wordt het bedrag per inwoner niet geïndexeerd. Met ingang van 2023 zijn er wel nieuwe contracten afgesloten met Omgevingsdienst IJmond en Recreatieschap Nooord-Holland. Met de Omgevingsdienst IJmond is overeengekomen dat zij in 2023 50% van het overeengekomen bedrag betalen, in 2024 75% en vanaf 2024 100% van het overeengekomen bedrag. Bijdrage Provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer Voor 2024 is de bijdrage verhoogd met de verwachte CPI indexatie. Deze is op basis van de economische ontwikkelingen en vooruitzichten van DNB, december 2022 voor 2023 geprognosticeerd op 5%. Na 2024 is de bijdrage gelijk gehouden.

Overige baten Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief.. Vanaf 2023 dalen deze opbrengsten door het wegvallen van depotverhuur aan de provincie Noord-Holland, en vanaf 2024 vallen de opbrengsten vanuit de provincie naar verwachting helemaal weg. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en energiekosten en daarnaast wordt er tot en met 2023 een bedrag van € 20.000 aan deze post toegevoegd vanuit de aflossing van een lening van Stichting Hart. Dit bedrag valt weg met ingang van 2024. Projectopbrengsten en -bijdragen Onder deze post vallen projectsubsidies en sponsorbijdragen. Voor de jaren 2024-2026 zijn nog geen aanvragen gedaan en worden derhalve nog geen in29 komsten voorzien.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12908935/1