20230522458 2 Bijlage 1 Verslag van het archieftoezicht Gemeenten Haarlem en Zandvoort mei 2021-april 2022

Verslag van het archieftoezicht Beheer niet overgebracht archief Gemeenten Haarlem en Zandvoort mei 2021 – april 2022

Auteurs: Marieke Bos & Valentina Infanti Datum: 11 juli 2022

1 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

Inhoudsopgave Inhoudsopgave........................................................................................................................................ 2 1. Samenvatting en aanbevelingen ......................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3

Samenvatting .......................................................................................................................... 3 Opvolging openstaande actiepunten uit voorgaande verslagen ............................................ 3 Actiepunten voor 2022 ........................................................................................................... 5

2. Werkwijze en verantwoording ............................................................................................................ 6 2.1 2.2

Inleiding................................................................................................................................... 6 Verantwoording ...................................................................................................................... 6

3. Stand van zaken .................................................................................................................................. 8 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Analoog archief ....................................................................................................................... 8 Digitaal archief ........................................................................................................................ 8 Vernietiging ........................................................................................................................... 10 Personeel .............................................................................................................................. 11 Regelgeving ........................................................................................................................... 12 Kwaliteitsborging .................................................................................................................. 13

4. Bijlagen .............................................................................................................................................. 14 4.1 4.2

Overzicht geïnterviewden ..................................................................................................... 14 Overzicht ontvangen informatie ........................................................................................... 14

2 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

1. Samenvatting en aanbevelingen 1.1

Samenvatting

Voor u ligt het verslag van het jaarlijkse archieftoezicht op de gemeenten Haarlem en Zandvoort over de periode mei 2021 tot en met april 2022. In de verslagperiode zijn bij deze gemeenten goede stappen gezet op het gebied van archief- en informatiebeheer. In de verslagperiode bijvoorbeeld voor het afronden van het project ‘Borgen voor de toekomst’, met als doel de (vervroegde) wettelijke overbrenging naar het Noord-Hollands Archief (NHA) van de analoge archieven van de gemeenten Haarlem en Zandvoort. Daarnaast is men in deze verslagperiode verder gegaan met het vullen van het Informatie Processen Applicaties (IPA) en uitbouwen van het kwaliteitssysteem. Er zijn tevens stappen gezet om grip te krijgen op de tijdige vernietiging door uit te zoeken wat precies de procestermijn is van dossiers in Verseon en meer aandacht te geven aan de mogelijkheid tot vernietiging uit vakapplicaties.

1.2

Opvolging openstaande actiepunten uit voorgaande verslagen

In het voorgaande verslag van het archieftoezicht over de periode juli 2020 tot en met april 2021 is een aantal aanbevelingen gedaan. Hieronder een overzicht van de opvolging van deze actiepunten: 1. Herzie het vigerende besluit informatiebeheer uit 2013 tot een “Regeling Informatiebeheer" (3.1); 

Ook in deze verslagperiode is de regeling informatiebeheer niet herzien. Er wordt aangegeven dat het op de planning staat om dit in de aankomende periode op te pakken. Het concept is inmiddels gedeeld met de archiefinspectie.

2. Stel een compleet overzicht van samenwerkingsverbanden op en onderzoek of hier een archiefparagraaf in is opgenomen. Maak met de partijen afspraken over het archiefbeheer wanneer blijkt dat deze nog niet zijn gemaakt. Controleer de archiefparagraaf bij de diverse gemeenschappelijke regelingen en pas deze aan waar nodig (3.1); 

Er is een start gemaakt met het opstellen van een overzicht met samenwerkingsverbanden en de afspraken die gemaakt zijn over het archief- en informatiebeheer. Het completeren en bijhouden van het overzicht is onderdeel van het kwaliteitssysteem.

3. Onderzoek of informatie van de gemeenten Haarlem en Zandvoort ook in kleine vakapplicaties apart wordt opgeslagen, en indien nodig, onderneem actie om eventuele ontvlechting mogelijk te maken (3.1); 

Dit wordt meegenomen in de lopende acties naar het onderzoeken en borgen van archieffunctionaliteiten bij vakapplicaties.

3 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

4. Zorg voor actuele registratie van werkprocessen, in het Informatie Processen Applicaties (IPA) overzicht, en zorg dat alle wijzigingen in deze processen worden geregistreerd. Draag er zorg voor dat het beheer hiervan goed wordt belegd (3.3); 

De applicatie voor het overzicht is in gebruik genomen en wordt gevuld. Het beheer hiervan is ook belegd.

5. Zet in op het beter grip krijgen op het beheer van de decentrale, oudere (vak)applicaties (3.3). Denk ook aan aspecten zoals kwaliteitsborging (3.4) en vernietiging (3.6); 

In de verslagperiode zijn meerdere acties uitgezet, om beter grip te krijgen op bestaande en nieuwe applicaties.

6. Blijf aandacht schenken aan het informeren van medewerkers over welke informatie archiefwaardig is en in het zaaksysteem dient te worden opgenomen (3.3); 

Dit is een doorlopend proces dat belegd is bij het team Informatiebeheer.

7. Stel beleid op voor back-up, herstel en uitwijk (3.3); 

Het beleid is in ontwikkeling.

8. Zet de kwaliteitstoetsen op voor historische registraties in het kader van het inventariseren van het hybride blok in Verseon en rapporteer de bevindingen aan de archiefinspectie (3.4); 

In de verslagperiode is een aanpak voor het hybride archief uit de periode 20082017 onderzocht en afgestemd met het NHA.

9. Bouw het kwaliteitssysteem verder uit en zorg voor inbedding in de organisatie (3.4); 

Het gehanteerde kwaliteitssysteem wordt gebruikt om te werken aan de kwaliteit van het informatiebeheer. Dit is een doorlopend actiepunt.

10. Wijs de heer L. Zoodsma aan als archivaris van de gemeenten Haarlem en Zandvoort (3.4); 

Ten tijde van deze verslaglegging lopen de acties om mevrouw K.M. Pompe aan te wijzen als gemeentearchivaris. Dit vanwege de pensionering van de heer L. Zoodsma.

11. Zoek uit of berichten die versleuteld worden verstuurd of ontvangen ook versleuteld worden opgeslagen in het zaaksysteem (3.5); 

Dit is in de verslagperiode onderzocht. Er zijn geen versleutelde berichten aangetroffen in het centrale zaaksysteem.

12. Stel jaarlijks een verklaring van vervanging op, en deel deze met de gemeentearchivaris (3.6);

4 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022



Dit actiepunt is in de verslagperiode niet opgepakt.

13. Werk de achterstand in digitale vernietiging weg (3.6). 

Hier is in de verslagperiode een start mee gemaakt. Het vernietigen van de digitale kopieën van analoge originelen is in beeld, er wordt gewerkt aan het toekennen van een bewaartermijn in Verseon aan de zaken die hier nog niet over beschikken, waarna de vernietiging kan plaatsvinden van zaken die hiervoor in aanmerking komen. De functionaliteit en procedure voor vernietiging wordt voor een drietal vakapplicaties onderzocht.

1.3 Actiepunten voor 2022 Op basis van de bevindingen doen wij de volgende aanbevelingen voor de komende periode. Een aantal van deze aanbevelingen komt overeen met de aanbevelingen van de vorige inspecties, een aantal is nieuw. 1. Herzie het vigerende besluit informatiebeheer uit 2013 tot een Regeling Informatiebeheer; 2. Completeer het overzicht van samenwerkingsverbanden en neem hierin op welke afspraken zijn gemaakt met betrekking tot het archief- en informatiebeheer. Maak met de partijen afspraken hierover wanneer blijkt dat deze nog niet zijn gemaakt of pas deze aan waar nodig. Betrek bij het actualiseren of bij aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden de juiste expertise om te borgen dat er duidelijke afspraken worden gemaakt; 3. Completeer het Informatie Processen Applicaties (IPA) overzicht; 4. Blijf werken aan het beter grip krijgen op het beheer van de decentrale (vak)applicaties die reeds in gebruik zijn en nieuw worden geïmplementeerd; 5. Onderzoek of de bewaartermijn voor back-up, die nu 7 jaar is, verkort kan worden; 6. Draag zorg voor een procedure waardoor, wanneer back-ups worden hersteld, geen reeds vernietigde informatie mee wordt hersteld; 7. Wijs mevrouw K.M. Pompe aan als archivaris van de gemeenten Zandvoort; 8. Stel jaarlijks een verklaring van vervanging op, en deel deze met de gemeentearchivaris; 9.

Blijf werken aan het wegwerken van de achterstand in digitale vernietiging.

5 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

2. Werkwijze en verantwoording 2.1

Inleiding

Elke overheidsorganisatie moet verantwoording kunnen afleggen over haar handelen met behulp van haar archieven. Niet voor niets wordt het archief het geheugen van een organisatie genoemd. Om de kwaliteit van dit geheugen te waarborgen is het noodzakelijk dat een overheidsorganisatie haar informatiehuishouding op orde heeft en dat de archiefbescheiden vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig zijn. Onder archiefbescheiden wordt verstaan: het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen. De verschijningsvorm van archiefbescheiden kan zowel analoog als digitaal zijn. Archiefbescheiden zijn onderverdeeld in permanent te bewaren of op termijn te vernietigen. Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 zijn de gemeenten Haarlem en Zandvoort verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te beheren. De gemeentearchivaris houdt toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven van de gemeenten Haarlem en Zandvoort. De uitvoering hiervan is nader uitgewerkt in de gemeentelijke Archiefverordeningen. In de praktijk voert de archiefinspecteur het toezicht uit namens de gemeentearchivaris.

Het verslag van de jaarlijkse archiefinspectie is dit jaar opgesteld door Marieke Bos en Valentina Infanti, archiefinspecteurs.

2.2

Verantwoording

De gemeenten Haarlem en Zandvoort zijn in 2018 ambtelijk gefuseerd. Deze ambtelijke fusie betekent één ambtelijk apparaat en één gehanteerde werkwijze. Daarom hebben, zoals ook voorgaande jaren het geval was, de inspecties over beide gemeenten tegelijk plaatsgevonden. Dit jaar is, net als voorgaand jaar, ervoor gekozen één gezamenlijk verslag van het archieftoezicht over beide gemeenten op te stellen. Het voorgaande inspectieverslag op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van juli 2021 betrof een uitgebreide inspectie over de periode juli 2020 tot en met april 2021. Dit jaar is er een beknopte inspectie uitgevoerd. Onderdeel van de beknopte inspectie zijn een follow-up gesprek over de opvolging van de actiepunten benoemd naar aanleiding van de voorgaande inspectie en een verdieping. Er is dit jaar ervoor gekozen bij de verdieping te kijken naar de tijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden en naar de afspraken bij samenwerkingsverbanden.

6 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

De inspectie en dit verslag zijn gebaseerd op gesprekken met de contactpersonen bij de gemeenten1, het verslag van de voorgaande inspectie en ontvangen documenten2. De gesprekken hebben op 3 mei fysiek plaatsgevonden. De goede samenwerking, open sfeer en betrokkenheid van de gesprekspartners hebben sterk bijgedragen aan de totstandkoming van dit verslag.

1 2

Zie voor een overzicht bijlage 4.1 Zie voor een overzicht bijlage 4.2 7 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

3. Stand van zaken 3.1

Analoog archief

Project Borgen voor de toekomst In de verslagperiode zijn stappen gezet voor het afronden van het project ‘Borgen voor de toekomst’, met als doel de (vervroegde) wettelijke overbrenging naar het NHA van (bijna) alle analoge archieven van de gemeenten Haarlem en Zandvoort. Hybride archief Het archief uit de periode 2008-2017 is hybride: deels analoog, deels digitaal origineel. In de verslagperiode is een aanpak voor dit blok onderzocht en besloten. Deze is ook met het NHA afgestemd. Het uitgangspunt is dat het archief uit dit blok niet hybride wordt overgebracht. Per onderdeel wordt bekeken of het archief voornamelijk analoog of digitaal origineel is. Op basis hiervan wordt per archiefonderdeel besloten of het door middel van retrospectieve (omgekeerde) vervanging volledig analoog of volledig digitaal wordt gemaakt. De bewerking van het analoge deel van het hybride archief is onderdeel van het project Borgen. Vervanging Er worden periodieke verklaringen van vervanging opgesteld. Er is nog geen (jaarlijkse) verklaring gedeeld met de gemeentearchivaris.

3.2 Digitaal archief Overzicht van informatie, processen en applicaties Al bij de vorige inspectie waren de gemeenten bezig met het ontwikkelen van een Informatie Processen en Applicaties (IPA) overzicht. In dit overzicht wordt informatie verzameld over het informatielandschap, zoals over de applicaties, de gebruikte selectielijst en de vernietigingsprocedure. De applicatie waar dit overzicht in wordt beheerd (TopDesk) is in de verslagperiode in gebruik genomen en het beheer ervan is belegd. Ten tijde van de inspectie werd de applicatie gevuld, het grootste deel van de processen (60%) en applicaties en op welke server deze draaien (90%) was bekend. De databases en informatieobjecten waren nog niet opgenomen. Bovendien was nog niet begonnen met het in beeld krijgen van rollen en rechten. Ook wanneer de applicatie is gevuld, is het actueel houden hiervan een doorlopend proces dat is belegd bij het team Informatiebeheer. Een mogelijke manier om het overzicht actueel te houden is een reguliere controle door de vakafdelingen, op de correctheid van de informatie die in het overzicht staat. Vakapplicaties Bij de voorgaande inspectie is aangegeven dat de focus van het team Informatiebeheer op het beheer van Verseon lag en dat er nog weinig zicht was op het beheer van de vakapplicaties. Bij de

8 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

gemeenten zijn ruim 500 applicaties in gebruik. In de afgelopen verslagperiode is hier meer aandacht voor gekomen. Er is hierbij aandacht voor reeds in gebruik zijnde applicaties, voor applicaties die vervangen worden en voor nieuw te implementeren applicaties. Voor wat betreft applicaties die al in gebruik zijn bij de gemeenten, is team Informatiebeheer begonnen bij grote applicaties: de financiële applicatie, de HRM applicatie en het cliëntensysteem. Van deze applicaties zijn de archiveringsfunctionaliteiten onderzocht, zijn werkafspraken gemaakt en beheermaatregelen opgesteld. Deze zijn afgestemd met de afdelingen en applicatiebeheerders. Het is de verwachting dat vanaf 2022 uit deze applicaties zal worden vernietigd en dat de vernietiging regulier zal worden opgepakt. Daarnaast is er besloten dat een aantal systemen vervangen moet worden. Het betreft het centrale systeem Verseon en een aantal grote vakapplicaties. Het team Informatiebeheer is bij de vervangingstrajecten aangehaakt om te borgen dat de eisen van informatiebeheer worden meegenomen. Deze periode is dat bijvoorbeeld het geval geweest voor de applicatie voor vergunningen. Nieuwe applicaties worden besproken in het SPIKE-team dat wekelijks bijeenkomt en waar alle expertises samenzitten. Ook is er een Intaketeam waarin projectleiders hun projectvoorstellen en plannen af kunnen stemmen met Informatiebeheer.

Hierdoor gebeurt het minder vaak dan vroeger dat applicaties worden aangeschaft zonder dat rekening wordt gehouden met de eisen vanuit het archief- en informatiebeheer. Gescheiden opslag Archiefbescheiden van de gemeenten Haarlem en Zandvoort dienen apart te worden opgeslagen. Ook van informatie die in vakapplicaties is opgeslagen dient duidelijk te zijn van welke gemeente deze is. Bij de lopende acties om de archieffunctionaliteiten van vakapplicaties te onderzoeken en te borgen wordt ook de gescheiden opslag meegenomen. OpenZaak Het is de verwachting dat door de ingebruikname van OpenZaak het team Informatiebeheer meer grip zal krijgen op het beheer van de vakapplicaties, door de koppeling tussen applicaties en OpenZaak. Alleen de opslag van de met OpenZaak gekoppelde vakapplicaties gebeurt dan in OpenZaak, dit geeft echter beter inzicht in het beheer van de informatie binnen de vakapplicaties, waardoor hier beter op kan worden gemonitord. Vakafdelingen vinden het prettiger om in een vakapplicatie te werken dan in een generiek zaaksysteem. Door het gebruik van vakapplicaties kunnen de vakafdelingen hierin tegemoet worden gekomen. Het omzetten van koppelingen van Verseon naar OpenZaak is een lopend project. Versleutelde berichten Bij de voorgaande inspectie is aangeraden om te onderzoeken of er ook versleutelde berichten in het centrale zaaksysteem zijn opgeslagen.

Dit is in deze verslagperiode onderzocht en dit blijkt niet het geval te zijn. 9 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

In de richtlijnen voor de organisatie is opgenomen dat in Verseon geen ZIP bestanden worden opgeslagen. Wanneer bij de controle van de zaak blijkt dat een bestand toch versleuteld is opgeslagen kan dit tijdig worden hersteld en wordt de behandelaar gewezen op de geldende afspraken. Back-up, herstel en uitwijk De standaard processen zijn beschreven en de uitvoering door de medewerkers verloopt goed, alleen ontbreekt er beleid en een plan waarin rekening wordt gehouden met incidenten. Dit is ook uit een ENSIA3 gebleken. Het ontbreken van beleid en procedures is onder de aandacht bij de betrokkenen binnen de organisatie. Het beleid is in ontwikkeling. Er is gekozen voor een bewaartermijn voor back-ups van zeven jaar, in verband met de bewaartermijn van financiële zaken. Het is aan te bevelen te onderzoeken of deze termijn verkort kan worden. Met betrekking tot herstel dient er ook aandacht te zijn voor vernietigde informatie: wanneer informatie uit een back-up wordt hersteld, mag het niet zo zijn dat reeds vernietigde informatie wordt hersteld.

3.3 Vernietiging Analoge en digitale vernietiging De gemeenten Haarlem en Zandvoort hebben een achterstand in digitale vernietiging. In de verslagperiode is een planning voor het oppakken van de achterstand gedeeld met het NHA. De analoge vernietiging wordt opgepakt in het kader van de uitvoering van het project Borgen, de vernietiging van de digitale kopieën van de documenten die analoog worden vernietigd volgt de analoge vernietiging. Bij veel zaken in Verseon is niet duidelijk wat de bewaartermijn is. Er moet gecontroleerd worden of iets nog loopt of geldig is. Het staat daarom op de planning om de procestermijnen in kaart te brengen en de zaken die hiervoor in aanmerking komen te vernietigen. In de verslagperiode is men ook gestart met de vernietiging uit vakapplicaties. Ten tijde van de inspectie was men bezig met het onderzoeken van de vernietigingsprocedure in de financiële en HRM applicaties en in het cliëntensysteem. Tijdige vernietiging Als onderdeel van de inspectie is dit jaar een themaverdieping gehouden op tijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden. Hiervoor is een lijst opgesteld met soorten archiefbescheiden die volgens de geldende, gemeentelijke selectielijsten reeds voor vernietiging in aanmerking zijn gekomen. De gemeenten zijn gevraagd voor deze soorten informatie aan te geven of de informatie nog aanwezig is binnen de organisatie.

3

Eenduidige Normatiek Single Information Audit 10 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

Uit de beantwoording van de gemeente Haarlem is gebleken dat, van de 23 soorten archiefbescheiden die zijn nagevraagd: - 13 zijn niet bij het onderzoek meegenomen, omdat deze van vóór het vervangingsbesluit zijn; - 7 zijn nog niet vernietigd, maar het vernietigen ervan staat nog op de planning, bijvoorbeeld als onderdeel van een project of omdat de vernietigingsfunctionaliteit van de betreffende vakapplicatie nog wordt onderzocht; - 1 is niet van toepassing voor de gemeente, omdat er voor de gevraagde periode geen informatie van deze soort verwerkt is; - 1 is naar verwachting reeds vernietigd. Het is niet bekend of hier een proces verbaal voor beschikbaar is; - van 1 soort zijn twee zaken aangetroffen uit de onderzochte periode: één is opgenomen in een lopende vernietigingsprocedure, één heeft de bewaartermijn uit de oude selectielijst.

Uit de beantwoording van de gemeente Zandvoort is gebleken dat, van de 23 soorten archiefbescheiden die zijn nagevraagd: - 6 zijn niet bij het onderzoek meegenomen, omdat deze van vóór het vervangingsbesluit zijn; - 7 zijn nog niet vernietigd, dit staat nog op de planning, bijvoorbeeld als onderdeel van een project of omdat de vernietigingsfunctionaliteit van de betreffende vakapplicatie nog wordt onderzocht; - 4 stammen van vóór de conversie; - 2 zijn niet van toepassing voor de gemeente, omdat er voor de gevraagde periode geen informatie van deze soort verwerkt is; - 2 zijn naar verwachting al vernietigd. Het is niet bekend of hier een proces verbaal voor beschikbaar is; - 1 heeft een afwijkende bewaartermijn; - 1 zit in een lopende vernietigingsprocedure. Uit de bevindingen van de themaverdieping blijkt dat een groot deel van de informatie niet is vernietigd, maar dat de vernietiging wel in het vizier is. Voor sommige applicaties heeft het team Informatiebeheer pas recentelijk de nodige rechten gekregen, voor sommige applicaties dient de vernietigingsfunctionaliteit nog te worden onderzocht.

3.4

Personeel

Personele capaciteit Twee teams houden zich bezig met het archief- en informatiebeheer voor de gemeenten Haarlem en Zandvoort: één team gericht op analoog archief (team Archiefbeheer), één op digitaal archief (team Informatiebeheer). Daarnaast zijn er ook taken weggelegd voor de helpdesk, zoals het ondersteunen van de gebruikers, en voor de applicatiebeheerders. Het is de verwachting dat, na afloop van het project Borgen, alleen het team Informatiebeheer blijft bestaan. Dit team bestaat uit vier recordmanagers, drie adviseurs twee functioneel beheerder en twee medewerkers voor de 11 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

gebruikersondersteuning en helpdesk van Informatiebeheer. Deze bezetting wordt als krap ervaren. Informeren van de organisatie Het informeren van de organisatie over de afspraken die gelden omtrent het archief- en informatiebeheer, bijvoorbeeld over welke informatie in een zaaksysteem dient te worden opgenomen, is een doorlopend proces. Deze taak is structureel belegd bij het team Informatiebeheer. Soms kan het team hierin optrekken met de Functionaris Gegevensbescherming en de Chief Information Security Officer. Bewustwording maakt ook deel uit van het geplande programma Openbaarheid, dat zal worden gestart in het kader van de invoering van de Wet Open Overheid. Ten tijde van de inspectie loopt het project Invoering Wet Open Overheid. Nieuwe medewerkers kunnen gebruik maken van instroommodules. De gemeenten boden voorheen een interactieve training aan, die werd gehouden bij het Frans Hals Museum. Door de beperkende maatregelen tijdens de Covid-19 pandemie konden deze trainingen fysiek niet doorgaan, wel zijn er deze periode digitale trainingen gegeven. Het is de hoop dat het geven van de fysieke trainingen weer kan worden opgepakt, de ervaringen hiermee zijn namelijk altijd positief geweest. Wanneer medewerkers tegen problemen aanlopen, kunnen zij deze signaleren bij de helpdesk of bij de recordmanagers.

3.5

Regelgeving

Archiefverordening en besluit informatiebeheer De archiefverordeningen van de gemeenten Haarlem en Zandvoort zijn in 2018 vastgesteld, het besluit informatiebeheer van beide gemeenten dateert uit 2013. Het staat al jaren op de planning om dit besluit te herzien tot een Regeling Informatiebeheer. Een nieuwe regeling, gebaseerd op het model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is al ruime tijd gereed. In deze regeling is ook aandacht voor het kwaliteitsbeheer en voor de taken van de archiefbeheerders. De bedoeling is dat de nieuwe regeling in 2022 door het college van B & W van beide gemeenten wordt vastgesteld. Samenwerkingsverbanden Als onderdeel van de inspectie is dit jaar een themaverdieping gehouden op de afspraken over archief- en informatiebeheer die zijn gemaakt in samenwerkingsverbanden. In het kader hiervan hebben de gemeenten een overzicht gedeeld waarin de samenwerkingsverbanden en gemaakte afspraken worden bijgehouden. Dit overzicht is nog niet volledig, het completeren hiervan is een langlopend proces. Het opstellen en bijhouden van het overzicht maakt deel uit van het kwaliteitssysteem.

12 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

Uit het deel van de samenwerkingsverbanden dat al wel in kaart is gebracht blijkt dat niet bij alle samenwerkingen duidelijke afspraken zijn gemaakt over informatie- en archiefbeheer en dat het per samenwerkingsverband afhankelijk is hoe uitgebreid de opgenomen afspraken zijn. Het is daarom aan te raden bij het aangaan of vernieuwen van samenwerkingen meer aandacht te hebben voor het opnemen van duidelijke afspraken over het archief- en informatiebeheer. Het is hiervoor belangrijk om de juiste experts te betrekken. Er wordt aangegeven dat het lastig is om vanuit archief- en informatiebeheer tijdig te worden betrokken wanneer een nieuwe samenwerking wordt aangegaan.

3.6

Kwaliteitsborging

Aanwijzing archivaris Na de inspectieperiode en ten tijde van het opstellen van dit verslag is de heer L. Zoodsma, directeur van het NHA en tevens gemeentearchivaris van Haarlem en Zandvoort, met pensioen gegaan. De heer Zoodsma is opgevolgd door mevrouw W. de Groot. Omdat laatstgenoemde niet over het wettelijk vereiste diploma beschikt, zijn de functies van directeur en archivaris gescheiden. De functie van archivaris zal vervuld worden door mevrouw K.M. Pompe, plaatsvervangend directeur en reeds archivaris voor een aantal aan het NHA verbonden gemeenten. Omdat de gemeente Haarlem deelnemer is aan de gemeenschappelijke regeling NHA en de gemeente Zandvoort niet, verloopt de aanwijzing van de gemeentearchivaris verschillend voor de twee gemeenten. De aanwijzing van mevrouw Pompe als gemeentearchivaris van Haarlem dient door het algemeen bestuur van het NHA plaats te vinden, de aanwijzing als gemeentearchivaris van Zandvoort dient door de zorgdrager (college BenW) plaats te vinden. Ten tijde van het opstellen van dit verslag lopen deze aanwijzingstrajecten4. Kwaliteitssysteem Het gehanteerde kwaliteitssysteem, gebaseerd op KIDO, wordt door het team Informatiebeheer gebruikt om het informatiebeheer bij de gemeenten te verbeteren. Sommige actiepunten kunnen niet (alleen) door het team Informatiebeheer worden opgepakt.

Wanneer dit het geval is, dan worden de acties bij andere afdelingen neergelegd, en dan is men afhankelijk van de planning van deze afdeling.

4

Buiten de verslaperiode maar vóór het definitief maken van dit verslag, op 6 juli 2022, is mevrouw Pompe door het algemeen bestuur van het NHA aangewezen als gemeentearchivaris van Haarlem. 13 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022

4. Bijlagen 4.1

Overzicht geïnterviewden 

Frans Trip, Recordmanager



Lea Bolle, Recordmanager



Niels van der Veen, Adviseur informatiebeheer



Rianne Smelt, Recordmanager



Willem Schoonaard, Hoofd Informatiebeheer en adviseur informatiebeheer



Wynona Barends, Adviseur informatiebeheer

4.2

Overzicht ontvangen informatie 

Kopie van Invuloverzicht IB tijdige vernietiging Zandvoort, ontvangen op 14 april 2022



Kopie van Invuloverzicht IB tijdige vernietiging Haarlem, ontvangen op 14 april 2022



Kopie van Gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingen versie 14042022, ontvangen op 14 april 2022



Schriftelijke beantwoording stand van zaken Archiefinspectie Haarlem en Zandvoort stand van zaken aanbevelingen, ontvangen op 14 april 2022

14 | Verslag archiefinspectie gemeenten Haarlem en Zandvoort, mei 2021 – april 2022