20230522458 1 Beoordeling uitvoering Archiefwet

Informatienota

Onderwerp Beoordeling uitvoering Archiefwet Nummer 2023/522458 Portefeuillehouder Raadt, E. de Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling IV Auteur Schoonaard, P.G.W. Telefoonnummer 023-5114281 Email wschoonaard@haarlem.nl Kernboodschap Het Noord-Hollands Archief (verder NHA) houdt permanent toezicht op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem en rapporteert daar jaarlijks over aan het college van burgemeester en wethouders. Het verslag van het archieftoezicht over de periode 2021-2022 benoemt vooral de constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer door Haarlem en Zandvoort. Er wordt gewerkt aan diverse actielijnen om de kwaliteit van de informatie te borgen. De aandachtspunten die door het NHA zijn benoemd voor de komende jaren, zijn bekend en onderkend. Deze zijn inmiddels voor een deel gerealiseerd. Om te kunnen voldoen aan alle geldende wettelijke eisen, wordt de komende jaren gewerkt aan een structureel betere inbedding van het informatiebeheer in relevante applicaties en werkprocessen van afdelingen. Voor een deel zal dit plaatsvinden in de vernieuwing van het applicatie- en gegevenslandschap in de komende jaren. Tegelijkertijd zal intensiever worden ingezet op het bewust(er) maken van medewerkers van hun rol bij het bewaren en vindbaar houden van informatie.

Het jaarlijkse, interbestuurlijke toezicht door de Provincie Noord-Holland op de uitvoering van de Archiefwet heeft dit keer niet plaatsgevonden. In overleg met de gemeente heeft de Provincie dit jaar prioriteit gegeven aan organisaties waar de naleving van de Archiefwet nog niet goed verloopt. De naleving van de Archiefwet in Haarlem is in 2021 door de Provincie als “adequaat” gekwalificeerd, het hoogst haalbare oordeel. Behandelvoorstel voor Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur commissie Besluit College 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. d.d. 18 juli 2023 de secretaris, de burgemeester,

Kenmerk: 2023/522458

1/5

Inleiding Op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem vindt permanent toezicht plaats door de gemeentearchivaris, het Noord-Hollands Archief (verder NHA). De wettelijk voorgeschreven rapportage van de gemeentearchivaris is in juli 2022 opgesteld en wordt door het college aan de raad aangeboden. Deze rapportage is gebaseerd op een beknopte inspectie door het NHA. Onderdeel hiervan was een aantal gesprekken over opvolging van de actiepunten benoemd naar aanleiding van de voorgaande inspectie en een thematische verdieping. Deze nota informeert u over de belangrijkste aanbevelingen uit de rapportage van de gemeentearchivaris over de periode 2021-2022. Daarnaast wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente de aanbevelingen realiseert. Normaliter vindt er op basis van de resultaten van dit toezicht ook jaarlijks een beoordeling plaats door de provincie Noord-Holland. Dit is een vorm van tweedelijns, interbestuurlijk toezicht, waarover wordt gerapporteerd aan het college. De uitvoering van de Archiefwet in Haarlem is in 2021 door de Provincie als “adequaat” gekwalificeerd, het hoogst haalbare oordeel. Deze beoordeling heeft dit keer niet plaatsgevonden. In overleg met de gemeente heeft de Provincie dit jaar prioriteit gegeven aan organisaties waar de naleving van de Archiefwet niet goed verloopt.

Doordat het overleg hierover met de Provincie niet in 2022 kon plaatsvinden en werd uitgesteld naar dit voorjaar, wordt u later dan gebruikelijk is over de rapportage van de gemeentearchivaris geïnformeerd. 2. Kernboodschap Constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer Het verslag van het archieftoezicht van het NHA betreft de periode mei 2021 – april 2022. Het verslag benoemt vooral de constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer door Haarlem en Zandvoort. Er wordt gewerkt aan diverse actielijnen om de kwaliteit van de informatie continu te borgen. Positieve resultaten in 2021 en 2022 Het NHA constateert dat de gemeente Haarlem in 2020-2021 positieve resultaten heeft bereikt in het informatie- en archiefbeheer door te werken aan een aantal actielijnen:  Voortgang in het project ‘Borgen voor de toekomst’, met als doel de overbrenging naar het Noord-Hollands Archief van alle te bewaren analoge archieven. Het afgelopen jaar zijn er diverse bewerkte archieven volgens planning overgebracht naar het NHA. Het project is inmiddels in april 2023 succesvol afgerond. De uitvoering van de resterende wettelijke taken voor de analoge archieven die op termijn vernietigd moeten worden, zijn ingebed in de organisatie.

Kenmerk: 2023/522458

2/5







Opbouw van een centraal overzicht van alle aanwezige informatie, processen en applicaties. Dit overzicht vormt een belangrijke basis voor het digitale informatiebeheer en wordt het komende jaar uitgebreid. De applicatie waarin de gegevens zijn vastgelegd is in gebruik genomen en het beheer ervan is belegd. Voortgang in het wegwerken van achterstanden in de vernietiging van digitale informatie in het centrale archiefsysteem en een aantal vak applicaties. Dit gebeurt volgens een planning die is afgesproken met het NHA. Er is begonnen bij een aantal grote applicaties die archiefwaardige informatie bevatten. Van deze applicaties zijn de archiveringsfunctionaliteiten onderzocht, zijn werkafspraken gemaakt en beheersmaatregelen opgesteld met betrokken afdelingen en beheerders. In de loop van 2023 en 2024 kan uit deze applicaties volgens gestelde wettelijke eisen worden vernietigd. De vernietiging in deze applicaties wordt als reguliere taak opgepakt. Bij de aanschaf van applicaties is geborgd dat de eisen van informatiebeheer worden meegenomen. In de afgelopen periode is dat bijvoorbeeld het geval geweest voor de nieuwe applicatie voor vergunningen.

Aandachtspunten voor de komende jaren Binnen de reeds ingezette actielijnen benoemt het NHA ook een aantal belangrijke aandachtspunten, waarvan de organisatie zich bewust is:  Completeren van het centrale overzicht van alle aanwezige informatie, processen en applicaties.  Blijven werken aan het beter grip krijgen op het informatiebeheer van applicaties die bij afdelingen in gebruik zijn.  Blijven werken aan het wegwerken van de achterstand in digitale vernietiging.  Completeren van het overzicht van de samenwerkingsverbanden van de gemeente en de hierbij gemaakte afspraken over het archief- en informatiebeheer.  Onderzoeken of de bewaartermijn voor back-ups die nu 7 jaar is, verkort kan worden. En zorgdragen voor een procedure waardoor, wanneer back-ups worden hersteld, geen reeds vernietigde informatie kan worden hersteld.  Aanwijzen van mevrouw K.M. Pompe aan als archivaris van de gemeente Zandvoort.  Herzien van het vigerende Besluit informatiebeheer uit 2013 tot een Regeling Informatiebeheer (model VNG).  Jaarlijks opstellen van een verklaring van vervanging (i.p.v. maandelijks zoals nu) en deel deze met de gemeentearchivaris. 3. Consequenties Het verslag van het NHA laat zien dat de gemeente gedeeltelijk voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving. De aandachtspunten die door het NHA zijn benoemd voor de komende jaren, zijn bekend en onderkend.

Deze zijn inmiddels voor een deel gerealiseerd. Om te kunnen voldoen aan

Kenmerk: 2023/522458

3/5

alle wettelijke eisen (naast Archiefwet ook AVG en de Woo) is een betere inbedding van het informatiebeheer noodzakelijk in de applicaties en werkprocessen van afdelingen. Gedeeltelijk zal dit plaatsvinden bij de vernieuwing van het applicatie- en gegevenslandschap in de komende jaren. Tegelijkertijd zal intensiever worden ingezet op het bewust(er) maken van medewerkers van hun rol bij het gebruik en bewaren van informatie. Bewustwording maakt ook deel uit van het programma Open overheid in het kader van de ingevoerde Wet open overheid. De financiële dekking voor realisatie van deze verbeteringen vindt plaats vanuit de exploitatiebegroting van afdeling Informatievoorziening en de Kadernota (specifieke posten i.v.m. de invoering van de Wet open overheid. 4. Vervolg Gestructureerd werken aan verbetering De gemeente werkt gestructureerd toe naar het ‘in control’ krijgen en houden van haar informatieen archiefbeheer. Dit gebeurt enerzijds aan de hand van het gehanteerde (VNG) kwaliteitssysteem. In het jaarplan van het team Informatiebeheer zijn de belangrijkste verbeteracties opgenomen en gepland. Een planning voor het wegwerken van achterstanden in de digitale vernietiging is afgesproken met het NHA. Sturing op resultaten Een ambtelijke stuurgroep bestaande uit o.a. de directeur bedrijfsvoering en de gemeentearchivaris, stuurt op de realisatie van beoogde resultaten.

Tevens vindt in het Strategische informatie overleg (SIO) afstemming plaats met de verantwoordelijke portefeuillehouders van Haarlem en Zandvoort over de kwaliteit en ontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer. Informatiehuishouding op orde Het verder op orde brengen van de informatiehuishouding vormt een belangrijk onderdeel bij realisatie van de gestelde doelen in het kader van de Wet open overheid. Om de doelen op dit vlak te kunnen verwezenlijken moet bepaalde informatie beter en vaak ook sneller, toegankelijk worden gemaakt. Realisatie hiervan vindt plaats met de uitvoering van het programma Open overheid. Gebruik maken van landelijke verbeteringen Een deel van de aandachtspunten is direct gerelateerd aan de ontwikkeling van het applicatie- en gegevenslandschap en geldt niet alleen voor Haarlem, maar voor alle gemeenten. Dit neemt meerdere jaren in beslag. De gemeente sluit daarbij aan bij de landelijke ontwikkelingen waaronder Common Ground. Door hierbij actief aan te haken, kan zorggedragen worden om de tijdige vernietiging van digitale archiefwaardige informatie organisatie breed te implementeren. Daarnaast wordt gewerkt aan een robuuste infrastructuur waarbij het digitaal werken zo goed mogelijk kan

Kenmerk: 2023/522458

4/5

worden gefaciliteerd en waarmee op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier kan worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. In het kader van het jaarlijkse toezicht door het NHA en de Provincie wordt het bestuur steeds op de hoogte gehouden van de belangrijkste resultaten binnen het informatie- en archiefbeheer. 5. Bijlagen 1. Verslag van het archieftoezicht Gemeenten Haarlem en Zandvoort mei 2021 – april 2022

Kenmerk: 2023/522458

5/5