20230502145 1 Jaarverslag 2022 Commissie bezwaarschriften

Collegebesluit

Onderwerp Jaarverslag 2022 Commissie bezwaarschriften Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/502145 Wienen, J. 6.2 Gemeentelijk bestuur JZ Kapel, M.E. 023-5115612 mkapel@haarlem.nl Kennisnemen van het jaarverslag 2022 van de Commissie bezwaarschriften.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter bespreking naar de Commissie Bestuur zodat deze commissie de gelegenheid heeft om over de bezwaarschriftenprocedure en alle aspecten die daarbij van belang zijn van gedachten te wisselen en eventuele wensen en/of doelstellingen kenbaar te maken. Niet van toepassing

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 21 april 2023

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Kennis te nemen van het Jaarverslag 2022 van de Commissie Bezwaarschriften. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding Volgens artikel 3 van de Verordening op de behandeling van bezwaarschriften brengt de Commissie Bezwaarschriften na afloop van ieder kalenderjaar verslag uit van haar werkzaamheden aan de bestuursorganen. Met dit jaarverslag geeft de commissie inzage in het aantal behandelde bezwaarschriften, de uitkomsten van de advisering en welke onderwerpen het betreft.

Kenmerk: 2023/502145

1/4

2. Besluitpunten college 1. Kennis te nemen van het Jaarverslag 2022 van de Commissie Bezwaarschriften

3. Beoogd resultaat Het werk van de commissie is van grote waarde voor de heroverweging van besluiten. Voor de bestuursorganen van de gemeente Haarlem leveren de conclusies en aanbevelingen van de commissie een bijdrage aan de verbetering van de kwaliteit van de gemeentelijke besluitvorming.

4. Argumenten Uitvoering regelgeving Met dit jaarverslag wordt voldaan aan artikel 3 van de Verordening op de behandeling van bezwaarschriften. Inzage in kwaliteit van de dienstverlening van de gemeente De Commissie Bezwaarschriften adviseert als onafhankelijk orgaan de raad, het college en de burgemeester over het op het bezwaar te nemen besluit. Dit betreft de gehele heroverweging van het (primaire) besluit. Vanuit de bezwaren en bestreden besluiten die aan de Commissie ter advisering worden voorgelegd doet zij jaarlijks verslag en daarbij doet de Commissie een aantal aanbevelingen waarmee de kwaliteit van de primaire besluitvorming en of de uitvoering van het proces tot afhandeling van bezwaarschriften kan worden verbeterd. Voor het jaar 2022 heeft de Commissie de volgende concrete aanbevelingen: 1. Het tijdige aanleveren van alle tot de zaak betrekking hebbende stukken, inclusief (stedenbouwkundige) adviezen waardoor de behandeltermijnen kunnen worden verkort; 2. De mogelijkheid bieden van vooroverleg over een aanvraag voor een omgevingsvergunning; 3. In de uitkeringsspecificaties duidelijker en toegankelijker omschrijven waar een vordering, aflossing of inhouding betrekking op heeft; 4. De motivering op onderdelen verbeteren van besluiten met betrekking tot bijzondere bijstand en terugvordering van te veel ontvangen bijstand; 5.

In het uiteindelijke beëindigings-, intrekkings-, herzienings- en terugvorderingsbesluit op grond van de Participatiewet terug te verwijzen naar de brief die eerder als waarschuwing is verzonden; 6. Tijdig te besluiten op aanvragen voor omgevingsvergunningen.

Kenmerk: 2023/502145

2/4

De aanbevelingen worden doorgeleid en besproken met de organisatie om daar zo mogelijk uitvoering aan te geven.

5. Risico’s en kanttekeningen Tijdige afhandeling van bezwaarschriften Uit de cijfers van 2022 blijkt dat 54% van de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn van 12 weken (dan wel 18 weken na verlenging) is afgehandeld. Dit betreft een behoorlijke daling ten opzichte van 2021 (72%). Deze daling is in 2022 veroorzaakt door een aanhoudende stijging van het aantal ingediende bezwaarschriften (Bezwaren in het kader van de Tozo-regeling en Energietoeslag) waardoor de werkvoorraad van het team Rechtsbescherming verder is opgelopen. Daarnaast is sprake van een toename in het aantal complexe zaken met betrekking tot omgevingsvergunningen, hetgeen zorgt voor een langere behandelduur. Voorts zijn er in het team personele knelpunten geweest die deels met externe inzet zijn opgelost maar wel tot vertraging in de afhandeling van bezwaarschriften hebben geleid. Ook geldt dat bezwaarprocedures met betrekking tot van rechtswege verleende vergunningen over het algemeen meer tijd in beslag nemen. Reden hiervoor is dat het bouwplan hangende bezwaar alsnog moet worden beoordeeld en partijen in de gelegenheid moeten worden gesteld om daarop te reageren.

Tot slot blijkt het voor de organisatie en dan met name in het fysieke domein lastig om tijdig stukken in te dienen bij de Commissie, tot tijdige beantwoording te komen in geval vanuit de Commissie vragen worden gesteld of nader onderzoek wordt ingesteld, waardoor de afhandeling van bezwaarschriften vertraging oploopt. Hier spelen een verhoogde werkdruk in combinatie met onvervulde vacatureruimte in de organisatie een belangrijke rol. De tijdige afhandeling van bezwaarschriften heeft de aandacht van de organisatie. Momenteel worden bij team Rechtsbescherming van de afdeling Juridische zaken twee juristen ingehuurd om als secretaris van de commissie bezwaarschriften de achterstanden in de werkvoorraad weg te werken. Deze formatie wordt vanaf 1 januari 2024 structureel. De werkvoorraad is inmiddels teruggelopen van 560 op 31 december 2022 naar 407 op het moment van het opstellen van dit verslag. Het verloop van deze cijfers wordt via het digitale dashboard bezwaar strak gemonitord. Om bezwaarschriften sneller af te handelen dient de hele keten mee te werken. Juridische zaken is met de organisatie in gesprek om procedures te versnellen en de aanbevelingen van de commissie op te pakken.

Kenmerk: 2023/502145

3/4

6. Uitvoering Het jaarverslag wordt ter bespreking voorgelegd aan de raadscommissie Bestuur.

7. Bijlage 1. Jaarverslag 2022 commissie bezwaarschriften

Kenmerk: 2023/502145

4/4