20230401855 5 Bijlage 4 Reactie college accountantsverslag Jaarstukken 2022 Gemeente Haarlem

Accountantsverslag 2022 (Deloitte) - reactie van het college aan de raad

19 mei 2023 Concerncontrol

Inhoudsopgave 1.

2.

3.

4.

Inleiding

3

1.1

3

Planning

Proces en conclusie

3

2.1

Samenstellenproces jaarstukken 2022

3

2.2

Openstaande controledossier 2022

3

2.3

Controleverklaring 2022

4

Controlebevindingen

4

3.1

Speerpunten auditcommissie

4

3.2

Grondexploitaties

4

3.3

Begrotingsrechtmatigheid

5

3.4

Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving

5

3.5

Overige bevindingen

6

3.5.1

EU-aanbestedingen

6

3.5.2

Sociaal-domein Jeugd en Wmo

6

3.5.3

Kwaliteit en transparantie jaarstukken

7

3.5.4

Duurzaamheidsverslaggeving

7

3.5.5

Belangrijke aandachtspunten

8

Interne beheersing

10

4.1

Opvolging aandachtspunten managementletter 2022

10

4.1.1

10

IT

2

1.

Inleiding In het kader van de verstrekte opdracht heeft Deloitte Accountants B.V. de jaarrekening 2022 van gemeente Haarlem gecontroleerd. Dit is het derde achtereenvolgende controlejaar voor Deloitte. Na afronding van de controlewerkzaamheden brengt de accountant het verslag van bevindingen (hierna: accountantsverslag) uit. De accountant heeft de controlebevindingen afgestemd met het interne controleteam en het concept accountantsverslag op 15 mei j.l. besproken met de portefeuillehouder financiën en vertegenwoordigers van de ambtelijke top. Vooruitlopend hierop informeert het college in deze notitie de raad over de uitkomsten van de controle (hoofdstuk 2) en de controlebevindingen, inclusief de reactie op en beoogde opvolging van de aanbevelingen die zijn opgenomen in het accountantsverslag (hoofdstuk 3).

1.1 Planning De verdere procedure is dat de accountant haar controlebevindingen zal toelichten op: - 25 mei a.s. aan de Duisenbergrapporteurs, en - 6 juni a.s. aan de auditcommissieleden.

2.

Proces en conclusie 2.1 Samenstellenproces jaarstukken 2022 Het opstellen van de concept jaarrekening 2022 is goed en conform de interne planning verlopen. Om de volledigheid van de cijfers in de jaarrekening te bewerkstelligen en alle afwijkingen van relevante omvang te beperken wordt in het samenstelproces de zogeheten “naposten” verwerkt in de jaarrekening. Het is het gebruikelijk dat er na het afsluiten van de financiële administratie naposten zijn en de oorzaak is tweeledig: 1) Naposten die afkomstig zijn van de vakafdelingen en de voorlopige interne audituitkomsten, en 2) Naposten die voortkomen uit het vervolg van de interne audits en controle door de accountant. Het is gebruikelijk dat er na het afsluiten van de financiële administratie gelegenheid is voor het verwerken van naposten om vervolgens te komen tot de definitieve jaarrekening. Dit jaar zijn er geen naposten vanuit de controle van de accountant wel een aantal presentatie correcties op de balans in de jaarrekening.

2.2 Openstaande controledossier 2022 De accountantscontrole is vergevorderd maar nog niet afgerond voor de onderdelen rechtmatigheid van de aanbestedingen en sociaal domein. Ten aanzien van de bijlagen bij de jaarrekening (WNT, taakvelden, SiSa) heeft de accountant geen afwijkingen geconstateerd.

3

2.3 Controleverklaring 2022 Door de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid zijn tot nu toe binnen de goedkeuringstolerantie zoals vastgestelde door de gemeenteraad. Ondanks dat de controle nog niet is afgerond is de accountant voornemens om een goedkeurende controleverklaring voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid bij de jaarrekening 2022 te verstrekken.

3.

Controlebevindingen In dit hoofdstuk geeft het college op basis van de in het accountantsverslag 2022 opgenomen bevindingen haar reactie en beoogde opvolging. Daarnaast heeft de auditcommissie vanuit haar adviserende rol aan de gemeenteraad een tweetal onderwerpen voor onderzoek aangedragen bij de accountant. Ook hier geeft het college een korte reactie op de bevindingen van de accountant.

3.1 Speerpunten auditcommissie De auditcommissie heeft twee speerpunten aangedragen voor het controlejaar 2022 en waarover de accountant rapporteert: 1) De post “Vooruit ontvangen subsidies overheidslichamen “is de afgelopen jaren toegenomen naar € 34 miljoen. Opdracht: Inzicht verkrijgen in de samenstelling van deze balanspost, de reden van de toename en inzicht te verkrijgen in de taken en de planning van de gemeente om deze activiteiten uit te voeren; Reactie college: De balanspost “Vooruitontvangen subsidies overheidslichamen” wordt voor een belangrijke deel gevormd door de ontvangen subsidie en wel de woningbouw impuls van het Rijk (WBI). Deze WBI bijdragen heeft Haarlem ontvangen om woningen te bouwen waar prestatie afspraken over zijn gemaakt. In de Kadernota 2024 worden voorstellen gedaan hoe de beheersing van de WBI in te richten en de verantwoording naar het Rijk te vereenvoudigen. 2) Aandacht besteden aan een aantal onderwerpen als onderdeel van de IT audit. Opdracht: voer een IT maturity analyse uit waarin deze onderwerpen worden geraakt en rapporteer hierover. In de managementletter 2022 (november 2022) heeft de accountant gerapporteerd over de resultaten naar aanleiding van de IT audit.

3.2 Grondexploitaties Grondexploitatieberekeningen zijn onderhevig aan schattingen en zijn hebben daarom volop de aandacht tijdens de accountantscontrole. De accountant beoordeelt de door de gemeente

4

gehanteerde veronderstellingen voor de actualisatie, opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente. Daarnaast wordt een risicoanalyse uitgevoerd ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties. Op grond van deze analyse heeft de accountant geconcludeerd dat de grondexploitaties Waarderpolder Laan van Decima en Schalkwijk Zwemmerslaan de belangrijkste projecten binnen de gemeente zijn. De accountant heeft op basis van de uitgevoerde werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat:  De gemeente beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten;  De gemeente beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties;  De gemeente zo nodig externe deskundigheid heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten;  De gemeente een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten. Conclusie van de accountant: De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2022 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze bevindingen. Hieruit volgen geen specifieke aanbevelingen.

3.3 Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de Gemeentewet en de financiële verordening. De gemeenteraad heeft dit nader geconcretiseerd door het vaststellen van een rapporteringsgrens van € 100.000 of hoger op de lasten per beleidsveld. Ter beoordeling hiervan is de door de raad vastgestelde primaire begroting 2022 en de daaropvolgende begrotingswijzigingen gedurende het jaar de norm. Overschrijdingen van de begrote lasten zijn in basis onrechtmatig, maar wegen op basis van regelgeving en de rapporteringsgrens niet in alle gevallen mee in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Op basis van de analyse zoals opgenomen in de jaarrekening concludeert de accountant: Alle begrotingsoverschrijdingen zijn geclassificeerd als kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. Deze overschrijdingen zijn onrechtmatig, maar wegen niet mee in ons oordeel. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze bevindingen. Hieruit volgen geen specifieke aanbevelingen.

3.4 Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving De frauderisicoanalyse is in 2022 geactualiseerd en besproken met de portefeuillehouder financiën en aangeboden ter bespreking in de auditcommissie. De gemeente heeft opvolging gegeven aan de aanbevelingen 2021.

5

Ten aanzien van fraude en integriteit rapporteert de accountant: Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de integriteitsmeldingen, die wij vervolgens doorspreken met uw medewerker integriteit. Wij hebben op basis van onze controle en de besprekingen geen fraudegevallen geconstateerd. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze bevindingen. Hieruit volgen geen specifieke aanbevelingen.

3.5 Overige bevindingen 3.5.1 EU-aanbestedingen De accountantscontrole op aanbestedingsrechtmatigheid omvat een formele controle op de financiële vereisten die volgen uit de geldende aanbestedingswetgeving. Hierbij wordt onder andere beoordeelt of de Europese drempelwaarden worden overschreden omdat de gemeente opdrachten boven een jaarlijks door de Europese Commissie vast te stellen drempelwaarde Europees moeten aanbesteden. Op de door de gemeente opgeleverde zogeheten ‘spend-analyse’ is door het interne auditteam een controle uitgevoerd. De accountant maakt gebruik van deze documentatie en uitkomsten. De voorlopige conclusie accountant is dat over 2022 sprake is van een aantal afwijkingen van de aanbestedingsrichtlijnen voor een totaalbedrag van circa € 2,6 miljoen waarvan € 1,5 miljoen uit doorwerkende rechtmatigheidsafwijkingen van vorig boekjaar en voor € 1,1 miljoen uit nieuwe Europese aanbestedingsafwijkingen. Feitelijke is er sprake van een verbetering t.o.v. voorgaand jaar. De nieuwe afwijkingen zijn voor een bedrag van € 0,7 miljoen op basis van voortschrijdend inzicht aangemerkt als onrechtmatig. Daarnaast zijn de bestedingen van één crediteur in 2021 en 2022 tezamen ad. € 0,2 miljoen boven de aanbestedingsgrens uitgekomen. Het totaal van fouten en onzekerheden heeft geen invloed op het goedkeurend oordeel in de controleverklaring.

Advies van de accountant: Wij adviseren u om vast te stellen waar beïnvloeding en bijsturing mogelijk is en acties te nemen om doorwerking van onrechtmatigheden in de toekomstige jaren te voorkomen. Het college kan zich vinden in de constatering van de accountant en dat de EU-aanbestedingen blijvend aandacht verdienen. De spend-analyse en de repressieve controle door het interne auditteam zijn van belang en zullen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gehandhaafd blijven. 3.5.2 Sociaal-domein Jeugd en Wmo PGB bestedingen In 2022 is voor de verstrekte Pgb’s een onderzoek uitgevoerd door een extern bureau in de vorm van o.a. huisbezoeken voor (minimaal) de Wmo. Hierbij wordt nader inzicht verkregen in de rechtmatigheid van PGB-bestedingen en de kwaliteit van de geleverde zorg. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek kunnen (getrouw- en rechtmatigheids-)afwijkingen beter in beeld gebracht worden en wordt niet de gehele stroom PGB-bestedingen als onzeker aangemerkt. De gemeente voert ook zelf uitgebreide controles uit en komt tot de conclusie dat met de huidige interne controlewerkzaamheden onzekerheden ten aanzien van prestatielevering resteren.

De voorlopig geconstateerde fouten en onzekerheden door het interne auditteam zijn overgenomen door de accountant en bedraagt:  circa € 1,1 miljoen als rechtmatigheidsfout, en  circa € 1,7 miljoen als onzekerheid.

6

Zorg in natura (ZiN) bestedingen Jeugd en Wmo Voor de bestedingen Jeugd en Wmo maakt de gemeente gebruik van de controleverklaringen met productieverantwoordingen van de zorgaanbieders. Voor de zorgaanbieders geldt overeenkomstig het landelijk controleprotocol dat zij geen accountantsverklaring hoeven aan te leveren ingeval de bestedingen lager zijn dan € 125.000. Net als voorgaand jaar ontbreken de controleverklaringen bij productieverantwoordingen van de relatief kleinere zorgaanbieders. Voor deze groep geldt dat de prestatielevering niet vastgesteld kan worden en de bestedingen onzeker zijn. De voorlopig geconstateerde onzekerheden door het interne auditteam en overgenomen door de accountant betreffen:  Jeugdzorg circa € 5,4 miljoen (2021: € 3,5 miljoen) en  Wmo circa € 1,9 miljoen (2021 € 1,1 miljoen). Het totaal van fouten en onzekerheden heeft geen invloed op het goedkeurend oordeel in de controleverklaring. Het college kan zich vinden in de constateringen. Het externe onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb’s en de repressieve controle door het interne auditteam op de prestatielevering zijn van belang en zullen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gehandhaafd blijven.

3.5.3 Kwaliteit en transparantie jaarstukken Ten aanzien van de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken 2022 heeft de accountant vastgesteld dat:  De jaarstukken voldoen aan de vereisten aan de verslaggevingsregels, het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV);  Er is sprake van verenigbaarheid van het jaarverslag en de jaarrekening vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses.  De gemeente geeft een inhoudelijke oorzaakanalyse bij ontstane afwijkingen, die antwoord geeft op de vragen: “Waardoor is de afwijking ontstaan en waardoor was de afwijking niet eerder te voorzien c.q. rapporteren?”  Daarnaast heeft de gemeente aandacht voor verduidelijking van verschillen tussen primaire begroting, gewijzigde begroting en eindresultaat in de jaarrekening. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze constateringen. Hieruit volgen geen specifieke aanbevelingen. 3.5.4 Duurzaamheidsverslaggeving In 2022 heeft de gemeente een aantal belangrijke stappen gezet in de verduurzaming van de organisatie en de stad. Begin 2022 is de routekaart Duurzaamheid opgeleverd, waarin de doelstellingen staan om aardgasvrij en een circulaire stad te zijn in 2040.

In het nieuwe coalitieakkoord is afgesproken dat Haarlem haar doelstelling voor de energietransitie nog scherper gaat stellen. Het Rijk heeft inmiddels de hoogte van de zogeheten artikel 2 middelen bekend gemaakt. De gemeente kan daarmee haar inspanningen voor het behalen van de duurzaamheidsdoelstellingen uitvoeren. De accountant stelt vast dat:  De gemeente proactief invulling geeft aan duurzaamheidsverslaggeving en sinds 2021 een duurzaamheidsbegroting opstelt;

7

  

De Haarlemse routekaart duurzaamheid heeft voor stappen naar CO2 reductie en zich richt op de vervolgstappen op de doelstellingen in het kader van circulariteit en brede welvaart; De insteek van de gemeente hierbij aansluit op landelijke doelstellingen, regelgeving en metingen; Dat de gemeente een proactieve houding hierin aanneemt zorgt voor bewustwording over dit onderwerp en de uitdagingen om te komen tot een integrale strategie en daarmee samenhangende duurzaamheidsverslaggeving.

De accountant rapporteer over de volgende aanbevelingen:  Het identificeren wie in de organisatie verantwoordelijk is / zijn voor dit onderwerp;  Invulling te geven aan het materialiteitsthema: identificeren van de duurzaamheidsthema’s die van materieel belang zijn in termen van de impact van uw eigen organisatie en activiteiten in de keten. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze aanbevelingen en geeft aan dat er reeds diverse acties ondernomen zijn in lijn met de aanbevelingen. De Haarlemse Routekaart Duurzaamheid maakt onderscheid tussen vijf transitiepaden waarbinnen de omslag naar een CO₂-neutrale stad zal gaan plaatsvinden, nl.: (1) Wonen, (2) Werken, (3) Mobiliteit, (4) Elektriciteit en Opwek, en (5) Ketenverantwoordelijkheid. De duurzaamheidsbegroting monitort de voortgang richting gestelde doelen. Om de klimaatopgave effectief en efficiënt na te streven is daadkracht vereist, maar ook een goed klimaatbeleid met een heldere verdeling van bestuurlijke verantwoordelijkheden. Om deze reden is ieder transitiepad (of pijler van een transitiepad) belegd bij een wethouder, de wethouder is bestuurlijk verantwoordelijk voor de succesvolle implementatie van het transitiepad / de pijler en het bereiken van de hierbij horende klimaatdoelstelling.

De verantwoordelijkheid voor en coördinatie van de gemeentebrede klimaatdoelstellingen en het monitoren en het rapporteren over de voortang hierop is belegd bij de wethouder Klimaat en Energie. Ook ambtelijk zijn de verantwoordelijkheden belegd: per transitiepad (of pijler van een transitiepad) is er aan ambtelijk verantwoordelijke. Het transitiepad Ketenverantwoordelijkheid, omvat de CO₂-uitstoot in de keten door consumptie van de gemeentelijke organisatie, bewoners, bedrijven en instellingen. De uitstoot in de keten is vooralsnog niet inzichtelijk omdat er nog geen universeel geaccepteerde methodiek voor het meten van de circulaire economie. Het meten en monitoren van circulariteit en klimaatbestendigheid is nog een ontwikkelopgave waar momenteel over nagedacht wordt, dit zal stapsgewijs uitgebreid worden. Wanneer het transitiepad Ketenverantwoordelijkheid verder is uitgewerkt, zal dit transitiepad ook bestuurlijk belegd worden bij de verantwoordelijke wethouder(s). 3.5.5 Belangrijke aandachtspunten Specifieke uitkeringen De accountant rapporteert terecht over de toename van het aantal regelingen waarover de gemeente in het kader van de rechtmatigheid moet verantwoorden in de SiSa-bijlage. Bij de controle zijn dit jaar inefficiënties opgetreden als gevolg van niet opgeleverde SiSa-regelingen en controle-documentatie.

De accountant komt hierop terug bij de evaluatie om te komen tot een verbeterplan voor een adequate verantwoording en controle. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze constateringen. De afgelopen maanden is extra inzet gepleegd om er voor te zorgen dat er voldoende capaciteit beschikbaar is voor het opstellen van de controledossiers SiSa-regelingen.

8

Interne auditteam De accountant rapport over de bezetting van het interne Audit Team (derde lijn) en verloop van medewerkers. En dat de gemeente concrete acties heeft uitgezet om openstaande vacatures zoveel als mogelijk in te vullen. Met ingang van 2023 is het team weer bijna op sterkte. De accountant constateert dat, ondanks de knelpunten, geen concessies zijn gedaan aan de kwaliteit en volledige en tijdige uitvoering van de interne audits. De accountant maakt wel een kanttekening, en geeft aan dat er sprake was van inefficiënties in het controleproces, maar dat in positieve zin de communicatie over de voortgang en bijzonderheden adequaat was. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze constateringen. Wij herkennen dat er geen concessies zijn gedaan aan volledigheid en diepgang van de werkzaamheden. De wervingsprocedures zijn afgelopen maanden positief doorlopen waardoor de vacatures volledig ingevuld zijn. Verbonden partij Spaarnelanden De gemeente ontvangt jaarlijks de controleverklaring over de financiële verantwoording Domein parkeren van parkeerservice-organisatie Spaarnelanden. Door het niet tijdig updaten van de parkeerautomaten in 2021 en de doorwerking naar het boekjaar 2022 is een controleverklaring bij de financiële verantwoording achterwege gelaten.

De accountant heeft aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd waardoor er geen impact is voor het oordeel. De accountant adviseert om in de toekomst weer gebruik te maken van een controleverklaring bij de financiële verantwoording van Spaarnelanden. Het college heeft met instemming kennisgenomen van deze constateringen. Hierover is vroegtijdig overleg geweest met zowel Spaarnelanden als onze accountant. Wij zullen opvolging geven aan het advies en richten ons op het verkrijgen van een controleverklaring bij de cijfers Domein parkeren van Spaarnelanden. Vennootschapsbelasting De accountant rapporteert dat de gemeente vanaf de invoering van de vennootschapsbelasting (Vpb) voor overheidsondernemingen (2016) in gesprek is met de Belastingdienst over de toepassing van de vennootschapsbelasting en specifiek voor de onderwerpen grondexploitaties en reclame. Voor de grondexploitaties is vastgesteld dat de gemeente ‘door de ondernemerspoort gaat’ en hiermee een Vpb-plicht heeft. Voor de verschuldigde Vpb over de opbrengsten uit grondexploitaties is eind 2022 een compromis voorstel gedaan aan de Belastingdienst, terwijl het definitieve oordeel van de Belastingdienst nog niet bekend is. In de jaarrekening 2022 is het compromis voorstel voor de grondexploitaties financieel verwerkt in een voorziening. Het college heeft kennisgenomen van deze constateringen.

Voor de grondexploitaties gaat de gemeente 'door de ondernemerspoort' maar blijft nog wel in discussie over vanaf welk jaartal. Hierover is de gemeente in gesprek met de Belastingdienst en heeft naar aanleiding hiervan eind 2022 een compromis voorstel gedaan. De gemeente blijft in gesprek met de belastingdienst over de belastingonderwerpen/lopende zaken.

9

4.

Interne beheersing In het najaar voert de accountant een tussentijdse (interim) controle uit. Deze controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor de controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar aanleiding hiervan heeft de accountant in november 2022 de managementletter 2022 uitgebracht waarin aandachtspunten voor de jaarrekening 2022 zijn opgenomen. In het accountantsverslag komen deze punten beknopt terug en geeft de accountant aan in hoeverre de gemeente hieraan opvolging heeft gegeven.

4.1 Opvolging aandachtspunten managementletter 2022 Uit deze managementletter is een aantal aanbevelingen overgenomen door de gemeente en waar acties aan zijn gekoppeld. Dit betreft de volgende onderwerpen: a) Frauderisicoanalyse b) Grondexploitaties c) EU-aanbestedingen d) IT e) Sociaal domein In het accountantsverslag geeft de accountant aan dat voor zover de opvolging en/of hun controle ervan hiertoe aanleiding geven, hebben zij bij de bevindingen in het accountantsverslag bij het betreffende onderwerp hun opmerkingen verwerkt. Behoudens IT komen bovenstaande onderwerpen terug in deze notitie, waarnaar verwezen wordt voor de opmerkingen en of bevindingen van de accountant. 4.1.1 IT De accountant rapporteert dat de bestaande tekortkomingen in de IT omgeving ertoe hebben geleid dat zij niet zonder meer kunnen steunen op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Hun aanpak voor de accountantscontrole heeft dit niet tot een wijziging geleid. Door het uitvoeren van meer gegevensgericht werk waaronder het uitvoeren van specifieke werkzaamheden om de betrouwbaarheid van data en lijstwerk vast te stellen is de accountant wel in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen voor het oordeel bij de jaarrekening.

Opmerking van de accountant is wel dat er belangrijke nadelen zijn bij het feit dat onvoldoende opvolging en prioriteit is gegeven aan de eerdere aanbevelingen. De directie heeft op basis van de onderwerpen en prioritering uit de managementletter de volgende aandachtspunten opgepakt.

10

Wij erkennen de zorgen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van onze informatievoorziening, inclusief cybersecurity. Het feit dat de bestaande tekortkomingen in de IT-omgeving blijven voortbestaan, brengt risico's met zich mee voor de gemeente en haar gegevensverwerking. We begrijpen dat dit kan resulteren in niet-betrouwbare data en cijfers, en een grotere impact kan hebben in geval van cybersecurity-incidenten. De sturing op en uitvoeringskracht van de afdeling Informatievoorziening (IV)de afgelopen jaren is hier debet aan. Hier zijn maatregelen op genomen door het aanstellen van een nieuwe afdelingsmanager, drie teammanager en het vaststellen van een afdelingsplan. Daarnaast zijn twee virtuele beveiligingsteams ingesteld die op basis van een met de CISO afgestemde werkvoorraad verbeteringen doorvoeren. Het is tevens duidelijk dat de tekortkomingen in de IT-omgeving een negatieve invloed hebben op de efficiëntie van onze interne controles. Het niet zonder meer kunnen vertrouwen op geautomatiseerde gegevensverwerking bemoeilijkt het gebruik van data-analyses en belemmert daarmee de optimale uitvoering van de interne controles. Daarom zullen we actie ondernemen om de aanbevelingen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking op te volgen.

De geconstateerde kwetsbaarheden kunnen grote gevolgen hebben voor de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van informatie. Het beperken van de risico’s vereist aandacht op meerdere vlakken - zowel technisch en organisatorisch als in bewust en zorgvuldig gedrag. Denk daarbij aan het continu up-to-date houden van IT-systemen, contracten en processen, naleven van wet- en regelgeving, op peil houden van kennis en vaardigheden en zorgvuldig omgaan met informatie. Ook het treffen van maatregelen voor continuïteit en het periodiek oefenen en testen draagt bij aan de weerbaarheid en continuïteit. We zijn daarom gestart met een pakket aan IT General Controls (ITGC) als beheersmaatregelen dat in de tijd geprioriteerd is maar allemaal de hoogste prioriteit en aandacht heeft:  Detectie en respons: het herkennen en analyseren van incidenten, kunnen waarnemen of er een ongewenste bezoeker op ons netwerk binnen komt en daar op acteren. We doen dit door te investeren in Security Operations Center en Security Information & Event Management.  Herstel fase: het repareren van schade en doorvoeren van verbeteringen in de beveiliging. Dit doen we door de back-up in de cloud te doen.  Preventie: Zowel technisch als door het vergroten van het beveiligingsbewustzijn van medewerkers. Tevens belangrijk in het licht van preventie is het op orde brengen van het beheer bij IV.

Hier wordt een belangrijke verbeterslag gemaakt doordat wordt gewerkt met Life Cycle Management. Een systeem of applicatie wordt gedurende zijn levensloop gevolgd en als een update of vervanging nodig is kan dit tijdig worden gepland.  Toegangsbeheer als preventieve maatregel: Identity en Access Management, per 1 januari jl. is hier een programma voor gestart. Het programma start met de basis van ons toegangsbeheer. Daarmee verbeteren we de beveiliging door te bepalen en in te regelen wie wanneer toegang heeft tot welke informatie en welke applicaties. Een beperkende maatregel en daarom preventief.

11

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 19 mei 2023

Tekst: Concerncontrol, Fotografie: -, Ontwerp: -, Drukwerk: ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 12