20230244723 5 Bijlage 4: Brief OR

Ondernemingsraad gemeente Haarlem Aan mevrouw C. Lenstra, algemeen directeur Gemeente Haarlem Stadhuis

Datum Ons kenmerk Contactpersoon Telefoonnummer Kopie aan Onderwerp Emailadres

16 mei 2023 20230537401/LL Ronald van der Linden 06-11197441 HRM Meldprocedure en onderzoeksprotocol integriteit or@haarlem.nl Geachte mevrouw Lenstra, Wij stemmen in met uw instemmingsaanvraag voor de meldprocedure en het onderzoeksprotocol integriteit. Deze juridische stukken zijn nodig om het juridisch kader vast te leggen. Het is een goede zaak dat de procedure voor ongewenst gedrag wordt gelijkgeschakeld met integriteitsschendingen. Dat geeft het belang aan dat de organisatie hecht aan het voorkomen en terugdringen van ongewenst gedrag. De OR vindt het belangrijk dat melders, getuigen en betrokkenen zich voldoende ondersteund weten. In de meldprocedure en het protocol worden hierover geen afspraken gemaakt. Afgesproken is inmiddels dat over vergoeding van eventuele kosten van een raadsman of andere ondersteuning nadere afspraken worden gemaakt tussen u en de OR. Het goed regelen van het juridische kader en de procedures is één ding, nog veel belangrijker is hoe men in de organisatie met deze onderwerpen omgaat. Medewerkers moeten op een gemakkelijke manier de weg weten te vinden om een melding te doen, en moeten zich daarbij veilig en ondersteund voelen. Leidinggevenden hebben hierbij een belangrijke rol. De OR verneemt graag hoe de directie zorg draagt dat leidinggevenden deze rol goed vervullen.

En hoe de directie monitort dat medewerkers zich vrij en veilig voelen en zich durven te uiten. Deze stukken zijn niet makkelijk te lezen. De OR adviseert om een gemakkelijk leesbare toelichting of versie voor medewerkers te maken. Wij adviseren om de voorgestelde workshops, trainingen en dilemmaoefeningen niet alleen over het onderwerp integriteit te organiseren maar ook over ongewenst gedrag en misstanden.

Secretariaat: Stadhuis, Grote Markt 2, 2011 RD Haarlem, kamer 6

www.orhaarlem.nl

2 De OR vindt het een goede zaak dat de nieuwe meldprocedure medewerkers een heldere en laagdrempelige ingang biedt om vermoedens van integriteitsschendingen, ongewenst gedrag of misstanden te melden en te laten onderzoeken. En dat het bijbehorend onderzoeksprotocol de procedurele waarborgen biedt voor een zorgvuldig onderzoek naar meldingen, waarbij rechten en plichten van alle betrokkenen zijn gewaarborgd. Maar de OR zal zijn focus de komende tijd vooral richten op wat dit voor de medewerkers betekent. En of er merkbare veranderingen zijn. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek en de te houden Risicoinventarisaties en -evaluaties (RI&E) kunnen hierbij een belangrijke indicator zijn. Maar we willen ook de concrete stappen zien die managers en directie zetten om een open en veilig klimaat in deze organisatie te bewerkstelligen. Hierbij zijn de volgende zaken van belang: • • • • • •

eigenaarschap op alle niveaus; voorbeeldgedrag van leiding en hogere managementlagen; daadwerkelijk aanspreken op ongewenste omgangsvormen, onafhankelijk van de positie en resultaten van iemand; met elkaar bespreken hoe je wilt samenwerken, hoe je elkaar wilt aanspreken en wat acceptabel en onacceptabel gedrag is; proactief hulp aanbieden aan teams voor het herkennen van uitingen en signalen van ongewenst gedrag en het op een proactieve manier bespreken hiervan; goede inbedding van de vertrouwenspersonen, voldoende faciliteiten en helderheid over hun rol en positie.

De ondernemingsraad verneemt graag schriftelijk uw definitieve besluit (conform artikel 27 lid 2 van de WOR – instemmingsrecht -) waarin u aangeeft of en in hoeverre u het OR advies overneemt. Met vriendelijke groet, Namens de ondernemingsraad,

Ronald van der Linden