20230244723 4 Bijlage 3: Integriteitsjaarverslag 2022

Integriteitsjaarverslag 2022

23 mei 2023

Inhoudsopgave Inleiding

3

1.

Visie op integriteit

4

2.

Verantwoordelijkheden binnen het integriteitsbeleid

7

3.

Integriteitsbeleid en activiteiten in 2022

8

3.1

Ambtseed

8

3.2

Meldpunt Integriteit

8

3.3

Vertrouwenspersonen

9

3.4

Integriteitsbeleid

9

4.

5.

Meldingen en onderzoek

10

4.1

Meldingen in 2022

10

4.2

Afdeling Huis voor klokkenluiders

11

Vertrouwenspersonen

12

5.1

Vindbaarheid vertrouwenspersonen

12

5.2

Voorlichting en advies

12

5.3

Veilige werkplek

12

5.4

Inzet vertrouwenspersonen

12

5.5

Overige signalen en aanbevelingen

13

6.

Vooruitblik naar 2023

15

7.

Conclusies en aanbevelingen

17

2

Inleiding Met het integriteitsjaarverslag 2022 van de gemeente Haarlem wordt informatie gegeven over het integriteitsbeleid in de ambtelijke organisatie, met als doel om inzicht en overzicht te bieden, en om te leren en te verbeteren van de opgedane ervaringen. Integriteitsbeleid is zowel gericht op het bevorderen van integriteitsbewustzijn als op het voorkomen van integriteitsschendingen, misstanden en ongewenst gedrag. Terugblikkend op het afgelopen verslagjaar 2022, worden de activiteiten op het gebied van beleid, preventie en handhaving benoemd. Conclusies en aanbevelingen op basis van de bevindingen uit 2022 vormen de inzet voor verdere ontwikkeling en uitvoering van het integriteitsbeleid in 2023. Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat de visie op integriteitsbeleid en het management daarvan. Hoofdstuk 2 schetst in het kort hoe rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld binnen het Haarlemse integriteitsbeleid. Hoofdstuk 3 is gewijd aan de activiteiten in 2022 . In hoofdstuk 4 worden de in 2022 ingediende meldingen en het uitgevoerde integriteitsonderzoek daarnaar weergegeven. Hoofdstuk 5 heeft betrekking op de taak en werkzaamheden van de vertrouwenspersonen. Hoofdstuk 6 blikt vooruit naar 2023. Hoofdstuk 7 sluit af met enkele algemene conclusies en aanbevelingen.

3

1.

Visie op integriteit De organisatie van de gemeente Haarlem is geen constante, maar is voortduring in beweging en aan verandering onderhevig. Dit biedt nieuwe kansen. Medewerkers worden uitgedaagd om hun kennis en ervaring in te zetten ten behoeve van snel wisselende en vaak complexe vraagstukken. Aan hun wordt het vertrouwen gegeven dat zij hierin professioneel en met een besef van verantwoordelijkheid optreden. Maar het kan ook risico's opleveren en vraagstukken opwerpen. Zoals in veel overheidsorganisaties, stromen er de komende jaren veel ervaren ambtenaren uit vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Hun plaats wordt ingenomen door nieuwe jonge mensen die hun eigen werkelijkheid en normen- en waardenpatroon meenemen. En die ook hun weg nog moeten vinden in de organisatie. Uitstroom en instroom van medewerkers is sowieso groot de afgelopen jaren, met het gevolg dat kennis en ervaring verdwijnt waar deze hard zo nodig was. De druk op de organisatie is groot, omdat taken voor de gemeente toenemen, maar door krapte op de arbeidsmarkt niet alles steeds goed kan worden opgepakt zoals we zouden wensen. Tijd voor reflectie op handelen en ruimte om met elkaar te verkennen wat nu de meest wijze aanpak is ontbreken soms.

De omgeving wordt ook steeds complexer, mede omdat de samenleving - terecht - hoge verwachtingen stelt aan de gemeente op het vlak van het bieden van de menselijke maat en zorgvuldigheid in de omgang met inwoners. Van medewerkers wordt een goed afgesteld moreel kompas verwacht in de hectiek die de werkzaamheden van dag tot dag met zich meebrengen. Digitalisering en de omgang met een groeiende stroom van informatie zijn daarnaast uitdagend, op zijn minst. In de enorme overvloed aan digitale data is het zoeken naar een gepaste manier van omgang met informatie, en een fout daarbij is snel gemaakt. Kortom, professionaliteit van het werken kan onder druk komen. En daarbij is ook de integriteit van handelen een kritische factor. Uitgangspunt is dat elke medewerker in de ambtelijke organisatie de goede dingen op de juiste manier wil doen. Dat begint bij duidelijkheid over wat van hem/haar wordt verwacht als het gaat om integer handelen en dus over de inhoudelijke normen die aan medewerkers worden gesteld. Dan nog kan een medewerker in situaties terecht komen die voor hem/haar morele dilemma’s opleveren. Daarbij is het belangrijk om voortdurend te verkennen welk gedeeld normbesef in de organisatie wordt ontwikkeld en onderhouden. Bewustwording van integriteit en het bespreekbaar maken van morele dilemma's zijn het vertrekpunt van beleid.

Naast preventieve maatregelen moet ook aandacht uitgaan naar toezicht en handhaving. Dat wil zeggen dat als er vermoedens van integriteitsschendingen spelen, deze moeten kunnen worden gemeld zodat ze kunnen worden onderzocht en passende maatregelen kunnen worden genomen. Op die manier worden misstanden tijdig opgespoord en risico's voor de medewerkers, de gemeente en de omgeving voorkomen of beperkt. Beleid, preventie en toezicht/handhaving leveren noodzakelijke managementinformatie op. Zij zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en werken cyclisch. Beleid moet actueel zijn, dus is het zaak om regelmatig te toetsen of het bestaande beleid past bij de huidige situatie. Als beleid wordt aangepast, wordt hierover helder gecommuniceerd. Zo gaat het leven en gaat er een preventieve werking vanuit. Daarnaast vormen actualiteiten of resultaten van uitgevoerde onderzoeken het signaal dat specifieke preventieve activiteiten (verder) moeten worden ontwikkeld of ingezet. Op basis van de managementinformatie die dit alles oplevert kunnen verantwoordelijken besluiten of (extra) inzet nodig is op specifieke terreinen.

4

Zo is integriteitsbeleid en het management daarvan een continue proces, dat blijvend om aandacht vraagt en nooit 'af' is.

Het is belangrijk dat medewerkers in de organisatie een cultuur ervaren waarin zij voelen en ervaren dat zij vragen, zorgen en meldingen kunnen delen. Met een leidinggevende, een naaste collega, een vertrouwenspersoon, een directeur, een lid van het meldpunt of een andere collega. Want samen dragen wij bij aan een organisatie waarin je in veiligheid en vertrouwen je werk kunt doen voor de inwoners van Haarlem en Zandvoort. En daarvoor is het nodig dat we signalen van medewerkers serieus nemen. Catrien Lenstra, algemeen directeur/gemeentesecretaris

Integriteit in relatie tot het organisatiekompas In Haarlem ontwikkelt de organisatie zich op basis van een organisatiekompas. Dat kompas bestaat uit drie elementen: 1. een missie en visie; 2. drie gekozen organisatiewaarden; en 3. dienstverleningsuitgangspunten. De missie en visie In het organisatiekompas is de missie en visie als volgt verwoord: "Wij zijn Haarlem en Zandvoort. Eén organisatie voor twee gemeenten. Onze stad met haar rijke geschiedenis en ons oude vissersdorp als badplaats voor plezier en ontspanning. We leven van het Spaarne tot de zee – dit maakt ons uniek. We vinden elkaar in de wijken en we weten: iedere wijk heeft zijn eigen karakter. Samen, met inwoners, ondernemers en partners, zetten we ons in voor Haarlem en Zandvoort. Samen voor fijn wonen, samenleven, inspirerend ondernemen en bezoeken, nu en in de toekomst. Waar iedereen zich welkom voelt en waar je kunt zijn wie je bent." De organisatiewaarden De missie en visie leidt ertoe dat we op basis van de waarden 'open',' gedreven' en 'betrokken' werken als één organisatie voor de stad Haarlem en het dorp Zandvoort. De geboden dienstverlening kenmerkt zich door vertrouwen en betrouwbaarheid. We werken snel en simpel waar het kan, persoonlijk waar het hoort. Het gevoerde integriteitsbeleid moet worden beschouwd in relatie tot deze waarden en uitgangspunten.

De kwaliteit van werken wordt mede bepaald door de kwaliteit van integriteit die we laten zien. Wat vraagt dat? • Haarlemse medewerkers zijn moreel competent. • Zij betrachten zorgvuldigheid, verantwoordelijkheid, onafhankelijkheid en professionaliteit. • Zij houden zich aan de geldende normen in regels en procedures. • Zij zijn zich bewust van integriteitsrisico's en maken daarin evenwichtige en zorgvuldige afwegingen. • Consistentie en transparantie in handelen waarborgen professioneel optreden. Integriteitsmanagement Leidinggevenden hebben hierin een extra verantwoordelijkheid, door het goede voorbeeld te geven en moreel competent handelen van medewerkers te stimuleren. De werkomgeving en de

5

bedrijfsvoering maken integer gedrag mogelijk. Dilemma's zijn bespreekbaar, goed gedrag wordt beloond en tegen onoorbaar gedrag wordt opgetreden. Ethisch leiderschap en wat het vraagt van managementverantwoordelijken is in kaart gebracht in het onderzoek van Leonie Heres "Tonen van de Top", de rol van topambtenaren in het integriteitsbeleid. Een leesbaar stuk voor iedereen die wil weten wat ethisch leiderschap kan betekenen in relatie tot integriteit. Ethisch leiderschap stimuleert integer gedrag, verbetert de veiligheid en meldingsbereidheid en vermindert integriteitsschendingen. Bovendien heeft ethisch leiderschap gunstige bijeffecten, zoals een betere houding, gedrag en werkprestaties van medewerkers, effectiever leiderschap en betere organisatieprestaties. Managers hebben dus een wezenlijke invloed op de integriteit van de organisatie. Voor iedere medewerker in de ambtelijke organisatie is het van belang dat hij/zij de normen en waarden kent. De leidinggevende voert hierover ook geregeld het gesprek binnen de eigen afdeling c.q. het eigen team, en het vormt een vast onderdeel van de persoonsgesprekken met de leidinggevende. De medewerker die vermoedt dat er schendingen of misstanden spelen, durft dat te melden en weet zich beschermd door de werkgever tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding.

Brede definitie van integriteit De visie op integriteit vertaalt zich naar een brede definitie van wat daaronder wordt verstaan: "Integriteit is een professionele, individuele verantwoordelijkheid om in al het handelen op bewuste wijze rekening te houden met rechten, belangen en welzijn van alle belanghebbenden. De integere medewerker is zorgvuldig, verantwoordelijk, onafhankelijk en professioneel: hij opereert transparant en kan zich verantwoorden voor de keuzes die hij bij zijn werkzaamheden maakt en handelt altijd met oog voor het publiek belang."

6

2.

Verantwoordelijkheden binnen het integriteitsbeleid College van burgemeester en wethouders Het college van burgemeester en wethouders is de werkgever van medewerkers in de ambtelijke organisatie. De bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt op grond van de Gemeentewet bij de burgemeester als portefeuillehouder integriteit. Maar ook de andere collegeleden dragen binnen hun portefeuilles verantwoordelijkheid voor een integer optreden van de gemeente, en kunnen te maken krijgen met integriteitskwesties. In het college vindt gesprek en afstemming plaats als dit aan de orde is. Algemeen directeur / gemeentesecretaris De algemeen directeur (tevens zijnde gemeentesecretaris) is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. Zij is bevoegd gezag ten aanzien van het Meldpunt Integriteit. Dit houdt onder andere in dat zij op advies van het Meldpunt Integriteit beslissingen neemt in meldzaken en over de opvolging van uitgevoerde onderzoeken. In die verantwoordelijkheid wordt zij vanuit de afdelingen Concerncontrol en HRM bijgestaan door de coördinator integriteit (met plaatsvervangers). Directieleden, afdelingsmanagers en teammanagers Aansluitend bij de managementverantwoordelijkheid die door directieleden, afdelingsmanagers en teammanagers wordt gedragen, zijn zij als eersten aan zet om uitvoering te geven aan het gevoerde integriteitsbeleid.

Zij worden geacht voorbeeldgedrag te laten zien, door moreel uitlegbare afwegingen te maken en op basis daarvan te handelen en beslissingen te nemen. Ook maken zij integriteit binnen de afdeling bespreekbaar. Zij bieden daarvoor een sociaal veilige werkomgeving. Vermoedens van integriteitsissues worden tijdig besproken, adequaat opgepakt door het management en waar nodig gemeld voor verder onderzoek. Medewerkers worden aangesproken op mogelijk niet-integer gedrag en gesanctioneerd als dit nodig is. Vertrouwenspersonen De vertrouwenspersonen fungeren als vertrouwelijk aanspreekpunt en gesprekspartner voor medewerkers. Bijvoorbeeld als zij worden geconfronteerd met integriteitskwesties of ongewenst gedrag. Zij bieden een luisterend oor, opvang, begeleiding en advies. Ook verwijzen zij zo mogelijk door naar professionele hulpverlenende instanties. Zij kunnen voorts begeleiding en ondersteuning bieden aan degene die een vermoeden van een integriteitsschending of ongewenst gedrag wil melden. Vertrouwenspersonen leveren verder een bijdrage aan de beleidsontwikkeling in de organisatie. Meldpunt Integriteit Meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen, misstanden of ongewenst gedrag kunnen worden gemeld bij het Meldpunt Integriteit. De leden van het Meldpunt zijn onafhankelijke deskundigen, die geen medewerkers van de gemeente zijn of anderszins aan de gemeente zijn verbonden.

Het Meldpunt registreert meldingen en adviseert het bevoegd gezag over de behandeling, de te nemen beslissing(en) en eventuele preventiemaatregelen. Leden van het Meldpunt zijn bevoegd onderzoek uit te (laten) voeren.

7

3.

Integriteitsbeleid en activiteiten in 2022 3.1 Ambtseed Onderdeel van de introductiedag voor nieuwe medewerkers is het afleggen van de eed of belofte in verband met de wettelijke status van de ambtenaar. De eed of belofte wordt in een verklaring vastgelegd en beide partijen ondertekenen de verklaring. Tijdens de coronapandemie is de fysieke introductiedag vervangen door een digitale bijeenkomst, waarbij nieuwe medewerkers digitaal de ambtseed aflegden. Vanaf juni 2022 wordt de introductiedag weer op de gebruikelijke wijze, door middel van een fysieke bijeenkomst georganiseerd. De introductiedag vindt eens per maand plaats met maximaal dertig nieuwe medewerkers. In 2022 is door 172 medewerkers, verdeeld over 12 bijeenkomsten, de eed of belofte afgelegd. Tijdens de eed of belofte wordt door de directeur de bijzondere positie van de ambtenaar toegelicht. Ook wordt besproken hoe de gemeente Haarlem met het onderwerp Integriteit omgaat.

3.2 Meldpunt Integriteit Bij het Meldpunt Integriteit kunnen interne meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen worden gedaan. Sinds 2019 bestaat het Meldpunt Integriteit uit drie externe leden, die geen binding hebben met de gemeente Haarlem. Hiermee wordt de onafhankelijkheid van de behandeling van interne integriteitsmeldingen gewaarborgd. In 2022 was in het Meldpunt Integriteit nog slechts één lid actief, als gevolg van het vertrek van de andere twee leden. Vanwege de ontstane vacatures zijn twee nieuwe leden aangetrokken en benoemd. Eind 2022 was het Meldpunt weer op volle kracht. De werkwijze van het Meldpunt Integriteit is kort samengevat de volgende. Meldingen worden op grond van een gemeentelijk vastgestelde meldprocedure gedaan bij het Meldpunt Integriteit of bij een leidinggevende die de melding vervolgens doorstuurt naar het Meldpunt. Ook een klacht van een derde kan aanleiding zijn om een melding te doen bij het Meldpunt. Als een melding anoniem wordt gedaan bij de vertrouwenspersonen, melden zij dit na toestemming van de betreffende persoon door aan het Meldpunt. Het Meldpunt beoordeelt of een melding onderzoekswaardig is. Dit houdt in dat wordt beoordeeld of deze concreet en betrouwbaar is, en of er aanleiding is om een onderzoek in te stellen. Ook moeten er concrete onderzoeksmogelijkheden voorhanden zijn.

Als een melding als onderzoekswaardig wordt beoordeeld, wordt een advies aan het bevoegd gezag (gemeentesecretaris/algemeen directeur) gegeven. Zij neemt dan op advies de beslissing om een verder onderzoek in te stellen. Als een melding niet onderzoekswaardig is, wordt op advies van het Meldpunt de melding terzijde gelegd. Bij het uitvoeren van een verder onderzoek naar een melding gelden de spelregels van een vastgesteld onderzoeksprotocol, dat bij de gemeentelijke meldprocedure behoort. Het onderzoeksprotocol beschrijft de aanpak van het onderzoek en biedt daarmee procedurele waarborgen voor een zorgvuldige behandeling van een melding die tot betrouwbare resultaten

8

leidt. De rechten en plichten van alle betrokkenen bij een melding zijn verzekerd bij het stipt volgen van het onderzoeksprotocol. De melder wordt door het Meldpunt Integriteit gehoord, alsook eventuele andere betrokkenen. Ook degene tegen wie de melding zicht richt wordt in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. Het Meldpunt Integriteit is bevoegd om in zijn onderzoek informatie in de organisatie op te vragen en te ontvangen. Eventueel wordt een onderzoek vanwege zijn aard of omvang uitgevoerd door een extern ingehuurde onderzoeker. Het Meldpunt Integriteit houdt dan toezicht op het onderzoek. Een onderzoek wordt afgesloten met een feitenrapportage. Die vormt de basis voor het advies van het Meldpunt Integriteit aan het bevoegd gezag over de te nemen beslissing ten aanzien van de melding. Het bevoegd gezag bepaalt vervolgens welke conclusies aan het uitgevoerde onderzoek moeten worden verbonden en welke opvolging nodig is. Dit kan een disciplinair traject zijn en/of andere maatregelen om de gevolgen van een integriteitsschending of misstand op te vangen. Ook kunnen meer algemene preventieve maatregelen worden getroffen om toekomstige integriteitsschendingen te voorkomen.

3.3 Vertrouwenspersonen In 2022 beschikte de gemeente Haarlem, evenals de voorgaande jaren, over vijf vertrouwenspersonen, waarvan een externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersonen zijn beschikbaar om gesprekken te voeren over integriteit en ongewenst gedrag. Hun werkwijze is dat er op een laagdrempelige manier contact kan worden gezocht met een vertrouwenspersoon naar keuze. Een medewerker die een gesprek met een vertrouwenspersoon voert is verzekerd van absolute vertrouwelijkheid. De vertrouwenspersoon doet op geen enkele manier een uitspraak over de inhoud van gevoerde gesprekken en kan door de werkgever hierop ook niet worden bevraagd. In hoofdstuk 5 van dit jaarverslag is kort samengevat welke gesprekken de vertrouwenspersonen over integriteit en ongewenst gedrag hebben gevoerd in 2022. Ook is weergegeven welke conclusies zij op grond van die gesprekken trekken en welke aanbevelingen zij daaraan verbinden.

3.4 Integriteitsbeleid Begin 2022 is het Strategisch Personeelsbeleid 2022-2027 (2022/56077) vastgesteld. Hierin is de ambitie uitgesproken dat we een organisatie willen zijn die divers en inclusief is, waar medewerkers gezien, gehoord en gewaardeerd worden om wie ze zijn en wat ze kunnen. Wij werken voortdurend aan een inclusieve en open cultuur, waarin we met respect voor elkaar samenwerken en integer handelen. In deze cultuur moeten medewerkers zich vrij en veilig voelen om zich te kunnen uiten, dilemma’s te bespreken, en om misstanden of ongewenst gedrag te melden. Directie en managers dragen deze boodschap consequent uit, en in interne communicatie wordt hier aandacht aan besteed. In navolging van de conclusies en aanbevelingen uit het integriteitsjaarverslag 2020 en 2021 (2022/1586902) wordt op verschillende wijzen gewerkt aan integriteit op de werkvloer en bewustwording van integer handelen, zoals communicatie en training. In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de acties die in 2023 op stapel staan.

9

4.

Meldingen en onderzoek Een zorgvuldige behandeling van meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden is onderdeel van het gemeentelijk integriteitsbeleid. Zij leveren signalen op over zaken die mogelijk niet goed gaan. Als signalen tijdig worden afgegeven, kan de organisatie deze onderzoeken en waar nodig maatregelen nemen. Meldingen kunnen worden gedaan in het vertrouwen dat zij serieus worden genomen. Ook krijgen melders bescherming tegen eventuele benadeling als gevolg van een melding. Blijvende aandacht voor integriteit, de aanwezigheid van een meldpunt en het bevorderen van meldingen staan centraal in het gemeentelijk integriteitsbeleid.

4.1 Meldingen in 2022 In 2022 zijn 3 meldingen ontvangen die in onderstaande tabel zijn opgenomen. Om herleidbaarheid naar personen, afdelingen/teams of casussen te voorkomen wordt in algemene zin gerapporteerd over de aard en afdoening van de meldingen. Onder 'medewerker' worden in principe ook leden van het management verstaan. Omschrijving onderwerp melding

Behandeling

melder

Aanvang melding

1

Vermoeden van een integriteitsschending inhoudende belangenverstrengeling en misbruik van bevoegdheid

De melding is als onderzoekswaardig in behandeling genomen; een feitenonderzoek is gestart

7 december 2022

2

Vermoeden van een integriteitsschending in een aanvraagprocedure voor een vergunning

Na vooronderzoek door het Meldpunt bleek dat de melding nietonderzoekswaardig was

medewerker (na een signaal van een persoon van buiten de ambtelijke organisatie) medewerker

Vermoeden van integriteitsschending in een aanbestedingsprocedure

Na vooronderzoek door het Meldpunt bleek dat de melding nietonderzoekswaardig was

3

medewerker

12 december 2022

19 december 2022

Status op 31 december 2022 in behandeling

in behandeling (op 14 februari 2023 formeel afgedaan) in behandeling (op 3 januari 2023 formeel afgedaan)

Het aantal meldingen in 2022 is te gering om er conclusies of aanbevelingen aan te verbinden. Ook waren alle drie de meldingen bij de afsluiting van 2002 nog in behandeling en konden nog geen eindconclusies worden getrokken. Twee van de meldingen zijn begin 2023 afgehandeld en in die twee zaken zijn wel eindconclusies bekend. In beide zaken bleek geen sprake te zijn van een

10

gegrond vermoeden van een integriteitsschending. Zij konden terzijde worden gelegd zonder nader integriteitsonderzoek. In de zaak rondom een aanbestedingsprocedure is voor de zekerheid een analyse gemaakt van de aanbesteding. Ook daaruit bleek dat er geen integriteitsschendingen of misstanden aan de orde waren. Eén algemene conclusie op grond van de gedane meldingen is wel gerechtvaardigd: het Meldpunt Integriteit heeft, zeker nadat deze weer op volle kracht is gebracht, direct een meerwaarde getoond bij de ontvangst en behandeling van meldingen. De nieuw aangetreden leden hebben samen met het zittend lid de drie meldingen voortvarend opgepakt. Zij geven blijk van een grote kunde en brede ervaring op het gebied van integriteit, en in het bijzonder zijn zij bedreven in de omgang met meldingen en alle betrokkenen bij vermeende integriteitsschendingen. De meldpuntleden sturen op procedurele zorgvuldigheid en bewaken daarmee het juiste verloop en betrouwbare uitkomsten van meldzaken.

4.2 Afdeling Huis voor klokkenluiders Op grond van de Wet Huis voor klokkenluiders - met ingang van 18 februari 2023 de Wet bescherming klokkenluiders - is het mogelijk om een integriteitskwestie (missstand) voor te leggen aan een extern meldpunt, de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders. Voor zover bekend zijn geen externe meldingen ten aanzien van de gemeente Haarlem bij dit externe meldpunt ontvangen. Vermeldenswaardig is dat het Huis voor klokkenluiders in zijn jaarverslag 2022 rapporteert dat de meest voorkomende misstandvermoedens waar het Huis over adviseerde in 2022 over sociale onveiligheid op de werkvloer gingen. Dit sluit aan bij de ervaring van de Haarlemse vertrouwenspersonen die rapporteren dat de meeste gesprekken die zij voeren ook hierover gaan. Het Huis voor klokkenluiders bericht dat onder sociale onveiligheid zaken zoals een angstcultuur en grensoverschrijdend gedrag worden geschaard. Fraude en belangenverstrengeling zijn de daaropvolgende veel voorkomende meldingen bij het Huis. Ook rapporteert het Huis voor klokkenluiders dat de interne meldprocedure van de werkgever vaak niet op orde is, of dat de opvolging van meldingen beter kan. Benadeling van melders vanwege een gedane melding komt nog frequent voor, zo stelt het Huis vast.

Het Huis biedt verschillende instrumenten om een organisatie verder op weg te helpen om het integriteitsbeleid goed in te richten. Er is een functieprofiel voor de integriteitscoördinator gemaakt, die verbinding en samenhang aanbrengt in het in integriteitsbeleid. Ook kan een integriteitswijzer worden ingevuld om zodoende een beter beeld te krijgen van het eigen beleid en praktische verbeterpunten.

11

5.

Vertrouwenspersonen De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks een verslag uit van hun activiteiten. Op basis van die activiteiten doen zij aanbevelingen. De volgende samenvattende informatie is relevant voor dit integriteitsjaarverslag.

5.1 Vindbaarheid vertrouwenspersonen De vertrouwenspersonen zijn laagdrempelig te benaderen en hun contactgegevens staan op InSite. Daar is ook een voorlichtingsfilmpje geplaatst, waarmee duidelijk wordt gemaakt waarvoor je bij een vertrouwenspersoon terecht kunt en hoe een en ander dan in zijn werk gaat. In de coronaperiode waren de vertrouwenspersonen niet fysiek bereikbaar. Dat is nu wel weer het geval. Zij constateren dat deze terugkeer naar kantoor niet direct heeft geleid tot een toename van de keren dat zij worden benaderd. Wat meespeelt is dat zij niet langer betrokken zijn bij het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, wat eerder wel zo was. Het is wat de vertrouwenspersonen betreft van belang dat dit opnieuw weer gebeurt.

5.2 Voorlichting en advies Normaal gesproken geven de vertrouwenspersonen op verzoek voorlichting aan leidinggevenden, waaronder een verzuimpreventietraining voor nieuwe leidinggevenden. Als gevolg van de (aflopende) coronasituatie en het nog opstarten van het hybride werken heeft dit niet plaatsgevonden in 2022.

5.3 Veilige werkplek Twee vertrouwenspersonen maken deel uit van de werkgroep Veilige werkplek die vanuit de OR is gestart. Deze werkgroep heeft als doel om tot een initiatiefvoorstel te komen richting de OR, met verbetervoorstellen met betrekking tot het integriteitsmanagement. De actualiteit inzake grensoverschrijdend gedrag maakt het wat de vertrouwenspersonen noodzakelijk dat in 2023 daadwerkelijk stappen worden gezet in deze werkgroep.

5.4 Inzet vertrouwenspersonen In 2022 zijn de vertrouwenspersonen door 26 medewerkers benaderd. Er is in 15 gevallen gesproken over een vertrouwenskwestie c.q. bejegening. Wat betreft intimidatie door een leidinggevende zijn 4 meldingen gemaakt. Ook over re-integratie zijn de vertrouwenspersonen 4 keer benaderd. Eén keer is een medewerker naar de vertrouwenspersonen gegaan in verband met seksuele intimidatie. Verder is nog een keer gesproken over een arbeidsconflict en is een medewerker gesproken in het kader van nazorg/vervolg op eerdere gesprekken in 2020/2021.

12

Het valt op dat verreweg de meeste meldingen gaan over bejegening (pesten) en het ervaren van onveiligheid op de werkvloer. Daarbij is melding gemaakt van intimidatie door de leidinggevende jegens de medewerker. Het valt de vertrouwenspersonen op dat dit bij enkele afdelingen een terugkerend patroon is. Hierover is in 2022 een signaal afgegeven bij de gemeentesecretaris. Om te voorkomen dat medewerkers vertrekken en de leidinggevende in kwestie blijft zitten en zijn gedrag kan voorzetten adviseren de vertrouwenspersonen om voortaan een andere persoon dan de betrokken leidinggevende, het exitgesprek te laten voeren met de vertrekkende medewerker.

5.5 Overige signalen en aanbevelingen Aanvullend op het bovenstaande signaleren de vertrouwenspersonen bepaalde zaken en doen zij een aantal aanbevelingen. Hybride werken Er leeft (leefde) onduidelijkheid over hybride werken, omdat regels uiteen leken te lopen. Toch zijn er overwegend positieve reacties om weer op kantoor te kunnen werken. Bereidheid tot melden In een vaak al geëscaleerde situatie en uit een gevoel van onveiligheid durven medewerkers niet zelfstandig meer het gesprek aan te gaan met de persoon in kwestie, als er sprake is van wantrouwen en ongewenste bejegening, wat in 4 gevallen zo was met een leidinggevende. Het advies van de vertrouwenspersonen is in deze situaties om de betreffende HRM-adviseur te betrekken. Zoals gesteld, kwamen bejegeningskwesties opvallend veel voor bij bepaalde afdelingen. De vertrouwenspersonen vragen aandacht voor de rol van leidinggevenden en HRM. Kennis van de sociale kaart De vertrouwenspersonen constateren dat medewerkers vaak niet weten wat hun rechten zijn, zoals toegang tot of second opinion van de bedrijfsarts. Het getuigt van goed werkgeverschap om hier intern meer over te communiceren en de medewerker hierop te wijzen.

De vertrouwenspersonen zijn op hun beurt voornemens om 2x per jaar in gesprek te gaan met de bedrijfsarts om meer zicht te krijgen op trends, bijvoorbeeld als er bij een bepaalde afdeling veel meldingen voorkomen. Dit draagt bij aan een veilige werkplek. Integriteitsbeleid De vertrouwenspersonen sluiten aan bij de belangrijke rol die het management heeft in het integriteitsbeleid. Zij adviseren om hierin te investeren en het management (meer) bewust te maken van hun voorbeeldrol. Ook het ethisch leiderschap staat de vertrouwenspersonen scherp op het netvlies, waarbij zij de aanbeveling doen om ethiek en integriteit op te nemen in Management development programma's. Het evalueren en beoordelen van managers op hun integriteitsverantwoordelijkheden hoort hierbij. Soft, hard en general controls Ook zijn wat de vertrouwenspersonen betreft soft en hard controls op het gebied van integriteit van groot belang. Soft controls zijn waarden-georiënteerd en gaan voornamelijk over houding en gedrag en over de maatregelen die een positieve invloed hebben op de ethische cultuur van de organisatie. Voorbeelden van soft controls zijn: introductiecursussen, ethisch leiderschap, morele dilemmatrainingen, het afleggen van de eed of belofte. Hard controls zijn regel-georiënteerd en

13

hebben betrekking op maatregelen die zijn gericht op het toezicht, de controle en handhaving van regels, procedures en protocollen die nodig zijn om een ethische cultuur binnen de organisatie te ondersteunen. Voorbeelden van hard controls zijn: regels, procedures, meldkanalen en onderzoeksprotocollen. Tenslotte zijn er general controls nodig die proces-georiënteerd zijn en betrekking hebben op maatregelen die bedoeld zijn om integriteit duurzaam en systematisch binnen de organisatie te institutionaliseren. Voorbeelden van general controls zijn: het uitvoeren van risicoanalyses, het opstellen van een integriteits(beleids)plan, het aanstellen van een integriteitscoördinator, en ook het monitoren, evalueren en verantwoording afleggen over het integriteitsbeleid.

14

6.

Vooruitblik naar 2023 Nieuwe gemeentelijke meldprocedure Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. Deze wet volgt de Wet huis voor klokkenluiders op. In de nieuwe wet zijn, als gevolg van een Europese richtlijn, strenge(re) eisen opgenomen wat betreft het behandelen van een melding van een vermoeden van een misstand. Ook zijn schendingen van het Unierecht als misstanden benoemd en kunnen deze worden gemeld. Melding van een vermoeden van een misstand kan bij een organisatie zelf gebeuren, dus bij de gemeente Haarlem. Maar als iemand ervoor kiest om direct een melding bij een extern meldkanaal te doen, is dat wettelijk ook geregeld. Daarvoor staat het landelijke Huis voor klokkenluiders open of een bevoegde autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, de ACM, de AFM. Aan een melder wordt een ruime (rechts)bescherming geboden tegen eventuele benadeling als gevolg van een gedane melding. In Haarlem wordt het vanwege het belang van een integere organisatie en veilige werkplek belangrijk gevonden om ook vermoedens van integriteitsschendingen en ongewenst gedrag te kunnen melden en onderzoeken, én om de melder bescherming te bieden tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding. Als gevolg van de nieuwe wetgeving moet de gemeentelijke meldprocedure worden aangepast.

De huidige Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019 wordt (beoogd) in mei 2023 vervangen door deze nieuwe meldprocedure. In de nieuwe meldprocedure is, in aanvulling op de wet, geregeld dat ook melding kan worden gedaan van vermoedens van integriteitsschendingen en ongewenst gedrag, die als zodanig niet onder de werking van de wet vallen. Bij de meldprocedure hoort een onderzoeksprotocol, waarin staat beschreven hoe een onderzoek naar aanleiding van een melding wordt aangepakt. Ook het onderzoeksprotocol wordt aangepast. Bewustwording van integriteit In 2023 staat bewustwording van integriteit centraal. In de organisatie worden activiteiten op gang gebracht om medewerkers zoveel mogelijk te informeren over wat integriteit inhoudt en hoe te handelen als er vermoedens rijzen dat er misstanden of schendingen van de integriteit plaatsvinden. Informatiefolders zullen worden ontwikkeld over het doen van een melding. Managementverantwoordelijken binnen de organisatie worden in het bijzonder begeleid bij het stimuleren van integer gedrag van hun medewerkers en het bieden van een veilig werkklimaat waarin integriteitskwesties bespreekbaar zijn. Directieleden, afdelingsmanagers en teammanagers vormen een spil in het integriteitsbeleid. Zij worden gestimuleerd om het goede voorbeeld te geven als het om integriteit gaat.

Verder bieden zij een luisterend oor aan medewerkers, pakken waar mogelijk zaken in de lijn op en verwijzen zo nodig door naar vertrouwenspersonen en het Meldpunt Integriteit. Alle activiteiten zijn gericht op het voeren van een dialoog over integriteit, vanuit een positieve grondhouding en aansluitend bij de belevingswereld van medewerkers. Het gesprek voeren over (gedeeld) normbesef en morele kaders in herkenbare situaties geeft betekenis en diepgang aan integriteit. Dilemmatrainingen, workshops over morele oordeelsvorming en een

15

leiderschapsprogramma faciliteren medewerkers en leidinggevenden bij het bespreekbaar maken van integriteit en het nemen van verantwoordelijkheid op dit gebied. 'Onboarding' oftewel inwerken van nieuwe medewerkers is van belang om hun een vliegende start te geven binnen onze organisatie. Aan de nieuwe mensen wordt kennis overgedragen en worden vaardigheden meegeven die voor het werken in onze organisatie belangrijk zijn. Bewustwording van integriteit zal onderdeel uitmaken van het onboardingsprogramma, wat in 2023 wordt vernieuwd. Sociale veiligheid op de werkvloer Uit cijfers van het landelijke Huis voor klokkenluiders blijkt - zoals hiervoor aangegeven - dat de meeste adviezen in 2022 zijn uitgegaan naar sociale veiligheid op de werkvloer. Daaronder valt ook het aanpakken van angstcultuur en (seksueel) grensoverschrijdend gedrag. In 2023 wordt nog meer dan eerdere jaren aandacht besteed aan deze vorm van integriteitsschending en misstand. Het staat in de landelijke publieke aandacht en ook op gemeentelijk niveau verdient het aandacht. In 2023 wordt een medewerkers tevredenheidsonderzoek gestart, de resultaten van dit onderzoek kunnen aanleiding geven tot het voeren van het gesprek met medewerkers over de door hen ervaren sociale veiligheid op de werkvloer. Ook kan het voor de werkgever aanleiding zijn om maatregelen te treffen.

Bestuurlijke integriteit In 2023 is de Gemeentewet gewijzigd op het punt van bestuurlijke integriteit. Nieuwe wethouders moeten verplicht een verklaring omtrent het gedrag overleggen. Bepalingen gericht op het terugdringen van belangenverstrengeling zijn verduidelijkt. Raadsleden, burgemeesters en wethouders moeten nevenfuncties direct (elektronisch) openbaar maken. De commissaris van de koning heeft een prominentere positie bij integriteitskwesties in een gemeente. Gedragscodes van burgemeester en wethouders en van de raad zijn verouderd. Zij worden in 2023 geactualiseerd. Ook wordt een meldregeling in het leven geroepen voor politieke ambtsdragers (collegeleden en raadsleden) als er vermoedens van niet-integer handelen zijn gerezen. De nota 'Integriteitsbeleid openbaar bestuur' van 25 april 2023 van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, waarin beleidsvoornemens zijn opgenomen om integriteitsbeleid voor ambtenaren en bestuurders effectiever en samenhangender te maken, vormt hierbij het kader.

16

7.

Conclusies en aanbevelingen Bereidheid tot melden Het jaar 2022 was een betrekkelijk rustig jaar op het gebied van integriteit. Meldingen zijn beperkt gebleven tot drie kwesties, evenals voorgaande jaren. De periode van corona en het langdurig thuiswerken hebben mogelijk betekend dat aandacht voor integriteit verslapte en integriteitskwesties minder speelden, nu er weinig tot geen fysieke interactie tussen medewerkers in de organisatie plaatshad. Het nagenoeg uitblijven van meldingen is enerzijds een geruststelling, anderzijds een zorg. In elke organisatie gebeuren zaken die niet door de beugel kunnen en die komen als het goed is tijdig voor de dag. Met een nieuw aangetreden Meldpunt Integriteit is er ruimte om meldingen van vermoedens van niet-integer handelen weer voortvarend op te pakken en te onderzoeken. Het bestaan van het Meldpunt zal actief onder de aandacht komen en blijven. Zoals ook door de vertrouwenspersonen wordt opgemerkt is aandacht voor de rol van leidinggevenden en de afdeling HRM van belang bij het bespreekbaar maken van dilemma's en mogelijke misstanden, alsook het durven melden ervan. Blijvende aandacht voor integriteit en weerbaarheid Er is een blijvende aandacht voor integriteit nodig, ondersteund door gedegen interne communicatie en activiteiten gericht op bewustwording.

Integriteit moet daarbij ook worden bezien vanuit het perspectief van het trainen van de weerbaarheid van medewerkers, om ondermijningsrisico's die van buiten op de organisatie af komen te kunnen opvangen. Bewustwording zal als het goed is niet alleen een preventieve werking hebben maar ook een effect hebben op het aantal meldingen van vermoedens van misstanden. Daar gaat een signaalwerking van uit die kan leiden tot (aanscherping van) maatregelen. De vertrouwenspersonen doen nuttige aanbevelingen op dit punt. Zij moeten weer worden betrokken bij het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en in staat worden gesteld de verzuimtraining aan nieuwe leidinggevenden te verzorgen. Het advies om in management ontwikkelprogramma's een onderdeel ethiek en integriteit op te nemen wordt onderschreven en overgenomen. Aandacht voor niet alleen de hard controls (de regels) maar ook de soft controls (de normen en waarden) moet hierin een prominente plaats krijgen. Aan medewerkers wordt verder betere informatie gegeven over hun rechten en verplichtingen. In al geëscaleerde situaties tussen een medewerker en een leidinggevende is het goed om de HRMadviseur te betrekken.

Vertrekkende medewerkers wordt aangeboden om een exitgesprek te voeren met een andere persoon dan de eigen leidinggevende, om zodoende de mogelijkheid te bieden dat zij hun verhaal kwijt kunnen dat zij anders mogelijk niet hadden gedaan. Tenslotte Integriteit schuilt niet in regelingen en gedragscodes maar in feitelijk gedrag en handelen van mensen. Het behoort een grondhouding te zijn, waarbij mensen het goede doen ook als niemand

17

toekijkt. Integriteit is voortdurend in beweging en nooit af. De opdracht is om in contact te staan met de omgeving en wat die van ons vraagt. Een continue proces van morele oordeelsvorming, (beleids)bijstelling en handhaving is daarin een vereiste.

18

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 23 mei 2023

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 19