20230244723 2 Bijlage 1: Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag

Meldprocedure

Integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 23 mei 2023

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Begripsbepalingen

4

2.1

Misstanden

4

2.1.1

Misstand

4

2.1.2

Schending van het Unierecht

4

3.

4.

5.

2.2

Integriteitsschendingen

5

2.3

Ongewenst gedrag

5

2.4

Overige begrippen

6

Meldprocedure

8

3.1

Interne melding

8

3.2

Behandeling van de interne melding

9

3.3

De uitvoering van het interne onderzoek

9

3.4

Beslissing van het bevoegd gezag na afronding van het onderzoek

10

3.5

Externe melding van een misstand

10

3.6

Externe klacht over ongewenst gedrag

11

3.7

Vertrouwelijkheid

11

Bescherming tegen benadeling

13

4.1

Bescherming melder, degene die melder bijstaat en betrokken derden

13

4.2

Intern en extern onderzoek naar benadeling

14

Overige zaken

15

5.1

Vertrouwenspersonen integriteit en ongewenst gedrag

15

5.2

Het Meldpunt Integriteit

15

5.3

Coördinator integriteit

16

5.4

Rapportage

17

5.5

Intrekken regeling en inwerkingtreding regeling

17

2

1.

Inleiding De gemeente Haarlem streeft naar een organisatie waar integer en respectvol met elkaar wordt gewerkt. Er wordt een actief integriteitsbeleid gevoerd en gestuurd op een veilig werkklimaat. In de organisatie wordt structureel aandacht besteed aan bewustwording. Onderdeel van het integriteitsbeleid is deze 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'. Deze meldprocedure is wat betreft het melden van vermoedens van misstanden verplicht op grond van de Wet bescherming klokkenluiders. Een eigen keuze van de gemeente Haarlem is om ook vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, onder de werking van de meldprocedure te brengen. Doel van de meldprocedure Het doel van de meldprocedure is het waarborgen van een integere organisatie en een veilig werkklimaat, door middel van het bieden van een meldmogelijkheid als iemand een vermoeden van integriteitsschending (waaronder ongewenst gedrag) of misstand heeft. Via de meldprocedure komt de leiding van de organisatie op de hoogte van activiteiten die risico's opleveren voor de organisatie, de omgeving of de maatschappij. Dit zorgt ervoor dat de organisatie tijdig maatregelen kan nemen om het probleem op te lossen. De melding wordt serieus en zorgvuldig behandeld, waarbij de melder is beschermd tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding.

In de meldprocedure wordt beschreven hoe een interne melding kan worden gedaan en hoe de procedure vervolgens verloopt. Ook is beschreven welke rechten en plichten de melder en betrokkene(n) hebben. Bij de meldprocedure behoort een 'Onderzoeksprotocol melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'. Dit protocol bevat de uitgangspunten en normen waaraan een onderzoek naar een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand moet voldoen. Reikwijdte van de meldprocedure Deze meldprocedure is van toepassing op meldingen van medewerkers en derden die in hun werkzaamheden voor de gemeente Haarlem te maken krijgen met integriteitskwesties, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden gericht tegen of veroorzaakt door medewerkers van de gemeente Haarlem. Bij derden gaat het bijvoorbeeld om voormalig medewerkers, zelfstandigen, vrijwilligers en stagiairs, sollicitanten, aannemers en leveranciers. Meldingen gericht tegen politieke ambtsdragers (collegeleden, raads- of commissieleden), de griffier of griffiemedewerkers vallen niet onder deze meldprocedure. Zij worden ingediend en behandeld op grond van een aparte onderzoeksregeling voor politieke ambtsdragers.

Vaststelling van de meldprocedure en het onderzoeksprotocol Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem is als werkgever het bevoegde bestuursorgaan om de meldprocedure en het bijbehorende onderzoeksprotocol vast te stellen. De Ondernemingsraad heeft op grond van artikel 27, eerste lid aanhef en onder m van de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht. De meldprocedure (met bijbehorend onderzoeksprotocol) wordt opgenomen in de personeelsinformatie en bekendgemaakt in het digitale gemeenteblad. De meldprocedure is te vinden op de gemeentelijke website en op www.overheid.nl.

3

2.

Begripsbepalingen 2.1 Misstanden Een medewerker, voormalig medewerker of derde, kan een vermoeden melden dat binnen de gemeente Haarlem sprake is van een misstand, voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die hij/zij bij de gemeente Haarlem heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die hij/zij heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie. 2.1.1 Misstand Onder een misstand wordt verstaan: a. een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij: i. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel ii. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

2.1.2 Schending van het Unierecht Onder schending van het Unierecht wordt verstaan: een handeling of nalatigheid die: a. onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of b. het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen. Het gaat om de volgende beleidsterreinen van het Unierecht: • overheidsopdrachten; • financiële diensten, producten en markten, voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering; • productveiligheid en productconformiteit; • veiligheid van het vervoer; • bescherming van het milieu; • stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; • veiligheid van levensmiddelen, diervoerders, diergezondheid en dierenwelzijn; • volksgezondheid; • consumentenbescherming; • bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerken informatiesystemen; • financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het VWEU;

4

• inbreuken in verband met de interne markt als bedoeld in artikel 26, tweede lid van het VWEU (vrij verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal) met inbegrip van inbreuken in verband met mededinging; • staatssteun, vennootschapsbelasting of constructies die erop gericht zijn een belastingvoordeel te krijgen dat afbreuk doet aan de strekking of het doel van het toepasselijke vennootschapsbelastingrecht; en • fusie- en staatssteunregelgeving.

2.2 Integriteitsschendingen Integriteitsschendingen die niet raken aan het maatschappelijk belang, omdat zij niet ernstig of omvangrijk genoeg zijn, zijn niet aan te merken als misstanden en vallen als zodanig niet onder de Wet bescherming klokkenluiders. Denk in dat verband bijvoorbeeld aan zaken als belangenverstrengeling of diefstal die geen structureel karakter hebben en geen gevolgen hebben voor het goed functioneren van de openbare dienst. Om een integere ambtelijke organisatie te waarborgen is het van belang dat ook vermoedens van zulke integriteitsschendingen kunnen worden gemeld en onderzocht. Zij zijn dan ook, zonder dat de wet daartoe verplicht, onder de werking van de gemeentelijke meldprocedure gebracht. Vermoeden van een integriteitsschending Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeente Haarlem omtrent: a. belangenverstrengeling; b. diefstal, verduistering; c. fraude, corruptie; d. manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie; e. misbruik van bevoegdheden; f. onverenigbare functies/bindingen/activiteiten; g. verspilling en misbruik van eigendommen van de organisatie; h. uitoefening van (fysiek) geweld, bedreiging en intimidatie; i.

(strafbare) misdragingen buiten werktijd die in verband staan tot het functioneren van de betrokkene, die van buitengewoon ernstige aard zijn of schadelijk zijn voor de geloofwaardigheid van de organisatie; j. het misleiden van justitie; k. schending van wetgeving, (interne) regelgeving of beleidsregels; of l. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten.

2.3 Ongewenst gedrag Dit is een overkoepelend begrip voor meerdere vormen van grensoverschrijdend gedrag, zoals agressie en geweld, vloeken, roddelen, beledigen, pesten, discriminatie, aanstootgevend en (seksueel) intimiderend gedrag De definities die gangbaar zijn in de arbowetgeving worden gebruikt. Agressie en geweld Onder agressie en geweld wordt verstaan voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.

5

Discriminatie Onder discriminatie wordt verstaan het behandelen van een persoon op een andere wijze dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld op grond van religie, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte. Pesten Onder pesten wordt verstaan alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meer personen gericht tegen een persoon of een groep van personen die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag. Seksuele intimidatie Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.

2.4 Overige begrippen In deze meldprocedure worden verschillende begrippen gebruikt. De meeste begrippen zijn omschreven in de Wet bescherming klokkenluiders. In de meldprocedure is zoveel als mogelijk aansluiting gezocht bij deze wettelijke begrippen. In aanvulling daarop wordt in deze meldprocedure het volgende verstaan onder: • Betrokkene: een betrokkene is degene waar het onderzoek bij een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand zich op richt of zich mogelijk op gaat richten; • Bevoegd gezag: de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem. Daar waar in deze regeling de gemeentesecretaris bevoegd is, is tevens de loco-secretaris bevoegd. De gemeentesecretaris kan een directeur mandateren om als bevoegd gezag op te treden.

Indien de melding de gemeentesecretaris of loco- gemeentesecretaris betreft, is de burgemeester het bevoegd gezag; • Coördinator integriteit: de medewerker die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om de coördinerende contacten te onderhouden met het Meldpunt Integriteit, het bevoegd gezag, de gemeentelijk klachtencoördinator, de vertrouwenspersonen en betrokkenen ten aanzien van kwesties waarin vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden zijn gemeld; • Derden: iedereen met wie medewerkers van de gemeente Haarlem in hun functie te maken hebben; bijvoorbeeld inwoners, medewerkers van leveranciers en oud-medewerkers; • Onderzoek: een onderzoek gericht op het verzamelen en op schrift stellen van feiten naar aanleiding van een melding van integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand; • Getuige: degene die wordt gehoord in het kader van een onderzoek om informatie te geven met betrekking tot de vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand; • Medewerker: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Haarlem dan wel degene die anders dan in dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Haarlem, waaronder niet wordt begrepen de burgemeester, wethouders,

raadsleden en griffiemedewerkers;

6

• Melder: degene die een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand meldt, zijnde een (voormalig) medewerker of een derde die in zijn/haar werkzaamheden voor de gemeente Haarlem te maken krijgt met integriteitskwesties, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden; • Melding: de melding van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand op grond van de 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'; • Meldpunt Integriteit: het gemeentelijk meldpunt waar een interne melding van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand wordt gedaan en beoordeeld op onderzoekswaardigheid op grond van de 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023' en het daarbij behorende 'Onderzoeksprotocol Melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'; • Onderzoeker(s): degene(n) aan wie het bevoegd gezag van de gemeente Haarlem het onderzoek naar het vermoeden van de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand opdraagt; • Organisatie: organisatie van de gemeente Haarlem; • Vertrouwenspersoon: degene die als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem; • Werkgever: de gemeente Haarlem.

7

3.

Meldprocedure 3.1 Interne melding 1. Een interne melding kan worden gedaan door een persoon die bij de organisatie in dienst is of was. Een interne melding kan ook worden gedaan door een sollicitant en een persoon die niet bij de gemeente in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de organisatie in aanraking is gekomen. 2. Het heeft de voorkeur dat de melder zijn melding intern doet. Maar de melder kan ook direct een melding doen van een vermoeden van een misstand bij de een bevoegde autoriteit of de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders. 3. Een melder met een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand kan daarvan een interne melding doen bij het Meldpunt Integriteit. Een interne melding kan ook anoniem worden gedaan bij het Meldpunt Integriteit. 4. Een melder kan op de volgende wijzen een melding doen: a. schriftelijk; b. mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen; of c. op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op locatie. 5. Een mondelinge melding wordt geregistreerd door: a. het maken van een gespreksopname in een duurzame en opvraagbare vorm. Hiervoor is voorafgaande instemming van de melder vereist; of b.

een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek, waarbij de melder de gelegenheid krijgt om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen. 6. De melder kan de melding binnen de organisatie ook doen via de vertrouwenspersoon of bij zijn (direct of hogere) leidinggevende. In overleg met de melder stuurt deze de melding vervolgens door naar het Meldpunt Integriteit. Verdere communicatie vindt hierna plaats tussen het Meldpunt Integriteit en melder, tenzij een vertrouwelijke melding is gedaan bij de vertrouwenspersoon (zie verder 5.1 van deze meldprocedure). 7. De gemeentelijke klachtencoördinator legt een klacht ingevolge hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, die (mede) betrekking heeft op een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, voor aan het Meldpunt Integriteit, na overleg en afstemming hierover met het bevoegd gezag en de coördinator integriteit. Deze meldprocedure is in dat geval van overeenkomstige toepassing. 8. Het Meldpunt Integriteit stuurt de melder binnen zeven dagen een bevestiging van de ontvangst van de melding. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. 9. Het Meldpunt Integriteit draagt zorg voor de vervolgprocedure binnen de daarin gestelde termijnen. 10.

Als er sprake is van een strafbaar feit, doet het bevoegd gezag aangifte. In sommige situaties dienen betreffende medewerkers zelf aangifte te doen. Medewerkers worden bij strafbare feiten gestimuleerd om aangifte te doen.

8

3.2 Behandeling van de interne melding 1. Het Meldpunt Integriteit registreert de melding bij de ontvangst ervan in een daarvoor ingericht register. Als de melding betrekking heeft op een schending van het Unierecht, vermeldt het Meldpunt Integriteit dat. 2. Het Meldpunt Integriteit stelt het bevoegd gezag op de hoogte van de melding. 3. Het bevoegd gezag gaat op advies van het Meldpunt Integriteit over tot onderzoek indien: a. de melding door het Meldpunt Integriteit als een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand wordt aangemerkt; b. de melding is gebaseerd op redelijke gronden; c. de melding voldoende betrouwbaar en concreet is; d. de melding in redelijkheid onderzoekbaar is; e. er voldoende onderzoeksmogelijkheden zijn en deze niet buitenproportioneel zijn. 4. Als het bevoegd gezag - op advies van het Meldpunt Integriteit - besluit tot onderzoek, ontvangt het Meldpunt Integriteit een onderzoeksopdracht volgens het 'Onderzoeksprotocol Melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'. Als het bevoegd gezag dit noodzakelijk acht, wordt de onderzoeksopdracht aan een extern onderzoeker verstrekt. Het Meldpunt Integriteit is verantwoordelijk voor de aansturing van dit onderzoek. 5.

De melder ontvangt binnen vier weken na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk bericht van het Meldpunt Integriteit of een onderzoek wordt ingesteld en zo ja, wat de onderzoeksopdracht is en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Als duidelijk is dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gegeven, informeert het Meldpunt Integriteit de melder daar schriftelijk over, onder opgaaf van redenen. Daarbij wordt aangegeven wanneer de melder een bericht tegemoet kan zien. 6. Als het bevoegd gezag besluit geen onderzoek in te stellen, wordt de melder via het Meldpunt Integriteit geïnformeerd met onderbouwing waarom geen onderzoek plaatsvindt. 7. Het is mogelijk - afhankelijk van de aard van de melding - dat wordt gezocht naar andere mogelijkheden dan een onderzoek, zoals het inzetten van een mediator of het uitvoeren van een verkenning naar de cultuur binnen een organisatieonderdeel. 8. Het bevoegd gezag informeert het college van burgemeester en wethouders over ontvangen meldingen en de opvolging daarvan. 9. Tegen het door het bevoegd gezag ingenomen standpunt kan geen beroep worden ingesteld.

3.3 De uitvoering van het interne onderzoek 1. Indien een onderzoek naar aanleiding van de melding wordt uitgevoerd, vindt de uitvoering van het onderzoek plaats met inachtneming van de bepalingen in het ‘Onderzoeksprotocol Melding Integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023’ (hierna ook: het Onderzoeksprotocol). 2. Onverminderd het bepaalde in het Onderzoeksprotocol, bestaat de uitvoering van het interne onderzoek uit het navolgende: a. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. b. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. Medewerkers zijn verplicht mee te werken aan het onderzoek. c. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten. d. Melders mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

9

e. De onderzoekers stellen en een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het conceptrapport gehouden. f. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast.

3.4 Beslissing van het bevoegd gezag na afronding van het onderzoek 1. Na afronding van het onderzoek stelt het Meldpunt Integriteit een advies op voor het bevoegd gezag op basis van het onderzoeksrapport. Het advies bevat een samenvatting van onderzoeksgegevens, een beoordeling of sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, en eventueel een aanbeveling aan het bevoegd gezag over te nemen preventieve maatregelen. 2. Het bevoegd gezag neemt een beslissing met betrekking tot het gemelde vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand met inachtneming van het advies van het Meldpunt Integriteit. 3. Het bevoegd gezag informeert de melder en de betrokkene schriftelijk over deze beslissing. Indien mogelijk en relevant wordt daarbij globaal aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 4. De beslissing wordt uiterlijk binnen drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding aan de melder kenbaar gemaakt. 5. Als duidelijk is dat de beslissing redelijkerwijs niet binnen drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding kan worden gegeven, informeert het gevoegd gezag de melder en de betrokkene daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder en de betrokkene de beslissing tegemoet kan zien. 6.

Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt het bevoegd gezag of een externe instantie op de hoogte moet worden gebracht van de melding, bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie of een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. Als het bevoegd gezag de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift. 7. Het bevoegd gezag informeert de perso(o)n(en) op wie de melding betrekking heeft op dezelfde manier als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad. 8. Tegen de beslissing van het bevoegd gezag kan geen beroep worden ingesteld.

3.5 Externe melding van een misstand 1. De melder is niet verplicht om een melding van een vermoeden van een misstand eerst intern te melden. Hij kan daarvan ook direct een externe melding doen. Verder kan de melder ook kiezen voor een externe melding als hij: a. het niet eens is met de beslissing bedoeld in artikel 3.4 van deze meldprocedure of van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd; of b. niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van zijn melding een beslissing heeft ontvangen over zijn interne melding. 2. Externe meldingen worden gedaan bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl).

10

3. Een vermoeden van schending van het Unierecht kan worden gedaan bij een bevoegde autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn in ieder geval: a. de Autoriteit Consument en Markt (www.acm.nl); b. de Autoriteit Financiële Markten (www.afm.nl); c. de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl); d. de Nederlandse Bank N.V. (www.dnb.nl); e. de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (www.igj.nl); f. de Nederlandse Zorgautoriteit (www.nza.nl; g. de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (www.autoriteitnvs.nl); en h. bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen. 4. Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding. 5. Indien nodig of gewenst kan de melder bij de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders informatie inwinnen over het doen van een externe melding en de keuze voor de bevoegde autoriteit.

3.6 Externe klacht over ongewenst gedrag 1. Klachten over ongewenst gedrag kunnen ook direct worden ingediend bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid. 2. Een klacht wordt ingediend en in behandeling genomen op grond van de 'Klachtenregeling ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2018'.

3.7 Vertrouwelijkheid 1. Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan betrokken personen weten dat het vertrouwelijke gegevens zijn of waarvan zij redelijkerwijs moeten vermoeden van die gegevens vertrouwelijk zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als mededeling verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift. 2. Vertrouwelijk zijn in elk geval: a. gegevens over de identiteit van de melder; b. gegevens van degene over wie de melding wordt gedaan of met wie die persoon in verband wordt gebracht; c. gegevens van in de melding genoemde derden; d. alle informatie die tot hiervoor onder a, b en c genoemde gegevens herleidbaar is; e. bedrijfsgeheimen in de zin van de artikel 1 van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen. 3. Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de informatie over de melding en het onderzoek zodanig wordt bewaard, dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding en het onderzoek betrokken zijn, waaronder in ieder geval het bevoegd gezag, de coördinator integriteit en de leden van het Meldpunt Integriteit. 4.

Als de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de functionaris bij wie de melder zijn melding heeft gedaan of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.

11

5. Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen, behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen. 6. De identiteit van de adviseur van de melder of degene die hem bijstaat en betrokken derden is ook vertrouwelijk. Deze wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder respectievelijk de adviseur of degene die de melder bijstaan of de betrokken derden.

12

4.

Bescherming tegen benadeling 4.1 Bescherming melder, degene die melder bijstaat en betrokken derden 1. De werkgever zorgt ervoor dat de melder bij zijn werk op geen enkele wijze nadelige gevolgen ondervindt van de melding. 2. De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat hij de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand op het moment van melding juist is. 3. De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand niet worden benadeeld, als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat: a. hij bij de openbaarmaking redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of de misstand juist is; en b. hij voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze meldprocedure, en hij op basis van de informatie die hij heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan het nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft; of c.

hij redelijke gronden heeft om aan te nemen dat: i. de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of ii. een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit off een andere bevoegde instantie; of iii. het niet waarschijnlijk is dat de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand doeltreffend wordt verholpen. 4. Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan het nemen van een voor melder nadelige maatregel, zoals: a. het niet aanbieden van een arbeidsovereenkomst; b. het verlenen van ongevraagd ontslag of een schorsing; c. het niet verlengen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd; d. het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; e. de eenzijdige wijziging van de functie, standplaats of andere arbeidsvoorwaarden; f. het treffen van disciplinaire maatregelen; g. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen; h. een boete als bedoeld in artikel 7:650 van het Burgerlijk Wetboek (BW); i. demotie of het onthouden van promotiekansen; j. een negatieve beoordeling; k. een schriftelijke berisping; l. het afwijzen van een verlofaanvraag; m. discriminatie;

13

n. intimidatie, pesterijen of uitsluiting; o. smaad of laster; p. voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten; en q. intrekking van een vergunning, ontheffing of andere toestemming; voor zover deze besluiten worden genomen vanwege de door de medewerker gedane melding. 5. Onder benadeling wordt ook verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling. 6. Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand. 7. De gemeente Haarlem draagt er zorg voor dat de omgeving van de melder, waaronder leidinggevenden, zich onthoudt van benadeling die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. 8. De gemeente Haarlem spreekt personen die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing geven of een disciplinaire maatregel opleggen. 9. Het is mogelijk dat gedurende de behandeling van de melding tijdelijke maatregelen worden getroffen die kunnen worden ervaren als benadeling.

Dit kunnen uitsluitend tijdelijke maatregelen zijn, waarvan het onderzoeksbelang aantoonbaar moet zijn en die na afhandeling van de melding worden opgeheven. 10. Dit artikel is van toepassing op zowel de interne meldprocedure als een externe meldprocedure bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een bevoegde autoriteit. 11. Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voort degene die de melder bijstaat en voor een betrokken derde.

4.2 Intern en extern onderzoek naar benadeling 1. De melder, een betrokkene of andere persoon bij een melding die meent dat sprake is van benadeling in verband met een interne of externe melding van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, kan het bevoegd gezag verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er met hem wordt omgegaan. 2. De melder, een betrokkene of andere persoon kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of bevoegde autoriteit verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop met hem wordt omgegaan in verband met het doen van een melding.

14

5.

Overige zaken 5.1 Vertrouwenspersonen integriteit en ongewenst gedrag 1. Het college van burgemeester en wethouders wijst – op voordracht van de directie en de ondernemingsraad gehoord - een of meer vertrouwenspersonen aan. 2. De vertrouwenspersoon is toegankelijk voor onderwerpen en kwesties op zowel het terrein van integriteit als van ongewenst gedrag. 3. De vertrouwenspersoon heeft tot taak: a. het fungeren als vertrouwelijk aanspreekpunt voor de persoon die naar zijn mening is geconfronteerd met een integriteitskwestie of met ongewenst gedrag; b. het opvangen, begeleiden en van advies dienen, alsmede het zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie; c. het samen nagaan van de mogelijkheden om een einde te maken aan het ongewenst gedrag of de integriteitskwestie; d. het ondersteunen en begeleiden van de persoon die een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand heeft en daarvan melding wil doen; e. het doorgeleiden van een bij hem of haar gedane vertrouwelijk gedane melding; f. het aanhoren van een medewerker wiens integriteit in het geding is of dreigt te geraken en hem desgevraagd adviseren over de wijze waarop hij hiermee kan omgaan; g. advisering en bijdragen aan beleidsontwikkeling binnen de organisatie. 4.

De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in hoedanigheid van vertrouwenspersoon verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als vertrouwenspersoon. Tenzij de wet anders bepaalt, is de vertrouwenspersoon niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat. 5. De werkgever zal geen van de vertrouwenspersonen verplichten om hem te informeren noch voor de werkgever te getuigen over de zaken die zij in hoedanigheid van vertrouwenspersoon hebben vernomen.

5.2 Het Meldpunt Integriteit 1. Interne meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden kunnen bij het Meldpunt Integriteit van de gemeente Haarlem worden gedaan. 2. Het Meldpunt Integriteit heeft tot taak: a. een door de melder gemeld vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand te registreren; b. omtrent de melding, de behandeling, de te nemen beslissing en eventuele preventiemaatregelen te adviseren aan het bevoegd gezag; c. te zorgen voor een zorgvuldige afhandeling van de meldingen; d. een onderzoek uit te voeren dan wel sturing te geven aan een extern onderzoek; e. indien nodig, algemene aanbevelingen te doen over het omgaan met een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand; f. een bijdrage te leveren aan de jaarlijkse rapportage bedoeld in artikel 5.4 van deze meldprocedure.

15

3. Aan het Meldpunt Integriteit worden in verband met de in het tweede lid genoemde taak de bevoegdheden opgedragen die voortvloeien uit deze meldprocedure. 4. De leden van het Meldpunt Integriteit leveren waar nodig een bijdrage aan de beleidsontwikkeling en activiteiten gericht op bewustwording en preventie. 5. Het Meldpunt Integriteit bestaat ten minste uit drie leden. Leden van het Meldpunt zijn geen medewerker van de gemeente Haarlem of anderszins aan de gemeente verbonden. 6. De gemeentesecretaris is als bevoegd gezag verantwoordelijk voor het functioneren van (de leden van) het Meldpunt Integriteit. 7. Het college van burgemeester en wethouders benoemt de leden van het Meldpunt Integriteit. Leden worden benoemd voor een periode van vier jaar. Aftredende leden kunnen eenmaal worden herbenoemd voor een periode van vier jaar. De Ondernemingsraad wordt van (her)benoeming op de hoogte gesteld. 8. Een lid van het Meldpunt Integriteit kan te allen tijde besluiten zijn of haar werkzaamheden voor het Meldpunt Integriteit te beëindigen, en stelt het college daarvan schriftelijk in kennis. 9. Ingeval van afwezigheid van een lid van het Meldpunt Integriteit, die in ieder geval langer dan zes weken duurt, bijvoorbeeld als gevolg van ziekte, zorgt het college van burgemeester en wethouders voor vervanging van het lid. 10.

Een lid van het Meldpunt Integriteit verschoont zich van de afhandeling van een melding over zaken waarbij hij in enig opzicht betrokken is of is geweest. Eveneens verschoont hij zich indien er sprake is van feiten of omstandigheden waardoor zijn onpartijdigheid of onafhankelijk oordeel bij de afhandeling van de melding aan twijfel onderhevig zou zijn. Voor zover er meer leden zijn benoemd, handelen de overige leden van het Meldpunt Integriteit de melding af. Indien alle leden van het Meldpunt Integriteit zich verschonen, wijst het bevoegd gezag voor de afhandeling van de betreffende melding (een) vervangende lid/leden aan. 11. Een melder kan bij het doen van een melding – onder opgave van redenen – aangeven dat er sprake is van feiten of omstandigheden waardoor de onpartijdigheid of onafhankelijkheid van een lid van het Meldpunt Integriteit bij de afhandeling van de melding aan twijfel onderhevig zou zijn. Het bevoegd gezag beslist in dat geval of deze redenen gegrond zijn. In dit geval handelen de overige leden van het Meldpunt Integriteit, voor zover er meer leden zijn benoemd, de melding af. Indien het voorgaande alle leden van het Meldpunt Integriteit betreft, wijst het bevoegd gezag voor de afhandeling van de betreffende melding (een) vervangende lid/leden aan.

5.3 Coördinator integriteit 1. Het college wijst een medewerker aan als coördinator integriteit. 2. De coördinator integriteit heeft tot taak: a. het fungeren als wegwijzer in de organisatie, daaronder begrepen informatie over de toegang tot vertrouwenspersonen, het Meldpunt Integriteit, externe instanties, en informatie over het proces van intern en extern melden van vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden; b. het zijn van aanspreekpunt voor het Meldpunt Integriteit, het bevoegd gezag, het college van burgemeester en wethouders, managementverantwoordelijken en andere betrokkenen wat betreft procedurele aspecten van meldzaken; c. het ondersteunen van het bevoegd gezag, in het bijzonder het opstellen van standpunten, beslissingen en correspondentie; d. het zijn van aanspreekpunt voor de vertrouwenspersonen, in het bijzonder wat betreft het adviseren over het al dan niet indienen van een melding door de persoon die zich tot de vertrouwenspersoon heeft gewend;

16

e. het fungeren als contactpersoon voor externe instanties zoals het Huis voor klokkenluiders, bevoegde autoriteiten en de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid; f. het opstellen en bijhouden van de meldprocedure en het onderzoeksprotocol; g. het voorbereiden en inbrengen van de rapportage als bedoeld in 5.4 in overleg en na afstemming met het Meldpunt Integriteit, de vertrouwenspersonen en het bevoegd gezag. 3. De coördinator is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in de hoedanigheid van coördinator integriteit verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als coördinator integriteit. Tenzij de wet anders bepaalt, is de coördinator integriteit niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat.

5.4 Rapportage 1. Het bevoegd gezag stelt jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze meldprocedure. Voor deze rapportage leveren het Meldpunt Integriteit en de vertrouwenspersonen informatie aan. Deze rapportage bevat in ieder geval: a. informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaan het omgaan met het melden van vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak; b. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de beslissingen van het bevoegd gezag; c. informatie over gesprekken die de vertrouwenspersonen hebben gevoerd over integriteit en misstanden; d. algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder; en e. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding, een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de beslissingen van het bevoegd gezag. 2. De rapportage van het bevoegd gezag wordt op voorstel van de coördinator integriteit door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld en ter informatie naar de raad en de Ondernemingsraad gestuurd. De rapportage wordt openbaar gemaakt.

5.5 Intrekken regeling en inwerkingtreding regeling 3. De 'Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019' wordt ingetrokken. 1. Deze regeling treedt in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking ervan. 2. De meldprocedure kan worden aangehaald als 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'.

17

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 23 mei 2023

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 18