20230244723 1 Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 met bijbehorend Onderzoeksprotocol

Collegebesluit

Onderwerp Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 met bijbehorend Onderzoeksprotocol, alsmede vaststelling van het Integriteitsjaarverslag 2022 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2023/244723 Wienen, J. 6.2 Gemeentelijk bestuur CC Kingma, E.C.M. 0235113042 ekingma@haarlem.nl Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. Deze wet vervangt de huidige Wet Huis voor klokkenluiders. De Wet bescherming klokkenluiders stelt nieuwe eisen aan de behandeling van meldingen van vermoedens van misstanden. De gemeentelijke meldregeling moet om die reden worden aangepast. Doel van deze regeling is het bevorderen van het melden door medewerkers van hun vermoedens van misstanden, met een duidelijke procedure en een duidelijke plek waar de melding kan worden gedaan en onderzocht. In de nieuwe gemeentelijke meldprocedure is, in aanvulling op de wet, geregeld dat ook melding kan worden gedaan van vermoedens van integriteitsschendingen en ongewenst gedrag, die als zodanig niet onder de werking van de wet vallen. In Haarlem worden zij vanwege het belang van een integere organisatie en veilige werkplek voldoende belangrijk gevonden om ook intern te kunnen melden en onderzoeken, én om de melder bescherming te bieden tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding. Bij de meldprocedure hoort een onderzoeksprotocol, waarin staat beschreven hoe een onderzoek naar aanleiding van een melding wordt aangepakt. Ook het onderzoeksprotocol is aangepast.

De benoeming van de huidige leden van het Meldpunt Integriteit wordt voortgezet onder de nieuwe meldprocedure. Er wordt een ambtelijke coördinator integriteit aangewezen, met twee plaatsvervangers.

Kenmerk: 2023/244723

1/8

Het jaarlijkse Integriteitsjaarverslag geeft inzicht in de in 2022 uitgevoerde activiteiten in het integriteitsbeleid, waaronder ontvangen en behandelde meldingen, en biedt een vooruitblik naar activiteiten in 2023. Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur.

Relevante eerdere besluiten

- ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2018’ (2018/525889) in college van 6 november 2018 en commissie Bestuur van 13 december 2018; - ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019’ (2019/12165) in college van 12 februari 2019 Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. De volgende regelingen vast te stellen: - de ‘Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023; - het ‘Onderzoeksprotocol melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023’; onder gelijktijdige intrekking van de ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019’ en het ‘Onderzoeksprotocol melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019’; 2. De benoeming van de heer F. van Oostrum, mevrouw Y. van Nugteren en mevrouw S. Ouchene als leden van het Meldpunt Integriteit onder de nieuwe meldprocedure voort te zetten voor de duur van vier jaar; 3. Mw. E. Kingma als ambtelijk coördinator integriteit aan te wijzen, en als haar plaatsvervangers mw. C. Ekel en mw. A. Eikmans; 4. Het Integriteitsjaarverslag 2022 vast te stellen.

Besluit College d.d. 23 mei 2023

de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding De Wet Huis voor klokkenluiders verplicht de gemeente tot het vaststellen van een procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand binnen de organisatie. Sinds 2016 is een gemeentelijke meldregeling van kracht, die voor het laatst in 2019 is herzien. Doel van de regeling is het bevorderen van het melden door medewerkers van hun vermoedens van misstanden, met een duidelijke procedure en een duidelijke plek waar de melding kan worden neergelegd en door de werkgever worden opgepakt.

Kenmerk: 2023/244723

2/8

Op 18 februari 2023 is de Wet Huis voor klokkenluiders vervangen door de Wet bescherming klokkenluiders. Deze wet stelt strengere eisen aan de interne meldprocedure. Ook is direct melden bij een externe instantie, zoals het Huis voor klokkenluiders en een aantal in de wet opgenomen bevoegde autoriteiten, mogelijk. Verder is het benadelingsverbod van klokkenluiders uitgebreid. Op grond van de nieuwe wetgeving kunnen ook schendingen van het Europese recht worden gemeld. Dit laatste is het gevolg van de inwerkingtreding van een Europese Richtlijn. De gemeentelijke meldregeling moet worden aangepast aan de nieuwe wetgeving. Ook het bijbehorende onderzoeksprotocol moet worden geactualiseerd. Integriteitsschendingen die niet raken aan het maatschappelijk belang, omdat zij niet ernstig of omvangrijk genoeg zijn vallen als zodanig niet onder de wet. Denk in dat verband bijvoorbeeld aan zaken als belangenverstrengeling of diefstal die geen structureel karakter hebben en geen gevolgen hebben voor het goed functioneren van de openbare dienst. Om een integere ambtelijke organisatie te waarborgen is het van belang dat ook vermoedens van zulke integriteitsschendingen kunnen worden gemeld en onderzocht. Zij zijn dan ook, zonder dat de wet daartoe verplicht, onder de werking van de gemeentelijke meldprocedure gebracht. Hetzelfde geldt voor ongewenst gedrag.

De gemeente wil medewerkers een veilige werkplek bieden. Het is belangrijk om zaken die daar een risico voor vormen of een inbreuk op maken tijdig op tafel te hebben, om verder te kunnen onderzoeken en van maatregelen te kunnen voorzien. 5. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. de volgende regelingen vast te stellen: - de ‘Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023; - het ‘Onderzoeksprotocol Melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023’; onder gelijktijdige intrekking van de ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019’ en het ‘Onderzoeksprotocol melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019’; 2. de benoeming van de heer F. van Oostrum, mevrouw Y. van Nugteren en mevrouw S. Ouchene als leden van het Meldpunt Integriteit onder de nieuwe meldprocedure voort te zetten voor de duur van vier jaar; 3. mw. E. Kingma als ambtelijk coördinator integriteit aan te wijzen, en als haar plaatsvervangers mw. C. Ekel en mw. A. Eikmans; 4. het Integriteitsjaarverslag 2022 vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Het beschikken over een interne meldprocedure voor vermoedens van integriteitsschendingen, misstanden of ongewenst gedrag, conform de eisen die de wet aan een meldmogelijkheid stelt.

Kenmerk: 2023/244723

3/8

4. Argumenten De meldregeling bevat een duidelijke procedure voor het intern melden van vermoedens van misstanden De Wet bescherming klokkenluiders bevat bepalingen over het intern en extern melden van vermoedens van misstanden. Een interne melding wordt gedaan bij de eigen organisatie. Een externe melding kan worden gedaan bij het landelijke Huis voor klokkenluiders, of - ingeval van een melding over een schending van het Unierecht - ook bij een wettelijk aangewezen bevoegde autoriteit. Het uitgangspunt van de wet is dat bij voorkeur zoveel mogelijk intern wordt gemeld. Om dat te bevorderen is een toegankelijke, duidelijke en transparante gemeentelijke meldprocedure een vereiste. In de meldregeling staat hoe een interne melding kan worden gedaan, bij wie dat kan en wat er vervolgens gebeurt. Ook is beschreven dat direct een externe melding van een vermoeden van een misstand kan worden gedaan bij een aantal onafhankelijke landelijke instanties. In de meldprocedure is uitdrukkelijk opgenomen dat een melder (rechts)bescherming geniet tegen benadeling die kan ontstaan als gevolg van zijn of haar melding.

Schendingen van het Unierecht kunnen ook worden gemeld onder de Wet bescherming klokkenluiders Met ingang van 17 december 2021 moet de gemeente op grond van de Europese richtlijn (Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden) ook een procedure hebben voor het omgaan met informatie (meldingen) over een schending van het Unierecht. Een schending van het Unierecht is een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is. Denk bijvoorbeeld aan fraude bij aanbestedingen of milieudelicten. In principe is er dus sprake van twee aparte meldprocedures voor misstanden en schendingen van het Unierecht. De Nederlandse wetgever heeft ervoor gekozen om deze twee meldprocedures in één meldprocedure om te zetten en heeft daarvoor de Wet bescherming klokkenluiders als opvolger van de Wet Huis voor klokkenluiders vastgesteld. Het is namelijk voor een werkgever lastig in te schatten wanneer welke procedure moet worden gevolgd, met alle gevolgen van dien voor de rechtszekerheid, transparantie en de toegankelijkheid. Als gevolg van deze keuze gelden wel strengere eisen voor meldingen over een vermoeden van een misstand, dan op grond van de Europese Richtlijn nodig is.

Integriteitsschendingen en ongewenst gedrag kunnen ook intern worden gemeld In Haarlem zijn naast meldingen over misstanden en inbreuken op het Unierecht ook meldingen van vermoedens over ‘gewone’ integriteitsschendingen en ongewenst gedrag onder de werking van de interne meldmogelijkheid gebracht. Integriteitsschendingen en ongewenst gedrag zijn niet altijd misstanden in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders. Als bijvoorbeeld een werknemer gedurende ziekte elders arbeid verricht, geldt dat als een integriteitsschending, maar zonder dat het maatschappelijk belang daarbij in alle gevallen in het geding is of het Unierecht wordt geschonden.

Kenmerk: 2023/244723

4/8

Laakbaar is het wel. Hetzelfde geldt voor bepaalde ongewenste gedragingen (denk bijvoorbeeld aan intimiderend en (seksueel) grensoverschrijdend gedrag). Ook dan hoeft niet steeds sprake te zijn van een misstand in de zin van de wet. Alhoewel op grond van kwesties die landelijk spelen, steeds duidelijker wordt hoe ernstig en ingrijpend de gevolgen van zulk gedrag kunnen zijn, en wel degelijk kunnen raken aan het maatschappelijk belang. Als dit speelt is het nodig en wenselijk dat vermoedens van zulke integriteitsschendingen en ongewenste gedragingen kunnen worden gemeld en verder onderzocht. Zij zijn om die reden ook onder de werking van de interne meldmogelijkheid gebracht. Een melder van vermoedens van integriteitsschendingen en ongewenst geniet vervolgens de (rechts)bescherming die de interne meldregeling biedt. Omdat integriteitsschendingen niet als misstanden in de zin van de Wet worden aangemerkt bestaat er geen mogelijkheid om ze bij het externe Huis voor klokkenluiders of andere wettelijk benoemde bevoegde autoriteiten te melden. Dit is dan ook een reden te meer om een interne meldmogelijkheid te bieden. Meldingen over ongewenst gedrag kunnen wel extern worden gemeld, namelijk bij de Landelijke Klachtcommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid.

Als deze externe klachtmogelijkheid wordt benut, wordt de klacht ingediend en in behandeling genomen op grond van de 'Klachtenregeling ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2018'. Uitbreiding kring van melders Naast werknemers kunnen ook andere natuurlijk personen, die in de context van hun werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een integriteitsschending of misstand hebben of die informatie hebben over een schending van het Unierecht, een melding doen. Ook voor deze groep personen geldt de meldprocedure. Het gaat hier bijvoorbeeld om oud-werknemers, zelfstandigen, vrijwilligers en stagiairs, sollicitanten, aannemers en leveranciers en een ieder die werkt onder toezicht van hen. Interne meldingen kunnen worden gedaan bij het gemeentelijke Meldpunt Integriteit De melder met een vermoeden van iets onoorbaars - of dit nu als een integriteitschending, misstand of ongewenst gedrag moet worden beschouwd – kan met dit vermoeden bij het Meldpunt Integriteit terecht, die de melding vervolgens in behandeling neemt en waar nodig verder onderzoekt. Het Meldpunt bestaat uit onafhankelijke deskundigen, die niet in dienst zijn van de gemeente en ook anderszins geen binding met de gemeente hebben. Op deze manier wordt een laagdrempelige, professionele en veilige meldmogelijkheid gecreëerd, zonder dat een melder diverse ‘loketten’ af moet om zijn signaal af te geven.

Ook hoeft de melder zich niet eerst af te vragen wat hij of zij nu precies wil melden. Het gemeentelijk Meldpunt biedt toegang en neemt vanaf dat moment de verantwoordelijkheid om de melding op een juiste manier te kwalificeren en te (doen) opvolgen.

Kenmerk: 2023/244723

5/8

De benoeming van de huidige leden van het Meldpunt Integriteit wordt bevestigd onder de nieuwe meldprocedure De huidige leden van het Meldpunt Integriteit zijn benoemd onder de vigerende ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019’ (resp. op 27 december 2022 en 21 maart 2023). Benoeming onder die regeling houdt in dat deze geldt voor de duur van de regeling. Met de inwerkingtreding van een nieuwe meldprocedure moeten de leden formeel opnieuw als leden van het Meldpunt worden benoemd. In de nieuwe meldprocedure geldt benoeming voor de duur van vier jaar, met een eenmalige mogelijkheid van herbenoeming. Benoeming ambtelijk coördinator integriteit en twee plaatsvervangers voorziet in een solide ondersteuning van het Meldpunt Integriteit en het bevoegd gezag In de meldprocedure is bepaald dat het college een coördinator integriteit aanwijst. De coördinator heeft tot taak om als wegwijzer in de organisatie te fungeren. Ook is deze functionaris aanspreekpunt voor het Meldpunt Integriteit, het bevoegd gezag, het college, managementverantwoordelijken en andere betrokkenen wat betreft procedurele aspecten van meldzaken. De coördinator ondersteunt het bevoegd gezag en fungeert als contactpersoon voor de vertrouwenspersonen en externe instanties. Uit ervaring is gebleken dat het aanwijzen van één coördinator (zonder vervanging) kwetsbaar is.

Om die reden worden naast de coördinator twee plaatsvervangers aangewezen. In het Integriteitsjaarverslag wordt gerapporteerd over het in 2022 gevoerde integriteitsbeleid Jaarlijks wordt gerapporteerd over het gevoerde integriteitsbeleid en wordt vooruit geblikt naar het nieuwe jaar. In het Integriteitsjaarverslag 2022 is uitgebreider dan in voorgaande jaren stilgestaan bij de visie op integriteit. Integriteit is als kernwaarde van een open, gedreven en betrokken organisatie benoemd en kent een brede definitie. Managementverantwoordelijkheden hebben vanuit ethisch leiderschap een sleutelrol in het stimuleren van integer gedrag en een veilige werkomgeving. In 2022 is een start gemaakt om bewustwording van integriteit op gang te brengen Dit wordt in 2023 voortgezet. Sociale veiligheid op de werkvloer staat centraal, aangezien uit gesprekken die de vertrouwenspersonen voeren vooral hierover gaan. In 2022 is het gemeentelijk Meldpunt Integriteit weer op volle sterkte gebracht en zijn weer meldingen ontvangen. De bevindingen die uit het onderzoeken van meldingen naar voren komen kunnen leiden tot het verder ontwikkelen van preventieve maatregelen. Het aantal meldingen in 2022 is nog te gering om er nu al conclusies aan te verbinden. In 2023 wordt ingezet op de signaalwerking van meldingen en het leren van de conclusies die in dat verband worden getrokken.

Kenmerk: 2023/244723

6/8

5. Risico’s en kanttekeningen Een aparte onderzoeksregeling voor politieke ambtsdragers moet nog worden vastgesteld De meldprocedure is van toepassing op meldingen van medewerkers en derden die in hun werkzaamheden voor de gemeente Haarlem te maken krijgen met integriteitskwesties gericht tegen of veroorzaakt door medewerkers van de gemeente Haarlem. Meldingen gericht tegen politieke ambtsdragers (collegeleden, raads- of commissieleden), de griffier of griffiemedewerkers vallen niet onder deze meldprocedure. Zij worden ingediend en behandeld op grond van een aparte onderzoeksregeling voor politieke ambtsdragers. Deze aparte onderzoeksregeling is er nog niet. De raad zal naar verwachting in de loop van dit jaar een onderzoeksregeling vaststellen. Als ondertussen een melding gericht tegen een politieke ambtsdrager wordt ontvangen, zal de procedure daarvoor per geval moeten worden bepaald. In ieder geval zal de procedure moeten voldoen aan de eisen die de Wet bescherming klokkenluiders daaraan stelt. 6. Uitvoering Na vaststelling van de meldprocedure en het bijbehorende onderzoeksprotocol worden zij gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad, waarna deze in werking treden (dag na bekendmaking). De huidige ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019’ en het daarbij behorend onderzoeksprotocol worden ingetrokken.

Over de meldprocedure wordt intern gecommuniceerd op InSite en is voor medewerkers toegankelijk op de Personeelswijzer. De meldprocedure wordt over twee jaar geëvalueerd. Als dit op basis van de evaluatie nodig is, zullen aanpassingen in de procedure wederom voor vaststelling worden voorgelegd. In de ambtelijke organisatie wordt een bewustwordingscampagne op gang gebracht om medewerkers zoveel mogelijk te informeren over wat integriteit inhoudt en hoe te handelen als er vermoedens rijzen dat er misstanden of schendingen van de integriteit plaatsvinden. Informatiefolders zullen worden ontwikkeld over het doen van een melding. Managementverantwoordelijken binnen de organisatie worden begeleid bij het stimuleren van integer gedrag van hun medewerkers en het bieden van een veilig werkklimaat waarin integriteitskwesties bespreekbaar zijn. Instemming OR De OR is conform het bepaalde in artikel 27 eerste lid aanhef en onder m van de Wet op de ondernemingsraden om instemming gevraagd. Deze instemming is op 16 mei 2023 verleend (zie bijlage 4 bij dit collegebesluit). De OR adviseert om van de meldprocedure een gemakkelijk leesbare versie voor medewerkers te maken en workshops, trainingen en dilemma-oefeningen niet alleen over het onderwerp integriteit te organiseren, maar ook over ongewenst gedrag en misstanden.

De OR verneemt verder graag hoe de directie zorgt draagt dat leidinggevenden hun rol goed vervullen en monitort dat medewerkers zich vrij en veilig voelen en zich durven te uiten. Over de vergoeding

Kenmerk: 2023/244723

7/8

van eventuele kosten van een raadsman of andere ondersteuning maakt de OR graag nadere afspraken. De adviezen van de OR worden overgenomen en er zal zo snel mogelijk schriftelijk richting de OR worden gereageerd in lijn met de instemmingsbrief. 7. Bijlagen 1. Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 2. Onderzoeksprotocol melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 3. Integriteitsjaarverslag 2022 4. Brief OR (instemming).

Kenmerk: 2023/244723

8/8