20230113833 2 Startnotitie verkenning raadszaal
Tekst van het document
Startnotitie Verkenning raadszaal
Bestuurlijk opdrachtgever
Burgemeester Wienen
Datum
24 mei 2023
De startnotitie is een globale verkenning van de kansen, belemmeringen en risico’s van het project verkenning raadszaal in de initiatieffase.
1. Aanleiding De functionaliteit van de huidige raadszaal wordt momenteel als onvoldoende ervaren door de raad. De wens is een raadzaal te verkrijgen, waarbij een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan een goede vergadersetting en voldoende publiek. Op verzoek van het Seniorenconvent uit de raad en de burgemeester heeft er een interne verkenning plaatsgevonden om te bezien welke mogelijke oplossingsrichtingen er zijn binnen de vastgoedportefeuille van de gemeente. De conclusie is dat een oplossing binnen de contouren van het Stadhuis de voorkeur heeft boven andere locaties maar dat dit verder moet worden uitgewerkt in een ruimtelijke verkenning. De resultaten van de interne ambtelijke verkenning zijn 21 november 2022 aan het seniorenconvent voorgelegd. De vraag is daarbij gesteld of er draagvlak is om dit verder uit te werken en afgesproken is dat het voorstel zal worden uitgewerkt tot een startnotitie die hier ter besluitvorming voor ligt.
1/5
2. Probleemstelling De vraag is gesteld welke opties er zijn om de functionaliteit van de raadszaal te verbeteren binnen de contouren van het stadhuis. Het Stadhuis is een rijksmonument dus verplaatsen of vergroten van de zaal heeft mogelijk een (te) grote impact op het monument. Om dit te onderzoeken is een ruimtelijke verkenning nodig om de impact van een aantal varianten en bijbehorend budget te onderzoeken en te vergelijken. Het gaat bijvoorbeeld om het in kaart brengen van mogelijkheden tot verbetering van de zaal op de huidige plek, mogelijke alternatieve plekken in het gebouw en de consequenties daarvan.
3. Doel De wens is een raadzaal te verkrijgen, waarbij een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan de moderne voorwaarden voor een politiekbestuurlijke arena. De relatie tot haar omgeving (fractiekamers, ontvangstruimte burgers, reflectieruimte college, facilitaire voorzieningen) en goede toegankelijkheid moeten gewaarborgd blijven zodat dit uiteindelijk resulteert in een goed functionerend vergadercentrum voor de raad. Voorstellen voor herinrichting van de bestaande vergaderzalen anders dan de raadszaal vallen onder het project ‘Masterplan huisvesting gemeente’. De verkenning geeft inzicht in de gevolgen van de verschillende varianten en leidt tot een advies om te komen tot een verbetering van de bestaande raadszaal of een nieuw te realiseren raadszaal in het Stadhuis. Vanwege de voorbeeldfunctie zal in deze studie ook aandacht worden gegeven aan de doelstellingen van de gemeente op gebied van duurzaamheid, circulariteit en groen. In het advies voor het vervolg zal ook aandacht worden gegeven aan eventuele tijdelijke huisvesting van de raad en alternatieve gebruikswijzen van de raadszaal.
4. Resultaat Om de monumentale waarden van het stadhuis als beleidskaders mee te kunnen geven voor de studie zal een waarde stelling worden opgesteld. Op basis daarvan en andere kaders wordt er een ruimtelijke verkenning gedaan naar oplossingen binnen de contouren van het stadhuis om de functionaliteit van de raadszaal en aanvullende randvoorwaarden te verbeteren. In de verkenning zullen een aantal varianten ruimtelijk en technisch worden uitgewerkt waarbij de impact op het monument op hoofdlijnen zal worden meegenomen. Van deze varianten zal een kostenraming worden gemaakt op kentallen niveau om de varianten te kunnen vergelijken. Deze varianten worden vergeleken en zullen met bijbehorend advies voor een vervolgtraject aan de raad te besluitvorming worden voorgelegd.
5. Uitgangspunten en randvoorwaarden Deel 1: ruimtelijk en planologisch 5.1 Nota Ruimtelijke Kwaliteit 5.2 Omgevingsvisie Haarlem 2045 5.3 Duurzaamheid/ Klimaatbeleid 5.4 Raadsnota nieuwbouw aardgasvrij en duurzaam
Startnotitie Verkenning raadszaal
2/5
1.1 Relatie met andere projecten - Programma “kies je werkplek” voor het Stadhuis (studie naar bezetting en hybride werken). - Verduurzaming gemeentelijk vastgoed. Een studie naar de mogelijkheden en de impact van verduurzamen van het Vastgoed. - Masterplan huisvesting gemeente/ Visie op huisvesting hoofdgebouwen gemeente Haarlem en Zandvoort. Een studie naar het ruimtebeslag, de relaties en indeling van het bestuurlijke (het jachtslot) en ambtelijke deel van het stadhuis. De afweging en conclusies van de ruimtelijke verkenning zullen in relatie tot bovenstaande projecten plaatsvinden. Deel 2: financieel en juridisch De volgende juridische kaders zijn van toepassing: Gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid Aanbestedingswet 2012 met de daarbij behorende Gids Proportionaliteit; Redengevende omschrijving van orde 1 rijksmonument_19255 d.d. 27 november 1969 IPP (haarlem.nl). Rijksmonumenten beleid Erfgoedwet Overige functionele uitgangspunten: Gewenst is een goed functionerend vergadercentrum voor de raad waarbij in de raadszaal een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan de moderne voorwaarden voor een politiek-bestuurlijke arena. Uitgangspunten hierbij zijn: - Een goede invulling geven aan het duale stelsel.
Dit betekent algemeen bestuur/ambtelijke organisatie en dagelijks bestuur niet door elkaar heen maar wel in elkaars nabijheid huisvesten. - Raadzaal, fractiekamers, Griffie en de vergaderkamers/zalen vormen samen de raadseenheid. Deze ruimtes moeten in nabijheid van elkaar kunnen worden gerealiseerd. - Gebruik van Antichambre in toekomst. Dit is nu de wachtruimte voor ambtenaren. - Multifunctioneel gebruik van het vergadercentrum is gewenst. Denk hierbij aan bijeenkomsten van grotere groepen, personeelsbijeenkomsten, informatiebijeenkomsten, lezingen, cursussen, de lintjesregen en een incidentele receptie. De vaste opstelling in de zaal moet tegemoetkomen aan zoveel mogelijk verschillende gebruiksdoelen. Dit om aan de ene kant de multifunctionele opties van de zaal te behouden en aan de andere kant het aantal ‘op- en afbouw’ moment te verkleinen. - Plek voor 39 raadsleden met mogelijkheid tot uitbreiding naar 45 op termijn. - Plek voor College, Voorzitter, griffie, en bode en ondersteuning in de zaal. - Bij voorkeur uitbreiding van het aantal tribune plaatsen (nu 42, inclusief 4 persplekken) met voldoende afstand tot de raad. - Aparte plekken voor de media waar men comfortabel kan zitten inclusief stroomvoorziening en bij voorkeur bescherming tegen inkijk op scherm vanuit publiek. - Goede klimaatregeling.
- Aparte plek voor spreektijd (bv speekgestoelte) en interruptieplek om het debat beter te faciliteren. - Toegenomen behoefte aan hybride functies in de raadszaal. - Een goede toegankelijkheid van de raadzaal en het politieke deel voor publiek en borging van integrale toegankelijkheid. Goede toegankelijkheid voor inwoners van Haarlem. - Avondtoegang raadseenheid (24 uurs toegang) met eigen compartiment zonder bewaker.
Startnotitie Verkenning raadszaal
3/5
-
Korte looplijnen voor het publiek naar de raadszaal is gewenst om te voorkomen dat publiek het hele gebouw door moet om publieke ruimten te bereiken. Wachtruimte voor het publiek in nabijheid van de zaal (nu in de refter voorzien) Goede zichtlijnen op presentatiemiddelen Voldoende beweegruimte (het is lastig achter de stoelen langs te lopen). In de studies moet rekening worden gehouden met de monumentale waarde van het pand
Na aanbesteding van een adviesbureau zal in overleg met de projectgroep en gebruikers een toekomstbestendige visie op het democratisch proces in Haarlem verder worden uitgewerkt en vervolgens vertaald naar een globaal programma van eisen. De vraag is op welke wijze kan het stadhuis optimaal bijdragen aan de democratie van de stad.
6. Financiën Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een bedrag nodig van €155.000,- excl. BTW Voor onder andere interne procesbegeleiding, besluitvorming, het opstellen van de waarde stelling van het monument en de ruimtelijke verkenning. 10% van de BTW is kostprijs verhogend. Dit betekent dat 2,1% van het nettobedrag als (extra) kosten maken onderdeel uit van bovenstaand budget. Het benodigde budget voor de verkenning is beschikbaar en wordt betaald uit het budget voor advieskosten Vastgoed.
7. Risicoanalyse Bij het vervolgtraject en uitvoering van de verkenning zullen de volgende aandachtspunten een belangrijke plek krijgen: 1. Communicatie en draagvlak binnen en buiten de gemeenteraad, griffie en de gemeentelijke organisatie. Het is een belangrijk gebouw voor de stad, de historie en de democratie van Haarlem. Dit vraagt om een zorgvuldig proces en communicatie vanaf de eerste stap. 2. Het is een rijksmonument wat meer risico’s en dus kosten met zich meebrengt (langere doorlooptijd, onverwachte technische kosten, draagvlak). Ook stelt dit beperkingen aan de functionaliteit en de technische kwaliteit. Dit vraag om een zorgvuldig proces.
8. Proces en planning De ontwikkeling doorloopt de fases van het Haarlems Ruimtelijk Planproces. In de initiatieffase vindt een integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt waar het aansluit bij het vigerende beleid en waar het project mogelijk afwijkt.
Startnotitie Verkenning raadszaal
4/5
De planning is globaal als volgt:
Fase
Product
Initiatieffase (uitgangspunten en • Uitkomst studie en voorstel randvoorwaarden, globale proces vervolgtraject verkenning van opgave en kansen) -
-
Bevoegdheid
Planning
• raad
Q2 2024
Q3 2023 uitvoering waarde stelling monument stadhuis Q3 2023 opstellen uitvraag Q3 2023 Aanbesteding verkenning Q4 2023 Start verkenning waarbij de visie op het democratisch proces in Haarlem wordt vertaald naar een globaal programma van eisen in overleg met gebruikers. Op basis hiervan wordt een aantal varianten uitgewerkt (ruimtelijk, technisch en financieel op hoofdlijnen) met afwegingen. Q4/Q1 2023 Conceptrapport en voortgang bespreken met projectteam Q1 2024 Afronden studie en advies en voorbereiden besluitvorming Q2/Q3 2024 besluitvorming door de raad
In de besluitvorming zullen de varianten uit de verkenning worden voorgelegd aan het bestuur met de afwegingen en een voorstel voor een vervolgtraject met bijbehorende kredietaanvraag. Hierbij zal ook de relatie met de andere projecten worden benoemd en meegenomen.
9. Communicatie, participatie en inspraak In overleg met de projectgroep zal de uitvraag voor de meervoudig onderhandse aanbesteding van een adviesbureau worden opgesteld. In overleg met de projectgroep en de gebruikers van de raadszaal zal de visie op het democratisch proces in Haarlem verder worden uitgewerkt en vervolgens vertaald naar een globaal programma van eisen. De werkwijze zal in overleg met het adviesbureau worden uitgewerkt. De Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) en de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit (ARK) zullen in deze fase nauw worden betrokken. De uitkomsten van dit gesprek zullen worden meegenomen in het voorstel aan de raad. Het proces leent zich niet voor externe participatie in deze fase. Als na afronding van deze fase een vervolg komt zal het participatie- en inspraakplan (PIP) verder worden uitgewerkt. Wettelijke inspraak is niet aan de orde in deze fase. Het gaat om een verkenning binnen het stadhuis, advies van het groenplatform is in deze fase daarom niet van toepassing.
Startnotitie Verkenning raadszaal
5/5