20230113833 1 Vaststellen startnotitie verkenning Raadszaal

Raadsstuk

Onderwerp Vaststellen startnotitie verkenning raadszaal Nummer 2023/113833 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling PCM Auteur Weijers, A.M. Telefoonnummer 023-5113904 Email amweijers@haarlem.nl Kernboodschap Het stadhuis is een belangrijk gebouw voor de historie en de democratie van Haarlem. De huidige raadszaal biedt onvoldoende ondersteuning aan het goed functioneren van het democratisch proces. Met name de vorm is niet optimaal en de ruimte op de huidige plek is beperkt. De vraag is gesteld welke opties er zijn om de functionaliteit van de raadszaal te verbeteren binnen de contouren van het stadhuis. Het stadhuis is een rijksmonument dus verplaatsen of vergroten van de zaal heeft mogelijk een grote impact op het monument. Een belangrijke vraag is op welke wijze de raadszaal optimaal kan bijdragen aan de democratie. Om dit te onderzoeken is een ruimtelijke verkenning nodig om de impact van een aantal varianten en bijbehorend budget te onderzoeken en te vergelijken, bijvoorbeeld verbetering van de zaal op de huidige plek, en laten onderzoeken welke mogelijke alternatieve plekken er zijn in het gebouw en welke consequenties dat heeft. De raad wordt de raad gevraagd de startnotitie vast te stellen. Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 23 mei 2023

De commissie bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de eerstvolgende raadsvergadering.

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Kenmerk: 2023/113833

de burgemeester,

1/4

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De startnotitie verkenning raadszaal vast te stellen.

2. 3. ….de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De functionaliteit van het vergadercentrum van de raad wordt momenteel als onvoldoende ervaren en biedt onvoldoende ondersteuning aan het goed functioneren van het democratische proces. De wens is een raadzaal te verkrijgen, waarbij een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan een goede vergadersetting. Denk hierbij onder andere aan de vorm van de zaal met goede zichtlijnen en voldoende afstand tot de tribune, voldoende tribune plaatsen, aparte plek voor spreektijd etc. Dit kan ook invloed hebben op de positie van de fractiekamers, ontvangstruimte burgers, reflectieruimte college, facilitaire voorzieningen, omdat deze een directe relatie hebben met de raadszaal. Op verzoek van het Seniorenconvent en de burgemeester heeft er een interne verkenning plaatsgevonden van het gemeentelijk Vastgoed om te bezien welke mogelijke oplossingsrichtingen er zijn. De conclusie was dat een oplossing binnen de contouren van het Stadhuis de voorkeur heeft, maar dat dit verder moet worden uitgewerkt in een ontwerpstudie. De resultaten van de interne ambtelijke verkenning zijn 21 november 2022 aan het seniorenconvent voorgelegd. De vraag is daarbij gesteld of er draagvlak is om hiermee verder te gaan. Hierin is besloten dat het voorstel zal worden uitgewerkt tot een startnotitie welke aan de Raad zal worden voorgelegd.

Als vervolgstap zal een adviesbureau geselecteerd om een verkenning uit te voeren naar oplossingen van verbetering van de functionaliteit van de raadszaal binnen de contouren van het stadhuis. De functionaliteit met de huidige inrichting wordt als onvoldoende ervaren. Hierin worden een aantal varianten ruimtelijk en technisch en functioneel worden uitgewerkt waarbij de impact op het monument op hoofdlijnen zal worden meegenomen. Om respectvol met het monument om te gaan zullen de monumentale waarden van het stadhuis voorafgaand aan de verkenning in kaart worden gebracht. Deze kunnen dan als kader mee worden gegeven. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De startnotitie verkenning raadszaal vast te stellen.

Kenmerk: 2023/113833

2/4

3. Beoogd resultaat Op basis van de gestelde kaders wordt een ruimtelijke verkenning gedaan van oplossingen binnen de contouren van het stadhuis om de functionaliteit van het vergadercentrum van de raad (inclusief raadszaal) en aanvullende randvoorwaarden te verbeteren. Hierin wordt een aantal varianten ruimtelijk en technisch uitgewerkt waarbij de impact op het monument op hoofdlijnen zal worden meegenomen. Van deze varianten zal een kostenraming worden gemaakt op kentallen niveau om de varianten te kunnen vergelijken. Deze varianten worden vergeleken en zullen met bijbehorend advies aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. De impact van de ingreep en relatie met andere projecten, zoals verduurzaming van het gemeentelijk Vastgoed en het nieuwe werken, zal in de afwegingen worden meegenomen. 4. Argumenten 4.1. Uitvoering van een ruimtelijke verkenning is de beste manier om te komen tot een goed onderbouwd besluit met betrekking tot een oplossingsrichting voor optimalisatie van het vergadercentrum van de raad. De belangrijkste vraag is op welke wijze het stadhuis optimaal kan bijdragen aan de democratie van de stad. Een adviesbureau wordt gevraagd om in overleg met de gebruikers een toekomstbestendige visie op het democratisch proces in Haarlem uit te werken welke vervolgens wordt vertaald naar een globaal programma van eisen.

Door het uitvoeren van de verkenning kunnen de verschillende oplossingsmogelijkheden en de impact hiervan op de kosten, het gebruik, het monument, toegankelijkheid voor de stad, met elkaar worden vergeleken. Dit zorgt voor een goede en zorgvuldige afweging voor het vervolgtraject. 4.2 Het besluit past in het ingezet beleid De raadszaal is het hart van de Haarlems democratie. Op dit moment biedt de zaal echter onvoldoende ondersteuning aan het democratisch proces. De wens is een raadzaal te verkrijgen, waarbij een opstelling kan worden gemaakt, die meer dan de huidige raadzaal, gelegenheid en ruimte biedt aan een goede vergadersetting en voldoende ruimte voor publiek. Het is daarom van belang de mogelijkheden te onderzoeken hoe dit binnen de contouren van het Stadhuis kan worden geoptimaliseerd. Onderzocht wordt op welke wijze een alternatieve situering van het vergadercentrum van de raad in het monumentale gebouw mogelijk is en in hoeverre de bestaande raadszaal geoptimaliseerd kan worden. De relatie met de verschillende projecten zoals “kies je werkplek” (hybride werken), verduurzaming gemeentelijk vastgoed, en masterplan huisvesting gemeente (Visie op huisvesting hoofdgebouwen gemeente Haarlem en Zandvoort) zullen in dit project worden meegenomen. 4.3 Zorgvuldige afweging van aanpassingen aan het Rijksmonument het stadhuis Het stadhuis is een Rijksmonument.

Dit vraagt om zorgvuldige aanpak bij eventuele aanpassingen aan het gebouw. Voorafgaand aan de verkenning zal dan ook een waarde telling van het gebouw worden opgesteld. Hierin wordt onderzocht wat de monumentale waarde is van de verschillende onderdelen van het gebouw zodat deze kunne worden meegenomen in de studie. De Rijksdienst voor Cultuur en Erfgoed zal in deze fase al worden betrokken.

Kenmerk: 2023/113833

3/4

4.4 Duurzaamheidsparagraaf In de afweging van de varianten wordt het aspect duurzaamheid meegenomen. Na afronding van de verkenning wordt een voorstel opgesteld voor een vervolgtraject wat ter besluitvorming wordt voorgelegd. Hierin wordt ook de relatie met de andere projecten benoemd en meegenomen zoals Programma “kies je werkplek” (hybride werken), Verduurzaming gemeentelijk vastgoed, Masterplan huisvesting gemeente/ Visie op huisvesting hoofdgebouwen gemeente Haarlem. De verkenning zal binnen contouren van het stadhuis plaatsvinden, daarom is een groenparagraaf in deze fase nog niet opgesteld. 4.5 Participatie en inspraak Het proces leent zich in deze fase niet voor externe participatie. Het gaat om een verkenning binnen het stadhuis, dus wettelijke inspraak is in deze fase (de initiatieffase) niet van toepassing. Als na afronding van deze fase een vervolg komt zal het participatie- en inspraakplan (PIP) worden uitgewerkt. 4.6 Dekking Het benodigde budget voor de verkenning worden betaald uit het budget van Vastgoed voor advieskosten. 5 Risico’s en kanttekeningen 5.1 Aanpassingen aan een rijksmonument stelt beperkingen aan de functionaliteit en de technische kwaliteit. Dit brengt met name in het vervolgtraject aanvullende risico’s met zich mee. Denk hierbij aan langere doorlooptijd, hogere technische kosten.

5.2 Het stadhuis is het symbool voor de historie van Haarlem en het huis van de democratie. Dit vraagt om een zorgvuldige aanpak en afweging om dit mooie gebouw voor de stad in haar huidige functie te behouden. 6. Uitvoering - Q3 2023 Uitvoering waardestelling monument stadhuis - Q3 2023 Aanbesteding verkenning - Q4 2023 Start verkenning - Q4/Q1 2023 Conceptrapport bespreken - Q1 2024 Afronden studie en advies en voorbereiden besluitvorming - Q2 2024 Besluitvorming door de raad In de startnotitie (bijlage 1) wordt in meer detail ingegaan op het proces. 7. Bijlagen Startnotitie verkenning Raadszaal d.d. 16 mei 2023.

Kenmerk: 2023/113833

4/4