20221254980 10. Bijlage 9 Verslag Review Plan van Aanpak DO fase A-10012022

Verslag en wijze van verwerking

IVORIM - review Plan van Aanpak DO fase A 25-10-2021 – 13.00-17.30 uur – gem Haarlem. Genodigden AV SvD VL MvL JT AvdZ MW JH RM MS

Procesmanager Projectmanager Accountmanager Projectmanager review review review review Sessie leider notulen

Gemeente Haarlem Van Gelder Antea Group Antea Group 6 Beaufort Van Hattum & Blankevoort Aratis Streving P2 Antea Group

Inleiding Het Plan van Aanpak IVORIM Definitief Ontwerp is gereviewd door 5 externe partijen, te weten: 6 Beaufort Aratis Gemeente Amsterdam Streving Van Hattum & Blankevoort In dit verslag zijn de conclusies van de review weergegeven per thema. Per opmerking van het reviewteam is in blauw cursief de wijze van verwerking door het projectteam IVORIM. Deze verwerking heeft al plaatsgevonden, of vindt zijn plek in het plan van aanpak UO-fase A en/of het PvA Fase B. Hoofdpunten review: Aandacht voor raakvlakmanagement; er zijn veel raakvlakprojecten welke ook uitgevoerd worden binnen een krappe planning.  Vanaf de UO-fase is de manager projectbeheersing verantwoordelijk voor de raakvlakken. Deze taak wordt opgenomen in PvA UO-Fase. Stuur op planning. Stel een heldere planning met baselines, beslismomenten en reviewmomenten op. De technisch manager en assistent projectleider zijn verantwoordelijk voor de planning. Planningsoverleg is structureel in agenda’s ingepland. Deze taak wordt opgenomen in PvA UO-Fase. Scopebepaling is essentieel, maak prioriteit van het afstemmen van de rafelranden. Risico is een langdradig DO, met veel discussie op de randen van het project. Afwegen of de scope afdoende hard is. Maak voor de start met fase B de scope eerst hard alvorens te starten met het VO-ontwerp. Eerst de raakvlakken en randvoorwaarden scherp.

 Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A en VO-fase B. Werk met scenario denken; werk alternatieven uit en onderzoek de verschillende mogelijkheden om vragen vanuit de politiek voor te zijn.  in het kredietbesluit zijn alternatieven schetsmatig uitgewerkt, aanvullende parkeerplaatsen i.r.t. groen, bomen en kosten.

Pagina 1 van 4

Planning  Maak iemand persoonlijk verantwoordelijk voor de planning.  De technisch manager en assistent projectleider zijn verantwoordelijk voor de planning. Planningsoverleg is structureel in agenda’s ingepland. Deze taak wordt opgenomen in PvA UO-Fase.  Stel een integrale planning op met raakvlakprojecten, belangrijke beslismomenten en afhankelijkheden. Hiermee wordt de planning een onderwerp om op te sturen.  Vanaf de UO-fase is de manager projectbeheersing verantwoordelijk voor de raakvlakken, samen met de technisch manager en assistent projectleider wordt een integrale planning opgesteld.  Beoordeel samen in hoeverre de scope en de raakvlakken een activiteit kunnen gaan verstoren. Als dit vooraf afgehecht dient te worden, focus daar eerst op. Het ontwerptraject kan dan sneller zonder interventies worden doorlopen.  Planningsoverleggen worden nu structureel uitgevoerd, waarna de planning bijgewerkt is.  Geef aan hoe hard de baselines zijn.  Deze specificatie wordt opgenomen in PvA UO-Fase.  Voor de wateropgave als de afkoppelopgave een detailplanning maken met de beslismomenten van het project. De Procesmanager kan op deze manier keuzes voorleggen aan het bestuur als een bepaalde deadline niet wordt gehaald (bijv. of de haalbaarheid van de afkoppeling gaat lukken of niet)  Deze specificatie wordt opgenomen in PvA UO-Fase.

 Nagaan in hoeverre het wenselijk is om voor dit risicovolle project nutspartijen onder coördinatie (van de gemeente), de werkzaamheden zoveel mogelijk tegelijk uit te laten voeren. Hiermee kan de overlast zoveel mogelijk beperkt blijven en de kwaliteit van de openbare ruimte gewaarborgd.  Er heeft overleg met de NUTS-partijen plaatsgevonden en deze mogelijkheid wordt nu onderzocht. Deze specificatie wordt opgenomen in PvA UO-Fase. Daarnaast opgenomen als raakvlak.  Neem toetsingsmomenten door de stuurgroep, beleid, beheer, externe toetsers, etc. op in de planning.  Deze specificatie is opgenomen in de planning.  Controleer bij elke nieuwe fase of iedereen hetzelfde informatiestartpunt heeft, neem als bijlage een documentenlijst op.  De documentenlijst is opgesteld en wordt aan de start van de UO-Fase nogmaals met alle betrokkenen gedeeld.  Prioriteer resultaten en geef vooraf aan wanneer een resultaat goed genoeg is. Kies een go/no-go moment.  Wordt opgenomen in de planning. Financiering, kosten en kredietverstrekking  Ken de criteria en randvoorwaarden van de gemeente voor positief kredietbesluit.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor fase B. Voor fase A zijn de criteria bekend en ligt de besluitvorming voor het kredietbesluit al voor.  Onderzoek de ruimte in materialisatie en ontwerpkeuzes  Onderzoek heeft in voortraject al plaatsgevonden.

 Mogelijkheid om kredietbesluit aan te vragen met open eindjes (conditioneel kredietbesluit)  Voor fase A wordt een compleet DO voor de volledigheid voorgelegd, wel met een keuze (DO variant parkeren).  Werk met scenario’s; indien het kredietbesluit niet wordt toegekend, wat is plan B?  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor fase B. Voor fase A ligt de besluitvorming voor het kredietbesluit al voor.  Houdt het bestuur aangehaakt.  De wethouder is sterk betrokken in de aanloop naar het kredietbesluit, o.a. in gesprekken en feedback wordt opgenomen in het PvA voor fase B.  Maak de gevolgen van het afwijzen van het kredietbesluit inzichtelijk.  Opgenomen in de onderbouwing van de procesmanager bij de aanvraag kredietbesluit.  Bepaal vooraf de strategie om ervoor te zorgen dat politiek niet extra voorwaarden en vragen stelt  aanvullende vragen en scenario’s (over o.a. parkeren, bomen, financiële gevolgen) zijn uitgewerkt. Onderbouwing en gevolgen van eerder gestelde scopevragen door politiek zijn opgenomen in onderbouwing.

Pagina 2 van 4

Scope  Scope bepaling is essentieel, maak prioriteit van het afstemmen van de rafelranden. Risico is een langdradig DO, met veel discussie op de randen van het project. Afwegen of de scope afdoende hard is. Maak voor de start met fase B de scope eerst hard alvorens te starten met het VO-ontwerp. Eerst de raakvlakken en randvoorwaarden scherp.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA fase B.  Geef inzicht in de totale doorloop aan fasen in dit project. Het DO is een stukje van de puzzel. Maak de context inzichtelijk. Ook voor bestuurders helpt dat beeld.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A en PvA fase B. Omgeving en complex stakeholderveld  Een meer diepgaander stakeholder- en krachtenanalyse opnemen in het PvA. Zo ontstaat duidelijker beeld welke acties nodig zijn.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A en PvA fase B.  Stakeholders risico hoeveelheid stakeholders: gevolg niet alle risico’s in beeld, DO niet compleet.  Houdt coördinatie oneigenlijk grondgebruik buiten projectscope.  Wordt vanuit het project overgedragen naar de gemeentelijke verantwoordelijke.  Betrek Beheer vroegtijdig bij…  Het opstellen van de LCC-raming DO. Risico dat er uiteindelijk niet of onvoldoende financiële middelen zijn om de openbare ruimte goed te onderhouden wat kapitaalvernietiging tot gevolg heeft.

 De LCC raming maakt onderdeel uit van de besluitvorming DO fase A en uiteindelijk ook in fase B.  Nieuwe onderdelen in het ontwerp waar op dit moment geen geschikt materieel voor is of moeilijk te onderhouden zijn, denk hierbij aan zwerfafval in de te realiseren wadi’s. Hoe eerder dit bekend is hoe eerder hier het gesprek over aangegaan kan worden en men niet in een latere fase voor een voldongen feit staat.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A en PvA fase B.  Onderzoek of het toepassen van SOM (Strategisch Omgevingsmanagement) meerwaarde heeft. Met behulp van een machtsbelangmatrix kan voor de belangrijkste interne en externe SH een strategie worden bepaald.  SOM wordt niet toegepast.  Bomenkap is delicaat onderwerp. Communicatieplan voor opstellen.  Het groenplatform is aangehaakt in de DO – fase. Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A en PvA fase B.  Geluidsoverlast door bouwontwikkelaar als aandachtpunt meenemen.  Is opgenomen in het BLVC-plan. Organisatiestructuur  Duid de rollen en verantwoordelijkheden van alle medewerkers en partijen.  Een RASCI-tabel wordt opgemaakt in de UO-fase A en PvA fase B.  Werk samen via het echte bouwteammodel als samenwerkingsvorm, waarbij je dus echt samen een team vormt en niet 3 gedeeltelijke spiegels vormt.

 Aan deze feedback wordt aandacht besteed in het PvA voor de UO-fase A samen met de wijzigende rollen in deze fase en de RASCI-tabel  Neem de hoofduitvoerder op in het team.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A  Zorg ervoor dat de escalatie boven stuurgroep niveau plaatsvindt, stuurgroep is meer inhoudelijk betrokken.  De organisatiestructuur wordt opnieuw bezien in het PvA voor de UO-fase A, dit risico wordt daarin opgepakt..  Warmtenet bestaat uit 2 personen, is hiervoor een vervangingsregeling?  HWN is in oprichting, momenteel zijn voldoende personen betrokken vanuit HWN en afspraken worden vastgelegd.. Samenwerking  Organiseer twee keer per jaar een gebiedsintervisie voor het deelgebied om de samenwerking in de keten en de integraliteit over de afdelingen te verbeteren. Voorwaarde is intern draagvlak. Verschillende afdelingen ervaringen, werkwijzen, stakeholderbenaderingen, samenwerking en innovatie bespreken: centraal staat ‘Verbinden van de keten’. Het resultaat is kennisdeling en uitwisseling van ideeën om de efficiëntie te verbeteren, draagvlak en begrip en zal kennis sneller overgedragen worden. Dat wat goed werkt blijven we doen en wat niet werkt gaan we anders doen. Mogelijke deelnemers zijn een mix van Pagina 3 van 4

ketenpartners zoals bv afd. Beheer, kernteamleden, toezichthouders, directievoerders en aannemers uit het deelgebied.  Deze mogelijkheid wordt onderzocht voor de vervolgfase. Risicomanagement en risico’s  Risicomanagement werkt goed met dezelfde bekende werkwijze als met Issuelijst.  Duid de gealloceerd risico’s, zet in op risicomanagement.  Risicodossier is geactualiseerd. Risicomanager die actief stuurt op risico’s is in het projectteam opgenomen.  Geef de risico’s een rest risicoscore.  Opgenomen in het risicodossier.  Laat de uitvoerder het risicodossier toetsen met een ‘uitvoeringsbril’.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A en PvA fase B.  Het is belangrijk risicosessies als team met elkaar te doen en hierin ook verschillende afdelingen te betrekken die ook inzicht kunnen leveren vanuit diverse invalshoeken waardoor er een integraal risicobeeld kan ontstaan.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A.  IVORIM is opgenomen in de regeling risicovolle projecten. Neem voorwaarden in het PvA op voor bestuurlijke aansluiting.  Deze feedback wordt opgenomen in het PvA voor de UO-fase A en PvA fase B.  Raakvlakken i.c.m. krappe planning is een risico.  Opgenomen als risico.

Kwaliteitsbeheersing en toetsing  Leg uitgangspunten en besluiten vast in Relatics waarbij keuzes en afspraken vanuit Bestuur/ SH/ bewoners/ Beheer vast worden gelegd.  Alle klanteisen en -wensen zijn opgenomen in Relatics en zijn geverifieerd. In de issuelijst van de stuurgroep worden alle andere beslismomenten vastgelegd.  Zorg dat het PvA een levend document is.  Door het PvA in de volgende fase te herzien, blijft het zich verbeteren.  Geef aan op welke punten het projectteam gereviewd willen worden: waar maken wij ons als PT zorgen over, zit er verbetering in, op moment kijken waar/op welk onderdeel willen we geaudit worden?  Nadere sessies worden in UO-fase bepaald.  Koppel de doelstellingen uit het Masterplan aan de doelstellingen in het PvA  wordt opgenomen in PvA UO-Fase en PvA fase B.

Pagina 4 van 4