20221189828 1 Voortgang contractvorming dagelijks beheer en onderhoud Spaarnelanden

Informatienota

Onderwerp Voortgang contractvorming dagelijks beheer en onderhoud Spaarnelanden Nummer 2022/1189828 Portefeuillehouder Berkhout, R.A.H. Programma/beleidsveld 5.3 Overige beheerstaken Afdeling PCM Auteur Vroom, W. Telefoonnummer 023-5113832 Email wvroom@haarlem.nl Kernboodschap Aan het einde van 2022 lopen de contracten op het gebied van dagelijks beheer en onderhoud af, waaronder de contracten tussen de gemeente en Spaarnelanden. De gemeente en Spaarnelanden werken gezamenlijk aan nieuwe contracten voor het dagelijks beheer en onderhoud van de openbare ruimte vanaf 1 januari 2023. Daarin worden de doelstellingen van de gemeente geborgd zoals opgenomen in de startnotitie voor de nieuwe contracten. Daarnaast wordt nadrukkelijk gewerkt aan een verbeterde formulering van de gewenste resultaten en aan de mogelijkheden om die continu te blijven verbeteren gedurende de looptijd van de contracten, met een nadrukkelijke koppeling met het Strategisch Beheerplan. Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 20 september 2022

Het college stuurt de informatienota ter bespreking naar de commissie Beheer. Op 31 mei heeft het college de commissie geïnformeerd over de voortgang tot dat moment en daarin toegezegd dat de commissie na de zomer opnieuw over de voortgang wordt geïnformeerd. Dat gebeurt met deze informatienota.  Collegebesluit Start aanbesteding contracten onderhoud openbare ruimte (2021/154156)  Informatienota Concept gunningscriteria aanbesteding dagelijks beheercontracten en groot onderhoudscontracten voor de markt (2022/583284)  Informatienota Dagelijks Beheercontracten Spaarnelanden (2022/757555) 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2022/1189828

de burgemeester,

1/4

1. Inleiding Aan het einde van 2022 eindigen de contracten van de gemeente voor het dagelijks beheer en onderhoud aan de openbare ruimte. Al deze contracten moeten opnieuw worden aanbesteed waarbij de ‘lessons learned’ van de afgelopen jaren worden meegenomen en de doelstellingen van de gemeente goed worden geborgd. Dit is vastgelegd in de startnotitie Aanbesteding contracten onderhoud openbare ruimte. Ook de contracten voor dagelijks beheer en onderhoud moeten opnieuw worden afgesloten: vanaf 1 januari 2023 de Dagelijks Beheercontracten (DBC’s) genoemd. Een deel van deze contracten wordt op de markt gezet, terwijl een ander deel van de werkzaamheden bij Spaarnelanden wordt ondergebracht. De contracten met Spaarnelanden worden ‘inbesteed’ waardoor geen sprake is van de wettelijk vastgelegde aanbestedingsprocedures en de te doorlopen stappen afwijken van andere aanbestedingstrajecten. Dit geeft de kans om de nieuwe contracten samen met Spaarnelanden op te stellen en om de gevraagde resultaten meer in lijn te brengen met de gemeentelijke beheeropgaven. 2. Kernboodschap Eind 2022 eindigen de contracten met Spaarnelanden op het gebied van dagelijks beheer en onderhoud. Het betreft de contracten met betrekking tot Afval en Reiniging, Parkeren, Groen en Spelen, Elementenverharding, straatmeubilair en verkeersmeubilair en Coördinatie meldingen.

De gemeente en Spaarnelanden werken intensief samen aan het opstellen van nieuwe contracten voor deze domeinen. Nieuw beleid, zoals het groenbeleidsplan en het ecologische beleid, wordt daarin aan de voorkant meegenomen, in lijn met het Strategisch Beheerplan. De sturing op de beeldkwaliteit zal daarmee waar mogelijk en wenselijk verschuiven naar kwaliteitseisen die dichterbij de gemeentelijke doelen liggen, zoals op plekken waar ecologisch wordt gemaaid. Daarnaast krijgen de contracten de benodigde flexibiliteit om te kunnen blijven bijsturen op het vereiste resultaat gedurende de looptijd. Dit gebeurt met de oprichting van een gezamenlijk beheerteam. Verbetervoorstellen kunnen met pilots gezamenlijk worden getoetst op haalbaarheid en succesvolle pilots kunnen een plek krijgen in het reguliere beheer en onderhoud. Het uitgangspunt is dat de nieuwe contracten eind 2022 gereed zijn. 3. Consequenties Op 31 mei is een informatienota vastgesteld waarin het college de commissie heeft geïnformeerd over de voortgang tot op dat moment en de uitgangspunten die daarbij worden gehanteerd. In deze nota wordt met name uitgewerkt hoe ver de contractvorming op dit moment is gevorderd, en op welke wijze invulling wordt gegeven aan een betere en flexibelere sturing op het gewenste resultaat.

Kenmerk: 2022/1189828

2/4

Het contract bestaat uit verschillende onderdelen. De meest omvattende onderdelen zijn de vraagspecificaties: a. De Vraagspecificatie Algemeen: beschrijft in algemene zin de doelstelling en gewenste samenwerking b. De Vraagspecificatie Processen (procesbladen): beschrijft de benodigde processen, zoals de totstandkoming van jaarplannen en rapportages c. De Vraagspecificatie Resultaten (resultaatbladen): beschrijft de resultaten zoals die in de openbare ruimte moeten worden behaald De Vraagspecificatie Algemeen nadert zijn afronding en dat geldt ook voor de Vraagspecificatie Processen. Alle procesbladen zijn tegen het licht gehouden om de processen zo slank mogelijk in te richten, waar mogelijk proceseisen te schrappen of samen te voegen en waar noodzakelijk nieuwe proceseisen toe te voegen. De leerpunten van de afgelopen jaren zijn daarbij bepalend. Stand van zaken resultaatbladen De resultaatbladen voor de domeinen Afval en Reiniging, Parkeren en Urgente meldingen zijn flink op stoom. De domeinen Groen, Spelen en Elementenverharding, waaronder straat- en verkeersmeubilair, zijn nog niet zo ver. Dit heeft ermee te maken dat juist de eisen voor deze domeinen momenteel een sterke relatie hebben met de beeldkwaliteit en de meetlatten zoals die gestandaardiseerd zijn opgenomen in de Kwaliteitscatalogus Openbare Ruimte van het CROW.

In de afgelopen jaren is gebleken dat het werken met deze beeldmeetlatten niet altijd leidt tot de kwaliteit die we willen bereiken. Soms werken beeldkwaliteitseisen belemmerend, bijvoorbeeld als het gaat om de lengte van gras op een gazon of de aanwezigheid van opschot bij bomen. Ook leiden ze niet altijd tot een efficiënte inzet van de beschikbare middelen, bijvoorbeeld als beleving, veiligheid of functionaliteit veel belangrijker zijn dan beeldkwaliteit. Daarom is het belangrijk om de contracten te voorzien van eisen op andere gebieden, naast beeldkwaliteit, zoals technische eisen, functionele eisen of belevingseisen. Dat geeft ook de gelegenheid om het gewenste resultaat beter te verbinden aan het Strategisch Beheerplan dat nu voorligt. Door dit onderdeel te voltooien, kunnen de DBC’s worden afgerond en blijft het dagelijks beheer en onderhoud gewaarborgd. Meer flexibiliteit en mogelijkheden om te verbeteren De contracten met Spaarnelanden worden, evenals de andere contracten die op de markt worden gezet, aangegaan voor een periode van vier jaar met tweemaal de mogelijkheid om met telkens twee jaar te verlengen. In principe is de looptijd van deze contracten daarom acht jaar.

In deze hele periode willen we met Spaarnelanden actief de mogelijkheid benutten om bij te sturen op het gewenste resultaat en samen continu te werken aan verbeteringen, met name wanneer die aansluiten bij de strategische opgaven uit de Omgevingsvisie en het Strategisch Beheerplan. De domeinen die onder Spaarnelanden vallen zijn bij uitstek geschikt om te blijven verbeteren, bijvoorbeeld op het gebied van buurtgericht ontwikkelen of vergroenen en vernatten.

Kenmerk: 2022/1189828

3/4

Er wordt met Spaarnelanden een gezamenlijk team ingericht: een beheerteam – analoog aan een bouwteam bij projecten. Het beheerteam organiseert pilots, waarvan de resultaten worden gemonitord en geëvalueerd, inclusief de financiële en organisatorische impact. Soms zullen verbeterpilots worden geagendeerd door Spaarnelanden wanneer zij in de operatie belemmeringen ervaren. Op andere momenten worden een mogelijke aanpassing in de werkwijze gevoed vanuit gemeentelijk beleid. De inbreng van belangengroepen zoals het Platform Groen zal daarin een rol kunnen spelen. Succesvolle pilots worden verwerkt in de DBC’s, bijvoorbeeld als nieuwe resultaateisen in plaats van bestaande beeldkwaliteitseisen. Daarmee worden deze verbeteringen onderdeel van het reguliere beheer en onderhoud. Hoe de samenwerking van het beheerteam contractueel vorm moet krijgen, wordt nog uitgewerkt. 4. Vervolg De contracten met Spaarnelanden worden afgerond. Het uitgangspunt is dat de DBC’s eind 2022 gereed zijn. De vormgeving van de samenwerking in het beheerteam kan iets langer duren, ook na de vaststelling van de contracten. Wel dienen de DBC’s zodanig te zijn ingericht dat verbeteringen vanuit het beheerteam gemakkelijk een plek kunnen krijgen in het reguliere beheer.

Het college stelt aan de commissie voor om, indien gewenst, na het in werking treden van de nieuwe contracten, gezamenlijk op werkbezoek te gaan met Spaarnelanden en het beheerteam om de werkwijze te ervaren. 5. Bijlagen -

Kenmerk: 2022/1189828

4/4