20221182336 2. Bijlage 1 Onderzoeksopdracht 213a realisatie van begrote investeringsambities

Memo Onderzoeksopdracht 213a realisatie van begrote investeringsambities

Aan

College

Datum

20 juli 2022

Onderwerp

Onderzoeksopdracht 213a realisatie van begrote investeringsambities

Van

W. Odekerken

Inleiding De Gemeentewet artikel 213a schrijft voor dat gemeenten doelmatigheidsonderzoeken uitvoeren. In Haarlem is dit bekrachtigd door de raad in de ‘Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem’ (2012/469231). Middels de programmabegroting geeft het college aan welke onderwerpen geschikt lijken om in 2022 een 213a onderzoek voor in te zetten. Overwegingen die daarbij een rol spelen zijn onder andere rendement van het verwachte resultaat en wenselijkheid en haalbaarheid van het onderzoek naar betreffende onderwerpen. In de Programmabegroting 2022-2026 is een tweetal 213a onderzoeken opgenomen, waaronder een onderzoek ten aanzien van het ‘Realiseren van begrote investeringsambities’. Het college is voornemens een onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het investeringsprogramma. Centraal hierin zal staan in hoeverre de investeringsambities gerealiseerd worden. Met dit 213a onderzoek moet duidelijk worden of dergelijke kansen en beleidswensen ook worden gerealiseerd op een effectieve wijze. Het uitvoeringstempo van investeringen is belangrijk voor het tijdig realiseren van de doelstellingen. Om een oordeel te vormen over de realisatie van de wijze van uitvoering, is een blik naar buiten benodigd.

Inzicht in de prestaties van de gemeente Haarlem ten opzichte van andere gemeente en/of provincies is hierbij relevant. Wanneer er een vergelijking gemaakt wordt met andere gemeenten ontstaan naar verwachting inzichten waar Haarlem van kan leren. Context van de onderzoeksopdracht Investeringen in de Openbare Ruimte (midden en hoge impact) Gedurende de afgelopen coalitieperiode is geconstateerd dat, om de doelstellingen uit het coalitieprogramma te behalen, een toename van het investeringsvolume en het bijbehorende bestedingstempo nodig was. De praktijk wees namelijk uit dat de investeringsproductie minder goed en snel op gang kwam dan gewenst, hetgeen zichtbaar werd bij het al enkele jaren op rij achterblijven van (extra) investeringen in beheer en onderhoud van openbare ruimte. Om deze reden heeft het college een aantal acties ingezet om realistischer te programmeren, gericht op versnelling van investeringen in de Openbare Ruimte (2021/0549531). De investeringen in de Openbare Ruimte bedragen ruim de helft van het totale investeringsbedrag, daardoor zijn deze investeringen een belangrijk onderdeel van de te realiseren beleidsdoelstellingen voor de komende jaren. Om deze reden is er veel voordeel te behalen wanneer er meer cq beter inzicht is in realisatie

1/4

van begrote investeringsambities in de Openbare Ruimte en de onderdelen die invloed hebben op de realisatie. Het onderzoek zal zich dan ook alleen richten op investeringen in de Openbare Ruimte, wat inhoudt dat de investeringen in stedelijke ontwikkeling programma 4, maatschappelijke voorzieningen (JOS) programma 1, gemeentelijk vastgoed (onderdeel programma 5) en ICT/Facilitaire Zaken (programma 7) buiten beschouwing worden gelaten. Het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed wordt buiten de scope van het onderzoek gelaten. Het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed is nog relatief nieuw waardoor er weinig investeringen zijn waar op teruggekeken kan worden. Ook investeringen in onderwijshuisvesting en sporthuisvesting vallen door de afbakening buiten de scope van het onderzoek. Het coalitieprogramma richt zich in de komende periode niet specifiek op deze investeringen. Echter wordt niet uitgesloten dat de bevindingen uit het onderzoek naar de investeringen in de Openbare Ruimte ook meerwaarde kunnen hebben voor investeringen in onderwijshuisvesting en sport. Vanaf 2023 wordt er gestart met een nieuwe manier van werken, het opgave gericht werken in lijn met de vastgestelde Omgevingsvisie en de nog vast te stellen Strategische Beheervisie Openbare Ruimte 2022.

Deze nieuwe manier van werken houdt in dat beleidswensen voorafgaand consequent worden meegenomen in de onderhoudsbehoefte. Aangezien er nog niet gestart is met deze manier van werken, is er vooralsnog onvoldoende materiaal om na te gaan of de investeringsambities bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente op de betreffende beleidsterreinen. Dit zal om deze reden niet opgenomen worden in het onderzoek. Selectie op Impact Het onderzoek zal zich richten op civiele projecten met een midden of hoge impact, omdat deze projecten qua investeringsvolume het grootste deel van het jaarlijkse begrote investeringsvolume beslaan. Het betreft naar verwachting tussen de 20 en 30 investeringsprojecten uit de periode 20152021. Er zal geselecteerd worden op projecten die goed en/of sneller liepen dan gepland projecten die niet conform planning liepen en projecten die conform verwachting verliepen. De relatief kleine onderhoudsprojecten worden niet meegenomen in het onderzoek. Informatie ten behoeve van het onderzoek Er zal een dataset aangeleverd worden aan het onderzoeksbureau. De project dossiers bevatten veel (kwantitatieve) informatie over gerealiseerde doorlooptijden, bestuurlijke besluitvorming en financiële gegevens zoals budget en realisatie.

Definiëren dataset De dataset zal ten minste de volgende informatie moeten bevatten: - Inzicht in de doorlooptijden per fase van het civiel planproces o Startnotitie o Eventueel opinienota

2/4

o o o

Vastgesteld voorlopig ontwerp Vastgesteld definitief ontwerp Realisatie

Er zal getoetst worden of de bovenstaande informatiegegevens vanuit de organisatie leverbaar zijn. De uitkomst van deze toets zal zodra deze beschikbaar is in deze onderzoeksopdracht worden opgenomen. Benodigde capaciteit vanuit de organisatie Gezien de schaarste van de procesmanagers, zal deze inzet ten behoeve van het onderzoek zo veel mogelijk beperkt worden. Het onderzoek zal gebaseerd worden op de beschikbare projectdossiers tot en met 2021. Er wordt gebruik gemaakt van alles wat reeds is vastgelegd in de financiële systemen en Verseon. Deze voorbereidingen zullen gedaan worden door Concern Control. Afbakening Het onderzoek beperkt zich tot investeringen in de Openbare Ruimte. Het onderzoek beperkt zich tot civiele projecten met een midden of hoge impact. Het onderzoek beperkt zich tot de direct aan de beheeropgave verbonden gemeentelijke. doelstellingen (zorg voor kapitaalgoederen; schone, hele en veilige openbare ruimte) Kernboodschap In de Programmabegroting 2022 – 2026 heeft het college aangegeven voornemens te zijn een 213a onderzoek te starten naar realisatie van begrote investeringsambities. Er zal een onafhankelijk onderzoek gedaan worden naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de investeringen in de Openbare Ruimte.

Centrale onderzoeksvraag In hoeverre is de uitvoering van investeringsprogramma in de Openbare Ruimte doelmatig en doeltreffend? De volgende vragen moeten ten minste in het onderzoek worden behandeld: - Wat zijn de doorlooptijden per planfase? - Hoe verhoudt de projectplanning aangegeven in de procesopdracht zich tot de financiële planning? - Hoe verhoudt de daadwerkelijke doorlooptijd tot de projectplanning aangegeven in de procesopdracht? In welke fase(n) van het proces ontstaat vertraging? En wat is hier de reden voor? - Heeft de gemeente invloed op de oorzaken van vertraging? - Hoe verhouden de projectplannen en doorlooptijden van Haarlem zich tot projectplannen en doorlooptijden van vergelijkbare gemeentes? - Wat zijn de oorzaken van de afwijkingen van projectplanningen en doorlooptijden van Haarlem ten opzichte van projectplanningen en doorlooptijden vergelijkbare gemeenten

3/4

en/of provincies? Welke aanbevelingen en te ondernemen acties komen hier uit voort voor Haarlem? Onafhankelijk onderzoek Goed onafhankelijk onderzoek begint bij een geschikte (neutrale) opdrachtnemer waarbij de opdrachtgever de grenzen van het onderzoek aangeeft. Vereisten aan het bureau zijn kennis en ervaring met civiel technische projecten in gemeenten en/of provincies. Het onderzoek zal meervoudig onderhands uitgezet worden. Potentiële onderzoeksbureaus zijn Arcadis of Twynstra Gudde. Uitvoering: kosten en planning Kosten De verwachte kosten voor het onderzoek zullen gedekt worden vanuit het budget gereserveerd t.b.v. 213a onderzoeken. Werkwijze en planning 213a onderzoeken worden uitgevoerd namens het college. Het college stelt de onderzoeksopzet en de eindrapportage vast, en afgesproken is dat de raad geïnformeerd wordt over zowel de onderzoeksopzet als de uitkomsten. Onderwerp Onderzoeksopzet aanbieden aan DT Onderzoeksopzet vaststellen in college & raad informeren over voorgenomen onderzoek Onderzoek (laten) uitvoeren & eindrapportage opstellen Rapportage bespreken in DT Bestuurlijke reactie op eindrapportage opstellen & afstemmen in de staven Rapportage incl. bestuurlijke reactie vaststellen in college & aanbieden aan de raad Bespreking rapportage in commissie met de verantwoordelijke portefeuillehouders

Planning 20 juli 30 augustus (na reces) Na gunning t/m mid oktober Eind oktober Begin november Uiterlijk 15 november 1 december

Gedurende juli zal de dataset voorbereid worden Naar verwachting zal de opdracht begin augustus meervoudig onderhands uitgezet worden, waarna de gunning eind augustus/begin september verwacht wordt.

Met vriendelijke groet, Willemijn Odekerken, Controller

4/4