20221028762 1. Kredieten vrijgeven vervangingsinvesteringen podia jaarschijven 2023 en 2024

Raadsstuk

Onderwerp Kredieten vrijgeven vervangingsinvesteringen podia jaarschijven 2023 en 2024 Nummer 2022/1028766 Portefeuillehouder Loenen, van D. Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur Afdeling ECDW Auteur Böhne, B. Telefoonnummer 023-5114852 Email bbohne@haarlem.nl Kernboodschap In 2013 is het eigenarenonderhoud voor de podia overgedragen aan de podia. Sinds deze overdracht zijn de podia in zijn geheel verantwoordelijk voor het onderhoud en de vervangingen van de panden. In dit voorstel wordt krediet aangevraagd voor de nodige vervangingen bij de vier podia in 2023 en 2024. De raad wordt gevraagd een krediet van € 1.602.000 excl. btw vrij te geven voor de vervangingsinvesteringen van de Stadsschouwburg, Philharmonie, Patronaat en de Toneelschuur, ten laste van IP posten CLT.01 t/m CLT08. Behandelvoorstel voor commissie

De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de eerstvolgende raadsvergadering.

Relevante eerdere besluiten

Raadsstuk Overdracht eigenarenonderhoud Cultuurpodia, 2013: https://gemeentebestuur.haarlem.nl/bestuurlijke-stukken/2012371423Raadsstuk-Overdracht-eigenarenonderhoud-Cultuurpodia1.pdf Kredieten vrijgeven vervangingsinvesteringen 2020 en 2021: Kredieten-vrijgeven-vervangingsinvesteringen-podia-jaarschijven-2021-en-2022getekend-raadsstuk-27-mei-2021.pdf (haarlem.nl)

Besluit College d.d. 6 september 2022

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

de secretaris,

Kenmerk: 2022/1028766

de burgemeester,

1/5

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: Het college stelt de raad voor: 1. een krediet van € 1.602.000 excl. btw vrij te geven voor de vervangingsinvesteringen van de Stadsschouwburg, Philharmonie, Patronaat en de Toneelschuur, ten laste van IP posten CLT.01 t/m CLT08.

de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2022/1028766

2/5

1. Inleiding In 2013 is het eigenarenonderhoud voor de podia overgedragen aan de podia (raadsbesluit STZ/MGT Reg.nr. 371423). Na deze overdracht werden de podia in zijn geheel verantwoordelijk voor al het onderhoud en de vervangingen van de panden, waarbij het voorheen enkel een verantwoordelijkheid had voor het huurdersonderhoud (klein herstel). Het eigenarenonderhoud betreft de uitvoering van het dagelijks onderhoud, planmatig onderhoud en de onderdelen die ondervangen zijn in de servicekosten zoals onderhoudscontracten. Deze afspraak heeft gezorgd voor een kwalitatieve verbetering van (het proces van) het onderhoud van de podia, en heeft een bijdrage geleverd aan de versterking van de onderlinge samenwerking. In de afspraken is vastgelegd dat de gemeente verantwoordelijk is voor de beschikbaarstelling van middelen voor de vervangingsinvesteringen via het Investeringsplan (zie punt 2 over vervangingsonderhoud in raadsbesluit STZ/MGT Reg.nr. 371423). In het Investeringsplan 2022-2026 (IP) zijn middelen beschikbaar voor vervangingsinvesteringen voor de Haarlemse podia. In dit voorstel wordt verzocht het krediet voor vervangingsinvesteringen voor de podia in 2023 en 2024 vrij te geven. Er wordt hierbij in een keer krediet voor twee jaar aangevraagd. Dit is voor zowel gemeente als podia efficiënter, aangezien de podia de werkzaamheden gebundeld kunnen aanbesteden.

Dit krediet is voor de vervangingsinvesteringen van de podia (IP post CLT.01 t/m CLT08) uit het Investeringsplan 2022-2026 voor de jaarschijven 2023 en 2024. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. een krediet van € 1.602.000 excl. btw vrij te geven voor de vervangingsinvesteringen van de Stadsschouwburg, Philharmonie, Patronaat en de Toneelschuur, ten laste van IP posten CLT.01 t/m CLT08. 3. Beoogd resultaat Met deze investering worden de noodzakelijke vervangingen gedaan om de panden van de Stadsschouwburg, Philharmonie, Patronaat en de Toneelschuur volgens de huidige eisen voor het publiek en de werknemers veilig, toegankelijk en bruikbaar te houden. Deze investering stelt de instellingen in staat om conform afspraak het noodzakelijke eigenarenonderhoud te verrichten op de panden. Ook worden de vervangingen op initiatief van de instellingen zo duurzaam mogelijk uitgevoerd.

Kenmerk: 2022/1028766

3/5

4. Argumenten 4.1.Het vergoeden van deze vervangingen is gebaseerd op afspraken tussen podia en gemeente In raadsbesluit STZ/MGT Reg.nr. 371423 is vastgelegd dat de podia verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het eigenarenonderhoud aan de panden, en de gemeente de kosten hiervan vergoedt volgens de in het raadsvoorstel vastgelegde afspraken. 4.2 De te vervangen onderdelen zijn afgeschreven en toe aan vervanging De afzonderlijke onderdelen waar dit budget voor bestemd is zijn afgeschreven en toe aan vervanging. Per instelling en jaar is in bijlage 1 een uitgebreidere toelichting te vinden. 4.3 De vervangingsinvesteringen zijn voorzien in het Investeringsplan De uitgaven voor de vervangingsinvesteringen passen binnen de reservering van € 1,7 miljoen die in het Investeringsplan 2022-2026 is opgenomen in de jaarschijven 2023 en 2024. 4.4 De investeringsbehoefte is afgestemd met de cultuurpodia In overleg tussen gemeente en podia is gekeken welke vervangingen in deze jaren noodzakelijk zijn op basis van de technische staat. Op basis van deze overleggen en de daaruit volgende aanscherpingen zijn onderstaande benodigde investeringen vastgesteld:

2023 Vervanging Schouwburg Trekkenwand Vervanging Philharmonie ICT Losse inventaris Keukenvoorzieningen Liften Vervanging Patronaat Theaterverlichting Geluidstafels Vervanging Toneelschuur Meubilair zalen Totaal

2024 €

€ € € € € €

550.000 €

438.000

€

366.000

€

134.000

684.000 €

1.602.000

150.000 180.000 108.000 114.000 138.000 228.000 €

€

Totaal per gebouw € 550.000

918.000 €

134.000

De totale verwachte kosten van de vervangingsinvesteringen in 2023 en 2024 bedragen € 1.602.000. In deze periode worden door de podia ook investeringen uitgevoerd waarvoor in de vorige nota krediet is verleend. De uitvoering daarvan is vanwege de Corona pandemie en tekorten bij leveranciers opgeschoven naar 2023/2024.

Kenmerk: 2022/1028766

4/5

4.5 Duurzaamheid De voorgestelde investeringen worden uit reguliere vervangingsbudgetten binnen het IP gedekt. Er is geen relatie met de investeringen uit het investeringsbudget verduurzaming gemeentelijk vastgoed (zie raadsbesluit 2021/570677 ‘verduurzaming gemeentelijk vastgoed’). De instellingen zijn green key-gecertificeerd, de vervangingen worden zo duurzaam mogelijk uitgevoerd (denk bijvoorbeeld aan led-verlichting).

5. Risico’s en kanttekeningen 5.1 De investeringen voor 2023 moeten tijdens dit najaar gedaan worden Om de uitvoerbaarheid van de vervangingsinvesteringen te waarborgen, zullen verschillende opdrachten uiterlijk in laatste kwartaal van 2022 verstrekt worden. De huidige planning met besluitvorming door de raad in september 2022 biedt hier echter voldoende ruimte voor. 5.2 Door de prijsstijgingen zijn de kredieten bij uitvoering onvoldoende Vooralsnog denken de podia dat dit geen problemen geeft met de investeringen die nu in het schema staan. Met name de beschikbaarheid en levertijden zijn nu een probleem voor alle vervangingen. Daarom is het gunstig als de podia voor de investeringen van 2023 en 2024 in dit stadium groen licht krijgen. 5.3 Verschuiving van uitgaven van Investeringsplan naar exploitatie (begroting 2023) Vanwege de voor gemeenten geldende regels voor investeringen (Besluit Begroting en Verantwoording of BBV) moet een tweetal bedragen die oorspronkelijk in het Investeringsplan 20222026 zijn opgenomen, € 22.000 bij het Patronaat voor koude opwekking en € 50.000 bij de Philharmonie voor koelmachines, in de exploitatie 2023 als extra bijdrage worden opgenomen. Dit zal in de bestuursrapportage 2023 worden verwerkt. De hiertegenover staande geraamde kapitaallasten (gedurende de afschrijvingsduur van deze investeringen) komen dan te vervallen.

6. Uitvoering Na besluitvorming zal door de instellingen opdracht worden gegeven om de werkzaamheden gepland voor 2023 uit te laten voeren. Met het nemen van dit raadsbesluit kan tijdig worden gestart met planvoorbereiding en realisatie van de overige werkzaamheden. Het risico op uitloop daarvan is minimaal. De podia zullen, conform afspraak, de werkzaamheden zelf in opdracht geven. 7. Bijlage -

Bijlage 1: onderbouwing vervangingsinvesteringen podia 2023 en 2024

Kenmerk: 2022/1028766

5/5