20220937770 11. Bijlage 2.2. Administratieprotocol perceel 2

3.1.5

Proces aanpassen lopende Toewijzing

Ik wil als aanbieder

Proces Voorwaarden

De einddatum Toewijzing verkorten of verlengen

Kan bij alle Toewijzingen

De ingangsdatum aanpassen

Kan bij alle Toewijzingen

Volume aanpassen

Bij Frequentie "Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing" Bij aspecifieke Toewijzing met maximaal budget of bij een generieke Toewijzing

Budget wijzigen

Voor het doorgeven van de wijzigingen wordt het Verzoek om Wijziging bericht ingediend door de aanbieder met daarin de volledige gewenste situatie: - Ongewijzigde producten; - Te wijzigen producten; - Nieuwe producten.

27 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

De gewenste ingangsdatum van de wijziging moet in de toekomst liggen, hiermee wordt zoveel mogelijk voorkomen dat het moment van honoreren door de gemeente na de gewenste ingangsdatum valt. Honoreren na de gewenste ingangsdatum wordt besproken in hoofdstuk 4. Berichten flow, gemeente akkoord, geen onderzoek ==> ZA GEM

317

302 318

301

Berichten flow, gemeente akkoord, onderzoek ==> ZA GEM

317

302

320 318

301

319

Een gewijzigd Toegewezen product in een Toewijzing levert geen nieuw Startzorg bericht als deze al was gestart. De gestarte levering loopt door. 3.1.6

Proces overige verzoeken voor aanpassen lopende Toewijzing

Ik wil als aanbieder

Proces Voorwaarden

Product(categorie) aanpassen

specifieke Toewijzing en aspecifieke Toewijzing

Overige wijzigingen Volume

Bij frequentie Dag/week/maand en specifieke Toewijzing en aspecifieke Toewijzing

Frequentie of eenheid wijzigen

specifieke Toewijzing en aspecifieke Toewijzing

Als de aanbieder een product wil aanpassen en er sprake is van een aspecifieke Toewijzing dan kijkt de aanbieder eerst of het nieuwe product in de productcategorie van de Toewijzing is opgenomen en deze contractueel kan worden gebruikt. Als dat het geval is kan de aanbieder wisselen zonder gebruik te maken van deze procedure. In het VOW bericht wordt de lopende Toewijzing beëindigd en er wordt een nieuwe Toewijzing gevraagd. Voor aanpassingen op Toewijzingen kunnen nadere procesafspraken gemaakt worden. De aanbieder zoekt voor het indienen van het VOW contact met de gemeente als de gewenste ingangsdatum van het verzoek is verstreken. De gemeente zoekt voor het verzenden van een Toewijzing contact met de aanbieder als ze wil afwijken van de gewenste ingangsdatum.

Berichten flow ==> ZA

317 (a, b)

302 307 (a), 305(b) 318 (a, 301 (a, GEM b) b) a= te beëindigen Toewijzing, b = nieuwe Toewijzing 28 / 58

308 (a), 306(b)

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

3.1.7

Toevoegen aan lopende Toewijzing

Ik wil als aanbieder

Proces Voorwaarden

Extra product(categorie)

Kan bij alle Toewijzingen

De aanbieder zou graag een additioneel product toegevoegd krijgen aan een lopende Toewijzing en maakt gebruik van het VOW bericht.

Berichten flow ==> ZA GEM

317

302 318

301

305 306

De ingangsdatum van de gewenste wijziging moet in de toekomst liggen. Voor wijzigingen die in het verleden liggen, zal de aanbieder contact moeten opnemen met de gemeente. Het VOW duurt maximaal 8 weken als er sprake is van onderzoek. Voorbeeld: aanbieder stuurt een VOW naar de gemeente die over 6 weken moet ingaan. De gemeente wil na acht weken een Toewijzingsbericht sturen. De gemeente neemt daarom contact op met de aanbieder en kan overeenkomen dat de ingangsdatum gelijk is aan datum honoreren en verstuurt het Toewijzingsbericht met aangepaste ingangsdatum. Als de gewenste ingangsdatum voor de wijziging binnen 8 weken ligt en de kans groot is dat het VOW bericht niet op tijd verwerkt kan worden adviseert dit administratieprotocol dat de aanbieder contact opneemt met de gemeente om te bepalen welke route het beste doorlopen kan worden. Zie hoofdstuk 4.1.

29 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

3.1.8 Verzoek om Wijziging visueel weergegeven Onderstaand figuur geeft weer hoe het proces Verzoek om Wijziging verloopt. Het verzoek verloopt op eenzelfde manier als een verzoek om Toewijzing met als enige verschil is dat een VOW in zijn geheel verwerkt moet worden. De responstijden zijn gelijk. Als de aanleiding voor aanpassing van de Toewijzing niet een nieuwe verwijzing is of open beschikking dan is er sprake van een veranderde situatie tijdens de lopende levering en maakt de aanbieder gebruik van een Verzoek om Wijziging.

De gemeente beoordeelt (‘Eerste beoordeling’) de VOW en bepaalt de reactie (eerste ) - Akkoord, de gemeente stuurt een Toewijzingsbericht; - Niet akkoord, de gemeente stuurt een Antwoordbericht met de reden van afwijzing; - Onderzoek, de gemeente heeft meer tijd nodig en stuurt een Antwoordbericht met het antwoord ‘Aanvraag in onderzoek’. De ‘Eerste beoordeling’ omvat ten minste alle controles die geautomatiseerd kunnen verlopen. De keuze van de gemeente om de aanvraag in onderzoek te nemen is dan alleen op zorginhoudelijke gronden.

30 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bij het laten intrekken, inkorten, wijzigen volume/budget of product wijzigen controleert de gemeente vooraf dat dit niet tot onrechtmatigheid leidt of zal leiden of ongewenste situaties voor de cliënt. Voor al deze aanpassingen op lopende Toewijzingen zoekt de gemeente vooraf, buiten het berichtenverkeer om, contact met de aanbieder. Als de gemeente heeft besloten eerst een onderzoek te willen uitvoeren resteren na het onderzoek twee mogelijke reacties: - Akkoord, de gemeente stuurt een Toewijzingsbericht; - Niet akkoord, de gemeente stuurt een Antwoordbericht met de reden van afwijzing; Gewenste ingangsdatum verschuiven of met terugwerkende kracht toekennen De aanbieder stuurt zo snel mogelijk nadat vastgesteld is dat lopende Toewijzingen niet meer adequaat zijn een VOW bericht naar de gemeente. Het kan voorkomen dat het Toewijzingsbericht pas NA de gewenste ingangsdatum verzonden kan worden, zeker als de ingangsdatum relatief kort (<8 weken) na de dagtekening van het VOW bericht ligt en de gemeente het verzoek eerst gaat onderzoeken. De gemeente mag in principe29 niet met terugwerkende kracht Toewijzen maar op het moment van goedkeuren kan de gewenste ingangsdatum van het verzoek verstreken zijn en is met terugwerkende kracht toewijzen wenselijk.

Met terugwerkende kracht Toewijzen kan tot gevolg hebben dat rechtmatig geleverde zorg niet meer rechtmatig is en declaraties moeten mogelijk gecorrigeerd worden. De gemeente stemt af met de aanbieder met als mogelijke uitkomst dat de gemeente de gewenste ingangsdatum verzet naar: - de datum van honoreren+1 als er sprake is van een vervanging of verandering van een toegewezen product. De einddatum van aflopende Toewijzingen krijgen de datum van honoreren; - datum van honoreren als er sprake is van een nieuw product. 3.2 Aanpassen lopende Toewijzingen, geïnitieerd vanuit de gemeente De gemeente kan lopende Toewijzingen verwijderen, inkorten, verlengen of volume/budget wijzigen. Daarnaast kan de gemeente nieuwe producten toevoegen aan of wijzigen bij lopende Toewijzingen. . Het is van belang dat de RedenWijziging30 correct wordt gehanteerd. Dat geldt ook voor de codes RedenWijziging in het 301-bericht dat volgt op een 307-bericht31 met Reden Beeindiging.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 29 Echter: er worden hiervoor geen harde controleregels geïntroduceerd, zodat ook in deze situatie in onderling overleg de gewenste ingangsdatum

gehandhaafd en met terugwerkende kracht toegewezen kan worden. Regel OP186 blijft daarbij van kracht: Het beëindigen van een Toewijzing op een datum die in het verleden ligt kan alleen na overleg met of op verzoek van de betreffende aanbieder. 30 Zie HIER voor de codes RedenWijziging in het 301-bericht 31 Zie HIER voor de codes RedenBeeindiging

31 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Verwijderen Het verwijderen van een lopende Toewijzing. De verwijdering bevat dezelfde gegevens als de Toewijzing waarbij de einddatum in de Toewijzing gelijk is aan de startdatum. Inkorten Inkorten is het aanpassen van de einddatum Toewijzing zodat de toegewezen periode wordt verkort. De einddatum is hierbij niet gelijk aan de startdatum. Verlengen Van verlengen is sprake wanneer een cliënt een langere periode dan de toegewezen periode zorg dient te ontvangen. Volume wijzigen Alleen mogelijk bij een frequentie gelijk aan ‘Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing’ en er sprake is van een specifieke Toewijzing. Budget wijzigen Mogelijk als er een budget is toegewezen. Bij het verwijderen, inkorten, wijzigen volume/budget of product wijzigen controleert de gemeente vooraf dat dit niet tot onrechtmatigheid leidt of zal leiden of ongewenste situaties voor de cliënt. Voor al deze aanpassingen op lopende Toewijzingen zoekt de gemeente vooraf, buiten het berichtenverkeer om, contact met de aanbieder. 3.2.1 Intrekken van een Toewijzing Een eerder afgegeven Toewijzing kan alleen verwijderd worden door een gewijzigde Toewijzing te versturen waarbij de einddatum in de Toewijzing gelijk is aan de startdatum. De toepasselijke reden van de wijziging (“Verwijderd”) wordt meegegeven in het Toewijzingsbericht.

Wanneer een Toewijzing is verwijderd moet de Toewijzing als niet verzonden worden beschouwd en is dus geen actuele toewijzing (meer).

Berichten flow → GEM ZA

301 302

3.2.2 Inkorten van een Toewijzing Er kunnen diverse redenen zijn voor het inkorten van een lopende Toewijzing: de zorg is niet meer nodig, er is andere zorg nodig en de bestaande Toewijzing moet vervangen worden door een andere of de zorg is definitief gestopt voor de geplande einddatum (zie paragraaf 3.1.3). Het inkorten van een Toewijzing wordt uitgevoerd door het sturen van een Toewijzingsbericht waarbij er in tegenstelling tot de vorige Toewijzing een ‘einddatum’ is ingevuld of een Toewijzingsbericht met een ‘einddatum’ die ligt vóór de einddatum van de eerder verzonden Toewijzing. De toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in het Toewijzingsbericht. De gemeente kan er ook voor kiezen om bij het inkorten tegelijkertijd het volume van de Toewijzing aan te passen. Dit is alleen mogelijk bij een frequentie “Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing”. Ook kan de gemeente bij het inkorten het budget aanpassen. Dit is alleen mogelijk bij een aspecifieke Toewijzing met maximaal budget en een generieke Toewijzing.

32 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Berichten flow → GEM ZA

301 302

3.2.3 Verlengen van een Toewijzing In sommige gevallen moet de zorg langer voortgezet worden dan voorzien en moet een Toewijzing verlengd worden. Soms zal daarbij ook het volume of budget van de Toewijzing aangepast moeten worden32. De gemeente heeft twee mogelijkheden voor verlengen, de gemeente stuurt een geheel nieuwe Toewijzing (zie paragraaf 2.3.1 ) of een gewijzigde Toewijzing. Bij een gewijzigde Toewijzing wordt de lopende Toewijzing nogmaals verstuurd waarbij de toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in het Toewijzingsbericht, de einddatum aangepast wordt en eventueel volume of budget aangepast wordt.

Berichten flow → GEM ZA

301 302

Een gewijzigd Toegewezen product in een Toewijzing levert geen nieuw Startzorg bericht als deze al was gestart. De gestarte levering loopt door. Ook hoeft de aanbieder geen Stopzorgbericht te sturen. Deze werkwijze voorkomt dus vermijdbare administratieve lasten en heeft daarom de voorkeur. 3.2.4 Aanpassen volume/ budget De gemeente kan ook beslissen dat het volume of budget van een lopende Toewijzing moet worden aangepast. Dat kan alleen in de gevallen frequentie ‘Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing’ en speciaal voor volume bij een specifieke Toewijzing. In alle andere gevallen zal een nieuwe Toewijzing verstuurd worden zoals beschreven in 3.2.5.

Berichten flow → GEM ZA

301 302

3.2.5 Producten toevoegen/wijzigen Als een product toegevoegd moet worden aan een lopende Toewijzing dan wordt het reguliere Toewijzingsproces (zie paragraaf 2.3.1) gevolgd. Indien een product gewijzigd moet worden dan wordt de lopende Toewijzing ingekort en een nieuwe Toewijzing verstrekt.

Berichten flow → GEM 301 (a,b) 308 (a), 306(b) ZA 302 307 (a), 305(b) a= te beëindigen Toewijzing, b = nieuwe Toewijzing ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 32 Volume aanpassing alleen bij frequentie ‘Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing’; budgetaanpassing alleen mogelijk bij een aspecifieke

Toewijzing met maximaal budget.

33 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

4 Onderwerpen Dit hoofdstuk beschrijft een aantal onderwerpen die gerelateerd zijn aan de administratieve verwerking van zorg en ondersteuning. Het ontbreken van standaardafspraken op bijzondere onderwerpen leidt tot veel administratieve lasten bij gemeenten en aanbieders. Vanuit deze reden maken de onderwerpen in dit hoofdstuk integraal onderdeel uit van dit administratieprotocol. 4.1 Met terugwerkende kracht toewijzen In een aantal situaties is toewijzen met terugwerkende kracht mogelijk. De volgende zijn beschreven: Spoedzorg of spoedopvang Het toesturen van een Toewijzingsbericht met terugwerkende kracht is mogelijk. Dit is met name van toepassing bij spoedzorg of spoedopvang waarin tijdelijk onderdak en/of begeleiding noodzakelijk is zonder te wachten op de uitkomst van het onderzoek33. De ingangsdatum waarop het toegewezen product voor de eerste keer geleverd dient te worden ligt bij het toekennen met terugwerkende kracht in het verleden. Als er sprake is van een niet-gemeentelijke verwijzer stuurt de aanbieder binnen vijf werkdagen na beoordeling/intake een Verzoek om Toewijzing bericht. Bij een verzoek om wijziging De aanbieder stuurt zo snel mogelijk een VOW bericht naar de gemeente waarbij de gewenste ingangsdatum van de wijziging in de toekomst ligt.

De gemeente mag in principe34 niet met terugwerkende kracht Toewijzen maar op het moment van goedkeuren kan de gewenste ingangsdatum van het verzoek verstreken zijn. Met terugwerkende kracht Toewijzen kan tot gevolg hebben dat rechtmatig geleverde zorg niet meer rechtmatig is en declaraties moeten mogelijk gecorrigeerd worden. Om die situatie te voorkomen stemt de gemeente af met de aanbieder met als mogelijke uitkomst dat de gemeente de gewenste ingangsdatum verzet naar o de datum van honoreren+1 als er sprake is van een vervanging of verandering van een toegewezen product. De einddatum van aflopende Toewijzingen krijgen de datum van honoreren; o datum van honoreren als er sprake is van een nieuw product.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 33 Spoedzorg en spoedopvang. Geraadpleegd van: Spoedzorg en spoedopvang | Opvang en begeleiding | Regelhulp - Ministerie van VWS 34 Echter: er worden hiervoor geen harde controleregels geïntroduceerd, zodat ook in deze situatie in onderling overleg de gewenste ingangsdatum

gehandhaafd kan en met terugwerkende kracht toegewezen kan worden. Regel OP186 blijft daarbij van kracht: Het beëindigen van een Toewijzing op een datum die in het verleden ligt kan alleen na overleg met of op verzoek van de betreffende aanbieder.

34 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

4.2 Woonplaatsbeginsel Jeugdwet Deze paragraaf beschrijft hoe de aanbieder, als deze een Verzoek om Toewijzing heeft verzonden, door de gemeente via een Antwoordbericht wordt geïnformeerd welke gemeente (financieel) verantwoordelijk is voor een jeugdige. Paragraaf 4.4 beschrijft het proces voor de situatie dat een cliënt verhuist naar een andere gemeente met een openstaande Toewijzing. Per 1 januari 2022 wordt het nieuwe Woonplaatsbeginsel voor de Jeugdwet van kracht. Tot de invoering van het nieuwe Woonplaatsbeginsel is de huidige werkwijze van toepassing zoals vastgelegd in het Stappenplan Woonplaatsbeginsel en het J42-convenant ‘Woonplaatsbeginsel’. Ter voorkoming van onnodige administratieve lasten en als waarborg voor de continuïteit van de zorg adviseert dit Standaard Administratieprotocol nadrukkelijk een strikte naleving van de afspraken die in het convenant zijn gemaakt. Proces afwijzen Verzoek om Toewijzing door het Woonplaatsbeginsel De gemeente kan een Verzoek om Toewijzing van de aanbieder afwijzen vanwege het Woonplaatsbeginsel Jeugdwet als de gemeente zelf niet verantwoordelijk is. - De gemeente stuurt de aanbieder een Antwoordbericht met de code ‘Verzoek afgewezen’, reden ‘Woonplaatsbeginsel’ én de gemeentecode van de gemeente die volgens het college verantwoordelijk is; Dit bericht wordt binnen 14 dagen na ontvangst van het Verzoek om Toewijzing verstuurd.

Indien het onderzoek langer dan 5 werkdagen duurt dient eerst een antwoordbericht verstuurd te worden met verzoek antwoord “Aanvraag in onderzoek”. Hier geldt dus niet de 8 weken onderzoekstijd. 35 - De gemeente overlegt met de, volgens het college, verantwoordelijke gemeente. Het administratieprotocol is op dit onderdeel restrictiever dan de iStandaarden omdat deze werkwijze naar verwachting administratieve lasten zal besparen. Het proces van het Verzoek om Toewijzing is beschreven in paragraaf 2.3.2. 4.3 Abonnementstarief Wmo36 Sinds 1 januari 2020 betaalt een huishouden maximaal 19 euro per maand voor Wmo voorzieningen die zijn vastgelegd in de gemeentelijke verordening, ongeacht het inkomen en vermogen en de (hoeveelheid) geleverde ondersteuning. Bij de meeste gemeenten betreft dit extramurale maatwerkvoorzieningen en algemene voorzieningen waarbij er sprake is van een langdurige hulpverleningsrelatie. De bijdrage wordt per huishouden vastgesteld en geïnd door het CAK. Dit doet zij op basis van door gemeente aangeleverde start- en stop eigen bijdrage berichten (401/403). Dit administratieprotocol beschrijft niet het proces van de informatievoorziening tussen gemeente en CAK. Meer informatie over dit proces is beschreven op de website van het Ketenbureau i-Sociaal domein.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 35 zie voor 2 wekentermijn https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2021-45523.html 36 Zie ook: https://vng.nl/vragen-en-antwoorden?onderwerp%5B0%5D=380598

35 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Dit administratieprotocol beschrijft wel de wijze waarop de gemeente het start- en stopmoment kan bepalen bij toegewezen producten die vallen onder het abonnementstarief Wmo als onderdeel van de bepaling van de eigen bijdrage die een huishouden moet betalen. Gewenste situatie voor de cliënt Het is wenselijk is dat een abonnementstarief Wmo wordt geïnd ten tijde van de levering. Inning buiten de periode van geleverde zorg is niet wenselijk. Beleidsvrijheid van de gemeente: De gemeente heeft beleidsvrijheid in de keuze om wel of niet een eigen bijdrage te vragen, een lager tarief vast te stellen en doelgroepen uit te sluiten van het abonnementstarief. De gemeente is vrij om te bepalen hoe het startmoment waarop het abonnement (de eigen bijdrage inning) wordt bepaald voor inwoners, die gebruik maken van de ondersteuning die onder het Wmo abonnementstarief valt, ingaat, maar zal rekening moeten houden met de gewenste situatie voor de cliënt. Het is de gemeente die aan het CAK via een ‘start eigen bijdrage’-bericht (401) aan het CAK laat weten dat voor een cliënt voor het abonnementstarief in aanmerking komt.

Het CAK bepaalt op basis daarvan in samenloop met individuele vrijstellingen, samenloop met WLZ en aan de hand van eventueel minimabeleid (gemeente kan hiervan gebruik maken) of op huishoudniveau een beschikking en factuur voor het abonnementstarief moet worden verzonden en tegen welk tarief (standaard €19 of een verlaagd gemeentelijk tarief). Op het moment dat de cliënt geen Wmo voorzieningen meer heeft (of de kostprijs is afbetaald) verstuurt de gemeente een ‘stop eigen bijdrage’-bericht (403) naar het CAK. Het CAK stopt dan met ingang van de volgende maand de inning. Uitgangspunt is dat de gemeente een integraal overzicht heeft van alle Wmo verstrekkingen aan de cliënt. Grafisch overzicht informatieverloop in de keten.

36 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Kijkend naar de drie beschreven processen van dit administratieprotocol heeft de gemeente drie ‘triggers’ voor het bepalen van het start- en stopmoment voor maatwerkvoorzieningen die vallen onder het abonnementstarief Wmo: 1) Vanuit het zorgleveringsproces (voorkeur) 2) Vanuit het Toewijzingsproces 3) Vanuit het declaratieproces Rekening houdend met de gewenste situatie voor de cliënt heeft de trigger vanuit het zorgleveringsproces de voorkeur omdat die immers aangeeft wanneer de zorglevering is gestart of (tijdelijk) gestopt. Trigger vanuit het Toewijzingsproces kan te vroeg komen en vanuit het declaratieproces te laat met als gevolg onterechte inhoudingen of stapelfacturen bij de client. 4.3.1 Trigger vanuit de zorglevering Via Startzorg- en Stopzorg berichten heeft de gemeente informatie over de zorglevering. De gemeente kan op basis van deze informatie het start- of stopmoment bepalen. • Bij een startbericht op een aspecifieke en/of generieke toewijzing, is ook het product in dit bericht aspecifiek of generiek. Het is voor de gemeente niet inzichtelijk welk specifiek product er gestart is. Indien er zowel producten zijn die niet eigen bijdrage-plichtig zijn, als producten die wel eigen bijdrage-plichtig zijn onder de toewijzing vallen, kan de gemeente niet zonder meer bepalen of de oplegging van de eigen bijdrage gestart moet worden.

Dit is voor de aanbieder ook niet te bepalen en ook niet diens verantwoordelijkheid.

•

Indien gemeente ondersteuning zoals intake of diagnose definieert als afzonderlijke producten en deze toewijst, moet de aanbieder hier dus een start- en stopzorg voor doorgeven. Het is vervolgens aan de gemeente om te bepalen of een startzorg moet leiden tot een startbericht voor het Wmo Abonnementstarief.

Voor aanbieders is het, zeker in het belang van de cliënt, belangrijk dat datums in de Startzorg- en Stopzorgberichten zo nauwkeurig mogelijk zijn. 4.3.2 Trigger vanuit de Toewijzing De gemeente kan ervoor kiezen de startdatum van de eigen bijdrage op de toekennings- of beschikkingsdatum te baseren als de trigger vanuit de zorglevering niet mogelijk is. Deze datum is ook bekend bij de cliënt. In tegenstelling tot de datum waarop de ondersteuning daadwerkelijk start, is de toekenningsdatum vroeg in het proces beschikbaar bij de gemeente. Als de ondersteuning na toekennen binnen 4 tot 8 weken start, betaalt de burger een eigen bijdrage vanaf de maand waarin de ondersteuning daadwerkelijk geleverd wordt. De start van de inning van de eigen bijdrage valt dan binnen de termijn waarop de ondersteuning start. Deze methode heeft als ongewenst effect dat deze tot een onterechte inning van het abonnementstarief bij de cliënt kan leiden indien de periode tussen de Toewijzing en de daadwerkelijke start van de zorg te lang is. 4.3.3 Trigger vanuit de declaratie De gemeente kan ervoor kiezen het moment van declaratie te gebruiken als trigger, als de trigger vanuit de zorglevering niet mogelijk is of onvoldoende aansluit bij de gewenste situatie van de cliënt.

37 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Nadat een aanbieder de opdracht heeft ontvangen voor de levering van een dienst of goed zal na enige tijd de dienst/goed worden geleverd aan de cliënt. De aanbieder zal vervolgens een eerste declaratie voor deze diensten aan de gemeente aanbieden. Deze eerste declaratie kan een trigger zijn voor het voeden van het gemeentelijke systeem om te bepalen of het nodig is een startbericht naar het CAK te versturen. Indien de aanbieder aangesloten is op het iWmo berichtenverkeer dan kunnen hiervoor de bestaande declaratieberichten gebruikt worden. Deze methode heeft als ongewenst effect dat de declaratie altijd achteraf wordt doorgeven, hetgeen tot stapelfacturen voor de client leidt. 4.4 Verhuizing naar een andere gemeente Bij een verhuizing wordt onderscheid gemaakt voor de Wmo 2015 en de Jeugdwet. Wmo 2015: Wanneer de client verhuist naar een andere gemeente, wordt de nieuwe gemeente verantwoordelijk voor de Wmo-ondersteuning aan de client. De oude – latende - gemeente kan de afgegeven Toewijzing inkorten door een Toewijzingsbericht te sturen met een aangepaste einddatum. In het belang van de cliënt kan het noodzakelijk zijn dat gemeente en aanbieder onderling afstemmen wanneer de Toewijzing wordt ingetrokken en wanneer een eventuele nieuwe Toewijzing volgt van de nieuwe gemeente.

De gemeente stuurt een stop eigen bijdrage bericht naar het CAK met als einddatum de verhuisdatum van de cliënt als er sprake is van een Wmo abonnementstarief. Warme overdracht Een warme overdracht kan bijdragen aan betere continuering van zorg en een soepele overgang van de latende gemeente naar de ontvangende gemeente. De cliënt moet expliciete toestemming geven om informatie van de huidige aanbieder te laten delen met de ontvangende gemeente. Na goedkeuring door de cliënt kan de ontvangende gemeente contact opnemen met de huidige aanbieder voor een warme overdracht. Jeugdwet: Met de invoering van het nieuwe Woonplaatsbeginsel37 in de Jeugdwet van kracht is (01-01-2022) en ter voorkoming van onnodige administratieve lasten en als waarborg voor de continuïteit van de zorg adviseert dit Standaard Administratie protocol nadrukkelijk een strikte naleving van de afspraken die in het J42-convenant ‘Woonplaatsbeginsel’ zijn gemaakt. Citaat uit het J42-convenant: ‘Bij verhuizing van een gezin/jeugdige naar een andere gemeente tijdens de jeugdhulpverlening zal de ontvangende gemeente – als het gezin dat wenst – deze jeugdhulp zonder nadere indicering, en bij de huidige hulpverlener overnemen en de kosten daarvan vergoeden. Deze continuering van de lopende afspraken geldt bij trajecten of indicaties, die maximaal 1 jaar duren, voor de gehele looptijd van het hulpverleningstraject.

Bij indicaties, die langer dan 1 jaar duren, kán de ontvangende gemeente na verloop van 1 jaar nieuwe afspraken maken, en eventueel ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 37 In de community Woonplaatsbeginsel vindt u alle documentatie omtrent het Woonplaatsbeginsel

38 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

tot een nadere of aangepaste indicering komen. De ontvangende gemeente neemt in dat geval het initiatief om dat met de latende gemeente en de hulpverlener te overleggen. In ieder geval vindt er tussen de beide gemeenten een warme overdracht van het hulpverleningstraject plaats. Bij de aanpassing van de hulpverlening staat het belang van de jeugdige / het gezin en de continuïteit van de hulpverlening centraal. De verhuizing op zich is geen aanleiding voor aanpassing of beëindiging van de jeugdhulpverlening.’ 4.5 Cliënten zonder BSN en cliënten wiens identiteit geheim moeten blijven In sommige gevallen komt het voor dat cliënten zonder Burgerservicenummer (BSN). Denk bijvoorbeeld aan pasgeboren en ongeboren kinderen of jeugdige asielzoekers) zorg en/of ondersteuning ontvangen. Ook kan het voorkomen dat cliënten waarvan het BSN geheim moet blijven38 zorg en/of ondersteuning ontvangen. Het gebruik van het berichtenverkeer is zonder BSN niet mogelijk. Er zijn maatwerkafspraken nodig om administratieve lasten te beperken en de toegang te borgen. 4.5.1 Pasgeboren en ongeboren kinderen In dit geval wordt de zorg aan de moeder toegewezen. De zorg kan verleend worden, gefaciliteerd via het berichtenverkeer. Het moment dat het kind een BSN heeft kan de zorg worden overgedragen. 4.5.2 Jeugdige asielzoeker zonder BSN Niet alle jeugdige asielzoekers hebben een BSN.

De VNG heeft een notitie gepubliceerd waarin de randvoorwaarden en het administratieve proces is vastgelegd39. Dit administratieprotocol verwijst daarom naar de notitie van de VNG. Uit de notitie zijn de randvoorwaarden en het administratieve proces opgenomen in bijlage 8. Deze procedure lijkt sterk op de procedure die in de paragraaf ‘cliënten die geheim moeten blijven’ is beschreven maar is op een aantal punten afwijkend: - De aanbieder stuurt persoonsgegevens mee naar de gemeente; - De gemeente bepaalt de duur van de Toewijzing;

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 38 Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in het geval van loverboyproblematiek. 39 VNG. (2019). Ontbreken BSN van kinderen in een COA-locatie. Geraadpleegd op 24 juni 2020, van Ontbreken BSN kinderen in een COA-locatie |

VNG

39 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

4.5.3

Cliënten wiens identiteit geheim moeten blijven

Geheimhouding De (zorg)professional kan, als de veiligheid van de cliënt ernstig in het geding is, oordelen om het berichtenverkeer niet te gebruiken40. Tevens zijn er in de Jeugdwet regels41 gemaakt die aanbieders, bij het verstrekken van persoonsgegevens aan gemeenten, in staat stellen geen persoonsgegevens te verstrekken aan de gemeente: “Indien een gemeente vragen heeft dan kan deze zich wenden tot de landelijke coördinatie (de beheersorganisatie van de landelijke afspraken). De contactpersoon van het Team Landelijke Coördinatie inkoop Jeugdzorg en Wmo is bekend bij de aanbieder. Hiermee voorkomen we dat voor een aanbieder (relatief) onbekende gemeenteambtenaren vragen gaan stellen over de betreffende cliënt. Eventuele administratieve vragen en antwoorden kunnen dan worden uitgewisseld via de vaste, bekende contacten tussen aanbieder en landelijke coördinatie”. In het berichtenverkeer is het gebruik van het BSN verplicht. In het geval van cliënten zonder BSN en cliënten waarvan het BSN geheim moet blijven, is het gebruik van het berichtenverkeer vanwege deze reden niet mogelijk. Deze paragraaf beschrijft via welke stappen het administratieve en financiële proces vorm krijgt: 1

2

In geval van verwijzing vanuit een wettelijk verwijzer informeert de aanbieder de verantwoordelijke gemeente via beveiligde email of per post. De volgende gegevens worden door de aanbieder hierin opgenomen. • Aanbieder (AGB-code, IBAN-nummer, KvK-nummer) • Gemeente en gemeentecode • Intern cliëntnummer dat alleen door de aanbieder aan een cliënt gekoppeld kan worden • Naam en code verwijzer voor zover dat eventuele geheimhouding en veiligheid niet schaadt • Startdatum en beoogde einddatum • Afhankelijk van contractuele afspraken o Product en omvang (volume, frequentie en eenheid) of o Productcategorie waarbij de omvang leeg is. • Contactgegevens aanbieder De gemeente stuurt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging (via beveiligde email of post) zodat duidelijk is dat de email of het poststuk in goede orde is ontvangen. Hierin worden de contactgegevens van de gemeente vastgelegd. Voorgesteld contactpersonen als er sprake is van: • Verlenging; • Warme overdracht voor bijvoorbeeld nazorg of huisvesting bij toestemming cliënt.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 40 OP003: Het gestandaardiseerd berichtenverkeer wordt niet gebruikt indien, naar oordeel van een (zorg)professional, de overdracht van

clientgegevens ernstige risico's met zich meebrengt voor de veiligheid van de cliënt. 41 Jeugdwet 6a.6: https://wetten.overheid.nl/BWBR0036007/2018-07-28#Paragraaf6a_Artikel6a.1 en bijlage 3.2.5 Gegevensverstrekking voor aan

bedreigde jeugdigen verleende hulp https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-44178.html

40 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

3 4

De aanbieder en de gemeente maken in overleg nadere afspraken over bij velenging of een warme overdracht. Voor andere onderwerpen is de landelijke coördinatie het aanspreekpunt. Facturatie vanuit de aanbieder vindt na afloop van de maand waarin zorg is geleverd plaats via beveiligde email of per post en bevat de volgende gegevens voor zover dat de veiligheid van de cliënt niet schaadt: • Aanbieder (AGB-code, IBAN-nummer, KvK-nummer) • Gemeente en gemeentecode • Intern cliëntnummer dat alleen door de aanbieder aan een cliënt gekoppeld kan worden. • Periode waarover de factuur wordt gestuurd • Product (bilaterale afspraken tussen gemeente en aanbieder) • Productperiode (begin- en of einddatum) • Factuurbedrag

Het aantal aanbieders dat gebruik moet maken van deze vorm van communicatie richting de gemeente is gering. Het SAP bevat daarom geen standaard formaat voor aanbieders dat gebruikt kan worden om de gemeente te informeren. Wel raadt het SAP aan de genoemde volgorde aan te houden zodat gemeenten eenvoudig kunnen bepalen of het bericht compleet is. 4.6 Cliënten met een Wlz indicatie Tijdens een lopende – Wmo - Toewijzing kan een cliënt een indicatie ontvangen voor de Wet Langdurige Zorg. Voorkomen van langdurige ongewenste samenloop van Wmo en Wlz voorzieningen is mogelijk als gemeente en aanbieder op tijd geïnformeerd worden. Wanneer er sprake is van ongewenste samenloop is afhankelijk van beleidskeuzes binnen de gemeente. Dit administratieprotocol gaat daar niet verder op in. Als er sprake is van ongewenste samenloop moet de huidige Toewijzing gestopt worden. Om de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden wordt geadviseerd NIET met terugwerkende kracht de Toewijzing aan te passen.

41 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 1. Overzicht contactpersonen Onderstaande tabellen vermelden de contactgegevens van gemeente en aanbieder voor communicatie die niet direct gerelateerd is aan de inhoud van het inkoopcontract. Bij wijziging van contactpersonen worden deze gegevens aangepast en doorgegeven aan de andere partij. Contactgegevens Opdrachtgever vanuit bijlage 3 van de standaardartikelen: <Naam Opdrachtgever, gemeentecode>

Onderwerp

Naam

Telefoonnummer

Telefonische bereikbaarheid

Mailadres

Telefoonnummer

Telefonische bereikbaarheid

Mailadres

Inkoop Accountmanager Financiële verantwoording en controle Berichtenverkeer iWmo en iJw Declaraties en betalingen

Contactgegevens SAP opdrachtgever Onderwerp/proces

Naam

Toewijzingsproces Zorgleveringsproces Declaratieproces

42 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Contactgegevens Opdrachtnemer vanuit bijlage 3 van de standaardartikelen: <Naam Opdrachtnemer, AGB-code>

Onderwerp

Naam

Telefoonnummer

Telefonische bereikbaarheid

Mailadres

Verkoop Accountmanager Financiële verantwoording en controle Berichtenverkeer iWmo en iJw Declaraties en betalingen

<Contractnummers> <Periode contract en eventueel datum aanpassing> Contactgegevens SAP Opdrachtnemer Onderwerp/proces

Naam

Telefoonnummer

Toewijzingsproces Zorgleveringsproces Declaratieproces

43 / 58

Telefonische bereikbaarheid

Mailadres

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 2. Begrippenlijst Actuele Toewijzing Toewijzing die op of na de huidige datum geldig is of waarvan de ingangsdatum in de toekomst ligt. Batch In de context van ‘De aanbieder declareert in batches per maand naar de gemeente’ is een batch een Declaratiebericht met een verzameling van prestatieregels van de aanbieder voor een Declaratieperiode van één of meerdere cliënten. Beschikking Besluit van een bestuursorgaan van de overheid gericht op een bepaalde natuurlijke persoon of rechtspersoon, zoals besluiten van de gemeente waarin staat dat een persoon recht heeft op Wmo-ondersteuning of jeugdhulp en waarin vermeld staat hoeveel ondersteuning deze persoon krijgt en voor welke periode. Het proces rondom beschikken maakt geen deel uit van dit administratieprotocol. Toewijzingen moeten passen binnen een beschikking. Boekjaar Gemeenten zijn volgens de comptabiliteitswet gehouden aan het verantwoorden van de kosten in enig boekjaar. Een boekjaar is gelijk aan een kalenderjaar. Casusinformatie De informatie over de casus die, met toestemming van de cliënt, wordt uitgewisseld tussen gemeente en aanbieders voorafgaande, tijdens of bij het beëindigen van de zorg. Deze informatie kan veel verschijningsvormen aannemen zoals een overzicht met afspraken, een perspectiefplan, een zorgplan etc. Voor het uitwisselen van casus-informatie maken partijen onderlinge afspraken.

Het uitwisselen van casusinformatie maakt geen deel uit van dit administratieprotocol. Declaratie Staat van verschuldigde kosten wegens geleverde goederen, diensten of werkzaamheden. Het is een bericht waarmee uitgevoerde werkzaamheden worden vermeld. Dit wordt door de aanbieder aangeleverd in de vorm van een declaratiebericht. Voor geleverde prestaties voor 2021 wordt het 303D of 303F bericht gebruikt42. Voor geleverde prestaties vanaf 1-1-2021 wordt het 323 bericht gebruikt. Declaratie- Factuurperiode Bij maandelijkse Declaratie- Factuurperiode (hierna Declaratieperiode) beslaat de periode 1 gehele maand. Deze loopt altijd van de eerste t/m de laatste dag van een kalendermaand. Bij declareren/factureren middels 4-wekelijkse periodes worden periodes met begin- en einddatum gebruikt zoals weergegeven in de 4-wekelijkse periodekalender te vinden op www.isociaaldomein.nl. Voor prestaties geleverd vanaf 1-1-2021 worden maandelijkse declaratieperiodes gebruikt. Voor geleverde prestaties 2021 gelden de periodeafspraken die voor de betreffende perioden zijn gemaakt tussen gemeente en aanbieder. ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 42 Het gebruik van de 303-declaratie (en factuur) berichten is sinds 4 april 2022 niet langer mogelijk. Eventueel nog te declareren zorg geleverd voor

01-01-2021 dient na 01-04-2022 buiten het berichtenverkeer om te worden gedeclareerd/gefactureerd.

44 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Factuur Staat van verschuldigde kosten wegens geleverde goederen, diensten of werkzaamheden. Het is een bericht waarmee uitgevoerde werkzaamheden worden vermeld. Dit wordt door de aanbieder aangeleverd in de vorm van factuurbericht. Voor geleverde prestaties voor 2021 wordt het 303F bericht gebruikt. Voor geleverde prestaties vanaf 1-1-2021 wordt het 323 bericht gebruikt. Let op vanaf 4 april 2022 is er alleen maar sprake van declareren middels het 323 bericht. Gebeurtenis Een gebeurtenis is een vooraf gedefinieerde situatie in de werkelijkheid met gevolgen voor de rechten van de cliënt, de aanbieder, de zorglevering en/of de gemeente, die op een unieke en eenduidige wijze wordt afgehandeld binnen het administratieve proces. Voorbeelden van gebeurtenissen zijn de verhuizing van een cliënt, het verlengen van een Toewijzing, qua volume en/of intensiteit opschalen en afschalen van de zorglevering, etc. Gecertificeerde Instelling Gecertificeerde Instellingen worden van overheidswege gecertificeerd om maatregelen in het kader van de jeugdreclassering en jeugdbescherming te mogen uitvoeren. Processen voor Gecertificeerde Instellingen wijken af van de processen als benoemd in dit document.

Inspanningsgerichte uitvoeringsvariant Uitvoering van zorg en/of ondersteuning waarbij er een duidelijke afspraak tussen gemeente en aanbieder is gemaakt over de levering van een ondersteuningsproduct. Voor ondersteuningsproducten met een inspanningsgerichte uitvoering wordt een tarief per tijdseenheid afgesproken en voor ondersteuningsproducten met de eenheid stuks (inspanning) wordt een tarief per stuk afgesproken. iStandaarden Benaming voor de informatiestandaarden die in beheer zijn bij Zorginstituut Nederland, namelijk iWlz, iWmo, iJw, iPgb en iEb. Moment van ontvangst van een bericht In dit protocol wordt diverse malen gesproken over ‘reageren binnen [n] werkdagen na ontvangst’. Het moment van ontvangst is het moment dat er een bericht klaar staat bij het GGK of VECOZO. Bij geautomatiseerde verbindingen komt het bericht direct binnen en is de dag van ontvangst ook daadwerkelijk de dag dat de gemeente of aanbieder het bericht heeft ontvangen. Open beschikking Van een open beschikking is sprake indien de gemeente bij het verstrekken van een beschikking de keuze van de aanbieder overlaat aan de client. Hierbij kan de gemeente de keuze beperken tot een door hen geselecteerde lijst aanbieders. Outputgerichte uitvoeringsvariant Uitvoering van zorg en/of ondersteuning waarbij een duidelijke afspraak tussen gemeente en aanbieder is over de te behalen output.

De manier waarop deze output wordt behaald, is niet vastgelegd.

45 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Samenloop Van samenloop is sprake wanneer een cliënt (eventueel systeem van de cliënt) meerdere zorgproducten op basis van verschillende productcodes ontvangt in een overlappende/gelijktijdige periode. Het controleren van samenloop wordt gebruikt voor de afstemming van de zorgverlening van de cliënt (eventueel inclusief het systeem). Standaardisatie Het met elkaar in overeenstemming brengen en zo veel mogelijk gelijk maken of gebruiken van begrippen, procedures, termijnen, gegevens, etc. waardoor een zo groot mogelijke uniformiteit wordt verkregen. Stapeling, stapelen van zorg Het stapelen van zorg betekent dat voor één cliënt hetzelfde zorg- of ondersteuningsproduct meerdere keren wordt aangevraagd bij dezelfde aanbieder voor (gedeeltelijk) dezelfde periode. Hetzelfde zorg- of ondersteuningsproduct betekent dezelfde productcode. Het stapelen van zorg is niet toegestaan.43 Startzorg-bericht Met het startbericht geeft de aanbieder aan de gemeente door wanneer hij gestart is met de levering van gecontracteerde44 zorg of ondersteuning. Het bericht is binnen het kader van het standaard administratieprotocol een regiebericht om de gemeente inzicht te geven in het daadwerkelijk plaatsvinden van de levering van zorg en ondersteuning. Er kunnen geen rechten ontleend worden aan dit bericht. Dit wil ook zeggen dat er geen afhankelijkheid met de betaling (declaratie) mag bestaan.

Stopzorg-bericht Met het stopbericht geeft de aanbieder aan de gemeente aan wanneer de levering beëindigd is en wat de reden is van de beëindiging. Het bericht is bedoeld om de gemeente inzicht te geven in het daadwerkelijk plaatsvinden van de levering van zorg en ondersteuning. Taakgerichte uitvoeringsvariant Uitvoering van zorg en/of ondersteuning waarbij de gemeente een taak voor een (deel)populatie heeft gegeven aan een aanbieder en deze aanbieder de vrijheid heeft om de invulling van deze taak vorm te geven. Toewijzing Een Toewijzing is een opdracht aan de aanbieder om zorg en ondersteuning te leveren aan de inwoner. De gemeente bevestigt dat er hulp aan de inwoner mag worden geleverd. Dit betekent

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 43 Echter voor Producten uit ProductCategorie 11, 12, 13 en 14 mogen zorgperiodes overlappen, ook op niveau van categorie. Indien

ProductCategorie leeg is, mag deze toewijzing alleen overlappen met toewijzingen met categorie 11, 12, 13 en 14. (Hulpmiddelen) Gecorrigeerde toewijzingen (waarvan de einddatum gelijk is aan de begindatum en de reden wijziging gelijk is aan 01 bij toewijzingen, verstuurd voor april 2022 of gelijk aan 13 bij toewijzingen verstuurd vanaf april 2022), maken geen onderdeel uit van de bepaling of er sprake is van stapeling/overlap. Deze toewijzingen worden niet gezien als actuele toewijzing 44 OP267: De aanbieder declareert of factureert in een eenheid die aansluit bij de Toewijzing

46 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

ook dat de gemeente de declaratie hiervoor zal betalen. Voor het informeren van de aanbieder wordt het berichtenverkeer gebruikt. Uitvoeringsvariant Drie verschillende werkwijzen waaruit gemeenten kunnen kiezen bij de inrichting van hun Wmo- en Jw-processen (outputgericht, inspanningsgericht of taakgericht) die ervoor zorgen dat er zo min mogelijk verschil ontstaat in de manier waarop de iStandaarden worden geïnterpreteerd. De uitvoeringsvarianten helpen om structuur aan te brengen in het administratieve proces en leggen een verbinding tussen zorginkoop, zorgadministratie en de iStandaarden. Een gemeente kan verschillende uitvoeringsvarianten per domein gebruiken. Verwijzer De vanuit de Jeugdwet bevoegde organisatie of persoon die de jongere en/of zijn/haar ouders heeft verwezen naar de jeugdhulp.

47 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 3: Overzicht reactietermijnen Deze bijlage beschrijft de reactietermijnen die van toepassing zijn in de informatie-uitwisseling tussen gemeente en aanbieder. Elk type bericht is van toepassing voor Wmo 2015 en de Jeugdwet. Grijs gearceerde berichten worden door de gemeente verzonden. Type

Berichtnaam

Maximale termijn /voorwaarden waarbinnen het bericht moet worden verstuurd

301

Toewijzingsbericht

Vanuit de context van een Verzoek om Toewijzing: De gemeente kan per aangevraagd product besluiten een Toewijzingsbericht te sturen of een Antwoordbericht. Reactietermijn 5 werkdagen. Vanuit de context van een Verzoek om Wijziging: De gemeente kan alleen voor het hele verzoek een Toewijzingsbericht sturen of een Antwoordbericht. Reactietermijn 5 werkdagen. Bij antwoord: aanvraag in onderzoek: Als een Antwoordbericht in het veld VerzoekAntwoord de waarde 2 (Aanvraag in onderzoek) bevat, dan wordt binnen 8 weken na dagtekening van het verzoek ofwel een Toewijzingbericht ofwel een Antwoordbericht met in VerzoekAntwoord de waarde 1 (Verzoek afgewezen) gestuurd. 3 werkdagen na ontvangst van het 301 bericht

302

Toewijzingsbericht retour

305

Startzorg bericht

5 werkdagen De aanbieder verzendt een startbericht binnen vijf werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de ondersteuning gestart is of, indien de ondersteuning met terugwerkende kracht is toegewezen, binnen vijf werkdagen na ontvangst van het Toewijzingsbericht (301 bericht).

306

Startzorg bericht retour

3 werkdagen

307

Stopzorg bericht

5 werkdagen De aanbieder verzendt een stopbericht binnen vijf werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de ondersteuning beëindigd is.

308

Stopzorg bericht retour

3 werkdagen

315

Verzoek om Toewijzing

5 werkdagen na de beoordeling/intake

316

3 werkdagen

317

Verzoek om Toewijzing retour Verzoek om wijziging

318

Verzoek om wijziging retour

319

Antwoordbericht

320

Antwoordbericht retour

323

Declaratiebericht

325

Declaratie-antwoord bericht

De aanbieder kan het verzoek opstellen en insturen zodra de wens en gewenste ingangsdatum bekend zijn. 3 werkdagen 5 werkdagen. Het antwoordbericht wordt gebruikt om de aanbieder te informeren dat de aanvraag (VOT of VOW) is afgewezen of dat de gemeente de aanvraag in onderzoek heeft genomen. Als in het Antwoordbericht VerzoekAntwoord de waarde 2 (Aanvraag in onderzoek) bevat dan wordt bij afwijzing uiterlijk binnen 8 weken na dagtekening van het verzoek een Antwoordbericht met in het veld VerzoekAntwoord de waarde 1 (Verzoek afgewezen) gestuurd. 3 werkdagen Volgens afspraak tussen gemeente en aanbieder voor geleverde zorg vanaf 1-1-2021 10 werkdagen

48 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 4: Declaratieproces zorg geleverd voor 1-1-2021 Deze bijlage beschrijft het declaratieproces voor de zorg geleverd voor 1-1-2021 zoals ook beschreven in SAP-versie 1.1.1. Gemaakte afspraken tussen aanbieders en gemeenten die op een andere wijze declareren dan wel factureren, kunnen standhouden voor zorg geleverd voor 1-12021. Voor zorg geleverd vanaf 1-1-2021 is het nieuwe declaratieproces van kracht. Laatstgenoemd declaratieproces is beschreven in paragraaf 2.5.1.

Werkwijze declaratiebericht/factuurbericht (303D of 303F bericht) 1

2

3 4 5 6

De aanbieder declareert/factureert (hierna declareren/declareert) maandelijks, via een 303Dof 303F-bericht. Dit doet de aanbieder uiterlijk op de laatste dag van de opvolgende maand waarin de kosten conform het contract declarabel zijn. Bij declareren middels 4-wekelijkse perioden worden perioden met begin- en einddatum gebruikt zoals weergegeven in de 4-wekelijkse periodekalender te vinden op www.i-sociaaldomein.nl. De aanbieder declareert in dezelfde eenheid als waarin de ondersteuning is toegewezen45. Dit betekent dat wanneer in uren is toegewezen, enkel in uren is te declareren. Wanneer een aanbieder en/of gemeente in minuten wil declareren, dient ook in minuten te worden toegewezen. Voor het declareren op een aspecifieke Toewijzing wordt altijd een specifiek product gebruikt46. De aanbieder declareert in batches per maand per gemeente47. De aanbieder declareert uitsluitend hetgeen volgt uit het geldende contract. De aanbieder houdt rekening met de afspraken die gemaakt zijn over het declareren over een ‘gebroken periode48 en/of gedurende afwezigheid van de cliënt.49

Werkwijze declaratiebericht retour (304D-bericht) 1 De gemeente verstuurt binnen 20 werkdagen een retourbericht (304D) waarin aangegeven wordt of de declaratie is goedgekeurd en, als een declaratieregel is afgekeurd, de reden van afkeuring50. 2 De gemeente betaalt goedgekeurde declaratieregels binnen 30 dagen.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 45 OP267: De aanbieder declareert of factureert in een eenheid die aansluit bij de Toewijzing. 46 Zie casus 9 in de casuïstiek beschrijving iStandaarden versie 2.3. 47 OP281 Een declaratie- of factuurbericht kan prestaties van één of meer cliënten bevatten zie IV061. 48 Met een ‘gebroken periode’ wordt een niet volledige week/maand/jaar bedoeld als er een Toewijzing met deze frequentie is toegekend. 49 Opgenomen in de Afsprakenkaart, zie hiervoor hoofdstuk 2 van de Toelichting op de standaard administratieprotocollen. 50 OP090×4 verwerkingstermijn 323 bericht en IV081: Hoe wordt een Antwoordbericht op een declaratiebericht opgesteld?

49 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Werkwijze correcties op declaraties 1 De aanbieder dient correcties op afgekeurde51 declaratieregels in, in dezelfde of direct opvolgende declaratieperiode. 2 De aanbieder dient correcties op goedgekeurde declaratieregels52 zo snel mogelijk in, doch uiterlijk 2 maanden na goedkeuring.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 51 Een door de gemeente afgekeurde debetregel wordt, bij gebruik van declareren, nooit gecrediteerd. 52 Zie IV086 over omgaan met debet en creditregels.

50 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 5: Berichtenpatronen De volgende berichtpatronen kunnen zich voordoen bij een Verzoek om Toewijzing: <================== max 8 weken===============>

Casus Verzoek om Toewijzing Happy Flow Verzoek om Toewijzing afgewezen

Berichten flow ==> ZA

315

GEM ZA

ZA

GEM

301

315

320 316

319

315

GEM ZA

302 316

GEM Verzoek om Toewijzing onderzoek en toegewezen Verzoek om Toewijzing onderzoek en afgewezen

<= max 5 werkdagen =>

320 316

319

315

302 301

320 316

51 / 58

319

320 319

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 6. Toewijzingsvarianten inspanningsgericht Onderstaande tabel is afkomstig uit de documentatie van de iStandaarden. De eerste kolom is aangepast zodat deze past bij de terminologie van dit protocol. Toewijzing

Categorie Product Budget

Volume eenheid

frequentie dag

Specifiek voor de eenheid minuut of uur

gevuld

Specifiek voor de eenheid etmaal en dagdeel

gevuld

gevuld

leeg

gevuld

Specifiek voor de eenheid stuks (Inspanning)

gevuld

gevuld

leeg

gevuld

Aspecifiek zonder budget Aspecifiek met budget Generiek

gevuld gevuld leeg

leeg leeg leeg

leeg gevuld gevuld

leeg leeg leeg

gevuld

leeg

gevuld

minuut of uur

week maand Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing

52 / 58

Etmaal of dagdeel

week

maand Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing week stuks(inspanning) maand Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing leeg leeg leeg leeg leeg leeg

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 7. Versienummering en wijzigingen Versienummering De eerste versie van het SAP was 1.0. Het SAP heeft een nauwe relatie met het gegevensmodel van de iStandaarden iWmo en iJw. Het gegevensmodel voor de 3.0 release van de iWmo en iJw heeft ingrijpende veranderingen ondergaan die ook het administratieve proces beïnvloeden. Deze verandering heeft ertoe geleid dat het SAP voor de 3.0 release aangepast moest worden. Vanwege deze grote wijziging is besloten een versienummering te kiezen die aansluit bij de versienummering van de iStandaarden. In deze versie van het SAP is de versienummering aangepast van 3.02 naar 3.0.4. Reden hiervoor is dat de patches 3.0.3 en 3.0.4 nog niet eerder waren verwerkt en versienummer wel overeen dient te komen met de versie van de release. Versienummering iStandaarden De iStandaarden gebruikt de major.minor.patch versienummering. Afhankelijk van de impact van een nieuwe release wordt gekozen voor een verhoging van de major, minor of patch. De release in 2021 was major en de versie heeft een sprong gemaakt van 2.4 naar 3.0. Major: grote release, grote impact; Minor: kleine release, kan toevoegingen bevatten, geen functionele wijzigingen; Patch: verbeteringen in de release resulteren een patch update, bijvoorbeeld de 1 dag overlap bij het intrekken van een Toewijzing waarbij een nieuwe Toewijzing nodig is.

Versienummering SAP Het SAP volgt de iStandaarden op het major, minor en patch gedeelte van de versie. Major: grote release, gelijk aan het nummer van de iWmo en iJw standaard; Minor: kleine release, mogelijk nieuwe functionaliteit in het SAP, passend bij de major.minor van de iWmo en iJw; Patch: verbeteringen in het SAP worden gemaakt en resulteert in een nieuwe versie. Voorbeeld SAP versie 3.0 bevatte door de conversie van Word naar PDF een fout in de opmaak en één zin was niet correct met als resultaat versie 3.0.1 Concept: Het concept heeft de status van een werkdocument. Diverse verbeteringen /toevoegingen worden in deze versie aangebracht. Informatie over de versienummering en toekomstige versies kunt u vinden op www.isociaaldomein.nl bij het onderwerp Standaard Administratie Protocollen.

53 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Wijzigingen 3.1 t.o.v. 3.0.4 Hoofdstuk Algemeen Algemeen

Mutatie Wijziging Wijziging

1. 2.3

Toevoeging Wijziging

3.2 4.4 Bijlage 2 Bijlage 2

Toevoeging Ingevoegd Wijziging Wijziging

Omschrijving Kleine tekstuele wijzigingen Aanpassen van verwijzingen en links naar respectievelijk andere documenten en/of websites (juni 2022) Ontwikkeling administratieprotocol GI Einddatum niet meer verplicht bij Totaal binnen geldigheidsduur toewijzing Intrekken/Verwijderen toewijzing In voetnoot link m.b.t. Wijziging Woonplaatsbeginsel In voetnoot vervallen per 04-04-2022 van 303/304 berichten In voetnoot wijzingen in de code Reden Wijziging in relatie tot stapeling

Wijzigingen 3.0.4 t.o.v. 3.0.1 Hoofdstuk

Mutatie

Omschrijving

2.0

Toevoeging

Het gebruik van commentaarvelden

2.3.2.1

Toevoeging

Toestaan van stapeling i.g.v. hulpmiddelen en intrekken Toewijzing

2.3.2.2

Toevoeging

Toestaan van stapeling i.g.v. hulpmiddelen en intrekken Toewijzing

3.1.8

Wijziging

Verduidelijking toewijzen met terugwerkende kracht bij een VOW

4.2

Wijziging

Ingangsdatum Woonplaatsbeginsel aangepast

4.3

Wijziging

Voorkeur trigger abonnementstarief Wmo

4.4

Toevoeging

Eigen bijdrage Wmo abonnementstarief en warme overdracht Wmo 2015 bij verhuizing

4.5

Wijziging

Deze paragraaf is verdeeld in subparagrafen. Tevens is de tekst bij cliënten die geheim moeten blijven aangepast.

4.6

Nieuw

Cliënten met een Wlz indicatie

Bijlage 7

Wijziging

Methodiek versienummering toegevoegd en titel aangepast (van 3.0.1 naar 3.0.4)

Bijlage 7

Wijziging

Toestaan van stapeling i.g.v. intrekken Toewijzing en bij Hulpmiddelen

Bijlage 8

Nieuw

Randvoorwaarden en proces bij jeugdige asielzoekers zonder BSN

Algemeen

Wijziging

Kleine tekstuele aanpassingen t.b.v. de leersbaarheid

Wijzigingen 3.0.1 t.o.v. 3.0 Hoofdstuk

Mutatie

Omschrijving

2.3.1

Wijziging

Zin aangepast van: ‘Na afstemming kan een nieuw Verzoek om Toewijzing verzonden worden’ naar ‘Na afstemming kan een nieuw Toewijzingsbericht verzonden worden.’

2.5.4

Wijziging

Correcte verwijzing naar bijlage 4 54 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Wijzigingen 3.0 t.o.v. 1.1.1 Hoofdstuk

Mutatie

Omschrijving

2, 3 en 4

Wijziging /Toevoeging

De hoofdstukindeling is aangepast. Hoofdstuk 2 is specifiek voor het standaard proces geschreven met diagrammen en meer uitleg. Hoofdstuk 3 is speciaal voor de aanpassingen in de zorgvraag. Hoofdstuk 4 bespreekt enkele onderwerpen. De hoofdstukindeling aspecifiek en specifiek is losgelaten vanwege de kleine verschillen in het administratieve proces.

Oudere wijzigingen zijn beschreven in versie 1.1.1

55 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

Bijlage 8 Randvoorwaarden en proces bij jeugdige asielzoekers zonder BSN Aanleiding Gemeenten zijn verantwoordelijk voor jeugdhulp voor alle minderjarigen. Op verzoek van gemeenten heeft het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) tot 1 januari 2019 deze taak namens gemeenten uitgevoerd voor asielzoekerskinderen. Per 1 januari 2019 is deze verantwoordelijkheid overgegaan naar gemeenten. Deze bijlage bevat de randvoorwaarden en het administratieve proces voor jeugdige asielzoekers die geen BSN hebben zoals beschreven in de notitie van de VNG53. Randvoorwaarden 1. Door het ontbreken van een BSN kan geen gebruik worden gemaakt van het iJw berichtenverkeer. 2. De kinderen waarvan de zorgtrajecten zijn gestart in 2018 of eerder en die doorlopen in 2019 hebben het recht op continuïteit van zorg. Dit betekent dat gemeenten de uitgangspunten van de afspraken die het COA heeft gemaakt overnemen met een periode van maximaal één jaar, of tot het moment dat de jeugdhulp afloopt. 3. Zorgaanbieders zijn in september 2018 geïnformeerd door Arts en Zorg over trajecten die doorlopen in 2019 met het verzoek contact op te nemen met gemeenten. Er ligt daarom bij de zorgaanbieder de inspanningsverplichting om tijdig voor 1 januari 2019 de gemeente te informeren dat een traject doorloopt in 2019. Deze inspanningsverplichting ligt er ook na 1 januari 2019 bij de start van nieuwe trajecten. 4.

Gegevens worden schriftelijk uitgewisseld per post of beveiligde e-mail. Gemeenten en aanbieders moeten hier bilateraal afspraken over maken. 5. Het zorgnummer, te vinden op de zorgpas, vervangt in dit proces het BSN als uniek identificatienummer. Elk kind in een COA-locatie heeft een zorgnummer. 6. Gegevens worden gestuurd naar de gemeente waar de COA-locatie is gevestigd (en waar dus) de betreffende cliënt woonachtig is. Zie bijlage I voor een overzicht van de locaties en gemeenten tot en met september 2018. Achter veel locaties worden afkortingen genoemd. Deze afkorting is het type locatie. Als er geen afkorting staat dan gaat het om een AZC. 7. Gegevens worden totdat er een contactpersoon bij de gemeente bekend is gestuurd t.a.v. ‘Inkoop Jeugdhulp54’ met als onderwerp Jeugdhulp COA-locatie. Proces Voor nieuwe aanmeldingen geldt dat de asielzoekerskinderen zijn verwezen door een wettelijke verwijzer. Met deze verwijzing komen ze bij een jeugdhulpaanbieder terecht.

De aanbieder stuurt een brief per post of per beveiligde e-mail naar de gemeente met daarin de volgende gegevens: - Aanbieder (AGB code, IBAN nummer, KVK nummer) - Gemeente en gemeentecode - Verzekerdennummer cliënt - Geboortedatum cliënt ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 53 Notitie Ontbreken BSN kinderen in een COA-locatie 54 Indien er sprake is van een Inkooporganisatie waar meerdere gemeenten bij zijn aangesloten, is het van belang, uit privacyoverwegingen, de

betreffende gemeente te vermelden.

56 / 58

Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.1.1

- Geslacht cliënt - Naam cliënt - Wettelijke vertegenwoordiging cliënt - Verwijzer (type en naam) - Startdatum en beoogde einddatum - Product (bilaterale afspraken tussen gemeente en aanbieder) - Omvang (volume, frequentie, eenheid) De gemeente bepaalt de duur van de Toewijzing. De gemeente stuurt een ontvangstbevestiging naar de jeugdhulpaanbieder zodat de aanbieder weet dat het goed is aangekomen. De gemeente en de jeugdhulpaanbieder maken onderling afspraken over hoe de Toewijzing gecommuniceerd wordt. Als zich problemen voordoen bij de toeleiding van jeugdhulp, dan kan contact worden opgenomen met de VNG via info@vng.nl. Facturatie Ten behoeve van de facturatie wordt er gebruik gemaakt van een papieren factuur of een factuur per beveiligde e-mail. Aanbieder en gemeente maken bij de start van een jeugdhulptraject afspraken over de wijze waarop en de termijn waarbinnen een factuur ingediend moet worden. De factuur bevat ten minste de volgende gegevens: - Aanbieder (AGB code, IBAN nummer, KVK nummer) - Gemeente en gemeentecode - Verzekerdennummer cliënt - Geboortedatum cliënt - Geslacht cliënt - Naam cliënt - Wettelijke vertegenwoordiging cliënt - Periode waarover de factuur wordt gestuurd - Product (bilaterale afspraken tussen gemeente en aanbieder) - Productperiode (begin- en of einddatum) - Factuurbedrag