Document · PDF

20220719991 Ontwerpbegroting NHA 2023-2026 - Herziene begroting 2022 en meerjarenplan 2023-2026

gemeenteraad 2 juni 2022, gemeente HaarlemBij agendapunt: * 20220719991 Ontwerpbegroting NHA 2023-20269.474 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Herziene begroting 2022 Meerjarenbegroting 2023 - 2026

Bestuursvergadering 22 april 2022

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Inhoudsopgave

1. Beleidsbegroting 2022 1.1 Programmaplan 2022 1.2 De paragrafen ▪ Weerstandsvermogen en risicobeheersing ▪ Onderhoud kapitaalgoederen

▪ Financiering ▪ Bedrijfsvoering ▪ Verbonden partijen

2. Financiële begroting 2022 2.1 Overzicht van baten en lasten

2.2 Toelichting op overzicht van baten en lasten 2.3 Uiteenzetting en toelichting van de financiële positie

3. Meerjarenraming en toelichting 3.1 Geprognosticeerde raming van baten en lasten 2023 – 2025 3.2 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2023 – 2025

LEZING

Beleidsbegroting

Bestuursvergadering 22 april 2022

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2022 De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het NoordHollands Archief heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het Noord-Hollands Archief vallen onder dit programma, dat hieronder verder wordt toegelicht.

▪

▪ Wat willen we bereiken? Het Noord-Hollands Archief helpt organisaties om hun informatie toegankelijk en betrouwbaar te houden en helpt mensen om meer te weten te komen over hun eigen geschiedenis en die van de provincie Noord-Holland en de regio’s Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het NHA is een toekomstbestendige culturele en democratische basisvoorziening in Haarlem. Als publiekscentrum zijn we een culturele hotspot waar geschiedenis leeft en beleefd kan worden en waar alle inwoners van de provincie een stukje van hun eigen geschiedenis kunnen terugvinden. Als collectiecentrum zorgen we dat onze collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar is. Dankzij de goede kwaliteit en de laagdrempelige online beschikbaarheid van grote hoeveelheden collectiedata is de collectie optimaal te benutten voor allerhande soorten onderzoek. De innovatieve datatoepassingen die we helpen ontwikkelen, leveren verrassende geschiedverhalen en nieuwe inzichten op. Als expertisecentrum staan we de aangesloten overheidsorganisaties terzijde bij het verantwoord inrichten van hun informatiebeheer ten behoeve van de democratische verantwoording en de bedrijfsvoering. We werken, zo mogelijk met andere archiefen erfgoedinstellingen in de provincie, aan innovaties waar onze overheidspartners en ons publiek baat bij hebben.

▪ Wat gaan we daarvoor doen? In het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 van het Noord-Hollands Archief zijn aan de hand van vier pijlers beschreven welke doelstellingen het Noord-Hollands Archief zichzelf voor deze periode heeft gesteld. Hieronder wordt toegelicht op welke manier daar in 2022 invulling aan wordt gegeven: Bronnen veiligstellen

▪

Het NHA houdt doorlopend toezicht en geeft advies over de archiefvorming, door bij de archiefvormers een (beknopte of uitgebreide) jaarlijkse inspectie uit te voeren.

▪

Met alle aangesloten overheidsorganisaties worden in 2022 werkplannen

afgestemd ter voorbereiding op archiefoverdrachten. In 2022 worden delen van de archieven van de gemeenten Haarlemmermeer, Beverwijk, Haarlem en Zandvoort toegankelijk gemaakt, evenals een aantal particuliere archieven, namelijk familiearchief Barnaart, de archieven van de Kruisvereniging Haarlem, prof. Böttcher en het Kennemer Lyceum. Er worden in 2022 een aantal dossiers gereed gemaakt voor digitalisering, namelijk de bouwdossiers van de gemeente Haarlem, voormalige gemeente Schoten en voormalige gemeente Haarlemmerliede/ Spaarnwoude en het archief van de abdij van Egmond en het Provinciaal Bestuur Noord-Holland.

Meer mogelijk maken met data ▪

▪ ▪

Het digitaliseren en online beschikbaar maken van en deel van de archieven van de Burgerlijke Stand (de overlijdens 1961-1970) door middel van het project “Vele Handen”, waarbij samengewerkt wordt met online vrijwilligers Het digitaliseren van een deel van de archieven van de Burgerlijke Stand; geboorten 1913-1922 en de oudste bouwdossiers van de Gemeente Haarlem In 2022 is de collectie Fotopersbureau De Boer online beschikbaar en doorzoekbaar met beeldherkenning

Publiek faciliteren en enthousiasmeren ▪ ▪

▪ ▪

▪

Het Noord-Hollands Archief organiseert in 2022 minimaal twee tentoonstellingen in de Janskerk. In 2022 zullen minimaal 45 groepen leerlingen het Noord-Hollands Archief bezoeken voor een educatief programma. De educatieve website Geschiedenislokaal023.nl zal worden verrijkt met bronnen over Velsen en Haarlemmermeer. Door het uitvoeren van een landelijke enquête heeft het NHA in 2022 een op klantonderzoek gebaseerd inzicht in de wensen en behoeften van de actieve gebruikers van de collectie en de (potentiële) bezoekers van de tentoonstellingen en activiteiten. Om de service van het digitaliseren van archiefstukken en collectieonderdelen op aanvraag verder uit te breiden wordt er in 2022 additionele scanapparatuur beschikbaar gesteld en worden er (extra) medewerkers via Spaarnewerkt ingezet om deze service te verlenen.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2022 Publiek faciliteren en enthousiasmeren (vervolg) ▪

De overgang van fysiek naar digitaal archief is een grote stap. Dit geldt voor de bij het NHA aangesloten overheden, maar ook voor particulieren. In de toekomst zullen hun digitale archieven in het digitale depot terechtkomen. Om de ontwikkeling, het proces, de kansen voor de toekomst en wat digitaal informatiebeheer voor ons in de toekomst kan betekenen, voor zakelijke contacten, onze aangesloten overheids-organisaties, het brede publiek en voor de jongere generaties duidelijk te maken, wordt er gewerkt aan een interactieve tentoonstelling in de Commandeurszaal

Organisatie blijven ontwikkelen ▪

▪

▪ ▪

De organisatiegids komt tot stand in MotionOnboard, een uitbreiding van het ehrm systeem. Het NHA realiseert hiermee dat alle communicatie naar de medewerker in dienst via het digitale personeelsdossier vanuit de bron personeelsinformatiesysteem wordt gemaakt, ondertekend, verzonden en gearchiveerd. Voor het programma digitale informatiebeheer is er in 2022 geen verdere formatie uitbreiding meer nodig. Er wordt naast de huidige formatie gewerkt met flexibele inzet die is gerealiseerd met lopende contracten. We zetten in op kennis en vaardigheid van onze medewerkers. Van training on the job tot opleiding. In 2022 is een strategisch opleidingsplan gerealiseerd en zijn de doelen helder. NHA geeft invulling aan het vitaliteitsbeleid door een vitaliteitsbudget in te zetten, en het generatiepact wordt structureel (advies AB 22 april 2022).

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2022 ▪ Wat mag het kosten?

Topics programma

In onderstaande tabel zijn de geraamde baten en lasten voor het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven” gespecificeerd, waarbij de overhead apart is benoemd. Algemene dekkingsmiddelen en vennootschapsbelasting zijn niet van toepassing.

Kaderstellende documenten: - Archiefwet

Verbonden partijen: - Geen Herziene begroting 2022 Lasten Baten Saldo

Beleidsindicatoren: - Niet-sporters

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

6.031.422

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

Investeringen: - Zie investeringsbegroting

2.224.149 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.255.571

Raming van baten en lasten

8.282.477

2.251.055

-2.224.149 26.906

Risico’s: - Zie paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

Reserves en voorzieningen: - Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg - Bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg - Bestemmingsreserve “digitaal zichtbaar maken” - Bestemmingsreserve Collectiebeheer - Bestemmingsreserve filmexperience over digitalisering

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen 1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement gaat over de risico’s die uitvoering van het gevoerde beleid met zich meebrengt. Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de relatie tussen benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit (het weerstandsvermogen) en de voor het NHA relevante, voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteits-ratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het Noord-Hollands Archief geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het Noord-Hollands Archief, omdat het Noord-Hollands Archief geen belastingen heft. Weerstandsvermogen Het Noord-Hollands Archief wil over voldoende middelen beschikken om onvoorziene gebeurtenissen op te vangen, zonder genoodzaakt te zijn om direct in te grijpen in de begroting en het gevoerde beleid. De risico’s van onverwacht hoge uitgaven worden als beperkt aangemerkt. Het Noord-Hollands Archief heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. In 2024 treedt echter het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling, waardoor er een risico ontstaat op verminderde opbrengsten.

Daarom is er een voorstel ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd om een bedrag van € 263.770 uit de resultaatsbestemming van 2021 te reserveren voor het opbouwen van weerstandscapaciteit. Het financiële risico van de uittreding is in kaart gebracht en er is een inschatting gemaakt van de kans dat dit risico zicht voordoet. Risico (Gedeeltelijk) wegvallen van bijdrage vanuit het Rijk bij uittreding uit de gemeenschappelijke regeling

Bedrag 2.413.825

Kans

Risico 15%

362.074

De weerstandsratio wordt berekend door het totale risico te delen door de beschikbare weerstandscapaciteit. Op basis van de beschikbare weerstandscapaciteit van € 263.770 en een bedrag van € 362.074 aan risico komt de weerstandsratio in de begroting 2022 uit op 0,73.

Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio Netto schuldquote Structurele exploitatieruimte

Jaarrekening 2021

Herziene begroting 2022

2,4 53% -3,4% 2,6%

2,2 55% -2,3% -1,4%

Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de kortlopende activa en de kortlopende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de korte termijnverplichtingen te voldoen. De liquiditeitsratio van de herziene begroting daalt met 0,2 ten opzichte van 2021, maar is met 2,2 nog steeds relatief hoog. Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemdvermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd. In de herziene begroting stijgt de solvabiliteitsratio verder, door de toename van het eigen vermogen. Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken.

De netto schuldquote daalt ten opzichte van 2021, mate name door de hogere baten die in 2022 zullen worden ontvangen.

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. In 2022 is deze negatiever ten opzichte van 2021, met name omdat het gerealiseerde saldo van baten en lasten daalt ten opzichte van 2021.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen 2. Onderhoud kapitaalgoederen Het Noord-Hollands Archief heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een rijksmonument. Voor 2022 staat er voor € 13.550 aan investeringen in onderhoud gepland en voor € 7.900 aan investeringen voor inrichting.

Kleine Houtweg 18 Per 1 januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf, het Noord-Hollands Archief, gedaan. Er wordt sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.000 te doteren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen meerjaren onderhoudsplan was voor 2020 tot en met 2029. Voor 2022 is er een bedrag van € 256.800 aan investeringen gepland voor het pand aan de Kleine Houtweg, waarvan een groot deel onderhoud betreft. In november 2020 is het geactualiseerde meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MOIP) ontvangen, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. Verder heeft het Noord-Hollands archief in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve voor achterstallig onderhoud. Mocht in de komende jarenblijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve

3. Financiering Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het Noord-Hollands Archief eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening.

Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Op deze leningen wordt ieder jaar afgelost en wordt rente betaald. In de begroting en liquiditeitsplanning wordt hiermee rekening gehouden. Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.

4. Bedrijfsvoering Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het Noord-Hollands Archief voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de rijkscollecties komen te vervallen. Er is echter een transitieperiode van 5 jaar, waarbij het NHA in 2022 nog eenmalig € 100.000 ontvangt voor aanloopkosten e-depot, en een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 gedurende 5 jaar. Verder ontvangen de RHC’s gezamenlijk in 2022 een bedrag van € 100.000 voor de gezamenlijke ontwikkeling van producten en diensten. Daarvan is € 9.091 toegevoegd aan de begroting van het NHA. Daarnaast hebben de Regionale Historische Centra gezamenlijk een kostenmodel vastgesteld voor de aansluiting op het e-Depot. Dit kostenmodel wordt met ingang van 2019 toegepast. In 2019 is als gevolg hiervan met alle gemeenten waarvoor het Noord-Hollands Archief het archief- en informatiebeheer uitvoert een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten, waarbij het aantal inwoners het uitgangspunt is bij de berekening van de kosten. Ook met de provincie NoordHolland en een aantal overige overheidsorganisaties is een aanvullende dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het digitaal informatiebeheer op basis van het aantal inwoners. Op dit moment wordt er nog met de omgevingsdienst IJmond gesproken over een overeenkomst.

Deze nieuwe inkomstenstroom is nodig voor extra personele inzet voor de ontwikkeling en uitvoering van digitaal informatiebeheer.

5. Verbonden partijen In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READCOOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie. Verder heeft het NoordHollands Archief niet de intentie om enige vorm van verbintenis aan te gaan met een andere partij.

LEZING

Financiële begroting

Bestuursvergadering 22 april 2022

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Overzicht van baten en lasten 2022

Raming van baten en lasten

Jaarrekening 2021 Lasten Baten

Saldo

Lasten

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

5.539.375

2.335.470

5.748.616

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

1.999.582 -

-1.999.582 -

1.955.955 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

7.538.957

335.888

7.704.571

Mutaties reserves

Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - extra inzet personeel digitaal informatiebeheer Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - tentoonstelling vrouwen in verzet Bestemmingsreserve - collectiebeheer Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering

7.874.845

Jaarrekening 2021 Toevoeging Onttrekking

200.000

Saldo

57.921 821

57.921 -199.179

59.375 8.140 50.000

Begroting 2022 Baten

7.805.686

Begroting 2022 Toevoeging Onttrekking

200.000

58.885 40.000

Saldo

Herziene begroting 2022 Lasten Baten Saldo

2.057.070

6.031.422

-1.955.955 -

2.224.149 -

101.115

8.255.571

8.282.477

2.251.055

-2.224.149 26.906

Herziene begroting 2022 Toevoeging Onttrekking Saldo

Saldo

58.885 -160.000

200.000

71.385 24.713

71.385 -175.287

15.000 33.375

28.621 15.000 33.375

28.621

Totaal mutaties reserves

200.000

176.257

-23.743

200.000

98.885

-101.115

200.000

173.094

-26.906

Gerealiseerd resultaat

7.738.957

8.051.101

312.145

7.904.571

8.455.571

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting overzicht van baten en lasten

Noord-Holland Archief

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

GEREALISEERDE BATEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties

5.321.461 2.099.446

5.179.349 2.348.737

5.429.560 2.505.917

5.342.549 2.505.917

5.365.181 2.505.917

5.388.385 2.505.917

5.412.169 2.505.917

Totaal baten overheid

7.420.906

7.528.086

7.935.477

7.848.466

7.871.098

7.894.302

7.918.086

453.938

277.600

347.000

267.000

247.000

7.874.845

7.805.686

8.282.477

8.115.466

8.118.098

8.141.302

8.165.086

Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)

4.023.931 1.078.001 2.437.024

4.501.235 897.000 2.306.336

4.682.973 1.040.696 2.531.902

4.606.058 867.000 2.551.983

4.568.028 867.000 2.571.983

4.567.032 867.000 2.591.983

4.590.816 867.000 2.611.983

TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN

7.538.957

7.704.571

8.255.571

8.025.041

8.007.011

8.026.015

8.069.799

Overige baten TOTAAL GEREALISEERDE BATEN GEREALISEERDE LASTEN

GEREALISEERD SALDO VAN BATEN EN LASTEN

335.888

101.115

26.906

90.425

111.087

115.287

95.287

Egalisatiereserve (dotatie/onttrekking) Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking resultaat 2019 Bestemmingsreserve - onttrekking tentoonstelling "Vrouwen in verzet" Bestemmingsreserve - onttrekking film digitalisering NHA

57.921 -200.000 821 67.515

58.885 -200.000 40.000 -

71.385 -200.000 24.713 28.621

64.862 -200.000 44.713 -

24.200 -200.000 64.713 -

-200.000 84.713 -

-200.000 104.713 -

50.000 -

15.000

Bestemmingsreserves - onttrekking projecten collectiebeheer

33.375

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-23.743

-101.115

-26.906

-90.425

-111.087

-115.287

-95.287

GEREALISEERD RESULTAAT

312.145

Algemene dekkingsmiddelen

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten

Baten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie Bijdrage Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

2.363.825 178.785 2.104.560 185.838 296.448 78.436 20.000 93.568 5.321.461

2.313.127 2.126.103 232.000 296.448 98.103 20.000 93.568 5.179.349

2.363.825 159.091 2.151.950 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568 5.429.560

2.363.825 50.000 2.174.030 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568 5.342.549

2.363.825 50.000 2.196.662 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568 5.365.181

2.363.825 50.000 2.219.866 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568 5.388.385

2.363.825 50.000 2.243.650 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568 5.412.169

774.596

948.690

1.024.725

Bijdragen overige overheidsorganisaties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal Bijdrage provincie Noord-Holland Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer Totaal overige overheidsorganisaties

467.157

489.798

563.973

705.654 152.039 2.099.446

720.653 189.596 2.348.737

721.411 195.808 2.505.917

Totaal baten overheid

7.420.906

7.528.086

7.935.477

7.848.466

7.871.098

7.894.302

7.918.086

73.974 11.313 9.020 211.778 147.853 453.938

30.000 25.000 10.000 212.600 277.600

55.000 25.000 10.000 212.000 45.000 347.000

20.000 25.000 10.000 212.000 267.000

20.000 25.000 10.000 192.000 247.000

7.874.845

7.805.686

8.282.477

8.115.466

8.118.098

8.141.302

8.165.086

Overige opbrengsten Depotverhuur Overige opbrengsten Dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen Totaal overige baten TOTAAL BATEN

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling De uitkomsten van de jaarrekening 2021 geven aanleiding om de begroting voor 2022 te herzien. De wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2022 worden hieronder puntsgewijs toegelicht. Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Bevoorschotting 2022’ van het Nationaal Archief d.d. 21 januari 2022. De verhoging van de bijdrage ten opzichte van het oorspronkelijk begrote bedrag is het gevolg van indexering. Bijdrage Rijk voor digitale taken Rijkscollecties De structurele bijdrage van het Rijk voor digitale taken is per 2022 komen te vervallen. Er is echter een transitieperiode van 5 jaar, waarbij het NHA in 2022 nog eenmalig € 100.000 ontvangt voor aanloopkosten e-depot, en een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 gedurende 5 jaar. Verder ontvangen de RHC’s gezamenlijk in 2022 een bedrag van € 100.000 voor de gezamenlijke ontwikkeling van producten en diensten. Daarvan is € 9.091 toegevoegd aan de begroting van het NHA. Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Besluit bijdrage 2022’ d.d. 1 december 2021, vermeerderd met de.

door het Rijk vastgestelde indexering 2021 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen. Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Haarlem een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. Met ingang van 2022 is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 2,7% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2021. Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is gebaseerd op de bijdrage voor 2021, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2021 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen.

Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. Met ingang van 2022

is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 2,7% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2021.

Bijdragen overige overheidsinstanties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 2.7% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2021. Daarnaast zijn de bijdragen van de Veiligheidsregio Kennemerland, Cocensus en de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied definitief vastgesteld. Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. Met ingang van 2022 is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland omvat een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven, een bedrag voor het beheer van de Provinciale Atlas-Noord-Holland, een bedrag voor de aankoop van beeldmateriaal voor deze historisch-topografische collectie (inclusief een foto-opdracht), een bedrag voor het organiseren van tentoonstellingen met de Provinciale Atlas, een bedrag voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland en een bedrag voor de diensten van de provinciearchivaris. In de herziene begroting valt deze bijdrage iets hoger uit als gevolg van indexering van het bedrag voor de provinciearchivaris. Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal archiefbeheer Sinds 2019 betaalt de provincie Noord-Holland een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. Met ingang van 2022 is de korting voor 2019 t/m 2021 was overeengekomen, vervallen. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 2,7% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2021.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten Overige baten Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Het bedrag in de herziene begroting valt lager uit door een vermindering van het aantal meters dat de provincie Noord-Holland huurt. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en servicekosten, verminderd met de teveel betaalde servicekosten over 2021 en inclusief de huurverhoging van november en december 2021. Dit bedrag is vermeerderd met de aflossing van een lening door Hart ad € 20.000 per jaar. Projectopbrengsten en -bijdragen Op het moment van opstellen van e begroting voor 2022 waren er nog geen projectopbrengsten en –bijdragen bekend. Inmiddels is duidelijk dat er in 2022 subsidies zullen worden ontvangen voor het project Geschiedenislokaal (van Prins Bernhard Cultuurfonds, Zabawas en VSBfonds) en voor project De Boer (van Prins Bernhard Cultuurfonds).

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting lasten

Lasten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" (incl. overhead)

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Personeelskosten Formatieve medewerkers (incl. overhead) Extra personele inzet digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Bijkomende personeelskosten (overhead) Totaal personeelskosten

3.387.854 343.115 7.097 285.865 4.023.931

3.884.905 410.955 12.500 192.875 4.501.235

3.981.303 359.626 12.500 329.543 4.682.973

4.018.482 306.815 12.500 268.261 4.606.058

3.980.452 306.815 12.500 268.261 4.568.028

3.979.456 306.815 12.500 268.261 4.567.032

4.003.240 306.815 12.500 268.261 4.590.816

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Digitaal zichtbaar maken Acquisitie Dienstverlening Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie Totaal materieel directe kosten

116.625 529.839 43.832 21.853 311.185 54.668 1.078.001

150.000 450.000 47.000 5.000 175.000 70.000 897.000

183.375 490.321 47.000 5.000 210.000 105.000 1.040.696

150.000 450.000 47.000 5.000 175.000 40.000 867.000

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten Organisatiekosten (overhead) Afschrijvingskosten (overhead) Rentekosten (overhead) Facilitaire kosten (overhead) Totaal materieel indirecte kosten

1.632.160 516.507 229.881 32.817 25.659 2.437.024

1.618.136 410.000 216.200 32.000 30.000 2.306.336

1.662.317 569.000 238.585 32.000 30.000 2.531.902

1.684.397 569.000 238.585 30.000 30.000 2.551.983

1.706.397 569.000 238.585 28.000 30.000 2.571.983

1.728.397 569.000 238.585 26.000 30.000 2.591.983

1.750.397 569.000 238.585 24.000 30.000 2.611.983

TOTAAL LASTEN

7.538.957

7.704.571

8.255.571

8.025.041

8.007.011

8.026.015

8.069.799

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting lasten Personeelskosten Formatieve medewerkers De kosten voor de formatie zijn verderop in deze begroting verder gespecificeerd. Voor de herziene begroting is de formatie op het niveau gebracht van 52,1 FTE conform het voorstel tot formatie aanpassing in de bestuursvergadering van 22 april 2022, waarbij de wijzigingen gedurende het jaar ingaan. Daarnaast is er een bedrag van € 55.002 in mindering gebracht op het formatiebudget van het programma, dat in 2022 wordt besteed aan andere kosten voor het programma. Dat wordt verderop in de begroting voor digitaal informatiebeheer toegelicht. Voor de totale loonsom wordt uitgegaan van de formatie, vermenigvuldigd met de maximale loonsom per salarisschaal van 2022. Daar wordt vervolgens 2,1% van afgetrokken in verband met vacatureruimte en lonen die lager liggen de maximale trede. Extra personele inzet digitaal informatiebeheer Ten behoeve van aansluiting op het e-Depot van de provincie Noord-Holland, gemeenten en overige overheidsorganisaties en ten behoeve van verdere ontwikkeling van beheer en beschikbaar stellen van digitale archieven is in 2022 extra personele inzet vereist. De toelichting daarop is te vinden in de specifieke begroting voor het programma digitaal informatiebeheer die verderop in de begroting wordt toegelicht.

Bijkomende personeelskosten (overhead) De bijkomende personeelskosten worden gekwalificeerd als overhead. Deze zijn € 183.425 hoger dan de oorspronkelijke begroting en wordt verklaard door de volgende oorzaken: • Er is in de CAO met ingang van 2022 een thuiswerkvergoeding overeengekomen € 2,00 per dag. De totale impact daarvan is begroot op € 12.500 • Een voorstel voor een vitaliteitsbudget van € 300 per medewerker per jaar. De totale impact daarvan is voor 2022 begroot op € 27.300. • Het budget voor opleidingskosten is verhoogd van € 41.600 naar € 45.000, in verband met de uitbreiding van het aantal FTE’s. Daarnaast is er € 10.000 aan opleidingskosten begroot vanuit het programma digitaal informatiebeheer • De overige personeelskosten zijn verhoogd met € 74.500, waarvan € 61.282 vanuit het budget van het programma digitaal informatiebeheer, bedoeld voor wervingsfees en opleiding. De overige verhoging is om de begrote kosten in lijn te brengen met de werkelijke kosten in 2021.

Materieel directe kosten

Beheer analoge en digitale collecties Het budget voor collectiebeheer is verhoogd met € 33.375, dat wordt gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve die is voorgesteld bij de resultaatsbestemming van 2021. Deze heeft betrekking op de afronding van 3 projecten bij collectiebeheer, die voor 2021 waren begroot maar in verband met COVID-19 niet op tijd konden worden afgerond. Digitaal zichtbaar maken Het bedrag van de begroting 2022 is verhoogd met € 40.321, waarvan € 11.700 betrekking heeft op het restant van een bijdrage van het Mondriaan Fonds voor een digitaliseringsproject rond de fotocollectie De Boer. Ten slotte resteerde er nog € 28.621 van de bestemmingsreserve uit het resultaat van 2019, dat in de herziene begroting aan het budget voor 2022 is toegevoegd. Publieksactiviteiten en educatie Het budget voor publieksactiviteiten is met € 35.000 verhoogd in verband met een aantal additionele activiteiten en projecten. Deze worden (deels) gefinancierd vanuit de projectopbrengsten en – bijdragen. PR en communicatie Het budget voor PR en communicatie is verhoogd met € 35.000 tot een bedrag van € 105.000. Daarvan heeft € 40.000 betrekking op de reguliere activiteiten, in lijn met eerdere jaren. De overige € 65.000 is bedoeld voor een publieksactiviteit over digitalisering.

Dit wordt voor € 15.000 gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve die wordt voorgesteld voor de resultaatsbestemming van 2021, en voor € 50.000 vanuit het budget voor het programma digitaal informatiebeheer, dat verderop wordt toegelicht.

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten Deze post is ten opzichte van het oorspronkelijke budget voor een aantal onderdelen op het niveau gebracht van de reële uitgaven in 2021. Daarnaast zit hierin ook de huurverhoging van het pand aan de Jansstraat. Organisatiekosten Deze post is in de herziene begroting met € 159.000 verhoogd om de kosten in lijn te brengen met 2021. Verdere verhoging wordt met name verwacht in de automatiseringskosten en de inhuur van externe expertise.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting mutatie reserves

Mutaties reserves

Jaarrekening 2021

57.921 -200.000 821 67.515 50.000

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-23.743

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

58.885 -200.000 40.000 -

71.385 -200.000 24.713 28.621 -

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

64.862 -200.000 44.713

24.200 -200.000 64.713

-200.000 84.713

-200.000 104.713

-90.425

-111.087

-115.287

-95.287

15.000 33.375

Mutaties reserves Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve is € 12.500 hoger dan de oorspronkelijke begroting voor 2022, omdat er in de resultaatsbestemming voor 2020 € 50.000 meer is toegevoegd aan de egalisatiereserve in verband met de begrote huurkorting voor Stichting Hart die uiteindelijk niet gegeven is. Dit bedrag vloeit in vier jaar terug in het resultaat. Bestemmingsreserve - groot onderhoud De onttrekking aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud is in de herziene begroting lager dan in de oorspronkelijke begroting, omdat er in 2021 minder is geïnvesteerd dan verwacht, waardoor ook de afschrijvingen lager uitvallen. Bestemmingsreserve – resultaat 2019 De onttrekking ten bedrage van € 28,621 betreft het restant van het bedrag dat vanuit de resultaatsbestemming van 2019 was gereserveerd voor “Digitaal zichtbaar maken” (€ 28.621). Dit bedrag is toegevoegd aan het budget voor 2021 en zullen in dit boekjaar daarom worden onttrokken aan de bestemmingsreserve.

-101.115

-26.906

Bestemmingsreserve – film digitalisering NHA Dit betreft een onttrekking vanuit de bestemmingsreserve die wordt voorgesteld vanuit de resultaatsbestemming van 2021, voor een film over digitalisering bij het NHA, die onderdeel zal zijn van een groter communicatieproject over digitalisering in 2022.

Bestemmingsreserve – projecten collectiebeheer Ook dit betreft een onttrekking vanuit de bestemmingsreserve die wordt voorgesteld vanuit de resultaatsbestemming van 2021, voor de afronding van 3 projecten binnen collectiebeheer die voor 2021 waren begroot, maar in verband met COVID-19 niet op tijd zijn afgerond.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie Het BBV schrijft voor dat in de begroting een uiteenzetting van de financiële positie wordt gepresenteerd. Deze uiteenzetting bestaat uit de volgende onderdelen: 1. 2. 3. 4. 5.

Geprognosticeerde begin- en eindbalans; Investeringen Reserves; Financiering EMU-saldo;

De jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen worden hier niet toegelicht, maar zijn in de lastenramingen van deze begroting opgenomen

1. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Geprognosticeerde begin- en eindbalans

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa

1.576.348 5.000 1.581.348

1.703.098 5.000 1.708.098

1.680.713 5.000 1.685.713

1.680.712 5.000 1.685.712

Vorderingen en overlopende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Liquide middelen Totaal vlottende activa

194.501 1.678.298 31.860 1.904.658

194.501 1.209.897 31.860 1.436.258

194.501 1.498.840 31.860 1.725.200

194.501 1.487.265 31.860 1.713.626

194.501 1.496.352 31.860 1.722.713

194.501 1.509.640 31.860 1.736.000

194.501 1.502.927 31.860 1.729.288

TOTAAL ACTIVA

3.486.007

3.144.356

3.410.913

3.399.338

3.408.425

3.421.712

3.414.999

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Weerstandsreserve Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen

160.447 1.376.050 312.145 1.848.642

101.562 1.507.429 1.608.991

89.062 1.522.716 263.770 1.875.548

24.200 1.678.003 263.770 1.965.973

0 1.813.290 263.770 2.077.060

0 1.928.577 263.770 2.192.347

0 2.023.864 263.770 2.287.634

859.535 859.535

757.535 757.535

655.535 655.535

553.535 553.535

451.535 451.535

349.535 349.535

2.708.177

2.366.526

2.633.083

2.621.508

2.630.595

2.643.882

2.637.169

635.995 141.835 777.830

3.486.007

3.144.356

3.410.913

3.399.338

3.408.425

3.421.712

3.414.999

Onderhandse leningen van binnenlandse banken Totaal vaste schulden Totaal vaste passiva Netto-vlottende schulden met een rentypische looptijd korter dan een jaar Overlopende passiva Totaal vlottende passiva TOTAAL PASSIVA

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 2. Investeringen In onderstaande tabel zijn de geplande investeringen voor 2022 gespecificeerd. Dit betreffen allen investeringen met economisch nut.

Geplande investeringen Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

Herziene begroting 2022 278.250 64.700 342.950

Bedrijfsgebouwen In 2022 is er voor € 13.550 aan onderhoud voor de Jansstraat gepland, waaronder het vervangen van de isolatie en de cv-transportpomp. Daarnaast is er € 7.900 aan investeringen gepland voor inrichting en is er voor € 256.800 aan onderhoud en bouwkundige werkzaamheden gepland aan de Kleine Houtweg, waaronder de vervanging van de elektrische en luchtbehandelingsinstallatie en het vervangen van de stoomvormer. Het grootste deel van de afschrijvingen op deze investeringen zal onttrokken kunnen worden aan de bestemmingsreserve voor onderhoud aan de Kleine Houtweg.

Machines, apparaten en installaties In 2022 wordt er voor € 27.500 aan investeringen verwacht in hardware, en € 37.200 aan software, onder andere voor de uitbreiding van storage.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 3. Reserves De reserves op de balans van het Noord-Hollands Archief kunnen worden onderscheiden in een egalisatiereserve en verschillende bestemmingsreserves. Daarnaast is vanuit de resultaatsbestemming van 2021 de opbouw van een weerstandreserve ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. De huidige stand en het verloop van de verschillende reserves wordt hieronder gespecificeerd. Jaarrekening 2021

Specificatie egalisatiereserve

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Stand per 1 januari

121.568

160.447

89.062

Toevoeging resultaat

96.800

13.464 -6.523 -40.662 -24.200 -57.921

-6.523 -40.662 -11.700 -58.885

-6.523 -40.662 -24.200 -71.385

-40.662 -24.200 -64.862

Resultaat 2017 Resultaat 2018 Resultaat 2019 Resultaat 2020 Boeking jaarlaag:

-53.855 26.092 162.648 96.800

Begroting 2024

Begroting 2025

24.200

-24.200 -24.200

Begroting 2026 0

Egalisatiereserve De egalisatiereserve is gevormd 2008, na akkoord van de belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Vanaf 2021 is er geen toevoeging aan de egalisatiereserve meer begroot.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie

Specificatie bestemmingsreserves Bestemmingsreserve - achterstallig onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - collectiebeheer Bestemmingsreserve - filmpexperience digitalisering Totaal

Jaarrekening 2021 648.250 699.179 28.621 1.376.050

Begroting 2022 648.250 859.179 1.507.429

Herziene begroting 2022 648.250 874.466 1.522.716

Begroting 2023 648.250 1.029.753 1.678.003

Begroting 2024 648.250 1.165.040 1.813.290

Begroting 2025 648.250 1.280.327 1.928.577

Begroting 2026 648.250 1.375.614 2.023.864

Achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het Noord-Hollands Archief eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het rijk. In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve. Groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud wordt er daarom vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd en daarnaast vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 ook nog eenmalig een additioneel bedrag van € 100.000. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het meerjaren onderhoudsplan dat voor de Kleine Houtweg in 2016 is opgesteld en het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplan (meerjarig onderhouds-en investeringsplan, MOIP) van november 2020.

Hierin wordt bevestigd dat de gemiddelde kostenraming voor groot onderhoud gemiddeld € 200.000 per jaar is. Het onderhoud wordt geactiveerd op de balans, en de (verwachte) afschrijvingen daarop worden onttrokken aan deze reserve. Digitaal zichtbaar maken In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 100.000 voor extra projecten binnen het digitaal zichtbaar maken van collecties. Eind 2021 is daarvan nog € 28.621 over, dat in 2022 na benutting zal worden onttrokken aan deze reserve. Collectiebeheer Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 is voorgesteld om € 33.375 toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor het finaliseren van drie projecten binnen collectiebeheer. Deze waren gepland en gebudgetteerd voor 2021, maar zijn vertraagd door COVID-19 waardoor een deel van de prestatie en facturatie in 2022 plaats zal vinden. Het totale bedrag zal daarom naar verwachting in 2022 ook weer onttrokken worden aan de reserve. Filmexperience digitalisering Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 is voorgesteld om € 15.000 toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor het realiseren van een filmexperience met gebruik van animaties en uitleg over de digitalisering binnen het NHA. Deze is gepland voor 2022 en het bedrag zal daarom naar verwachting in 2022 ook geheel onttrokken worden aan de reserve.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie

Specificatie weerstandsreserve Weerstandsreserve

Jaarrekening 2021 -

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

263.770

Begroting 2023 263.770

Begroting 2024 263.770

Begroting 2025 263.770

Begroting 2026 263.770

Weerstandsreserve Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 is voorgesteld om voor € 263.770 een weerstandsvermogen op te bouwen, in verband met de risico’s die ontstaan bij uittreding van het Rijk in 2024. Deze risico’s worden verder toegelicht in de paragrafen (hoofdstuk 2.2) onder “weerstandsvermogen en risicobeheersing.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 4. Financiering Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. - De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van € 900.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 4,0%. - De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van € 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 5,1%. - De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000. Er wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6%

Hieronder is de aflossing van de leningen verder gespecificeerd.

Aflossing langlopende leningen

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Lening Rabo 2006 per 1 januari Aflossing lening Rabo 2006 Saldo per 31 december

363.000 -36.000 327.000

327.000 -36.000 291.000

291.000 -36.000 255.000

255.000 -36.000 219.000

219.000 -36.000 183.000

183.000 -36.000 147.000

Lening Rabo 2007 Aflossing lening Rabo 2007 Saldo per 31 december

126.446 -11.004 115.442

115.442 -11.004 104.438

104.438 -11.004 93.434

93.434 -11.004 82.430

82.430 -11.004 71.426

71.426 -11.004 60.422

Lening Rabo 2019 Aflossing lening Rabo 2019 Saldo per 31 december

472.089 -54.996 417.093

417.093 -54.996 362.097

362.097 -54.996 307.101

307.101 -54.996 252.105

252.105 -54.996 197.109

197.109 -54.996 142.113

Totaal

859.535

757.535

655.535

553.535

451.535

349.535

Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 5. EMU saldo Hieronder is de berekening van het EMU saldo gespecificeerd voor het vorige en huidige begrotingsjaar, en de meerjarenbegroting.

EMU saldo

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Exploitatieresultaat voor mutaties reserves Mutatie (im)materiele vaste activa Mutatie voorzieningen Mutatie voorraden Verwachte boekwinst bij verkoop (im)materiële vaste activa

335.888 -34.058 -

101.115 126.750 -

26.906 104.365 -

90.425 -

111.087 -

115.287 -

95.287 -

Berekend EMU saldo

301.830

227.865

131.271

90.425

111.087

115.287

95.287

LEZING

Toelichting meerjaren raming

Bestuursvergadering 22 april 2022

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Geprognosticeerde raming van baten en lasten 2023 – 2025

Raming van baten en lasten Lasten Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

5.882.254

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.142.787 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.025.041

Mutaties reserves

Begroting 2023 Baten

8.115.466

Begroting 2023 Toevoeging Onttrekking

200.000

Saldo

Lasten

2.233.212

5.825.679

-2.142.787 -

2.181.332 -

90.425

8.007.011

Begroting 2024 Baten

8.118.098

Begroting 2024 Toevoeging Onttrekking

Saldo

64.862 44.713

64.862 -155.287

Totaal mutaties reserves

200.000

109.575

-90.425

Gerealiseerd resultaat

8.225.041

Saldo

Lasten

2.292.419

5.896.758

-2.181.332 -

2.129.257 -

111.087

8.026.015

Begroting 2025 Baten

8.141.302

Begroting 2025 Toevoeging Onttrekking

Saldo

2.244.544

-2.129.257 115.287

Saldo

24.200 64.713

24.200 -135.287

200.000

88.913

-111.087

200.000

84.713

-115.287

8.207.011

8.226.015

200.000

84.713

-115.287 -

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde raming van baten en lasten

Noord-Holland Archief

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

GEREALISEERDE BATEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties

5.321.461 2.099.446

5.179.349 2.348.737

5.429.560 2.505.917

5.342.549 2.505.917

5.365.181 2.505.917

5.388.385 2.505.917

5.412.169 2.505.917

Totaal baten overheid

7.420.906

7.528.086

7.935.477

7.848.466

7.871.098

7.894.302

7.918.086

453.938

277.600

347.000

267.000

247.000

7.874.845

7.805.686

8.282.477

8.115.466

8.118.098

8.141.302

8.165.086

Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)

4.023.931 1.078.001 2.437.024

4.501.235 897.000 2.306.336

4.682.973 1.040.696 2.531.902

4.606.058 867.000 2.551.983

4.568.028 867.000 2.571.983

4.567.032 867.000 2.591.983

4.590.816 867.000 2.611.983

TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN

7.538.957

7.704.571

8.255.571

8.025.041

8.007.011

8.026.015

8.069.799

Overige baten TOTAAL GEREALISEERDE BATEN GEREALISEERDE LASTEN

GEREALISEERD SALDO VAN BATEN EN LASTEN

335.888

101.115

26.906

90.425

111.087

115.287

95.287

57.921 -200.000 821 67.515

58.885 -200.000 40.000 -

71.385 -200.000 24.713 28.621

64.862 -200.000 44.713 -

24.200 -200.000 64.713 -

-200.000 84.713 -

-200.000 104.713 -

50.000 -

15.000

Bestemmingsreserves - onttrekking projecten collectiebeheer

33.375

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-23.743

-101.115

-26.906

-90.425

-111.087

-115.287

-95.287

GEREALISEERD RESULTAAT

312.145

Algemene dekkingsmiddelen

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde raming van baten en lasten Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling De wijzigingen in de meerjarenbegroting 2023 - 2026 ten opzichte van de herziene begroting 2022 worden hieronder puntsgewijs toegelicht. Bijdrage Rijk voor digitale taken Rijkscollecties De structurele bijdrage van het Rijk voor digitale taken is per 2022 komen te vervallen. Vanaf 2022 geldt voor deze bijdrage een transitieperiode, waarbij er in 2023 t/m 2026 nog een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 wordt ontvangen. Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Besluit bijdrage 2022’ d.d. 1 december 2021. vermeerderd met de. door het Rijk vastgestelde indexering 2021 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen. Voor de jaren 2023-2026 is rekening gehouden met een jaarlijkse hogere huurvergoeding van 2,5% voor de Janskerk (gelijk aan de jaarlijkse huurverhoging)

Overige baten Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief.. Vanaf 2023 dalen deze opbrengsten naar verwachting, door het wegvallen van depotverhuur aan de provincie Noord-Holland. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en energiekosten en daarnaast wordt er tot en met 2023 een bedrag van € 20.000 aan deze post toegevoegd vanuit de aflossing van een lening van Stichting Hart.

Projectopbrengsten en -bijdragen Onder deze post vallen projectsubsidies en sponsorbijdragen. Voor de jaren 20222025 zijn nog geen aanvragen gedaan en worden derhalve nog geen in komsten voorzien.

maximale loonsom per salarisschaal van 2022. Daar wordt vervolgens een parcentage (respectievelijk 3,9% voor 2023, 4,8% voor 2024 en 2025 en 4,2% voor 2026) van afgetrokken in verband met vacatureruimte en lonen die lager liggen de maximale trede. Extra personele inzet digitaal informatiebeheer De post “extra personele inzet digitaal informatiebeheer” is vanaf 2023 iets naar beneden gebracht omdat er naar verwachting minder inhuur nodig zal zijn. Bijkomende personeelskosten Bijkomende personeelskosten blijven gelijk, met uitzondering van € 10.000 opleidingskosten en € 52.181 wervingsfees die in 2022 voor het programma zijn begroot.

Materieel directie kosten Het structurele bedrag is voor de periode 2023-2026 voor bijna alle posten op hetzelfde niveau gehouden als in voorgaande jaren. Aan de post “beheer analoge en digitale collecties” en “‘digitaal zichtbaar maken” is in 2022 een bedrag aan het budget toegevoegd vanuit de bestemmingsreserve. Vanaf 2023 is het bedrag weer op het oude niveau. De post ‘publieksactiviteiten en educatie’ is in 2022 verhoogd met een budget vanuit een aantal subsidies en een bestemmingsreserve, maar in 2023-2026 weer op het normale niveau.

Materieel indirecte kosten In de huisvestingskosten is een jaarlijkse huurverhoging voor de Janskerk met 2,5% verwerkt. De rentekosten nemen in de loop der jaren af in verband met de aflossing van langlopende leningen.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde raming van baten en lasten Mutatie reserves Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve voor 2023 en 2024 vloeit voort uit de exploitatieresultaten van 2019 en 2020. Bestemmingsreserve groot onderhoud In 2023 en volgende jaren wordt op basis van het meerjarenonderhoudsplan een bedrag van € 200.000 gereserveerd voor groot onderhoud aan het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 en voor de vervanging van installaties. Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud.

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.2 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2023 – 2026 Geprognosticeerde begin- en eindbalans

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa

1.576.348 5.000 1.581.348

1.703.098 5.000 1.708.098

1.680.713 5.000 1.685.713

1.680.712 5.000 1.685.712

Vorderingen en overlopende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Liquide middelen Totaal vlottende activa

194.501 1.678.298 31.860 1.904.658

194.501 1.209.897 31.860 1.436.258

194.501 1.498.840 31.860 1.725.200

194.501 1.487.265 31.860 1.713.626

194.501 1.496.352 31.860 1.722.713

194.501 1.509.640 31.860 1.736.000

194.501 1.502.927 31.860 1.729.288

TOTAAL ACTIVA

3.486.007

3.144.356

3.410.913

3.399.338

3.408.425

3.421.712

3.414.999

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Weerstandsreserve Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen

160.447 1.376.050 312.145 1.848.642

101.562 1.507.429 1.608.991

89.062 1.522.716 263.770 1.875.548

24.200 1.678.003 263.770 1.965.973

0 1.813.290 263.770 2.077.060

0 1.928.577 263.770 2.192.347

0 2.023.864 263.770 2.287.634

859.535 859.535

757.535 757.535

655.535 655.535

553.535 553.535

451.535 451.535

349.535 349.535

2.708.177

2.366.526

2.633.083

2.621.508

2.630.595

2.643.882

2.637.169

635.995 141.835 777.830

3.486.007

3.144.356

3.410.913

3.399.338

3.408.425

3.421.712

3.414.999

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Herziene begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Exploitatieresultaat voor mutaties reserves Mutatie (im)materiele vaste activa Mutatie voorzieningen Mutatie voorraden Verwachte boekwinst bij verkoop (im)materiële vaste activa

335.888 -34.058 -

101.115 126.750 -

26.906 104.365 -

90.425 -

111.087 -

115.287 -

95.287 -

Berekend EMU saldo

301.830

227.865

131.271

90.425

111.087

115.287

95.287

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12263942/1