20220661351 2. Bijlage 1 Raadsinformatie Gemeenschappelijke regeling NHA

Bijlage 1

Gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief

De gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (hierna: NHA) is in 2005 opgericht waarbij tegelijkertijd de gemeentelijke archiefdienst is verzelfstandigd. Het NHA is een van de elf Regionaal Historische Centra in Nederland. Met ingang van 1 juni a.s. heeft het NHA een nieuwe directeur: Willeke de Groot. De GR bestaat op dit moment uit drie partners: het Rijk, de gemeente Velsen en de gemeente Haarlem. Het aandeel van Haarlem in de regeling ligt rond de 35%. Daarnaast hebben verschillende gemeenten, de provincie en waterschappen in Noord-Holland dienstverleningsovereenkomsten met het NHA afgesloten voor het beheren van de analoge en digitale archieven. De jaarlijkse bijdrage wordt door het AB voorgesteld en is pas definitief op moment dat de gemeenteraden en rijk akkoord zijn met de conceptbegroting (door middel van de zienswijze op de begroting). Analoog en digitaal archief Archiefbeheer is een wettelijke taak (Archiefwet 1995) en het NHA voert deze taak uit voor onze gemeente. Het NHA is de archiefbewaarplaats voor de gemeente Haarlem. Ook houdt het NHA permanent toezicht op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem en ander aangesloten overheden en rapporteert daar jaarlijks over aan het college van burgemeester en wethouders.

Op basis van de resultaten van dit permanente toezicht vindt er ook jaarlijks een beoordeling plaats door de Provincie Noord-Holland van de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving. Dit is een vorm van tweedelijns, interbestuurlijk toezicht, waarover wordt gerapporteerd aan het College. Er is afgelopen jaren gewerkt aan een nieuwe invulling van de ICT-architectuur in samenwerking met de VNG. Deze architectuur is er mede op gericht om de duurzaamheid en toegankelijkheid van digitale informatie structureel goed in te richten volgens de principes van Common Ground. Common Ground is de informatiekundige visie waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer inrichten. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering (ingrijpend) verbeteren. Dat stelt ze in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven. Het NHA heeft inmiddels een eigen preserveringsvoorziening (e-depot) aangeschaft waarmee wordt ingespeeld op de digitalisering van het archief beheer. Het NHA werkt samen met erfgoed Leiden en het stadsarchief Rotterdam die ook het e-depot Preservica hebben aangeschaft. Omdat het NHA voorop loopt met de ontwikkeling van het eigen e-depot wordt de samenwerking met andere RHC’s steeds lastiger, omdat zij nog niet zover zijn.

Collectiebeheer Naast overheidsarchieven beheert het NHA een aantal andere bijzondere archieven en collecties, waaronder de beeldcollectie van de Provincie Noord-Holland: de Provinciale Atlas, en de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties: het oudste onderdeel en fundament van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland. Ook verwierf het NHA een aantal jaar geleden de archieven en collecties van het Museum Enschedé (Koninklijke Joh. Enschedé). Het NHA is ook actief met het verwerven van particuliere archieven. Het NHA maakt archieven en collecties (digitaal) toegankelijk voor publiek. Het publiek is welkom in de studiezaal van het archief, maar ook online op de website https://noord-hollandsarchief.nl/.

Daarnaast kan publiek tentoonstellingen in de locatie Janskerk bezoeken. Het NHA realiseert ieder jaar een grote zomertentoonstelling en verschillende kleinere tentoonstellingen en presentaties. Huisvesting Het NHA heeft twee locaties: Kleine Houtweg 18 (eigenaar Rijksvastgoedbedrijf) en Jansweg 40 (eigenaar gemeente Haarlem). Van de circa 58 strekkende kilometer archieven die het NHA op dit moment in beheer heeft, bestaat circa 25 strekkende kilometer direct of indirect uit rijksarchieven in de provincie (zoals Rijkswaterstaat, Kadaster en rechtbanken Alkmaar, Amsterdam en Haarlem). Het NHA loopt tegen de grenzen van zijn depotruimte aan. De huidige depotruimte is voor meer dan 90% in gebruik. Op termijn is behoefte aan 30% extra depotruimte. Daarom participeert het NHA in een locatieonderzoek van de gemeente naar een geschikte plek voor een nieuw (gezamenlijk) depot waarvoor inmiddels een procesmanager is aangesteld. Publieke dienstverlening Vanwege het dalende aantal bezoekers van de studiezalen en de stijging van het aantal digitale bezoekers heeft het NHA een nieuwe invulling geven aan de publieke ruimten in de Jansstraat en de Kleine Houtweg. Alle fysieke publieke dienstverlening is geconcentreerd op de locatie Jansstraat (in de Janskerk). De studiezaal aan de Kleine Houtweg is gesloten.

Naast de publieke dienstverlening is in de Janskerk een deel van de collecties Enschedé in een vaste opstelling gepresenteerd. Het onderhoud van locatie Kleine Houtweg 18 is door het rijk overgedragen aan het NHA. Wet gemeenschappelijke regeling Er is een wetsvoorstel in de Tweede Kamer behandeld tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Hierin is een aantal bepalingen opgenomen dat maakt dat de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (NHA) moet worden aangepast. De raad wordt voor het zomerreces over de wetswijziging geïnformeerd.