20220661351 1. Informatie nieuwe wet WGR en ontwikkelingen archieven

Informatienota

Onderwerp Informatie over het uittreden van het Rijk uit de Regionale Historische Centra per 2024 en de nieuwe WGR Nummer 2022/661351 Portefeuillehouder Meijs, M.-Th. Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur Afdeling ECDW Auteur Vroom, C. en W. van den Dool Telefoonnummer 023-5114885 Email cvroom@haarlem.nl Het Ministerie van OCW treedt met ingang van 2024 uit de Regionale Historische Kernboodschap Centra (RHC), waaronder de gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief (NHA) valt. Het besluit van het ministerie om uit te treden uit de GR is een eenzijdige bevoegdheid van het deelnemende bestuursorgaan en is niet afhankelijk van voorwaarden die de gemeenschappelijke regeling stelt. Daarnaast treedt naar verwachting per 1 juli 2022 een gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) in werking. Deze WGR versterkt de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden, onder andere met betrekking tot de informatiepositie van de raad. Er komt een actieve informatieplicht vanuit het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling richting de gemeenteraad en de mogelijkheid tot onderzoek naar het functioneren van de GR. De nieuwe WGR moet in de Gemeenschappelijke Regelingen worden verwerkt en dat valt voor de GR Noord Hollands Archief (NHA) toevallig samen met de uittreding van het Rijk.

Daarom is het streven voor het NHA om op 1 januari 2024 de aangepaste regeling in te laten gaan. Over de nieuwe WGR wordt de raad nog apart geïnformeerd. Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Behandelvoorstel voor Ontwikkeling. commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 17 mei 2022

2021/266114 Zienswijze ontwerpbegroting 2022 Noord-Hollands Archief 2020/717437 Zienswijze ontwerpbegroting 2021 Noord-Hollands Archief 2019/367288 Zienswijze op ontwerpbegroting 2020 Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2022/661351

1/4

Inleiding Bij de zienswijze op de begroting van het NHA is de gemeenteraad geïnformeerd over de voorgenomen uittreding van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna OCW) uit de Gemeenschappelijke Regeling (hierna GR) van het Noord Hollands Archief (hierna NHA), met ingang van 2024. Met deze informatienota wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de laatste ontwikkelingen en de impact van dit Rijksbesluit op de Gemeenschappelijke Regelingen van de Regionale Historische Centra (hierna RHC), waaronder het Noord Hollands Archief. Ten behoeve van nieuwe raadsleden is algemene informatie over de Gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief toegevoegd in bijlage 1. 2. Kernboodschap In de komende periode wijzigt een aantal belangrijke zaken voor het Noord Hollands Archief: De uittreding van het Rijk uit de RHC’s De uittreding van het Rijk uit de RHC’s per 2024 heeft consequenties op bestuurlijk, financieel en juridisch vlak voor de GR NHA.

Het NHA heeft vanaf het begin haar zorgen geuit over de voorgenomen uittreding en met klem aandacht gevraagd bij het ministerie voor de onduidelijkheden over de impact van de uittreding: het is nog niet exact duidelijk wat de gevolgen zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, de juridische impact van de uittreding en het feit dat het Rijk haar bevoegdheden overdraagt aan de twee achterblijvende GR partners gemeenten Haarlem en Velsen. Het ministerie heeft wel de financiële toezegging gedaan, dat haar aandeel in de bekostiging van de GR NHA omgezet wordt in een specifieke uitkering met beperkte voorwaarden voor de verantwoording in de jaarrekening. Beide gemeenten zullen gezamenlijk de strategie moeten bepalen als reactie op het aanstaande vertrek. Over de stappen die de komende tijd gezet worden, wordt de gemeenteraad geïnformeerd. En hiermee samenhangend: Nieuwe wet Gemeenschappelijke regelingen De inwerkingtreding van de nieuwe Wgr is gepland op 1 juli 2022. Het deel van de wet dat rechten geeft aan volksvertegenwoordigers gaat dan direct in. Voor het andere deel (verplichtingen om bestaande gemeenschappelijke regelingen aan te passen, om zo scherpere afspraken te maken over bijvoorbeeld uittreding of evaluatie) geeft de wet een implementatieperiode van 2 jaar. Nieuwe Archiefwet In de nieuwe Archiefwet wordt de toekomstige financiering van het NHA vastgelegd.

Het kabinet heeft het voorstel van de nieuwe Archiefwet in november 2021 ingediend bij het parlement. De Tweede Kamer en daarna de Eerste Kamer moeten de wet dan nog goedkeuren. Daarna kan de

Kenmerk: 2022/661351

2/4

nieuwe Archiefwet in werking treden. De inwerkingtreding van de wet is vooralsnog voorzien in de zomer van 2022 of januari 2023. 3. Consequenties Het oorspronkelijke doel van de samenwerking en de oprichting van RHC’s is ontstaan vanuit de wens om te komen tot sterkere archief instellingen in de regio’s, waardoor een groter publiek kan worden bereikt en een sterker archiefstelsel ontstaat. In het voorjaar van 2018 kondigde het Rijk het voornemen aan om in 2024 uit de Gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s te treden en in de nieuwe Archiefwet de (toekomstige) financiering van de RHC’s vast te leggen. De belangrijkste reden voor dit besluit is dat de verdere ontwikkeling van lokale dienstverlening, met name op het punt van het e-depot, vanuit het Nationaal Archief naar de RHC’s volgens het ministerie knelt met de reikwijdte van de ministeriële verantwoordelijkheid. De uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke regeling roept veel vragen op over de toekomst van het opgebouwde RHCstelsel en de continuïteit van RHC’s. Reactie van het Noord Hollands Archief op het uittreden van het Rijk Vanaf het moment dat het Rijk het voornemen tot uittreding heeft aangekondigd, heeft het NHA zich op het standpunt gesteld dat zij deze ontwikkeling niet wenselijk vindt.

Het NHA heeft zich niet afwachtend getoond: onder leiding van de voorzitter van de GR NHA, Jos Wienen, is een delegatie van de gezamenlijke RHC’s op bezoek geweest bij de minister van OCW en er is regelmatig contact met het Ministerie van OCW. Er is in het bijzonder aandacht gevraagd voor een aantal essentiële aandachtspunten, zoals de bestuurlijke, financiële en juridische impact en de risico’s voor de overblijvende partners van de GR NHA. Dit in het licht gezien van een duurzaam, veilig en beschikbaar digitaal archief onder het regime van de (nieuwe) Archiefwet. Het NHA was eerder betrokken bij de ontwikkeling van het Rijks e-depot. Reactie van de minister op de aandachtspunten van de gezamenlijke RHC’s en het NHA De GR NHA merkt op dat het plan van de minister vooral uitvoeringsmaatregelen bevat en geen inhoudelijke toekomstvisie ten aanzien van de zorg voor en de toepassing van archieven in de moderne digitale samenleving. Het besluit om per 2024 uit de RHC’s te treden houdt stand met de toezegging dat het ministerie haar aandeel in de bekostiging van de GR NHA omzet in een specifieke uitkering met beperkte voorwaarden voor de verantwoording in de jaarrekening. De analoge collectie van het Rijk blijft wel in beheer bij het NHA. Het Rijk zal hier ook financieel door middel van de specifieke uitkering aan bijdragen.

Daarnaast is aangekondigd dat decentrale overheden geen aansluiting meer krijgen op en ook geen gebruik meer kunnen maken van het e-depot van het Nationaal Archief waarop zij thans nog aangesloten zijn voor het bewaren van digitale archieven. Nu het Rijk vasthoudt aan het tijdpad voor besluitvorming en uittreding per 1 januari 2024 zal het algemeen bestuur van het NHA zich hierop voorbereiden, onder andere door mogelijke nieuwe partners te zoeken van de GR.

Kenmerk: 2022/661351

3/4

4. Vervolg Hoe nu verder? In de GR staat dat de gevolgen van uittreden voor rekening van de uittredende partij zijn en dat het algemeen bestuur dit (in goed overleg) bepaalt. Hoewel het ministerie toezegt de financiering in een specifieke uitkering voort te zetten, wordt nog wel gesproken over compensatie van de kosten voor de aanschaf en ontwikkeling van het eigen e-depot. Het Rijk zegt toe deze eenmalige investering in het e-depot grotendeels te zullen compenseren. Het Rijk zal de afspraken nog definitief moeten vastleggen. Delegatie Ministerie OCW op bezoek Een delegatie van het Ministerie van OCW bezoekt dit voorjaar alle RHC’s. Het bestuur van het NHA heeft eind april reeds een aantal medewerkers van het ministerie ontvangen en nogmaals haar zorgen geuit over de voorgenomen uittreding omdat nog niet exact duidelijk is wat de gevolgen zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, de juridische impact van de uittreding en het feit dat het Rijk haar bevoegdheden overdraagt aan de twee achterblijvende GR partners, gemeenten Haarlem en Velsen. De beide gemeenten zullen gezamenlijk de strategie moeten bepalen als reactie op het aanstaande vertrek. Over de stappen die de komende tijd gezet worden, wordt de gemeenteraad geïnformeerd. 5. Bijlage 1. In bijlage 1 is informatie opgenomen over de Gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief ten behoeve van nieuwe raadsleden.

Kenmerk: 2022/661351

4/4