20220643490 3. Bijlage 2 Jaarrekening NHA
Tekst van het document
10 MAART 2022
noord-hollands archief Janskerk Jansstraat40
2011 RX Haarlem Kleine Houtweg 18 2012 CG Haarlem
JAARREKENING 2021
noord-hollands archief Inhoudsopgave
l JAARVERSLAG....,..........................................................................................................................................
l
INLEIDING......................................................................................................................................................
1.1
Algemeen...........................................................................................................................................
3
3
1.2 Resuttaatontwikkeling 2021.............................................................................................................. 4
1.3 Uitbraak Covid--19-virus..................................................................................................................... 4
2
PARAGRAFEN
.................................................................................................................................................
5
2.1 Onderhoud kapitaalgoederen....................................................................................................... 5
2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................... 6
2.3
Fmancienng.......................................................................................................................................
8
2.4 Bedrijfsvoering .............................................................................................................................. 8
2.5 Verbonden partijen............................................................................................................................ 8
3 PROGRAMMA'S EN TAAKVELDEN........................................................................................................................ 9
4
BELASTINGEN...............................................................................................................................................
11
5 MEERJARENBEGROTING 2022-2025 ............................................................................................................... 12
6 UITBRAAK COVID-19-VIRUS........................................................................................................................... 13
II JAARREKENING............................................................................................................................................ 14
7 ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING, RESULTAAT BEPALING EN HET OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING............ 14 8 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN 2021.......................................................................................................... 16
9 BALANS PER 31 DECEMBER 2021 .................................................................................................................... 17
10 TOELICHTING OP HET RESULTAAT IN VERGELIJKING MET DE BEGROTING 2021.......................................................... 18 10.1 Bijdrage deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling............................................................ 18 10.2 Bijdragen overige overheidsinstanties................................................................................... 19 10.3 Overige opbrengsten................................................................................................................... 20
10.4 Personeelskosten......................................................................................................................... 20
10.5 Materieel directe kosten................................................................................................................. 24
10.6 Materieel indirecte kosten............................................................................................................... 25
10.7 Vennootschapsbelasting...................................................................................................... 25
10.8 Toevoegingen/onttrekkingen aan reseri/cs..................„.............................................................. 26 10.9 Gerealiseerd resultaat 2021............................................................................................................ 27
11 TOELICHTING OP DE BALANS............................................................................................................................ 28
11.1 Vaste activa..................................................................................................................................... 28
11.2 Vlottende activa.............................................................................................................................. 29
11.3 Eigen vermogen............................................................................................................................... 31
11.4 Vaste schulden................................................................................................................................ 33
11.5 Vlottende passiva..........................................................................„................................................ 34
11.6 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen................................................................ 35 11.7 Gebeurtenissen na baïansctatum..................................................................................................... 37
III OVERIGE GEGEVENS.................................................................................................................................38
12 BESTEMMING VAN HET'RESULTAAT VOOR BESTEMMING'2021............................................................................. 38
13 CONTROLEVERKLARIHG ................................................................................................................................ 39
noord-hollands archief IJaarverslag
l Inleiding 1.1 Algemeen De coronapandemie en de daarmee gepaard gaande overheidsmaatregelen heeft ook in 2021 een ongekende impact gehad op Nederland en op het Noord-Hollands Archief. De lockdowns en beperkingen in het maximum aantal bezoekers dat aanwezig kon zijn op locatie hebben ervoor gezorgd dat de bezoekcijfers aan de Janskerk en studiezalen lager zijn dan in vorige jaren zonder coronapandemie. In 2021 bezochten 3.266 mensen de Janskerk (het publiekscentrum van het NoordHollands Archief) voortentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor het gebouw zelf. Het aantal bezoeken aan de studiezalen kwam uit op 1.477. In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het Noord-Hollands Archief in 2021 op 4.743. Er werden 497.691 bezoeken gebracht aan de website van het Noord-Hollands Archief. Daarnaast neemt het Noord-Hollands Archief deel aan veel geraadpleegde landelijke platforms/ zoals WieWasWle en Oorlogsbronnen. Het Programma Digitaal Informatiebeheer kende in 2021 een aantal personele wisselingen/ waaronder de programmamanager. Met duidelijke prioriteiten worden steeds meer resultaten zichtbaar. Zo is de eigen preserveringsvoorziening (het NHA E-depot) live gegaan en is direct ingezet op zowel de
doorontwikkeling van als de toegang op de informatie in dit digitale depot. Een aantal (test-) overbrengingstrajecten van zorgdragers is in uitvoering, er lopen trajecten met de gemeenten Haarlem, Zandvoort en Velsen, alsmede met de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (ODNZKG)
en de Provincie Noord-Holland. Met het eigen digitale depot ontwikkelt het Noord-Hollands Archief zich als hub voor digitale archivering in de regio. Een van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het Noord-Hollands Archief (www.noordhollandsarchief.nl) en via www.archieven.nl. In 2021 zijn 54 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. Deze zijn gemaakt door medewerkers van het Noord-Hollands Archief, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het Noord-Hollands Archief. In totaal is 1.326 meter archieven
toegankelijk gemaakt. Het Noord-Hollands Archief heeft in 2021 in totaal 6.146 objecten (waaronder ruim 5.200 foto's) verworven voor de beeldcollecties door schenking/ overbrenging of aankoop. Daarnaast is de collectie van de Stichting Provinciale Atlas Noord-Hollanct/ die beheerd wordt door het Noord-Hollands Archief,
uitgebreid met 46 objecten. In 2021 werd de bibliotheek van het Noord-Hollands Archief uitgebreid met 192 aanwinsten. Er is net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties zodat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Het publiek maakt ook veel gebruik van de mogelijkheid om via Scannen op Verzoek archiefstukken te laten digitaliseren. In 2021 is in totaal 2.044 meter archief naar het Rijksdepot in Emmen verhuisd. Het ging om registers van de Burgerlijke Stand van de gemeenten in Noord-Holland. Ook is het gehele historische archief van de gemeente Haarlemmermeer naar Haarlem verhuisd. De collectie bestaat uit archieven/
(beeld)collecties en bibliotheekmateriaal. In totaal betreft het 2.997 meter archief.
noord-hollands archief
1.2 Resultaatontwikkeling2021 Het gerealiseerd resultaat wordt gedefinieerd als het gerealiseerde saldo van baten en lasten inclusief het resultaat op algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting en toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. Het gerealiseerd resultaat over 2021 bedraagt € 312.145 positief, begroot was € 0. De opbrengsten vielen € 200.344 hoger uit dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door een niet begrote indexatie van de bijdragen van het rijk, de bijdragen voor digitaal informatiebeheer van een aantal overige overheidsorganisaties waarover op het moment van begroting nog geen overeenstemming was bereikt/ een huurkorting van Stichting Hart waar in de begroting rekening mee was gehouden maar die niet is verleend en hoger dan begrote projectopbrengsten en bijdragen waar ook additionele kosten tegenover staan, De kosten vielen in totaal € 197.100 lager uit dan begroot. De personeelskosten vielen voornamelijk lager uit door vacatures en ruimte tussen de werkelijke en maximale (begrote) salarisschalen. Daarnaast vielen de digitaliseringskosten en kosten van collectiebeheer lager uit door vertraging van projecten. Daarentegen vielen de kosten voor dienstverlening en publieksactiviteiten/educatie hoger door kosten voor projecten die gefinancierd werden vanuit de additionele projectopbrengsten.
Huisvestingskosten vielen hoger uit door hogere kosten voor gas, elektra en onderhoud, en de organisatiekosten waren hoger, voornamelijk door additionele inhuur van expertise van externe bureaus. Het saldo van baten en lasten exclusief algemene dekkingsmiddelen en dotaties en onttrekkingen aan reserves is daardoor € 335.888 positief/ terwijl een negatief bedrag van € 61.556 was begroot. Het verschil tussen de gerealiseerde en begrote dotaties aan en onttrekkingen van bestemmingsreserves zorgt voor een negatief resultaat van € 23.743, terwijl in de begroting uitgegaan was van een positief resultaat van € 61.556.
1.3 Uitbraak Covid-19-virus De uitbraak van het Covid-19-virus heeft ook in 2021 gevolgen gehad voor de werkprocessen, de openstelling van het archief en de financiën van het NHA. De gezondheid van onze bezoekers en ons personeel staat voorop en daarom werden de maatregelen die vanuit de overheid opgelegd werden ook bij het NHA gevolgd. Zo waren de locaties op de Jansstraat en de Kleine Houtweg gedurende gedeeltes van het jaar niet of slechts beperkt te bezoeken, net als het archiefcafé. De Commandeurszaal wordt momenteel niet verhuurd en de medewerkers werken conform het advies van de overheid zoveel als mogelijk thuis. De baten van het NHA zijn voor het grootste deel afkomstig van overheidsinstellingen en zolang zij hun verplichtingen nakomen/ is het effect van het virus op het
IMHA beperkt.
Lieuwe Zoodsma, directeur Haarlem, 10 maart 2022
noord-hollands archief 2 Paragrafen Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: • onderhoud kapitaalgoederen • weersta ndsvermogen en risicobeheersing • financiering
• bedrijfsvoering < lokale heffingen • grondbeleid • verbonden partijen
Voor het Noord-Hollands Archief zijn de paragrafen lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.
2.1 Onderhoud kapitaalgoederen
Het Noord-Hollands Archief heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de
gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf
(RVB).
Jansstraat40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een rijksmonument In 2021 is er geen groot onderhoud uitgevoerd.
Kleine Houtweg 18 Per l januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf/ het Noord-Hollands Archief, gedaan. Er wordt sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.000 te dateren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen meerjaren onderhoudsplan was voor 2020 tot en met 2029.
In november 2020 is het geactualiseerde meerjarig onderhouds" en investeringsplan (MOIP) ontvangen, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. In 2021 is er voor € 117.824 onderhoud uitgevoerd. Verder heeft het Noord-Hollands archief in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve voor achterstallig onderhoud, fn 2021 is er geen achterstallig
onderhoud uitgevoerd. Mocht in de komende jarenblijken dat het ontvangen geld in positieve of
noord-hollands archief negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.
2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het Noord-Hollands Archief heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten/ huisvestingskosten en kosten voor ICT. De risico's van onverwacht hoge uitgaven worden als beperkt aangemerkt. Kengetallen
Patio's
2021
20ZO
2019
2018
2017
Ljquiditeitsratio
2,4
2,1
2,3
0,9
0,8
Solvabiliteitsratio
53,0%
46,4%
40,9%
2,8%
-2,3%
Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De
liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de kortlopende activa en de kortlopende schulden. Hoe hoger de ratio/ hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de korte termijnverplichtingen te voldoen.
Ten opzichte van 2020 zijn in 2021 zijn de kortlopende activa toegenomen, terwijl de kortlopende schulden iets zijn gedaald. Dat leidt tot een stijging van de liquiditeitsratio in 2021. Het risico dat het Noord-Hollands Archief de financiële verplichtingen op korte termijn niet na kan komen daalt daardoor ten opzichte van vorig jaar.
So Ivabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemdvermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.
De stijging van de solvabiliteitsratio in 2021 wordt veroorzaakt door het positieve resultaat in 2021 en de toename van de bestemmingsreserves, waardoor het eigen vermogen in verhouding tot het totaal vermogen stijgt. Daardoor daalt het risico dat het Noord-Hollands Archief op de lange termijn niet aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen.
In het verleden heeft de belastingdienst bepaald dat het Noord-Hollands Archief geen algemene reserves mag aanhouden. Hierdoor is het voor het Noord-HolIands Archief niet mogelijk om een robuust eigen vermogen op te bouwen. Daar staat tegenover dat het Noord-Hollands Archief een deel van de btw op inkoopfacturen mag terugvorderen.
noord-hollands archief 2.3 Financiering
Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het Noord-Hollands Archief eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een d rem pel bedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening. Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Op deze leningen wordt ieder jaar afgelost en wordt rente betaald. In de begroting en
liquiditeitsplanning wordt hiermee rekening gehouden. Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.
2.4 Bedrijfsvoering Voor 2021 heeft het Rijk/ net als in eerdere jaren, een bedrag van € 178.785 beschikbaar gesteld aan het Noord-Hollands Archief voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de rijkscollecties. Daarnaast hebben de Regionale Historische Centra gezamenlijk een kostenmodel vastgesteld voor de aansluiting op het e-Depot. Dit kostenmodel wordt met ingang van 2019 toegepast. In 2019 is als gevolg hiervan met alle gemeenten waarvoor het Noord-Hollands Archief het archief- en informatiebeheer uitvoert een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten, waarbij het aantal inwoners het uitgangspunt is bij de berekening van de kosten. Ook met de provincie Noord-Hoiland en een aantal overige overheidsorganisaties is een aanvullende dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het digitaal informatiebeheer op basis van het aantal inwoners. Op dit moment wordt er nog met de omgevingsdienst Umond gesproken over een overeenkomst. Deze nieuwe inkomstenstroom is nodig voor extra personele inzet voor de ontwikkeling en uitvoering van digitaal informatiebeheer.
2.5 Verbonden partijen
In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie. Verder heeft het Noord-Hollands Archief niet de intentie om enige vorm van verbintenis aan te gaan met een andere partij.
noord-hollands archief Naast de solvabiliteitsratio schrijft het BBV nog vier kengetallen voor: • netto schuldquote • structurele exploitatieruimte • grondexploitatie • belastingcapaciteit Omdat het Noord-Hollands Archief geen grond in bezit heeft, is het kengetal 'grondexploitatie' niet van toepassing. Ook het kengetal 'belastingcapaciteit' is niet van toepassing voor het Noord-Hollands Archief, omdat het Noord-Hoilands Archief geen belastingen heft. De ontwikkeling van de overige twee kengetallen is als volgt:
2021 2020 2019 2018 2017 netto schuldquote
-3,4%
1/4%
-0,2%
15,7%
-5,9%
structurele exploitatieruimte
2,6%
-4/1%
8,3%
33,5%
-0,9%
Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. De netto schuldquote is gedaald omdat de openstaande vaste en vlottende schulden lager zijn ten opzichte van 2020, en de vlottende activa evenals de baten volgens de definitie van de schuldquote zij gestegen. De liquide middelen zijn iets lager ten opzichte van 2020, wat de daling deels teniet doet.
Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen/ of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. De structurele exploitatieruimte is in 2021 gestegen ten opzichte van 2020 omdat de structurele baten zoals gedefinieerd in de structurele exploitatieruimte sterker zijn gestegen dan de structurele lasten. Daarnaast was de dotatie aan de bestemmingsresen/e hoger dan de onttrekkingen, maar was dat verschil in 2020 nog groter.
noord-hollands archief 3 Programma's en taakvelden
De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma's. Onder programma verstaat het BBV een samenhangend geheel van activiteiten. Het Noord-Hollands Archief heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het Noord-Hollands Archief vallen onder dit programma. Het BBV schrijft eveneens voor dat de baten en lasten per programma worden onderverdeeld in taakvelden. Een gemeenschappelijke regeling hanteert de voorgeschreven taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling, waarbij de overheadkosten van historische archieven dienen te worden ondergebracht onder musea. De baten en lasten per taakveld voor het Noord-Hollands Archief zijn in het overzicht hieronder opgenomen.
Omschrijving taakveld
Baten Lasten Baten Baten Verschil Verschil
Verschil
begroting begroting gerealiseerd gerealiseerd baten lasten
saldo
O Bestuur en ondersteuning 0.9 Vennootschapsbelasting 0.10 Mutaties reserves
61.556
-23.743
85.300
85.300
5 Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea
7.674.501 7.736.0S7 7.874.845 7.538.957
-200.344 197,100 -397.444
Totaal
7.736.0S7 7.73G.057 7.851.101 7.538.957
-115.044 197.100 -312.145
In 2021 kende het door de beperkingen rondom COVID-19 meer uitdagingen dan in eerdere jaren om
haar doelstellingen te bereiken namelijk: Het beschikbaar stellen van onze archieven voor publiek Het beheren en uitbreiden van de archieven
Het digitaal ontsluiten van de door het NHA beheerde archieven Door de overheidsmaatregelen/ waaronder de lockdowns en beperkingen in het maximumaantal bezoekers, zijn de bezoekcijfers aan de Janskerk en de studiezalen achtergebleven bij eerdere jaren zonder coronapandemie. Daarentegen wisten bezoekers ons onlineenvia chat beter te vinden.
Voorwat betreft de uitbreiding van onze archieven zijn in 2021 zijn 54 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen op de website van het Noord-Holland Archief. In totaal is 1.326 meter archieven toegankelijk gemaakt en heeft het NHA in totaal 6.146 objecten verworden voor de beeldcollecties/
werd de bibliotheek uitgebreid met 192 aanwinsten en de collectie van de Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland uitgebreid met 192 aanwinsten. Verder is het gehele historische archief, zo'n 2.997 meter archief, van de gemeente Haarlemmermeer naar Haarlem verhuisd. In 2021 is verder ingezet op het eigen digitale depot, waarmee het Noord-Hollands Archief zich ontwikkelt als 'hub' voor digitale archivering in de regio. Zo is de eigen preserveringsvoorziening (het
NHA E-depot) live gegaan en is direct ingezet op zowel de doorontwikkeling van als de toegang op de informatie in dit digitale depot. Een aantal (test-) overbrengingstrajecten van zorgdragers is in uitvoering.
noord-hollands archief Ondertussen is er net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties zodat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt en hebben we weer een aantal nieuwe collecties digitaal beschikbaar kunnen maken.
10
noord-hollands archief 4 Belastingen
Vennootschapsbelasting
Het Noord-Hollands Archief heeft in 2020 bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Daarop is gedurende 2020 een uitspraak van de Belastingdienst ontvangen dat het Noord-Hollands Archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting met terugwerkende kracht per 2016, de datum waarop Wet Modernisering
VPB plicht overheidsinstellingen is ingegaan. De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van dit moment. Mocht er iets veranderen in de (commerciële) activiteiten van het IMoord-Hollands Archief, dan is het NHA
verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.
Belasting over de toegevoegde waarde (btw) Het Noord-Hollands Archief heeft in 2006 (bij de fusie tussen het Rijksarchief in Noord-Holland en de Archiefdienst voor Kennemerland) een regeling getroffen met de belastinginspecteur in Amsterdam:
een groot deel van de omzetbelasting (btw) die het NHA in rekening brengt (bijvoorbeeld bij depotverhuur en de dienstverleningsovereenkomsten met aangesloten gemeenten en de provincie Noord-Holland), hoeft niet te worden afgedragen aan de Belastingdienst.
De regeling is als volgt: • de betaalde btw op investeringen (aanschaffingen) is voor de helft te verrekenen met de btw-
afdracht aan de Belastingdienst; • de betaalde btw op uitgaven ten behoeve van de studiezaal (inclusief digitalisering) is volledig te verrekenen met de btw-afdracht aan de Belastingdienst; • de betaalde btw op overige uitgaven is voor de helft te verrekenen: voor een deel (18%) met de
btw-afdracht aan de Belastingdienst en voor een deel (82%) via de btw-compensatiefondsen (BCF) van de gemeenten Haarlem en Velsen (deze 82% en 18% tellen samen op tot 100% van de te
verrekenen 50%) De keerzijde van de regeling met de belastinginspecteur is dat het NHA geen algemene reserve mag vormen. De eventuele 'winst die wordt gemaakt, moet via een egalisatieresen/e in vier jaar worden afgebouwd. ABAB Accountants en Consuttants heeft ons in 2021 geadviseerd over de gehanteerde BTW-regeling en communicatie daarover met de Belastingdienst. Volgens hun advies moeten er een aantal relatief kleine aanpassingen gedaan worden om te voldoen aan huidige wet- en regelgeving, die per saldo ongeveer resultaatneutraal zijn. Op advies van het bestuur heeft het NHA het advies van ABAB eerst nog bij EY ter beoordeling neergelegd/ alvorens tot communicatie met de Belastingdienst over te gaan.
Dit wordt in 2022 afgerond.
11
noord-hollands archief 5 Meerjarenbegroting 2022-2025
Voor de jaren 2022-2025 is een meerjarenbegroting opgesteld die het bestuur in zijn vergadering van september 2021 heeft goedgekeurd. Een herziene meerjarenbegroting wordt aan het bestuur in de vergadering van april 2022 voorgelegd. De resultaten van deze jaren zijn als volgt begroot:
2022
2023
2024
2025
TOTAAL OPBRENGSTEN
7.805.686 € 7.827.666 € 7.830.298 € 7.853.496
TOTAAL KOSTEN
7.704.571 € 7.740.028 € 7.721.998 € 7.753.496
Bedrijfsresultaat (opbrengsten-kosten)
101.115 € 87.638 € 108.300 € 100.000
Bijzondere baten (+) en lasten (-) Resultaat voor bestemming, voor VPB Vennootschapsbelasting Resultaat voor bestemming, na VPB Egalisatiereserve (dotatie/onttrekking) Be stem mi ngs reserve" dotatie groot onderhoud Bestemmingsreserve-onttrekking groot onderhoud
€ € € € € €
€ € € € € €
€ € €
€ € €
100.000
€ €
-200.000
-101.115 € -87.638 € -108.300 €
-100.000
101.115 101.115 58.885 -200.000
40.000
87.638 87.638 52.362 -200,000
60.000
108.300 108.300
€ €
-200.000
80.000
100.000
o
11.700
100.000
Bestemmingsreserves-onttrekking resultaat 2019 Bestemmingsreserve - onttrekkingen
totaal dotatie/onttrekking eigen vermogen
EXPLOITATI ERESU LTAAT
Opbrengsten De enige stijging in opbrengsten die wordt begroot is de bijdrage van de Gemeente Haarlem, waarin een tegemoetkoming voor de jaarlijkse huurverhoging van het pand aan de Jansstraat is meegenomen.
Kosten De totale kosten blijven ongeveer gelijk, waarbij mutaties worden veroorzaakt door indexering van de huisvestingskosten en de kosten die zijn begroot voor externe inhuur voor het programma digitaal informatiebeheer die tot 2023 verder toenemen en daarna licht dalen.
Dotatie / onttrekking eigen vermogen In de Jaren 2022-2024 wordt de jaarlaag van de huidige egalisatiereserve onttrokken. Daarnaast wordt er ook in de komende jaren jaarlijks een dotatie gedaan aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Vervolgens worden de toenemende afschrijvingskosten voor het onderhoud onttrokken aan deze bestemmingsreserve.
12
noord-hollands archief 6 Uitbraak Covid-19-virus
De uitbraak van het Covid-19-virus heeft gevolgen voor het Noord-Hollands Archief. De primaire " en bedrijfsvoeringsprocessen van het Noord-Hollands Archief gaan zo veel mogelijk door, waarbij de gezondheid en de veiligheid van het personeel voorop staat. Nadat vanaf 29 november 2021 ons publiek weer enige tijd alleen nog op basis van reservering bij ons terecht kon/is vanaf 26 januari 2022 ons publiek weer welkom in de studiezaal, bij de tentoonstellingen en in het archiefcafé. Daarbij heeft het NHA de volgende maatregelen genomen: • De bezoekers wordt bij de receptie om een QR-code (volgens 3G) gevraagd en het reserveringssysteem wordt gebruikt om overzicht te kunnen houden hoeveel mensen er in het
pand zijn • Het houden van 1,5 m afstand en het dragen van een mondkapje als mensen rondlopen is verplicht • Voor de bijeenkomsten en evenementen doe worden georganiseerd/ geldt een bezetting van 1/3 met vaste zitpiekken en wordt gewerkt met het tonen van QR-codes bij de ingang. Staande borrels
in het Archiefcafé zijn vooralsnog niet mogelijk • Studenten die bij ons willen studeren en externe rondleiders met groepen zijn vooralsnog niet welkom door het beperkte aantal plekken. Kleine groepen leerlingen/ onder begeleiding van onze
educatieafdeling zijn hiervan uitgezonderd • De medewerkers werken zover als mogelijk vanuit huis. Wanneer er toch op locatie moet worden gewerkt wordt er 1,5 meter afstand gehouden en is het dragen van een mondkapje verplicht wanneer je je verplaatst binnen de locatie.
De uitbraak van het Covid-19-virus leidt in beperkte mate tot verminderde baten voor het NoordHollands Archief. Zo zorgde het archiefcafé voor de Corona maatregelen voor een omzet van zo'n € 2.000 per maand, met inkoopkosten van zo'n € 1.000 per maand. Zo lang de 1,5 meter geldt kunnen er minder de bezoekers worden toegelaten, wat leidt tot een lagere omzet. De inkomsten uit de verhuur van de Commandeurszaal (hetgeen momenteel niet is toegestaan) zijn minder dan € 10.000 op jaarbasis. De overige baten van het Noord-Hollands Archief zijn afkomstig van het rijk/ de gemeenten Haarlem en Velsen, de provincie Noord-Holland en overige gemeenten en overheidsorganisaties. Zolang deze aan hun verplichtingen voldoen/ lopen de inkomsten geen gevaar. Mochten deze inkomsten
teruglopen in of na 2022, dan zal NHA de kosten in gelijke mate reduceren door bijvoorbeeld de uitgaven aan digitaliseringsprojecten of digitaal informatiebeheer te verminderen.
13
noord-hollands archief II Jaarrekening
7 Algemene grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en het
opstellen van de jaarrekening
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld.
Resultaa tbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bijdragen van de deelnemers, de overige opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. Baten en lasten worden toegerekend aan het Jaar waarop zij betrekking hebben/ onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat Jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbejdsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaatsvindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld en -verlofafspraken. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden hieronder verder toegelicht. Materiële vaste activa
Alle materiele vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) ofvervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond-en hulpstoffen en de overige directe kosten)/ verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardevermindering. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Indien een vast actief buiten gebruik ïs gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde. Voor het activeren van materiële vaste activa wordt een ondergrens gehanteerd van € 1.000. De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:
a) maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depot inrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast) b} maximaal 25 jaar: renovatie/ restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depot inrichting
(vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast) c) maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen
14
noord-hollands archief d) maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen
bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen e} maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto's; lichte motorvoertuigen f) maximaal 5 jaar; automatiseringsapparatuur; readers en printers g) niet; gronden en terreinen
Financiële vaste activa
De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de Inkoopprijs en de bijkomende kosten) verminderd met de jaarlijkse aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerkingen genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht.
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Eigen vermogen tn het BBV worden resen/es omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch standpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van de reserves is een zaak van het bestuur. Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsresen/es naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Mutaties in reserves, waaronder de egalisatiereserve en bestemmingsreserves/ zijn enkel mogelijk op basis van een bestuursbesluit. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde (hoofdsom)/ verminderd met het totaal van de gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één Jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
45
noord-hollands archief 8 Overzicht van baten en lasten 2021
Begroting 2021 €
N oord-Hol lands Archief
€
%
Rekening 2021 € %
He HE. begroting 20Z1
GEREALISEERDE BATEN [10.1) Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling (10.1)
5.156.180
69,4%
5.271.212
68,7%
5.321.461
67,6%
(10.2)
1.956.490
26,3%
2.034.984
26,5%
2.099.446
26,7%
7.112.670
95,8%
7.306.196
95,2%
7.420.906
94,2%
315.000
4,2%
368.305
4,8%
453.938
5,8%
7.427.670
100,0%
7.674.501
100,0%
7.874.845
100,0%
Bijdragen overige overheidsorganisaties
Totaal bijdragen overheid Overige opbrengsten
(10.3)
TOTAALGEREAUSEERDE BATEN GEREALISEERDE LASTEN (10.4) (10.5)
-4.251.382
58,2%
-4.383.303
56,7%
-4.023.931
53,4%
Materieel directe kosten
-817.0CX)
11,2%
-1,070.960
13,8%
-1.078.001
14,3%
Materieel indirecte kosten
(10.6)
-2.233.009
30,6%
-2.281.794
29,5%
-2.437.024
32,3%
-7.301.391
100,0%
-7.736.057
100,0%
-7.538.957
100,0%
Personeelskosten
TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting (10,7)
126.279
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
Egallsatiereserve (dotatie) Beste m mings re serve - dotatie groot onderhoud
-61.556
335.888
33.721
45.421
57.921
-200.000
-200.000
-2CX).000
40.000
20.000
821
96.135
67.515
Bestemmingsreserve -onttrekking groot onderhoud Bestemmingsresen/es - onttrekking resultaat 2019
100.000
50.000
Totaal mutaties aan reserves (10.8)
-126.279
61.556
-23.743
GEREALISEERD RESULTAAT (10.9)
o
o
312.145
Bestemmingsresen/es-onttrekkingen resultaat 2020
16
noord-hollands archief 9 Balans per 31 december 2021
Noord-Hollands Archief
Balans 31-12-2021
Balans 31-12-2020
€
€
€
€
Materiële vaste activa 1.576.348
Investeringen meteen economisch nut
1.610.406 1.610.406
1.576.348 Financiële vaste activa 5.000
Overige verbonden partijen
Totaal vaste activa
5.000 5.000
5.000
1.581.348
1.615.406
Vorderingen en overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende
155.522
219.255
36.807
55.969
begrotingsjaren komen Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen 2.173
Overige vorderingen
194.501
275.224
UitzettlüÊen met een rentetvpische looDtiid korte r dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen
Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd
268.537
204.125
1.409.761
1.109.770
korterdan een jaar 1.313.895
1.678.298
Liquide middelen Bank
56.075
31.612
255
248
Kas
31.8GO
56.330
Totaal vlottende activa
1.904.658
1,645.448
TOTAAL ACTIVA
3.486.007
3.260.855
Eigen vermogen 160.447
121.568
Bestemmingsreserves
1.376.050
1.244.385
Gerealiseerd resultaat
312.145
Egalisatiereserve
146.800 1.848.642
1.512.753
Vaste schulden Onderhandse leningen van binnenlandse banken
961.535
859.535
Onderhandse leningen van openbare lichamen
Totaal vaste passiva
859.535
961.535
2.708.177
2.474.288
Netto-vlottende schulden meteen rentypische looptild korter dan een jaar 635.995
Overige schulden
315.878 635.995
315.878
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en in een
128.181
470.354
13.654
334
volgend boekjaar tot betaling komen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen
Totaal vlottende passiva
TOTAAL PASSIVA
17
141.835
470.689
777.830
786.566
3.486.007
3.260.855
noord-hollands archief 10 Toelichting op het resultaat in vergelijking met de begroting 2021
10.1 Bijdrage deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling
Begroting 2021
€
%
€
%
Rekening 2021 € %
2.255.859
30,4%
2.313.127
30,1%
2.363.825
178.785
2,4%
178.785
2,3%
178.785
2,3%
Bijdrage gemeente Haarlem - huisvesting en exploitatie
2.067.730
27,8%
2.104.561
27,4%
2.104.560
26,7%
Bijdrage gemeente Haarlem - digitaal informatiebeheer
177.392 287.663
2,4%
186.240
2,4%
185.838
2,4%
Bijdrage gemeente Velsen - exploitatie
3,9%
296.448
3,9%
296.448
3,8%
Bijdrage gemeente Velsen - digitaal informatiebeheer
75.183
1,0%
78.483
1,0%
78.436
1,0%
Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties
20.000
0,3%
20.000
0,3%
20.000
0,3%
Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties
93.568
1,3%
93.568
1,2%
93.568
1,2%
5.156.180
69,4%
5.271.212
68,7%
5.321.461
67,6%
Herz. begroting 2021
Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdrage Rijk - huisvesting en exploitatie
Bijdrage Rijk - Digitale Taken Rijkscollecties
Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling
30,0%
Bijdrage Rijk - huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor 2021 valt € 50.698 hoger uit dan begroot vanwege de niet-begrote indexatie 2021.
Bijdrage Rijk - digitale taken rijkscollecties De bijdrage van het Rijk voor digitale taken rijkscollecties is conform de begroting. Bijdrage gemeente Haarlem - huisvesting en exploitatie
Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is/ op een klein afrondingsverschil na, conform de begroting. Bijdrage gemeente Haarlem - digitaal informatiebeheer
De bijdrage van de gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer valt € 402 lager uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie lager waren dan op het moment van begroting. Bijdrage gemeente Velsen - exploitatie
Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is conform de begroting. Bijdrage gemeente Vetsen - digitaal informatiebeheer
De bijdrage van de gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer valt € 47 lager uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie lager wa ren dan op het moment van begroting.
18
noord-hollands archief Bijdrage beheer/medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties De bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer van collecties afkomstig uit de Bibliotheek ZuidKennemerland en voor de loonkosten van de consen/ator van deze collecties zijn conform de begroting.
10.2 Bijdragen overige overheidsinstanties
Begroting 2021 Herz. begroting 2021 Rekening 2021 € % € % € % Bijdragen overige overheidsorganisaties Bijdrage gemeenten, waterschappen,
631.218 8,5% 768.952 10,0% 774.596 9,8%
gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen,
460.866 6,2% 393.782 5,1% 467.157 5,9%
gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten - digitaal informatiebeheer Bijdrage provincie Noord-Holland
720.582 9,7%
720.653 9,4%
705.654 9,0%
Bijdrage provincie Noord-Holland- digitaal
143.824 1,9%
151.597 2,0%
152.039 1.9%
informatiebeheer Totaal bijdragen overige overheidsorganisaties
1,956.490 26,3% 2.034.984 26,5% 2.099.446 26,7%
Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De bijdragen van de overige gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen
en
omgevingsdiensten valt € 5.644 hoger uit dan begroot.
Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten - digitaal
informatiebeheer De hogere bijdrage van € 73.375 dan begroot voor digitaal informatiebeheer van de overige overheidsinstanties betreft wordt voornamelijk verklaard door het feit dat er alsnog contracten zijn afgesloten voor bijdragen van Veiligheidsregio Kennemerland/ Cocensus en Omgevingsdienst Noordzeekanaatgebied. Deze bijdragen waren op het moment van begroten nog onzeker en zijn dus niet meegenomen. Met één partij zijn de besprekingen nog gaande. In de herziene begroting voor 2022 die wordt gepresenteerd in de bestuursvergadering van april 2022, is de hoogte van deze bijdrage aangepast naar aanleiding van de laatste inzichten op basis van de gesprekken met deze partijen.
Bijdrage provincie Noord-Holiand De bijdrage van de provincie Noord-Holland is € 15.000 lager dan begroot, omdat er een korting is gegeven op de bijdrage voor de Provinciale Atlas Noord-Holland, omdat niet alle werkzaamheden die waren overeengekomen, (tijdig) konden worden verricht.
Bijdrage provincie Noord-Holland - digitaal informatiebeheer De bijdrage van de provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer valt € 442 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen; die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.
19
noord-hollands archief 10.3 Overige opbrengsten
Begroting 2021
€
Herz. begroting 2021
%
€
%
Rekening 2021 € %
Overige opbrengsten Depotverhuur
90.000
1,2%
79.200
1,0%
73.974
0,9%
Overige opbrengsten
25.000
0,3%
15.000
0,2%
11.313
0,1%
Dienstverlening
10.000
0,1%
10.000
04%
9.020
0,1%
Onden/erhuurvoorgebouw Kleine Houtweg
190.000
2,6%
162,600
2,1%
211.778
2,7%
0,0%
101.505
1,3%
147.853
1,9%
4,2%
3G8.305
4,8%
453.938
5,8%
Projertopbrengsten/-bijdragen Totaal overige opbrengsten
315.0GO
Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn € 5.226 lager dan begroot door mutaties in het klantenbestand. Overige opbrengsten In de begroting was rekening gehouden met een halfjaar aan lagere opbrengsten uit de verhuur van de Commandeurszaal en kantineverkoop, als gevolg van de maatregelen van de overheid rondom Covid-19. Deze vallen desondanks € 3.687 lager uit dan begroot omdat de opbrengsten dit jaar hun oude niveau nog niet hebben gehaald. Dienstverlening
De opbrengst uit dienstverlening is met een afwijking van € 980 iets lager dan begroot/ omdat het aantal bezoekers is achtergebleven door de maatregelen rondom Covid-19. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De onderverhuur van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg is € 49.178 hoger dan begroot,
voornamelijk door het feit dat er in de begroting rekening was gehouden met een huurkorting die Stichting Hart had aangevraagd in verband met Covid-19. In de loop van het jaar werd duidelijk dat deze niet wordt verleend.
Projectopbrengsten / -bijdragen De projectopbrengsten en-bijdragen vallen €46.348 hoger uit dan begroot door een aantal bijdragen waar in de begroting geen rekening mee is gehouden, maar waar ook additionele kosten voor zijn gemaakt.
10.4 Personeelskosten
Begroting 2021 € %
Herz. begroting 2021
Rekening 2021
€
%
€
%
Personeelskosten -3.266.797
44,7%
-3.761.891
48,6%
-3.387.854
44,9%
Personele Inzet digitaal informatiebeheer
-824.585
11,3%
-316.237
4,1%
-343.115
4,6%
Niet-formatieve medewerkers
-15.000
0,2%
-12.500
0,2%
-7.097
0,1%
Bijkomende personeelskosten
-145.000
2,0%
-292.675
3,8%
-285.865
3,8%
-4.251,382
58,2%
-4.383.303
56,7%
-4.023.931
53,4%
Formatieve medewerkers
Totaal personeelskosten
20
noord-hollands archief
Formatieve medewerkers De uitgaven voor formatieve medewerkers zijn € 374.037 lager dan begroot. De oorzaak van dat verschil kan als volgt worden toegelicht:
l. De begroting gaat uit van een volledige bezetting/ maar in de praktijk blijkt dat deze niet tijdig en/of volledig kon worden ingevuld. Hierdoor wordt €399.984 van het verschil verklaard 2. Een bedrag van € 74.579 komt door het feit dat er begroot wordt op basis van de maximale
loonschaal, terwijl de daadwerkelijke inschaling lager ligt of niet volledig wordt uitgekeerd door bijvoorbeeld een generatiepact. 3. Deze lagere kosten worden deels gecompenseerd omdat er naast de formatieve bezetting extern personeel wordt ingehuurd, onder andere om vacatures tijdelijk in te vullen. De kosten hiervoor gaan ten laste van het formatiebudget en zijn € 100.526 hoger dan begroot.
Personele inzet digitaal informatiebeheer De uitgaven voor extra personele inzet digitaal informatiebeheer vielen € 26.878 hoger uit dan begroot. Dit tekort is ontstaan omdat er voor de inhoudelijke ondersteuning van het programma in de loop van het jaar externen zijn ingehuurd die niet (geheel) waren opgenomen inde begroting. Niet-formatieve medewerkers De kosten voor niet-formatieve medewerkers betreffen de kosten voor medewerkers van Paswerk. Deze vallen € 5.403 lager uit dan begroot, omdat de medewerker van Paswerk die voor ons werkt halverwege het jaar ziek is geworden. Bijkomende personeelskosten De bijkomende personeelskosten zijn € 6.810 lager dan begroot. Met name de kosten vooropleidingen en arbo zijn lager dan begroot, onder andere omdat opleidingen werden uitgesteld in verband met Covid-19.
Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector
Op l Januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Noord-HoHands Archief. Het voor het Noord-Hollands Archief toepasselijke
bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000 (algemeen bezoldigingsmaximum). l. Leidinggevende topfunctionaris In met model onderaan het tweede opsommingsteken is de bezoldiging over 2021 van de directeur van het NHA opgenomen. 2. Toezichthoudende topfunctionarissen meteen bezoldi^inR hoger dan_€_l.700 Een overzicht van de bestuursleden in 2021 is hieronder opgenomen.
21
noord-hollands archief NAAM TOPFUNCTIONARIS
AFGEVAARDIGDE NAMENS FUNCTIE Voorzitter AB
Dhr.J.Wienen Mw. M.J.C. Heeremans
het Rijk
Lid AB
Mw. B.J. Glashouwer
het Rijk
Lid AB
Dhr. C. Mooij
het Rijk
Lid AB
Mw. M.-Th. Mejj's
gemeente Haarlem
Lid AB
Dhr. J. Verwoort
gemeente Velsen
Lid AB
In 2020 is door het bestuur besloten dat de bestuursleden aanspraak kunnen maken op een vergoeding van € 150,00 per vergadering, met terugwerkende kracht vanaf 2018. Daarnaast kunnen reiskosten worden gedeclareerd. Er wordt in principe 3 keer per jaar vergaderd met het bestuur van het Noord-Hollands archief en 3 keer per jaar met de Rijksbestuurders. In 2020 heeft mw. B.J. Glashouwer de vergoeding vanaf 2018 tot en met 2020 gefactureerd en daardoor was haar bezoldiging in 2020 hoger dan €1.700. In 2021 was dat niet het geval, waardoor
zij in 2020 in de tabel is weergegeven/ maar in 2021 niet
22
noord-hollands archief Gegevens 2021 bedragen x C l
L. Zoodsma
Functiegegevens
Directeur
Aanvang6 en einde functievervulling in 2021
31/12/2021
1/1/2021 -
Omvang dienstverband (als dedtijdfactor in fte)
l
Dienstbetrekking?8
Ja
Bezoldiging9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€
108.135,74
Beloningen betaalbaar op termijn
€
21.067,56
Subtotaal
e
129.203,30
209.000
Individueel toepasselijke bezoldigings maximum
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
n.v.t
£
Bezoldiging
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan"
129.203,30
n.v.t. n.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
n.v.t.
Gegevens 202014 bedragen x € l Functiegegevens5
Aanvangen einde functievervulling in 2020
L. Zoodsma
B. Glashouwer
Directeur
Bestuurder
01/01/2020 -
01/01/2020 -
31/12/2020
31/12/2020
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte}7
l
0,025
Dienstbetrekking?8
Ja
Nee
Bezoldiging9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€
109.793,82
€
Beloningen betaalbaar op termijn
€
19.163,28
€
Subtotaal
€
128.957,10
c
201.000,00
Individueel toepasselijke bezoldiglngsmaximum
€
Bezoldiging
128.957/10
3.001,25
3.001,25
5.025,00
€
3.001,25
3. Toezichthoudende toofunctionarissen meteen bezoldiging_van € L700 of minder De bestuursleden hebben geen bezoldiging ontvangen, of een bezoldiging van minder dan € 1.700.
4. Overiee raDDortageverplichtineen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een
dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
23
noord-hollands archief De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionarissen met een
dienstbetrekking hebben geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van l januari 2021).
10.5 Materieel directe kosten
Begroting 2021 € %
%
Rekening 2021 € %
Herz. begroting 2021
€
Materieel directe kosten Beheeranaloge en digitale collecties
-150.000
2,1%
-150.000
1,9%
-116.625
Digitaal zichtbaar maken
-400.000
5,5%
-558.460
7,2%
-529.839
7,0%
Acquisitie
-47.000
06%
-47.000
0,6%
-43.832
0,6%
Dienstverlening
1,5%
-5.000
0,1%
-5.000
0,1%
-21.853
0,3%
Publieksactiviteiten / educatie
-175.000
2,4%
-240,500
3,1%
-311.185
4,1%
PR& Communicatie
-40.000
0,5%
-70.000
0,9%
-54.668
0,7%
Totaal materieel directe kosten
-817.000
11,2%
-1.070.960
13,8%
-1.078.001
14,3%
Beheer analoge en digitale collecties Voor het beheer van analoge en digitale collecties is er in 2021 € 33.375 minder uitgegeven dan begroot/ omdat in verband met COVID-19 twee projecten vertraagd zijn.
Digitaal zichtbaar maken Voor digitaal zichtbaar maken Is € 28.G21 minder uitgegeven dan begroot door vertraging van een aantal voorgenomen projecten, onder andere door COVID-19.
Acquisitie De uitgaven voor de aanschaf van boeken en beeldmateriaal zijn € 3.168 onder begroting, onder andere omdat een van de voorgenomen acquisities niet is aangeschaft. Dienstverlening De kosten met betrekking tot de studiezaal zijn € 16.853 boven begroting, in verband met additionele kosten voor een project voor dienstverlening op de studiezaal die worden gefinancierd vanuit de overige projectopbrengsten.
Publieksactiviteiten en educatie De werkelijke kosten voor de post educatie en publieksactiviteiten zijn € 70.687 hoger dan begroot. Dit verschil wordt voor zo'n € 40.000 verklaard door het project "Geschiedenislokaal"; een educatief project dat wordt gefinancierd vanuit de additionele projectopbrengsten en -bijdragen. Een bedrag van zo'n € 15.000 wordt verklaard door additionele kosten voor Oneindig Noord-Holland, waar ook additionele opbrengsten tegenover staan. Ten slotte vielen de kosten voor de tentoonstelling "Vrouwen in Verzet" ongeveer € 15.000 hoger uit dan begroot.
PR & Communicatie De uitgaven voor PR & Communicatie zijn € 15.332 lager dan begroot. Dit betreft een deel van het marketingbudget voor het programma/ dat al wel een bestemming had maar in 2021 nog niet gerealiseerd kon worden.
24
noord-hollands archief 10.6 Materieel indirecte kosten
Begroting 2021 € %
Herz. begroting 2021
€
Rekening 2021
%
€
%
21,6%
Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten
-1.544.009
21,1%
-1.596.595
20,6%
-1.632.160
Organisatiekosten
-400.000
5,5%
-410.000
5,3%
-516.507
6,9%
Afschrijvingskosten
-220.000
3,0%
-216.200
2,8%
-229.881
3,0%
Rente koste n
-39.000
0,5%
-34.000
0,4%
-32.817
0,4%
Facilitaire kosten
-30.000
0,4%
-25.000
0,3%
-25.659
0,3%
-2.233.009
30.6%
-2.281.795
29,5%
-2.437.024
32,3%
Totaal materieel indirecte kosten
Huisvestingskosten De overschrijding ten opzichte van de begroting op huisvestingskosten van € 35.565 betreft voornamelijk extra kosten voor onderhoud, en stijging van de kosten voor gas en elektra. Organisa tie kosten De organisatiekosten zijn € 106.507 hoger dan begroot/ deels door de additionele software licenties in verband met de uitbreiding van het aantal fte's en door additionele kosten voor de inhuur van expertise van externe bureaus waarvan een aantal in opdracht van het bestuur. Zo zijn er kosten gemaakt voor een impactanalyse voor het e-depot door Berenschot ad € 25.360, advies inzake inkooptrajecten door Emeritor ad € 26.735, een advies van Toornend en Partners voor de inventarisatie van ruimtebehoefte voor de toekomst ad € 16.133 en een advies van ABAB groep inzake het BTW vraagstuk ad € 7.570.
Afsch rijvingskosten De afschrijvingen zijn €13.681 iets hoger dan begroot omdat niet aile investeringen voor onderhoud en investeringen aan de Jansstraat waren begroot in de afschrijvingen. Rentekosten De rentekosten zijn € 1.183 lager dan begroot, omdat het betaalde rentebedrag is gedaald door de aflossing die gedaan is op de verschillende leningen.
Facilitaire kosten De facilitaire kosten zijn ongeveer conform begroting.
10.7 Vennootschapsbelasting
Begroting 2021
Hen. begroting 2021
Rekening 2021
€ %
€ %
€ %
Vennootschapsbelasting
Het Noord-Hollands Archief heeft bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Er is sinds 2020 een uitspraak van de Belastingdienst dat het Noord-Hollands archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting, waardoor
de lasten in het resultaat van 2021 nihil zijn.
25
noord-hollands archief De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van 2020. Mocht de situatie veranderen, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.
10.8 Toevoegingen/onttrekkingen aan reserves
Begroting 2021
€ %
Herz. begroting 2021
€ %
Rekening 2021 € %
Dotatie /onttrekking eigen vermogen 33.721
45.421
57.921
-200.000
-200.000
-200.000
40.000
20.000
821
Bestemmingsresen/es - onttrekking resultaat 2019
96.135
67,515
Bestemmlngsreserves - onttrekkingen resultaat 2020
100.000
50.000
61.556
-23.743
Egallsatieresen/e (dotatie) Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud Bestemmingsresen/e -onttrekking groot onderhoud Bestemmingsreserves - dotaties
Totaal dotatie /onttrekking eigen vermogen
-126.279
Egatisatie reserve De vrijval van de egalisatiereserve is € 12.500 hoger dan begroot. De reden daarvan is dat in de door het bestuur vastgestelde begroting was uitgegaan van het feit dat € 50.000 van het resultaat 2020 bestemd zou worden voor een huurkorting aan Stichting Hart. Het bestuur heeft echter bij het vaststellen van de resultaatsbestemming besloten om de huurkorting niet te verlenen en de € 50.000 te dateren aan de egalisatiereserve. Bestemmingsreserve groot onderhoud Conform begroting is een bestemmingsreserve groot onderhoud opgenomen, waaraan een dotatie van € 200.000 is gedaan ten laste van het resultaat van 2021. Deze dotatie is gebaseerd op de herziene versie van het meerjaren onderhoudsplan dat in november 2020 is ontvangen. Daaruit blijkt dat de gemiddelde kosten voor groot onderhoud zo'n € 200.00 per Jaar zijn. De afschrijvingen op de kosten van dit groot onderhoud zijn in de begroting opgenomen als onttrekking aan de best e mmings reserve. Gedurende het jaar heeft er voor € 107.145 aan groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. In plaats van de begrote afschrijvingen van € 20.000 op deze investeringen/ is er slechts voor € 821 afgeschreven waardoor de onttrekking lager uitvalt.
Onttrekking bestemmingsreserves resultaat 2019 Vanuit de resultaatsbestemming van 2019 is er € 175.000 bestemd voor extra personele inzet binnen digitaal informatiebeheer, waarvan in 2020 € 115.625 is besteed. Daarnaast is er € 100.000 bestemd voor additionele projecten binnen "digitaal zichtbaar maken"/ waarvan in 2020 € 63.240 is besteed.. Het restant ad € 59.375 voor extra personele inzet bij digitaal informatiebeheer is in 2021 geheel benut en wordt daarom onttrokken uit de bestemmingsreserve. Van het restant van de bestemmingsreserve voor additionele projecten binnen "digitaal zichtbaar maken" ad € 36.760 is € 8.140 besteed en onttrokken uit de bestemmingsreserve. Het restant blijft staan en zal worden besteed in 2022.
Onttrekking bestemmingsreserves resultaat 2020 Vanuit de resultaatsbestemming van 2020 is er € 50.000 bestemd voor de tentoonstelling "Vrouwen in Verzet". Deze bestemmingsreserve is in 2021 geheel benut en wordt daarom onttrokken aan de bestemmingsreserve ten gunste van het resultaat van 2021.