20220442066 1. Vaststellen selectiedocument aanbesteding Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang

Collegebesluit

Onderwerp Vaststellen selectiedocument Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang Haarlem Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2022/442066 Meijs, M.-Th. 2.3 Opvang, wonen en herstel MO Wijk-Kraaij, E.M. van 023-5113604 evanwijk@haarlem.nl In december is de verwervingsstrategie Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang vastgesteld door alle colleges van de gemeenten in de regio’s ZuidKennemerland, IJmond en Haarlemmermeer. De verwervingsstrategie is tevens ter bespreking aangeboden aan alle gemeenteraden. De opmerkingen van de gemeenteraden zijn inclusief een reactie centraal verzameld in een overzicht. De aanbevelingen van de gemeenteraden zijn waar mogelijk direct verwerkt in het ‘selectiedocument Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang’. Het selectiedocument is de eerste stap in de uitwerking van de verwervingsstrategie. De publicatie van het selectiedocument Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang markeert de start van de aanbestedingsprocedure die veel ruimte kent voor dialoog met aanbieders. De procedure start met de selectiefase die resulteert in de selectie van aanbieders. Met de geselecteerde aanbieders wordt het gesprek gevoerd over de perceelindeling en vervolgens over de inhoud van de opdracht. Dat gebeurt in de dialoogfase. Als die fase is afgerond volgt de Inschrijffase met een inschrijfdocument waarvan een Programma van Eisen en een conceptcontract onderdeel zijn. De aanbestedingsprocedure neemt meer tijd in beslag.

Daarom wordt het college gevraagd om van 1 januari 2023 tot en met 30 juni 2023 een overbruggingsovereenkomst aan te gaan met de huidige aanbieders Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang. Geheimhouding: Op grond van artikel 86 van de Gemeentewet legt het college geheimhouding op de bij dit besluit behorende bijlage 1 (selectiedocument) aan de commissie Samenleving, vanwege de bescherming van de economische of financiële belangen van de gemeente alsmede het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden, als bedoeld in artikel 10, tweede lid, aanhef en onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur.

Kenmerk: 2022/442066

1/7

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 22 maart 2022

Het college stuurt het collegebesluit ter kennisname naar de commissie Samenleving. In het collegebesluit van 7 december 2021 (2021/600141) is aangegeven dat de gemeenteraden uit de regio worden geïnformeerd over het vervolg van de aanbesteding Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang. - Regionaal Kader Opvang Wonen en Herstel 2022-2027 (2021/593411) in commissie Samenleving 13 januari 2022;Verwervingsstrategie voorzieningen Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang (2021/600141) in commissie Samenleving 13 januari 2022. 1. Het ‘selectiedocument Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang’ vast te stellen en te publiceren op Tenderned op 31 maart 2022; 2. Ten aanzien van het onder bijlage 1 genoemde ‘Selectiedocument Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang’ (GEHEIM) geheimhouding op te leggen aan de commissie Samenleving op grond van artikel 86 lid 2 Gemeentewet, ter bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente alsmede het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden, als bedoeld in artikel 10, tweede lid, aanhef en onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur. De geheimhouding wordt opgelegd voor bepaalde duur en wel tot het moment waarop de stukken worden gepubliceerd op TenderNed. De geheimhouding wordt daarna als opgeheven beschouwd; 3.

In te stemmen met het aangaan van een overbruggingsovereenkomst met de huidige aanbieders van Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang voor de periode van 1 januari 2023 tot en met 30 juni 2023; 4. Het ‘overzicht van de reacties van de gemeenteraden op de Verwervingsstrategie’ aan de gemeenteraad van gemeente Haarlem te sturen. de secretaris,

Kenmerk: 2022/442066

de burgemeester,

2/7

1. Inleiding Met ingang van 1 januari 2023 wordt Beschermd Wonen verder gedecentraliseerd van de centrumgemeente Haarlem naar alle gemeenten in de regio. Vanaf dat moment worden alle gemeenten (financieel) verantwoordelijk voor de (nieuwe) cliënten die Beschermd Wonen nodig hebben. De centrumgemeente Haarlem blijft verantwoordelijk voor de Maatschappelijke Opvang. De gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Velsen en Zandvoort (hierna aangeduid als onze regio) hebben besloten om Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang gezamenlijk in te kopen. Hiervoor is één gezamenlijke regionale aanbesteding gestart. De richting, scope en strategie van de aanbesteding zijn beschreven in ‘de verwervingsstrategie Beschermd Wonen en Maatschappelijke regio Haarlemmermeer, IJmond en Zuid-Kennemerland’. In december 2021 is deze verwervingsstrategie door alle colleges in de regio vastgesteld. De verwervingsstrategie is vervolgens aangeboden aan alle gemeenteraden om hen de mogelijkheid te bieden aandachtspunten mee te geven voor de aanbesteding. De input van de gemeenteraden is gebundeld in één document voor de regio (zie bijlage 1) en waar mogelijk is de input van de gemeenteraden direct verwerkt in het selectiedocument (zie bijlage 2). Het selectiedocument beschrijft de uitgangspunten en de strategie van de aanbesteding.

Daarnaast zijn de fases van de aanbestedingsprocedure toegelicht. Voor aanbieders is dit belangrijke informatie. Het selectiedocument is niet bedoeld om de afspraken tussen gemeenten vast te leggen. De gemeenten gebruiken het selectiedocument om aanbieders te selecteren voor de dialoogfase. In de dialoogfase worden gesprekken gevoerd met aanbieders om de invulling van de gevraagde dienstverlening verder vorm te geven. Op basis van de gesprekken wordt het Programma van Eisen en de conceptovereenkomst opgesteld. De publicatie van het selectiedocument vormt de officiële start van de aanbestedingsprocedure. 2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Het ‘selectiedocument Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang’ vast te stellen en te publiceren op Tenderned op 31 maart 2022; 2. Ten aanzien van het onder bijlage 1 genoemde ‘Selectiedocument Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang’ (GEHEIM) geheimhouding op te leggen aan de commissie Samenleving op grond van artikel 86 lid 2 Gemeentewet, ter bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente alsmede het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden, als bedoeld in artikel 10, tweede lid, aanhef en onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur.

De geheimhouding wordt opgelegd voor bepaalde duur en wel tot het moment waarop de stukken worden gepubliceerd op TenderNed. De geheimhouding wordt daarna als opgeheven beschouwd;

Kenmerk: 2022/442066

3/7

3. In te stemmen met het aangaan van een overbruggingsovereenkomst met de huidige aanbieders van Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang voor de periode van 1 januari 2023 tot en met 30 juni 2023; 4. Het ‘overzicht van de reacties van de gemeenteraden op de Verwervingsstrategie’ aan de gemeenteraad van gemeente Haarlem te sturen. 3. Beoogd resultaat Het starten van een regionale aanbesteding voor de Wmo-voorzieningen Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen met als doel passende ondersteuning te realiseren voor inwoners. 4. Argumenten 1. De publicatie van het selectiedocument is de formele start van aanbestedingsprocedure. Met het vaststellen en publiceren van het selectiedocument en het publiceren van dit document op Tenderned start de aanbestedingsprocedure. In het selectiedocument zijn de uitgangspunten, strategie en procedure verwerkt zoals beschreven in de ‘Verwervingsstrategie voorzieningen Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang’. Het selectiedocument beschrijft welke procedure wordt gevolgd en welke eisen worden gesteld aan de aanbieders. Op basis van dit document wordt een selectie gemaakt. Hierna volgt de dialoogfase met de geselecteerde aanbieders. De gedetailleerde uitwerking volgt in de fase hierna en wordt vastgelegd in het Programma van Eisen.

2.De aanbesteding maakt Samenwerken in partnerschap mogelijk Met deze aanbesteding willen gemeenten komen tot een meerjarig partnerschap met Beschermd Wonen- en Maatschappelijke Opvangaanbieders die ook vorm kunnen geven aan de doordecentralisatie Beschermd Wonen en de andere gewenste ontwikkelingen. Om die reden kiezen de gemeenten voor een contractperiode van 6 jaar met de mogelijkheid om het contract 2 keer met 2 jaar te verlengen. 3. Aanbieders zijn betrokken en worden gefaciliteerd. In het voortraject zijn zowel aanbieders als ervaringsdeskundigen betrokken. Er zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd om aanbieders mee te nemen in de doordecentralisatie. Aanbieders worden gefaciliteerd bij het aanmelden voor de selectiefase. Zo is er ruimte voor aanbieders om vragen te stellen en wordt er ook een aparte pagina op de website van Haarlem ingericht waar up-todate informatie te vinden is. 4. De procedure geeft voldoende ruimte geven voor dialoog. De huidige contracten voor de Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen lopen per 1 januari 2023 af. Een aanbestedingsprocedure met ruimte voor dialoog kent een strakke planning. Om een gedegen aanbesteding uit te kunnen voeren is voldoende tijd nodig.

Om te voorkomen dat de contracten door een te krappe planning onvoldoende gaan aansluiten bij de uitvoeringspraktijk, wordt voorgesteld om een overbruggingsovereenkomst aan te gaan voor Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang voor de periode van 1 januari 2023 tot en met 30 juni 2023. Op grond van

Kenmerk: 2022/442066

4/7

artikel 2.32, lid 1, sub c, van de Aanbestedingswet 2012 mag de aanbesteder de ‘onderhandelingsprocedure zonder aankondiging’ toepassen: “voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen van de openbare procedure, de nietopenbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens dwingende spoed niet in acht kunnen worden genomen als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.” Als voorwaarde voor het verlengen van de procedure geldt dus dat de dwingende spoed is veroorzaakt door onvoorziene gebeurtenissen, die niet aan de aanbesteder zijn te wijten. Onze regio voldoet aan deze voorwaarden omdat de gemeenten tijdig zijn begonnen met de aanbesteding. Het voornemen was om aan te besteden middels een procedure waarvoor in januari 2022 een wetsvoorstel zou worden vastgesteld in de tweede en eerste kamer. Dat de vaststelling van het wetsvoorstel ‘Maatschappelijk verantwoord inkopen Jeugdwet en Wmo’ zou worden uitgesteld was niet voorzien. De gemeenten zijn daarom genoodzaakt om een andere procedure te volgen. Die procedure neemt meer tijd in beslag. Gemeente Haarlem gaat daarom een overbruggingsovereenkomst aan met de huidige aanbieders Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang voor de periode van 1 januari 2023 tot en met 30 juni 2023. 5.

Gemeenteraden hebben input kunnen leveren. De verwervingsstrategie is aan alle gemeenteraden uit de regio aangeboden. De aandachtspunten en de vragen van de gemeenteraden zijn inclusief reactie verzameld in de bijlage. Waar mogelijk zijn de aandachtspunten direct verwerkt in het selectiedocument. Zo zijn de thema’s ‘samenwerking’, ‘acceptatie en inclusie’ en ‘op- en afschalen van de zorg’ toegevoegd aan de onderwerpen die worden besproken met aanbieders tijdens de dialoogfase. 6. Geheimhouding selectiedocument. Openbaarmaking van het aanbestedingsdocument zou betekenen dat de strategie, keuzes en overwegingen worden prijsgegeven en dat zou de inschrijvingen van de aanbieders kunnen beïnvloeden. Om te kunnen voldoen aan de Aanbestedingswet is het belangrijk dat alle aanbieders op hetzelfde moment over dezelfde informatie kunnen beschikken. Er moet namelijk voorkomen worden dat sommige aanbieders een voorrangspositie hebben ten opzichte van andere aanbieders omdat ze over meer informatie beschikken dan andere aanbieders. De Wet openbaarheid van bestuur artikel 10, tweede lid onder b en g geeft aan dat openbaarheid achterwege blijft voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen: b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; g.

het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

Kenmerk: 2022/442066

5/7

Bekrachtiging van de opgelegde geheimhouding is niet aan de orde, nu deze aan de commissie Samenleving is gericht. De geheimhouding wordt opgelegd voor bepaalde duur en wel tot het moment waarop de stukken worden gepubliceerd op TenderNed. De geheimhouding wordt daarna als opgeheven beschouwd. Indien de commissie Samenleving zich met betrekking tot dit collegebesluit richt tot de raad en de vertrouwelijke aard van de in de bijlagen opgenomen informatie geldt op dat moment onverminderd, zal alsnog bekrachtiging van de opgelegde geheimhouding dienen te plaats te vinden, als bedoeld in artikel 25, derde lid van de Gemeentewet. In dat geval is ook alleen de raad bevoegd de opgelegde geheimhouding op te heffen. 5. Risico’s en kanttekeningen 1. Uitstel van de procedure kan mogelijk leiden tot bezwaren. Hoewel de gemeenten kunnen aantonen dat er tijdig is begonnen met de aanbesteding en er sprake is van onvoorziene omstandigheden kunnen mogelijke bezwaren van aanbieders niet volledig uitgesloten worden. 2. De voorgestelde aanbestedingsprocedure vraagt om personele inzet van aanbieders. Om tot goede contracten te kunnen komen is betrokkenheid en inzet van aanbieders essentieel.

De aanbestedingsprocedure Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen overlapt een aantal andere aanbestedingsprocedures in de regio, zoals de aanbesteding Gewoon in de Wijk in Haarlem en de aanbestedingen voor de lokale Wmo-maatwerkvoorzieningen en voor Jeugd in de regio’s ZuidKennemerland en in de IJmond. Veel aanbieders zijn ook bij de andere aanbestedingsprocedures betrokken. Hierdoor bestaat het risico dat aanbieders geen tijd willen of kunnen investeren in de aanbesteding van Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang. Omdat de kans groot is dat alle geselecteerde aanbieders worden gecontracteerd, verwachten wij desondanks dat er voldoende aanbieders willen deelnemen aan de dialoog. 3. De voorgestelde aanbestedingsprocedure laat een aantal vraagstukken open. De gekozen aanbestedingsprocedure kent veel ruimte voor dialoog. Er is bewust voor deze manier van aanbesteden met dialoog gekozen omdat er een aantal vraagstukken zijn die de gemeenten graag met aanbieders samen willen bepalen. Dat zijn bijvoorbeeld de beoogde perceelindeling, de productomschrijvingen, de tarieven, manier van bekostigen en budgetten en de contractvoorwaarden. Gemeenten lopen een klein risico op bezwaren omdat de vraagstukken over bekostiging, budgetten en tarieven niet vooraf al door de gemeenten zijn bepaald en omschreven in dit selectiedocument.

Aangezien beoogd wordt om met de geselecteerde partijen een overeenkomst aan te gaan is het risico op bezwaren klein. Daarom wordt geadviseerd om op de voorgestelde manier te gaan aanbesteden. 4. De invoering van de wet Woonplaatsbeginsel en het daarmee samenhangend verdeelmodel Beschermd Wonen worden uitgesteld. Op vrijdag 25 februari is bekend geworden dat de invoering van de wet Woonplaatsbeginsel wordt

Kenmerk: 2022/442066

6/7

uitgesteld voor Beschermd Wonen. Vanwege de lange kabinetsformatieperiode is er onvoldoende tijd om het wetsvoorstel in te dienen en de wet landelijk te laten vaststellen. De invoering van het nieuwe verdeelmodel voor Beschermd Wonen wordt ook uitgesteld. Op dit moment is niet bekend tot wanneer er wordt uitgesteld en wat de eventuele gevolgen van het uitstellen van de wet Woonplaatsbeginsel en het verdeelmodel zullen zijn voor gemeenten. Wel is duidelijk dat er in de loop van volgend jaar nieuwe contracten nodig zijn voor Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang en dat het belangrijk is om de inkoopprocedure volgens planning voort te zetten. Daarom wordt geadviseerd om het selectiedocument wel vast te stellen en te publiceren. 6. Uitvoering Nadat het selectiedocument is vastgesteld, wordt het selectiedocument gepubliceerd op het aanbestedingsplatform Tenderned op 31 maart. Gemeente Haarlem voert de aanbesteding uit namens de regiogemeenten. Dit past binnen het huidige mandaat voor de uitvoering van Beschermd Wonen van de regiogemeenten aan gemeente Haarlem. De gemeenten organiseren een inlichtingenbijeenkomst om het selectiedocument en de procedure toe te lichten. Daarna is er gelegenheid voor aanbieders om vragen te stellen. De vragen worden beantwoord in een ‘Nota van Inlichtingen’.

Nadat aanbieders hun aanmelding hebben ingediend worden deze aanmeldingen beoordeeld door een ambtelijke commissie. Hierna start de dialoogfase. De dialoogfase wordt nader uitgewerkt in het dialoogdocument. De uitkomsten van de dialoogfase worden verwerkt tot een Inschrijfdocument waarin een Programma van Eisen en een conceptcontract zijn opgenomen. Het inschrijfdocument wordt in het najaar van 2022 aangeboden aan alle colleges in de regio. Tijdens het gehele verwervingsproces wordt er up-to-date informatie op de website van Haarlem geplaatst. Geïnteresseerden kunnen via de website volgen wat de laatste stand van zaken is. 7. Bijlagen 1. Selectiedocument aanbesteding Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang (GEHEIM). 2. Overzicht reacties gemeenteraden Verwervingsstrategie Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang

Kenmerk: 2022/442066

7/7