20220337408 Nieuwe Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022

Raadsstuk

Onderwerp Nieuwe ´Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022´ Nummer 2022/337408 Portefeuillehouder n.v.t. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Van Seniorenconvent Auteur D. Taets van Amerongen-Ingram Telefoonnummer 023-5113032 Email dtaets@haarlem.nl Kernboodschap De Auditcommissie heeft zich in februari 2022 richting seniorenconvent in een memo uitgesproken over een uitbreiding en versterking van takenpakket om daarmee de technische adviesrol richting de raad beter te kunnen vervullen. Deze doelstelling past in het voornemen van de gemeenteraad om meer in positie te komen bij de totstandkoming van gemeentelijk (financieel) beleid en de controle er van. Het seniorenconvent heeft in vergadering van 7 februari 2022 aangegeven akkoord te zijn met het agenderen van het raadsvoorstel ‘Nieuwe Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022´ als hamerstuk in de raadsvergadering van 24 maart 2022. Besluit Raad De raad der gemeente Haarlem, d.d. ………. (wordt ingevuld door de Gelezen het voorstel van het Seniorenconvent d.d. 7 februari 2022, griffie) Besluit: 1. De ‘Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022’ vast te stellen, en met ingang van de dag na de bekendmaking in werking te laten treden, onder gelijktijdige intrekking van de ‘Verordening Auditcommissie’, zoals vastgesteld bij besluit van de raad van 26 april 2007 en in werking getreden op 22 juni 2007.

de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De Auditcommissie (hierna AC) heeft zich de afgelopen anderhalf jaar gericht op een oriëntatie op haar taakopvatting en haar financieel-technische adviesrol richting de raad. Aan het seniorenconvent heeft zij kenbaar gemaakt dat voor een stevige en herkenbare positionering van de AC het belangrijk

Kenmerk: 2022/337408

1/4

is dat er sprake is van een vastomlijnde structuur rondom taken en bevoegdheden van de Auditcommissie. Om dit helder te krijgen heeft de AC een verkenning uitgevoerd van de mogelijke taken van de AC. Dit heeft ertoe geleid dat zij aan het seniorenconvent heeft voorgesteld belast te willen zijn met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Met de aanpassing van de huidige Verordening Auditcommissie wordt een aantal concrete veranderingen doorgevoerd die leiden tot een takenpakket dat de Auditcommissie in staat stelt de raad zo optimaal mogelijk in positie te brengen. Hierbij geldt het uitgangspunt dat de AC de raad adviseert op neutrale wijze, zonder partijpolitieke standpunten in te nemen. 2. Voorstel aan de raad Het Seniorenconvent stelt de raad voor: - De ‘Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022’ vast te stellen, en met ingang van de dag na de bekendmaking in werking te laten treden, onder gelijktijdige intrekking van de ‘Verordening Auditcommissie’, zoals vastgesteld bij besluit van de raad van 26 april 2007 en in werking getreden op 22 juni 2007. 3.

Beoogd resultaat De nieuwe ´Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022´ voorziet in een taakopvatting, samenstelling en vergaderwijze waarbij de Auditcommissie optimaal in positie wordt gebracht. De taken van de Auditcommissie zijn beschreven in de Verordening Auditcommissie, die dateert van 2007. Vanaf die tijd is een deel van de werkzaamheden uitgebreid en deze taken zijn niet geformaliseerd in de verordening. Het gaat om de volgende taken: - het voeren van overleg over het controleplan van de accountant voor de controle van de jaarrekening (niet expliciet benoemd maar valt volgens de AC onder de huidige opdrachtformulering); - het meegeven van bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad waarover de accountant in zijn verslag over rapporteert; - het voeren van overleg en advies uitbrengen aan de raad over de interim-controle (en daarmee toezien op de kwaliteit van de interne beheersing en controle); - het voeren van overleg over het interne controleplan voor de jaarrekening; - het volgen van de door de accountant gedane aanbevelingen in de jaarrekening en zijn bevindingen van de interim-controle. De Auditcommissie gaat met de accountant en de interne adviseurs in gesprek over de stappen die zijn gezet of maatregelen die zijn getroffen en waar deze toe leiden. Ook monitort zij de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen.

- Het voeren van overleg met de accountant en interne adviseurs, het adviseren over relevant te achten onderwerpen en daarover voorstellen uit te brengen. Dit zijn onderwerpen gerelateerd aan financiën, interne beheersing, risicomanagement, rechtmatigheid, doeltreffendheid en

Kenmerk: 2022/337408

2/4

doelmatigheid. Zo bespreekt de Auditcommissie sinds twee jaar op haar verzoek de frauderisicoanalyse die de organisatie jaarlijks intern uitvoert. Er liggen ook wensen om in gesprek te gaan met de accountant en interne adviseurs over realistisch begroten, de Planning & Controlkalender (de commissie bekijkt namens de raad of de stukken voor de raad op de gewenste tijdstippen en wijze worden aangeleverd en geeft aan waar nog nadere actie gewenst is), de informatiewaarde van de jaarrekening en begroting (met kwaliteit van informatie wordt bedoeld dat de financiële informatie zoals deze in begroting, kadernota en jaarrekening wordt gepresenteerd, voldoende inzicht en houvast biedt voor de kaderstellende en controlerende taken van de raad). Een taak die wel in de verordening is opgenomen, maar op dit moment anders door de Auditcommissie wordt ingevuld, betreft de in artikel 3 lid 1 van de huidige Verordening Auditcommissie genoemde taak. In genoemd artikel staat vermeld dat de Auditcommissie de afstemming van diverse onderzoeken en controles bevordert die ingevolge de artikel 182, 213 en 213a van de Gemeentewet worden uitgevoerd en hierover adviseert aan de raad. Volgens de huidige werkwijze bespreekt de Auditcommissie tijdens iedere vergadering met de concerncontroller de stand van zaken met betrekking tot de door het college geplande artikel 213a onderzoeken.

Dit leidt meestal tot een korte opsomming en niet een inhoudelijke bespreking. De Rekenkamercommissie is de commissie die over de uiteindelijke uitgebrachte onderzoeken advies uitbrengt aan de raad. Het seniorenconvent stelt voor de verordening conform deze werkwijze aan te passen en ook de afstemming over de stand van zaken van de artikel 213a onderzoeken in één hand te leggen namelijk bij de Rekenkamercommissie. De Auditcommissie heeft aangegeven dat zij het nuttig acht zo nu en dan af te stemmen met de Rekenkamercommissie over de samenhang tussen de onderwerpen die zij in hun respectievelijke vergaderingen bespreken en de raad over adviseren. Deze samenhang zal zich met name richten op technisch-financiële aspecten. De AC heeft ook een taakuitbreiding voor ogen die volgens haar ook past bij een sterkere positionering van de raad als het gaat om zijn toezichthoudende en controlerende taken. Daarom stelt het seniorenconvent de raad voor de volgende taakuitbreiding in de verordening op te nemen: - het overleggen en mogelijk ook adviseren over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie en kwaliteit van het financieel beleid en beheer; - het op verzoek van de raad overleggen en adviseren over de financiële positie van bepaalde verbonden partijen.

Dit zal niet standaard voor alle Verbonden Partijen gebeuren, maar zal voor een selectie van toepassing zijn bijvoorbeeld als het vermoeden er is dat de bedrijfsvoering van verbonden partijen substantieel invloed (gaat) hebben op de financiële positie van de gemeente of risico’s met zich meebrengt. - het overleggen en adviseren over de vaststelling, uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening. In de Financiële Verordening zijn onder meer bepalingen opgenomen over de inrichting van de begroting en jaarstukken en dit heeft een directe link met de

Kenmerk: 2022/337408

3/4

werkzaamheden van de Auditcommissie. Door de uitwerking en naleving te monitoren kan de AC ook constateren of de Financiële Verordening op onderdelen zou moeten worden aangepast en de raad hierover adviseren. 4. Argumenten De Auditcommissie heeft zich in februari 2022 richting seniorenconvent in een memo uitgesproken over een uitbreiding en versterking van takenpakket om daarmee de technische adviesrol richting de raad beter te kunnen vervullen. Deze doelstelling past in het voornemen van de gemeenteraad om meer in positie te komen bij de totstandkoming van gemeentelijk (financieel) beleid en de controle er van. Het seniorenconvent heeft in vergadering van 7 februari 2022 aangegeven akkoord te zijn met het agenderen van het raadsvoorstel “Nieuwe Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022’ als hamerstuk in de raadsvergadering van 24 maart 2022. 5. Uitvoering Nadat de raad instemt met de beslispunten zal de ‘Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022’ in werking treden op de dag nadat deze bekend zijn gemaakt in het digitale gemeenteblad. De oude Verordening wordt gelijktijdig ingetrokken. 6. Bijlagen - Bijlage 1: Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022; - Bijlage 2: “De was/wordt tabel” bij de Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022.

Kenmerk: 2022/337408

4/4