20220076686 3. Bijlage 2 Beheerverslag NHA van archief Gemeente Haarlem over 2020

Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente Haarlem 2020

Auteurs: Klaartje Pompe, afdelingshoofd Publiek Patrick Vlegels, afdelingshoofd Archief- en Collectiebeheer Datum: mei 2021

1 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

2

1.

3

Managementsamenvatting

2. Inleiding 2.1 Werkwijze 2.2 Verantwoording 3. KPI’s toegelicht 3.2 KPI 3- archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot 3.3 KPI 4- interne kwaliteitszorg en toezicht 3.4 KPI 5- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 3.5 KPI 8- terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

2 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem

4 4 4 5 5 6 7 7

1. Managementsamenvatting Voor u ligt het verslag van het beheer van het overgebrachte archief van de gemeente Haarlem over 2020. Het beheer van het overgebrachte archief ligt in gevolg van artikel van het Besluit Informatiebeheer gemeente Haarlem 2013 bij het Noord-Hollands Archief. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Het Noord-Hollands Archief beheert de overgebrachte archieven van de gemeente Haarlem volgens de in archiefwet- en regelgeving gestelde kwaliteitseisen. De overgebrachte archieven zijn toegankelijk en opvraagbaar op de studiezaal van het Noord-Hollands Archief. Een beperkt, maar groeiend aantal archieven is als scan online op de website in te zien. De uitbraak van de Covid-19 pandemie heeft in 2020 een grote impact gehad op de activiteiten en werkzaamheden van het Noord-Hollands Archief. Door de coronamaatregelen was bezoek van 16 maart tot 2 juni en vanaf 16 december niet mogelijk, evenals het Scannen op Verzoek. In 2020 is door de gemeente Haarlem 440 strekkende meter archief overgebracht. Het betreft de volgende archiefdelen. Toegangsnummer 2269: -bouwvergunningen- en constructiedossiers (bouwtekeningen) van de gemeente Haarlem, Archiefdeel van, 1875-2012, aanvulling nrs. 50000-51039 en nrs.

1-1966, omvang: 375,90 meter; Toegangsnummer 5003: -Dienst van De Hout, de Plantsoenen en de Begraafplaatsen te Haarlem, (1832) 1900-1990 (1995), aanvulling inv. nrs. 372-388, omvang: 1,25 meter; Toegangsnummer 2270: -hinderwetvergunningen- en milieuvergunningendossiers van de gemeente Haarlem, Archiefdeel van, 1882-2012, omvang: 56,25 meter; Toegangsnummer 5020: -Hulpverleningsdienst Kennemerland (HDK) te Haarlem, (1997) 2001-2007 (2009), omvang: 8,00 meter; Toegangsnummer 5032: -Sector Facilitaire Dienst van de gemeente Haarlem, 1998-2007 (2008), omvang 2,60 meter.

3 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem

2. Inleiding 2.1 Werkwijze Het referentiekader bestaat net als vorig jaar uit de Kritische Prestatie Indicatoren voor het informatiebeheer (archief KPI’s), opgesteld in opdracht van de VNG. Een paar KPI’s zijn enkel relevant voor het niet overgebrachte archief en komen daarom niet terug in dit verslag. De ontbrekende KPI’s komen aan de orde in het verslag van de uitgebreide inspectie voor Gemeenten Haarlem en Zandvoort over de periode juli 2020 – april 2021. 2.2 Verantwoording Dit verslag betreft het beheer van de archiefbewaarplaats door de gemeentearchivaris en wordt opgemaakt ingevolge artikel 2 van de Archiefverordening gemeente Haarlem 2018.

4 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem

3. KPI’s toegelicht 3.1 KPI 2- middelen en mensen Mensen kwantitatief t.b.v. toezicht Twee archiefinspecteurs houden toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.1 De gemeentearchivaris is eindverantwoordelijk voor het toezicht. Voor het beheer van de overgebrachte archieven is de hele organisatie van het NoordHollands Archief beschikbaar. Direct betrokken bij het beheer zijn de medewerkers van de afdeling Archief- en Collectiebeheer. Direct betrokken bij de beschikbaarstelling zijn de medewerkers van de afdeling Publiek. Er zijn geen wettelijke achterstanden en alle soorten wettelijke verplichte werkzaamheden kunnen naar behoren worden gedaan.

3.2 KPI 3- archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot 3.1 Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Het Noord-Hollands Archief is door elf gemeenten aangewezen als archiefinstelling ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Het Noord-Hollands Archief werkt als archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem. Hiervoor worden bedrijfsmatige instrumenten ingezet zoals de Planning & Control cyclus (activiteitenplan, jaarverslag) en de jaarlijkse accountantscontrole. Samen met collega-instellingen doet het Noord-Hollands Archief mee aan de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening, het tweejaarlijkse landelijke klanttevredenheidsonderzoek van KVAN/BRAIN. In 2021 zal het onderzoek waarschijnlijk weer plaatsvinden, vanwege corona in een aangepaste vorm. 3.2 Archiefbewaarplaats De depots van het Noord-Hollands Archief op de Jansstraat 40 en de Kleine Houtweg 18 in Haarlem voldoen aan alle in de Archiefbesluit en –regeling genoemde eisen voor archiefbewaarplaatsen. 3.3 e-Depot(s) Het Noord-Hollands Archief maakt gebruik van een complete voorziening voor opname en presentatie van documentair digitaal archief. Deze is ondergebracht bij het Rijks e-Depot. 1

In februari en mei 2020 zijn de vacatures voor de archiefinspecteur ingevuld. Daarnaast was in 2020 een trainee archiefinspectie bij het Noord-Hollands Archief werkzaam.

5 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem

Met het oog op het binnen enkele jaren terugtreden van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionale Historische Centra heeft het Noord-Hollands Archief (naast het gebruik van het Rijks e-Depot) in 2020 geïnvesteerd in een eigen preserveringsvoorziening (het NHA e-Depot). Deze voorziet in het duurzaam beheer en behoud van digitale archieven van bij het Noord-Hollands Archief aangesloten overheidsorganisaties en maakt het mogelijk dat zij regelmatig digitaal archiefmateriaal kunnen overbrengen. Na een intensief aanbestedingstraject is gekozen voor een cloudoplossing van leverancier Preservica die het Noord-Hollands Archief zelf inricht om duurzame toegankelijkheid te garanderen. Om dit te realiseren is geïnvesteerd in kennisopbouw ten aanzien van (meta)datamodellering, digitale informatieverwerking en validatie van bestandstypen. Hierdoor kan het Noord-Hollands Archief zelfstandiger opereren bij het vormgeven van producten die haar zorgdragers ontzorgen zoals pre-ingest; de voorbereiding op opname van digitaal archief. Raadpleging van het materiaal zal ingericht worden via de website van het Noord-Hollands Archief. Realiseren van deze dienstverlening is een pijler binnen het vierjarig Programma Digitaal Informatiebeheer.

3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan De Veiligheidsregio Kennemerland is volgens wet verplicht de volgende beleidsplannen op te stellen: Regionaal Risicoprofiel Kennemerland, Regionaal Beleidsplan Kennemerland, Regionaal Crisisplan Kennemerland. Deze profielen zijn via de website van de Veiligheidsregio Kennemerland inzichtelijk. 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Het Noord-Hollands Archief heeft een veiligheidsplan voor de archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Onderdeel van het ontruimingsplan is het Collectiehulpverleningsplan. 3.6 Veiligheidsnetwerk Haarlem In 2020 is het Veiligheidsnetwerk Haarlem, bestaande uit enkele Haarlemse culturele instellingen waaronder het Noord-Hollands Archief, niet bijeen gekomen. 3.3 KPI 4- interne kwaliteitszorg en toezicht Het Noord-Hollands Archief werkt voortdurend aan de verdere toegankelijkheid van de archieven en collecties. Ook de materiële verzorging en de preventieve conservering hebben aandacht om zo de overgebrachte archieven en collecties blijvend raadpleegbaar te houden. De organisatie heeft aandacht voor verdere vastlegging van procedures.

6 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem

3.4 KPI 5- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Het overzicht van alle overgebrachte archieven staat gepubliceerd op de website van het Noord-Hollands Archief. Als collectiebeheersysteem gebruikt het Noord-Hollands Archief MAIS-Flexis. De metagegevens kunnen door MAIS-Flexis geleverd worden. Alle overheidsarchieven van Haarlem zijn voorzien van een toegang. Bij de materiële verzorging van de archieven worden zuurvrije materialen gebruikt (omslagen, dozen). Het Noord-Hollands Archief heeft in het beleid opgenomen dat de papieren (en digitale) archieven voor de lange termijn beheerd moeten worden. De papieren archieven zijn opgeslagen in geklimatiseerde ruimten. Door preventieve conservering, de juiste verpakking en digitalisering van kwetsbare en veelgevraagde archieven zorgt het Noord-Hollands Archief ervoor dat verval van de informatie zoveel mogelijk voorkomen wordt.

3.5 KPI 8- terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor eenieder kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal van de locatie Jansstraat raadplegen. De studiezaal in de Jansstraat 40 is geopend van dinsdag t/m vrijdag en iedere derde zaterdag van de maand van 9-16 uur. Door de coronamaatregelen was in 2020 bezoek van 16 maart tot 2 juni en vanaf 16 december ook hier niet mogelijk. Een steeds groter wordend deel van de archieven is via de website van het Noord-Hollands Archief als scan te raadplegen en kosteloos te downloaden. Bezoekers kunnen kosteloos via ‘scannen op verzoek’ archiefbescheiden laten digitaliseren mits de materiële staat en eventuele beperkingen op de stukken zich daar niet tegen verzetten. Vervolgens is het gescande stuk voor eenieder online te raadplegen. De actuele Tarievenlijst, ‘de Huisregels’ (een samenvatting van het Bezoekersreglement) en de toelichting op ‘scannen op verzoek’ zijn via de website van het Noord-Hollands Archief te raadplegen. 8.2 – 8.3 Beperking openbaarheid De zorgdrager stelt de beperking op de openbaarheid vast; de gemeentearchivaris geeft advies. Aan de gemeentearchivaris is het correct uitvoeren van de beperkingen op de openbaarheid opgedragen.

In het collectiebeheersysteem is geborgd dat stukken met een beperking op de openbaarheid niet zonder toestemming van de daartoe bevoegde instantie geraadpleegd kunnen worden.

7 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem

Besluiten tot beperking van de openbaarheid zijn afdoende gemotiveerd. Daarvoor is over het besluit tot beperking van de openbaarheid bij de beheerder van de archiefbewaarplaats advies ingewonnen. Het Noord-Hollands Archief heeft een procedure voor het raadplegen van beperkt openbaar archief. 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker. De betreffende bepalingen in de Archiefwet 1995, art. 15 en 17 voldoen en maken nadere regelgeving overbodig. Indien een verzoek tot raadpleging of gebruik afgewezen wordt, motiveert de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van het verzoek tot raadpleging of gebruik. 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling De beheerder van de archiefbewaarplaats voldoet aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan. Voor de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen, waar deskundig beheer gewaarborgd is, heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden opgesteld.

8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Op de website van het Noord-Hollands Archief is informatie te vinden over de mogelijkheden voor bezoek aan de studiezaal aan de Jansstraat in Haarlem. Via de website is ook de samenvatting van het bezoekersreglement Noord-Hollands Archief te raadplegen waarin regels betreffende het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte verwoord zijn. Bij het opstellen van het bezoekersreglement is geen gebruik gemaakt van een kwaliteitshandvest dienstverlening. Er zijn wel normen gesteld voor de kwaliteit van de dienstverlening. 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Via de website van het Noord-Hollands Archief beschikt de organisatie over een digitaal frontoffice. Op deze site is het bezoekersreglement te raadplegen en een online archievenoverzicht dat als toegang tot de collectie(registraties) dient. Ook scans van archiefbescheiden zijn online te raadplegen en te downloaden, en bezoekers hebben de mogelijkheid om een verzoek tot scannen (kosteloos) in te dienen.

8 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Haarlem