20220076686 1. Beoordeling uitvoering Archiefwet

Informatienota

Onderwerp Beoordeling uitvoering Archiefwet Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2022/76686 Botter, J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen IV Schoonaard, W. 023-5114281 wschoonaard@haarlem.nl Het Noord-Hollands Archief (verder NHA) houdt permanent toezicht op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem en rapporteert daar jaarlijks over aan het college van burgemeester en wethouders. Het verslag van het archieftoezicht over de periode juli 2020 – april 2021 benoemt vooral de constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer door Haarlem en Zandvoort. Er wordt gewerkt aan diverse actielijnen om de kwaliteit van de informatie te borgen. Het is van belang om voldoende capaciteit in te (blijven) zetten voor de uit te voeren activiteiten. De aandachtspunten die door het NHA zijn benoemd voor de komende jaren, zijn bekend en onderkend. Deze zijn inmiddels voor een deel gerealiseerd. Om te kunnen voldoen aan alle geldende wettelijke eisen, wordt de komende jaren gewerkt aan een structureel betere inbedding van het informatiebeheer in relevante applicaties en werkprocessen van afdelingen. Voor een deel zal dit plaatsvinden in de vernieuwing van het applicatie- en gegevenslandschap in de komende jaren. Tegelijkertijd zal intensiever worden ingezet op het bewust(er) maken van medewerkers van hun rol bij het bewaren en vindbaar houden van informatie.

Jaarlijks vindt door de Provincie Noord-Holland een beoordeling plaats van de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem. Deze beoordeling (oktober 2021) is gebaseerd op het jaarverslag van het NHA. De naleving van de Archiefwet- en regelgeving in Haarlem in het jaar 2021 is door de Provincie als “adequaat” gekwalificeerd, het hoogst haalbare oordeel. Door deze beoordeling blijft de provincie een lichter toezichtregime voor Haarlem hanteren.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur en Beheer.

Relevante eerdere besluiten

N.v.t.

Kenmerk: 2022/76686

1/5

Besluit College d.d. 15 maart 2022

1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

de burgemeester,

Inleiding Op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem vindt permanent toezicht plaats door de gemeentearchivaris, het Noord-Hollands Archief (verder NHA). De wettelijk voorgeschreven rapportage van de gemeentearchivaris is in juli 2021 opgesteld en wordt door het college aan de raad aangeboden. Op basis van de resultaten van dit toezicht vindt er ook jaarlijks een beoordeling plaats door de provincie Noord-Holland van de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving. Dit is een vorm van tweedelijns, interbestuurlijk toezicht, waarover wordt gerapporteerd aan het college. Deze nota informeert u over de belangrijkste aanbevelingen uit de rapportage van de gemeentearchivaris en de beoordeling van de provincie over de periode 2020-2021. Daarnaast wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente de aanbevelingen realiseert. 2. Kernboodschap Constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer Het verslag van het archieftoezicht van het NHA betreft de periode juli 2020 – april 2021. Het verslag benoemt vooral de constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer door Haarlem en Zandvoort. Er wordt gewerkt aan diverse actielijnen om de kwaliteit van de informatie continu te borgen. Het is van belang om voldoende capaciteit in te (blijven) zetten voor de uit te voeren activiteiten.

Uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving is “adequaat” De door de provincie Noord-Holland toegestuurde beoordeling (oktober 2021) is gebaseerd op het verslag van het NHA. De uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in Haarlem tijdens de periode juli 2020 – april 2021 wordt door de provincie als “adequaat” gekwalificeerd. Dit is het hoogst haalbare oordeel. Door deze beoordeling blijft de provincie een lichter toezichtregime voor Haarlem hanteren. Positieve resultaten in 2020 en 2021 Het NHA constateert dat de gemeente Haarlem in 2020-2021 positieve resultaten heeft bereikt in het informatie- en archiefbeheer door te werken aan diverse actielijnen:  Digitale informatie duurzaam toegankelijk houden voor gemeente, burgers en organisaties, onder andere door aansluiting op het e-depot van het NHA (realisatie uiterlijk 2e kwartaal

Kenmerk: 2022/76686

2/5













2022). Om bepaalde informatie blijvend te kunnen raadplegen heeft de gemeente beleid vastgesteld: een lijst met te hanteren bestandsformaten en een regeling voor conversie en migratie van informatie. De gemeente werkt aan een nieuwe invulling van de ICT-architectuur in samenwerking met de VNG. Deze architectuur is er mede op gericht om de duurzaamheid en toegankelijkheid van digitale informatie structureel goed in te richten volgens de principes van Common Ground1. Nieuw aangeschafte applicaties voldoen aan deze principes. Bij aanschaf en ingebruikname van vervangende of nieuwe applicaties worden de wettelijke eisen van informatie- en archiefbeheer geborgd. Hierdoor voldoen nieuwe applicaties altijd aan deze eisen. Het informatiebeheer wordt uitgevoerd en gestructureerd verbeterd volgens het gehanteerde kwaliteitssysteem van de VNG. Dit systeem bevat alle wettelijke, toetsbare normen waaraan de organisatie wil en moet voldoen. Op basis van de directienota ‘Borgen voor de toekomst’ wordt volgens een jaarlijks werkplan de bewerking en overbrenging van de papieren archiefbescheiden uitgevoerd. Het afgelopen jaar zijn er diverse bewerkte archieven volgens planning overgebracht naar het NHA. Een overzicht van alle informatie die zich binnen de organisatie bevindt, wordt beheerd en actueel gehouden.

Dit overzicht van informatie, processen en applicaties vormt de basis voor het digitaal werken en bijbehorend beheer. Voor gemeenten Haarlem en Zandvoort is een planning (2022–2023) afgestemd met NHA voor de tijdige vernietiging van digitale gegevens en documenten uit het centrale archiefsysteem. De personele capaciteit voor deze wettelijke taak is afgelopen jaar uitgebreid.

Aandachtspunten voor de komende jaren Binnen de reeds ingezette actielijnen benoemt het NHA ook een aantal belangrijke aandachtspunten, waarvan de organisatie zich bewust is:  Beter grip krijgen op kleine, decentraal beheerde (vak-) applicaties en de informatie die hierin is opgenomen. Daarnaast is de mogelijkheid om gestructureerd archiefwaardige informatie te vernietigen niet in alle applicaties ingericht. Verouderde applicaties bieden deze mogelijkheid onvoldoende en zijn vaak nauwelijks aanpasbaar. Op dit punt voldoet de gemeente nog niet aan haar wettelijke verplichting vanuit de Archiefwet en Algemene verordening gegevensbescherming om tijdig alle informatie te vernietigen die hiervoor in aanmerking komt.

1

Met Common Ground (onder regie van VNG) willen gemeenten hun informatievoorziening eenvoudiger, slimmer en flexibeler

inrichten. Met deze herinrichting kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering verbeteren.

Kenmerk: 2022/76686

3/5



    

Continueren van de aandacht voor het digitaal werken bij afdelingen, het bijbehorende informatiebeheer en kwaliteitsmanagement. Cruciaal onderdeel hiervan vormt vergroting van het bewustzijn van medewerkers over het juist opslaan en bewaren van gegevens en informatie (o.a. e-mail en WhatsApp berichten). Invoering van de Wet open overheid vanaf mei 2022 stelt extra eisen aan het openbaar maken van informatie. Hiervoor is noodzakelijk dat het informatiebeheer van de organisatie verder op orde wordt gebracht. Controleren van alle samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen van de gemeente op vastgelegde, adequate afspraken over archiefbeheer. Wegwerken van de achterstand in vernietiging van digitale informatie in het centrale archiefsysteem. Vaststellen van (actueel) beleid voor de uitvoering van back up, herstel en uitwijkprocessen binnen de digitale informatievoorziening. Afronden van actiepunten van voorgaande jaren, zoals vaststelling van de nieuwe ‘Regeling informatiebeheer’. Inzet van voldoende personeel voor realisatie van deze activiteiten.

3. Consequenties Het verslag van het NHA en de beoordelingsbrief van de Provincie laten zien dat de gemeente gedeeltelijk voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving. De aandachtspunten die door het NHA zijn benoemd voor de komende jaren, zijn bekend en onderkend. Deze zijn inmiddels voor een deel gerealiseerd. Om te kunnen voldoen aan alle wettelijke eisen (naast Archiefwet ook AVG, Wob en Woo vanaf mei a.s.) is een betere inbedding van het informatiebeheer noodzakelijk in alle relevante applicaties en werkprocessen van afdelingen. Voor een deel zal dit plaatsvinden in de vernieuwing van het applicatie- en gegevenslandschap in de komende jaren. Tegelijkertijd zal intensiever worden ingezet op het bewust(er) maken van medewerkers van hun rol bij het gebruik en bewaren van informatie. De financiering van deze verbeteringen vindt separaat plaats. Dit geldt ook voor de noodzakelijke extra inzet van personele expertise om alle verbeteringen te kunnen realiseren. 4. Vervolg Gestructureerd werken aan verbetering De gemeente werkt gestructureerd toe naar het ‘in control’ krijgen en houden van haar informatieen archiefbeheer. Dit gebeurt enerzijds aan de hand van het gehanteerde (VNG) kwaliteitssysteem. In de jaarplannen voor het digitale en papieren informatie- en archiefbeheer worden de belangrijkste verbeteracties en resultaten opgenomen en gepland.

Op basis van de directienota ‘Borgen voor de toekomst’ wordt volgens een jaarlijks werkplan de bewerking en overbrenging van de papieren archiefbescheiden uitgevoerd. Deze werkzaamheden zullen begin 2023 volledig gerealiseerd zijn. Dit voorjaar wordt een Werkplan 2022-2023 vastgesteld waarin de afspraken zijn vastgelegd tussen gemeenten Haarlem en Zandvoort met het NHA over de uitvoering van een aantal wettelijke taken.

Kenmerk: 2022/76686

4/5

Sturing op resultaten Een ambtelijke stuurgroep bestaande uit o.a. de directeur bedrijfsvoering en de gemeentearchivaris, stuurt op de realisatie van beoogde resultaten. Tevens vindt in het Strategische informatie overleg (SIO) afstemming plaats met de verantwoordelijke portefeuillehouders van Haarlem en Zandvoort over de kwaliteit en ontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer. Daarnaast vindt driewekelijks operationeel overleg plaats tussen de gemeente en het NHA (archiefinspectie). Informatiehuishouding op orde Het verder op orde brengen van de informatiehuishouding en bijbehorend beheer vormt een belangrijk onderdeel van de projectmatige invoering van de Wet open overheid. Om te kunnen voldoen aan de verplichtingen vanuit deze wet (actief openbaar maken van informatie), moet informatie beter, en vaak ook sneller, toegankelijk worden gemaakt. Realisatie van de doelstellingen in dit kader omvat meerdere jaren. Gebruik maken van landelijke verbeteringen Een deel van de aandachtspunten is direct gerelateerd aan de ontwikkeling van het applicatieen gegevenslandschap en geldt niet alleen voor Haarlem, maar voor alle gemeenten. Dit neemt meerdere jaren in beslag. De gemeente sluit daarbij aan bij de landelijke ontwikkelingen waaronder Common Ground.

Door hierbij actief aan te haken, kan zorggedragen worden om de tijdige vernietiging van digitale archiefwaardige informatie organisatie breed te implementeren. Daarnaast wordt gewerkt aan een robuuste infrastructuur waarbij het digitaal werken zo goed mogelijk kan worden gefaciliteerd en waarmee op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier kan worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. Deze infrastructuur is nog niet compleet ontwikkeld, maar wordt het komende jaar al ingezet voor nieuwe applicaties op het gebied van omgevingsvergunningen en parkeren. In het kader van het jaarlijkse toezicht door het NHA en de Provincie wordt het bestuur steeds op de hoogte gehouden van de belangrijkste resultaten binnen het informatie- en archiefbeheer. 5. Bijlagen 1. Verslag van het archieftoezicht, Noord-Hollands Archief. 2. Verslag van het beheer overgebracht archief, Noord-Hollands Archief. 3. Oordeel Interbestuurlijk Toezicht, Provincie Noord-Holland.

Kenmerk: 2022/76686

5/5