20210763164 1. Opheffen geheimhouding notulen aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden

Collegebesluit

Onderwerp Gedeeltelijk opheffen geheimhouding notulen aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/763164 Roduner, F.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Wit, R. 023-5114396 rwit@haarlem.nl Het college heft de op 15 juni 2021 en op 12 oktober 2021 aan de commissie Bestuur oplegde geheimhouding inzake de (concept-)notulen van de aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden van 19 april 2017 tot en met 7 juli 2021 gedeeltelijk op. Het college besluit voorts om de geheimhouding op de zwartgelakte delen in de bijgevoegde notulen in stand te houden vanwege de bescherming van de economische belangen van de gemeenten Haarlem en Zandvoort en van Spaarnelanden, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen en ter voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van de bij de in de notulen geduide aangelegenheden betrokken (rechts)personen als bedoeld in artikel 10, tweede lid aanhef en onder b , e en g van de Wet openbaarheid van bestuur. De zwartgelakte delen betreffen 1 pagina tekst en verder namen van medewerkers en handtekeningen.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur.

Relevante eerdere besluiten

-

Besluit College d.d. 1 februari 2022

Opleggen van geheimhouding notulen aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden (BBV 2021/329493 d.d. 15 juni 2021) Opleggen van geheimhouding notulen 2021 aandeelhoudersvergadering Spaarnelanden (BBV 2021/547673 d.d. 12 oktober 2021)

Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De op 15 juni 2021 en op 12 oktober 2021 aan de commissie Bestuur opgelegde geheimhouding op grond van artikel 86 van de Gemeentewet inzake (concept-)notulen van de aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden van 19 april 2017 tot en met 7 juli 2021 gedeeltelijk op te heffen.

Kenmerk: 2021/763164

1/5

2. De geheimhouding op de zwartgelakte delen in de aan dit besluit bijgevoegde notulen op grond van artikel 86 van de Gemeentewet in stand te houden vanwege de bescherming van de economische belangen van de gemeenten Haarlem en Zandvoort en van Spaarnelanden, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen en ter voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van de bij de in de notulen geduide aangelegenheden betrokken (rechts)personen als bedoeld in artikel 10, tweede lid aanhef en onder b, e en g van de Wet openbaarheid van bestuur. 3. De geheimhouding op de tot personen herleidbare informatie geldt voor onbepaalde tijd. De geheimhouding vanwege de economische belangen en van onevenredige bevoordeling of benadeling van (rechts)personen geldt tot 1 januari 2024. de secretaris,

de burgemeester,

1. Inleiding Het college heeft het afgelopen jaar tot tweemaal toe besloten om geheimhouding op te leggen aan de commissie Bestuur op de bijgevoegde (concept-)notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden op grond van artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet, ter bescherming van de economische belangen van de gemeenten Haarlem en Zandvoort en van Spaarnelanden, ter voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van de bij de in de notulen geduide aangelegenheden betrokken (rechts)personen en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, als bedoeld in artikel 10, tweede lid aanhef en onder b, e en g van de Wet openbaarheid van bestuur. De geheimhouding op de tot personen herleidbare informatie geldt voor onbepaalde tijd. De eerste oplegging van geheimhouding betrof de notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden van 19 april 2017, van 13 september 2017, van 6 december 2017, van 15 mei 2018, van 13 december 2018, van 4 maart 2019, van 13 mei 2019, van 16 september 2019, van 16 december 2019, van 14 mei 2020 en van 11 december 2020. De geheimhouding werd opgelegd naar aanleiding van een verzoek uit de Raad om toezending van die notulen en besloten middels collegebesluit BBV 2021/329493. De tweede oplegging van geheimhouding betrof de conceptnotulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden van 26 mei 2021 en 7 juli 2021.

De geheimhouding werd opgelegd naar aanleiding van een verzoek uit de Raad om toezending van die notulen en besloten middels collegebesluit BBV 2021/547673. De betreffende (concept-)notulen zijn vervolgens verstrekt aan de commissie Bestuur.

Kenmerk: 2021/763164

2/5

Het college heft de aan de commissie Bestuur oplegde geheimhouding inzake de (concept-)notulen van de aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden van 19 april 2017 tot en met 7 juli 2021 gedeeltelijk op. Daarnaast besluit het college om de geheimhouding op de in de bijgevoegde notulen zwartgelakte delen in stand te houden ter bescherming van de belangen van de aandeelhoudende gemeenten, de belangen van Spaarnelanden N.V. en vanwege de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen. De zwartgelakte delen betreffen 1 pagina tekst en verder namen van medewerkers en handtekeningen. Aanleiding voor dit besluit is dat er Wob-verzoeken zijn gedaan die tevens moeten worden behandeld als verzoeken tot opheffing van de geheimhouding. 2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. De op 15 juni 2021 en op 12 oktober 2021 aan de commissie Bestuur opgelegde geheimhouding op grond van artikel 86 van de Gemeentewet inzake (concept-)notulen van de aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden van 19 april 2017 tot en met 7 juli 2021 gedeeltelijk op te heffen. 2.

De geheimhouding op de zwartgelakte delen in de aan dit besluit bijgevoegde notulen op grond van artikel 86 van de Gemeentewet in stand te houden vanwege de bescherming van de economische belangen van de gemeenten Haarlem en Zandvoort en van Spaarnelanden, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen en ter voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van de bij de in de notulen geduide aangelegenheden betrokken (rechts)personen als bedoeld in artikel 10, tweede lid aanhef en onder b , e en g van de Wet openbaarheid van bestuur. 3. De geheimhouding op de tot personen herleidbare informatie geldt voor onbepaalde tijd. De geheimhouding vanwege de economische belangen en van ter voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van (rechts)personen geldt tot 1 januari 2024. 3. Beoogd resultaat De geheimhouding op de notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden van 19 april 2017 tot en met 7 juli 2021 gedeeltelijk op te heffen en de geheimhouding op de zwartgelakte delen in de aan dit besluit bijgevoegde notulen in stand te houden. 4.

Argumenten Omdat indertijd vanuit de raad werd verzocht om de gevraagde notulen per omgaande te verstrekken, ontbrak de tijd om precies te beoordelen voor welke delen van de (concept-)notulen informatie over vertrouwelijke aangelegenheden bevatten die de belangen van de aandeelhouders (gemeenten Haarlem en Zandvoort), van Spaarnelanden, van medewerkers en van overige personen betroffen.

Kenmerk: 2021/763164

3/5

Het college heeft nu gemeend alleen een tekst inzake de Strategische Bestuursrapportage Q1 2021 in de notulen van 26 mei 2021 onleesbaar te moeten maken gemaakt, aangezien openbaarmaking hiervan de economische belangen van de gemeenten Haarlem en Zandvoort zou schaden en de belangen van Spaarnelanden N.V. ten aanzien van onder andere bedrijfsvoeringrisico’s onevenredig zou kunnen benadelen. Geheimhouding hiervan geldt tot 1 januari 2024 aangezien naar verwachting de inhoud dan niet meer actueel is. Verder zijn geen teksten onleesbaar gemaakt. Hierbij is rekening gehouden met het feit dat diverse onderwerpen uit de notulen niet meer actueel zijn dan wel zijn afgewikkeld waardoor het vertrouwelijke karakter is afgenomen. De opheffing van de geheimhouding omvat dus alle teksten met uitzondering van één pagina in de notulen van 26 mei 2021. Daarmee is de inhoud van alle notulen openbaar met uitzondering van één onderwerp. Daarnaast zijn er namen van medewerkers en handtekeningen zwart gelakt ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Dit gebeurt om medewerkers niet vanwege hun functie in openbaarheid te laten treden. De namen van de aandeelhouders en hun adviseur, van de leden van de RvC en van de directeur van Spaarnelanden zijn niet geheim; zij hebben immers een openbare functie.

De handtekeningen onderaan de notulen zijn onleesbaar gemaakt om fraude met handtekeningen te voorkomen. Geheimhouding blijft in stand / zwartgelakt vanwege:

Notulen AVA

Economische belangen

Persoonlijke levenssfeer

19-apr-17

namen en handtekeningen

13-sep-17

namen en handtekeningen

6-dec-17

namen en handtekeningen

15-mei-18

namen en handtekeningen

13-dec-18

namen en handtekeningen

4-mrt-19

namen en handtekeningen

13-mei-19

namen en handtekeningen

16-sep-19

namen en handtekeningen

16-dec-19

namen en handtekeningen

14-mei-20

namen en handtekeningen

11-dec-20

namen en handtekeningen deel mededeling lid RVC namen en handtekeningen

26-mei-21 7-jul-21

Strategische Bestuursrapportage

Onevenredige bevoordeling of benadeling

Strategische Bestuursrapportage

namen en handtekeningen

Kenmerk: 2021/763164

4/5

5. Risico’s en kanttekeningen  De aandeelhouder van de gemeente Zandvoort, de leden van de RvC en de directeur van Spaarnelanden zijn over dit besluit geïnformeerd.  Dit besluit betekent dat de notulen van alle aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden gehouden na 7 juli 2021 openbaar zijn, met uitzondering van het onderwerp Strategische Bestuursrapportage, namen van medewerkers en handtekeningen.  Geheimhouding was onder andere opgelegd op de concept-notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van 26 mei 2021 en 7 juli 2021. Bij dit besluit zijn bijgevoegd de in de aandeelhoudersvergadering van 27 oktober 2021 vastgestelde notulen van 26 mei 2021 en 7 juli 2021. 6. Uitvoering Als het besluit is genomen worden de delen waarvan de geheimhouding opgeheven gepubliceerd op de website. Zoals eerder vermeld zijn er Wob-verzoeken ingediend. Als het besluit is genomen worden de verzoekers geïnformeerd over de gedeeltelijke opheffing waarbij zij worden gewezen op de mogelijkheid om bezwaar in te dienen tegen dit besluit. 7. Bijlagen (in één bestand) 

Notulen AVA 19 april 2017;



Notulen AVA 13 september 2017;



Notulen AVA 6 december 2017;



Notulen AVA 15 mei 2018;



Notulen AVA 13 december 2018;



Notulen AVA 4 maart 2019;



Notulen AVA 13 mei 2019;



Notulen AVA 16 september 2019;



Notulen AVA 16 december 2019;



Notulen AVA 14 mei 2020;



Notulen AVA 11 december 2020;



Notulen AVA 26 mei 2021;



Notulen AVA 7 juli 2021.

Kenmerk: 2021/763164

5/5