20210610776 1. Managementletter Deloitte 2021 Gemeente Haarlem

Informatienota

Onderwerp Management letter Deloitte 2021 Gemeente Haarlem Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/610776 Roduner, F.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Kruiswijk, R. 023-5114997 rkruiswijk@haarlem.nl De accountant Deloitte heeft de management letter aangeboden na uitvoering van de interim controle in het najaar. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Een samenvatting van aandachtspunten die voortgekomen zijn uit de interim controle wordt op pagina 5 t/m 9 gegeven van de management letter. Deze aandachtspunten betreffen: 





Verbeteringen in de interne beheersing: in de management letter 2020 werd geadviseerd om de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de interne beheersmaatregelen te verschuiven van de derde naar de eerste en tweede lijn. Er werd daarnaast geconstateerd dat er verbeteringen mogelijk zijn ten aanzien van de positionering van de tweede lijn. In 2021 zijn verbeteracties in gang gezet ten aanzien van het opstellen van een nieuwe nota herstructurering IC, waarin wordt voorgesteld om de uitvoering van verschillende interne beheersmaatregelen te verschuiven naar de eerste en tweede lijn. Daarnaast is de organisatie aan de slag gegaan met het opstellen en actualiseren van procesbeschrijvingen. EU-aanbestedingen: ten aanzien van de toegenomen controlebevindingen op de Europese aanbestedingen is actie ondernomen door het opstellen van een nota waarin de bevindingen extra onder de aandacht zijn gebracht. Ook bevat de nota acties waar beïnvloeding en bijsturing mogelijk is. Eind november staat een deep dive sessie met Deloitte gepland op het onderwerp inkoop en aanbesteding. Sociaal domein: bij de controle in 2020 zijn de PGB-bestedingen als onzekerheid meegenomen in het oordeel. In 2021 wordt extra onderzoek uitgevoerd, waarbij in de vorm van o.a. huisbezoeken voor Wmo nader inzicht verkregen wordt in de rechtmatige besteding van PGB-bestedingen

Kenmerk: 2021/610776

1/4





Behandelvoorstel voor commissie

en de kwaliteit van de geleverde zorg. Begin december staat een deep dive sessie met Deloitte gepland voor het sociaal domein. IT audit: er zijn bevindingen geconstateerd ten aanzien van het logische toegangsbeheerproces en daarbij IT risico’s onderkend. Deze risico’s zijn reeds in beeld bij de organisatie en hierover wordt periodiek gerapporteerd in de informatienota’s informatiebeveiliging. Ten opzichte van voorgaand jaar zijn er reeds enkele verbeteringen doorgevoerd waardoor twee onderkende risico’s uit 2020 met betrekking tot het gebruikersbeheer (terminatie of wijziging van gebruikers) worden gemitigeerd. Risicomanagement: in de management letter van 2020 zijn een aantal verbeterpunten meegegeven ter verbetering van de interne frauderisicoscan. Er is opvolging gegeven aan de adviespunten door frauderisico’s nadrukkelijk te ‘pinpointen’. Daarnaast zijn (fraude)risico’s ten aanzien van het oneigenlijk toe-eigenen van activa, frauduleuze verslaggeving, management override of controls, omkoping & corruptie en cybersecurityrisico’s toegevoegd zoals aanbevolen.

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur.

Deze rapportage, ook wel managementletter genoemd, is gericht aan de organisatie en vraagt van het college geen verdere actie. Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 30 november 2021

N.v.t. Het college stelt de informatienota aan de commissie Bestuur vast. de secretaris,

de burgemeester,

Inleiding Het bijgevoegde rapport van Deloitte bevat de tussentijdse bevindingen en aanbevelingen van de accountant van de gemeente Haarlem naar aanleiding van de interim controle 2021. De rapportage is op 18 november besproken met de gemeentesecretaris en de wethouder Financiën en wordt op 14 december besproken in de auditcommissie. 2. Kernboodschap

Kenmerk: 2021/610776

2/4

De interim controle maakt deel uit van de controle door de accountant op de jaarrekening 2021. Deze controle heeft als doel een goed beeld te krijgen van de bedrijfsprocessen van de gemeente Haarlem. De interim controle gaat vooraf aan de eindejaarscontrole en het verstrekken van de controleverklaring. In de management letter verwoordt de accountant de aandachtspunten en bevindingen uit de interim controle. In de management letter wordt een samenvatting van aandachtspunten die voortgekomen zijn uit de interim controle. Deze aandachtspunten betreffen: 









Verbeteringen in de interne beheersing: in de management letter 2020 werd geadviseerd om de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de interne beheersmaatregelen te verschuiven van de derde naar de eerste en tweede lijn. Er werd daarnaast geconstateerd dat er verbeteringen mogelijk zijn ten aanzien van de positionering van de tweede lijn. In 2021 zijn verbeteracties in gang gezet ten aanzien van het opstellen van een nieuwe nota herstructurering IC, waarin wordt voorgesteld om de uitvoering van verschillende interne beheersmaatregelen te verschuiven naar de eerste en tweede lijn. Daarnaast is de organisatie aan de slag gegaan met het opstellen en actualiseren van procesbeschrijvingen. EU-aanbestedingen: ten aanzien van de toegenomen controlebevindingen op de Europese aanbestedingen is actie ondernomen door het opstellen van een nota waarin de bevindingen extra onder de aandacht zijn gebracht. Ook bevat de nota acties waar beïnvloeding en bijsturing mogelijk is. Eind november staat een deep dive sessie met Deloitte gepland op het onderwerp inkoop en aanbesteding. Sociaal domein: bij de controle in 2020 zijn de PGB-bestedingen als onzekerheid meegenomen in het oordeel. In 2021 wordt extra onderzoek uitgevoerd, waarbij in de vorm van o.a. huisbezoeken voor Wmo nader inzicht verkregen wordt in de rechtmatige besteding van PGB-bestedingen en de kwaliteit van de geleverde zorg.

IT audit: er zijn bevindingen geconstateerd ten aanzien van het logische toegangsbeheerproces en daarbij IT risico’s onderkend. Deze risico’s zijn reeds in beeld bij de organisatie en hierover wordt periodiek gerapporteerd in de informatienota’s informatiebeveiliging. Ten opzichte van voorgaand jaar zijn er reeds enkele verbeteringen doorgevoerd waardoor twee onderkende risico’s uit 2020 met betrekking tot het gebruikersbeheer (terminatie of wijziging van gebruikers) worden gemitigeerd. Risicomanagement: in de management letter van 2020 zijn een aantal verbeterpunten meegegeven ter verbetering van de interne frauderisicoscan. Er is opvolging gegeven aan de adviespunten door frauderisico’s nadrukkelijk te ‘pinpointen’. Daarnaast zijn (fraude)risico’s ten aanzien van het oneigenlijk toe-eigenen van activa, frauduleuze verslaggeving, management override of controls, omkoping & corruptie en cybersecurityrisico’s toegevoegd zoals aanbevolen.

Kenmerk: 2021/610776

3/4

Ten aanzien van de bovengenoemde aandachtspunten worden de specifieke bevindingen die gedaan zijn tijdens de interim controle beschreven. Iedere bevinding wordt kort uiteengezet met het bijbehorende risico en de aanbeveling vanuit Deloitte. 3. Consequenties De organisatie onderneemt de nodige acties om aan de aandachtpunten en aanbevelingen van de accountant te voldoen. 4. Vervolg Op 14 december 2021 wordt de management letter besproken in de auditcommissie. De management letter wordt vervolgens aan de commissie Bestuur aangeboden. Na de accountantscontrole van de jaarrekening 2021 worden college en raad door de accountant geïnformeerd met een verslag van bevindingen over de voortgang van de aanbevelingen.

5. Bijlage Bijlage 1: Management letter 2021 gemeente Haarlem van Deloitte.

Kenmerk: 2021/610776

4/4